管理沟通的十大原则
1、管理沟通的公开性原则
管理沟通的公开性原则,是指在同一个企业管理沟通过程中、管理沟通的方式、方法和渠道及其沟通的内容要求必须公开。即应当对参与沟通的个人和团队、部门都全面公开。
公开性指的不是企业的所有信息都应该公开,而是指管理沟通的
规则
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、方式、方法、渠道、内容要求必须公开,没有公开的管理沟通规则,正确的沟通行为过程就会失去方向和指引.
2、管理沟通的简捷性原则
管理沟通的简捷性原则是指:
①沟通的具体方式、方法
设计
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应当尽量简单明了,以便于所有沟通成员掌握和运用。这一层意思的简捷性,主要指的是具体的沟通方式、方法简捷性。
②管理沟通应当采用最短沟通渠道或路径进行沟通。渠道简捷性的目的在于提高信息传递速度,通过减少渠道环节降低信息损耗或变形的可能性。
管理沟通的简捷性也包括沟通内容的编码简捷性及解码简捷性,防止将简单的管理信息人为地复杂化,致使沟通双方无法准确互相理解。总之、管理沟通的简捷性要求体现在管理沟通的各个方面,即体现在管理沟通的整个沟通模式里面。因此、管理沟通的简捷性应该是企业管理沟通总体模式的简捷性。
3、管理沟通的明确性原则
管理沟通的明确性是指管理沟通在公开性的基础上,必须将沟通的各项事宜,如渠道的结构、沟通的时间要求、地点要求、内容要求、频率要求等等,进行明确、清晰的告示,要尽量避免含糊不清。其目的在于使全体沟通成员准确理解企业所期望的管理沟通要求,明白他们在沟通中所担当的角色,即他们所应当履行的沟通职责和义务,从而最大限度地排除沟通成员对沟通要求的模糊和误解,保证管理沟通能够顺畅高效地进行,顺利达到管理沟通的预期目标。
明确性原则要求企业管理者与被管理者修炼和提高准确分辨、总结、
表
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达、传递管理信息的能力。管理信息的沟通尽量做到言简意赅,深入浅出,便于信息接受者准确把握自己所传递信息的真实内在意义。
4、管理沟通的适度性原则
管理沟通的适度性原则,是指管理沟通的渠道设置及沟通频率不能太多,也不能太少;而应当根据企业具体业务与管理的需要,适度适当,以能达到管理目的为基准。
5、管理沟通的针对性原则
管理沟通的针对性原则是指,所有管理沟通的活动与过程设计,都是为了解决企业管理中的某些具体问题,支持、维护企业正常高效运行而设置,每一项管理沟通活动都有其明确合理的针对性。
设置企业管理沟通模式时,必须充分考虑到具体企业的实际情况;所设置和采用的管理沟通模式,必须切合该企业的管理实际需要,企业管理沟通模式的设置必须有针对性。
具体到企业管理沟通模式里面的具体沟通渠道、方式、内容等等的设计,也必须具有明确的针对性。即必须考虑到企业设计这一沟通渠道、沟通内容的目的是什么,是为了完成企业管理中的哪项工作,达到哪个目的。
6、管理沟通的同步性原则
管理沟通的同步性原则是指,在管理沟通过程中,沟通的双方或多方应当全部进入沟通系统和沟通角色,沟通必须是双向的交流过程,而不应当是单向或其中一方信息处于封闭或半封闭状态。也就是说,成功的管理沟通必须是在沟通主体之间互动的,双方处于平等交流地位的沟通。即双方均应当对沟通同时具有适当、及时、同步的反应:互相理解,充分把握住了对方所传达信息的意义。
管理沟通的同步性并不纯粹或主要指沟通在时间上的同步性,而是指管理沟通的双方或多方应该适时进入角色,相互进行信息传送与反馈,强调的是其行为过程的互动性和沟通角色的同步性
7、管理沟通的完整性原则
管理沟通的完整性原则强调的是管理沟通过程的完整无缺。企业在设置管理沟通模式时,必须注意使每一个管理沟通行为过程均要素齐全,环节齐全,尤其是不能缺少必要的反馈过程。
在企业管理实践中、管理沟通会出现一些不完整情形:
①没有信息发送者,或信息发送者不明;
②没有传递的沟通渠道,信息发送者不知道有什么渠道可以向接受者发送信息;
③接受者不明,到底信息应该发给谁,没有明确方向;
④有渠道,有发送者,有接受者,但没有设定具体沟通方式,如本来应该通过电话沟通的,他却采用信件沟通,原因是企业没有规定他打个电话就行了;
⑤其它一些情形。
管理沟通过程不完整,如缺乏反馈,就会使原本设想得很好的管理沟通受阻,对企业管理和管理沟通不利。
8、管理沟通的连续性原则
管理沟通的连续性原则是指,大多数管理沟通行为过程,尤其是例行日常管理沟通活动,并非一次沟通就可以一劳永逸地完成沟通工作任务,而是要通过反反复复多次的沟通,才能较好地履行和完成管理沟通的工作职责。连续性是企业管理工作本身所具有的客观属性,作为管理的信息化表现、管理沟通自然也具有这一客观属性。
连续性原则要求企业在进行管理沟通时注意以下三大方面:
①管理沟通在时间上的连续性;
②管理沟通在方式、方法、渠道等,即沟通模式上的连续性;
③沟通内容上的连续性。
9、管理沟通的效率性原则
管理沟通的效率体现在沟通的各个要素与环节。
所有管理沟通过程的要素与环节的效率,最后都反映到整个沟通活动上来,构成了企业进行管理沟通活动的总体效率。
10、管理沟通的效益性原则
管理沟通是需要成本的,管理沟通也是能产生或增减企业产出的。既然管理沟通有成本有产出,自然也就应该衡量其效益--管理沟通的产出与成本的比例关系。
管理沟通的方法
一)多种多样的沟通方法
沟通中的方法是多种多样的。沟通的方法运用要随机制宜,因人而定。
1、发布指示
(1)指示的含义
指示作为一个领导的方法,可理解为是上级的指令,具有强制性。它要求在一定的环境下执行任务或停止工作,并使指示内容和实现组织目标密切关联,以及明确上下级之间的关系是直线指挥的关系
(2)指示的方法
管理中对指示的方法应考虑下列问题:
①一般的或具体的
取决于主管人员根据其对周围环境的预见能力以及下级的响应程度。对情况熟悉的管理人员应采用具体的指示,对环境不可预见情况多采用一般的指示形式。
②
书
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面的或口头的
应考虑的问题是:上下级之间关系的持久性、信任程度,以及避免指示的重复等。
③正式和非正式的
正确采用非正式的方式来启发下级,用正式的书面或口述的方式来命令下级。
2、会议
制度
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采取开会的方法,是提供交流的场所的机会。
(1)会议的作用:
①会议中的信息交流能在人们的心理上产生影响。
②会议可集思广益。
③会议可使人们了解共同目标,自己的工作与他人工作的关系,使之更好地选择自己的工作目标,明确自己怎样为组织做出贡献。
④通过会议,可以对每一位与会者产生一种约束力。
⑤通过会议,能发现人们所未注意到的问题,而认真地考虑和研究。
(2)会议的种类
主要有工作汇报会、专题讨论台、员工座谈会等。
3、个别交谈
个别交谈就是指领导者用正式或非正式的形式,在组织内外,同下属或同级人员进行个别交谈,征询谈话对象对组织中存在问题和缺陷提出他自己的看法,对别人或对别的上级,包括对主管人员自己的意见。
4 企业内部沟通的其他方法
1)企业内部刊物2)墙报3)员工手册4)意见箱5)宣传资料6)标语和公告7)调查问卷
8)声像媒介9)陈列和展览10)健全的内部沟通制度
☆职工建议制度 ☆厂长经理接待来访制度 ☆例会制度
5、沟通中两种不同的提问方式
⑴ 封闭式问题:
--会议开得好吗?
--你喜欢你的工作吗?
--你还有问题吗?
--你和谁一起工作?
⑵ 开放式问题:
--会议上是如何讨论那些议题的?
--你喜欢这项工作的那些方面?
--你到底遇到什么问题?
--你的老板怎样?
★“过去的领导懂得如何去说,未来的领导懂得如何去问。”--彼得?杜拉克
6、使用恰当的语词:
⑴ 慎用具有刺激性的语言;
⑵ 慎用具有明显人格不平等词汇;
⑶ 用征求意见的态度表达批评与指责。
7、克服不良的口头禅
“你懂吗?”(轻视);
“你必須……”(教训);
“你真笨……”(标笺);
“你的毛病是……”(诊断);
“是的,但是……”(转折);
“你从不/你总是……”(片面);
“老实对你说/说实话……”(直接);
“别激动/请保持理智……”(主观);
“你最好照我的話去做……”(强迫);
“我不希望再听(看)到……”(自我)。
“如果你……,我将(如何处罚)……”(威胁);