excel学习PPT

Excel2003基本操作及PPt的制作方法王静Excel2003简介MicrosoftExcel是微软公司的办公软件Microsoftoffice的组件之一，属于计算机应用软件。它可以在计算机中给用户提供一个巨大的表格，使用户可以像平时一样方便地填写表格中的内容。它又可以很方便地提供给用户在表格中，编辑、计算、对记录排序、以及数据处理和数据分析等功能。例如对表格的插入行、列，对表格的数据进行求和、求平均值，对表格数据的复制、移动、删除等。Excel2003窗口组成与操作 当启动Excel2003后，在屏幕上会出现如下页图所示的窗口。在这个工作界面中包含了Excel2003的基本工作界面，包括标题栏、菜单栏、工具栏、滚动条、数据编辑区、工作表选项卡、状态栏和任务栏等。启动Excel2003方法： 桌面右下角开始--程序--microsoftoffice--microsoftofficeexcel2003 若桌面已有图标直接点击即可 将程序图标放置桌面方法： 桌面右下角开始--程序--鼠标放置具体程序上--右键--发送至--桌面快捷方式1．标题栏显示当前工作簿文件的名字。2．菜单栏在每组下拉菜单中包括了一组相关操作或命令，可以根据需要选取菜单中的选项，完成相关的操作。包括：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助菜单。3．工具栏工具栏是一些图标按钮，每一个按钮都代表了一个命令，这些命令都等价于菜单中相关的命令。窗口中显示两个工具栏：格式工具栏、常用工具栏（鼠标右键可设置，如下图红框，若工具栏内内容不全可点击下拉按钮选择“添加删除按钮”或“分两行显示按钮”）。帮助显示比例绘图图表向导降序升序自动求和插入超级链接恢复撤消新建打开保存权限电子邮件打印打印预览拼写检查信息检索格式刷`复制粘贴剪切常用工具栏字体颜色填充颜色边框增加缩进量减少缩进量减少小数位数增加小数位数千位分隔式样百分比货币式样合并及居中右对齐字体居中左对齐下划线粗体斜体字号格式工具栏4．数据编辑栏数据编辑栏是用来输入或编辑单元格或图表的值的区域。显示活动窗口中的内容。当在活动单元格中键入数据、公式或函数时，输入的内容会同时显示在单元格和编辑区中，既可以在单元格中修改数据，也可在编辑栏中修改数据。5．编辑栏编辑栏最左边的是名称框，最右边的是编辑栏。当用户向活动单元格输入或编辑内容时，编辑栏中将出现三个按钮。编辑栏确认按钮函数向导按钮取消按钮名称框 6．状态栏状态栏即屏幕底端有关执行过程中的选定命令或操作的信息。当选定命令时，状态栏左边便会出现该命令的简单描述。状态栏左边也可以指示操作过程，如打开或保存文件，复制单元格或记录宏表等。7．滚动条使用滚动条可以在长工作表中来回移动。8．工作表标签标签栏位于状态栏上面，显示当前工作簿中所有工作表的名称，如下图所示。当前工作表标签标签队列列表标签队列切换按钮工作表标签9．任务栏每次启动Excel2003时会自动出现新建任务栏，用户可以很方便地新建工作簿,打开已有的工作簿、利用模板等常用的功能。如下图红框。操作Excel工作表1．工作簿 工作簿（Book）是Excel中存储电子表格的一种基本文件，其后缀名为.xls，一个工作簿可以看成是由若干个二维表格叠合而成的一组三维表格。 一个工作簿由多张工作表（Sheet）组成。每个工作簿最多可以包含255张工作表。操作Excel工作表2.工作表 工作表就类似帐簿中的帐页。工作表是Excel的基本工作单位，位于工作簿的中央区域，包含按行和列排列的单元格，是工作簿的一部分，也称为电子表格，它是Excel用来存储和处理数据的最主要的文档，可以显示和分析数据，能容纳的数据有字符、数字、公式、图表等。可以同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对不同工作表的数据进行汇总计算。3.单元格与单元格地址 工作表区中每一个行、列交叉处所形成的矩形区域称为单元格。单元格是Excel处理表格数据时的最小操作单位。在单元格内可以存放文字、数字或公式，每个单元格中最多可存放32000个字符信息。为了数据处理方便起见，单元格应该使用一个唯一的名称来识别，这个名称称为单元地址，单元格的地址由列号和行号组成。建立工作簿 当刚刚启动Excel时，系统会自动产生一个名为book1的新工作簿。如果再需要新建工作簿文件，可以按如下步骤操作。（1）用鼠标单击“文件”菜单。  （2）选择“新建”命令。  （3）单击“确定”按钮。新建的工作簿文件自动取名为book2、book3等，当文件第一次存盘的时候系统会让用户为这些文件指定新的文件名。另外也可以通过单击工具栏中的新建按钮来创建新工作簿。在工作簿中，文件默认的扩展名为.XLS。工作簿的基本操作1、工作簿的保存选择“文件|保存”命令可直接保存文件。对新建文件的第一次“保存”或选择“文件|另存为”命令，系统会提示输入新的工作簿名。2、工作簿的打开要使用已有的工作簿，必须先将其“打开”。选择“文件|打开”命令，或者在任务窗格内选择“打开工作簿”，单击工作簿名即可。3、工作簿的关闭关闭工作簿的方法有多种。一般选择“文件|关闭”命令。数据填充对重复或有规律变化数据的输入，可用数据的填充来实现。自动填充相同数据在A3单元格中输入1，按住Ctrl键的同时，向下拖动A3单元格右下角的填充柄■，直到第14行，先释放键盘，再释放鼠标，如下图所示。此时，将在A4~A14单元格中全输入了1。自动填充序列数据在A3单元格中输入1，按住Ctrl键的同时，向下拖动A3单元格右下角的填充柄■，直到第14行，先释放鼠标，再释放键盘，如下图所示。此时，将在A4~A14单元格中按顺序输入了2，3，…，12。 自动填充循环数据 在A3-A3单元格中依次输入a/b/c/d，按住Ctrl键的同时，向下拖动A3单元格右下角 的填充柄■，直到第14行，释放键盘及鼠标，如下图所示。此时，将在A3~A14单元格 中循环输入了a/b/c/d。 格式化工作表1、数字格式的设置使用“格式”工具栏设置数字格式 (1)”货币样式”按钮给数字添加货币符号，并且增加两位小数。 (2)”百分比样式“按钮将原数字乘以100后，再在数字后加上百分号。 (3)”千位分隔样式”按钮在数字中加入千位分隔符。 (4)”增加小数位数”按钮使数字的小数位数增加一位。 (5)”减少小数位数”按钮使数字的小数位数减少一位。2、使用菜单命令设置数字格式3、行高和列宽的调整行高和列宽有精确和粗略两种调整方式。(1)精确调整选择“格式|行（列）|行宽（列宽）”，打开对话框，输入适当的值。(2)粗略调整将鼠标指针移向需调整的格线上（行列标志处），使鼠标指针变为一个带有左右箭头的黑色十字，按住鼠标左键并拖动即可。4、自动套用格式 选中表格的的一部分（行列范围），再此范围内建立表格，然后选择“格式|自动套用格式”，打开对话框，选择需要的格式。表格的制作Excel本身即为表格，因此想要像word中绘制表格，仅需将表格加上边框即可，如图依次点击“”-绘制边框-出现边框操作栏。其余操作同word表格制作。常用函数（1）选中需要计算的行列范围，点击如上图红框内符号。常用函数有：求和、最大、最小值、计数、求平均值等。（2）点击如上图红框内按钮后，会出现“插入函数”页面。在此页面可选择需要应用的函数。或者直接在红框内“=”后添加表达式。如求A1至A10的平均值，在“=”后Average（A1:A10）即可。制作Excel图表 数据的图表化就是将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示，使数据更加直观易懂。当工作表中的数据源发生变化时，图表中对应项的数据也自动更新。使用图表可帮助用户更好地对工作表的数据进行分析和处理。制作Excel图表 在Excl2003中，图表分为嵌入图表和独立图表。嵌入图表是工作表的一部分，把他们和创建图表的数据源放置在同一张工作表中，打印的时候也同时打印；另一种是独立图表，他们是工作簿中具有特定工作表名称的独立工作表，打印时将与数据表分开打印。不管嵌入图表还是独立图表，都与工作表数据相连接，也就意味着更新工作表数据时，同时也会更新图表。创建图表嵌入图表是放置在工作表中的图表，当要查看或打印图表及其源数据时，嵌入式图表就非常有用。当要独立于工作表数据，存入图表时，应该使用独立图表。例:在工作表中创建图表（下图为例）。操作步骤如下：（1）先选定数据所在的单元格（可相邻，也可不相邻，按住ctrl选择需要的行和列）。（2）单击“插入”菜单中的“图表”命令，打开“图表向导—4步骤之1—图表类型”对话框，并自动激活“标准类型”选项卡。在“图表类型”列表框中提供了多种图表类型，对于每一种类型的图表在“子图表类型”选项中又列出了其子图表类型。在“子图表类型”框下的说明框中是对用户所选的子图表的用途进行说明。用户也可使用“自定义类型”选项卡来选择所需的图表类型。（3）单击选择所需的图表类型和子图表类型。如“柱形图”。（4）单击“下一步”按钮，打开“图表向导—4步骤之2—图表源数据”对话框，并自动激活“数据区域”选项卡。（5）选择好数据区域，在“系列产生在”里选择“列”。（6）单击“下一步”按钮，在“图表标题”下输入“各月数值”作为该图表标题。在分（X）轴中输入“分类”，在分类（Y）轴中输入“数值”。弹出如图所示的“图表选项”对话框。（7）单击“下一步”按钮，弹出所示的“图表位置”对话框。（8）选中“作为新工作表插入”单选按钮。（9）单击“完成”按钮，工作簿里增加一个新的工作表。编辑图表1、编辑图表中的说明文字(1)在图表中添加新的说明信息(2)更改图表的标题信息(3)修改分类轴与数值轴格式2、调整图表位置及大小3、调整图表的类型4、在图表中添加或删除数据项5、调整查看三维图表的角度6、图表背景、图区背景的设置操作方法：鼠标右键点击图标，出现如上图页面排序与筛选工作表数据1、数据的排序 排序是将某个数据按升序或降序的顺序进行排列。通过排序，可以根据某特定的内容来重排数据表中的行。当选择“排序”命令后，Excel2003会利用该列和指定的排序次序，或利用自定义排列次序来重新排列行或单个的单元格。否则，Excel2003将根据选择的“主要关键字”列的内容以升序（由低到高）对行进行排序。排序时，Excel2003将按指定的排序顺序重新设置行、列以及各单元格。默认排序顺序（升序）（1）数字：从最小的负数到最大的正数排序。（2）文本以及包含数字的文本：按0～9、A～Z顺序排序。（3）逻辑值：按False（错）、True（对）排序。（4）空格：排在最后（最大）。按降序排序时，Excel2003约定与升序时的情况相反。单列排序按照某一选定列排序的操作步骤如下：（1）首先选定数据区。（2）用鼠标单击“数据”菜单上的“排序”命令，出现“排序”对话框。（3）在“主要关键字”列表框中，选定重排数据表的主要列字段，并选“降序”。（4）按“确定”按钮即可。多列排序 实际上，“排序”命令一次只能按三列排序。若要按四列或更多列将数据清单排序，可通过重复执行排序命令达到这一效果。排序方式选择主要关键字及排序顺序（如分类a），再选择次要关键字，一次只能按三列排序。排序后先按照主要关键字排序后，再排序次要关键字。数据筛选 利用筛选操作，只选择显示符合设定筛选条件的数据行，而隐藏其它行。自动筛选（数据|筛选|勾选自动筛选）取消筛选（数据|筛选|取消勾选自动筛选） 下图为自动筛选后图形，可选择排序方式、具体数值行、自定义筛选方式等。数据筛选 分类汇总 分类汇总是对数据表的数据进行分析的一种方法。它建立在已排序的基础上，将同类别的数据进行统计汇总。Excel2003可以对工作表中选定的列进行分类汇总，并将分类汇总的结果插入相应类别数据行的最上端或最下端。操作方法：在“数据”菜单上单击“分类汇总”命令，在数据表中插入分类汇总行，然后按照选择的方式对数据进行汇总。汇总的方法包括求和、求平均值、统计个数、排序等。例：根据如图所示表汇总有关数据。 分类汇总 （1）按“分类a”字段将表单排序。（2）用鼠标选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，弹出“分类汇总”对话框，如图所示。（3）在“分类字段”下拉列表框中选择“分类a”字段。注意：这里选择的字段就是在第一步排序时选择的主关键字。（4）在“汇总方式”下拉列表框中选择“最大值”。（5）在“选定汇总项”选定“分类d”。（6）单击“确定”按钮即可完成。分类汇总的结果如图所示。如果要撤消分类汇总，可以选择“数据”菜单中的“分类汇总”项，进入“分类汇总”对话框，单击“全部删除”按钮即可恢复原来的数据清单。 在分类汇总之前，需要先对数据表中的分类汇总的字段进行排序，如按分类a汇总，则应按分类a进行排序。操作步骤如下：PowerPoint的功能与特点 利用PowerPoint可以创建联机演示文稿、网上使用的Web页、彩色和黑白投影机幻灯片、35mm幻灯片、观众讲义、演讲者备注等，同时还可以实现彩色和黑白纸张打印输出。因为它和Word、Excel等应用软件一样，都属于Microsoft公司推出的Office系列产品之一，所以它们之间具有良好的信息交互性和相似的操作方法。启动与退出 PowerPoint的启动有下面几种方法：（1）用鼠标单击“开始”---“程序”---“MicrosoftOffice”---“MicrosoftOfficePowerPoint2000/2003/2007”。（2）直接用鼠标双击快捷方式图标。（3）可以在“Windows资源管理器”或者“我的文档”中用鼠标双击后缀为.PPT的文件，便会在启动PowerPoint的同时打开该文件。启动与退出 退出PowerPoint有以下几种方法：（1）用鼠标单击PowerPoint的文件菜单，然后在下拉菜单中用鼠标选择“退出”并单击。（2）用Alt+F组合键打开文件下拉菜单，然后按关闭退出PowerPoint。（3）在PowerPoint窗口中用鼠标单击窗口右上角的“关闭”按钮。PowerPoint的视图方式1．普通视图：普通视图包含三种窗格：大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格。2．幻灯片浏览视图：在幻灯片浏览视图中，可以在屏幕上同时看到演示文稿中的所有幻灯片，这些幻灯片是以缩略图显示的。 中文PowerPoint演示文稿的创建 利用内容提示向导创建演示文稿 利用模板创建演示文稿 创建空白的演示文稿 根据现有创建演示文稿 幻灯片版式，背景，设计在“格式”中选择 若要放置格式工具栏，则“添加删除按钮” 幻灯片的处理 幻灯片的插入、修改、删除 文字的输入与格式 幻灯片色彩的调整幻灯片的插入、修改、删除插入新的幻灯片，具体操作如下：（1）首先选定要在其后插入新幻灯片的幻灯片。（2）单击“插入”菜单上的“新幻灯片”选项，或者单击“新幻灯片”按钮。（3）在出现的“新幻灯片”对话框中选择所需版式。幻灯片的插入、修改、删除（二）删除幻灯片，可以通过以下几种途径实现：（1）在“大纲”窗格中单击要删除的幻灯片图标，如果有多张幻灯片要删除，按下Shift键/ctrl并单击各个欲删除的幻灯片图标，然后按Delete键。（2）在幻灯片浏览视图中通过同样的方法选取一张或多张幻灯片，然后按Delete键。文字的输入与格式 在PowerPoint中，可以给文本的文字设置各种属性，如字体、字号、字形、颜色和阴影等，或者设置项目符号，使文本看起来更有条理、更整齐；给段落设置对齐方式、段落行距和间距，使文本看起来更错落有致。 操作步骤同word操作 插入自选图形、图示、图表、表格等。幻灯片色彩的调整（1）在幻灯片设计中选择“配色方案”。（2）在该对话框中罗列了几种配色方案，在合适的方案上单击。（3）若不满意已有的方案，自己编辑/编辑配色方案。ppt演示及打印 加入动画效果 加入声音效果 演示文稿的超级链接 放映演示文稿 演示文稿的打包 保存和打印演示文稿加入动画效果 页面动画效果（切换方式）幻灯片设计---动画方案 图片或文本的动画效果幻灯片放映---自定义动画插入图片：单击“插入”菜单，选取“图片”项，在子菜单中选取“来自文件”等命令。 前卫南区南岭校区新民校区朝阳校区南湖校区和平校区吉林大学校园占地面积622万多平方米。吉林大学有6个校区8个校园，分布在吉林省长春市的不同方位。 吉林大学校区图景2000----2010加入声音效果（1）单击“插入”菜单，选取“影片和声音”项，在子菜单中选取“文件中的声音”命令。（2）插入影片和插入声音操作是非常相似的。单击“插入”菜单，选择“影片和声音”命令，在子菜单中选取“文件中的影片”命令。演示文稿的超级链接 创建超级链接的具体操作是：（1）选定任意的文本或对象（包括按钮和图片）。（2）单击“幻灯片放映”菜单中的“动作设置”命令。（3）在动作设置选择框中按需要设置动作和超级链接的目标。（4）最后按“确定”按钮。放映演示文稿 制作完成自己的演示文稿，一般说来遵循以下这几个步骤：第一步：设置放映方式第二步：插入动作按钮第三步：自定义动画第四步：切换设置第五步：观看放映第六步：排练计时第七步：完成制作演示文稿的打包 PowerPoint的“打包”功能提供了一个“向导”，这个“向导”可以将演示文稿所需的所有文件和字体以及PowerPoint播放器打包到cd内，然后该cd可在任意计算机上放映，即使该台计算机没有安装PowerPoint。保存和打印演示文稿（1）保存:单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，弹出“另存为”对话框。（2）打印:单击“文件”菜单，选择“打印”命令，弹出“打印”对话框。Excel补充讲解 自动套用格式 选中表格的的一部分（行列范围），再此范围内建立表格，然后选择“格式|自动套用格式”，打开对话框，选择需要的格式。表格的制作 Excel本身即为表格，因此想要像word中绘制表格，仅需将表格加上边框即可，如图依次点击“”-绘制边框-出现边框操作栏。其余操作同word表格制作。