华南理工大学全宗指南（二）-----全宗内档案情况简介

华南理工大学全宗指南（二）-----全宗内档案情况简介 华南理工大学全宗指南(二)-----全宗内档案情况简介 (补充修改稿 2009年10月) (一)档案的数量及保管期限(1952~2009) 保管期限 档案门类 党群 教学 科研 基建 财会 产出版 设外声像 实名已其他 资 永 长短档案 档案 档案 档案 档案 品 档案 备 事 档案 物 人 故档案 料 期 期 行政 档档档档档 人 3010 档案 案 案 案 案 案 员 久 年 年 档 案 252434442 6340 4464 30946 50 1428 51 414 5000329 141 826 35852674 卷 卷 卷 卷 卷 卷 卷 卷 卷 照片; 件 卷 卷 卷 册(卷) 30000 数码 照片， 视频 410 个 档案 折合 83437卷5329件 米 总数 长度 (二)档案完整程度 由于学校曾经两分两合，加上“文化大革命”十年挫折，散失了部分档案。 1986年成立文科技综合档案室时仅有300多卷文书档案。 1986-1990年，有文书(含上级来文)、科研2个门类档案约1900余卷。 1991-1997年这一时期档案收集数量和质量有了大发展，共有党群、行政、 教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、人物、实物13个 门类，档案总数14106卷。 1998-2009年10月末，这一时期档案收集数量和质量再上新台阶，共有党群、 行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、人物、实物 13个门类，档案总数达到83437卷5329件。 (三)档案的利用价值及案例 学校档案的利用率是衡量档案工作为学校中心工作服务、为校内各单位服务、为师生员工服务、以及为社会服务得如何的一个重要指标。一直以来，学校档案馆在完成每年的立卷工作的同时，积极为学校各方面提供馆藏档案利用工作。仅以2009年的数据为例，全年利用馆藏档案人次为2018人，查阅案卷5482卷次，复印档案资料11443张，拍摄或扫描档案资料469张。 自学校成立档案室，到1995年成立档案馆以来，主要从以下方面为校内外提供档案利用: 1、为本校教学、科研和管理等各项目日常工作提供管理性规定材料。 2、为与外单位的土地争议，房屋维修、扩建、改建提供基建材料。 3、为校友出国、考研、找工、补办档案等等开具成绩单等档案证明。 4、为校庆展览、校史编写提供馆藏历史照片、实物及文字材料。 5、为各类评估、检查提供支撑材料 6、为教师科研报奖、职务晋升提供凭证材料。 7、为治安保卫工作提供破案有关资料。 通过提供上述档案利用，不仅提升了馆藏档案的价值，还取得了很好的社会效益。具体事例如下: 1(1991年起我馆提供提供大量凭证，使学校在1997年4月18日领得校园土地红线图，结束了建校45年来我校没有红线图和土地权属证的历史，为学校土地、房产管理及开发与建设提供了合法依据。 2(1989年至1994年我馆为《华南理工大学史》提供了大量的基础数字、大事记、照片,为该书的成功出版做了很多基础工作。 3(我校北区校园长期受周邻长湴村、元岗村少数村民的侵占，在校内养猪、养鱼、种植,还搭棚出租给外省流动人员居住。为了解决纠纷，我馆积极配合校地产办，提供大量历史资料、地形图及广州市建委批准我校北区建围墙的批文等有力的证明材料。使得学校能在1994年12月5日与上述两村签定土地权属协议书，最终结束了持续20多年的纠纷。 4(为解决我校在“文革”期间借校地少华山给广东省公安厅的归属问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ，档案馆提供了1975年8月21日省公安厅要求借用少华山作为警犬训练场的有关 资料，充分说明该山使用权应属我校。经学校、地产局与对方协商，终于达成协议，2002年1月23日少华山7000多平方米土地回归我校。 5(为配合我校本科教学工作优秀评价，1999年9,11月档案馆派李萍到评价办公室协助工作。李萍以高度负责的精神协助整理和建立相关档案与资料，为我校顺利通过优秀评价作出了努力，获得了学校的好评。 6(我们为机械二系10号楼楼顶加层工程提供完整的原建筑基建图，使其节省了不少经费，顺利建起1400平方米的实验室和会议室。 7(广州中山纪念堂大修中，以铜铸孙中山先生像替换原孙中山先生喷铜水泥像。档案馆运用1942年11月出版的《皇威辉辉——南支之展望》(日文版)一书，提供解放前中山大学石牌校区曾有孙中山塑像的历史图片和背景材料等复印件，协助学校最终于1998年12月22日获准将孙中山先生水泥像移入我校重置。 8(受学校委托，档案馆于1999年4月28日向广州市有关部门就学校的一批1934年至1952年的老建筑申报文物保护单位。2002年7月，这批老建筑(共18项)作为广州市的历史建筑遗产之一，得到了广州市政府的批准与立项。这是档案馆献给学校50周年校庆的礼物。 9(经我馆考证，12号楼前的石座是当年中山大学石牌时期所建的日晷仪的一部分。学校采纳我馆建议，于2001年8月重置日晷仪，从而为学校又添一新景。 10(利用馆藏档案和资料，2004年参编、出版了华南理工大学名师丛书“冯秉铨”、 “符罗飞”两本书。 11(在2005年6月团省委筹备省学联九大期间，我们提供自民国初至解放初近半个世纪几个重要时期的学联活动史料，特别是1950年5月广州解放后的省市首次学代会特刊复印件，为南方日报学联特刊得以顺利出版，发挥了作用。 12(我馆独立发现了组建到我校的广东工业专科学校及其前身广东省立第一甲种工业学校丰富的历史宝藏，并撰写 论文 政研论文下载论文大学下载论文大学下载关于长拳的论文浙大论文封面下载 在学校党建与思想教育研究2004年年会上展示，该成果荣获年会二等奖。 13(2005年10月是人民科学家钱学森回国工作50周年。校档案馆存有解放初广州地方报纸有关钱老的两则报导(1950年10月广州1675名科学工作者 联名致电联合国和美国，呼吁立即恢复钱等科学家的人身自由的电文;1955年10月我校领导迎接钱等留美科学家归国到达广州的报道)这是研究解放初关于党的知识分子政策的好材料，又是钱回国50年的一个历史见证。我们将有关资料的复印件赠送给纪念活动筹办方(此前他们在广州遍寻相关史料不着，原以为会空手而去)，受到对方的欢迎。 14(2006年12月，中国教育电视台拍摄纪念全国恢复高考制度30周年首批大学毕业生业绩的专题节目“春天里的七次约会—华工(50177班)专辑”。我馆为对方顺利录制节目提供了及时有效的帮助。包括一批20多年精心搜集的素材:当年学校招生海报、该班生活图片、学生早年照片、获奖光荣榜以及地方报纸采访该班毕业生的专题报道等。节目在2007年2月播出后，在高校中反响热烈。 15(多年来,校档案馆为早年分配在塞外高原、东北原野晚年要回广州定居的一批老校友约12名(当中有中山大学工学院1950年毕业生，岭南大学工学院1952年转校生，省立工专1949年至1951年3个年度第二学期的毕业生)提供当年广州住家地址的依据或者学历证明。这项工作因档案的稀缺而难度大，由于充分调动了馆内外的档案等相关资源，所提供的服务，都超出他们的预想而大喜过望。 16(从2004年开始，作为学校本科教学与建设领导小组成员，我馆参与了学校自评报告从初稿到审定稿的制定全过程，同时为学校多个学院、部门及时提供了所需的大批档案资料，这些资料不仅来源于馆藏，还有大量是平日用心搜集和积累起来的社会正式出版物等，同时为教务处整理、撰写了我校教务处历届领导的材料。我馆为2007年本科教学评估总计调阅财会、科研、行政、党群、教学等各类档案2266卷，资料121册，照片73张，复印档案、资料等共4402张，以优异成绩顺利通过教育部专家组对我校的本科教学工作水平评估作出了贡献。 17(从2006年9月起，我馆开始参与校史展览馆的筹备工作，为校史展览确定主题、提供思路和方向，并整理了一大批校史相关材料，如1953年底各系及教研室教师数、华南理工大学历史沿革简图、华南理工大学早期(1966年前)部分著名专家教授名单等等。 18(2007年9月， 美国驻德外交官Jared S.Pendleton两次来访我馆，为其 博士论文做开题调研。对其论文所涉及的有关前苏联专家援华、专家在我校的情况进行了专门咨询，我馆向其提供了一批珍贵资料。 19(2008年6,9月，我馆作为校史馆改造筹备办公室成员单位之一，负责校史展览馆一馆及部分二馆的文稿整理和撰写以及老照片的收集、整理和翻拍、部分实物的收集等工作，为校史馆的改造贡献了力量。 20(2008年6,10月，我馆为学校科技成果展览提供科研项目奖状及专利证书扫描件一批，还为该展览整理了部分科技工作者的文字简介。 21(2008年3,10月，我馆倾全馆人员之力，为编写《华南理工大学校园建筑与人文景观》一书，考证相关史实，查阅收集大量档案、资料，到现场实地考察，走访建筑专业人士，电话咨询多家单位，顺利完成了南北校区60多个建筑或景观的文稿撰写工作，还为本书收集和翻拍了大量老照片。 22(2008年，利用档案资料为华东理工大学档案馆提供成思危校友的相关材料，使他们顺利完成了相关工作。 23(2008,2009年，配合学校教工住宅的电梯安装，为教职工查阅复制了大量的基建图纸，保证了电梯安装工作的正常进行，也为教职员工提供了方便。 24(2008年以来，为了配合学校部分公有住房出售，借助已故人员档案，为很多已故人员家属提供亲属关系证明，使他们顺利更换了户主，方便了房屋的购买。 25. 2008年，2009年下半年，我馆为庆祝学校建筑 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 研究院纪念成立30周年，收集整理了大量历史沿革方面的文献资料，为该院编撰《三十年成长路》一书提供了历史依据。 26(2009年，学校配合学习实践科学发展观活动，对建校以来的规章进行清理，重新修订。我馆利用检索工具为学校各部门搜集以往制订的规章制度近600个，并陆续为有关单位提供了大量的档案实体复印，为各类规章制度的清理奠定了良好基础。 (四)档案的鉴定 1992年，学校成立了档案鉴定小组，制定了档案鉴定制度，能按规定进行档案鉴定工作。 2009年上半年，针对早年财会凭证已过保管期限问题，我馆专门与财务处、审计处等部门成立了财会档案鉴定销毁小组，并打报告给主管校领导，在校领导的批复下，与财务处对1988-1992年的财会凭证进行了清理。目前清理工作已经结束，拟提出相关销毁意见，报主管校领导批准后按程序销毁。 (五)检索工具配置情况 早年，学校档案的检索工具是单一的案卷及卷内目录，后来逐步发展到专题目录、专题汇编、文件汇编、著录卡、专题编研资料等多种手工检索工具。1上世纪90年代初期，学校档案检索工具逐步从手工检索向现代化检索过渡，从1994年起着手计算机输入的基础工作，1997年实现了省内第一所高校档案部门与中国教育科研网及本馆局域网(包括计算机房、阅览室、办公室、库房计算机)联通工作。 进入21世纪，学校档案馆为了提高 档案管理 财务及档案管理制度档案管理制度培训安全生产档案管理制度人事档案管理制度人事档案管理制度范本 水平和档案查询利用效率，积极引用先进的管理技术和管理软件，在2003年之前就采用灵通档案管理系统进行档案目录管理;2003年之后，采用了深圳科怡公司研发的科怡档案管理系统(3.2网络版)，使档案目录的著录和检索变得方便了;2008年底，对科怡档案管理系统进行了升级，实现了对电子原文的批量挂接，使档案的检索与利用更为便捷;2009年，又对该系统进行了优化，使其更适合我校的档案管理。目前该系统已开始试运行。截至2009年10月末，已录入各类档案案卷级条目83437条，文件级条目172805条，大大提高了档案检索与查询的效率。除了利用系统查询意外，学校档案馆仍然坚持制作纸质档案目录，作为系统查询的有效补充，至今共制作各门类档案检索目录318本。此外，学校档案馆还积极开展档案专题汇编，专题汇编也大大方便的了查询利用。 (六)档案整理情况 学校档案馆在1994年以前主要按照省档案馆(局)指定的评审标准对档案进行整理。1994年以后执行国家教委办公厅印发的《高等学校档案工作人员 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 与高等学校档案实体分类法》，学校还根据该文制定了学校档案工作规范和档案实体分类编号方案。目前，学校档案馆仍然按照此方案进行档案整理。