主持开会的五大技巧：会前期望明确；会中营造气氛，保持中立；会中信息可视化；会中归纳
总结
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；会后持续追踪；杰出与会者四大技巧:提案具体；一分钟演讲术；建立体系；引用提案开会必备四大能力：聆听力、发问力、回答力、决策力一.主持会议的5大技巧:技巧1.会议前:期望明确 告诉与会者会议何时开始以及你期待会议何时结束,考虑你想从与会者身上得到什么信息,允许大家有充分时间做准备,这样才能收到最好的会议效益.最好要明确告诉与会者你的期望是什么?技巧2.会议中:营造气氛.保持中立 会议开始,试试看先培养容易开口说话的气氛,暖身一下,等到大家心情放松之后再进入会议,营造良好的沟通气氛.切记你的角色像主控全场的捕手一样,观察动静,适时掷球给投手与每一位内外野手,确定没有任何人闲着,并且因为这颗棒球(议题)的转动,达到团队目标.谨记自已的角色是协助与会者共同达成目标,而非成为意见中心,如果有些场合你必须率先发表意见带动讨论时,要让所有的与会者感到舒适而非独裁,尽量让每位与会者都有说话的机会,不可以因为畏惧于权势,而牺牲主管以外的其它人发言的权利,但前提是要大家有进了会议室放下职衔,大家一视同仁的共识;技巧3.会议中:信息可视化 除了让与会者不断提出意见之外,别忘了主动站起来动手写字,在白板上写下交谈的经过与结论,或是与会者的发言重点或关键词,将大家的交谈
内容
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建立可视化的图解沟通,适时提高与会者的注意力,协助与会者理解会议进行到哪里.技巧4.会议中:归纳结论 如果你的会议并没有安排任何与会者担任计时员,在预定会议结束时间前的10分钟,你要提醒大家:“各位,让我们的准备结束,我们必须在10分钟后离开这里”,籍此让大家了解时间有限,然后,不论分配什么任务,关于作业方式,负责人,截止日等等,者要再重复一遍,确认已经达到会议的目的,讨论什么事情,下了什么决定,还有什么事情悬而未决,如果有会议记录员,也要提醒会议记录者记下期限,以免会议结束时,大家走出会议室之后是一片空白,不知道下一步要做什么;技巧.5会议后:持续追踪 可以将下列3件事情,做为会后自我评估,藉以做为下次改进之用: 1.发生什么事情? 2.完成什么事情? 3.什么事情尚未完成?如果有追踪会议决策后续发展的责任,别忘记要持续追踪到下次开会,并在会中
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上次会议决策的执行成果.成为杰出与会者的4项技巧 技巧.6提案具体 除非是脑力激荡,要不然说出太过抽象的想法,跟没说一样,想清楚再发言,会让大家容易理解你的想法. 技巧.71分钟演讲术 在会议中的发言节奏要明快,尝试用1分钟说出吸引人的重点,1分钟约可讲300字的内容,训练1分钟演讲术有助于明确掌握目的,删除多余废话,针对一个重点,可避免在会议中成为“乱码人”技巧.8建立体系 会议中你一言我一语,信息庞杂纷乱,你可以试着把别人说的重点,以及自已想说的话写下来,从中找出脉络,加以体系化,这样一来,会议数据就变成一张信息体系图,成为无可取代的点子来源.技巧.9引用提案如果你将手边拿到的会议资料经过自已的整理体系化,也有助于你引用别人的提案,因为你的整理,不但A与B都因为自已的提案没有被忽视而感到欣慰,也有协助会议尽快进入决策面.开会必备的4大能力能力1.聆听力 会议最主要的目的,不外乎就是沟通,而会议的沟通,最主要的形式就是对话,不过,在会议当中一般人大多只懂得说,不懂得听,这使得许多会议总是充斥着这种单向的交互方式,往往很难达成沟通的效果,更会让正确的事实和想法淹没在口水中. 因此,一个会议的成功,与会者的倾听力可说是主要关键,知名管理顾问亚伦.巴克也强调,理想的对话是“听”和“说”的互动,与其说对话的质量决定在"说”,不如说决定在“听”.唯有透过聆听,才可以知道其它人的出发点,立场和想法,并从中找到共同点,也唯有靠聆听建立彼此的认同,才能赢得其它人的承诺,进而齐心解决问题,展开行动.能力2.发问力 什么时候你会想问问题? 1.让听者投入,思考并参与;2.查清楚别人知道多少;3.看看对方说那句话是否真有那个意思;4.确认对方真的懂自已的意思;5.收集情报;6重新掌握谈话的主控权. 2.一般而言,在以上6种状况下,你会想问问题,<<直化巧说,沟通更有力>>建议,在不同的状况下,你可用不同的问名修辞,不论为何而问,问题都要简洁扼要,具体明确,这样才能得到正确的讯息;能力3.回答力 头皮发麻……手心冒汗……脸颊潮红……开会时突然被主管点名回答,整个房间20双眼睛都张大望向同一个位置,正在幻想晚餐要吃什么,而不是思考如何达成下个月业绩目标的你,大概只会有以上3种生理反应. 怎么办?如果开会前你能先预想,待会儿可能会遇到什么问题,就会比较有信心,被点名回答时也不会惊慌失措,只有预先准备,你就可以回答98%的问题,因为大部份的问题都是显而易见的,而且与你的事业有关,你一定知道该怎么回答.至于剩下的2%的问题,也有解决之道,首先,你可以提早到会议现场,先与与会者聊聊,了解对瓬心里在想什么,找出你意料之外的问题,其次,你还可以用问题的结尾和描述来开头,触动你的大脑去搜寻相关的资料.能力4.决策力 只要是会议,都会有需要做决策的情况和机会,从会议现场地的选择,会议讨论事项的顺序,一直到会议争论的决策,都需要参与会议的人来做出最适当的决定,就算是非常讲究民主和集体参与的会议,其多数决也是出自于每个与会者个人的决策判断,因此,个人的决策力,是会议顺利进行,达成目标的必要条件.不过,有些人总是比旁人善于下判断,做决定.其实这些决策高手并非拥有过人的智商或反应,而是懂得运用正确的决策原则,来避开思考的限制,增进决策的成功率,罗宾斯并归纳出做决策的6大重点,可以做为增进个人决策功力,提升会议决策质量的参考: 1.目标设定 2.运用理性决策模式 3.找寻信念矛盾的讯息 4.思考局外人会如何看事情 5.尽量增加你的选择 6.勇于面对风险
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