工作文档其他应收应付款流程
8.1 员工借款
1. 借款人填写借款单
员工借款主要为预支差旅费或预备零星采购等临时用款,由借款人本人填写《借款单》,列明借款的事由、金额。对因业务需要招待/购礼品、出差的借款,需同时提供经审批的《业务招待/礼品申请单》《出差申请单》。个人借款必须及时报销或还款。备用金的借支按公司
制度
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执行,原则上需定额
管理
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,一般为2000元。
(关键控制活动:OR_8.1)
2. 部门经理审核《借款单》
员工借款必须按公司的“费用报销
管理制度
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”规定办理,且经过适当的审批。借款人所在部门经理审核《借款单》,审核借款理由是否真实、合理;借款金额是否恰当,审核无误后签字确认。
(关键控制活动:OR_8.1)
3. 财务主管、财务部经理、总经理审批《借款单》
财务主管审核借款人是否有未还清的借款,对于日常零星采购业务、差旅费、业务招待费坚持“前款未清,后款不借”的原则,其他因特殊原因不能取得发票及时报销或还款的,经总经理批准后特殊处理。
所有借款需总经理/总经理授权人审批。
4. CSST总部领导审核
对于借支金额较大,借款人需提供相关证明,依据授权权限递交CSST总部领导审核。
(关键控制活动:OR_8.1)
5. 出纳付款
出纳接到审批事项齐全的《借款单》后进行付款。借款一般为现金支付,借款人领取现金后,需要在《借款单》指定位置签收。财务部出纳在已付的《借款单》上盖“现金付讫”章。付款后,财务部出纳把已付的《借款单》交财务部会计入账。
6. 会计入账
(1)会计根据已付现的《借款单》,编制《记账凭证》:
借:其他应收款-备用金/个人借款
贷:现金
7. 财务主管审核《记账凭证》
财务主管依据借款审批单及相关附件审核员工借款记账凭证,检查(1)记账凭证所选科目及部门是否正确;(2)借款审批单的审批手续是否完整;(3)金额是否与原始单据相符;(4)其他辅助信息是否正确等;(5) 如果是现金支付,《借款单》需要出纳盖“现金付讫”印章。
(关键控制活动:OR_8.2)
8. 其他应收款的冲销
会计依据出纳提供的已付的《费用报销单》/《差旅费报销单》及原始单据,编制《记账凭证》
借:管理费用/销售费用
贷:现金/其他应收款-个人借款/银行存款
8.2 清收管理
8.2.1 其他应收款余额的确认
1. 内部个人借款余额确认
对于公司内部个人借款,财务部每月发送《对账单》给借款人,要求其核对无误后签字确认。
2. 公司业务往来应收款余额的确认
对于公司业务往来应收款,财务部每月发送对账单给相应的借款方,要求其核对无误后签字确认。
3. 金额较大的应收款余额函证
对于金额较大的其他应收款,财务部还须发《函证》对账,确保债权清晰。
(关键控制活动:OR_8.3)8.2.2 长期个人借款的评估及处理
1. 会计编制《其他应收款帐龄分析表》
每季度,财务部会计根据当期发生及核销情况,编制《个人借款账龄分析表》,并对异常部分进行分析,报财务主管和财务经理审核。
(关键控制活动:OR_8.5)
2. 财务主管和财务经理审核
财务主管和财务部经理对《个人借款账龄分析表》进行审核并在《个人借款账龄分析表》上签字确认,确认后上报总经理。
(关键控制活动:OR_8.4)
3. 总经理审批
总经理对《个人借款账龄分析表》总体情况给出的处置意见,并签字确认。
(关键控制活动:OR_8.5)
4. 较长账龄借款的催收
财务会计对账龄较长的个人借款进行催收,并将催收结果向财务经理汇报。
(关键控制活动:OR_8.4)
8.2.3 逾期其他应收款分析与处理
会计每月编制《其他应收款账龄分析表》,并对异常部分进行分析,报告至财务经理、公司总经理和集团领导。
如有逾期未还款,对逾期的账款名单督促清收,落实每笔逾期账款的责任人和归还时间。
对于长期挂账的其他应收账款,应询问原因并向上级领导和公司总经理汇报;金额达到10万,还需上报集团领导、CSST总部审批。
(关键控制活动:OR_8.5)
8.3 其他应收坏账处理
1. 坏账的计提
每季度财务部会计对账龄过长的其他应收款进行可回收性分析,预计其可能发生的坏账损失以及预计依据,报财务经理审核后,计提坏账准备。编制记账凭证:
借:资产减值损失-计提其他应收款坏账准备
贷:坏账准备
当预计损失金额达到10万,需上报子集团领导、CSST总部审批。
(关键控制活动:OR_8.6)
2. 坏账核销的审批
对于不能收回的其他应收款财务部及当事人所在部门需要查明原因,追究责任。对确实无法收回的,需上报内控部和公司总经理审核,通过后才可以作坏账损失,冲销提取的坏账准备。金额达到10万,还需上报集团领导、CSST总部审批。
(关键控制活动:OR_8.7)
8.4 其他应付款的管理
财务主管审核其他应付款记账凭证,检查相关的支持性文件(例如发票、入库单、
合同
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或
协议
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等等)是否真实,审批手续是否完整,入账时间和金额等是否正确等。
(关键控制活动:OR_8.8)
8.5 逾期其他应付账款管理
会计每季度编制《其他应付款账龄分析表》,对于逾期应付未付账项,分析逾期未付款带来的风险,递交财务经理和总经理审核。
(关键控制活动:OR_8.9)