时间管理培训PPT

时 间 管 理 时间管理 在开始之前…… 时间管理 如果您的余生只剩下三天, 您会做哪三件事情? 请闭目一分钟思考这个问题 时间管理 时间管理是什么? 时间管理 时间本身不是问题. 因为每个人每天所拥有的时间都是一样的多 所以时间管理的问题本身不在于时间, 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间 时间管理 时间管理是什么? 时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯, 以令自己更富效率, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很对地做完, 叫做效能 时间管理就是事前的 规划 污水管网监理规划下载职业规划大学生职业规划个人职业规划职业规划论文 或长期的 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 时间管理 课程目标 这个课程给大家最重要的讯息是。。。。 不是教给你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎样可以不眠不休。 我的问题有哪些？ 我要如何处理这些问题? 我要什么时候开始? 时间管理 目 录 认识时间障碍 如何运用时间 总结 时间管理 时间管理的错误观念 什么是时间杀手 人最容易掉进的时间陷阱 认识时间障碍 时间管理 时间管理只是常识只要我把工作做好， 我的时间管理应该还不错 我在压力下表现较好， 时间管理会令我失去我的优势 我有使用计事本和行事历，这还不够吗？ 时间管理的错误观念 时间管理 什么是时间杀手 无形的（不自觉） 有形（自觉的） 接听电话 打电话 会议 打扰 官僚作风 沟通不足 办公室政治 资源不足 阅读文件及邮件 交通堵塞 欠缺周详计划 不懂分辨轻重缓急 过分注重细节 犹豫不决 不懂得说不 拖延 善忘 不懂授权 欠缺组织 健康欠佳 时间管理 工作欠目标， 优先次序不明确 危机管理能力薄弱 多项工作须同时进行 自我组织问题 外界骚扰 无力拒绝要求 拖延工作 会议 人最容易掉进的时间陷阱 时间管理 目 录 认识时间障碍 如何运用时间 总结 时间管理 如何运用时间 时间管理 要管理好自己吗? 要懂得管理自己，首先要认识自己。 抛弃恶习, 引进新的工作方式和生活习惯 时间管理 为什么需要目标？ 目标是行动的导航灯! 成功就等于目标， 其他的一切都是这句话的注解。 －－美国潜能大师伯恩·崔西语 时间管理 为什么需要目标？ 哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现 ： 27%的人没有目标 60％目标模糊 10％有清晰但较短期的目标 3％有清晰且长期的目标 时间管理 成为社会各界的顶尖人士 成为各行业的专业人士 社会的中下层面安稳地生活与工作 社会的最底层，抱怨整个世界 3％有清晰且长期的目标 10％有清晰但较短期的目标 60%目标模糊 27%没有目标 25年后调查发现 ： 时间管理 计划目标 B E C D A Specific - 明确的 Measurable - 可以量度 Achievable - 可以达成 Time Bound - 有时间性 Realistic - 实际可行 时间管理 短期目标 分解目标 鱼骨图法 长期目标 个人目标：健康、休闲和营养方面的目标 事业目标：自我职业规划 项目计划（例如推行——新系统） 日常运作计划（编写每月生产 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 ） 每周的行事安排 每日需要完成的工作 短期的目标应该是现实的！ 长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己！ 时间管理 命中是偶然的，打不中是必然的！ 如 果 没 有 目 标 时间管理 订立计划以掌握时间 以目标, 优先次序, 理想工作时间表表示这三块 积木为基础, 想好一天的计划 搞清楚个人活力周期表, 再根据最有效的工作 时间,勾勒出“ 理想工作时间表” 根据目标的轻重, 安排优先次序 订好长期目标,以及短期目标 运用企划的概念- 拟定计划 时间管理 分解目标 长期目标 TO DO LIST - 执行事项清单 每天做 每天同一时间做 将优先次序写下 由最重要的事情开始 时间管理 分解目标 长期目标 TO DO LIST - 执行事项清单 时间管理 分解目标 长期目标 看看你的工作日志, 然后问自己: 几点开始目标? 能不能早点开始? 有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情? 你完全不受干扰的最长时段有多久? ( 不要把午饭也放进去) 你最有效率和最没有效率是什么时候? 你将当天的主要目标完成到什么程度? 你会照着优先次序的书面计划做事吗? 你在适当的时间做适当的事吗? 你在怎么处理不应该做的事? 手边的工作要如何做得更有成效, 更为简化, 并减少细节? 你花的时间与你的优先次序是否相称? 请记着 : 巴雷德“80/20”定理 时间管理 分解目标 长期目标 以行动配合计划 将目标写下来 - 是什么目标? 要达致什么的成果? 行动 – 要做些什么? 次序 - 哪些应该先做/ 哪些为后? 订下完成 日期及排列优先次序 时间估计 – 每项的行动需要多长时间? 灵活性 – 有没有预留时间给不可估计的突发事情 时间表 – 甚么时候处理甚么事项？ 时间管理 你是怎样编排时间计划？ 一、年度计划－甘特图 二、月计划－执行事项清单 史蒂芬 ·柯维博士－“与时间有约” 时间管理 权衡轻重 最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要 The main thing is to keep the main thing the main thing at all times 时间管理 长期目标 区分优先工作 某些事件 某些电话 浪费时间之事 不重要又不紧急 改进产能 建立人际关系 发新机会 重要但不紧急 某些电话 某些信件与报告 某些会议 不重要但紧急 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 重要又紧急 有趣的活动 防患未然 规划、休闲 不速之客 必要而不重要的问题 受欢迎的活动 时间管理 自我约束 － 行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5％是属于非习惯性的，而95％的行为都是习惯性的。 江山易改，本性难移 ! 罗曼·罗兰名言：性情即命运 ! － 时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。 1、改变你的习惯 2、修正你的态度 时间管理 3、提高你的生产力 1. 你的办公桌 你的工作环境是怎么样? 有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率? 时间管理 改善工作环境 将所有可以吸引你视线的东西全挪开 将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历, 笔座…..) 将你要用的器材放在容易找到的地方 把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方 将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 利用文件夹来将不同的文件归档 时间管理 2. 归档 一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作 - FILE 一些你需要归档的文件 - FILE 有空才阅读的书本 - READ 需要传阅的文件 - PASS ON 一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS 时间管理 3. 如何处理电话/ 电邮 如果找不到要通话的对方 - 切记要留言, 并说明事情的严重性, 以确保对方回电 打电话之前, 要把事情重点写下来 要谈比较复杂的事情, 可以先将文件传真给对方先看, 减少详细解释的时间 备有有关文件 自设时限 时间管理 4. 处理会议 每次召开任何会议前, 必须要紧记以下几点: 我是否一定要出席这个会议 会议之前应派发议程 说明开会的目的 如果你是主席,你应鼓励发言和要求言之有物,要避免发言同事偏离主题 最好设定一个时限, 以方便各人安排工作 时间管理 5. 要懂得说不 说” 不”应该是有礼貌 要给对方清晰的解释 给对方另外的选择和建议 时间管理 6. 处理拖延心态 为什么我们会拖延？ 不知道如何或从何入手 不知道为什么要做？ 不喜欢去处理 个人情绪及健康问题 缺乏奖励 没有迫切性 找借口 过分忧虑 忙碌过后 时间管理 7.改善拖延方法 行动：每次只处理一项工作 及时去做 委托别人去做/寻求帮助 把工作分成若干部分 订出工作时间 问题、文件洗牌 着手工作时间 时间管理 改善拖延方法 建立自信 - 跟自己说 “ 我一定可以做到” 设立目标 找出与自己相关的方法- 对自己的好处 储蓄时间全力再战 自我奖励 设立完工期限 时刻提醒自己事情的重要性 有充分的准备，才会把事情做好 时间就是金钱 时间管理 我们可以怎样赢得每一分秒? 利用交通时间 与运动同行 避开繁忙时间 车上观察构思 车上看书 出差外游 收集情报 计划构想 寓工作于娱乐 时间管理 目 录 认识时间障碍 如何运用时间 总结 时间管理 希望你能够: 看到自己的问题在那里 要改变生活的习惯和工作方式 在自己所能控制的情况下, 把握每分钟 订立目标, 策略, 行动去应付每一个挑战 在不能完全自己控制的情况下, 把负面的影响减到最低 总结 时间管理 有清晰的目标, 知道自己在做什么和要做什么 分辨事情的先后次序 知道自己是否朝着目标前进 选择做对的事, 而不是说只念着把事情做对 讲求效率, 以最少的资源追求最大的成效 计划每天,每周, 每年要做的事情 估计需要完成时间, 并编排时间表行事 懂得在适当时候说 “ 不” 建立一套方法和技巧减少打扰 缩短必须要做的事所花的时间 抗拒拖延 求取生活和工作平衡 总结 时间管理 Thank you! 时间管理