行政部文件管理编号规范

行政部文件管理编号规范 文 件 编 号 规 范 *****************公司 二零一零年五月 北京****************公司 SZ-RR-文件编号规范-A/0.1 目 录 第一章 目的 ................................................................................................................................... 1 第二章 使用范围 ........................................................................................................................... 1 第三章 编号办法 ........................................................................................................................... 1 1.公司名称及项目名称约定 .................................................................................................... 1 2.日期表示................................................................................................................................ 1 3.文件版本编号 ........................................................................................................................ 2 4.技术文件命名 ........................................................................................................................ 2 5.其他文件的编号 .................................................................................................................... 3 5.1 公司规章制度和管理文件 ........................................................................................ 3 5.2 合同协议 .................................................................................................................. 3 5.3 传真 .......................................................................................................................... 4 5.4 电子邮件的命名规则 ................................................................................................ 4 5.5 外来文件 .................................................................................................................... 4 5.6 对外发文 .................................................................................................................... 5 5.7 会议纪要 .................................................................................................................. 5 5.8 其它文件 .................................................................................................................. 5 北京****************公司 SZ-RR-文件编号规范-A/0.1 第一章 目的 为确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转，特制定本规范。 第二章 使用范围 本规范适用于公司文件的编号管理和控制: 1.技术类文件:是指在公司的销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料; 2.其他文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等; 3.编号文件包括纸介文件以及电子文件。 第三章 编号办法 1.公司名称及项目名称约定 公司全称为:北京********* 本组织简称: 项目简称: 2.日期表示 格式:yyyy-mm-dd 或 yyyymmdd yyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。 第 1页 共 6页 北京****************公司 SZ-RR-文件编号规范-A/0.1 mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。 dd: 用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示第15号。 例如: 2003-10-27 或 20031027 表示(2003年10月27日) 3.文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 : A.起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。 B.版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。 版本编号不断变化为: 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。 C.项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。 4.技术文件命名 格式:***-vnn-(AA-)BB-yy ***:项目缩写。 nn:版本号。 AA:子项目名称。 yy:文件版本号。 BB:工作过程名称: 例如: 第 2页 共 6页 北京****************公司 SZ-RR-文件编号规范-A/0.1 ***-v1-需求说明书-0.1.1 ***-v1-系统测试计划-2.0 5.其他文件的编号 5.1 公司规章制度和管理文件 公司规章制度和管理文件的编号格式为:***(-DN)-TT.AB-SS/dd DN:大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略;如该文件是部门内部 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 ，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。 TT:大写英文字母，文件类型: RR — 规章制度，指公司颁布执行的各种规章制度; QS — 质量管理文件，公司运转过程中的各类文件和记录。 AB:文件名称 SS:文件属性 存档:A属性; 保密:H属性 dd:文件版本号。 例如: ***-RR-考勤管理规范-A/1.1.2 5.2 合同协议 合同协议的编号格式为:yyyy ***-T-nnn yyyy:阿拉伯数字，签订合同的年份; T:合同类型 S-销售合同 P- 采购合同 采购合同下载采购合同模板下载简易采购合同下载采购合同范本免费下载下载农副产品采购合同 C-合作协议 H-劳动合同 O-其它合同 第 3页 共 6页 北京****************公司 SZ-RR-文件编号规范-A/0.1 nnn:合同流水号，流水号每年1月1日自动归0。 5.3 传真 发出的传真编号结构为:***-AA -R/S–BB-yyyymmdd-nn AA: 人员姓名; BB:传真的主题(不超过15个汉字); nn:流水号; yyyymmdd:表示日期。 R表示收到传真，S表示发出传真。 传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复、并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。 例如: ***-张三-R-台湾需求的回复-20100314-01 (表示在2010年3月14日收到从台湾发来的 “台湾需求的回复”。) 传真，主题为 5.4 电子邮件的命名规则 电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名。 5.5 外来文件 外来文件结构为***-RM-AA-yy- nnnn AA: 文件种类编号: RM:需求相关 yy:文件来源编号: nnnn:文件流水号。 第 4页 共 6页 北京****************公司 SZ-RR-文件编号规范-A/0.1 例如: ***-RM-台湾公司操作手册-01-0001 5.6 对外发文 指公司发给公司外部的 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 、公函等。 对外发文格式为:yyyy ****(外)文字第nnn号 yyyy:阿拉伯数字，发文的年份 nnn:流水号，每年1月1日自动归0。 5.7 会议纪要 指公司内部会议的记录等。文件格式为***-yyyymmdd-M-AB-dd yyyymmdd:日期。 AB:会议主题(不超过15个汉字)。 dd:阿拉伯数字，文件流水号。 例如: ***-20030314-M-周例会-0001 5.8 其它文件 项目周报:***-vnn-yyyymmdd-周报-AB 周 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 :***-vnn- yyyymmdd -周计划- AB 工作任务单:***-vnn- yyyymmdd -任务单- AB 第 5页 共 6页 北京****************公司 SZ-RR-文件编号规范-A/0.1 工作日报:***-vnn- yyyymmdd -日报- AB nn:版本号; yyyymmdd:日期; AB: 人员姓名。 例如: ***-v1-20030312-周报-张三 ***-v1-20030312-日报-李四 第 6页 共 6页