元素草编工艺有限公司存货管理制度现状分析及对策

元素草编工艺有限公司存货管理 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 现状分析及对策 存货管理制度现状分析及对策 元素草编工艺有限公司存货管理制度现状分析及对策 经济管理学院 财务管理07级 夏韬 指导老师 郭珊 助教 【摘要】 小型民营企业对存货管理重视性不够，大多流于形式，未真执行， 内部控制薄弱，随现代企业经营机制的不断发展，加强企业存货管理， 降低存货成本，提高企业经济效益日趋重要。本文利用元素草编工艺有 限公司为例，以该小型民营制造企业存货管理现状为切入点，分析其 2009年存货管理制度现状中存在的问题并提出对策建议。 【关键词】存货管理制度; 小型民营制造企业; 内部控制; 竞争 Analysis and Countermeasures of Current Situation of Yuansu Grass-woven Handicraft Co. Ltd. Inventory Management Systerm Abstract : small individual-run enterprises always ignores the essentiality inventory control.The internal management is weak and the administrators of work unconcernedly. As the development of the contemporary corporation management systems,enhancing the inventory control,reducing the inventry cost，and boost the economic interest of the enterprise are all essential factors that affect the development of a enterprise.This paper cites Yuansu Grass-woven Handicraft Co. Ltd. as an example,focuses on the situation of the enterprise inventory control,and raises some advice to the obstacles emerged in the inventory control system of this enterprise in 2009 . 1 存货管理制度现状分析及对策 Key words:Inventory management system; Small Private Manufacturers; Internal Control; Competition 1(引言 1.1写作背景和意义 人们生活水平和国际社会环保意识不断提高,人们对生活品味及乐趣的要求提高，具有个性化，创造性，造型新颖独特的工艺品倍受关注。对我国工艺品市场调查 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 明，国内制造工艺品市场均占有率不足5%，而工艺品消费率正按19%的年增长率递增。 私自焚烧作物秸秆的情况屡禁不止，草编制品不仅解决了这个问题还为人们营造绿色健康的生活环境，增强了人们的环保意识，草编产业投资小，利润高，消费群体庞大，做为案例被分析的元素草编工艺有限公司是众多中小民营企业的代表之一，前景广阔，有很大的盈利空间。公司致力于减少资源浪费，改善环境污染，顺应社会需求。 有效管理企业存货是降低企业成本不可缺少的环节，在不同的存货管理水平下,企业的平均资金占用水平差别是很大的，由于草编工艺有限公司的原材料是天然纤维，具有季节性强，农资价格波动较大，影响价格的因素较多，农资市场不完善等特点，给存货管理带来一定难度，存货管理理念和方法是否科学，影响企业流动资金协调性管理，中小企业流动资金是其资金总体中最具活力的组成部分，一直被看成企业机体能够生存发展的血液。它与企业的日常生产经营活动有着密切的联系，是企业从事正常的生产经营活动赖以依存的周转资金，其触角几乎可以延伸到企业生产经营的各个方面。 1.2 文献综述 1.2.1 国外研究现状 [1]Grablowsky(1984),对美国弗吉利亚洲的94个中小企业进行调查研究，发现它们很少采用正式的存货管理技术，拥有较高存货周转率的企业往往采用某种存货 [2]管理系统。根据Romdl(1980)的调查，虽然存货占用30,的资金，但只有6,的 2 存货管理制度现状分析及对策 企业采用数量方法(如最优采购批量法)，54,的企业的会计系统不能提供存货周转率、再购货点、订购成本和保管成本数据。今年来，国外对存货管理的分析着重于数学模型的建立与利用，如何对供应库进行优化日益成为国际企业的重大战略问题 [3]之一，L.Ellram(1993) 认为常见的供应库优化的实践则集中于供应数量。供应库中供应商的数量对中心企业的存货管理和经营绩效产生影响。J.K.Liker,T.Y.Choi [4](2004) 提出库存分析(Inentory Aanalysis)是物流特定分析中的一个项目。它集中于分析库存绩效和生产率。分析时应考虑有关的货销售量和库存周转量。并 [5]在ABC的基础上完成。Nenes,George(2010)认为如使用递减次序列出十项销售和库存的商品品种，物流经理即可迅速地确定对运输和库存水平最有影响的产品种 [6]类。Dellino Gabriella(2010)认为国际企业数以千计的库存和销售，不同类型的客户人数众多这一问题的关键特征是，对绝大多数的项目需求是间歇性和块状，因 [7]此不容许使用一般正常和泊松分布。Nenes,George(2010)提出利用gamma模型和简单的量化工具。利用Taguchi and Response Surface方法，这是通过经典经济订货批量存货模型而产生的方法。 1.2.2 国内研究现状 国内对中小企业的研究大部分注重国家政策扶持引导，金融政策及产业方向，政策等理论研究。近几年，中小企业资金管理水平较低，已经引起众多学者关注流动资金各个组成部分的单项研究，如存货经济批量管理及费用控制等方面的研究，对具体某一企业的存货管理制度现状分析较少。 近年来，随着现代企业经营机制的不断发展，众多世界知名企业对存货的管理工作日益重视。在全球金融危机的形式下，加强企业存货管理，降低存货成本，提 [8]高企业经济效益显得十分重要。在实际工作中，周苏庆(2008)提出有少数企业存货的采购，储存，领用等缺乏相应内部控制制度，尤其是存货领用问题比较突出。 [9]孙庆振(2009)认为存货收入，发出，结存的确认，计量，记录和报告是否准确，都直接或间接地关系到企业财务状况和经营成果是否正确，进而还会影响所得税负，收益分配和对企业管理当局的业绩 评价 LEC评价法下载LEC评价法下载评价量规免费下载学院评价表文档下载学院评价表文档下载 等各个方面。在当前国内部分企业存货流程管理混乱的的基础之上，国内学者相继提出一系列措施，实施源头控制，优化供应 3 存货管理制度现状分析及对策 [10]厂商。郝建玲(2009)建议采用合同管理制度，清理不合格的供应商，确保原材 [11]料的质优，价优。王在飞(2009)建议规范企业风险管理审计实施制度，胡琼(2009)[12]建议充分利用ERP等先进的信息技术，有利于对存货进行动态监控，对存货管理提供实时信息平台，能及时给企业管理层提供存货决策信息，化解货物进出仓库和 [13]报账滞后产生的风险，消除相关隐患。或者，余戈(2009)建议可以采用EXCEL的N()RMINV函数对价格进行模拟，并最终实现单价变动情况下的存货管理。李静 [14](2009)建议要杜绝库存管理方式过于经验化，完全凭经验和存货使用功能为依 [15]据进行分类管理，对所有存货采用统一的库存控制方式。薛飞(2009)通过“材料成本差异”科目的归集和分配实现品种繁多材料从计划价格调整为实际价格的核算，有利于简化会计工作。对原材料种类繁多的制造企业适用。 目前存货管理的方法一般分为三类:存货经济批量模型，存货储存期控制，存货ABC分类控制。普晗珏(2009)建议采用ABC分类控制法，把存货按重要程度，使用率，价值大小，资金占用等 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 分成3大类，然后分别采用不同的管理办法，突出存货控制重点，兼顾全面，提高控制的效率。吕海珍(2009)介绍了存货经济批量模型在不允许缺货的情况下，进货费用与储存成本总和最低时的进货批量，就是经济进货批量，其计算公式为: 经济进货批量(Q)= 经济进货批量的存货相关总成本(TC)= 经济进货批量平均占用资金(W)= 年度最佳进货批次(N)= 4 存货管理制度现状分析及对策 式中，Q为经济进货批量;A为某种存货年度计划进货总量;B为平均每次进货费用;C为单位存货年度单位储存成本;P为进货单价。 2.元素草编工艺有限责任公司存货管理制度现状 2.1公司情况 元素草编工艺批发有限公司,位于风景秀丽的海滨城市——青岛，经营各种草编工艺制品，草编提篮，产品以内销为主，带动外销发展。公司产品深受海内外宾客的青睐与满意。建于1999年，经过10余年艰苦创业，目前全厂职工近400人，占地21000平方米，固定资产2400万元，设备能力在同类工艺品制造行业较好，产，销，利在同类生产企业上游水平。 2.2 公司存货管理制度现状 2.2.1采购部门现状 物料信息收集表 项目编码 项目描述 主要计量列表价格 外协/采项目分类 所属组织 单位 购 A0001 藤条 KG 17~21.3 采购 原材料 A0002 蒲草 KG 9.6~13.4 采购 原材料 A0003 玉米皮 KG 13.3~15 采购 原材料 A0004 麦秸草 KG 4.2~6.2 采购 原材料 „„ „„ „„ 采购项目数据是关于09年1月1日-12月31日一个会计年度内采购主要原材料最低价和最高价明细，物料信息收集表采购项目40余种，价格波动幅度较大，没有参照对比，所属组织不明确，主要的采购材料是藤条、蒲草、纸绳针钩、玉米皮、麦秸草等农资，和相关的机械提花，消毒设备。 目前该公司供货商不固定，采购管理工作薄弱和不到位，同时由于采购技术较落后，造成延工待料，库存积压现象。该公司一直采用传统的采购方法，依靠个人 5 存货管理制度现状分析及对策 经验，凭感觉，出现过整台设备等个别零部件的停工待料和原材料库存积压现象。 2.2.2库存部门现状 元素草编工艺有限公司曾组织对所属几个车间进行资产清查盘点工作，暴露出许多问题，实际资产盘亏近30%，存货丢失损耗严重，帐实不符，货周转速度缓慢，给企业造成的损失是不可估量的。 企业没有库存管理的数据库，单证管理混乱。没有经常查库存、各部门领用的情况(每个部门在一段时间领用的明细)并算出各部门费用。 仓库管理员根据各种送货单、退货单、收料单、发料单、领料单和退料单进行物料的入库、出库搬运后，要随时修改库存信息和借、欠料信息,以便反映库存状况。工作中的主要问题是，由于零部件种类多、数量大，使得库存记录和实际库存时常不是严格一致的。因而需要通过盘点来纠正差错，这既耽误时间，工作量又大。 当前的存货周转率(存货周转率=产品销售成本 / [(期初存货+期末存货)/2])远远低于企业设置的标准值3，周转天数(存货周转天数=360/存货周转率=[360*(期初存货+期末存货)/2]/ 产品销售成本)远远低于企业设置的标准值120。 2.2.2会计部门现状 元素草编工艺厂的2个车间同时开工，月末核算记录显示的是其中的材料消耗极少甚至为零，而另一个的材料消耗多出一大块;原材料已经领用消耗，而实际上并未相应结转成本;原辅材料并未领用消耗，而实际上已经结转了成本;购入的材料已经领用消耗，购货发票未到，期末又没有按规定暂估入库，造成资产负债表期末存货记录减少甚至出现红字余额。 会计部门与其他部门接触较少，手工记账，电算化覆盖率低，单证繁多，记账滞后。会计工作人员有一部分没有会计工作资质。 3.元素草编工艺有限责任公司存货管理制度存在问题 3.1采购部门问题分析 元素草编工艺有限公司采购部门不足综合反映在以下几个方面:1.没有专门的 6 存货管理制度现状分析及对策 职能部门对公司采购活动进行全盘控制;2.没有有效地采购控制制度对公司采购工作进行规范和约束3.没有相应的事前控制措施，即未经批准即可办理采购业务或采购业务发生后办理补批手续4.采购单价与市场行情不尽相符，正面评价有议价不力情形，负面评价有人为欺诈可能。5.采购员持有公司大笔现金流转，且未进行清结，财务上隐藏着很大的风险。6.采购员有跨月或跨数月的采购报账，月结供应商送货单据有遗漏或跨月甚至两三月入账等。 造成上述问题的原因主要有以下几点:(1)观念陈腐，对采购的认识有误区，对采购技术性和应有地位缺乏认识。采购工作经常受到来自企业内外的怀疑，因此频繁的更换采购员和采购经理，设置多重职位监督采购权限，企业领导人不能充分授权，事必躬亲，越级指挥。(2)采购组织结构不合理，分工不明确，产生混乱现象。元素草编工艺公司内部缺少详细的职位分工和职务分析体系，具体工作落实不到位，这种混乱再加上为降低成本而存在的越级指挥，使采购主管夹在中间，权利不能正常行使。(3)公司内部没有激励机制，缺少绩效考核。凡事采取高压政策，导致采购人员没有积极性，人心涣散，人员流失，各个部门对采购部门支持不够，在采购信息的传递上存在拖延现象。(4)在具体业务流程上存在部门利益，本位主义，缺乏协调。企业内部物流，资金流，信息流不畅。设计部门频繁更改，造成采购工作在执行上的被动。 3.2仓库部门问题分析 3.2.1 管理人员对存货库存量信息掌握不及时 元素草编工艺有限公司中经常出现管理人员对存货库存量信息掌握不及时或过于“自信”导致对企业存货需求的预测比实际需求量要大得多;还有企业与顾客的关系上体现出太多人情化，促使他们进行采购并储存顾客需要的所有的存货;容易受市场跟风采购影响，不考虑自己资金的承受能力，采购存货过量，入库时间长，造成存货库存成本明显增加，导致资金的严重紧缺，影响正常生产经营的进行。 3.2.2 出入库管理无序 存货管理中记录材料领用，归集结转生产成本及费用的人为因素较多，手续缺失，不完备。货品名称不规范，导致财务入账错误，入账难或账实不符。入库过程 7 存货管理制度现状分析及对策 是材料物资经验收合格后入库并录入入库单的过程;出库过程是物资需求部门按照原需求计划提出领料申请，经物资部门审核批准后发料并录入出库单的过程。对出入库工作的管理，关键问题是监督机制的建立。 3.3会计部门问题分析 3.3.1账务处理不规范。 在发展的过程中，元素草编工艺有限公司有时只顾眼前利益，而忽略了企业长远发展，账务处理不规范，实现销售不做销售收入，不按实际结转库存产成品，对收回货款不列账，形成资金体外循环，造成存货账面数大于实际库存数，帐实不符;与部分相关联企业之间的货物转移，双反不签订代销合同，代销或赊销商品不如实计入库存货，形成实物数大于帐面数。 3.3.2会计部门电算化内部控制制度落实不力。 元素草编工艺有限公司在开展会计电算化工作时，制定了相应的会计电算化管理内部控制制度，但有的部门对其重要性认识不足，没有严格执行制度中的相关规定，如:操作口令通用，电算化操作人员岗位互串，凭证修改不规范，数据备份和病毒防护意识不强，只是勉强做到及时把会计凭证做出来，按时把会计报表送出去，会计电算化工作仅仅停留在普通的应用水平上。 4.元素草编工艺有限责任公司存货管理制度改进建议 4.1采购部门 4.1.1建立采购监管部门。 针对没有专门的职能部门对公司所有的采购活动进行控制，作为综合性的管理部门，财务部具有包括生产物料，总务维护，设备维修，办公用品，饭堂伙食及后勤用品等在内的所有采购活动的全面管理的涵盖面，因为公司的任何活动都是以资金作为介质的，财务部有权对公司任何采购事宜进行质疑，调查，控制和必要参与，并对不合理或不利于公司利益的采购事项否决或终止。 4.1.2 建立和实施制度化的采购程序。 制度化可以明确采购条件，明确责任，明确分工，使采购程序化，并切建立采 8 存货管理制度现状分析及对策 购审批权限，所有采购报价，采购合同需要现批准后实行。 4.1.3鼓励工作人员工作激情。 合理采购部门与其他部分的衔接，建立激励机制，绩效考核，鼓励工作人员的工作激情。 4.2仓库部门 4.2.1加强存量信息追踪分析。 加强存量信息追踪分析，严格存货控制管理企业中经常出现管理人员对存货库存量信息掌握不及时。影响正常生产经营的进行，因此，要加强对存货的储存实施严格监督和控制。 4.2.2通过建立ERP电子数据库管理系统来实现有序管理。 仓库作业流程图 ,? 入库过程 ? 保管保养过程 ? 出库过程 ? 接运? 验收? 入库 ? 保管? 出库? 交付 ? ? ? ? ? ? 工厂提货 验收准备 安排堆垛 防虫控制 核对备货 验交签单 仓库收货 核对资料 登帐建档 复查盘点 点交记账 装车搬运 仓库作业流程表明，仓库作业是一个机械化的流程，可以依靠ERP电子数据库管理系统来实现有序管理。建立一个库存表，每天下班后用JOB自动进行库存结转。 一、为所有的物料建立库存，决定何时定货采购，同时作为交与采购部门采购、生产部门作生产计划的依据。 二、收到订购物料，经过质量检验入库，生产的产品也同样要经过检验入库。 三、收发料的日常业务处理工作 4.3会计部门 4.3.1增加会计部门与其他部门联系。 元素草编工艺有限公司应该注意，目前存在重核算，轻管理现象，从工作 职责 岗位职责下载项目部各岗位职责下载项目部各岗位职责下载建筑公司岗位职责下载社工督导职责.docx 和工作范围上看，会计人员大多数只管完成自己职责范围的记账，算账，报账工作，与其他部门配合较少，从以有的数据上看，提供的产量，产值成本，销售额，利润方面的数据较多，而对资金的如何有效利用，成本费用如何下降，盈利能力如何提 9 存货管理制度现状分析及对策 高等企业管理层次上的研究较少，应该增加与其他部门联系，才能有效地发挥企业的整体功能，改善企业经营管理。 4.3.2 实现电算化管理。 元素草编工艺有限公司工厂内实现电算化管理程度不高。提高电算化管理程度可以有效地提高管理效率，存货种类繁多，核算的工作量大，影响工作人员的工作效率:影响存货核算的及时性和准确性，造成账面数据与实际库存数量不符，产生大量潜在损失;对账不及时，不容易即使法相问题，不利于加强存货管理;人员不足或未具备一定的素质，也不同程度地影响存货核算的质量。 4.3.3注重企业管理人员的培养。 认真学习并贯彻执行《会计法》及相关法律法规， 注重企业管理人员的培养，提高其综合素质，为了适应市场经济的发展，要实现从粗放型管理向集约化，精细化管理的跨越，建立人力资源管理制度，选拔或任用思想品德好，能为企业尽职尽责服务，具有专业技能，工作经验丰富的管理人员担任存货的采购，进出货，销售，财务管理的关键岗位工作。 健全内部会计控制制度，完善会计核算方法这些都是企业发展必然做的相应对策。 结论: 合理的存货管理，需要建立健全的内部控制制度，发挥存货内部控制制度的作用，目前，企业对存过内部控制制度的建立尚不够重视，例如:采购，生产，销售等相关部分和职位的的职责，权限不明确，忽略岗位相互分离，制约和监督，时常出现部门之间的互相推卸或一人说了算的现象，造成存货库存量过多，占用资金过大，给企业带来的损失难以估量，其主要原因就是没有建立健全的存货内部控制制度。中小企业要依据《会计法》，《公司法》健全法人制度，履行法人的权利和义务，组织建立存货内部控制制度，结合元素草编工艺有限公司生产经营特点，从严格采购，销售制度，规范存货采购，消耗，销售环节，建立供应，销售方的信息档案，加强对其信誉，资质等级管理，进一步明确各职能部门的岗位职责，严格执行不相容岗 10 存货管理制度现状分析及对策 位分离原则，发挥存货内部控制制度的相互牵制作用。 参考文献 [1]GrablowskyGrayL.Sundem.1984.ManagementAccounting.Edition.prentice Hall.P:10( [2] Romdl. Moving Forward Small Business is the Key to Economic Recovery,presentatation to the standing committee on finance.seniorVicepresident.NationalAffairs,Richard Fahey,Vice President,October,p:29. [3]L.Ellram.Total cost of ownership:elements an implementation [J].International Journal of Purchasing and Materials Management,1993,29(4),p:3-11 [4]J.K.Liker,T.Y.Choi.Buildind deep supplier relation-ship[J]. Harvard Business Review,2004,82(12):104-113. [5]Nenes,George,Inventory management of multiple items with irregular demand:A case study. [J].European Journal of Operational Research;sep2010.vol.205 Issue 2,p:313-324 [6]Dellino,Gabriella Robust optimization in simulation:Taguchi And Response Surface Methodology, [J].International Journal of Production Economics;May2010,Vol.125 Issue 1,p:52-59. [7]kevork,Ilias S.Estimating the optimal order quantity and the maximum expected profit for single-period inventory decisions. 11 存货管理制度现状分析及对策 [J].Omega;Jun2010,vol.38 Issue3/4 p:218-227. [8]周苏庆，浅谈企业存货领用过程中存在的问题及改进措施[J].《现代经济(现代物业下半月刊)》2008(11)p:12-16 [9]孙庆振，浅谈我国企业存货管理财务特征[J].《企业导播》2009(06) P:34-36 [10]郝建玲，浅析企业存货管理[J].《科教文汇》2009(24)p:25-28 [11]王在飞，浅析企业存货的流程管理[J].《企业导报》2009(02)P:13-19 [12]胡琼，加强农资连锁企业存货管理的对策[J].《安徽农业通报》2009(10)p:33-38 [13]余戈，运用Excel进行存货管理研究[J].《现代商贸工业》2009(13)p:12-18 [14]李静，谈中小制造企业库存管理[J].《合作经济与科技》2009(16)p:35-39 [15]薛飞，计划成本优劣分析[J].《中国乡镇企业会计》2009(08)p:22-26 [16]普晗珏，企业存货管理存在的问题及对策分析[J].《中国集体经济》2009(16)p:31-33 [17]吕海珍，中小企业存货管理策略研究[J].《商场现代化》2009(09)p:3-7 致谢: 本文在撰写过程中，在郭老师的悉心指导下，对我的论文从最初的选题、搜集 12 存货管理制度现状分析及对策 资料、草拟提纲、开题至最终定稿多次审阅并细心指导，倾注了大量精力,并衷心感谢专业老师在我完成论文期间，提供的热情支持和帮助。 13