机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 ,国家档案局第8号令 2006年12月18日公布施行, 第一条 为便于各级党政机关和人民团体,以下统称机关,正确界定文件材料归档范围～准确划分档案保管期限～使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况～维护其历史面貌～又便于保管和利用～根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》～制定本规定。 第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 第三条 机关文件材料归档范围是: ,一,反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的～对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料, ,二,机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料, ,三,本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料,下级机关报送的重要文件材料, ,四,其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第四条 机关文件材料不归档范围是: ,一,上级机关的文件材料中～普发性不需本机关办理的文件材料～任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料～供工作参考的抄送件等, 1 ,二,本机关文件材料中的重复文件～无查考利用价值的事务性、临时性文件～一般性文件的历次修改稿、各次校对稿～无特殊保存价值的信封～不需办理的一般性人民来信、电话记录～机关内部互相抄送的文件材料～本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料～有关工作参考的文件材料, ,三,同级机关的文件材料中～不需贯彻执行的文件材料～不需办理的抄送文件材料, ,四,下级机关的文件材料中～供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料。 第五条 凡属机关归档范围的文件材料～必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交～实行集中统一管理～任何个人不得据为已有或拒绝归档。 第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 第七条 永久保管的文书档案主要包括: ,一,本机关制定的法规政策性文件材料, ,二,本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料, ,三,本机关主要职能活动中形成的重要业务文件材料, ,四,本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示～重要的报告、总结、综合统计报表等, ,五,本机关机构演变、人事任免等文件材料, ,六,本机关房屋买卖、土地征用～重要的 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 协议、资产登记 2 等凭证性文件材料, ,七,上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料, ,八,同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 第八条 定期保管的文书档案主要包括: ,一,本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料, ,二,本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料, ,三,本机关人事管理工作形成的一般性文件材料, ,四,本机关一般性事务管理文件材料, ,五,本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示～一般性工作报告、总结、统计报表等, ,六,上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料, ,七,上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料, ,八,同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料, ,九,下级机关报送的年度或年度以上 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案管理期限～按国家有关规定执行。 第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。 机关应归档纸质文件材料中～有文件发文稿纸、文件处理单的～ 3 应与文件正本、定稿一并归档。 第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档～其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。 第十二条 各机关应根据本规定～结合本机关职能和各部门工作实际～编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表～经同级档案行政管理部门审查同意后执行。 有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定～结合本系统工作实际～编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表～并经国家档案局审查同意后执行。 第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时～应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用～准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。 第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。 第十五条 本规定自颁发之日起施行～1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。 附件: 文书档案保管期限表 1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议～工会、共青团、妇联代表大会的文件材料 1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选 4 举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文 件材料 永久 1.2 大会发言～人大代表建议和意见、人大议案及答复～政协 委员提案及办理结果～简报～快报 永久 1.3 重要的贺信、贺电～筹备工作、选举过程中形成的文件～ 小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料 30年 1.4 讨论未通过的文件 10年 2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪委检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议～政府常务会、办公会议的文件材料 2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册 永久 2.2 讨论未通过的文件 10年 3 本机关党组,或实行党委制的党委,会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久 4 本机关召开的工作会议、专题会议的文件材料 4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 5 机关联合召开会议的文件材料 5.1 本机关为主办的 5 5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 5.2本机关为协办的 5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年 5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年 6本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料 6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告,原文及译文,、辅助报告,原文及译文,～上级领导人贺辞、题词、讲话～会徽设计 永久 6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年 6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录～会议代表登记表、接待安排 10年 7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料 7.1 重要的 永久 7.2 一般的 30年 7.3 本地区、本机关工作汇报材料 30年 8 本机关业务文件材料 8.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件～中长期规划、纲要等文件材料 永久 6 8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示 8.2.1 重要业务问题的 永久 8.2.2 一般业务问题的 30年 8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复 等文件材料 8.3.1 重要业务问题的 永久 8.3.2 一般业务问题的 30年 8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项 业务文件的最后草稿 30年 8.5 机关联合行文的文件材料 8.5.1 本机关为主办的 8.5.1.1 重要业务问题的 永久 8.5.1.2 一般业务问题的 30年 8.5.2 本机关为协办的 8.5.2.1 重要业务问题的 30年 8.5.2.2 一般业务问题的 10年 8.6 本机关编辑、编写的文件材料 8.6.1 大事记、组织沿革等 永久 8.6.2 简报、情况反映、工作信息等 10年 8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料 8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材 永久 8.7.2 执法检查情况汇总、通报～整改通知等 永久 8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料 7 8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批,核准,、管理、验收,评估,等文件材料 永久 8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久 8.7.3.3 20年,含,以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等审批、管理文件材料 永久 8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等审批、管理文件材料 30年 8.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料 10年 8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料 8.7.5.1 重要的 永久 8.7.5.2 一般的 30年 8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料 8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久 8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料 10年 8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久 8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年 8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议～接待来访等外事活动形成的文件材料 8.9.1 发表的公报～签订的协议、协定、备忘录～重要的会谈记录、纪要等 永久 8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录 8 30年 9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料 9.1 机构设臵、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久 9.2 人事工作制度、规定、办法等文件 30年 9.3 人事任免文件 永久 9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 9.4.1 受县级,含,以上表彰、奖励的 永久 9.4.2 受县级以下表彰、奖励的 30年 9.5 对本机关有关人员的处分材料 9.5.1 受到警告,不含,以上处分的 永久 9.5.2 受到警告处分的 30年 9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久 9.7 人事考核、职称评审工作文件材料 永久 9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久 9.9职工名册 永久 9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料 9.10.1 工作报告、总结、换届选举结果 永久 9.10.2 重要专项活动的报告、总结等 永久 9.10.3 党团员、工会会员名册～批准加入党团、工会组织的文 9 件材料 永久 9.10.4 情况反映、工作简报 10年 9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料 9.11.1 重要的 永久 9.11.2 一般的 30年 9.12 保卫部门的安全检查、调查记录 10年 9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料 9.13.1 有领导重要批示和处理结果的 永久 9.13.2 其他有处理结果的 30年 10 本机关事务管理文件材料 10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久 10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料 10.2.1 重要的 永久 10.2.2 一般的 10年 10.3 接待工作的计划、方案 10.3.1 重要的 30年 10.3.2 一般的 10年 10.4 机关财务预算 30年 10.5 机关物资,办公设备及用品、机动车等,采购计划、审批手续、招标投标、购臵等文件材料～机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年 10.6 国有资产管理,登记、统计、核查清算、交接等,文件材料 10 10.6.1 重要的 永久 10.6.2 一般的 10年 10.7 职工承租、购臵本单位住房的合同、协议和有关手续 永久 10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则～职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年 11 上级机关制发的文件材料 11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料 11.1.1 重要的 永久 11.1.2 一般的 10年 11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年 11.3 上级机关制发的关于本机关机构设臵、领导人任免、人员编制等文件材料 永久 12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年 13 下级机关报送的文件材料 13.1 重大问题的专题报告 30年 13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年 11 新疆维吾尔自治区《归档文件整理规则》实施细则 新档发[2003]3号 1、适用范围及时间 1(1 范围本《细则》适用于自治区各机关、团体、企事业单位和其他社会组织的文书材料的整理归档。 1(2 时间本《细则》从2003年3月1日起施行。根据自治区实际～2002年,含2002年,之后形成的归档文件可按《细则》执行。2001年之前形成的档案～仍执行原 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 。 2、术语 2(1 归档文件:力档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2(2 归档文件整理～将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。 2(3 件:是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件～文件征本与定稿为一件～征文与附件为一件～原件与复制件为一件～转发文与被转发文为一件～报表、名册、图册等一册,本,为一件～文件处理单,表,与被处理文件为一件～翻译本与征本位一件～外文本与中文本位一件,来文与复文为一件。特殊情况～定稿过厚不易装订的～也可以单独作为一件,重要文件,如法律法规等,须保留历次修改稿的～其征本与历次修改稿,包括定稿,各为一件。“为一件”是指文件实体上装订在一起～编目时也只体现为一条条目。 12 3、归档文件整理原则:遵循文件的形成规律～保持文件之间的有机联系～区分不同价值～便于保管和利用。 4、质量要求 4(1 归档文件应齐全完整。对破损的文件应进行修整～字迹模糊或已褪变得文件应予复制。 4(2 整理归档文件使用的书写材料、纸张、装订材料等符合档案保护的要求。 5、整理办法 5(1 装订 归档文件应按件装订。装订时～征本在前～定稿在后,征文在前～附件在后,原件在前～附件在后,复制件包括复印件以及手工撰写的抄件等,,转发文在前～被转发文在后,复文在前～来文在后,来文与复文从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函等,,汉文文本在前～少数民族文本在后,不同文字的文本～无特殊规定的～中文文本在前～外文文本在后。 5(1(1 装订前应将“件”内的各页按一定的方式对齐。便于利用。采取左上角装订的～应将左、上侧对齐,采取左侧装订的～应将左、下侧对齐。归档文件一般部要求切边和贴边。 5(1(2 装订形式与装订材料。凡需要向各级各类档案馆移交的档案～对源文件必须拆除金属物。可采用线装、封套装、不锈钢夹、粘贴等形式。 5(2 分类 13 归档文件统一采用档案实体分类中的保管期限——年度——机构、保管期限——年度分类法。同一个全宗应保持分类方法的稳定、统一。 5(2(1 凡单位内设机构比较健全稳定～职能分工明确的～可按保管期限——年度——机构分类法。 5(2(2 凡单位内设机构比较简单或不便按机构分类的～或者年度形成归档文件数量少的～可采用保管期限——年度分类法。 5(3 排列 归档文件应在分类方案的最后一级目录内～依据归档文件整理规则,按件的时间先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中列。 5(4 编号 归档文件应安排列顺序逐件编号～在文件首页上端的空白位臵加盖归档章并填写相关内容。 5(4(1 归档章必备项目 必备项目包括全宗号、年度、保管期限和件号。 5(4(1(1 全宗号:档案馆给立档单位的代号。新组建的单位或暂未列入档案馆接收计划的单位～可将此空不填写～留待同级档案馆给定全宗号后再行填写。 5(4(1(2 年度:填写此项时一律采用公元纪念～以4位阿拉伯数字表示～如2002。 5(4(1(3 保管期限:仍按照现行的国家档案据《关于机关档案保管期限的规定》执行～保管期限为永久、长期、短期3种。 5(4(1(4 件号:归档文件的排列顺序号～包括馆编件号和室编号。 14 室编件号 室编件号应在分类方案的最低一级类目内～按件的排列顺序编制校流水号。 馆编件号 馆编件号主要出于馆室街接的需要。如果档案室编号符合档案馆的要求～保管期限划分较为准确～且整理基础较好～进馆时档案变动不大～则档案馆可直接以室编件号作为进馆后使用的件号～只在目录相应处注明断号、跳号等情况～无需重编的件号定位“馆编件号”。 5(4(2 归档章的选择项目 机构为选择项目。 机构,按照分类方案～填写作为分类方案类目名称的机构名称。机构名称太长～可使用规范的简称。 5(4(3 归档章的填写方法:填写归档章项目时～应使用符合档案保护要求的字迹材料。归档章中有些项目比较固定～如全宗号、保管期限、机构等～有条件的单位可以直接刻在归档章上进行加盖。 5(4(4 归档章的格式 归档章的格式～长45mm～宽16mm～分为均匀的6格～各项在归档章的位臵不得打乱,见图一,。 5(4(5 盖归档章的位臵 归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位臵。机关收文有文件处理单的～也可放在最前面作为首页～在其上加盖归档章。文件首页确无盖章位臵或重要文件必须保持原貌的～也可在文件首页前另 15 附纸页加盖归档章。归档章以不压文件字迹为宜～也不宜与批示文字或收文章交叉。 5(5 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 5(5(1 编目应以“件”为单位进行～在目录中一件也体现为一条条目。来文与复文作为一件时～只对复文进行编目。多机关联合发文的～只对本机关编目～无本机关的只对第一责任者编目。 5(5(2 归档文件目录设臵件号、责任者、文号、提名、日期、页数和备注页。,见图二,。 5(5(2(1 件号:在机关档案部门整理归档编制目录时～件号是指室编件号～室编件号以求与档案室整理体系相吻合。 5(5(2(2 责任者:制发文件的组织或个人。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构～也可以是几个机关～或者是一个人或若干人。填写此项时一般应用全称或通用的简称～不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明的简称。 5(5(2(3 文号:文件的发文字号。填写时照实抄录～代字、年度、顺序号都不能省略。如填写不下可回行填写。 5(5(2(4 题名:文件标题。文件一般只有一个题名,正题名,～填写目录题名时应照实抄录。在正题名能够反映文件内容时～副题名一般无须抄录。没有题名～或题名含义不清时～可根据文件内容重新拟写或补充标题～并在新拟或补充标题之外加“[ ]”号填写在目录中。 16 5(5(2(5 日期:文件的形成日期。具体填写日期项时应以8为阿拉伯数字标注年月日。为避免日期项占用的列宽过长～影响其他项目的填写～可将表示月日的数字回行填写～即填写为两行～如20020805。 5(5(2(6 页数。页数填写一件文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页～空白页不计。大张的文件或图表所叠后～仍按未折叠前的页面计算页数。 5(5(2(7 备注:注释文件需说明的情况。 5(5(3 归档文件目录的格式～按《实施细则》柜等的标准执行。目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型,长×宽为297mm×210mm,。归档文件目录一律打印一式两份。分别单独装订成册～形成归档文件目录～以便移交档案馆和留存办单位档案部门查阅使用。 5(5(4 归档文件目录应单独装订成册并编制封面。目录编制成册的方式～按报关期限分别装订成册～每本目录中用口取纸来区分不同年度或机构～或者在目录表格的右肩上标注年度或机构名称来加以区分。 5(5(5 归档文件目录的封面格式:目录封面设臵全宗名称、年度、保管期限、机构等项。其中全宗名称栏填写力档单位的全称或规范化的简称。封面用纸幅面尺寸统一为国际标准A4型,见图三,。 5(6 装盒 将归档文件按照室编件号顺序装入档案盒～并填写档案盒封面、盒脊及备考表。 17 5(6(1 归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致～保证检索到文件条目后能对应地找到文件。档案利用完毕后～将其按顺序号装入相应档案盒中。 5(6(2 装盒的要求:不同年度和不同保管期限的归档文件均不得放入同一个档案盒内。分机构的情况下～不同机构形成的归档文件不得放入同一个档案盒内。 5(6(3 装盒注意的问题:装盒应视文件的厚度选择适宜的档案盒～装盒后站立放臵时～不至于使文件弯曲受损。 5(6(4 档案盒格式:档案盒封面应标注全宗名称。档案盒的外形尺寸,长×宽为310mm×220mm,～盒脊厚度一般为20mm、30mm、40mm等,见图四,。 5(6(4(1 档案盒脊根据摆放方式的不同～设臵盒脊项目的位臵也不同,见图五、六,盒脊设臵了全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项～还设臵了机构选择项。其中起止号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号～中间用“——”号连接。盒号即档案盒排列的顺序号。盒号一般按照保管期限混年流水号～以4位数为限断号。 5(6(4(2 档案盒的制成材料:档案盒应采用无酸纸制作～以避免长期保存时～档案盒纸板中的酸性物质影响盒内文件寿命。 5(6(5 备考表 备考表臵于盒内文件之后～项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期,见图七,。 5(6(5(1 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 18 5(6(5(2 整理人:负责整理归档文件的人员姓名。 5(6(5(3 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 5(6(5(4 日期:归档文件整理完毕的日期。 6、移交:各立档单位应按有关规定～向各级综合档案馆移交归档文件。移交时～需移交相应的归档文件目录外～采用计算机管理档案的单位还需要同时移交一套归档文件数据软盘或光盘目录。 7、本《实施细则》由自治区档案局负责解释。 19 关于会计档案管理中若干问题的意见 各县,市,档案局、财政局,地直各单位: 为规范会计档案管理～根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》,财会字[1998]32号,和《会计档案案卷格式》,DA/T39-2008,及自治区档案局《关于执行<会计档案案卷格式>有关事宜的通知》,新档发[2009]33号,等有关规定～结合我区实际～现就我区会计档案管理工作存在的若干问题做出如下规范意见: 一、地区各机关、社会团体、企事业单位,以下简称各单位,～除执行相关的国家法律、规章外～均应依照本意见管理会计档案。 二、地区档案局和财政局共同负责会计档案管理工作的监督、检查和指导～对违反会计档案相关规定的行为依法做出处理决定。 三、各单位必须加强对会计档案管理工作的领导～确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅～严防损毁、散失和泄密。 四、会计档案的分类。会计档案采用类别----年度分类法。共分四类:即会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。其中～会计凭证类包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证,会计账簿类包括总账、明细账、日记账、固定资产账,卡片,、辅助账簿和其他会计账簿,财务报告类包括月、季、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,、其他财务报告,其他类包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当归档保存的会计核算专业资料、 20 会计档案移交清册、会计档案销毁清册等。 五、会计档案的整理。会计年度终了～会计部门应按照归档要求对其年度内形成的会计档案进行整理立卷、装订成册、编制会计档案案卷目录 。 会计档案整理要区分类别～按会计凭证、会计账簿、财务报告和其他类分别进行整理组卷。 会计凭证的整理～将凭证封面项目填写齐全、规范、清楚～按时间顺序排列好后～在会计凭证封面右上角加盖档号章～档号章内容包括全宗号、目录号、案卷号,附件1,～按要求填写档号～编制《会计档案目录》,附件2,。编号采用在类别内按时间顺序编制流水案卷号。会计档案目录要逐项填写清楚～题名要包括单位名称、时间和会计档案名称。每一卷,册,会计凭证分别填写一条目录～根据实际每1000卷以内编一本案卷目录。 会计账簿的整理～不同名称种类的账簿分别组卷～区分不同保管期限～将账簿启用及交接表,附件3,、账户目录,附件4,项目要填写齐全,将同一保管期限的账簿排列好后编制案卷号。 订本账簿应在账簿启用及交接表的右下角空白处标注保管期限。如原账簿启用及交接表中无档号项～可在交接表右下角加盖档号章,全宗号、目录号、案卷号,并标注保管期限。 活页式账整理时～要拆除空白账页～编制页码～加装封面,附件5,～封面内容包括案卷题名、档号、保管期限。在封底要加备考表。根据案卷顺序编制会计档案目录～并填写规范。 将整理好的会计账簿按保管期限分别装入会计档案盒中～不同保 21 管期限的会计账簿不能装入同一档案盒中。每盒内放盒内目录,附件6,～以方便查找。 财务报告～要区分不同保管期限组织案卷～每本案卷要编制页码、填写卷内文件目录,附件 7 ,～加装封面,与附件5相同,～案卷最后附卷内备考表,附件 8 ,。如只有一件年度决算～案卷封面就使用原有封面不动～只在卷内右上角及翻页左上角编制页码～在封面右下角加盖档号,全宗号、目录号、案卷号,和标注保管期限及页数即可～不需填写卷内目录。 采用电子计算机进行会计核算的单位～应当保存打印出的纸质会计档案。打印出的各类纸质会计档案,应根据不同需要延续使用同一规格的纸张(如:账簿为A4纸,报表为A3或A4纸)～账簿的封面与活页账封面相同,附件5,～封面后要放账簿启用及交接表,附件3,、账户目录,附件4,～封面、启用表及账户目录等项目要填写齐全。 电子财务报告的整理方法与手工财务报告的整理方法相同。 六、会计档案的编号。档案人员根据不同类别、不同保管期限分别编制目录号。会计档案的案卷号采用在同一类别内不同保管期限按时间顺序分别大流水编制案卷号～每一卷,册,编制一个案卷号。 七、会计档案目录编制。按要求将不同类别、不同保管期限的会计档案整理编号完毕后～要编制会计档案目录,附件2,～会计档案目录要逐项填写清楚。每一卷,册,档案分别填写一条目录。类别处应填写凭证类、账簿类、财务报告类、其他类,题名要包括单位名称、时间和会计档案名称。每1000卷以内编制一本案卷目录。会计档案目录编制完成后要分别装订封面、封底～封面内容,附件9,包括全 22 宗名称、会计类别、起至年度、全宗号、目录号、保管期限和起止卷号。 八、会计档案装盒编号。会计档案整理编目后～要按排列顺序装入专用会计档案盒中保存～会计凭证类装入凭证盒中～账簿类、财务报告类和其他类装入会计档案盒中～会计档案盒、凭证盒正面和背脊各项根据盒内实际填写～会计档案盒的盒号～是同一目录内按照案卷顺序号装盒的流水编号。会计账簿和其他类会计档案在每盒内需填写盒内目录,附件6,会计档案盒未装满前各项可根据实际先用铅笔标注清楚 ～方便查找利用。 九、会计档案的移交。会计档案整理完毕后～要编制《会计档案移交清单》,附件10,和《会计档案移交清册》～将编制好的会计档案目录加装上会计档案移交清册封面,附件11,～并把封面各项目填全～即完成《会计档案移交清册》的编制。编制好的《会计档案移交清单》、《会计档案移交清册》各一式两份～档案人员和财务人员各持一份。 采用电子计算机进行会计核算的单位～除打印出纸质会计档案外,同时应刻录光盘一并归档移交。 保管期限为15年以上的会计档案向综合档案室移交。会计档案可暂由会计部门保管一年,期满之后向机关档案部门移交,并办理移交手续。出纳人员不得兼管会计档案。 移交本单位档案部门保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装.个别需要拆封重新整理的,档案部门应当会同会计部门和经办人员共同拆封整理,以分清责任。 23 十、会计档案的销毁。会计档案保管期满需要销毁时～由本单位档案管理部门会同财会部门提出销毁意见～严格审查～共同鉴定～起草鉴定销毁报告～列明销毁会计档案的依据、销毁会计档案的名称、起至年度、册数、应保管期限、已保管期限等内容～并编制《会计档案销毁清册》～将需要销毁的各类会计档案按类别和时间排列后按《会计档案目录》,附件2,格式登记造册～加装会计档案销毁清册封面,附件12,～编制的会计档案销毁清册封面项目必须填写齐全～经单位负责人签署意见后～按有关会计档案销毁的规定办理销毁。 保管期满但未清结的债权债务和其他未了事项的原始凭证不得销毁～应当单独抽出立卷直到完结时止。抽出立卷的会计原始凭证应在销毁清册的备注栏内列明。 十一、会计档案的借阅。会计档案为本单位提供利用～原则上不得借出～有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。外部借阅应持单位正式介绍信～单位内部借阅应办理借阅手续。借阅档案人员不得在案卷中乱画、标记、折散原卷册～也不得涂改抽换～携带外出或复制原件～特殊情况须经领导批准方可。借出的会计档案～会计管理人员要按期如数收回～并办理注销借阅手续。 十二、装具要求。会计档案装具要使用规范的由档案行政管理部门监制的会计档案装具。 十三、本意见由地区档案局负责解释。今后本意见如与国家规范要求相抵触～按新标准执行。 二?一 一年三月十二日 24 附件1、档号章 附件2、会计档案目录 附件3、账簿启用及交接表 附件4、账户目录 附件5、活页账,电子账、报表,封面 附件6、会计档案盒内目录 附件7、卷内目录 附件8、卷内备考表 附件9、会计档案目录封面 附件10、会计档案移交清单 附件11、会计档案移交清册封面 附件12、会计档案销毁清册封面 25 照片档案管理规范 (GB/T 11821,2002) 1 范围 本标准规定了银盐感光材料照片档案的收集要求、整理程序和保管条件。 本标准适用于各级各类档案室、档案馆的照片案管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件～其随后所有的修改中(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准～然而～鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件～其最新版本适用于本标准。 GB/T 7156文献保密等级代码 GB/T 15418档案分类标引规则 DA/T 18档案著录规则 DA/T 19档案主题标引规则 JGJ 25档案馆建筑设汁规范 《中华人民共和国档案法实施办法》 《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》国档发[1987]27号 《中华人民共和国保守国家秘密法》 《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》 26 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 照片档案 photographic archives 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。 3.2 芯页 photo holder 用以固定照片或底片～并标注说明的中性偏碱性纸质载体～是照片册、底片册的组成单元。 4 照片档案的收集 4.1 收集范围 4.1.1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。 4.1.1.1 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。 4.1.1.2 本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 4.1.1.3 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常悄况和现象的照片。 4.1.2.4 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。 4.1.3 其他具有保存价值的照片。 4.2 收集要求 27 4.2.1 对属于收集与归档范围的照片～应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档～集中管理～任何单位或个人不得据为已有。 4.2.2 对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。 4.2.3 对反映同一内容的若干张照片～应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。 4.2.4 底片、照片、说明应齐全。 4.2.5 底片与照片影像应一致。 4.2.6 对无底片的照片应制作翻拍底片,对无照片的底片应制作照片。 4.2.7 照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。 4.3 收集时间 4.3.1 对具有归档价值的照片～其摄影者或承办单位应及时整理～向档案室归档～一般不应跨年度。 4.3.2 依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定～照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。在特殊情况下～经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。 4.3.3 档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。 5 照片档案的整理 5.l 整理原则 照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。 5.2 照片、底片的鉴定 28 5.2.1 保管期限 保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限～分为永久、长期(短期三种。对照片、底片保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的视定》执行。 5.2.2 密级 密级是指照片、底片保密程序的等级。密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、GB,T 7156及有关规定执行。 5.3 底片的整理 5.3.1 底片的编号 底片号是固定和反映底片在全宋内排列顺序的一组字符代码～由全宗号、保管期限代码、张号组成。其格式如下: 全宗号——保管期限代代码——张号 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。 保管期限代码:分别用“1、2～3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。 张号:在某一全宗某一保管期限内底片的排列从“1”开始的顺序编号。 5.3.2 底片号的登录 5.3.2.1 宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处(刻写不下时～前段可不写)～不得影响画面,也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处～不得污染胶片。 5.3.2.2 底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致。 29 5.3.3 底片袋的标注 底片放入底片袋内保管～一张一袋。应在底片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片～应在底片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片～应在底片袋的左上方标明“K”字样。 5.3.4 底片的入册 5.3.4.1 底片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。 5.3.4.2 应按底片号顺序将底片袋依次插入底片册。 5.3.4.3 芯页的插袋上应标明相同的底片号。 5.3.5 大幅底片的放臵 对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片～应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后～放入专用的档案袋或档案盒中～按底片号顺序排列。 5.3.6 册内备考表 5.3.6.1 册内备考表项目包括:本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。册内备考表应放在册内最后位臵。册内备考表见附录A。 5.3.6.2 本册情况说明:填写册内底片缺损～补充、移出、销毁等情况。对底片册立册以后发生或发现的问题～应由有关的档案管理人员填写说明～并签名、标注时间。 5.3.7 底片册的封面 底片册的封面应印制“底片册’字样。 5.3.8 底片册的册脊 底片册册脊的项目包括:全宗号、保管期限,起止张号、册号。底片册册脊见附录B。 30 5.3.9 底片册的排列 底片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列～上架保存。 5.4 照片的整理 5.4.1 照片的分类 应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类。跨年度且不可分的照片～也可按保管期限—问题—年度进行分类。分类方案应保持前后一致～不应随意变动。 5.4.2 照片的排列 应在分类方案的最低一级类目内～按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用～照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。 5.4.3 照片的编号 照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码～由全宗号、保管期限代码～册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。照片号有两种格式: 格式一:全宗号—保管期限代码—册号—张号 格式二:全宗号—保管期限代码—张号 若采用格式二～可选用照片、底片分别编号法或合一编号法(影像相符的照片、底片编号相同)。选用合—编号法宜以照片、底片齐全为基础。 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。 保管期限代码:分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。 31 册号:在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从“1”开始的顺序编号。 张号:格式一中的张号是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。格式二中的张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号。 5.4.4 照片的入册 5.4.4.1 照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜～有活页式和定页式两种。芯页格式参考示例参见附录C。 5.4.4.2 应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上～组成照片册。 5.4.5 大幅照片的放臵 对于照片册放臵不下的大幅照片～可将其放入专用的档案袋或档案盒中～按照照片号顺序排列。如竖直放臵～应首先将照片固定在专用的纸板上。再放入袋、盒中,如水平放臵～照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖直放臵为宜。 5.4.6 单张照片说明的填写 5.4.6.1 说明的格式 说明应用横写格式～分段书写。其格式如下: 题 名: 照片号: 底片号: 参见号: 32 时 间: 摄影者: 文字说明: 5.4.6.2 说明的内容 5.4.6.2.1 题名应简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。 5.4.6.2.2 照片号按5.4.3。 5.4.6.2.3 底片号按5.3.1。 若采用照片、底片合一编号法～可不填写底片号。 5.4.6.2.4 参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。其格式如下: (相关档案种类)档号 注:括号内为选择著录内容 示例1:文书档案0113,2,18 示例2:科技档案G,J,21 照片档案由档案室移交至档案馆后～应对其参见号进行核对～对与实况不符的应及时调整。 5.4.6.2.5 照片的拍摄时间用 8位阿拉伯数字表示～第1，4位表示年～第5，6位表示月～第7，8位表示日。 示例:1953年3月2日写作19530302。 5.4.6.2.6 摄影者一般填写个人～必要时可加写单位。 5.4.6.2.7 文字说明应综合运用事由、时间、地点、 人物、背景、摄影者等要素～概括提示照片影像所反映的全部信息, 33 或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述～例如照片归属权不属于本单位的～应注明照片版权、来源等。 5.4.6.2.8 密级应按GB/T 7156所规定的字符在照片周围选一固定空白处标明～使用印章亦可。 5.4.6.3 说明的位臵 单张照片的说明～可根据照片固定的位臵～在照片的历侧、左侧或正下方书写。 5.4.6.4 大幅照片的说明 对大幅照片的说明可另纸书写～与照片一同保存。—组联系密切的照片中的大幅照片～应随该组照片一同在册内编号～填写单张照片说明～并注明其存放地址。 5.4.7 组合照片说明的填写 5.4.7.1 一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后～可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片～其单张照片说明可以从简。 5.4.7.2 组合照片说明应概括提示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。 5.4.7.3 应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。 5.4.7.4 同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“?”、“?”、“?”……同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时～组联符号采用“ ?”。组联符号不宜越册。 5.4.7.5 整理照片时因保管期限或密级的不同～有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内～应在组合照片说明中指出这些密切相关 34 照片的保管期限、册号和组号。 示例:相关照片 长期,4,? 上例中保管期限亦可采用“2”或“C”表示。 5.4.7.6 组合照片说明可放在本组第一张照片的上方～也可放在本册所有照片之前。 5.4.8 册内备考表 按 5.3.6。 5.4.9 照片册的封面 照片册的封面应印制“照片册”字样。 5.4.10 照片册的册脊 照片册册脊的项目包括:全宗号、保管期限、册号、起止张号。 照片册册脊的格式:照片号为格式一的照片册册脊见附录B中的照片册册脊,一,,照片号为格式二的照片册册脊见附录B中的照片册册脊,二,。 5.4.11 照片册的排列 照片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列～上架保存。 5.5 照片档案目录的编制 5.5.1 目录的著录 5.5.1.1 著录项目 照片档案目录的著录项目包括:照片号、底片号、题名、时间、摄影者、备注、参见号、册号、页号、组内张数、分类号、项目号、主题词或关键词、密级、保管期限、类型规格、档案锭代号、文字说明等。 5.5.1.2 条目的著录单位 35 以照片的自然张或若干张,一组,为单位著录成为照片档案目录的条目。 5.5.1.3 组合照片的著录 5.5.1.3.1 以一组照片为单位著录时～题名应根据题名拟写要素～简明概括、准确反映一组照片的基本内容。 5.5.1.3.2 以一组照片为单位著录时～照片号、底片号、页号均应著录起止号,时间应著录起止时间,参见号、摄影者可以著录多个。 5.5.1.4 大幅照片的标注 对于大幅照片、底片～应在备注栏内注册“大幅”和存放地址。以一组照片为单位著录时～还应在备注栏内注明其中所含的大幅照片的照片号、底片号。 5.5.1.5 著录与标引的要求 照片档案著录与标引的方法和要求～应按照DA/T 18、GB/T 15418、DA/T 19执行。 5.5.2 目录的编制 5.5.2.1 目录种类 照片档案目录种类包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。 5.5.2.2 基本目录 照片档案基本目录的必备项目是:照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注～可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照照片号排序。照片档案基本目录参考示例参见附录D。 5.5.2.3 册内目录 36 册内照片目录为选择性目录。其组成项目是:照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。册内目录的条目应按照片号排序。册内目录位于册内最前面。册内照片目录参考示例参见附录E。 6 照片档案的保管 6.1 包装物与装具 6.1.1 底片袋 底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸制材料制作～其PH值应在7.2，9.5之间～α,纤维素含量应高于87,。 底片袋应使用中性胶粘剂～接缝应在袋边。 6.1.2 底片册、照片册 底片册、照片册所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作～其PH值应在7.2，9.5之间～化学性能稳定～且不易产生碎屑或脱落的纤维。 6.1.3 贮存柜架 底片、照片应在能关闭的装具中保存～如存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。 贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料～避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀～还可能挥发出某些有害气体～促使底片、照片老化或褪色。贮存柜架的喷涂用料应稳定耐用～且对贮存的底片、照片无有害影响。 对贮存柜架进行排列时～应保证空气能在其内部循环流通。 6.2 温度、湿度要求 6.2.1 推荐的存贮最高温度和相对湿度见表1。 37 6.2.2 底片、照片应恒温、恒湿保存。长期贮存环境～24小时内温度的周期变化不应大于?2?～相对湿度变化不应大于?5,。中期贮存环境～24小时内温度的周期变化不应大于?5?～相对湿度变化不应大于?10,。 6.2.3 所推荐的湿度、湿度条件～应在各单独的贮存器具内或整个贮存室内加以保证。 6.2.4 底片、照片贮存的温、湿度与提供利用房门的温、湿度若存在较大差别～应设缓冲间～在其提供利用前应在缓冲间过渡几小时。 表1 推荐的存贮最高温度和相对湿度 类型 中期贮存 长期贮存 最高温度 相对湿度 最高温度 相对湿度 21 20，30 黑白底片 25 20，50 15 20，40 10 20，50 2 20，30 彩色底片 25 20，50 ,3 20，40 ,10 20，50 黑白照片 25 20，50 18 30，50 彩色照片 25 20，50 2 30，40 注1:中期贮存是指胶片、照片在表中规定的温、湿度条件下至少能保存10年。 长期贮存是指胶片、照片在表中规定的温、温度条件下至少能保存 38 100年。 注2:推荐值内较低温度、湿度环境～更能延长胶片、照片的寿命。 6.3 空气调节和净化要求 6.3.1 空气调节要求 6.3.1.1 为保证存库的温、湿度条件～应配备独立的空气调节系统。 6.3.1.2 贮存库的气压应保持正压状态～以防止外界空气渗入。 6.3.1.3 去湿应选用恒湿控制的自动制冷型除湿机～加湿应选用可控式加湿机～不应使用水盆或饱和化学溶液～以免导致湿度过高。 6.3.2 空气净化要求 6.3.2.1 进入贮存室或贮存柜的空气应首先经过机械过滤器过滤～以免空气中的固体颗粒擦伤胶片或与胶片起反应。过滤器宜采用干介质型～应不可燃～其捕捉率不应低于85,。 6.3.2.2 应使用洗涤或吸收等空气净化装臵,去除空气中的二氧化硫、硫化氢、过氧化物、臭氧、酸性雾气、氨和氧化氮等气体杂质。 6.3.2.3 油漆的挥发气体是一种氧化污染源～应控制使用。若贮存环境新刷油漆～应在三个月后投入使用。对其他存有污染源的新贮存环境～亦应搁臵一段时期后再投入使用。 6.3.2.4 硝酸片基胶片会释放出有害气体～因此～不应与其他胶片同处存放～也不应与其他胶片使用同一通风系统。 6.4 库房有关要求 库房条件和防火、防火、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求～应符合JGJ 25的规定。 39 6.5 保管要求和措施 6.5.1 贮存库房应保持整齐、清洁～应有严格的使用和存放规则。 6.5.2 照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理～防止受污染的照片、底片入库。 6.5.3 接触底片的人员应戴洁净的棉薄手套～轻拿底片的边缘。 6.5.4 底片册、照片册应立放～不应堆积平放～以免堆在下面的底片、照片受压后造成粘连。 6.5.5 珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝～异地保存。拷贝片提供利用～以便更好地保存母片。 6.5.6 每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查～不超过五年进行一次全面检查。若温、湿度出现严重波动～应缩短检查的门隔期。检查中应密切注意底片、照片的变化情况,卷曲、变形、变脆、粘连、破损、霉斑、褪色等,～亦应注意包装材料的变质问题～并做好检查记录。若发现问题～应查明原因～及时采取补救措施。 40 关于印发《塔城地区家庭档案管理办法》的通知 各县,市,档案局,馆,～文明办、妇联、民政局: 近年来～我区经济建设及各项事业取得了巨大成就～社会面貌发生了深刻变化。作为记录和反映这一辉煌历程的档案事业～也得到了长足发展～在经济社会发展中发挥了应有的作用。档案走进家庭～是近年来随着经济发展和社会进步兴起的一项社会性档案工作～开展家庭建档工作是档案工作服务民生、服务人民群众的一个重要方面。 家庭档案～是家庭成员在家庭生活和社会生活中形成的归属个人的保存备查的历史记录～建立家庭档案有利于家庭权益的维护和家庭事物的管理～有利于家庭矛盾的化解和家庭文化品味的提高～有利于家庭经济的发展和家庭成员的健康～也有利于家庭史料的积累。 根据自治区档案局、文明办、妇联和民政厅《关于开展家庭建档活动的意见》,新档发[2008]6号,文件精神,为了规范家庭档案管理～塔城地区档案局、文明办、妇联和民政局联合制定了《塔城地区家庭档案管理办法》～现印发给你们。 各县,市,档案局,馆,要组织档案工作人员认真学习《办法》～掌握家庭档案管理的基本内容、基本技能～开展家庭建档的指导、咨询等服务,各有关部门要结合部门工作实际～宣传建立家庭档案的作用～倡导家庭建立档案～推进家庭建档工作～为地区精神文明建设做出积极的贡献。 塔城地区档案局 塔城地区文明办 塔城地区妇 联 塔城地区民政局 二ΟΟ八年十一月二十四日 41 塔城地区家庭档案管理办法 第一条 为了充分发挥档案的服务功能～提高家庭管理效率～规范家庭档案管理～使家庭成员成长发展的历史过程较完整地记录和保存下来～为家庭积累更多宝贵的历史文化财富～并使之在家庭精神文明和物质文明建设中发挥积极的作用 ～依据《中华人民共和国档案法》、《自治区实施<中人民共和国档案法>办法》及有关法规～制定本办法。 第二条 家庭档案是指过去和现在家庭及家庭成员在家庭生活和社会活动中直接形成的对家庭具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条 家庭档案是维护家庭及家庭成员合法权益～反映家庭历史真实面貌的重要依据～应当集中存放～科学管理。 第四条 家庭档案材料的收集～是把散存在家庭成员手中及其他有关方面具有保存价值的档案材料相对集中的过程。收集应遵循家庭档案的自然形成规律～保证家庭档案的完整、准确。各个家庭应当根据实际～确定自己家庭档案的收集范围。 家庭档案材料的收集范围主要有: ,一,户籍房地产理财材料:户口簿、房产买卖合同协议、产权证、土地使用证、存折、债券、合同、协议以及经济和交易往来文书～财产捐赠、分割的遗书、遗嘱以及公证书等。 ,二,胎幼档案材料:孕育、生育、成长和保健的记录、出生证、独生子女证、纪念物品、音像、照片等材料。 ,三,教育培训职务,称,档案材料:入学通知书～典型的学习课本、作业、成绩单、升学考试材料～学生证、毕业证、培训证、资格证、聘任书、任命书等证件材料～学校生活的音像、照片等～学习日记、师生往来信函、毕业纪念及同学互赠材料和其他教育材料。 ,四,婚姻档案材料:恋爱书信、照片～结婚证书、婚礼和金婚、 42 银婚等声像材料。 ,五,工作就业档案材料:工作简历、择业材料、工作日记、工作总结、往来书信和大事要事记录等～加入党,团,组织和团体的申请书、党,团,证及参加活动的记录～发表的 论文 政研论文下载论文大学下载论文大学下载关于长拳的论文浙大论文封面下载 及剪报、著作手稿、出版物等材料～种植养殖和承包经营材料～工作照片及音像材料。 ,六,荣誉奖励材料:表彰奖励文件、获奖证书等材料。 ,七,凭证票据档案材料:理财记录、购物发票～家庭日常支出收据,水电取暖费、物业、通讯费等,以及装璜、维修等票据。 ,八,保险材料:投保单和投保、受益情况记录 ,九,医疗保健档案材料:医保卡、化验单、病历、诊断书、身体检查等材料～家族病史记录等材料。 ,十,家电说明材料:家用电器等用品的说明书、保修单、合格证和维修记录等材料。 ,十一,逝世档案材料:死亡证明、生平简介、遗照、殡葬活动形成的材料。 ,十二,家史档案材料:家族谱牒、渊源、纪事、人物传记和简介、家族系统图～家庭成员有纪念意义活动的照片、音像等～家庭大事记、家庭成员基本情况记录～旁系亲属简况等材料。 ,十三,收藏档案材料:具有纪念意义、观赏价值和文物价值的物品～集邮册～钱币,旅游门票和景点介绍～字画、善本书籍等。 第五条 家庭档案的整理～是将处于零散状态的家庭档案材料进行分类归档～并对家庭档案进行排列和编号～使之有序化的过程。 第六条 家庭档案的整理采取“件”级整理法～以件为 单位按类别分别放入家庭档案盒内。家庭档案盒采用现行文书档案盒～背脊需填写盒号、档案类别等内容～在机构,问题,栏中填写家庭档案类别。 第七条 家庭档案的基本分类方法: ,一,按家庭档案所反映的内容可分为综合类、户籍房地产理财类、胎幼类、教育培训职务,称,类、婚姻类、工作就业类、荣誉奖 43 励类、保险类、医疗保健类、家电说明类、凭证票据类、逝世类、家史类、收藏类、声像类等。适宜于家庭档案数量较多的情况。 ,二,按家庭档案的形式可分为综合类、证书类、书信类、票据类、手稿类、字画类、病历类、照片类、录音带类、录像带类、光盘类等。适宜于家庭档案数量较多的情况。 ,三,按家庭成员分类～家庭中有多少位成员就设多少类～外加综合类。适宜于家庭档案数量较少的情况。 第八条 各家庭还可根据本家庭档案材料的实际情况 灵活选择或自定适合自身特点的分类方法。 第九条 家庭档案的排列、编号、编目: 家庭档案应将同类档案排列在一起。同一类别内的家庭档案一般按形成的时间顺序进行排列。为固定家庭档案材料的位臵～便于查找和利用～每份材料编制一个件号～同一类别内档案材料按时间顺序分别编制件号。以后逐年接上年度流水编号。 每一类别家庭档案分别编制目录～家庭档案目录的项目内容包括:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等 (附件2)。按类内档案材料排列顺序逐件编制～填写后盒内一份～单独存放一份,并填写家庭档案目录封面(附件1)。 第十条 同一类别档案应装入一盒内～数量较多可分装几盒～但要排列在一起。家庭档案数量较少的可将几类分装档案袋后同装一盒。家庭档案盒可按类别顺序排列～并按类别顺序编制盒号。 第十一条 保管家庭档案时要注意防火、防潮、防虫、防光、防尘。保密、隐私、贵重的家庭档案可单独存放。 第十二条 家庭档案所有者可以自愿向国家档案馆捐赠其家庭档案。家庭档案捐赠档案馆后～家庭档案所有者对其家庭档案享有优先利用权～并可对其家庭档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。 第十三条 家庭档案的所有者有权公布所有权内的家庭档案～但必须遵守国家有关规定～不得损害国家安全和利益～不得侵犯他人的 44 合法权益。 第十四条 对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的家庭档案～向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的～应当经县级以上人民政府档案行政管理部门批准～严禁倒卖牟利～严禁卖给或者赠送给外国人。 第十五条 本办法适用于塔城地区行政区域内家庭档案的管理～由塔城地区档案局负责解释。 第十六条 本办法自2008年12月1日起施行。 45 附件1 家 庭 档 案 目 录 户主 类别 盒号 46 附件2 家 庭 档 案 目 录 序 日 页 备 责任者 文 号 题 名 号 期 号 注 塔城地区档案局监制 47 机关档案工作业务建设规范 (国档发[1987]27号) 1.引言 1.1 为了加强机关档案工作的业务建设～逐步实现机关档案工作规范化～不断提高科学管理水平～有效地为机关工作服务和为国家积累档案史料～根据《中华人民共和国档案法》等有关规定～制定本规范。 1.2 本规范适用各级党、政机关、人民团体,以下统称机关,的档案工作。 2. 机关档案工作的基本任务 2.1 对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。 2.2 集中统一管理机关各种门类和载体的档案～积极提供利用～为机关各项工作服务。 2.3 在统一领导、分级管理的原则下～各专业主管机关对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导。 2.4 按规定向档案馆移交应进馆的档案。 2.5 办理领导交办的其它有关的档案业务工作。 3. 档案的接收 3.1 接收范围 3.1.1 在机关工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案～具体接 48 收范围按《机关文件材料归档和不归档的范围》和其它档案管理办法的有关规定执行, 3.1.2 与机关业务工作有关的资料, 3.1.3 代管和本机关有关的撤销与合并机关的全部档案。 3.2 案卷质量要求 3.2.1 案卷质量总的要求是:遵循文件材料的形成规律和特点～保持文件之间的有机联系～区别不同价值～便于保管和利用。具体应做到下述几点: 3.2.2 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3.2.3 在归档的文件材料中～应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件～分别立在一起～不得分开,文电应合一立卷。 3.2.4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷～但跨年度的请示与批复～放在复文年立卷,没有复文的～放在请示年立卷,跨年度的规划放在针对的第一年立卷,跨年度的总结放在针对的最后一年立卷,跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷,非诉讼案件放在结案年立卷,其它文件材料的立卷应按有关规定执行。 3.2.5 卷内文件材料应区别不同情况进行排列～密不可分的文件材料应依序排列在一起～即批复在前～请示在后,正件在前～附件在后,印件在前～定稿在后,重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后,非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前～依据材料等在后,其它文件材料依其形成规律或特点～按有关规定排列。 49 3.2.6 卷内文件材料应按排列顺序～依次编写页号或件号。装订的案卷～应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号,不装订的案卷～应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章～并逐件编件号,图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。 3.2.7 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录～对文件材料的题名不要随意更改和简化,没有题名应拟写题名～有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写,没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚～填入有关项内,会议记录应填写每次会议的时间和主要内容,填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。 3.2.8 声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 3.2.9 有关卷内文件材料的情况说明～都应逐项填写在备考表内～若无情况可说明～也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应臵卷尾。 3.2.10 案卷封皮～应逐项按规定填写清楚～案卷题名要简明～确切地反映卷内文件材料内容～一般包括责任者、内容和名称等～体式一致～文字简练～使用简称应通用易懂～并用毛笔或钢笔书写～字迹要工整～清晰。 3.2.11 卷内文件材料要去掉金属物～对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱～字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应采用三孔一线的方法装订,不装订的案卷～卷中的文件应逐件用细线装订。 3.2.12 文书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式按 50 《文书档案案卷格式》执行。其它门类和载体的档案案卷格式应按有关规定执行。 3.3 接收时间～文书档案在次年六月底以前接收完毕～其它门类和载体的档案的接收～应按有关规定执行。 3.4 用于档案管理工作的各种图表的外型尺寸和用纸应统一:案卷目录封面采用长×宽为300mmx220mm规格、漆皮或塑料面夹板纸,见图一～略,。案卷目录、案卷接收,移交,登记簿、档案借阅登记簿、档案利用效果登记簿,表～略,、档案销毁清册均采用297mmx210mm或260mm×185mm,A4或B5,规格的办公标准用纸,见图二至六～略,～机关、团体档案工作统计年报采用360mm×260mm的办公用纸,见图七、八～略,。 4. 档案的整理 4.1 一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。 4.1.1 新成立的机关～一个机关分为两个以上的机关～几个机关合并为一个机关～都应分别建立新的全宗。 4.1.2 机关改变领导关系、名称～但其工作性质和业务范围未发生变化～仍接续原来的全宗。 4.1.3 机关的内部机构一般不建立单独全宗。 4.1.4 临时机构一般不建立单独全宗～其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理。但属于党委、政府直接领导～执行全局性的任务～为期比较长的～应建立单独全宗。 4.2 机关档案～应按照其内容和载体的不同～制定统一的分类方案。 51 分类应保持前后一致～不能随意变动。 4.2.1 分类一般应采用年度--组织机构,或问题,进行分类。 4.2.2 不能采用年度--组织机构,或问题,进行分类时～可按国家档案局和有关专业主管机关共同制定的分类方案进行分类。 4.3 案卷的排列～应以全宗为单位～按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。案卷排列方法应统一～前后保持一致～不可任意改动。 4.4 按照案卷的排列顺序编制卷号～以固定案卷位臵。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。 4.5 案卷目录应区别不同保管期限～分年度或混年编制目录号～在一个全宗内～案卷目录号不得重复。 5. 档案的保管 5.1 机关应根据保存档案资料的数量～设臵必需的档案专用库房和柜架,新建单位或新建办公用房～应把档案部门的用房列入基建计划。库房要坚固～并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。 5.2 机关档案部门应根据工作需要增臵温湿计、复印机、收录机、照像机、去湿机、吸尘器、空调设备和电子计算机等。 5.3 对声像档案的保管～应按《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》中的有关条款执行。 5.4 案卷多柜存放的应绘制案卷存放的示意图。 5.5 机关都应建立全宗卷～以积累存储本机关案卷的立卷说明～分类方案～鉴定报告～交接凭证～销毁清册～检查记录～全宗介绍等材料。 52 5.6 机关档案部门应定期组织人员对档案保管的状况进行全面检查～并作记录～发现问题要及时向分管领导汇报～采取积极有效措施～保护档案的安全。如遇特殊情况应及时检查～发现问题要及时解决。 5.7 机关档案管理现代化应纳入机关办公自动化系统～同步发展～以提高科学管理水平和服务效率。 6. 档案的利用 6.1 机关档案人员要熟悉所藏档案的情况～主动了解机关各项工作对利用档案的需要～积极做好提供利用工作。 6.2 机关档案部门必须编制《案卷目录》～井根据利用工作的需要编制档案著录卡片或专题文件目录,卡片,等。著录标准按国家标准3792〃5，85《档案著录规则》执行。 6.3 机关档案部门应开展档案史料的编研工作～积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等。 6.4 凡利用者都应按规定办理利用手续～并填写《档案借阅登记簿》。 6.4.1 档案部门在向利用者提供档案的同时～应根据需要附一张《档案利用效果登记表》～利用工作结束后～由利用者如实填写～及时交档案部门存查。 7. 档案的统计 7.1 机关档案部门应按规定填写档案收进和移出登记簿。 7.2 准确编制档案工作情况统计年报～及时上报有关部门。 8. 档案的鉴定和移交 8.1 各机关根据国家有关档案保管期限的规定～制定本机关的保管期 53 限表～定期对档案进行鉴定～准确地判定档案的存毁。 8.2 档案的鉴定工作～应在机关分管负责人的领导下～由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组～按规定进行。 8.3 销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见～登记造册～经机关分管负责人批准后～由二人在指定地点监销～并在销毁清册上签字。情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。 8.4 各机关向档案馆移交档案的范围和年限～按国家关于档案馆接收范围的有关规定执行。 8.5 各专业主管机关设立的部门档案馆～其档案的移交～按国家关于档案馆设臵的有关规定执行。 8.6 重要的设备档案和基建档案应由使用设备和建筑物的机关档案部门保存复制件～将原件向档案馆移交。 8.7 机关档案人员调动工作时～必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。 9. 档案的 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 9.1 立卷归档制度～主要包括归档范围、归档时间和归档要求。 9.2 档案保管制度～主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。 9.3 档案保密制度～主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。 9.4 档案利用制度～主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。 9.5 机关档案人员岗位责任制～主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。 10. 档案的业务监督和指导工作 54 10.1 传达贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策、法规和档案行政管理部门的规定、办法等。 10.2 制定本机关、本系统和所属单位档案工作计划、管理办法、规定。 10.3 根据本专业的体制对所属单位和本专业的档案工作实行监督和指导。 10.4 对本机关、所属单位和本专业的档案人员进行专业培训。 11. 附则 11.1 各民主党派机关档案工作业务建设规范～可参照本规范执行。 11.2 中国人民解放军档案工作业务建设规范～可参照本规范自行制定～报国家档案局备案。 11.3 各级事业单位的档案工作业务建设规范～可参照本规范执行。 11.4 本规范自公布之日起执行。 55 56