咸阳市中心医院综合档案室建设方案 (1)

咸阳市中心医院综合档案室建设 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 1、概念医院综合档案是指医院在发展过程中各职能部门及临床各科室在其职能和业务活动中所形成、积累和归档保存的各门类和载体档案信息的总称。包括所有的文书档案、会计档案、科研档案、教学档案、设备档案、基建档案、荣誉实物档案、声像档案、照片档案等在内的各类档案。二、具体实施办法基础设施（参照国家标准档案室标准建设）1、库房阅览室、办公室三分开。2、满足管理需要，预留空间（15年左右）3、档案库房要达到八方要求：4、各种配套设施，即：计算机、空调、密集架、去湿机、防磁柜、温湿度计、加湿器，人员配置及组织机构设综合档案室，可为院办的二级科室。配备专职档案管理人员1名。各科室配备兼职档案工作人员。主要职责：  制定本院档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全院各类档案及有关资料，培训全院专、兼职档案。信息化配套设施充分发挥信息技术优势，对医院电子记录的各类信息进行分类管理并加以综合利用，便于调阅和获取有价值的信息，使医院综合档案价值得到最大化利用，职能部门和临床一线科室散落有许多重要珍贵的文件资料，给医院管理工作带来诸多不利。对医院综合档案进行信息化管理，1、设备包括计算机、打印机、扫描仪、数码摄像机、复印机2、软件配备除了包括常规的操作系统、各种语言处理系统和应用软件等,最重要的是结合医院室藏档案的特点定制一套实用的档案管理系统。人员保障档案的数字化工作需要大量的人力物力的投入准备,档案管理人员必须在具有专业的档案工作知识的基础上,努力掌握计算机技术、信息管理技术、网络技术及多媒体技术,改善知识结构,为医院数字化档案的发展奠定坚实的基础。制度保障为使数字化档医院综合档案室的数字化建设组织实施档案的信息化建设，负责电子文件归档和电子档案的规范化管理；编制检索工具、编研档案史料和参考资料，多形式深层次开发档案信息资源；明确档案工作 岗位职责 总经理岗位职责总经理安全岗位职责工厂保安人员的岗位职责工厂财务部岗位职责工程测量员岗位职责 ，对全校专（兼）职工作人员和有关业务人员进行档案业务培训；统一管理本校各部门的档案工作，根据国家有关规定和标准确定本校档案工作的归档范围、分类标准、保管期限和整理规则，负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管、开放和利用全校综合性档案及有关资料；组织实施档案的信息化建设，负责电子文件归档和电子档案的规范化管理；编制检索工具、编研档案史料和参考资料，多形式深层次开发档案信息资源；明确档案工作岗位职责，3、实施方案参照第一阶段（2月上旬～5月底）：动员准备阶段。制定我局档案工作争创省二级目标管理实施方案；调整充实我局档案管理工作领导小组；召开有关人员会议，部署档案目标管理认定工作。组织小组成员认真学习《中华人民共和国档案法》等文件，组织到兄弟单位参观学习，提高对档案管理升级工作重要性的认识。同时邀请市档案局指导科老师来我局讲授有关档案业务知识，对我局档案达标工作进行指导，发现不足和需要改进的地方，及早准备，制定整改完善措施。第二阶段（6月上旬～9月底）：收集整理阶段。根据档案类别，实行分块操作。1.文书档案。由局综合档案室负责，各部门按照要求将本科室业务工作中形成的材料收集整理移交局综合档案室，移交时间不得超过2011年5月底。2.综合材料3.会计档案。由局财务科负责，截止2009年的财务档案及各年年报电子版，2011年9月底前整理完毕，编制电子案卷目录交档案室。4.科技类档案。由工程科、档案室负责工程档案的归档和数字化备份。2011年9月底前交档案室。5.声像、实物档案。由各科室、档案室共同负责，各科室负责整理好本科室的声像档案，编目，填写说明。实物档案统一移交档案室，2011年9月底前完成收集整理。因档案工作繁琐，信息录入量较大，决定采取集中整理和分散录入相结合的方式，各科室要尽力配合，工作分配量化到人，保证按时保质保量地完成工作任务。第三阶段（10月上旬～10月底）：自检补差阶段。我局档案管理领导小组根据《省机关档案工作目标管理审计认定自检评分表》进行自检打分，对自检中存在的问题进行认真补课。邀请市档案局到我局指导档案工作，进行预检，并根据提出的意见及时落实整改。办公室负责自检工作安排及有关材料的准备。第四阶段（11月上旬）：申报验收阶段。1.申报。按照省二级标准，组织撰写申报省二级档案管理的申请报告、自检报告（主要包括我局概况，开展档案工作目标管理的措施及自我评价等）、我局档案工作基本情况登记表、自我检查评分表。2.验收。根据预检中发现的不足，限期落实整改，在各项工作准备就绪后，最终接受市档案局的考核验收。力争在2011年11月底前达标。五、工作要求（一）档案目标管理认定工作涉及到我局各科室，仅靠个别科室和档案员是难以完成的，各科室必须充分认识这次档案升级工作的重要性，充分发扬团结协作的精神，在人员安排、时间安排、经费投入全力支持下，做到互帮互助，争取高标准、高质量地完成我局档案争创省二级目标任务。（二）解决档案库房防磁柜、阅览室等硬件问题，确保档案库房安全牢固，库房严格按照“九防”要求，切实做好防光、防潮、防滋、防蛀、防尘、防水、防盗、防高温、防污染工作，配齐防磁柜、温湿度自动记录仪等必要硬件设备，确保档案安全无损。根据我局档案整理进度，对所需要硬件设施的配置及费用支出，由档案室提出意见报我局领导审定予以安排，为档案升级达标工作如期完成提供后勤保障。（三）我局档案目标管理争创省二级标准的实施，工作任务重，时间紧，要求高，标准严，同时也为我们提供了一个迎接挑战、提高进步的难得机遇。各科室人员都要积极参与，充分发挥各自潜能，尽心竭力协助档案员做好档案升级工作，确保顺利实现创建任务。 吉林医药学院综合档案室业务建设规范 一、             引言为了加强学院档案部门的业务建设，做到门类齐全，结构合理，管理科学，有效服务，必须实行目标管理，使档案工作各个环节规范化，提高管理水平，更有效的保护及利用档案，为学院和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和教育部《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规和规章制度制定本规范。二、             学院档案工作的基本原则（一）      学院在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属学院档案。（二）      学院档案工作是办好学院的重要基础工作之一，也是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作应是学院评估的重要内容之一。（三）      学院档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。（四）      学院严格实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”“四同步”；纳入学院计划和规划，纳入 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 ，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。（五）      学院应有一位院领导分管档案工作，各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专、兼职档案干部承办。（六）      学院要把档案工作列入学院计划，在人员、经费、库房、设备各方面给与保证。（七）      学院档案工作要努力从经验管理转向科学管理，逐步采用先进技术，大力开发档案信息资源，满足学院和社会的需要。三、             学院档案部门的任务（一）      贯彻执行国家有关档案工作的政策、法规，规划全院档案工作。（二）      制定本院档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。（三）      负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全院各类档案及有关资料。（四）      开展档案的开放和利用工作。（五）      参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。（六）      参加档案工作协作、学术研究和交流活动。（七）      培训全院专、兼职档案工作人员。（八）      开展档案宣传工作和利用者教育活动。 3根据档案管理要求，制定并完善了《专、兼职档案人员岗位责任制》、《文件材料归档制度》《档案保管制度》《档案查借阅制度》等各项档案工作制度。 4、各门类档案分类、编写方法。大体分为5大门类即文书档案、科技档案、声像档案、会计档案、学籍档案。文书档案 案箱，并备有灭火器、温（湿）度计、防虫药品；库房装置保险锁，透气窗经过处理防止阳光直射，基本建设到规范要求。 2、在市档案局的指导下，随着校园计算机网络的建成，实现档案管理电脑化。配置了电脑和复印机、档案实行软件目录索引检索查询，并增置去湿机一台。 （三）业务建设 1、编制了业务规范管理办法。制定了本机关《档案分类纲目》、《档案分类编号方法》、《文件材料归档范围和档案保管期限表》，档案资料管理力争做到收集齐全、分类科学、编号合理、确定保管期限规范化。 2、根据国家档案局的有关要求，采用统一的专用标准要求组卷，组卷合理规范，并参照《大中专学校档案分类标准》进行规范编目，排架较合理。 3、建立档案室基本情况统计台帐，定期对档案情况进行检查，发现问题及时处理；同时认真做好利用效果登记、档案借阅手续、档案移交手续、档案的鉴定销毁等工作。 4、各门类档案分类、编写方法。档案大体分为5大门类。①文书档案按目录号、归档号、案卷号进行编号。②科技档案分别以J、S、KY字母代替。③声像档案先按问题分类，再编流水号。④会计档案按年度、保管期限、类别编会计案卷号。⑤学籍档案分别以XJ.1、XJ.2编号。 （四）开发利用 1、整理设置全引目录案卷目录，卷内文书目录完整规范，查阅档案方便及时，基本能满足利用者的需要，随着校园网络的建立，将逐步完善电脑管理，更好地为利用者服务。 2、建立全宗卷，编写《全宗介绍》专题目录以及专题文件汇集；组织沿革、大事记汇编、泉州医学高等专科学校历年办班情况汇编，泉州医学高等专科学校教师论文情况汇编，泉州医学高等专科学校人事任免、职称汇编，泉州医学高等专科学校历年计划总结汇编等，积累了一定资料。 （五）存在问题 1、前期档案较少。由于历史原因，如学校停办等，加上无专人负责档案工作，前期档案现存较少。 2、无专类人事档案。因我校以前无人事处，无人事档案备份，现有材料归文书档案人事类，今后要注意对人事档案材料备份存档。陕西省归档文件整理实施细则      第一条为适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，依据中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》，结合我省的实际情况，制订本细则。       第二条本细则适用于陕西省各级机关、团体、及其它社会组织在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料整理。并可供专业档案，（如诉讼、教学）等纸质载体档案的整理参照使用。        第三条本细则规定了归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等具体整理方法。       第四条归档文件的整理,是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。归档文件的整理单位是件。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件（定稿过厚的，也可单独为一件）；正文与附件为一件（附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件）；文件附有文件处理单、拟办单或领导批示的签批条的，应与文件同为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图表等可按其本来的装订方式，一册（本）为一件；来文与复文（指联系密切的来往性质的文件材料，如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等）可作为一件。       第五条归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。       第六条归档文件应齐全完整，已破损文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应采取字迹固定、恢复、复制等保护措施，超大纸张应按照标准折叠，文件修整应使用符合档案保护要求的材料并以最大限度保护文件的原貌。       第七条归档文件的装订，应以件为单位装订。（一）对于短期档案和已装订成册不便拆钉的刊物、书籍等，可以保持原貌，不再拆钉重装。（二）装订方式和用品应符合档案保护要求，对归档文件无损害，不影响档案的保存寿命。装订方式可采用线装、胶粘、不锈钢钉（夹）、燕尾夹、无酸纸封套等。（三）装订排序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字在后；中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，可放在文件之前作为首页。（四）装订位置：在文件的左侧或左上角。装订时应将文件的各页按一定的方式对齐，左侧装订时对齐左边、下侧，左上角装订时对齐左边、上侧。        第八条归档文件的分类，《规则》规定采用年度、保管期限、机构（问题）作为通用的分类方法。（一）按年度分类，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。（二）按保管期限分类，即根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。（三）机构分类，就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。（四）按问题分类，就是根据归档文件内容所涉及的不同的问题对归档文件进行分类。档案整理将几种分类方法结合使用，即采取年度、保管期限、机构（问题）三种分类方法，组合成复式分类法使用。《规则》不限定年度、保管期限、机构（问题）在组合复式分类法时的先后顺序，但规定年度、保管期限作为必选项，机构（问题）为选择项。基层单位或小机关，每年形成的文件数量少，或内部机构设置简单时，可以选择年度-保管期限或保管期限-年度两级分类；省级机关等大、中型单位，应采用年度、保管期限、机构（问题）三级分类。即年度-机构（问题）-保管期限或保管期限-年度-机构（问题）分类法进行分类。各单位档案室应在确定分类方法的基础上，编制切合实际的分类方案，并保持全宗内分类方法相对稳定。例：采用年度-机构-保管期限分类法时，分类方案为：1999年办公室永久、长期、短期业务处永久、长期、短期宣传处永久、长期、短期采用保管期限-年度-机构分类时分类方案为：永久1999年办公室业务处宣传处2000年办公室业务处宣传处长期1999年办公室业务处宣传处2000年办公室业务处宣传处短期1999年办公室业务处宣传处2000年办公室业务处宣传处       第九条归档文件的排列，是在分类方案的最低一级类目内，"遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系"，按事由结合时间、重要程度等排列。（一）事由可以是指一件具体的事，或是一个具体的问题，或一段较紧密工作的自然流程等。同一事由内的归档文件排列，按文件形成的时间先后顺序，或按文件的重要程度排列。（二）不同事由内的归档文件排列，按不同事由办结时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列。即将主要职能活动形成的文件排在前面，其它工作形成的文件材料排在后面；或将综合性工作形成的文件排在前面，具体业务工作形成的材料排在后面；可按责任者或承办部门集中排列，也可按不同问题分别集中排列；会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列；因故未及时归档的文件，可将其排列在相应类别的最后。       第十条归档文件的编号，是将归档文件在全宗中的位置标识为符号，将每份归档文件的实际页码流水编号，并以归档章的形式在归档文件上注明。（一）盖归档章1．在每件归档文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）、每份文件的总页数等选择项。各项内容必须按照规定顺序填写，不得自行打乱归档章各项位置。归档章的格式长45mm宽16mm，均分六格（见附件图1）。2．归档章位置，在归档文件首页上端居中的空白处。若位置被领导批示或收文章占用，可将归档章盖在其它空白的位置，以文件上端为宜。文件首页无盖章位置或重要文件须保持原貌的，可在文件首页前另附纸页加盖归档章，归档章尽量不要压住文件字迹，也不要与批示文字或收文章等交叉。3．填写归档章时，应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，也可使用打号机打号。（二）编号项目编号项目分为必备项和选择项。必备项包括全宗号、年度、保管期限和件号，选择项为机构（问题）。1．全宗号，是档案馆对接收档案范围内各立档单位编制的代号。已由档案馆给定全宗号的立档单位可填写，没有全宗号的立档单位可将此项空留，待档案移交进馆给定全宗号后再填写。2．年度，指文件的形成年度。填写此项时，采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如2000年表示为"2000"。3．保管期限，填写由文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时给归档文件划定的保管期限。保管期限分为永久、长期、短期三种，简称为"永、长、短"，代码分别为"Y、C、D"，填写时直接采用简称或代码。4．件号，即文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号，归档文件在分类、排列位置确定后，编制的排列顺序号为室编件号。室编件号即归档文件分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。应在文件分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。例：采用年度-组织机构-保管期限分类时，保管期限为最低一级类目，室编件号方法为：1999年办公室永久1……长期1……短期1……业务处永久1……长期1……短期1……馆编件号-在档案移交进馆时，按档案馆要求编制标注。5．机构（问题），填写分类方案类目名称，如机构名称太长可填写通用简称，但不可随意简化。       第十一条归档文件应依据分类方案和室编件号顺序逐件对每份文件编制归档文件目录。（一）归档文件目录的项目包括：件号、责任者、文号、题名日期、页数、备注等。1．件号，是指室编件号。2．责任者，文件的发文机关或署名者。填写时一般应写全称或通用简称，联合发文时，一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是责任者时必须抄录。3．文号，即发文字号，应填写机关代字、年度、文件顺序号，期刊、简报填写期刊、简报编号。4．题名，即文件标题。一般应照实抄录，有副标题或并列题名的文件，若正题名能够反应内容时，副标题一般无须抄录；并列题名是其它语言文字书写的题名，与正题名一并抄录；文件没有题名或题名含义不清、不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应补充拟写题名，并加[]；有些归档文件的附件独立性较强的，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定或是正文重要的补充和说明，在正文和附件作为一件时，可在正文题名后抄录附件题名，外加（）。5．日期，即文件的形成日期（落款日期），填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，单月日前补0，或将表示月、日的数字回行填写。如2001年3月16日，可标注为20010316或20010316。6．页数，填写每一件归档文件的总页数。凡有文字、图表的页面为一页，空白页不计。来文与复文、正本与定稿等作为一件时，统计页数时，应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。7．备注，填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。需要说明的情况较多时，可在备注栏标"*"，将具体内容填入备考表中。（二）归档文件目录的格式（见附件图2）1．各栏目的详细尺寸及采用横式或竖式格式，各单位可根据需要确定，但同一立档单位的目录格式应保持一致，不能随意更改。2．填写目录项目应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，已采用计算机管理档案的单位，可直接打印目录。3．归档文件目录应单独装订成册并编制封面，目录编制成册的方式一般应与分类方案一致，也可以与分类方法不同。如目录可以每年按不同的保管期限装订三本，每本目录中使用不同色的口取纸来区别不同机构（问题），或通过在目录表右肩上标注机构（问题）名称来区分不同机构（问题）；也可以每个机构（问题）装订一本目录，使用不同色口取纸在目录右肩上加注保管期限的方法来区分每本中的不同保管期限。4．归档文件目录封面的格式应与目录的编制方式一致，视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。5．目录及封面用纸统一为国际标准Ａ４型（长x宽为297mmx210mm）。6．归档文件目录封面样式（见附件图3）       第十二条归档文件的装盒，将归档文件按室编件号顺序装入档案盒、并填写档案盒封面、盒脊、备考表。装盒方式、盒脊项目设置应与分类、排列的原则方法一致。（一）装盒要求1．按件号先后顺序装入档案盒。2．装盒时，按分类方法将不同类别归档文件装入不同的档案盒中，装盒应与分类方法一致。不同分类方法形成的的归档文件不得混装在同一盒中。（二）档案盒格式1．档案盒规格：外型尺寸为310mmX220mm（长X宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm。档案盒的制成材料，应采用无酸纸制作。2．摆放方式：可采取横式和竖式两种。3．档案盒封面：应标明全宗名称（立档单位全称），下加双横线（见附件图4a）。全宗名称可在制作档案盒时同时印制。4．档案盒脊的项目及填写：全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附件图4b、图4c）。（1）全宗号：按同级档案馆给定的全宗号填写，暂时未给全宗号的可先空置，无进馆任务的可不印制此栏。（2）年度：填写盒内归档文件的形成年度。（3）保管期限：填写盒内归档文件的所属保管期限，用汉字全称表示。（4）机构（问题）：填写分类方案中相应机构（问题）的类目名称。（5）起止件号：在室编栏填写盒内归档文件排列最前和最后的文件件号，其间用"-"号连接，馆编栏空置。（6）盒号：是指档案盒的排列顺序号，档案移交进馆时按进馆要求编制。盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水编制，以四位数为限断号，如0001--9999。（三）备考表（见附件图5）备考表放在盒内所有文件之后，每盒必须放置。备考表的填写：1．盒内文件情况说明，填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件的收集齐全完整程度、有否字迹模糊、缺损等，整理完毕后有否修改、补充、移出、销毁等。2．整理人，填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。3．检查人，填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。4．日期，填写归档文件整理完毕的日期。       第十三条本细则自整理2001年形成的档案起实施。各市（地）、县（区）档案行政管理部门应在2001年确定试点单位，积极开展试点工作，积累总结经验。具备条件的单位应积极试行《细则》，2001年起全省全面实施《细则》。       第十四条本细则由陕西省档案局负责解释。CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求提交者:master日期:2008-04-2323:10:00阅读:10721．总则1.1CAD电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人管理。1.2根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。1.3为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD电子文件盘存储、归档与档案管理系统”。l.4CAD电子文件的归档应包括为生成CAD电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。1.5对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案质量。1.6电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态(含更改后的状态)、相关软件文件及说明等方面相互保持一致。2．CAD电子文件的收集积累2.1收集范围。在科研、 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 、生产、试验和业务管理活动中采用CAD技术形成的电子文件及其支持软件，应及时按归档范围收集积累，范围及类型如下：2.1.1图象文件：由图纸扫描或其它方式产生的二维点阵图文件；2.1.2图形文件：由CAD系统生成的二维、三维图形文件；2.1.3数据文件：各种类型的 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。2.1.4文本文件：一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。2.1.5计算机程序(命令文件)：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序。2.1.6配套纸质文件：包括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、软件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。2.2收集积累要求2.2.1电子文件应由文件形成单位负责收集积累，从申请立项开始，并指定专人负责。档案部门负责监督和指导。2.2.2收集积累自行设计的软件，应包括软件产品和软件说明；通用软件应有软、硬件平台说明。2.2.3电子文件在收集积累过程中，要及时登记。对于需要多年才能完成的项目，要分段积累、归档。2.2.4电子文件的更改单应收集积累、登记，并应在检索系统中体现出更改情况。2.2.5积累过程中电子文件的更改，由设计者实施，更改后的电子文件必须与当时的产品状态一致。2.2.6积累过程中，应采取备分制，防止出现差错。2.2.7在积累过程中，电子文件可存储在磁盘上，其积累、整理方法见3.1。2.2.8积累多年才能归档的软盘，应一年拷贝一次，磁带应一年倒带一次。3．CAD电子文件的整理、鉴定与归档3.1整理方法3.1.1归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导。3.1.2产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管。3.1.2.1图形、图象类文件按产品隶属或分类编号顺序排列，由几个产品组成的复杂产品，按总体、分系统、单机排列；建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。3.1.2.2数据文件按计算、试验、设计等属类进行整理。同一属类文件按自然形成规律排列。3.1.2.3文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理。3.1.2.4计算机程序按形成时间顺序排列。3.1.2.5归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。3.1.3存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。3.1.3.1编号：归档项目电子文件的光盘编号，由档案类目号、项目代号、电子文件类别代码、光盘序号组成。a.档案类目号按档案分类执行，根据需要可用到二级类目号。b.项目代号指产品代号、课题代号以及建设项目代号等。各类代号由标准或业务主管部门给定。c.电子文件类别代码用字母表示。其中：G—图形文件I—图象文件D—数据文件T—文本文件P—计算机程序如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类别部分别填写上。d.光盘序号是光盘排列的顺序号，由阿拉伯数字组成。3.1.3.2套别：归档电子文件套号，用大写英文字母A或B表示。A表示封存保管；B表示查阅利用。3.1.3.3名称：归档项目名称。3.1.3.4密级：盘内存储的电子文件的最高密级。3.1.3.5保管期限：盘内存储的电子文件的最长保留时间。3.1.3.6软、硬件平台：识别或运行光盘内电子文件的软、硬件环境。3.1.3.7归档的电子文件应根据其类别等将已整理好的电子文件按顺序写入光盘，光盘写入的具体操作，可与形成部门共同完成。3.1.4电子文件经整理后，按项目填写“电子档案登记表”一式两份。3.1.5编写归档说明3.1.5.1写内容：项目名称、任务来源、主要技术(指标)要求、完成任务过程情况、归档材料完整性、完成单位、负责人、参加人、起止日期、密别、页数、归档号、形成单位负责人签字、档案接收单位负责人和接收人签字、盖章。3.1.5.2编写要求：文字力求简练、准确，字迹清晰、书写工整。3.2归档电子文件格式要求。归档的CAD电子文件光盘存储格式应符合GB／Tl76782CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分光盘信息组织结构的规定。3.3归档电子文件的完整性、有效性和安全性3.3.1归档的电子文件，在其生命周期内一定要保持电子档案的完整性、有效性、安全性。3.3.2软件说明应与电子文件同时积累，一同归档管理，保证电子档案的完整性。3.3.3在符合软、硬件平台的条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。3.3.4归档电子文件应保证其载体安全和信息安全。3.4归档电子文件的鉴定与检查3.4.1鉴定归档电子文件的完整性、准确性和系统性；3.4.2检查载体有无病毒、有无划痕；3.4.3鉴定归档电子文件内容的实用价值和确定电子档案的保管期限；3.4.4检测在指定存在的环境平台上能否准确读出电子文件；3.5.5检查存储归档电子文件的介质是否符合归档要求；3.4.6检查存储归档电子文件的介质和软、硬件平台技术条件的一致性；3.4.7检查合格后，将检查结论填写在“电子档案登记表”中。3.4.8归档软件从生成到归档，其技术状态必须严加控制。验收后填写计算机软件产品登记表。3.4.9归档电子文件要通过电子文件光盘存储归档一致性测试。3.5归档程序3.5.1归档时间3.5.1.1产品研制、工程设计的电子文件归档时间。产品研制、工程设计的电子文件在各研制阶段结束、产品定型、工程竣工后，由有关责任部门进行系统整理，并在3个月内完成归档。3.5.1.2科研课题的电子文件归档时间。科研课题中的电子文件应在课题验收或经评审、鉴定测试合格后立即归档。3.5.1.3其它类目的电子文件归档时间。其它类目的电子文件归档时间，按各类目归档时间要求执行。3.5.2归档手续3.5.2.1归档单位将按3.1整理方法整理好的电子文件和其配套的纸质文件、软件说明以及归档说明、“电子档案登记表”等移交档案部门验收。3.5.2.2验收合格后，档案部门在“电子档案登记表”中签字盖章，一份退归档单位，一份留档案部门备查。3.5.2.3归档的电子文件若需作“使用权限保护”，应填写“电子文件使用权限保护单”。3.6归档电子文件的状态与数量3.6.1归档的电子文件应为本阶段产品技术状态的最终版本。3.6.2归档的计算机程序一般不加密，如加密，应将密钥同时归档。3.6.3归档的电子文件至少一式两套，一套封存保管(A)，一套供查阅利用(B)。必要时，复制第三套，异地保存。4.电子档案的管理4.1管理要求4.1.1档案部门要执行电子档案归口管理的职责，对电子档案定期检查，按照电子档案保管环境的要求，严格执行管理制度。4.1.2档案部门应及时对电子档案进行登记、建帐，帐目中要注明相应纸质档案的档号，同时建立机读目录。4.1.3由电子档案转换成的纸质档案，要及时归入相应档案门类的纸质档案中。按纸质档案管理要求进行管理，并在登记帐中注明其所在的光盘编号及文件名。4.1.4存储电子档案的光盘应放入盒中存放。A、B两套电子档案应分开保管。4.2保管环境4.2.1归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。要执行存储与维护的有关规定。4.2.2环境温度为14℃～24℃，相对湿度45%—60%。4.2.3远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。4.3检测与维护。电子档案应每5年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝。如软、硬平台发生改变，则应及时转换。检查、拷贝、转换等情况要登记。4.4利用4.4.1归档光盘不外借，只能以拷贝或网上传输的形式提供利用，并应登记。使用者不得私目复制、拷贝、修改或转送他人。4.4.2电子档案可在归档与管理系统的终端上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，如需查阅超越权限的电子档案，需按本单位有关规定执行。4.4.3已批准为“使用权限保护”的电子档案项目要在台帐、目录、载体上标识。档案部门应严格执行电子档案的“使用权限保护”和密钥管理规定。4.4.4电子档案如进行更改，应随时保护A、B两盘内容一致并及时更改原转换的纸质档案，同时将更改情况及时填写更改登记表。4.4.5电子档案如上网传送，只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后，才能提供利用。4.5统计。档案部门应及时按年度对电子文件归档情况、电子档案的更改、管理、保护、利用等情况进行统计并纳入档案统计项目。4.6鉴定与销毁4.6.1鉴定与检测。电子档案的鉴定主要是对已到保管期限的电子档案鉴定，同时还必须进行有效检测。4.6.1.1检查已到保管期限的电子档案是否还有利用价值；4.6.1.2检查载体有无划伤、是否可用、是否清洁；4.6.1.3检测在指定的环境平台上能否正确读出电子文件；4.6.1.4检查存贮电子档案的介质是否符合归档要求；4.6.1.5检查存贮电子档案的介质和软、硬件平台技术条件的一致性。4.6.2销毁4.6.2.1根据保管期限表，经鉴定确无保存价值的电子档案，按有关规定严格审批后方可销毁；4.6.2.2在销毁过程中应对存储过机密信息的介质进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底清除。陕西省档案条例主要是针对档案馆建设，第三章档案管理第十三条各单位应当对本单位的档案实行集中统一管理，根据需要配备图文和声像的存贮、复制、检索技术设备。硬件是综合档案室，要达到三分开，即库房、阅览室、办公室，等，软件就是档案整理的规范化，组织机构、各种制度、整理规范、人员配置、信息化建设和保管利用等方面 第一， 调研各部门文件资料的状况，如保存文件的时间年度起止，有无专门保管人员，第二，根据调研征集情况，由各部门确定档案保管期限表，档案室人员根据国家档案法规、办法给予指导。 第四，确定各部门兼职档案员的人员配置，管理办法。 第五 第六，档案员培训。根据公司档案管理制度，对各部门档案员进行培训。 第七，由各部门档案员整理的历史档案，录入公司档案管理系统，并向公司档案室移交。  *    管理结构医院综合档案信息管理系统较为常用的树状管理结构分为2种。(1)封闭式的树状管理结构，即从事医院各类档案管理的部门和人员，在对电子文档进行分类、登记、传输和修改后，可随时调阅全部档案资料。这种方式单机运行，访问量较小，共享的计算机台数少，由任意一台装有综合档案信息管理系统的计算机作为主服务器运行，通过内部局域网络连通，所有从事医院档案管理的人员都可以实行信息共享。这种管理模式优点是，投入财力和人力较少，信息传输方便快捷，不易泄密。缺点是，所有档案资源不能最大化利用，不便其他部门查阅。(2)开放式的树状管理结构，即医院所有人员均可共享系统内的所有档案数据。这种方法一般由专门的计算机作为服务器，通过医院的内部局域网络，任何部门、任何人员只要授权登录系统，均可查阅相关档案资料。这种管理模式优点，查阅方便，能真正实现档案资源的最大化共享。缺点是，前期投入的人力物力巨大，系统的后期维护工作复杂繁琐1．2调阅权限一套成熟的医院综合档案管理系统，其登录与使用权限非常关键，它的设置应与管理结构保持一致。(1)封闭式的树状管理结构访问权限，医院领导和管理医院各类档案业务主管单位的领导拥有一级权限，可以随时调阅全院所有的各类综合档案，并提出具体指导意见，为最高权限。具体从事某种档案的管理人员拥有二级权限，可以随时访问、增删和借调自身分管的档案资料。所有在医院从事档案管理的人员拥有三级权限，可以随时调阅除自身分管档案之外的档案资料，没有修改其他档案资料的权力。(2)开放式的树状管理结构访问权限，它的权限设置与封闭式树状管理结构的访问权限设置大致相似，增加四级权限，即医院其他人员，如科室领导、普通医务人员按照档案资料的密级对应给予相应的人员可以进行调阅。比如:医疗文书档案可对全体医务人员进行开放，而人力资源档案，具体哪个科室的就只有科主任才能调阅，其他人员则无权访问。2综合档案信息系统功能模块医院综合档案管理系统应至少具备5个模块，即:医疗文书档案管理电子模块，科研教学档案管理电子模块，医疗设备档案管理电子模块，人力资源档案管理电子模块，其他信息档案管理电子模块(主要是党建、行政管理、基本建设等)［4］。2．1医疗文书档案管理电子模块这部分档案管理非常重要，数量大，涉及到患有切身利益，它的管理也是医院综合档案管理中较为繁琐的环节。通常有3种分类［5］:(1)按专科进行分类归档;(2)按病种分类归档;(3)按病案号分类归档，也可三种方式兼而有之，病案号分类方式较为普遍，以数字的方式存储，易记，方便查找。无论哪种方式归档，该模块须具备要素:(1)档案分类及逻辑查询功能，即输入相应的专科、病种或病案号，就可完整地所要调阅的医疗文书档案;(2)应具备基本信息的导出功能，在执行查询后，通常需将查询结果上报或者进行数据分析，为了更好地利用档案资源，系统必须具备数据导出功能;(3)缺陷提醒功能，患者出院结算后，医生提交的电子病历文书如出现不完整的情况，系列能自动提示，避免归档的过期文书存在缺限，时间长了出现有关材料无法增补的情况。2．2科研教学档案管理电子模块科研教学是反映医院综合实力的重要方面，但在实际中，部分医院对它的档案管理不太重视，很多资料散落在具体主研人员手里，各自为战，很多项目报批了，成果获奖了，相关档案文书却没有很好地归档。通过电子模块的建立，从事科研教学管理的人员则可有的放失，从科研项目立项、教学备课开始，可按照模块设定的模式输入相应的内容，并对存储在系统中的数据进行分析总结，提高科研教学水平。该模块须包含以下要素:(1)数据提醒功能，当模块中填写的要素不全时，系统会自动提醒，以保证档案数据的完整性。(2)对数据分析功能，科研人员提取模块中的数据后，系统会自动全成相关结果，并对数据进行分析。2．3医疗设备档案管理电子模块可设立5个模块，即:基本信息模块、设备购置论证档案资料模块、计量质控管理模块、维修养护模块和报损报废模块。通过系统模块可显示设备档案的基本信息，包括设备规格、型号、价格、使用部门、购置日期等，并具备保修期提醒功能，记录维修养护时间和修理情况，调阅该档案可全面了解医院设备数量和运用情况。2．4人力资源档案管理电子模块可设立5个模块，即:医生系列人员管理模块、药剂人员管理模块、护理人员管理模块、管理人员管理模块和其他人员管理模块。该模块须具备以下要素:(1)能随时调阅每名医务人员的基本情况;(2)能全面记录各类人员的德、能、勤、绩情况;(3)能自动提醒涉及各类人员切身利益情况，如:晋职晋级、工资调档、医德医风、考勤等。2．5其他信息档案管理电子模块主要有党建、行政管理和基础设施等模块。党建模块包括医院党组织建设情况、党员基本信息，开展的党建活动等;行政管理模块包括后勤服务、宣传教育、安全保卫等方面的情况;基础设施模块包括营院情况、楼堂馆宇建设等方面的信息。3综合档案信息系统模块内容医院在整个管理、医疗活动中的所有内容是整个综合档案信息系统的核心，是事关整个档案信息化管理质量的关键，主要涉及医疗文书资料、科研教学资料、医疗设备资料、人力资源资料和党建、行政管理和基础设施等其他信息资料。另外，由于从文件的形成到档案的管理完全由计算机软硬件及相关设备完成，综合档案信息化管理通过信息系统覆盖了医院各个末端，我们在按照模块设计内容及时完善的同时，需要根据相关标准来完善和修订文档管理标准和规定。由于各个部门的职能不同，决定了各自形成的文件、档案类别也不尽相同，在运用计算机对文件档案进行信息化管理时要求对各个部门文件档案的格式、分类等进行统一的规定，只有这样，才能使信息系统具备可操作性，才能达到医院综合档案信息的最大化利用。构建医院综合档案信息管理系统是未来医院各类档案管理部门利用计算机技术提高管理水平的有效手段。通过完善各类电子档案，可以便捷地查阅医院管理和医疗活动中的所有内容，包括医疗文书、科研教学情况、设备运行使用、人力资源和党建、行政管理、基础设施等全部信息。通过这些有价值的资料，可以增强管理质量，规范医疗运用，有效提高有效提高医院的社会效益和经济效益［6］。－0773－02当今社会，计算机技术的不断成熟，为医院综合档案进行信息化管理提供了很好的平台。医院综合档案是指临床一线在医疗、教学、科研、设备管理等业务活动中，机关职能部门在人力资源、党建和行政管理等工作中所形成、积累、归档保存并有利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式历史记录的总称。随着医疗体制改革的深入和医学事业的发展，医院综合档案应用价值和信息利用率日益提高［1，2］。由于受思想观念和工作性质的影响，致使机关1综合档案信息管理系统结构和调阅权限1．1管理结构医院综合档案信息管理系统较为常用的树状管理结构分为2种。(1)封闭式的树状管理结构，即从事医院各类档案管理的部门和人员，在对电子文档进行分类、登记、传输和修改后，可随时调阅全部档案资料。这种方式单机运行，访问量较小，共享的计算机台数少，由任意一台装有综合档案信息管理系统的计算机作为主服务器运行，通过内部局域网络连通，所有从事医院档案管理的人员都可以实行信息共享。这种管理模式优点是，投入财力和人力较少，信息传输方便快捷，不易泄密。缺点是，所有档案资源不能最大化利用，不便其他部门查阅。(2)开放式的树状管理结构，即医院所有人员均可共享系统内的所有档案数据。这种方法一般由专门的计算机作为服务器，通过医院的内部局域网络，任何部门、任何人员只要授权登录系统，均可查阅相关档案资料。这种管理模式优点河北医药2013年3月第35卷第5期HebeiMedicalJournal，2013，Vol35MarNo.5773是，查阅方便，能真正实现档案资源的最大化共享。缺点是，前期投入的人力物力巨大，系统的后期维护工作复杂繁琐［3］。1．2调阅权限一套成熟的医院综合档案管理系统，其登录与使用权限非常关键，它的设置应与管理结构保持一致。(1)封闭式的树状管理结构访问权限，医院领导和管理医院各类档案业务主管单位的领导拥有一级权限，可以随时调阅全院所有的各类综合档案，并提出具体指导意见，为最高权限。具体从事某种档案的管理人员拥有二级权限，可以随时访问、增删和借调自身分管的档案资料。所有在医院从事档案管理的人员拥有三级权限，可以随时调阅除自身分管档案之外的档案资料，没有修改其他档案资料的权力。(2)开放式的树状管理结构访问权限，它的权限设置与封闭式树状管理结构的访问权限设置大致相似，增加四级权限，即医院其他人员，如科室领导、普通医务人员按照档案资料的密级对应给予相应的人员可以进行调阅。比如:医疗文书档案可对全体医务人员进行开放，而人力资源档案，具体哪个科室的就只有科主任才能调阅，其他人员则无权访问。2综合档案信息系统功能模块医院综合档案管理系统应至少具备5个模块，即:医疗文书档案管理电子模块，科研教学档案管理电子模块，医疗设备档案管理电子模块，人力资源档案管理电子模块，其他信息档案管理电子模块(主要是党建、行政管理、基本建设等)［4］。2．1医疗文书档案管理电子模块这部分档案管理非常重要，数量大，涉及到患有切身利益，它的管理也是医院综合档案管理中较为繁琐的环节。通常有3种分类［5］:(1)按专科进行分类归档;(2)按病种分类归档;(3)按病案号分类归档，也可三种方式兼而有之，病案号分类方式较为普遍，以数字的方式存储，易记，方便查找。无论哪种方式归档，该模块须具备要素:(1)档案分类及逻辑查询功能，即输入相应的专科、病种或病案号，就可完整地所要调阅的医疗文书档案;(2)应具备基本信息的导出功能，在执行查询后，通常需将查询结果上报或者进行数据分析，为了更好地利用档案资源，系统必须具备数据导出功能;(3)缺陷提醒功能，患者出院结算后，医生提交的电子病历文书如出现不完整的情况，系列能自动提示，避免归档的过期文书存在缺限，时间长了出现有关材料无法增补的情况。2．2科研教学档案管理电子模块科研教学是反映医院综合实力的重要方面，但在实际中，部分医院对它的档案管理不太重视，很多资料散落在具体主研人员手里，各自为战，很多项目报批了，成果获奖了，相关档案文书却没有很好地归档。通过电子模块的建立，从事科研教学管理的人员则可有的放失，从科研项目立项、教学备课开始，可按照模块设定的模式输入相应的内容，并对存储在系统中的数据进行分析总结，提高科研教学水平。该模块须包含以下要素:(1)数据提醒功能，当模块中填写的要素不全时，系统会自动提醒，以保证档案数据的完整性。(2)对数据分析功能，科研人员提取模块中的数据后，系统会自动全成相关结果，并对数据进行分析。2．3医疗设备档案管理电子模块可设立5个模块，即:基本信息模块、设备购置论证档案资料模块、计量质控管理模块、维修养护模块和报损报废模块。通过系统模块可显示设备档案的基本信息，包括设备规格、型号、价格、使用部门、购置日期等，并具备保修期提醒功能，记录维修养护时间和修理情况，调