企业行政管理人员培训课程(PPT 102页)

企业行政管理人员2013年5月课程目录行政实务（行政接待、电话接打）会务工作文书工作保密、印信及办公室管理工作档案管理培训目标提升技能通过考试结交朋友*案例导入小林是某私企经理的助理秘书，几年来，她勤奋努力，事必躬亲，却发现总被一些琐事包围着。她生性优柔寡断，一件事总是掂量来掂量去，想出好多种结果，生怕引人不快。对一些重要又不太懂的事，她总是采取逃避的态度，非拖到不能再拖的时候，才动手去处理，结果却因时间仓促，常常草草了事。一次老板出差，让她起草一份在董事会上的发言报告。她想时间还有一周，不必着急，于是深思熟虑，决心好好给老板露一手。其后的几天，她忙于完成另外几件小事，突然一天上班之时，想到老板明天就要起程了，可是他要的报告还未见一字。结果，一份本想轰轰烈烈、一鸣惊人的报告变成了一份毫无特色、草草而就的文件。因此，尽管小林几年来一直兢兢业业、埋头苦干，但工作却起色不大，职位也一直没有得到升迁。一、文书工作概述（一）文书的含义及作用文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。文书定义包含以下几方面基本内容：第一、文书形成的主体可以是各种社会组织，也可以是个人。第二、文书的形成是为了特定的目的。第三、文书是用一定的形式进行信息的表达和存载。一、文书工作概述（二）文书的作用1、传递信息。这是文书的首要作用。人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。2、凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，是人们追溯历史的凭证。一、文书工作概述文书、公文、文件的关系文件纸质文件文书非纸质文件照片文件电子文件声像文件私人文书公务文书其他文字材料公文一、文书工作概述（二）文书工作1、文书工作的含义文书工作是指围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称。广义上讲，它包括从文书形成直至办理完毕，单位的领导、文书人员以及其他有关业务人员、秘书人员共同参与的一系列工作。狭义上讲，文书工作专指文书人员所从事的技术性和事务性的工作。一、文书工作概述2文书工作的内容和要求文书工作的内容主要包括三大环节：文书的形成文书的处理文书的管理一、文书工作概述3、文书工作机构文书工作领导机构是各级各类机关、组织的领导机构及其负责人。组织中的文秘部门和专职的文书人员负责处理文书事务。在某些单位，文书工作的某些环节会由某专门的部门承担。一、文书工作概述（三）文书工作的基本原则1、准确2、高效3、安全4、精简2000年的《国家行政机关公文处理办法》指出：“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。”“公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。”时间价值tt+nvv+n文书工作的时效性：文书的价值与处理时间成反比例关系。文书工作要讲究高效性（四）文书工作“四化”1.科学化2.规范化3.制度化4.自动化一、文书工作概述（一）文书的种类1、公文类2、商务管理类：计划、总结、简报、分析报告等。3、商务业务类：商务函电、商务谈判方案、谈判协议、仲裁协议、仲裁申请书等。4、商情调研类：市场、商品、用户、价格调研等。5、商务宣传类：商务综述、商务报道、商务通讯、商务评论等。6、商务信息类：广告、商品说明书、市场信息等。二、文书撰拟公文类决定--适用于对公司重大决策或重要事项进行部署和安排。决议--对要求贯彻执行的重要事项、经过会议讨论通过后形成的方案与意见。通知--适用于发布公司的行政和业务规章制度（包括规定、办法、细则等）；转发上级机构或无隶属关系机构的公文；批转下级机构的公文；传达要求有关部门办理、周知或者执行的事项；奖惩有关机构和员工，任免和聘用人员；变更或撤销公司不适当的决定事项。通报--适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。报告--适用于向上级机构汇报工作，反映情况，答复上级机构的询问或报送文件。请示--适用于向上级机构请求指示、批准的事项。批复--适用于答复下级机构的请示事项。函--适用于不相隶属单位或部门之间商洽工作、询问及答复问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ；请求批准和答复审批事项。会议纪要--适用于记载、传达会议情况和议定事项。文书撰拟就是起草文书。文书是管理的基本手段之一。撰拟是最核心的一个程序。并不是全部程序。1、交拟：领导交待起草，或根据 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 安排起草。这是公文起草的起点。（秘书不能想写就写）关键是确立主题2、拟议（构思）：酝酿构思，有时是办公室集体讨论如何起草。特别重要的文书，领导会亲自组织办公室人员讨论起草。关键：吃透领导的意图（秘书不能想怎么写就怎么写）段落、层次、过渡、照应、开头和结尾（二）文书撰拟的程序3、撰稿：写的过程。包括资料收集与准备、初稿、自己修改。（秘书不能想何时写就何时写，不能有话则长无话短）前面这三步是最辛苦的。4、审核办公室审核，有时领导审核。重要公文经常是反复讨论修改，有改到面目全非的，有推倒重来的。在审核修改文章过程中，审核人与拟稿人之间，修改人与拟稿人之间，不同审核人之间都有可能有对立认识。（1）有无发文的必要（2）主送机关、抄送机关和发文机关有无错误（3）内容是否完整、准确，有无缺漏（4）格式文种是否符合规范（5）文字表达是否规范，标点符号（6）审核手续是否完备5、签发：领导审阅定稿，并签发。只有法定代表人才有权签发。院是院长、党委是书记。如果一把手不在，要有授权才能签发。签发中易出现的矛盾主要是领导者的签发意见不一致。（1）坚持分层签发制度，尽量减少集体签发，处特殊情况外不重复签发。（2）尽量减少核签，已明确下属代签的不必核签，处重要文件外，机关领导不核签已部门名义发出的文件。（3）以面对面形式集体签发，意见尽可能一致后再签注，必要时，请主管领导出面统一协调签发意见。（4）联合行文会签文件时，坚持主办方先签，对方签发人有异议时，应有层次对等的人员出面协调。（5）注意履行正常程序，坚持“核后签”。6、缮校：打印、校对、印制。文印与承办人员之间，文印工作上下工序间的关系方面易出现矛盾。7、用印：8、封发：张小姐是从某杂志社跳槽到某集团企业做秘书，负责内部文件的起草、制作和传送。她自以为做编辑时文字功夫已经过关，便在校对文件时有些粗心。没想到上班第二天就出错了，一份关于集团讲话的文件下发后，她一看文件，顿时傻了眼，原来，那份文件共出现4次“总裁”，其中两处竟错成了“总栽”。犯下了如此低级的错误，她在心里说：“完了！完了！”。她猜想，一向严厉的总裁一定会让她“下课”。在忐忑不安中度过了3天，出乎意料的是，总裁面对个别同事就此事打上去的“小报告”，只象征性地从张小姐工资中扣罚了10元钱，并让人事部主任就此事与她作了详谈，告诫她别犯类似错误。总裁的宽容和大度使她感激不尽。从那以后，她在工作中，走出了过去做编辑时的“辉煌心理”，对每一份文件的每一个细节都精益求精，业务上快速进步，深得集团上下好评。案例（三）撰写的文风1、篇幅力求简短以实用为主，应该节省人力、物力和时间，长了也不计稿酬，还浪费时间。如汉高祖刘邦在夺政权后发布的《入关告谕》，只用了99个字就全面、准确地说明了自己的政策，其中著名的约法三章“杀人者死，伤人及盗抵罪”更是仅10个虚字，但已树立起了新政权威严公正、取信于民的形象。徐荣凯当选云南省省长385字“就职演说”令人钦佩2002年１月２９日上午，云南省第九届人民代表大会第五次会议选举徐荣凯为云南省省长。下午，云南省九届人大五次会议举行闭幕式。按照会议议程，新当选的省长将发表讲话。会前10分钟，当选省长徐荣凯的讲话稿发到记者手中。出乎记者意料的是，通篇讲话只有薄薄的一页纸。记者逐字逐句数了一遍，连标点符号在内共385字。徐荣凯尚未开口讲话，会场上已爆发出一阵热烈的掌声。不到一分钟，徐荣凯的“就职演说”就结束了。走出会场，人大代表们仍在热烈议论：“文山会海已成公害。省长带头讲短话，开短会，求实效，从会风我们看到了好作风。2、文笔朴实庄重、朴素、自然、得体、平易一是结构要自然。二是语气和庄重。三是语言要朴素。公文还应尽量使用大众化语言，不用冷僻字。如在谈到祖国统一大业时，邓小平同志说：“和平统一不是大陆把台湾吃掉，当然也不能是台湾把大陆吃掉”，形象地阐明了大陆与台湾不存在根本冲突，而要以中华民族利益为重，尽快实现和平统一的共同愿望。案例：元璋与兴田的故事朱元璋当了皇帝以后，要找年轻时和他一起种田的老朋友田兴出来，下令全国找这个人。田兴却硬不肯出来做官，只是到处在做好事。后来有人报告，一个县里，有五只老虎出来吃人，厉害得很，而有一个人把那五只老虎都打死了。朱元璋接到这封公文，知道一定是他的老朋友田兴做的好事。于是找来翰林院的进士们，都是文学修养非常高的，以现在来说，都是研究院中的博士。朱元璋要他们赶快写信去把田兴找来。于是翰林先生们之乎者也矣焉哉、孔子曰、孟子曰的，咬文嚼字。朱元璋看了半天，皱皱眉、摇摇头，还是自己动手写。他写的是白话，内容大要说：皇帝是皇帝，朱元璋是朱元璋。你不要以为我做了皇帝就不要老朋友。你不来，就没有种。我们两兄弟还是好兄弟，我今天不是以皇帝身份找你来。我们两兄弟见面，皇帝是皇帝，朱元璋是朱元璋，有种的你过河来吧！和当年两个人放牛时，打架对骂的口吻一样。田兴看了这封信来了，来了但还是不做官，玩了一阵子走了。四是追求公文美。公文也要求美感，要有"妙笔"。秘书称为"笔杆子"，写文章理所当然是秘书必须掌握的基本功。恰当地引文和运用修辞手法，可使公文语言富于美感。用典引故，是古代公文中常见的写作手法，用以增强公文的分量和说服力，现代公文中运用较少。但在某些特定情况下，用得自然、贴切，常会收到非常好的效果。例如，1997年江总书记在俄罗斯总统叶利钦为他的到访举行的欢迎宴会上讲话时说：“俄罗斯伟大的作家列夫.托尔斯泰曾经说过：‘一切美好的东西只有经过努力才能获得。’这句话蕴涵着深刻的哲理。我们两国关系在经历了多年的风风雨雨之后，终于结束过去，开辟未来。”在这里引用托尔斯泰的话，意味深长，恰到好处，极大地增加了讲话的魅力。写作的语言表述形式大体上有三种：书面式语言所谓书面式语言，是指在表述公文内容的时候，不能用日常说话的口语方式来表述公文内容，而是要用符合书面材料语言要求的方式来表述内容。    电影《林则徐》中写林则徐召见外商，申明中国政府关于严禁贩卖鸦片的命令，其中说到如有违令者，“船货交公，人即正法”。有外商问：“什么叫‘正法’？”中国官员答：“正法就是杀头。”在这段话中，“正法“用在中国政府的命令中，自然是书面语，而中国官员与外商是在观看电影，属于公共场合，应该用口头语，自然应该用“杀头”一词。口语式语言所谓口语式语言，是指在表述公文内容的时候，要用日常说话的口语方式来表述公文内容。还以公文中表述内容的顺序为例子，比如用“一个是、再就是、另一个是，还有就是”来表述事物，这类语言表述方式就是口语式语言。应用口语式语言表述的文种主要是“领导的专题讲话”，这类文稿用口语式语言来表述，其作用是能够把文稿写得生动，写得活泼，使领导在讲话的时候增强感染力。而“工作报告”、“调研报告”和“文件”公文不能用口语式语言来表述，必须要用书面式语言来表述。程式化语言所谓程式化语言，是指语言表述形式的格式固定的语言表述方式。举个例子，比如在一些文件的开头部分，我们常常看到这样的句子：“根据┄┄为了┄现将有关事宜通知如下”、“为做好┅特制定┅”、“现将┅印发┅请┅”、“为加强┅公司就┅规定如下”，这类句子就是程式化语言。程式化语言主要适用于“通知”类公文和“规章制度”类公文的开头部分的用语，其他类公文不能使用或不适用程式化语言表达。3、内涵明晓（观点明确、内容清楚）一是要“一文一事”。二是要讲清基本观点。三是要注意段落层次，遵守习惯格式。4、行文通畅条理清楚，语言流畅。（四）常见文书的格式1、通知1）通知的含义通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。2）通知的特点（1）使用范围的广泛性。通知适用范围的广泛性主要表现在用途广泛。大到全国性的重大活动安排，批转文件，发布规章制度，下达指示，小到机关单位内部处理日常事务，告知一般事项，都可以使用通知。（2）具有晓谕功能。通知的主要功能首先在于告知，告诉受文对象有关事项；其次是提出要求，让受文对象在知晓通知内容后，按发文者的意图去办。（3）时效性较强。所谓时效性，包含着两层意思：一是时间期限，要求办理的事情，必须在限定的时间内完成。即使是提出原则性规定的通知，也有其贯彻执行的时间限要求，受文者不能拖着不办。二是效力长短不一，有的通知因安排公务活动的具体事项而发，如开会通知，会期一到，通知也就失去了效力；而有的通知是用来部署某方面工作的，在这方面工作结束以前，无论时间长短，它都是有效力的。通知的分类1.批示式通知这类通知根据用途的不同，又可以分为批转式通知、转发式通知和发布式通知三种。（1）批转式通知，用于批转下级机关的公文。如国务院于2008年6月15日发出的《国务院批转发展改革委电监会关于加强电力系统抗灾能力建设若干意见的通知》等。（2）转发式通知，用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。如辽宁省人民政府办公厅2008年12月10日发出的《辽宁省人民政府办公厅转发省物价局关于运用价格杠杆为经济结构调整、下岗职工再就业和启动市场服务措施的通知》等。（3）发布式通知，用于发布规范性文件。如《盘锦市人民政府办公室关于印发<盘锦市小额贷款公司监督管理办法（暂行）>的通知》等。2.指示性通知对某一事项作出具体规定或对处理某一问题作出具体指示的通知。它一般都是上级机关对下级机关或所属单位下达指示时使用的。这类通知的政策性和指导性较强，如国务院2008年8月12日发出的《国务院关于做好免除城市义务教育阶段学生学杂费工作的通知》，要求下级机关认真贯彻执行。3.事务性通知用于安排一般具体事务的通知。如调整机构、启用印章、变更作息时间、安排节假日值班等。如《关于2010年下半年节假日时间安排的通知》。4.会议通知各机关单位用以发出召开会议的通知。如铁岭市保密办的《关于召开保密工作协作组会议的通知》。5.任免通知上级机关任免下级机关的领导人员，或上级机关的有关任免事项需要下级机关知晓时所发出的通知。如铁岭市人民政府发出的《铁岭市人民政府关于曾科等同志职务任免的通知》等。三、通知的写法案例分析：2010年6月行政文书制作考题《丽汇货运公司来客访问登记管理》2010年10月行政文书制作考题《上海加华公司办公用品管理》2011年10月行政文书制作考题《伊迪亚公司的报刊管理》注意事项：1、标题应该有发文机关、名称、事由2、发文对象明确3、通知事由、转折点4、最后“特此通知”不要忘以上通知请认贯彻执行。本通知从下发之日起开始执行。6、落款（公章）不要丢7、时间日期里的0在艺术字里找*2、请示请示的含义请示适用于向上级机关请求指示和批准。属上行文，只用于下级向上级请示工作。请示的适用范围大致有4种情况：一是因职权范围所限不能解决的问题或上级明确规定经请示批准才能办理的事项；二是因特殊情况不能执行上级的统一规定和安排，需要作变通处理的；三是因方针政策的规定或依据不明确，本机关、本单位没有把握处理的新情况、新问题；四是本机关、本单位无力解决或难以解决而又亟需解决的问题和事项。请示的特点（1）请示必须是下级向上级行文。其他如平行机关、不相隶属机关之间的行文都不能用请示。（2）请示必须是自己职权范围内无法解决或无法处理的事项，行文机关既不要请示与自己职权无关的事，也不要请示本应自己处理并有条件、有可能处理的事；前者超越职权范围，会给工作带来混乱，后者则属于把矛盾上交。（3）请示要求上级必须明确表态或者批复。请示是有针对性的上行文，上级机关对下级机关呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的答复。公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送部门、印发单位、联系人、联系电话和印发日期等要素组成。红头请示的分类请示大体有三种：请求指示、请求解决、请求批准。1.请求指示此类请示为就某一问题或事项请求上级机关指示该怎么办或询问政策、精神。多是下级机关、部门执行政策时有不明白之处或遇到困难、问题需要变通处理，却又不清楚政策界限、不知该怎么处理或执行，请求上级给予明确的指示意见。如：《关于商业企业增值税有关问题的请示》。2.请求解决下级机关遇到自身人力、财力、物力无法解决的困难或问题时，请求上级机关给予帮助解决的。如：《关于西丰县计量测试所改造维修办公楼所需资金的请示》3.请求批准本机关、本部门关于某一问题或事项已有处理意见，但因职权所限必须请求上级机关批准、同意。这类请示，主要是呈请上级认定或批准，与前两类请示有明显区别。如：《关于购买车辆的请示》（铁市质监[2010]37号）。请示的写法请示一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。1.标题。请示的标题由发文机关名称、事由和文种构成。首先，标题应做到一题一事，指事具体。“一文一事”是请示行文的规则，因此，标题中应该避免以“和”、“及”连及两事或多事的错误；同时，标题应指事具体，即要明确请示的具体内容，不能笼统含糊。其次，请示的标题应用词准确、表意完整。一份请示到底是请求指示、请求解决还请求批准，标题中应该反映出来，让上级机关一看标题就能明了请示内容。最后，请示标题应该避免出现“双请”情况，即在一个标题中出现两次“请”字，如《×××关于请求（申请）解决扩建教学楼经费的请示》，前边的“请求”应该去掉，写成《×××关于解决扩建教学楼经费的请示》请示文种本身包含了请求、申请等含义。2.主送机关。原则上一份请示的主送机关只能是一个，这是由文种的性质和用途决定的。如果主送机关有两个或多个，由于没有明确的牵头部门，就容易贻误工作。或上级机关互相推诿不及时答复甚至不复，或因上级机关各有答复，出现分歧而无法执行。因此应杜绝请示的多头主送现象。对主送机关以外的有关上级机关可用“抄送”处理。3.正文。主要包括请示缘由、请示事项和结语等项内容。（1）请示缘由。即正文的开头部分，需要明确“为什么请示”的问题。一般需要简要陈述情况，写明请示的原因和理由。正文的缘由部分，是上级机关作出答复的重要根据，因此，这部分在写法中要求情况真实、理由充分；同时，缘由部分也是提出请示事项的依据和立足点，如情况不真实，理由不充分，所请示事项就难以立得住，也由此降低了解决问题的可能性。尤其是请求解决的请示，缘由部分要尽量写得详尽些。缘由部分写完，一般用“现就有关问题请示如下”过渡。（2）请示事项。请示事项是正文的主体和核心部门。每个请示只能是一个事项，而且要写得具体、明确。这部分主要写请示的具体内容。①请求指示的，事项部分要明确提出问题和要求。②请求解决的，正文主体部分则应明确提出需要上级支持、帮助或解决的具体事项，同时还应充分考虑到解决的必要性和可能性，解决的要求应提得合理、适度。③请求批准的，主体部分应提供本机关、部门的具体意见、措施、方案，要避免以决断的口吻行文，对本机关的意见、措施、方案等均应表述为“拟”怎么办，而不能表述为“决定”怎么办。（3）请示结语。常另起占行。惯用的请示用语有“请予审批”、“请予批准”、“当否，请批复”等。但不能使用“以上请示如无不妥，请批转××执行”或“当否，请批转”之类的呈转性用语。4、落款。请示的落款为请示单位名称和成文日期，请示单位名称一般为加盖请示单位公章。成文日期为汉字的年、月、日。请示还应该在附注处标明联系人和联系电话，以便于上级机关与请示机关及时沟通。（四）请示写作的注意事项1.要严格遵守行文规则。请示公文具有固定的行文规则，必须严格遵守。这些规则主要包括：一文一事、只能主送一个机关、不得越级请示、不得将请示直接主送领导同志个人等。2.严格遵循请示内容真实、理由充分的原则。内容真实，就是不能为了让上级领导批准而虚构情况或片面地讲情况、提问题；理由充分，就是请示的原因必须讲清楚，这是上级机关能否批复的依据。3.请示的语气要平实、恳切，用词准确，以事实引起上级机关的重视。3、函（一）函的含义和特点1.函的含义。函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函作为公文中的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上比较灵活，不仅可以在平行机关之间行文，还可以在不相隶属机关之间行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题外，还用于向有关主管部门请求批准事项和主管部门答复审批事项。没有版头、标题和发文字号的函，属便函，不列为正式公文。2.函的特点。（1）用途的多属性。如询问或向有关主管部门请求批准，这一点与请示相似；主管部门答复有关部门请求的审批事项，与批复相似。用作答复有关部门请求的批准功能，具有指挥作用；但就与有关部门商洽工作或对某一问题的回答这一点来说，又没有指挥功能。（2）内容的单一性。函的主体内容具有单一性的特点，一份函只宜写一个事项。（3）写作使用多种语气。由于行文方向不一，功能各异，因而函没有统一的语气：商洽工作用商量语气，请求对方回答问题用询问语气，答复对方问题用肯定或否定语气，需要主管部门批准用请求语气。（二）函的分类正因为函具有多属性的特点，所以它成为公文中最轻便、快捷的一个文种。实际工作中这一文种的使用频率特别高，常见的主要有以下几种类型：1.商洽函。用于平行或不相隶属机关之间商量和接洽工作，如商调工作人员、联系参观学习、商请提供帮助和支援等。这是实际工作中最常用的一类函。2.询问函。用于平行或不相隶属机关之间询问事宜或征求意见。3.告知函。用于主动告知对方某一情况或事项。这是不一定需要对方答复的一类函，目的只在于让对方知悉情况及了解发文机关的意图和要求。这类函的作用及功能与通知相同。4.请批函。用于向有关业务主管部门请求批准。这类函的作用、功能与请示相近，区别在于：“函”是请示“有关主管部门”，“请示”是请示“上级机关”。请批函不具备请求指示的功能。5.复函。用于回复对方的询问函、请批函和商洽函，即对对方询问的事项、请求批准事项及商洽事项作出答复。三、函的写法函一般由标题、主送机关、正文、落款等四部分组成。1.标题。分为去函（询问函、商洽函、告知函、请批函）和复函两种标题。去函的标题由发文机关名称、事由和文种构成，如《辽宁省人民政府关于与国家安全生产监督管理总局共建辽宁工程技术大学的函》。复函的标题由发文机关名称、事由和文种构成，标题最后的文种为“复函”。2.主送机关。即受文单位，写明全称或者是 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 简称，后面加冒号。3.正文。这是函的主体部分。主要包括缘由、事项和结语三项内容。（1）缘由。概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关问题函复如下：”或“现就有关问题提出如下建议”等过渡语转入下文。（2）事项。函的事项部分内容单一，一函一事。无论是相互商洽工作、询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。有的公函，事项涉及的内容比较多，也可以分条列明。（3）结语。一般根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“请予函告”、“特此函复”等。有的函可以不用结束语。4.落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。署名写上机关单位的名称，一般使用机关全称或标准简称，并加盖公章；成文时间用汉字写明年、月、日。四、函的写作注意事项1.函的写作应注意与相关文种的区别，特别是要区分开与请示的区别。实际工作中，请批函与请示相互错用的现象比较严重。一些部门或单位总以为请求批准时使用“函”显得随便，发文单位觉得不足以表示谦恭，会影响问题的解决；而受文单位似乎也嫌对方没有敬意，小看了受文机关。这样，本该以请批函行文的，去有意用成了请示。另外，错用函与请示，也是分辨不清到底该用什么文种的原因。因此，有必要明确，必须按行文规则，根据各自的用途和功能，正确使用请批函与请示。2.函的写作。还要注意行文简洁明确，用语把握分寸。特别是平行机关之间的行文，一定要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维，谨小慎微。至于复函，要注意行文的针对性和答复的明确性。3.函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。不少单位在处理函件时，误以为它的时效性不强，于是就缓办，有的甚至不办，这样势必会给工作造成损失。所以，函虽然不像“命令”、“通知”等文种那样具有权威性，但它是公务活动中不可或缺的文种，我们应该像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务活动的正常进行。4、报告（一）报告的含义和特点1.报告的含义报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。在日常公务活动中，经常有把报告和请示弄混的情况。行文时报告、请示不分，由于报告和请求同属上行文，结构形态相似，而有关人员对“报告”、“请示”的概念、特点、性质、适用范围等基本知识不够清楚，所以该用“请示”的用了“报告”。鉴于这种情况，有必要在这里将“报告”和“请示”作一比较。“报告”和“请示”是为数不多的上行文文种，是下级机关向上级机关呈报的公文。但是，两个文种在以下几个方面却有不同：（1）行文目的不同“报告”的目的在于汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回答上级机关询问，以便上级机关了解本单位情况，能够有针对性地予以指导；而“请示“的目的，是为解决某一问题，请求上级机关作出指示或予以批准。所以，报告是陈述性公文，请示则是呈批性公文。（2）行文时间不同“报告”是在工作结束后或工作正在进行中行文；而“请示”则必须要在事前行文，不能先斩后奏。（3）答复的形式不同“报告”不要求上级机关回复。而“请示”则要求上级机关及时批示或批复。2.报告的特点（1）应用范围的广泛性报告属于上行公文，应用相当广泛。它可以用于定期或不定期地向上级机关汇报工作，反映本地区、本单位贯彻执行各项方针、政策、指示的情况，反映实际工作中遇到的问题，为上级机关制定方针、政策、或者作决策、发指示提供依；还可以用于答复上级机关的询问，使上级机关在全面掌握情况的基础上，准确、有效地指导工作。（2）行文的单向性。报告是下级机关向上级机关行文，旨在为上级机关提供情况，属于单向行文，不需要受文机关答复或审批。（3）表达的陈述性报告是用于汇报工作、反映情况的，上级机关能否比较全面了解下级机关的情况，并综合各下属单位的情况对全局工作作出决策，在很大程度上取决于下级机关能否适时地汇报工作，真实、全面、具体地陈述本部门、本单位贯彻执行各项方针、政策的情况。譬如某一阶段做了哪些工作，每项工作是怎样开展的，取得了哪些成绩，存在什么问题等。即使是提出建议，或者在答复上级的询问时会有一些议 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字，也是在大量陈述情况的基础上所作的适当分析，其基本表达手段仍是叙述和说明。（二）报告的分类1.工作报告用于向上级机关汇报本机关工作进展情况、工作成绩、工作经验、存在的问题以及下一步工作安排和设想等。具体又包括综合性的、专项性的工作报告两种。综合性工作报告是同时汇报几方面工作的报告，内容综合、全面，总结性的特点比较明显，且多为定期汇报，如季度工作报告、年度工作报告等。专项性工作报告是汇报某一项工作的，内容单一、特定，问题集中，不定期，多是在此项工作进行中或结束时向上级机关汇报。2.情况报告用于向上级机关反映社会上或本机关工作中出现和存在的有代表性、倾向性的有关情况。情况报告重在“反映情况”，不局限于具体工作，不局限于本机关情况，这是它与工作报告的区别。情况报告所反映的一般是重大情况、特殊情况或者新动向，旨在引起上级机关的注意，以便上级机关及时采取措施，指导工作。这类报告应对情况作出分析，必要时应有针对性地提出意见或建议，但报告所提出的建议和意见，必须是原则性的。3.回复报告用于答复上级机关的询问。即根据上级机关的询问和要求所作的答复。从内容看，回复报告或汇报工作，或报告情况，也属于工作报告或情况报告。我们在这里单列“回复报告”一类，是考虑到它具有被动行文的特点，是上级机关先有询问或要求。4.递送报告用于向上级机关递送文件、物件的报告，是报告中最简单的一类。(三)报告的写法报告一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。1.标题和主送机关报告的标题应是完整规范形式的，即由发文机关、事由、文种构成。报告的主送机关与请示的主送机关一样，只能是一个，需同时报送其他上级机关时可采用抄送方式。2.正文报告正文多由报告缘由、报告内容、报告结语组成。（1）报告缘由，是正文的开头部分。通常是说明报告的目的、原因，概括报告的基本内容或基本情况，一般都比较简短。缘由部分的结尾是惯用过渡语，工作报告和情况报告常以“现将有关情况报告如下”引出下文，回复报告的过渡惯用语则应针对上级的询问或要求。（2）报告内容，是各类报告正文的主体部分。我们重点介绍一下工作报告、情况报告的写法。①工作报告的正文主体，一般包括四个层次的内容，其结构顺序为：基本情况概述——主要工作及其成绩、经验及做法——存在的问题——今后的工作安排意见或打算。实际写作过程中，第一个层次即主要工作情况的概括叙述，也有上移到“报告缘由”部分的。工作成绩比较突出时，第二层次应写得详细、具体一些；工作中存在的困难或问题比较突出，尤其是失误比较严重时，则应详写第三层次，并对产生问题的原因作出分析。有些工作报告的正文是以所做的几项或几个方面的工作为线索分条列项表述的，这时应注意每一条项中一般也应包括基本情况、成绩及具体做法等；至于存在的问题和今后的打算两个层次，则大都在条项表述完成以后总起来写，不分散在每一条项中。工作报告，其内容的侧重点应是所做的主要工作、今后的打算。成绩、经验和存在的问题则视实际情况而定，有成绩和经验，应很好地总结；有问题、困难或失误，应毫不隐瞒地提出来。(四)报告写作的注意事项（1）材料要真实。向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能报喜不报报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文应该在调查研究，全面掌握本单位情况的基础上撰写。（2）除综合性的报告外，都要遵守一文一事的原则。一份报告应只报告一项或一个方面工作的进行情况，尤其是专项报告更应做到专文专用。（3）严格使用文种，尤其应当注意不要与请示混用。报告事项不得夹带请求事项，否则会因“报告”不需批示或批复，而影响请示事项的处理和解决。5、总结（一）总结的含义。总结是国家机关、企事业单位、社会团体等通过对过去一阶段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的一种常用公文。（二）总结的分类。按内容分，可分为综合性总结和专题性总结。按时限分，可分为全过程和阶段性总结。按功用分，可分为汇报工作总结和推广经验的总结。按范围分，可分为单位总结和个人总结。（三）总结的写法。总结通常有标题、正文、落款三部分内容。标题，标题即总结名称。常见标题有三种：一是由单位名称、时限、总结事由和文种构成，如《××省林业厅2008年林业工作总结》。二是由总结主要内容或主要观点概括而成。此种标题不标明“总结“字样，如《技术开发的关键是人才开发》。三是由正副题组成。正题概括总结的主要内容和基本观点，副题标明单位名称、时限和文种。如《坚持党的领导，促进文艺繁荣××市2006年文艺工作总结》。正文，一般包括三个方面的内容：基本情况。这一部分的写作应提纲挈领，简明精练，使读者对整个工作情况先有一个大概的了解，如：扼要交代工作进行的时间和背景，说明环境和基础条件及完成任务的总体情况；提炼出主要体会，对总结的主要精神和中心内容作必要提示；说明总结的动因及其必要性。主要做法和经验。这一部分是总结的重点。总结成绩经验。做了哪些工作，采取了哪些步骤、方法和措施，取得了哪些成绩，还存在哪些差距和不足。今后努力方向。结合前面所总结的经验教训及查找的差距，提出今后工作的改进意见和初步设想，从而明确努力的方向。落款写在文尾处。（四）总结的使用。总结一般不用正式文件发布，有一些部门或单位以正式文件印发的，需用“通知”为载体。总结上报给上级部门时，多将标题改为《关于报送××××总结的报告》，以正式文件发出。与计划同时报送也需以“报告”为载体，如《关于报送2008年全省农业工作上半年总结和下半年工作计划的报告》。［例文］《2008年全国春运工作总结》(引自《国家发展改革委关于印发2008年全国春运工作总结的通知》，发改运行［2008］844号)2008年全国春运工作总结在党中央、国务院的正确领导下，各地人民政府和国务院有关部门精心组织，团结协作，克服雨雪冰冻恶劣天气带来的不利影响，圆满完成了2008年的春运工作。今年春运从1月23日开始至3月2日结束，共计40天，初步统计，全国共完成旅客运量22.42亿人次，同比下降0.5%，其中，铁路1.74亿人次，增长9.5%(铁路45天计运送旅客1.96亿人次，增长11.8%)；道路20.17亿人次，减少1.6%；水运2878万人次，增长0.6%；民航2160万人次，增长8%。今年春运有以下主要特点：一是受南方雨雪冰冻灾害影响，春运工作面临前所未有的困难。(原文略)二是铁路客运出现两头高、中间低的现象，且高峰持续时间长，客运压力明显增大。(原文略)三是继续实行标价不上浮、不加成的政策，但通过采取各种补贴措施，基本调动了运输企业的积极性。(原文略)总结今年的春运工作，各地区、各部门主要完成了以下几方面的工作：一、保交通，为春运创造基本条件。(原文略)二、领导高度重视，形成工作合力，确保春运有序进行。(原文略)三、优先满足客运需求，突击抢运电煤和救灾物资。(原文略)回顾今年的春运工作，在取得成绩的同时，也存在一些问题……各地区、各部门要认真总结经验教训，积极寻求解决问题的办法和措施，特别是提高特殊情况下的应急反应能力，为今后的春运工作打下良好的基础，确保广大人民群众春节期间能够平安返乡顺利出行。中华人民共和国发展和改革委员会二○○八年二月二十五日6、商务信函祝贺信感谢信提示信订购确认信（注意信封的写法）参见《 教材 民兵爆破地雷教材pdf初中剪纸校本课程教材衍纸校本课程教材排球校本教材中国舞蹈家协会第四版四级教材 》第22页（五）常见行政表格制作1、《档案借用表》见2010年10月考试题《利景公司的档案管理》见行政管理表格制作例一《会议签到表》2、会议签到表*见行政管理表格制作例一《用车申请表》3、用车申请表*见行政管理表格制作例一《会议回程机票表》4、会议回程机票表*见行政管理表格制作例一《财产购置申请表》5、财产购置申请表*见教材110-111页《电话记录单》、《电话留言条》6、电话记录单、电话留言条*见教材28页7、档案目录*8、公司花名册练一练8、公司花名册*序号姓名身份证号工作岗位进入公司时间在公司工作年限技术等级籍贯备注123459、会客单练一练9、会客单*编号：存根备注：来人（车）离开时请将此单交还门卫室编号：被访人姓名来访人单位来访人姓名来访事由来访人数携带货物及数量来访时间结束时间车牌号码被访人10、印章使用登记表练一练10、印章使用登记表*编号时间用印单位内容用印数经办人姓名批准用印人姓名盖印人姓名备注123411、员工处分呈报表练一练11、员工处分呈报表*姓名部门出生年月党员曾受何处分呈报处分原因经理（主任）签名：年月日部门负责人意见部门负责人签名：年月日11、员工处分呈报表*人力资源部意见签名：（盖章）年月日公司领导意见签名：（盖章）年月日12、员工表彰表练一练*12、员工表彰表姓名性别出生年月民族籍贯家庭出身文化程度现任职务工作单位及岗位入团年月入党年月电话邮编呈报处分原因经理（主任）签名：年月日13、发文登记薄练一练13、发文登记薄三、文书处理（一）文书处理的特点1.内容的政治性和机要性2.程序的稳定性和有序性3.工作的服务性和及时性三、文书处理（二）文书处理的基本要求1.准确2.及时3.安全《条例》规定：“应当坚持实事求是、按照行文机关的要求和公文处理规定的原则，做到公文处理及时、准确、安全、保密。”三、文书处理（三）文书处理程序发文处理程序1．草拟（1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的任务。（2）起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末，做好调查研究，认真分析各类情况和需要，然后再起草。2.审核　　审核又称核稿，是指草拟好的文稿在送出去前，由秘书部门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检查。审核主要把好行文关、政策关和文字关。三、文书处理（三）文书处理程序3.签发　“签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。4.复核　复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复核审查。5.缮印　缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文件。三、文书处理（三）文书处理程序6.校对　校对是对缮印出来的文本清样与定稿进行全面的对照检查。7.用印　用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的公章。8.登记　登记，是对准备发出的文件进行记录，以便日后核查。9.分发　分发，是对印制完毕需要发出的文件进行分封和发送。三、文书处理第七章文书处理与档案管理发文登记簿小知识（三）文书处理程序发文处理程序三、文书处理收文处理程序1.签收2.拆封3.登记需要登记的文件有：（1）上级单位的指导性的、参阅性的或需要办理的文件；（2）下级单位的请示性、报告性的文件；（3）带有密级的重要资料；（4）单位内部使用的文件、会议文件和音像文件。不需要登记的文件有：（1）领导人的亲启件；（2）事务性的通知、便函等；（3）一般性的简报；（4）公开的和内部不保密的出版物；（5）已经被其他综合性质的文件包括的文件。（三）文书处理程序三、文书处理收文处理程序4.分发5.拟办。秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问题提出如何办理的初步意见，供领导人批办时参阅。6.批办7.承办。就是按照领导人的批示意见执行具体的工作。8.催办。就是文秘人员按照承办时限，对承办部门定期进行检查与催促，防止文件处理被延误。三、文书处理（四）办结文书处理程序凡已经办理完毕的文书，应按下列程序处理1、办结暂存2、立卷3、归档4、清退5、销毁文书立卷与保管（见档案管理）