实用职场英文写作教程Unit 6 Notices

06UnitNotices通知Nomatterwhichcollegeyourstudyat,whichcommunityyoulivein,orwhomyouworkwith,youmusthaveseensomenoticesorannouncementinnoticeboardorbulletinboard.Indeed,noticeisaneffectivemeanstoconveyimportantinformationtoaudienceconcerned.Writingnoticesorannouncementisthusonimportantpracticalwritingabilitybothwithinandoutsidecompanies.Now,Let’slookintothecontentandformatofnotices.1ContentandFormat3SampleReading5YourTry24WritingTechniquesUsefulExpressionsandSentences 内容 财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容 大纲6Exercises7AnswerContentandFormatWhatIsaNotice通知一般用于上级对下级\组织对成员布置工作\传达事情及召集会议等。通知就其形式而言，可分为书面通知和口头通知两种形式。书面通知是以布告张贴的形式出现，常常是张贴在显眼的位置，以引起公众的注意。书面通知语言比较标准，切忌使用模糊语言和俚语、俗语。通知中一般无称呼语，常用第三人称，且被动语态使用较多。口头通知是面对面地把事情传达给对方。英语中的notices包括告示、启示、通知等。通知的内容要求简洁易懂，表述直截了当。HowtoclassifyNotices通知就其发布形式而言，可分为四类，如以下图所示：What’stheStructureofaNotice通知一般由标 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 、正文和结尾三局部组成。标题局部包括常用标题语和发出通知的单位名称；正文包括事情、通知对象、要求、时间(有时还包括地点)等；结尾局部主要包括发通知的具体日期。简而言之，一份通知一般包括标题、正文、发布者、发布日期。比方：What’stheFormatofANotice英文通知的格式一般是将notice(每个字母都大写)写在通知正文上面一行的正中间以引起大家的注意。一般来说通知不必谢称呼语和结束语。发出通知的单位名称可以写在notice上面，也可以写在通知正文的右下角；发通知的日期一般写在通知正文的右上角或左下角。但单位与日期有时也可以省略不写。以上是书面通知的一般格式，那么口头通知的格式有以下特点：1.口头通知是面对面地把事情传达给对方。一般不用写落款和日期。2.由于口头通知是通过口头表达的，因此，在正文之前，往往有称呼语。3.结尾要给听众结束通知的信号：That‘sall.Thankyousomuchforit.Thankyou.4.口头通知的内容应讲清楚时间、地点、活动内容及本卷须知。WritingTechniques通知的标题要清晰醒目，这样可以让读者对通知主题一目了然，好的标题还可以吸引人们的注意。通知的标题一般为“Notice〞，“Announcement〞,但有些情况也可直接点名主题如“NationalHoliday〞,“lecture〞,“FootballMatch〞“Found〞或“Lost〞等。2.通知的正文主要包括要传达的关键信息，包括：活动的时间、日期，活动的细节以及地点等，有时需要说明相关背景。3.一般来说通知的发出者包括单位或个人要在通知中说明。但通知的接受者可以省略。发出通知的单位和对象在一般情况下用第三人称。4.在语言上，口头通知的句型应该做到口语化，多用简单句和祈使句，语言上尽可能用精炼的文字表达明确的信息。通知中提及的事情都是 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 要做的，时态多用将来时，语态多用被动式。5.书面通知常以布告形式张贴或写在布告栏、黑板上，把事情通知到有关人员。6.为醒目起见，标题的每个字母可用大写。一开头需要交代说明何事(what)、何地(where)、何时(when)、何人(who)。7.在句式写法上必须注意以下几点：①尽可能用精炼的文字表达明确的信息，多用简单句或短句、单句，以防止繁杂；②通知往往着重对活动内容、对象进行说明，多用被动语态，如“themeetingwillbeheld…〞(会议将举行……)等等；③通知是要求下级成员该做什么或注意什么，多用祈使句；④通知中所告的事情大局部是未进行的，故多用将来时态。简而言之，一份好的书面通知应具备以下三点：1.四多一少。四多：被动语态多，将来时态多，简单句多，祈使句多。一少：修饰语少。2.通知的开头要交代清楚活动的内容、对象、时间和地点。我们称之为四“w〞。即：what，who，when，where．3.层次清晰。一个层次表达一件事，切忌在一个句子中表达多件事情。SampleReading1.一般通知一般的通知包括书信式、邮件式和布告式，书信式与邮件式用一般书信体写，布告式的内容和张贴的地方都必须醒目。2.播送通知播送通知常用于及时性通知最新的情况或进展，如列车晚点通知、天气预报、欢送辞等。常用的词汇有：announcement(通知)，inform(通知)、takeoff(起飞)、adjust(调整)attention〔注意〕weatherforecast〔天气预报〕convenience〔方便〕等。3.通告通告作为通知的一类，也是一种告知公众和组织的公开性文件。但它具有某种特殊的权力与效力，有时具有法律效力。它要简单、明了，不宜长篇大论。其月日及署名可在正文前或后。4.公告一般为政府或机关团体向公众发出的通告。以登报或在其它群众媒体刊登的形式公布于众，其书写格式与一般通告大致相同，文字简洁明了。5.海报海报是用来报道演出、影讯、球讯等活动的一种带有宣传广告性质的招贴，有时配绘画，形式别致，多用手写。用缩略语较多。6.启事启事是一种公告性应用文。机关、团体、单位或个人有需要公开向大家说明的或有某种请求，把它简要写出，张贴于公共场所，如有特殊需要的也可登在报纸、杂志上。启事的标题应醒目，可不用称谓。有时要写地址和日期、署名。UsefulExpressionsUsefulExpressions1.admission准许进入2.Sponsor主办单位3.AssemblyHall礼堂4.Wearepleasedtoannounce…很快乐宣布5.spacious宽敞的6.behindtime晚点7.Tomarkthisspecialoccasion在这个特别的日子里8.Pleasebeinformedthat…敬告诸位······9.Undertheauspicesof…由…主办10.OfficeHour:8:00a.m.__6:00p.m.上班〔营业〕时间上午八点至下午六点。11.CamerasForbidden禁止拍照。12.ReduceSpeedNow减速。13.Weinformyouthat我们通知您14.Berequestedto务必15.Yourattention,please./Attention,please.请注意16.Havethehonorofannouncing…荣幸的宣布17.Pleasebeadvisedthat…我们建议您18.beremindedto…提醒您19.Residentsinthisdistrict,yourattention,please.小区居民，请注意20.Alecturemeetingwillbeheld…将于…召开 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 会21.forthepurposeof/inthematterof/owingto因为22.Thisistoannounce…宣布……23.excessivelyregrettoannounce谨以极大悲哀告诸……UsefulSentences1.Comeandcheerthemon!欢送前往助兴！2.ItisherebyproclaimedthatprofessorLiWeihasbeenelecteddeputytotheconference.李伟教授中选为大会代表，现予公示。3.PleasebenotedthatavisithasbeenarrangedtotheGreatWallonSeptember15.请各位注意，9月15日安排游览长城。4.AuthorizedbytheBoardofDirectorsofShanghaiTradingCo.,Ideclaredthefollowing…由上海贸易公司董事会授权声明如下……5.Wedeclarealltheabovedocumentsinvalid.现声明以上文件均已作废。6.Duetotherecentgovernmentfinancialcuts,wehavebeenforcedtomakethefollowingchanges;…由于最近政府削减财政，我们不得不做出以下调整……7.ThenewappointmenthasbeenissuedbytheboardswitheffectfromFebruary1st,2021.董事会发布的新任命将于2021年2月1日起生效。8.WetakepleasureininformingyouofthemergerofourcompanywithPacificTradingCo.Ltd,Shanghai,whichwillcomeintoeffectonMarch1st,2021.很快乐通知贵方，本公司将与上海太平洋贸易有限责任公司合并，于2021年3月1日起生效。9.NoSmoking,Offenderstobefined5Dollars.严禁吸烟，违者罚款5美元。10.PleaseCheckandSeeiftheMoneyisRight.WeareNotResponsibleafteryouleavethestore.钱票当面点清，离柜概不负责。11.Don’tDumpRubbishHere.此处不准倒垃圾。12.Everyoneiswelcome!欢送大家光临！13.Don’tTouchHigh-TensionWire.高压，危险！14.Tomarkthisspecialoccasion,customerswillbeofferedwithaspecialopeningdiscount.为庆祝这个特殊的日子，所有的顾客将享受开业打折优惠。15.…ispleasedtoletyouknowthat…willbeournewvicepresidentsinceJune9th很快乐通知大家……将于六月9日就任我们的副主席一职。16.Weapologizefortheinconvenience.为您带来不便，我们深感歉意。17.Wehopeyouenjoytheflight!Thankyou!希望大家旅途愉快，谢谢！18.ReplacetheNewspaperafterReading.报纸阅后放回原处。19.Thepresidentrequestedallthestudentstobepresentatthemeeting.校长要求所有学生准时出席这次会议。20.ItisexpectedthatalltheEnglishteachersparticipateintheactivity.要求所有英语教师参加本次活动。Task1GroupdiscussionQ1.What’sthepurposeofwritingthenotice?Q2.Whatpointsshouldbeincludedinthenotice?Q3.Howtolistthepointsinalogicalorder?Q4.Howtomakeupanyothernecessaryinformation?Task2Comparison:discussingroupsoffourorfiveandcomparethetwonoticesanddecidewhichoneismoreappropriateandwhatdifferencesareinthecontentsandformatsTask3Thenoticeforthefootballmatchiscompleted,butthepartsaremixedup.Putthefollowingpartsintoproperordertomakeacompletenoticea.May9,2021b.AfriendlyfootballmatchwillbeheldbetweenthevisitingHehaiUniversityandourteamonfootballfieldat4:30onFriday,May25,2021f.Noticec.TheStudent’sUniond.FriendlyFootballMatche.UndertheauspicesoftheReal-ServiceDepartmentofourcollegeProperorder______________________Task4Findouttheproblemsinthefollowingwriting.TrytorewriteitNoticeDearSirs:Wearehappytoannouncethatwehaveopenedanewbranch!Thisbranchoffersyouthesameproductsastheheadstoredoes,fromstationeriestopackingmaterials,fromdecorationstomake-ups.Everythingyoucanimagine,wearetryingtosupplyit.Welcometoournewbranch.Everycustomercomestoourstorewillofferedalovelypresent!Actnow!Bestwishes,…Answer:Task1Q1keywords:inform;appoint;meetingQ2keywords:name;date;content;placeQ3keywords:title;content;name;dateQ4keywords:brief;clearTask3fdebcaTask41.标题notice每个字母都应大写；2.可删除DearSirs以及Bestwishes；3.注明发布者及日期。ExercisesⅠ.Studythefollowingsentencesstructuresandthentrytoclassifythemintodifferenttypes.1.Allstudentsarerequestedtobepresentatthemeeting.2.IinformyouthatIhavenowremovedmyfactorytotheaboveaddress.3.Pleaseexamineandchoosethegoodscarefullybeforeyoupay.Therewillbenoreplacementorrefunding.4.Allthefacultymembersarerequiredtomeetintheconferenceroomto…5.Whoevergetstheclueorknowshis/herwhereaboutspleasekindlycontact…6.Allthegoodsonshowaresoldat20%-50%discountfromMarch11toMarch20.7.OntheeveningofJune4th,2021,Ifoundamobilephoneinlibraryreading-room302.8.OntheproposaloftheChairmanandthroughthevoteofdirectors,theBoardofDirectorsappointsDr.PeterLeeastheTechnicalManagerofthecompany.9.IwillgraduatenextmonthsothatIwanttosellsomeofmyoldreferencebooks.10.ThemeetingscheduletotakeplacethisFridayafternoonispostponeduntilfurthernotice.Ⅱ.Fillingtheblanksofthefollowingnoticewiththewordsgivenbelow.Ⅲ.TranslatethefollowingintoEnglish.1.我们从今日起以〔太和商会〕为商号，开始经营批发业务。特此奉告。2.我们不无遗憾的宣布，从下年度开始将退出业务。3.剑桥大学教授约翰布朗博士于2021年10月9日下午两点在报告厅〔lecturehall〕举办现代英语文学讲座。4.B&M非常快乐的向大家宣布，从6月9日起，鲍威尔先生〔Mr.Bowel〕将担任我公司的副总裁。5.兹定于2月28日〔周五〕下午两点在学校大礼堂召开大会，由校长作2021年工作报告。请全体师生准时出席。6.欢送新任财务总监伍顿先生〔〕的典礼将于5月26日，星期六晚上6点，在加利福尼亚大酒店〔CaliforniaGrandHotel〕4055房间举行。7.原定于明天参观北京现代汽车公司〔BeijingHyundaiMotorCompany〕,现在取消，具体时间另行通知。8.所有教授与副教授，请于10月24日下午两点到第一教学楼302开会。9.我们很快乐的通知您，鉴于我公司业务的稳定增长以及为了更好地拓展业务，我们已决定将公司迁至上海市人民路金茂大厦5028室。10.由于经济状况不点改善，印度尼西亚政府于最近宣布，印度尼西亚将于今年年底结束与国际货币基金组织的贷款 工程 路基工程安全技术交底工程项目施工成本控制工程量增项单年度零星工程技术标正投影法基本原理 。Ⅳ.TranslatethefollowingnoticeintoChinese.Ⅴ.WriteEnglishnoticesaccordingtothehintsgiven.1.南京师范大学黄伟教授将于9月10日〔周五〕上午9时在图书馆一楼作学术演讲。题目是：“中西文化比较〞，欢送大家踊跃参加。2.张飞先生与刘虹小姐将于2021年7月8日在富士吉大酒店举行婚礼，请帮他们写一份请柬式的通知。3.WH公司将于2021年6月30日在一楼大厅召开全体职工会议，请大家务必参加。4.请按以下提示信息代表公司的行政部门写一份通知：1〕Subject:financialprogramofthecompany2〕Participants:headsofallsections3〕Time:2p.m.,July7th,Friday4〕Place:MeetingHallofOfficeBuilding5〕Note:Eachparticipantisrequiredtohandinawrittenproposal6〕Timeofissuingthenotice:May30,20215.请按以下提示信息代表你校的学生会设计一份海报。1〕Subject:footballmatchbetweenHehaiUniversityandyourcollege2〕Timeanddateofthematch:4.30p.m.Friday,May25,20213〕Place:footballfield4〕Sponsor:theRear-ServiceDepartmentofyourcollege5〕Timeofissuingtheposter:May9,2021AnswerⅠNoticeofSales__3._6._9._____________NoticeofAppointment__8._______________NoticeofFound__5._7.________________NoticeofMeeting_1.__4.__10.____________Ⅱ1.succeed2.head3.expire4.experience5.network6.environment7.involves8.contribution9.expanding10.cooperationⅢ1.WearepleasedtoannounceyouthatwehavethisdayestablishedourselvesascommissionagentsunderthestyleofOtaShokai.2.Itiswithsomefeelingofregretthatweannounceourretirementfrombusinessatthebeginningofthenewyear.3.Dr.JohnBrownfromtheUniversityofCambridgewillmakealectureonModernEnglishliteratureat2p.m.onSep.10,2021inthelecturehall.4.B&MisverypleasedtoannouncethatMr.BowelwillbeappointedasvicepresidentofourcompanyfromJune.9.5.Ameetingwillbeheldat2p.m.onFriday,January.28.Ourpresidentwilldeliveraworkreportinthemeeting.Hopealltheteachersandstudentstobepresentontime.6.TheceremonyofwelcomingMr.Wooden,thenewlyappointedfinancialdirectorwillbeheldat6p.m.onSaturday,May.26inCaliforniaGrandHotel,room40557.Theplannedtomorrow’svisitonBeijingHyundaiMotorCompanyiscanceledandthevisitingtimewillbeinformedlater.8.Alltheprofessorsandassociateprofessorsarerequestedtomeetinroom302intheNo.1teachingbuildingat2p.m.onOctober24th.9.Owingtostableincreaseandexpansionofbusiness,wearepleasedtoinformyouthatourcompanywillbemovedtoJinMaoTower,room5028RenminRoadinShanghaicity.10.Sincetheeconomicconditionhasn’tbeenimproved,IndonesiagovernmentannouncedrecentlythatitwillendtheloaningprojectwithInternationalMonetaryFund(IMF)attheendoftheyear.Ⅳ.TranslatethefollowingnoticeintoChinese.通知各位老师同学，请注意2021国庆放假安排。10月1日到10月5日，图书馆将闭馆。10月6日图书馆照常开放。希望大家根据时间做好调整。为您带来不便我们深感抱歉。祝老师同学们国庆快乐！Ⅴ.WriteEnglishnoticesaccordingtothehintsgiven1.AsuggestedversionNOTICEHuangwei,theprofessorofNanjingNormalUniversitywilldeliveraspeechonthefirstfloorofthelibraryat9a.m.onFriday,Sep.10.Thespeechison“ComparisonofChineseandWesternculture〞.Welcometoattend.2.AsuggestedversionMissLiuHongAndMr.ZhangFeiAnnouncetheirmarriageOnSaturday,the20thofSeptember20TwothousandandfourteenFushijiHotelTaiZhou3.AsuggestedversionNOTICEAllWHstaffarerequestedtoattendthemeetingonthefirstfloorofthehallonJune.30.Hopeeveryonetobepresent.4.AsuggestedversionNOTICEAllheadsofallsectionsarerequestedtomeetintheMeetingHallofOfficeBuildingat2p.m.July7th,Friday.Afterthemeeting,eachparticipantshouldhandinawrittenproposal.AdministrationDepartmentMay30,20215.AsuggestedversionFOOTBALLMATCHHehaiUniversityVSNanjingNormalUniversityTaizhoucollegeTime:4:30p.m.May25Place:footballfieldtheRear-ServiceDepartmentofyourcollegeMay9,2021