档案利用和档案价值的反思

!"#$"#$%"#&’ (档案管理 !""# $ %交友须带三分侠气，做人要存一点素心。———《菜根谭》 档案利用和档案价值的反思 !刘东斌 摘要：面对档案利用长期在低谷中徘徊的现象，对档案价值的凭证价 值和情报价值重新审视和认识，以探求深层次的原因。档案的凭证价值具 有用少性、时效性、地域性、专一性和一次性的特性，这些特性把对它的利 用限定在一个狭小的范围内，并决定了它的利用率不会高。档案具有信息 的一般属性，而使档案的情报价值发生了转移，从而直接导致档案社会利 用率的下降。档案的保存价值不是由档案的利用价值决定的。保存的本身 就是其价值所在，表现在维护历史原貌及稳定社会的 证明 住所证明下载场所使用证明下载诊断证明下载住所证明下载爱问住所证明下载爱问 与基石、为后人 而保存、保存文化遗产等三个方面。 关键词：档案利用 档案价值 反思 档案，一直被档案工作者认为是一种重要的信息资源，具有很大的利用价值。而且，随着《档案法》的宣传贯彻 执行，各级档案馆的馆藏档案在逐步不断开放，各级领导的档 案意识乃至全社会公民的档案意识也都大为增强。按理说，档 案的利用情况应该看好。然而，遗憾的是档案利用除了出现短 时期的高潮外，档案利用长期在低谷中徘徊。对此引起了许多 档案学者的思考，并分析其原因。有学者认为：“一是档案的 内容客观上远离现实生活”；“二是档案内容的重复与老 化”；“三是馆藏档案的内容单一”，“几乎是清一色的政务 档案”。〔)〕也有的认为档案信息自身存在着不利于广泛传播 的特点：即内向性、专门性、机密性、本源性、回溯性、无序 性。〔*〕针对这些原因，虽然，档案部门也采取了相应的对 策，下大力气丰富馆藏、优化结构、强化管理、苦练“内 功”、建立地方特色档案、大力开发档案信息资源等等，但 是，档案利用工作仍无起色，“我国国家档案馆利用程度不高 是不争的事实，接待查阅档案者日均二三人次的省级档案馆， 日均不足一人次的区、县档案馆决非个别现象”。〔+〕这不能 不令人深思，究竟是什么原因造成了这种现象，这不能不引起 对档案价值的怀疑和反思，档案价值究竟何在, ) 对档案基本价值的反思 “档案的基本价值是指档案的凭证价值和档案的情报价 值，因为它们是档案作用的主要特点和档案价值的基本结构， 所以被称为档案的基本价值”。〔-〕档案之所以被保存、被利 用，也主要是这种基本价值所在。然而，面对档案利用的长期 低下，我们不得不承认“档案的理论价值与实际价值的不对 等”，“在档案价值认识问题上档案界与社会上绝大多数人之 间存在巨大反差”。〔.〕这里面深层次的原因是什么,我们不得 不对档案的这种基本价值重新审视和认识。 )/ ) 对档案凭证价值的认识。档案的凭证价值是档案最重要 的价值，“是档案不同于和优于其他各种资源的最基本的特 点”。“档案是历史的真凭实据，它的这种凭据证明作用，构 成了档案的基本价值之一——— 凭证价值”。〔0〕正是档案不同 于和优于其他资料的凭证价值特点，让档案人自豪而保管档 案、提供人们利用档案。但是，我们也应该认识到档案的凭证 价值还有不利于利用的特点： )/ )/ ) 用少性。档案的凭证价值具有利用越少越好的特点。 因档案是历史的真凭实据而被保存，而它们的提供利用是有条 件的。“只有在国家、社会组织或个人的权益受到影响、侵害 损失、或发生权益纠纷时，有关社会组织或个人才会对它们产 生利用需求”，“国家、社会组织、个人的权益受到了影响、 侵害、损失、或发生了权益纠纷，虽然可以凭借档案馆保存的 档案使问题得到解决或处理，但所造成的不良影响一般难以完 全消除，损失一般难以完全挽回，因而任何社会组织和个人都 不希望此类问题发生”。〔(〕所以，对于具有凭证价值的档案 理论探讨 !"#$"#$%"#&’ !( 档案管理 !""# $ % 来说，不是被提供利用得越多越好，而是越少越好。只要不发 生权益被侵的事情，谁也不会去利用档案。而且，不论是国 家、社会组织和个人都不希望因为档案馆保存有凭证价值的档 案而使其权益受到影响、侵害、损失，或发生纠纷去利用档案 的凭证价值解决问题。由于现今政通人和，社会安定，虽然， 档案馆保存大量有凭证价值的档案，但是，被提供利用的却不 多，这正是国泰民安的良好社会现象。如果人们为维护自己被 侵害的利益而“打官司”大量拥入档案馆来利用档案的凭证价 值，那才是可悲的而不是可喜的现象。因而，对档案凭证价值 利用的少，才是正常现象，利用的多反而是不正常现象。像改 革开放初期在拨乱反正中，利用档案的凭证作用平反了大批冤 假错案，而出现的档案利用高潮，实际上是特定条件下的特殊 现象，也就是说是非正常现象。实质上是为治理“文革”的后 遗症而出现的档案利用高潮。现在恐怕没有一个人希望再来一 次“文革”，再进行一次拨乱反正平反冤假错案而出现档案利 用高潮吧) *+ *+ , 时效性。对于大部分具有凭证价值和作用的档案来 说，同时间有极为密切的关系，这些档案的凭证价值具有一定 时限的特点，它们只在某一段时间内起着凭证作用。而随着时 间的推移，这些档案的作用则逐渐减少，以至消失。最典型的 像婚姻、劳资、房产、土地使用等档案，当当事人故去，当房 屋、土地超过了使用年限后，其对当事人或权利人的档案凭证 价值也就随之消失。 *+ *+ - 区域性。档案的凭证价值有很强的区域性。甲地档案 馆保存的具有凭证价值的档案，一般地来说乙地的利用者是不 会去利用的，除非是在乙地产生的档案在甲地保存。一般地说 在当地产生的具有凭证价值的档案，只有当地的利用者会去利 用，异地的利用者是不会去利用的。因为异地的利用者与其毫 无关系。 *+ *+ . 专一性。指的是具有凭证价值的档案与其利用者是一 对一专一的。档案的凭证价值一般情况下只与和它有关连的当 事人、社会组织发生利用与被利用的关系，与其无关的是不会 发生利用与被利用的关系的。因此，只有与档案凭证价值有关 的当事人或社会组织才会去利用它，而也只有当事人或社会组 织利用才能起到档案的凭证价值的作用，其他无关的利用者一 般情况下既不会去利用它，也不能起到档案的凭证价值作用。 像婚姻、劳资、公证等档案，一般情况下也只有当事人去利 用。 *+ *+ / 一次性。对于具有凭证价值的档案来说，一般情况下 如果人们要利用它的凭证价值去解决问题，利用一次也就足够 了。一般情况下谁也不会第二次去利用它。因为谁也不希望自 己的权益受到相同的侵害、损失、或发生纠纷会来第二次，而 且有些权益不可能会发生第二次受到侵害、损失、或发生纠 纷。如利用档案的凭证价值，证明当事人的工龄或年龄，顺利 地办理了退休手续。再如利用档案解决了待遇、工资等问题。 这些当事人只要解决了问题，一般情况下肯定不会第二次再来 利用同一份档案的。 以上档案凭证价值的这些特性，无一例外地都限制了档案 的利用。档案凭证价值的用少性决定了利用得越少越好，时效性 则限制了档案凭证价值发挥作用的时间范围，区域性又限定了 它产生作用的空间范围，专一性限制了利用它的人群，一次性又 限制了它的利用次数。档案凭证价值的这些特征就决定了它的 利用率不会高，也不可能高。只要它的利用率高，都是发生了特 殊情况，它的利用高潮都是例外，像“文革”后的拨乱反正平反冤 假错案。事实上，对于大部分具有凭证价值的档案来说，不论我 们如何下大气力，采取怎样的措施开发其信息资源，都不可能提 高其利用率。 *+ , 对档案情报价值的认识。档案的情报价值又可称为档案的 参考价值或参考作用。档案“对各方面都具有参考作用，它的这 种可靠的广泛的参考作用，构成了档案的又一基本价值——— 情 报价值”。〔(〕档案的情报价值是档案的主要价值，正是档案具有 情报价值而被认为档案是一种重要的信息资源，“档案信息，作 为信息总体中的一个组成部分，必然也具有信息的一般属性，如 可扩充性、可归纳性、可替代性、可传输性、可转换性、可扩散性、 可分享性等”。〔0〕正是档案情报价值具有信息的一般属性，而使 档案的情报价值发生了转移，它转移到其他文献形式或信息载 体之中了，它转换成其他信息形式了。档案情报价值的转移导致 的最直接的后果就是档案利用率的下降。 *+ ,+ * 档案情报价值转移的形式。 *+ ,+ *+ * 转移到图书、情报之中。档案是图书、情报的信息源， 许多图书都是由对档案的加工、整理编写成的。现今传世的古代 档案寥若晨星，但是记录我国古人的生产生活实践经验和知识 的档案精华、有价值的东西都保存了下来，它就保存在浩如烟海 的古籍中。今天档案的情报价值仍然遵循着这条规律，不断地向 图书中转移。图书、档案是情报的主要来源，档案的情报价值有 的是直接转移到情报中，有的间接地通过图书转移到情报中。 *+ ,+ *+ , 转移到报刊之中。一是报纸。包括全国性的、各地方的 和各专业部门的报纸，它刊载的许多内容就是党和政府的文件 或档案的主要内容；二是政报。如《国务院公报》、《河南政报》等， 它们定期或不定期公布国家或地方新近颁布和实行的法规、政 策等及有关文件；三是专业期刊。几乎各行各业都有自己的工作 期刊，它们刊载着各行各业工作的政策、工作情况、经验、方法 等，许多内容都来自档案与文件，或者就是档案与文件的 原文 少年中国说原文俱舍论原文大医精诚原文注音大学原文和译文对照归藏易原文 ； 四是统计公报。每年国家和地方都要向社会公布上一年度国民 经济与社会发展状况，这就是统计公报，它公布的社会各领域的 情况，往往是核心的、结论性的，是档案文件的精华，是档案文件 情报价值中最有价值的部分。 *+ ,+ *+ - 转移到年鉴中。我国每年都要向社会编辑出版大量的 年鉴，年鉴有全国性的、地方性的、综合性的、专门性的。年鉴是 对特定区域或特定行业所发生情况的综合反映，年鉴中所记载 的情况都取材于文件和档案，可以说是当年形成的全部文件和 档案的精华所在。 理论探讨 !"#$"#$%"#&’ (档案管理 !""# $ %栖守道德者，寂寞一时；依阿权势者，凄凉万古。达人观物外之物，思身后之身。宁受一时之寂寞，毋取万 古之凄凉。———《菜根谭》 )* +* )* , 转移到信息网络中。随着现代通信技术的迅猛发展， 信息网络成为第四传媒。它对信息的传播，从速度到数量都超过 以往的任何传媒。它自然也成为档案情报价值转移的新形式。 而且它使档案情报价值转移到其中的速度和数量也都超过了其 他形式。随着数字政府上网工程的建设和各行各业网站的建 立，以及综合信息网站、专业信息网站不断大量涌现，档案情 报价值转移的速度越来越快，数量也越来越多。 )* +* )* - 转移到史志之中。从某种意义上说，保存档案就是 为了供编史修志，史志是档案情报价值的主要归宿，档案情报 价值的精华将浓缩在史志之中。随着时代的发展，现代编史修 志的范围扩大了，种类也增多了。除了一般地方通志外，还有 部门志、各专业志、校志、厂志、院志、乡志、村志等等。 )* +* )* . 转移到档案编研材料中。档案编研工作实际上就是 将档案情报价值密集转移到编研材料中的过程，编研成果就是 汇集、提炼、升华了档案情报价值中最有价值的那一部分。如 果说上述 - 种形式是档案情报价值被动转移的形式话，那么事 实上档案编研工作是档案部门主动将档案情报价值转移的行 为。 )* +* + 档案情报价值转移对档案利用的影响。档案情报价值 转移的最直接的结果就是使社会档案利用率的下降。档案情报 价值转移到其他媒体形式之中后，人们一般是不会再利用档案 原件了。社会可以利用其他信息媒体得到与档案内容一致的情 报信息。而且其他媒体与档案相比都是“强势信息媒体”，档 案则处于“弱势”地位。因而，档案原件社会利用率的下降也 就是很自然的现象。这是由档案情报价值转移所决定的。 二十世纪八十年代开展的全国范围的编史修志工作促成了 一次利用档案的高潮，它的直接结果是加速了档案情报价值的 转移。当新的志书陆续出版发行后，档案社会利用率的下降就 成为必然。“据调查，近些年来，许多利用者系统地直接地利 用了这些志书与汇编成果，从而也就减少了去档案馆查阅档案 的量”。〔)/〕事实上，虽然编史修志是档案情报价值的主要归 宿，但由它形成的档案利用高潮却只能看作是一种特定条件下 的特殊现象。因为编史修志从某些意义上说是一项政治文化业 务，而非各单位的自愿和需求。如果不是任务要求，恐怕主动 编史修志的单位只是少数。尽管编史修志是档案利用大户，据 浙江省档案馆对 )(0/ 1 )((, 年 )- 年的统计，编史修志利用者 分别占了利用人次和卷次的 (+* .2和 (/* ,2。〔))〕事实上，许 多档案馆的编史修志利用者都占到 0/ 1 (/2以上。但是，这种 利用档案的高潮会随着目标的实现而消散。编史修志不可能经 常做、年年搞，它会间隔相当长的一段时间的。而且，编史修 志利用档案也有一次性的特征。一般情况下编史修志利用档 案，使档案的情报价值转移到史志中，人们一般是不会再利用 这些档案了。除非特殊情况下，如发现史志中有错误和失误或 有人为达到不可告人的目的，有意篡改历史，而利用档案原件 纠正这些错误，还历史本来面貌。不过利用者不是一般公众， 而主要是专家、学者和研究者。这些利用者却只会是极少数， 他们利用的档案也是极少数。因为他们没有必要为史志中的某 个问题而阅遍形成这部史志的全部档案，他们只不过查阅针对 某个问题的一份或数份档案而已。因此，当编史修志完成了档 案情报价值的转移后，这个利用大户在相当长的时间内是不会 再出现了。 档案编研工作是档案部门积极提供利用服务的一种有效方 式，也是档案部门主动将档案情报价值转移的工作。然而，这 项工作却与档案利用工作是相悖的。如果编研工作做得越好， 编研成果材料越多，那么档案情报价值转移得就越迅速，人们 利用档案就会越少，档案的社会利用率就会越低。 由于现代信息媒体传播的多样化和快捷化，加快了档案情 报价值转移的速度和广度。如果按照传统档案学的观点：档案 是由文件转化而来的，那么，在当今这个信息传播发达的时 代，档案情报价值的转移就不仅仅发生在档案阶段，在文件还 没有转化为档案时的文件阶段，其情报价值就已经发生了转 移。如政府出版的《公报》、《政报》，各行各业出版的《文 件汇编》，还有《年鉴》，更有数字政府上网工程的建设、政 务信息公开和各行各业网站的建立，同时还有目前档案部门正 在开展的现行文件资料提供利用服务等，都提前加速了档案情 报价值的转移。现代传媒，尤其是信息网络对信息的传播，使 除了保密和内部使用的文件或档案外，几乎把文件或档案情报 价值的转移推向极致。在这种情况下，还有多少人去利用档案 的情报价值呢3 从以上分析，可以看出上世纪出现的所谓的档案利用的 “高潮”，实际上都是特定的历史条件下促成的特殊现象。而 档案最重要的两种基本价值也并不像档案界认为的那样存在着 很大的利用价值与众多的利用者。档案的凭证价值从它的本质 到利用的时间、空间、人群、次数都把对它的利用限定在一个 狭小的范围内。而档案情报价值的转移又把绝大部分利用者都 推向利用其他强势信息媒体形式中。因此，不管认为档案信息 资源多么重要，不论采取什么样的方式大力开发档案信息资源 来提高档案的利用率都是档案部门的一厢情愿。 + 对档案保存价值的认识 档案学者们认为：“在档案学和档案工作实践中，通常所 说的档案价值，指的是档案的利用价值”。〔)+〕“档案的利用 价值和保存价值是一对具有内在联系的价值形态。一般来说， 档案的利用价值决定了其保存价值，只要档案具有利用价值， 它就有保存价值。但是，档案的保存价值有时又不完全取决于 其利用价值”，〔)4〕“档案的保存价值包括利用价值和保管代 价”。〔),〕也就是说保存档案就是为了利用，如果不被利用， 没有了利用价值，就没有了保存价值。按照这种观点来看上文 对档案价值的分析，那么那些具有凭证价值和情报价值转移了 的大部分档案，由于很少有人利用，也就很少有利用价值，也 就没有了保存价值，或者说由于其大部很少有人利用，其保存 理论探讨 !"#$"#$%"#&’ !"() 档案管理 !""# $ % 和管理的代价和费用要远远超出其利用价值，是不是就没有必 要再保存了呢*实际上保存档案不仅仅是为了利用，档案的保 存与利用是两项同等重要的档案工作。档案的利用价值并不一 定能决定档案的保存价值，档案被保存的本身，不管被利用与 不被利用，都有其价值所在。档案的保存价值除了具有利用价 值外，还表现在以下三个方面： +, ( 维护历史原貌、稳定社会的证明与基石。大部分具有凭 证价值和情报价值转移后的档案之所以被保存，是因为这些档 案对于维护历史的真实原貌，保障国家、社会组织和个人的权 益具有权威性的证明作用，是保证社会稳定的基石。这种证明 与基石作用不是体现在利用上，而是表现在存在上。对于大部 分情报价值转移的档案来说，它们的存在足以证明史志为信史 和转移到其他信息载体上的信息是真实的。这就是它们的主要 作用。当然，它们也有纠正史志或其他信息载体上的信息失实 的作用，不过这已不是它们的主要作用。因为，谁也不希望档 案情报价值转移到其他信息载体上的信息失实或有错误，也不 可能都是失实或错误的信息，失实或错误的发生毕竟只是极少 数。对于大部分具有凭证价值的档案来说，它们的存在对于保 障国家、社会组织和个人的权益，保证社会稳定起到了证明与 基石的作用，它们的存在是它们的主要作用，而它们被利用则 是次要作用。而且，不论什么时候利用它们的都是少数，而不 是多数。尽管“从目前各馆特别是综合馆利用情况看，涉及公 证、婚姻、学历、奖惩、上山下乡等内容档案的利用率相对较 高”，〔(-〕但是，这种档案利用率相对较高是相对于文书档案 的利用来说的。这些档案的利用对于此类档案来说利用的仍然 是少数。因为这些档案涉及的当事人不可能人人都发生问题， 出现问题的毕竟是少数，而且有许多都是历史遗留问题。如果 不是知识青年上山下乡时间算工龄，恐怕利用上山下乡档案的 人会很少，而如果每个知青都保存好了《知识青年上山下乡光 荣证》，丢失的很少，那么即使上山下乡算工龄，恐怕利用上 山下乡档案的人也不会多。对于具有凭证价值的档案来说，它 们存在的本身就构成了对稳定社会，维护国家、社会组织和个 人权益的价值。偶尔利用它们解决矛盾、化解纠纷、维护社会 公平则是对它们存在价值的检验和肯定。但这种检验和肯定只 能是少数，谁也不希望由于有凭证价值的档案存在而使每个社 会组织和个人都发生纠纷或问题来利用这些档案，那样社会还 能稳定吗* +, + 为后人而保存。有些档案并不是为今人的利用而保存 的，而是为后人、为未来服务保存的。因为随着时代的发展， 人们研究的问题在拓宽，后人会关注不被今人注意的问题。而 今人还没有关注这些问题，也就不会利用这些档案。至于后人 什么时间利用，今人是无法知道的。因此，我们所能做的就是 为子孙后代保存好这些档案财富，保存的本身就是其意义所 在。为后人保存，就意味着档案馆保存的若干档案在今后相当 长的时间内是不会被利用的。 +, . 保存文化遗产。档案是一个民族，一个国家的真实历史 记录，一个民族一个国家所走过的历程都深刻、真实、详细地 记录其中，对于维护一个民族、一个国家的本来面貌上具有权 威性。“在某种意义上档案是民族文化‘根’和民族文化心理 的情感寄托”。〔 (/〕因此，保存档案就是保留民族文化的 “根”。所以，“收藏本身也是一种目的，它可使档案永续不 绝，为人类留下珍贵的文化遗产”。〔(0〕“如我国的唐档，尽 管几乎没有个别价值，即没有特定的单个主体，但我们的国家 需要它以说明我国历史的悠久、纸张档案年代的久远。”〔(1〕 " 参 考 文 献 ( (- 宗培岭 , 对档案利用工作现状的思考 , 浙江 档案，+)))；2：.0 3 .2 + 胡可征 , 论档案馆利用率不高的原因 , 档案管理， +)))；/：2 3 () . 张晓 , 特色档案馆浅论 , 档案管理，+))+：.：() 3 (. 4 / 1 陈兆 ，沈正乐主编 , 最新档案工作务实 , 北京：中国档案出版社，(22/：(+, (. - 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