会计档案的归档与管理

会计档案的归档与管理 1 2 仲崇杉 张文华 (1 杜尔伯特蒙古族自治县敖林乡 黑龙江 大庆 166200;2.大庆市中医院 黑龙江 大庆 16311)1 [摘 要]会计档案的特点是专业性强，利用率高。档案管理强调十二字“:及时收藏(收集、整理)、妥善保管、充 分 利用”，会计档案亦不例外。会计资料在形成、保管、利用等方面都有自己的专业特点。其优势在于归档基础较好， 基 于财会人员的职业敏感，会计档案的收集相对其他类别档案来说比较及时、完整，保管资料的意识普遍较强。会 计档 案与其他的档案有着很大的不同，因而对其进行整理和归档的方法和要求也和其他档案不同。因此，会计档 案的工 作者要提高认识，树立科学的管理和服务的理念，加强对会计档案管理的具体措施的了解。本文就这点作 一些浅层 的论述。 [关键词]会计档案 归档 管理 一、会计档案的意义存款收、付款凭证和转账凭证。归档时，应根据记账凭证不同 会计档案是指按照规定归档保管的会计凭证、会计账簿 的种类，按其编号顺序逐张排放，并检查核对附件(原始凭 和财务会计报告等会计核算专业资料，是保存备查的会计信 证)是否齐全。然后根据每一类记账凭证的数量多少，按适当 息载体。会计档案具体包括:(1)会计凭证类:单位凭证、记账 厚度分为若干本，并加具封面、封底装订成册。 凭证、汇总凭证、其他会计凭证;(2)会计账簿类:总分类账、 (二)会计账簿的整理 明细账、日记账、固定资产卡片、帐助账簿、其他会计账 年度终了，各种账簿在结转下年并建立新账后，一般都 簿;(3)财务会计报告类:月度、季度、半年度、年度财务会计 要把旧账送交总账会计集中统一整理。凡活页账应按页顺序 报告，包括会计报表、附注及文字说明、其他财务报告;(4)其 编号，加具封面、封底后装订成本。各种分类账簿按会计科目 他类:银行存款余额调节表、银行账单、其他应当保存的会计 顺序排列，以便据以逐本登记会计账簿封面。会计账簿封面 核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计 的有关内容要填写齐全，单位名称要写全称，账簿“””档案销毁清册等。 要写全 称，不能写简称或只写科目代码“;本账页数” 会计档案是重要的经济档案，它是记录和反映各项经济 要写账簿的有 效页数;保管期限要填写统一规定的“”业务的重要史料和证据，是 总结 初级经济法重点总结下载党员个人总结TXt高中句型全总结.doc高中句型全总结.doc理论力学知识点总结pdf 经验、进行经济决策的重要 时间;会计主管人员 和记账员要在相应栏目签章;卷脊必依据，也是检查单位经济管理工作和各种经济责任事故的重 须写上“年度账”，并写 上案卷号。 要依据。因此，核算单位及其会计部门对会计档案必须高度 (三)会计报表的整理 平时，月(季)度会计报表一般由重视。要加强宣传教育，使有关领导和会计人员提高对会计 主管人员负责保存。年 档案工作重要性的认识。同时，还必须加强对会计档案的管 终，由专人负责统一收集并将全年的会计报表按时间顺序分 理工作，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅、鉴定 类整理装订成册，登记《会计档案(会计报表)目录》，逐项写 和销毁等 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 。根据国家档案工作的要求，大中型企业 明报表的名称、页数、归档日期等，经会计机构负责人审核盖 应建立会计档案室，小型企业也应有专门的档案柜，必须指 章后，由主管报表人员负责装订、立卷、归档。因此，必须把这 定专人负责管理，防止会计档案的丢失、损坏、抽换或任意销 些资料收集起来，逐件鉴别、归类整理，将需要移交档案部门 毁等现象的发生。若发生会计档案损毁、散失的事故，应及时 保管存放的，单独组卷装订。 查明原因，并根据情节，追究有关部门和人员的责任。 三、会计档案的保管 二、会计档案的整理 (一)会计档案的保管必须建立专人负责制度 企业单位为了更好地发挥会计档案在经济管理工作中的重要作 每年形成的会计档案，在财会部门整理立卷并 用，必须对会计档案进行归类整理。会计档案的种类多、数量 装订成册后，可暂由本单位财会部门保管。期满后，原则上应 大，如果不加以整理，就不便于管理和利用。因此，各单位应 由财会部门编造清册移交本单位的档案室保管或指定专人 定期将会计档案分门别类，然后按序存放，这就是会计档案 负责保管。档案部门或有关负责人员应按期点收。被接管的 的整理工作。整理是妥善保管和有效利用会计档案的前提， 会计档案应当保持原卷册的封装;个别需要拆封重新整理装 是会计档案管理工作的重要内容。 订的，应会同财会部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。 (一)会计凭证的整理 会计凭证是会计档案的重要组成出纳员不得兼管会计档案。档案部门和保管人员应定期检查 部分。会计凭证的整理 会计档案的保存情况，做到不丢失、不破损、不霉烂、不被虫 要做到装订整齐、完整、牢固，便于保管和查阅。在整理过程 蛀，以保证会计档案的安全和完整。 中，要把所有应归档的凭证收集齐全，并按照会计凭证的种 (二)会计档案的保管必须执行保密制度 会计档案的查类科学分类。记账凭证一般可分为现金收款、付款凭证，银行 阅和利用只能限于规定的范围之内。《会 四、会计档案的鉴定计档案 管理办法 关于高温津贴发放的管理办法稽核管理办法下载并购贷款管理办法下载商业信用卡管理办法下载处方管理办法word下载 》规定:我国境内所有单位的会计档案不“ 得 携带出境。”在市场经济条件下，有些会计信息属于企业的会计档案保管期满需要销毁时，应由本单位档案部门和 商保管人员提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查 业机密，如成本资料、客户资料等。因此，企业单位必须对接 会计档案是否已达到保存期限，在到期的会计档案中是否存 受会计档案信息的范围和对象、利用会计档案时保密的方 在具有保留价值的资料。如审查到期的会计档案中，有无反 法、程序以及保密责任等作出具体的规定。 映往来结算款项未结清的原始凭证;有无涉及到有关财产产 (三)会计档案的保管必须科学有序 会计档案的保管应权转让契约、证券、图纸及有关货币收支凭证;有无涉及到国 做到分类保存，并建立相应的分类目 家不同时期落实政策的与工资待遇有关的收支凭证;有无对 录或卡片，随时进行登记。同时，应创造条件，逐步采用现代 处理历史遗留问题有重要参考价值的会计档案。 化的管理方法。为了规范会计月日年档案的管理，财政部和 五、会计档案的销毁 保管期满并经鉴定的会计档案，可国家档案局 1998 年 8 月 21 日颁布了《会计档案管理办法》， 以按以下程序销毁: 对会计档案的保管期限，按其不同特点及其重要性作了具体 由本单位档案部门会同会计机构提出销毁意见，编制会计档 规定。 案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年 调阅会计档案时，要严格审批手续。档案部门和保管人 度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容; 员应设置会计档案调阅登记簿，对调阅的档案进行详“”销毁会计档案时，应当由档案部门和会计机构共同派员监 细的 登记。登记的内容包括调阅的日期、调阅人的单位和姓销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部 名、调 阅的理由和批准人、调阅的范围、归还的日期等。本单门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审 位人员 调阅会计档案，要经过会计主管的同意。外单位人员计部门派员参加监销;监销人员在销毁会计档案前，应当按 调阅会 计档案，要持有单位介绍信，并经本单位负责人的批照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档 准。调阅 人员一般不得将会计档案携带外出，如因特殊情案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销 况，需将会 计档案借出的，必须经过本单位负责人的批准，情况报告本单位负责人。 并办理有关 手续。档案部门和保管人员应负责督促其按时 归还。任何查 阅人员不许在会计档案上勾划涂改，更不能抽 取原件。特殊 情况下，确需影印复制的，也必须经过本单位 负责人的批准， 并办理有关登记手续。 参考文献: [1]韩英杰.电算化的会计档案如何保管[J]农村财务会计，200(53) (上接 70 页)到不散失、不积压。 6、人事档案管理机构实行许可证并年检制度 3、改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高 制定硬件、软件标准，并加强执法检查;同时，档案管理 档案管理的信息化 人员也要进行 培训 焊锡培训资料ppt免费下载焊接培训教程 ppt 下载特设培训下载班长管理培训下载培训时间表下载 并实行资格证制度，并定期考试更新知 对于干部人事档案的检索，无论是采用四角编码“”识。统一服务标准和收费标准。 法还 是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行，这7、利用现代化管理手段 人事档案管理也要与时俱进，两种方法 均有一定的科学性，但用记起来费时，用起来繁锁，不断学习掌握现代档案管 工作效率 低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入， 进行编排， 便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理 案管理水平， 可以采用计算机管理人事档案信息，研究建软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化 立两个系统:检 索系统和利用系统。同时，运行干部人事档手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。 案原件管理系统， 使查档人员利用计算机在不接触干部档8、开发式管理 树立人事档案利用的“受众”意识，案的前提下查阅干 部档案原件，不仅可以提高查阅档案的变过去守摊式服务 “” 速度，同时也有利于 干部人事档案的保密和安全。 为开发式服务，重视研究人事档案用户的多方位需求，有针 对性地提供个性化服务。“服务为主，适当收费”。 4、分类管理 国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并 只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利 管理;其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域 用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、信用业 等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一 绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使 管理。 社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经 5、建立信用档案，建立征信体系 明确与公安、银行、工济的发展提供强有力的保障。 商、税务、民政、法院、企业及相关 单位的关系，及时收集信用记录入档，及时为相关部门提供 资信 证明 住所证明下载场所使用证明下载诊断证明下载住所证明下载爱问住所证明下载爱问 材料。联合征信，资源共享。强制规定，哪些材料需 入档，哪些单位及个人需提供材料，经济生活哪些方面需要 参考文献:提供资信证明材料等。档案管理机构逐步蜕变为独立的富有 1王云庆 苗壮《现代档案管理学》青岛:青岛出版社 2002 年 220 [2][]权威的征信机构。 傅华《聚焦人事档案》《中国档案》2003 年第 4 期 [3]吴建美《高校人 事档案管理浅议》《江苏广播电视大学学报》2006 年第 6 期 file:///D|/我的资料/Desktop/新建文本文 档.txt Appliance Error (configuration_error) Your request could not be processed because of a configuration error: "Could not connect to LDAP server." For assistance, contact your network support team. file:///D|/我的资料/Desktop/新建文本文档.txt2012-07-12 20:42:52