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系列 编号：FS-ZD-04015内部管理
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系列第一太平物业记录控制程序（标准、完整、实用、可修改） 第一太平物业记录控制程序FirstPacificPropertyRecordControlProgram说明：为
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化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。 世茂第一太平物业记录控制程序 1范围 本程序依据GB/T19001―2000idtISO9001:2000标准中4.2.4条款和公司质量手册相关条款编制。适用于公司与质量管理体系活动有关的各项记录，包括对服务供方相关的记录及培训、审核和评审等记录。 2目的 规范质量记录控制和管理的要求，确保提供符合要求和质量管理体系有效运行的依据。 适用于全公司与质量管理体系有关的记录，包括来自供方提供的记录。 3职责 3.1行政人事部负责记录的归口管理，负责对各部门的体系记录的控制进行指导。 3.2各职能部门负责对本部门当年一般记录的保存。 3.3各管理中心(处)负责对管理中心(处)当年一般记录进行保存。 4程序 4.1记录的确定、收集、分类 4.1.1各部门所需的记录表格，由部门主管领导记录名称、内容、作用进行审定，记录由各部门文件管理员负责收集，并分类保存。 4.1.2公司所有与质量管理体系有关的记录分为体系记录(指管理评审、体系审核)和一般记录。 4.2记录的编码规定 4.2.1品质管理部根据质量管理体系运行需要，对质量体系记录表式统一标识编号。 4.2.2记录编码内容由部门代号、服务分类代码、顺序号、状态号等内容组成。记录编码按《文件控制程序》中的规定执行。 4.3记录的填写、保管 4.3.1填写记录时应字迹清晰，内容完整，填写人、审核人、批准人应履行签字手续，不应随意涂改或用铅笔填写，如需修改，应盖更改章或签字。 4.3.2需归档的记录，应由行政人事部(文档室)统一保管，并按要求装订成卷。 4.3.3保管记录时，应编制《作业文件表格清单》，保管方式应便于存放、检索，公司各职能部门形成的一般记录应于次年年初交行政人事部(文档室)保管，各管理中心(处)形成的一般记录由各管理中心(处)按行政人事部要求进行属地保管，并将保管记录清单造册交行政人事部。 4.3.4记录的保管期限 员工资料的保管期限为长期(永久)
合同
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评审记录的保管期限为合同有效期后三年; 管理评审记录、体系审核记录、不符合、纠正和预防措施报告、供方评价资料的保管期限为三年; 员工培训记录表的保管期限为一年; 监控中心形成的录像资料(记录)，保存(管)期为一个月; 行政人事部根据公司或法规要求对记录的保存期限另有规定时，应发文
通知
关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知
; 其他记录的保管期限为一年; 保管期限计算从记录形成次年开始起算。 4.3.5各职能部门形成的一般记录，当年记录应由主办职能部门指定专人保管，于次年年初移交行政人事部(文档室)。 4.3.6各管理中心(处)形成的一般记录，由各管理中心(处)指定专人收集、保管、存档。 4.4记录的保护、贮存 4.4.1记录的贮存方式为袋装、盒装或磁盘存储，并设专人保管，以便存取和检索。 4.4.2应提供记录贮存的适宜环境，防止记录损坏、变质和丢失。 4.5记录的检索 4.5.1查阅本部门与本职工作有关的一般记录应向文件管理人员说明情况，并进行查阅登记。 4.5.2因工作需要，需查阅质量管理体系记录时，应先经所在部门经理批准后方可查阅。 4.5.3外单位人员前来查阅记录时，应携带所在单位介绍信，经行政人事部报管理者代表批准后，方可查阅。 4.5.4在合同商定期间，相关记录可提供给顾客或其他代表查阅，但应经管理者代表批准后，方可查阅。 4.6失效及过期记录的处理 4.6.1对已过保存期，失效的一般记录由各保管部门负责及时销毁，但需编制《销毁文件清单》由行政人事部(文档室)留存归档。 4.6.2质量管理体系记录由行政人事部负责销毁处理。销毁时要求编制清单，存档保管。 4.7记录的管理 4.7.1各部门、管理中心(处)负责填写《文件表格清单》，将所确定的记录表格一并报行政人事部备案。 4.7.2记录表格需更改时，各部门应相应更改《文件表格清单》，经审批人签字确认后，从生效之日起使用新表格，并将更改后的表格清单及新表格交一份到行政人事部备案。 4.7.3各部门、管理中心(处)应每年定期将《文件表格清单》更新一次，并对现行所使用的表格进行检查，防止使用作废表格。 4.7.4各类记录表格随所属文件(包括程序文件、其他文件，如:管理规定、作业文件等) 一同办理审核、批准手续时，审核结果同样有效。 5相关文件 《文件控制程序》 6附录 《文件表格清单》Foonshion图文设计有限公司FonshionDesignCo.,Ltd第2页/共2页
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