《国家行政机关公文格式》条文释义

《国家行政机关公文格式》条文释义 1  范围 本 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。 本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。 使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。 本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。 (1)内容范围 内容范围只涵盖国家行政机关公文（以下简称“公文”）格式中的纸张要求、印制要求、公文各要素的排列顺序和标识规则，并不是公文格式的全部范围。对公文格式的完整要求应是把《国家行政机关公文处理办法》中对公文格式的要求与本标准结合起来学习。 (2)适用范围 本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。 (3)特定范围 《办法》规定，少数民族自治地区公文可以同时使用少数民 族文字。由于少数民族文字的字体、字型和书写习惯与汉字不同，执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定。 2  引用标准 GB／T  148—1997  印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 在本标准中引用的国家标准GB／T  148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》，主要规定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸，在一般的公文用纸中，主要是采用印刷纸和书写纸。由于该标准是根据国际标准ISO  218等同采用过来的，因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致。在A系列纸型中，公文用纸的纸型为A4型，即幅面尺寸为210mm×297mm，并规定各裁边的误差为土 3mm。因此GB／T  9704一1999《国家行政机关公文格式》中规定的公文用纸幅面尺寸的依据就是GB／T  148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》。 3  定义 本标准采用下列定义。 3．1  字  Word 标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 3．2  行  line 标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7／8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7／8倍的距离为一基准行。 在本标准中为确定公文中各项要素的位置，就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一的规定。为此，对于公文的横向描述形式就是“字”，纵向描述就是“行”。在这两项定义中，“字”指的就是汉字的横向距离。一“行”的概念(除2号标题外)指的是3号字高度加其7／8倍的距离。因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐准确地将公文中的任何一个要素加以定位。 4  公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为60g／m一80g／m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％一90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7．5—9．5。 由于公文的特殊地位，一方面要考虑其外观严肃、庄重，另一方面更要考虑其频繁使用和作为档案长期保存的要求，因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。 公文用纸的质量为60g／M2—80g／m2的胶版印刷纸或复印纸，是综合考虑了公文用纸的经济性和美观性。经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于60g／m2的胶版印刷纸，一般公文用纸可以采用70g／m2的胶版印刷纸。对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于80g／m2的胶版印刷纸或复印纸。这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法，各使用单位可根据自己的情况具体掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的。 公文用纸纸张白度是根据与A等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白度的指标，进行分析总结得来的。纸张白度如果过低，看上去纸张较黑，如同报纸一般，很不庄重；纸张白度过高，反光度加大，看上去晃眼，特别是在晚间，纸张白度过高，对视力影响很大，时间长了很不舒服。 横向耐折度≥15次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需要在较多的层次传阅流转，如果公文用纸过脆，没看几次纸张就发生断裂，使公文不能完整地保存，将直接影响公文效力的发挥。 不透明度≥85％是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透明度过高，在正反两面所印的文字就会出现相互洇透，看上去文字很花很乱，导致印制质量不高，影响公文的阅示传看。这也是公文用纸的一项重要指标。 pH值为7．5—9．5是根据国家档案局制定的行业标准DA／T 11一1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的。 这项行业标准规定，存档时间在200年以上的一般耐久纸，其用纸的pH值应为7．5—9．5。出于公文将作为档案长期保存和使用的需要，因此有必要对此项指标加以规定。 5  公文用纸幅面及版面尺寸5．1  公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB／T  148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB／T  148。 5．2  公文页边与版心足寸 公文用纸天头(上白边)为：37mm±lmm 公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码) 本标准改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的16开型，而将公文用纸的幅面尺寸改为国际标准纸型A4型。作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的。 作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑： (1)采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势 国际标准化组织(ISO)早在1975年就制定了书写纸(书写用纸即日常的办公用纸)的规格标准，即ISO  262：1975，其主要内容就是规定了书写用纸的规格为A4型 (2l0mm×297mm)。这种纸型由于充分考虑了人体工效的作用，即可容纳较多的信息，又大小适中，让使用者感觉比较舒适。目前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等基本上是以A4型标准作为基本纸型的。 鉴于A4型纸是国际标准的纸型，因此得到各国和各国际组织的广泛应用，其公文用纸大多是采用A4型纸。国际会议也无一不是采用A4型纸作为会议文件用纸。在修订该标准的过程中，修订工作小组专门对许多国家和国际组织正式公文的公文用纸情况进行了调查，在所收集到的公文范例中，无一不是采用A4型纸作为公文用纸。 (2)我国已基本具备采用国际标准A4型公文用纸的条件 我国在1987年和1988年分别等效ISO  6716和ISO 216制定了我国国家标准GB／T  788和GB／T  148。但考虑到我国的实际情况，在这两项标准中，还规定了我国自己的标准16开型。随着国际标准A4型的普及，各国普遍将A4型纸作为公文用纸和书写用纸，同时各种办公自动化设备具备处理A4型纸的功能，使A4型纸在我国作为书写纸和图书杂志用纸已是大势所趋。为此GB／T  148和GB／T  788已作了修订，明确规定国际标准A系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸，这也为我国公文用纸采用国际标准A4型，使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基础。 (3)淘汰16开型纸的必要性及基本条件分析 长期以来，我国在公文用纸方面一直沿用16开型。这种纸型标准实际是日本早期用的标准。现今日本已不再使用该种纸型。 用这种纸型印制的公文承载有效信息量小，不利于与各国政府或国际组织进行公文交往。16开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格，还有用B5型纸与l 6开型纸混用的。纸型规格的不一，导致有的政府文件的前后页大小不一，公文质量受到影响，也不严肃。而国际标准A4型规格比较严格，无论在哪里买到的A 4型纸其误差不会超过lmm，可保证文件用纸纸型的统一。因此淘汰l 6开型公文用纸纸型，采用国际标准A4型作为公文用纸是十分必要的。 将公文用纸由l 6开型改为国际标准A4型，是我国公文用纸的一场革命性转变。从目前了解到的情况看，我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准A系列的印刷设备，并将逐步淘汰旧式生产设备。而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机，绝大部分都是以A4型作为基本纸型，很多政府部门的文印设备也逐步进行了更新，可以印制A4型公文。 目前，淘汰16开型纸，采用A4型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。所以在《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准A4型。 6  公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。为避免在本标准后面各章条的叙述重复，在此作总体规定。 7  排版规格与印制装订要求 7．1  排版规格 正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。 7．2  制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过lmm。 7．3  印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BLl00％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 7．4  装订要求 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm一5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±lmm，四角成90度，无毛茬或缺损。 长期以来，我们的公文缺乏一个较为系统的印刷和装订 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 。因此一些公文在印制和装订时由于不知道或不清楚有哪些统一要求，使得公文印制和装订不规范，质量差，也不严肃。所以在修订标准时将公文印制和装订的要求规定下来，主要目的是使从事公文印制和装订的同志能够清楚了解怎样印制和装订公文才是符合国家行业标准的。 (1)在标准中给出排版规格是保证公文行数和字数的统一。此规定，是为解决上述经常出现的问题而采取的必要措施。在正常一面满排公文正文的情况下，应按照这一规定执行。但如果遇到下一面将有可能出现空白页时，就需要调整某一面的字数和行数，  以保证下一面有公文的正文内容。这种情况就属特殊情况。所以在标准中规定的一般情况是相对特殊情况而言的。 (2)在标准中给出制版要求，是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一可操作的规定，以保证公文印制质量，减少不合格公文的出现。 (3)在标准中给出印刷要求，是保证公文在印刷过程中的质量控制。关于印刷制品的质量标准是有很多指标的，在此标准中仅给出最基本和最通用的一些印刷技术指标；这些指标只要认真对待是很容易实现的。值得提出的是，为使今后公文在油墨的色谱上能够基本达到一致，在标准中给出了黑色油墨和红色油墨的色谱指标，只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文，就可以基本保证公文的颜色的相对一致。 (4)在标准中给出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。由于公文的特殊作用和为保证公文的长期保存，对公文在装订方面作出统一规定是十分必要的。在我们的调查中发现，一些公文在装订时不规范，散页明订的现象普遍，坏钉现象时有发生，钉锯的钉位也很不规范，因而导致公文掉页现象出现，直接影响公文的完整性。本标准将公文的装订要求加以规定，就是对形成公文的最后一道工序严格把关，以保证公文的质量。 8  公文中各要素标识规则 本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。  置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 本标准将公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分，是采用了具有多年从事公文处理工作实践经验的同志的建议而确定的。其中“眉首”、“版记”两个概念在公文印制行业已多年使用，“主体”是本标准提出的新概念。之所以这样划分，是为叙述方便，更重要的是这三个部分各有其特点，具有相对的独立性，界限比较明显。眉首的特点是位置相对固定，掌握了本标准对眉首所合各要素位置的规定，就可以设计文件的“红头”部分(具体设计方法后文介绍)。 主体的特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定。由于公文实质性的内容均在此部分，称之为“主体”有其道理。 版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。由于按本标准的规定公文要双面印刷，版记的位置有一个位于哪一面的问题；  如果公文有附件，版记还有一个是放在正文后还是放在附件之后的问题。因此版记有必要作为一个单独部分加以叙述。 用一个形象的比喻，眉首可称之为公文的“头”，主体称之为公文的“身”，版记称之为公文的“脚”。把公文各要素分为“头”、  “身”、“脚”三部分，既便于从总体上掌握其联系，又便于对其进行“解剖”，掌握其区别。这是本标准对公文结构划分提出的新观点，也是本标准在结构上的最大特点。 8．1  眉首 8．1．1  公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。 并不是所有的公文都需要编制份数序号。《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。 编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。 本标准规定编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作规定。 一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”，如果单编“l”，会使人不知其意，以为是误印上去的。对份数序号，有的是用印号机手工在成文上加盖，有的印刷设备带有印号功能，可以与成文同时印刷，对此本标准不作统一规定，公文印发机夫可自行掌握。本标准规定份数序号的位置在版心左上角顶格第1行。 8．1．2  秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。 秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根据《办法》的  规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围  的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。 保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文针发  单位能够知道保密期限，可按照国家保密局的要求在密级程度后  标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用“★”隔开。如：绝 密★3个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，  过期即可解密。在此需要说明的是，如不标识保密期限，秘密等  级两字之间应空l字距离，如需标注保密期限，则秘密等级的两字间则不空l字距离，以使该字段不致过长。 8．1．3  紧急程度 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 紧急程度是对公文送达时限的要求。根据《办法》规定，紧 急公文应当分别标明“特急”、“急件”。具体“特急”和“急件”的时间要求是多少，由各地行政机关主管自行确定。在标准中只规定紧急程度的标识位置是居于版心右上角顶格第l行。 如果遇到秘密等级和紧急程度需同时标识时，按照秘密等级 在上、紧急程度在下的次序分两行顶格标注在版心右上角。 8．1．4  发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特 定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。友文机关标识上 边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识(见图三)。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm(高×宽)。 联合行文时应使主办机关名称在前，  “文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 发文机关标识即人们通常所称的“红头”。它是由发文机关 全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。 有一些特定的公文在发文机关名称后面不加“文件”二字， 如国务院就有“国务院任免通知”红头形式，本标准给这类“红头”留了余地，未规定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加 “文件”二字。 发文机关标识的字体，本标准推荐使用小标宋体字，是因为小标宋体字显得庄重，其他字体如楷体、隶书、魏碑等都带有某  些书法艺术的成分，应该说不适于标识具有执法职能的国家行政机关的公文。 发文机关标识的字号，本标准以22mm×15mm为高限，现行“国务院文件”的字号即是22mm×15mm。本标准以此为高限，就是要求除“国务院文件”以外，其他各级行政机关标识的字号要小于“国务院文件”，以显示国务院作为最高国家行政机关的地位，具体字号各行政机关可根据机关名称的字数多少来定。 关于发文机关标识的位置，本标准提出了两种。第一种是用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，也就是留出25mm(约2行)位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。要注意，即使上述3项要素均不需要标识，也要留出这段空白，也就是说，在设计文件红头时，发文机关位置应自上页边起留出天头37mm十25mm＝62mm的距离。 第二种仅限于上行文，凡上报的公文发文机关标识上边缘至 版心上边缘为80mm，即要留出80mm一25mm＝55mm的空白供上级机关批示文件用，也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头37mm十25mm十55mm＝117mm。 各行政机关在设计文件“红头”时，两种形式均应具备，即 平行文或下行文发文机关标识距上页边为62mm，上行文发文机关标识距上页边为117mm。 关于联合行文，本标准规定“文件”两字居于发文机关名称 右侧上下居中。本标准还特别提出“文件首页必须显示正文”这 一明确要求。如果联合行文的机关过多(我们曾发现过有14家联 合行文)，就可能出现把正文挤出首页的情况，而公文如果首页没有正文，使人一看首页还不知道文件内容是什么，是极不严肃甚至可以说是很滑稽的事。因此公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止(还要考虑留出发文字号、主送机关、标题以及最少一行正文的位置)。 8，1．5  发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识 下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔  ]”括入；序号不编虚 位(即1不编为O01)，不加“第”字。 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。读懂机关代字很重要，特别是知道了文件的主办部门是谁，可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。有的机关代字还包合其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、  “国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多，可能各有所代的层次，但尽量以简化为好。 年份要用全称，不应简化，如“87”、“93”等均属标识不正确。年份应用六角括号“〔  〕”括起。注意六角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“(  )”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。  因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。另外，二者形状也略有不同。有的文件把年份用圆括号括起，今后也要按本标准的规定使用六角括号。 序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编，即是哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。有的机关按主办部门或按文件内容划分编序号，是一种较繁琐的办法。本标准规定序号不编虚位，不加“第”  (有的单位加“字”)等虚字，主要是讲究实用，尽量减少公文的字数。 发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，规定在发文字号之下4mm处印一条与版心同宽的红色反线，这样就明确了发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，发文字号应标在第3行，并且不要紧贴红色反线，空出约4mm的距离(实际掌握只要不贴红色反线即可)。发文字号应居中。 8，1．6  签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。 签发人标识仅是在上报的公文中才出现。在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责。因此上报的公文需要标注签发人。本标准规定应平行排列于发文字号右侧，也就是要和发文字号同处在第3行，不过此时发文字号便不要居中了，要居左空1字，签发人则右空1字，这样排列起来对称、美观。还要注意“签发人(会签人)” 三字用仿宋体，签发人(会签人)姓名用楷体。这样规定是使签发人(会签人)的姓名突出、醒目。 如果有多个签发人，或者有的文件按规定还需要标注会签人，这时的标识方法是，发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置；其他签发人或会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人或会签人要与发文字号同处一行平行排列；如果3行位置放不下，将红色反线下移，但排列顺序和原则不变，发文字号居左空1字和签发人．姓名居右空l字的要求不变。 8，2  主体 8．2．1  公文标题 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 本标准规定公文标题在红色反线之下空2行标识，居中排布。应该说，在目前普遍使用电子设备打印公文的情况下，居中排列不难做到，按“居中”键即可。但要做到排列对称美观并且在回行时不把完整的词拆开，则需要动些脑筋。在特殊情况下可以在不违背标准规定原则的前提下适当变通。例如，本标准规定公文首页必须显示正文，这就是原则，任何情况下不能违反。在不违反这个原则的情况下，必要时可作适当变通，如前所述发文机关多、签发人会签人多，本节所讲的标题长以及下面讲到的主送机关多，都可以采取变通的方法。但在变通中还要遵守基本规定，如发文机关多但主办机关排列在前是基本规定，签发人或会签人多但最后一个签发人或会签人要与发文字号同处最后一行是基本规定；标题再长但排列美观、回行不断开词意是基本规定。这样，在执行本标准时便不会出现机械执行而不顾公文实际的做法，因为格式毕竟是为公文的内容服务的，是为公文的办理服务的。 8．2．2  主送机关 标题下空l行，左侧顶格用3专仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 本标准规定主送机关在标题下空l行顶格标识，回行时仍顶格。本标准又讲了当主送机关过多而使首页不能显示正文的变通办法，即将主送机关移至版记中的主题词之下。如果因仅差一行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下也可以不空1行，道理不再赘述。 标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称如“各省、自治区、直辖市人民政府”。 8．2．3  公文正文 主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、  年份不能回行。 正文的标识方法同写信一样，在主送机关名称之下第1行开始标注，每起一自然段均要左空2字。本标准特意规定公文，中的数字、年份、(用阿拉伯数码标识的)均不能回行，这是根据公文的特点而定的。因为公文中的数字、年份不能出半点纸漏，数字、年份回行权易出现差错，也易使读者看错。 8．2．4  附件 公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。 公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述，而  又是放在公文生效标识印章之后。需要明确的是，公文的附件是  正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。为了保证  这一点，需要在公文正文之后标注附件的序号和名称，然后在附件同样标识附件的序号和名称，  以显示附件与正文的不可分割的关系。如果正文之后的．附件序号和名称与附件的序号和名称不一致，在法律意义上讲，可以不承认该附件是正文的附件，附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。因此，本标准对此做了较详细的规定。其要点一是附件应与正文一起装订；如果附件与正文不能一起装订，在附件上要标识所属公文的发文字号及“附件”二字。二是正文后的附件标识应与附件的标识前后一致。三是对一些细节做了规定，如：附件序号用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。四是对标识的位置做了规定，正文后的附件标识要与正文空l行，左空2字；附件上的“附件”标识在左上角顶格第l行。 8．2，5  成文日期 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文日期的标识位置见8．2．6。 成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。为了加强其准确性，本标准规定成文日期要用汉字书写，即俗称的“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。规定零要写成“O”，是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、贰、捌”等是一个序列，而采用“一、三、五”这种写法用“O”比较协调。 由于印章一般要盖在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，这一点在8，2．6条会分别介绍。 8．2．6  公文生效标识 公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。 8．2，6．1  单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；力g盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 印章是公文的生效标志。一般情况除了会议纪要以外，不加盖印章的公文应视为无效。印章还是鉴定公文真伪的最重要的标志。鉴于行政机关公文的法定性和印章的特定功能，《中华人民共和国刑法．》第二百八十条规定：“伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、  印章的，处3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处3年以上10年以下有期徒刑”。为了保证印章的真实性，提高印章的防伪性，本标准对印章的格式做了详密的规定。 对只盖一个印章的单一机关发文，本标准规定落款处(即成 文日期之上)不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期的横向距离是右空4字；纵向与正文的距离要依印章的大小而定，其标准就是印章加盖在成文日期上，上距正文l行之内，也就是不到l行的空白。这样要求是为了防止变造公文，  因为如果空白 过大，就容易被人私自加入其他内容，即“变造”公文。 本标准规定印章加盖要端正、居个(即居成文日期之中)。此话说来简单，但执行起来却要认真对待，特别是手工加盖印章，稍一随意就可能不符合标准。国家行政机关的印章均带有国微，把国微盖歪了是极不严肃和极不负责的态度。即使是采用印刷技术加盖印章，制版时也要严肃认真，严格按本标准执行。 本标准还提出了两种印章加盖方式。一种称之为“下套”方式，适用于带有国徽、印章下弧没有文字的印章。掌握的标准是，印章的图案(如国徽)和文字不压成文日期，仅以下弧压在成文日期上。读者可对照现行国务院文件和本标准所附的样式来掌握。之所以这样规定，一是显示印章的庄严性，特别是完整地显示国徽；二是增加成文日期的清晰度，防止因图案或文字(特别是国徽)压在成文时间上而使其难以辨认。另一种称之为中套方式，适用于印章下弧有文字的印章(行政机关的部门印章或专用印章有许多是这种样式)。中套的要求是印章的中心线压在成文日期上。 8．2．6．2  联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各 空7字；主力、机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 两个单位联合行文，本标准规定应将成文日期拉开，左右各空7字，主办单位印章在前，两个印章均压成文日期，互不相交  或相切，相距不超过3mm。其余要求均同一个印章。 三个单位联合行文，会出现至少有一个以上的印章无法压在成文日期上，也就会出现至少有一个以上的印章是空白印章。现在印刷公文大量采用现代印刷设备，其套印印章的方法就是将一个印在纸上的空白印章作为印模直接制版。因此，如果公文出现空白印章，就等于把单位印模送给了所有收文对象，极易给伪造印章提供可乘之机。为了防止出现空白印章，本标准做了这样的规定：所有的行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上，这样便不会出现空白的印章。印章每排最多排3个，这样要求是防止印章边缘超出版心。在具体排布印章时应使主办机关的印章在前，协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。当最后一排剩下一个印章或两个印章时，应居中排布。成文时间标识在最后一排印章之下空l行位置，右空2个字。同样应保证印章间既不相切也不相交，每排印章中心线对齐。 本标准对两个或两个以上印章的排列还规定只能采用一种加盖方式，即不管个别印章适合哪种加盖方式，而统一采取一种，要下套均下套，要中套均中套，  以保证印章排列整齐、美观。 8．2．6．3  特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 现行公文常出现一种“此页无正文”的格式，即当正文之后的空白容不下印章位置时，需将印章加盖在下一空白页上，于是在该空白页第l行顶格标识“此页无正文”，并用圆括号括起。 这样做是考虑到了防止在空白页私加文字，但正文之后的空白则留了缺口。为了堵上这个缺口，本标准作了规定，即在出现上述情况时，以采取调整行距或字距的措施加以解决。具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间。这样，使印章与正文务必同处一页，不留任何空白，堵上私加公文也就是变造公文的漏洞。本标准明确规定，出现上述情况时不得采取标识“此页无正文”的方法解决。因此本标准实施后，各单位要注意改掉标注“此页无正文”的习惯。 8．2．7  附注 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下l行。 附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、  “此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。 附注应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间的下一行。 8．3  版记 8．3．1  主题词 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。 主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。如国家行政机关公文主题词是由国务院办公厅编制的《国务院主题词表》规定。 本标准规定主题词居左顶格标识，“主题词”三字用黑体，后标全角冒号；词目用小标宋体字，词目之间空1字。这里要注意“主题词”三字与词目所用的字体不同，  同时要注意词目之间不要加顿号，而是空l字。 8．3．2  抄送机关 公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号5抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 本标准规定抄送机关标识于主题词之下，要注意三点，一是抄送机关居左空l字，这与主题词顶格标识不同。二是抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐，这与标题之下的主送机关回行 时仍顶格不同。三是抄送机关间用逗号隔开，最后要标注句号，这是为了防止在抄送机关之后私自加入其他的抄送机关，同样有防止变造公文之意。 如果在抄送机关之上、主题词之下需标识主送机关，前面所讲的主送机关过多而使公文首页不能显示正文时或使用“会议纪要”文种时会发生这种情况。本标准特别说明，标识方法与抄送机关的标识方法相同，即也要注意上面提到的三点。 8．3．3  印发机关和印发日期 位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置； 用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 印发机关不是指公文的发文机关，发文机关已有明显的“红头”标识或在公文标题中显示。这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅(室，)或文秘部门。有的发    文机关没有专门的办公厅(室)或文秘部门，也可标识发文机关。 标识印发日期是为了准确反映公文的生成时效。一般来说，公文在领导签发之后，也就是生效时间之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节。本标准说明·了印发日期以公文付印的时间为准，是为了界定生效时间与印发时间的区别。通过了解生效时间与印发时间的时间差，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，均有利于公文的办理。 本标准规定印发机关左空1字，印发时间右空l字，并且只能占一行位置。因此，印发机关如果字数太多，可以自行简化；本标准规定印发日期用阿拉伯数码标识，也有尽量缩小位置的考虑，以保证一行位置能容下印发机关和印发日期。 8．3．4  版记中的反线 版记个各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 本标准规定版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，二是如此设计显得美观。要注意最后一个要素之下要有一条反线，具体标识方法可参见标准中的图4。 8，3．5  版记的位置 版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。 本标准规定版记置于最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后即公文的  最后一面(本标准规定公文双面印刷)的最下面的位置。之所以这样规定，是为了保证公文的完整性。因为公文的开始部分很明显，即印有红头的首页，而结束部分就是本标准规定的版记。这样，红头与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以准确认定公文是否完整。确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况： (1)公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。 (2)公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不会超过3面)。 (3)公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。 9  页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 本标准规定页码分别置于公文左下角或右下角，并在页码左右各放一字线，是为了方便阅读。 规定空白页和空白页以后的页不标识页码(包括印有版记的那面)是为了防止在空白页私加文字。也就是说，页码只标识到公文主体部分结束的那页。如果想在公文主体部分之后私加文字而冒充公文的主体，就需要在该页标识页码，印有版记的那面也就要标识页码，这样，真假公文一相对照，假公文在页码上就会露出马脚。 10  公文中表格 公文如需附表，对横排A45氏型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码 表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 公文如需附A3纸型表格，又当最后一页为A3纸型表格时， 封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封印上。 在实际工作中，有些公文需要附一些表格。为使表格装排得规范，本标准对表格如何放置作了较为明确的规定。对于横排A4表格的页码，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码横表表头在订口一边，双页码横表表头在切口一边。这样放置可保证连续编排的表格可以依次顺序向下看，否则有可能出现单双页表格全部放在钉口一边或切口一边，阅读公文就要反复颠倒来看，很不方便。 公文如需附A3表格，也就是表格的开本比较大，而且是作为公文正文的最后一页时，为避免表格的脱落，所以应使表格处于封三之前位置，而不应将表格贴在封四上。 ll  公文的特定格式 11．1  信函式格式 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下l行版心右边缘顶格标识。发文字号下空l行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。 在制发机关公文的实践今，经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。这种公文除了不标识签发人以外，其他各要素均与“文件式”公文相同。为此，本标准为这种“信函式”公文设计了格式，具体为： (1)发文机关名称上边缘距上页迫30mm，也就是打破了本标准规定的“文件式”公文上白边为37mm的界限，将“信函式”公文的上白边缩小为30mm，然后在30mm之下标识发文机关名称。由于不加“文件”二字，这时的发文机关名称一般不用简称，如国务院这种，“信函式”公文，机关名称便标识为“中华人民共和国国务院”，而不像“文件式”公文那样用规范化简称标识为“国务院文件”。 (2)在发文机关名称4mm之下印一条上粗下细的武文线，在距”下页边20mm处印一条上细下粗的文武线，线的长度为170mm。这样设计，可保证“信函式”公文与“文件式”公文的版心基本一致，只不过将发文机关标识移出了版心。 (3)  “信函式”公文的份数序号、  密级、紧急程度可以放 在武文线下版心左上角顶格(一般说来，“信函式”公文很少同时出现这三项)，发文字号放在武文线下版心右上角顶格。首页不放页码，最后一行(第22行)文字下边缘与文武线距离6mm。其他各要素的标识方法均同“文件式”公文格式。 11．2  命令格式 命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号白发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文； 正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。 命令(令)可以说是国家行政机关发文的最高级形式。《办法》规定，命令(令)适用于依照有关法律规定发布行政法规和规定；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。从命令(令)的适用内容也可以看出其权威性、重要性。因此本标准特别规定了命令(令)的格式，而且是比照国务院命令(令)的现行格式设计的。应该说，这个格式应严格按照执行，以从表现形式上维护国家政令的权威性和统一性。本标准对命令(令)的格式规定具体为： (1)发文机关名称应用全称，不能用简称包括规范化简称。如国务院今的发文机关名称就是“中华人民共和国国务院令”。因此命令(令)的发文机关应以批准本机关成立文件核定的全称为准。。发文机关名称后加“命令(令)”字。发文机关标识用红色小标宋体字；字号由发文机关酌定，但要掌握在不超过上级机关的字号的程度，可以同等大小，但不能超过。标识的位置按本标准的规定可以这样计算：上白边37mm十20mm即57mm下标识。如果是联合发布命令(令)，在首位的发文机关也要在此处标识，其余机关下移，“命令(令)”字右侧上下居中。 (2)在发文机关之下空2行标识令号，居中，令号用黑体字较庄重，前加“第”字，即“第×号”。令号的编制自发第1号令开始，不受年度限制，这与发文字号不同，发文字号序号以年度为限。 (3)令号之下空2行标识正文，  中间没有红色反线，与“文件式”公文不同。正文标识格式执行标准对正文的规定。令文的 内容一般都比较简短，大多是一个自然段。 (4)正文之下空l行标识签发人亲笔名章，发文机关平时应制备。签名章用红色，右空4字。签名章左空2字标识签发人职务， 命令的签发人应是发文机关的最高领导；如果是联合命令，职务 应标全称，此时可用简称，如“××部部长”，因为发文机关标识已使用全称了。 (5)签名章之下空1行标识成文日期，右空2字。 (6)命令(令)的版记格式从本标准相关规定，只有一点不同，即命令(令)不分主送、抄送，而用“分送”这一特定形式，这一点要注意。 11．3  会议纪要格式 会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位置同8．1．4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。 本标准中的会议纪要的格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。至于用作公文种类的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。 国家行政机关的办公会议是本机关决策的最高机构，会议议定的事项都是本机关的决策事项，并以固定形式的会议纪要印发，有鉴于此，本标准对此类会议纪要格式做了统一规定。 本标准规定会议纪要的标识用红色小标宋体字，字号由发文机关自定。位置同“文件式”发文机关标识方法一样，即距版心上边缘25mm。会议纪要不加盖印章。此类会议纪要的其他要素本标准只作了原则规定，即如果会议纪要具有本标准规定的要素，那就按本标准对该要素的规定办。 12  式样 A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；上报公文首页版式见图3；公文末页版式见图4；联合行文公文末页版式l见图5；联合行文公文末页版式2见图6。 为方便从事公文处理的同志准确理解和掌握本标准，在标准说明之后附有6张公文式样。其中第一张附图标识了A4型公文用纸页边及版心尺寸；第二张附图标识了公文首页的版式排布；第三张附图标识了上报公文首页的版式排布；第四张附图标识了一般公文末页的版式排布；第五张附图标识了两个机关联合行文时公文末页的版式排布；第六张附图标识了多个机关联合行文时公文末页的版式排布。 公文行文规则 副标题： 作者：佚名 文章来源：本站原创 点击数： 203 更新时间：2006-5-28     文章需要通过各式各样的发表和传播才能产生作用，而公文的发表和传播则是按照一定规则来运行和传递的。法定公文中行政公文和党务公文的运行更要遵照《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》等规则。 【您现在阅读的文章来自“写作第一站”，请记住我们的永久域名：】第一节 公文行文规则概述 写作公文之前，就要确定行文规则。从现实的公文写作及教学情况来看，行文规则往往是人们普遍遇到的一个重要问题。而学习和把握行文规则，则必须首先了解行文关系、行文方向和行文方式。 行文关系 行文关系是机关单位之间的组织关系在公文运行中的的体 现。这就必须首先弄清我国社会组织的机关单位。 我国依法成立的社会组织的管理机关可以分为三大类型： （一）政权机关，包括： 1．立法机关体系：自全国人民代表大会及其常设机构、 省市人民代表大会及其常设机构（省级以上立法机关或经全国人民代表大会授权的市级立法机关才有立法权）至乡镇人民代表大会。 2．行政机关体系：依次是中央人民政府即国务院；省、市（四大直辖市）、区（各自治区和香港特别行政区）政府；市、地区、州（自治州）政府；市（县级市）、区（市辖各区）、县政府；乡、镇政府。 3．司法机关体系：自最高人民法院至乡镇司法机关。 其它政权机关有军事机关体系、政协机关体系等。 （二）团体机关，包括： 中国共产党机关体系，这一机关体系实质上是我国社会 的领导权力核心； 中国共产主义青年团机关体系； 全国工会机关体系； 全国妇女联合会机关体系； 其他群众性团体，如文联、社会科学联合会等等。 （三）实体机关，包括：事业单位机关，均由国家提供一定 的经费，如学校和研究机构等机关；企业单位机关。一般实体机关纵向级别较少。 各级机关都有自己所辖的若干部门。在公文写作中，一定要注意机关和部门的区别。每一社会组织都有管理机构即机关，在机关中又有不同的职能部门。如市政府，应理解为市政府机关，而商业局则应理解为市政府机关所辖的部门之一。同时，相对而言，机关首脑一般称机关领导人，部门首脑一般称部门负责人。还要注意，在机关之下有各级单位，这些基层单位又会有自己的机关。如市政府机关下设区县及乡镇政府机关。又如总公司机关下设分公司机关。 我国社会组织机关及其部门、单位之间的组织关系和行文关系有以下四种： 一是上下级关系，即领导和被领导关系，这是直接垂直的关系，一般在上下一级之间。如国务院和省政府。机关或部门的上行文报告和请示都是面向上一级的机关或部门。而下行文如决定、通知、批复等都是面向下一级机关或部门。 二是隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。如某乡政府就可以说隶属国务院或者所在省的省政府，而和另外的省政府就不是隶属关系。在这一关系之下，上级常用普发性下行公文如命令、通知、意见、会议纪要等，下级也可越级使用上行文（在特殊情况下行文并且必须抄送上一级即直接上级机关部门）。 三是平级关系，是在一个系列中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系。其代表性文种是平行文函。有的通知也可以发挥平行性 。 四是非隶属关系，指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系，不论是相同级别还是不同级别，都要通过知照性行文如函进行协调，或联合行文共同办理。 行文方向 行文方向是以发文机关为立足点向不同机关运行的去向。大 致有四个： 上行，指公文向上级机关单位运行。行政公文的上行文有议案、报告和请示，但有的下行文如通知、通报等也可以在一定情况下上行。 下行，指公文向下级机关单位运行。下行的行政公文较多。 平行，指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。函、通知等都可以平行。 泛行，指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类。 行文方式 行文方式，指行文的方法和形式。 （一）从行文对象分 逐级行文：向直接的上级或者直接下级行文。 越级行文：越过自己的直接上级或下级行文。 多级行文：向直接上级并呈非直接上级或者向直接下 级并转非直接下级的一次性行文。 普发行文：向所属各机关及其部门、单位一次性行文， 主送机关使用泛称。 通行行文：向隶属机关和非隶属机关以及社会群体一 次性泛向行文。 （二）从发文机关分 单独行文。 联合行文。 （三）从对象主次分 主送。 抄送。 第二节 行政公文行文规则 《国家行政机关公文处理办法》第4章第13条至第23条规定了行政公文的行文规则。《中国共产党机关公文处理条例》第4章第11条至第15条规定了党务公文的行文规则。它们是我国所有公文行文的主要依据。以下主要依据《国家行政机关公文处理办法》第4章第13条至第23条规定的11条规则归纳成为6个方面加以解说。 一、注重效用 《办法》第13条规定：“行文应当确有必要，注重效用。”公文不能随意发出，一定要讲究实效，这才能保证发文机关的权威性。如果公务不大重要，不必用公文反映，那么可以采取电话、谈话等方式办理。不要出现那种“当收发室简单照抄照转”和“一文多发”重复发文的问题。公文要少而精，否则就会出现效率低下的问题，以致于造成文牍主义，产生官僚主义。 二、行文根据 《办法》第14条规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。”这是基本原则。国家行政机关的隶属关系和职权范围是由《中华人民共和国宪法》（以下简称《宪法》）所规定的。例如，《宪法》第89条规定了国务院的职权，主要有“根据宪法和法律，规定行政措施，制定行政法规，发布决定和命令”和“批准省、自治区、直辖市的区域划分，批准自治州、县、自治县、市的建置和区域划分”等。又如，《宪法》第107条规定县级以上地方各级人民政府行使的职权是“县级以上地方各级人民政府依照法律规定的权限，管理本行政区域内的经济、教育、科学、文化、卫生、体育事业、城乡建设事业和财政、民政、公安、民族事务、司法行政、监察、 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 生育等行政工作，发布决定和命令，任免、 培训 焊锡培训资料ppt免费下载焊接培训教程 ppt 下载特设培训下载班长管理培训下载培训时间表下载 、考核和奖惩行政工作人员”。行政工作的依据是宪法和法律，公文运行当然更要照此办理。 《宪法》确定中国共产党是领导核心。为加强和改善党的领导，在对社会和国家的管理上，实行党政分开。反映在公文运行上，党和政府的行文不能混淆，党政可以联合行文而不要互相行文。 三、部门行文 《办法》第15条规定：“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。” 其它社会组织以此类推，以机关及其部门和基层单位来表示。 （一）机关各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级基层单位的有关业务部门行文。如市政府的商业局可以向农业局行文（主要以函的形式，有时以通知的形式），可以向区政府的商业局行文（多以下行文形式）。上下级业务部门之间，虽然没有隶属关系，但有业务指导关系。同样，总公司机关的技术处可以向生产处行文（主要以函的形式，有时以通知的形式），可以向分公司的技术科行文（多以下行文形式）。 （二）机关各部门向下一级机关行文只能采用函的形式。上级机关的职能部门同下级机关是平级关系，有时向下级机关发函还要得到上级机关的授权，行文时要在正文的开头说明授权的机关或领导人。 （三）部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。 部门行文还有以下规定。《办法》第17条：“属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。”第18条：“属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。” 四、联合行文 《办法》第16条规定：“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。” 这项规定强调了联合行文的前提是同级。联合行文的机关及部门、单位必须是平级的，还要经过协商并取得一致意见。这就一定要掌握各种社会组织的职权范围和隶属关系。如同一地区的党委就不能和团委联合行文，因为它们的关系是领导与被领导关系。 联合行文在公务中常常是必要的：避免了各自分头行文的不一致问题，增强了行文的权威性和约束力，减少了公文数量。如某省《关于党政群机关工作人员参加成人教育有关问题的通知》，由省委组织部、省教委、省人事厅、省财政厅联合下发。这是由于通知的内容涉及到组织、人事、教育及经费开支等方面。联合行文，应将相对应的机关都列为主送机关，以便于共同处理。如上文的主送机关为“各地、市、州、县委，各地区行政公署，各市、州、县人民政府，省委各部委，省级国家机关各委办厅局，各人民团体，各大专院校”。 联合行文一定要协商一致的原则。《办法》第19条规定：“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。”对各部门都有关系的问题，如果没有协商一致而各自向下行文，自行其是，就会在更大的范围中出现更为严重的问题。因此，各部门必须在发文之前取得共识，主办单位更要和其它单位主动协商。如果多次协商仍然存在分歧，而问题的解决又不允许再拖延下去，就请示上级协调或者直接处理。如擅自行文，上级有权责令纠正或撤销。 五、抄送规则 《办法》第20条规定：“向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。”重要行文，往往是在决定、通知和批复等文种中关于重要公务或者重大问题如撤换下级主要领导人、增设重要机构、审批大型项目、进行重要涉外活动的公文。对发文机关和下级机关来说，这就便于上级监督，避免出现重大差错；对上级机关来说，这就便于了解和掌握情况，统一管理。 《办法》第23条还规定：“受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。”这样，便于协调工作，防止出现矛盾问题。如某市学校一件公务，既需要直接上级机关的审批，又需要经费支出，这就要将请示主送市教育局，抄送市财政局。而市教育局下发批复批准该项目给这个学校时，要抄送市财政局。 六、请示规则 《办法》第21条规定：“‘请示’应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其他机关。‘报告’不得夹带请示事项。”第22条又规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。” 1. 一文一事。 古代就有一文一事的行文制度。一份请示写一件公务，内容 简单，便于上级批复。如果一文多事，就会出现可批可不批、全部批和部分批、快批和缓批的复杂情况。这就造成了批复的困难，甚至导致无法批复。 2.只写一个主送机关。 一份请示写一个主送机关，可以得到及时有效的批复。如果写几个，很可能出现没有一个主送机关批复的情况，这是请示的失败；也可能有两个或两个以上的主送机关都批复而意见不一致甚至矛盾的情况。因此，请示只能写一个主送机关。需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。 不得抄送其下级机关。《办法》第21条提出“需要同时 送其下级机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关”。我们的理解是，请示尤其不能抄送下级机关。请示事项都是发文机关无权解决的问题，只是意向，不具备行政约束力，上级在批复中可以批准也可以不批准。如果将其抄送下级，容易造成被动和混乱。 4.不直接送领导者个人。如果是领导个人直接交办的事 项，在办理过程中可以请示领导人。除此之外，请示不能直接送领导人。这是为了防止官僚主义的产生而制定的。 5.报告中不得夹带请示事项。 按照《办法》规定，上级对下级的报告不作批复。夹带请示事项，只会造成公文处理的混乱。 以上归纳了请示的5项规则。作为行政公文中3个上行文之 一的请示，又是唯一向上级要求事项的文种，这就会有明晰周到的规定，便于下级遵守。 还要注意，在《办法》第14条中有这样的规定：“一般不得 越级请示和报告。”因特殊情况如发生重大紧急事项、被直接上级长期搁置而又必须尽快处理等必须越级时，应抄送被越过的直接上级机关。 此外，经批准在报刊上全文发表的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行。报刊上发表的法规都是面向社会通行的不涉密公文，经过上级的批准。下级社会组织应当视为正式公文贯彻执行。 行政公文格式 公文作为社会组织进行管理的书面工具，制订统一严谨、庄重大方、清晰鲜明的格式，既体现了权力机关严肃庄重的精神面貌和严谨周密的工作作风，也便于公文的撰写和处理，从而能够提高管理工作效率，加速实现办公自动化。 第一节 公文格式概述 公文格式是指公文各组成部分的写作要求和标识规则，还包括用纸、装订和文字排列要求。 法定公文比起其它公文（运行时往往作为附件而需要行政公文负载）来，更加重视公文格式的统一规范。法定公文是由有关法规所规定的公文，包括行政公文、党务公文等。行政公文，由国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》所规定。党务公文，由《中国共产党机关公文处理条例》所规定。此外，法定公文在格式上都还要按照《国家行政机关公文格式》来写作，该文件为国务院办公厅秘书局制定,国家质量技术监督局发布于1999年12月27日。 国务院《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第10条至第12条对公文格式作了具体明确的规定。参照其它规则，以下简要介绍。 一、公文用纸、排版与印装 （一）公文用纸幅面及版面尺寸：公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际确定。 公文用纸天头（上白边）为：37mm±1 mm。 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1 mm。 版心尺寸为：156mm×225 mm（不含页码）。 （二）排版规格、图文颜色与印刷装订要求：公文文字从 左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写排版）。 正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。 未作特殊说明，公文中的颜色均为黑色。公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。 制版要求版面干净无底灰，字迹清晰无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％、M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm－5 mm，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固，后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1 mm，四角成900，无毛茬或缺损。 二、行政公文格式 《办法》第3章规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”公文格式简图如下： ...................... 置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 之所以这样划分，是为了叙述方便，更重要的是这三个部分各有其特点，具有其相对的独立性，界限比较明显。眉首的特点是位置相对固定。掌握了眉首所含各要素位置，就可以设计文件的“红头”部分。 主体的特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定。由于公文实质性的内容均在此部分，所以称之为“主体”。 版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。由于按规定公文要双面印刷，版记的位置有一个位于哪一面的问题；如果公文有附件，版记还有一个放在正文后还是放在附件之后的问题。因此，版记有必要作为一个单独部分加以叙述。 眉首写作 眉首，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。发文字号之下4MM处印一条红色反线与主体隔开。 一、公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如份号“0288”，即表示此份具体文件是该文印发的第288号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。编制份数序号至少应不少于两位，即“1”编为“01”。 使用份数序号主要是有密级的公文。其作用是便于机密文件的分发和回收，有利于提高受文机关和阅读者的保密责任感。一旦出了问题，也便于追查，明确责任归属。如发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。 二、秘密等级和保密期限 秘密等级就是公文内容涉密程度的等级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。我国《保密法》将秘密等级分为：绝密、机密、秘密三级。应根据公文内容恰当划分密级，不能过宽或过严。“绝密”是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是国家的秘密，泄露会使国家安全和利益受到严重损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。 如需标识秘密等级，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用★号隔开。如“绝密★1年”。 三、紧急程度 紧急程度，是指送达和办理公文的时限要求。目的是保证公文处理的时效性。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应标“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 四、发文机关标识 发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如“广东省人民政府文件”、“广州市公安局文件”；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”两字。 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”2字置于发文机关名称的右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。可将发文机关字号缩小，行距缩小。 发文机关标识位置有两种。第1种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（即留出天头62mm）,也就是留出25mm（约2行）位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。即使不需要标识这3项要素，也要留出这段空白。第二种仅限于上行文，即对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心为80mm，即要留出55mm的空白供上级机关批示文件用，也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头117mm。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。现行“国务院文件”的字号即是22mm╳15mm。 五、发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。其位置在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，不要把“2019”简化为“19”，用六角括号“〔 〕”括入，不要用方括号“[ ]”或半圆括号“（ ）”。序号是发文的流水号，一般都按文件的形式统一编，即是哪一个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。序号不编虚位（即1不编为01或001），不加“第”字。如“穗府〔2001〕12号”，表示广州市人民政府在2001年度内的第12号文。“粤府办〔2001〕2号”表示广东省人民政府办公厅在2001年度内发的第2号文。 发文字号中的机关代字，要由一定范围内的领导机关，对自己直属机关的单位代字统一编定，以免重复、混乱。编好后要保持稳定。机关代字一般由2个层次组成。第1层次是发文机关代字，第2层次是发文机关主办文件的部门的代字，如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。的有机关代字还包含其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多，可能各有其所代的层次，但尽量以简化为好。 行政机关之间联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。与其他机关联合行文，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。发文字号的作用是便于分类归档，查找及引用。 发文字号的位置在发文机关标识下空2行，发文字号之下4MM印一条与版心同宽的红色反线（实际掌握发文字号只要不贴红色反线即可）。发文字号应居中排列。 六、签发人 上行文应当注明签发人、会签人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。这时，发文字号不要居中。发文字号居左空1字，签发人居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 如果有多个签发人，或者有的文件按规定，还需要标注会签人，那么，发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置；其他签发人或会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人或会签人要与发文字号同处一行平行排列；如果3行位置放不下，将红色反线下移，但排列顺序和原则不变，发文字号居左空1字和签发人姓名居右空1字的要求不变。发文字号和最后一个签发人与红色反线仍保持4mm的距离。 第三节 主体写作 主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件组成。主体在红色反线之下。 一、标题 按《办法》第10条第6项规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”这就是说公文标题一般由发文机关、事由（即主要内容或发文目的）、文种三部分构成，如《广州市人民政府关于整治东风路的通告》就由三部分构成。这标题明确告诉读者，由广州市人民政府发文，发文的目的是整治东风路。发文机关、事由、文种3项齐全的，我们称完全式标题。有时可根据实际情况省略其中1项或2项，如《关于召开全省社会主义精神文明建设工作会议的通知》，《中华人民共和国国务院令》和《通告》。这里第1例省略了发文机关；第2例省略了事由；第3例省略发文机关和事由。这类标题我们称之为省略式标题。要注意13种行政公文中大多数标题可省略其中1项或2项，但“议案”、“决定”的标题不能省略。 拟写公文标题，一要选准文种，要根据各种文种适用范围、发文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系选择适于表达公文内容的文种，这也是公文规范的要求。二要准确表述事由。即事由和公文内容要一致，如不一致就是题文不对，这会使读者产生困惑，因此影响公务办理。三是文字要简明。标题文字不要太长，太长了不醒目。文字应简约而明晰，简而不明也是不可取的。如《关于召开治理三乱工作会议的通知》假如不适当地省略了“治理”2字，就会变成一则错误的标题。 公文标题应在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 公文标题通常是“一字式排列”（如例1）。复杂的长标题，要在保持标题词语结构完整的原则下，采用两行（如例2、例3）或多行的排布方式（如例4）。 例1．广州市人民政府关于全市安全生产大检查的通知 例2． ××局关于开展打击 严重犯罪活动的请示 例3． 审计署关于加强 内部审计工作的报告 例4． 转发省对口支援三峡库区工作 领导小组办公室关于对口支援三峡 库区近期工作 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 的通知 二、主送机关 主送机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。位置在标题下空1行，左侧顶格，3号宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关后标全角冒号。 主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 普发性下行公文，主送机关较多，一般使用泛称，如“省直属各单位”、“各省、自治区、直辖市人民政府”。 上行文的主送机关一般是1个。议案、请示、批复、函的主送机关只能是1个。公告、通告及部分事项性通知可不写主送机关。 主送机关要注意准确拟写。写哪个主送机关必须根据公文内容与机关职能决定。该写主送机关的决不能漏写，否则公文无法得到及时有效的送达和办理。 三、正文 正文在主送机关名称下1行，每自然段均要左空2字，回行顶格，数字、年份（用阿拉伯数码标识的）均不能回行，数字年份回行极易出现差错，也容易使读者看错。 正文用3号仿宋体字。正文是公文的核心部分。正文包括原由、事项和结尾3部分。 四、附件说明 公文附件是公文正件的附属材料，也即是补充说明正文内容的材料，如图表、名单、规定、被转发的文件等。 公文有的有附件，有的没有附件，公文如有附件应注明附件序号和名称，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。 附件如有序号应使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××××”），附件名称后不加标点符号。 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。附件放在公文生效标识印章之后。公文附件是公文正文内容组成部分，与公文正文一样具有同等效力。 五、成文日期 成文日期指公文生效的时间。 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。 成文日期应用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”。不能将阿位伯数字与汉字混用。 由于印章一般要盖在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定。 六、公文生效标识 公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关 印章或者签署人姓名。 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。 一般情况除了会议纪要之外，不加印章视为无效。 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文2mm——4mm即一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，即要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐。两印章互不相交相切，相距不超过3mm。其余要求与一个印章相同。 三个单位联合行文时，为防止出现空白印章，所有行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上，这样便不会出现空白印章。 当联合行文需加盖3个以上印章时，印章每排最多排3个。主办机关的印章在前，协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。当最后一排剩下1个印章或者2个印章时，应居中排布。成文日期标识在最后一排印章之下空1行位置，右空2字。同样应保证印章既不相交也不相切，每排印章中心线应对齐。 特殊情况说明： 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 七、附注 公文需说明其它事项时用附注。 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期和印章之下、版记之上。 附注一般是对公文发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文内容做出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。 八、附件 第四节 版记写作 版记部分由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期组成。 一、主题词 主题词，是用于揭示公文内容便于公文检索查询的规范词语。主题词的主要作用是方便电脑存储和检索文件。 主题词用3号黑体字，居左项格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。 上行文按上级机关要求标注主题词。应坚持“谁办文，谁标引”的原则，词目选择要使用主题词表。公文主题词表通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。如国家行政机关公文主题词由国务院办公厅编制的《国务院主题词表》规定。 二、抄送机关 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。其位置在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标“抄送”，后标全角冒号，抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 三、印发机关和印发日期 印发机关，是指具体主办、制发公文的部门。一般是机关的办公室（厅）或秘书科（处）。 印发机关和印发日期位于抄送机关之下，（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 四、版记的位置及版记中的反线 版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。 版记中各要素之下均应加一条反线，宽度同版心。 公文格式还有其他一些项目，下面仅举出2个。 （一）页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放1条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 （二）公文中表格 公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的右下角，双页码置于表的左下角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 公文如需A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封3、封4（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封3前，不应贴在文件最后一页（封4）上。