信息管理论文

信息管理论文 目录 1 信息管理………………………………………………………… 2 2管理信息系统要求………………………………………………4 2.1信息管理系统对信息管理地的要求:………………………4 2.2信息管理系统对信息 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 的要求:……………………5 3信息管理的几种模式……………………………………………5 4企业文化与信息管理的关系……………………………………7 5 从物流公司见证信息管理… …………………………………9 5.1信息管理在物流中…………………………………………9 5.2物流信息管理主要内容……………………………………10 5.3物流信息管理案例分析……………………………………12 6小结………………………………………………………………17 浅论信息管理在生活中 信息管理 综合理解, 信息管理,information Management IM,是人类为了有效地开发和利用信息资源,以现代信息技术为手段,对信息资源进行 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 、组织、领导和控制的社会活动。简单地说,信息管理就是人对信息资源和信息活动的管理。信息管理是指在整个管理过程中,人们收集、加工和输入、输出的信息的总称。信息管理的过程包括信息收集、信息传输、信息加工和信息储存。 定义, 信息管理,Information Management,IM,是人类综合采用技术的、经济的、政策的、法律的和人文的方法和手段对信息流(包括非正规信息流和正规信息流)进行控制,以提高信息利用效率、最大限度地实现信息效用价值为目的的一种活动。 信息是事物的存在状态和运动属性的表现形式。“事物”泛指人类社会、思维活动和自然界一切可能的对象。“存在方式”指事物的内部结构和外部联系。“运动”泛指一切意义上的变化,包括机械的、物理的、化学的、生物的、思维的和社会的运动。“运动状态”是指事物在时间可空间上变化所展示的特征、态势和规律。 信息一般经由两种方式从信息产 生者向信息利用者传递。一种是由信息产生者直接流向信息利用者,称为非正规信息流,另一种是信息在信息系统的控制下流向信息利用者,称为正规信息流。 所谓信息管理,是指对人类社会信息活动的各种相关因素(主要是人,信息,技术和机构,进行科学的计划,组织,控制和协调,以实现信息资源的合理开发与有效利用的过程。它既包括微观上对信息内容的管理——信息的组织,检索,加工,服务等,又包括宏观上对信息机构和信息系统的管理。 通过制定完善的信息管理制度,采用现代化的信息技术,保证信息系统有效运转的工作过程。既有静态管理,又有动态管理,但更重要的是动态管理。它不仅仅要保证信息资料的完整状态,而且还要保证信息系统在“信息输入一信息输出”的循环中正常运行。 信息管理是人类为了收集,处理和利用信息而进行的社会活动。它是科学技术的发展,社会环境的变迁,人类思想的进步所造成的必然结果和必然趋势。 进一步理解信息管理, 对于上述定义,我们要注意从以下几个方面去理解, 信息管理的对象是信息资源和信息活动 (1) 信息资源 它是信息生产者、信息、信息技术的有机体。信息管理的根本目的 是控制信息流向,实现信息的效用 环型信息管理与价值。但是, 信息并不都是资源,要使其成为资源并实现其效用和价值,就必须 借助“人”的智力和信息技术等手段。因此,“人”是控制信息资源、协 调信息活动的主体,是主体要素,而信息的收集、存储、传递、处 理和利用等信息活动过程都离不开信息技术的支持。没有信息技术 的强有力作用,要实现有效的信息管理是不可能的。由于信息活动 本质上是为了生产、传递和利用信息资源,信息资源是信息活动的 对象与结果之一。信息生产者、信息、信息技术三个要素形成一个 有机整体——信息资源,是构成任何一个信息系统的基本要素,是 信息管理的研究对象之一。 (2)信息活动 它是指人类社会围绕信息资源的形成、传递和利用 而开展的管理活动与服务活动。信息资源的形成阶段以信息的产 生、记录、收集、传递、存储、处理等活动为特征,目的是形成可 以利用的信息资源。信息资源的开发利用阶段以信息资源的传递、 检索、分析、选择、吸收、评价、利用等活动为特征,目的是实现 信息资源的价值,达到信息管理的目的。单纯地对信息资源进行管 理而忽略与信息资源紧密联系的信息活动,信息管理的研究对象是 不全面的。 生活中的信息, 信息对于我们每个人来说,并不陌生。在实际生活中,每个人每时每刻都在不断地接收信息,加工信息和 信息资源索取管理利用信息,都在与信息打交道。现代管理者在管理方式上的一个重要特征就是,他们很少同“具体的事情”打交道,而更多地是同“事情的信息”打交道。管理系统规模越大,结构越是复杂,对信息的渴求就越加强烈。实际上,任何一个组织要形成统一的意志,统一的步调,各要素之间必须能够准确快速地相互传递信息。管理者对组织的有效控制,都必须依靠来自组织内外的各种信息。 信息,如同人才、原料和能源一样,被视为组织生存发展的重要资源,成了管理活动赖以展开的前提,一切管理活动都离不开信息,一切有效的管理都离不开信息的管理。 信息管理的基本过程: 信息管理是指在整个管理过程中,人们收集、加工和输入、输出的信息的总称。信息管理的过程包括信息收集、信息传输、信息加工和信息储存。 信息收集就是对原始信息的获取。 信息传输是信息在时间和空间上的转移,因为信息只有及时准确地送到需要者的手中才能发挥作用。 信息加工包括信息形式的变换和信息内容的处理。信息的形式变换是指在信息传输过程中,通过变换载体,使信息准确地传输给接收者。 信息的内容处理是指对原始信息进行加工整理,深入揭示信息的内容。经过信息内容的处理,输入的信息才能变成所需要的信息,才能被适时有效地利用,信息管理在烽火猎头这样的猎头公司也一样很重要。信息送到使用者手中,有的并非使用完后就无用了,有的还需留做事后的参考和保留,这就是信息储存。通过信息的储存可以从中揭示出规律性的东西,也可以重复使用。 随着科学技术特别是信息工程、计算机技术等高科技技术的飞速发展和普及,当今世界已进入到了信息时代。企业和组织要求信息处理的数量越来越大,速度越来超快。为了让管理者及时掌握准确、可靠的信息,以及执行之后构成真实的反馈,必须建立一个功能齐全和高效率的信息管理系统。 信息管理系统采用以电子计算机为主的技术设备,通过自动化通信网络,与各种信息终端相连接,利用完善的通信网,沟通各方面的联系,以保证迅速、准确、及时地收集情况和下达命令。 信息管理的作用, 信息管理是管理活动的一种 管理活动的基本职能“计划、组织、领导、控制”仍然是信息管理活动的基本职能,只不过信息管理的基本职能更有针对性。 信息管理是一种社会规模的活动 它反映了信息管理活动的普遍性和社会性。它是涉及广泛的社会个体、群体、国家参与的普遍性的信息获取、控制和利用活动。 信息产品管理,微观,,信息采集、整序、分析,信息产品的流通 信息系统管理,中观,,设计、实施与评价,安全管理,信息资源配置等 信息产业管理,宏观,,产业结构和测试,信息服务业的机制与管理模式,产业政策和信息立法,社会信息化 ——岳剑波. 信息管理基础. 清华大学出版社,1999 它的重要性 信息管理是企业文化的时代坐标和准则,信息管理建设还要文化的支 撑,也正是为了高效益地进行信息管理。 信息管理是一个复杂而又准确度较高要求的工作,做好信息管理,必须具 备详细的配套体系,如信息管理政策,信息管理系统等 管理信息系统, 定义, 管理信息系统,Management Information System,简称MIS,是一个以人为主导,利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备,进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护,以企业战略竞优、提高效益和效率为目的,支持企业的高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。完整的MIS应包括,决策支持系统,DSS,、工业控制系统,CCS,、办公自动化系统,OA,以及数据库、模型库、方法库、知识库和与上级机关及外界交换信息的接口。办公自动化系统,OA,、与上级机关及外界交换信息等都离不开Intranet,企业内部网,的应用。 信息管理系统相关要求, 信息管理系统对信息管理地要求: 及时 所谓及时就是信息管理系统要灵敏、迅速地发现和提供管理活动所需要的信息。这里包括两个方面, 信息管理一方面,要及时地发现和收集信息。现代社会的信息纷繁复杂,瞬息万变,有些信息稍纵即逝,无法追忆。因此信息的管理必须最迅速、最敏捷地反映出工作的进程和动态,并适时地记录下已发生的情况和 问题。另一方面要及时传递信息。信息只有传输到需要者手中才能发挥作用,并且具有强烈的时效性。因此,要以最迅速、最有效的手段将有用信息提供给有关部门和人员,使其成为决策、指挥和控制的依据。 准确 信息不仅要求及时,而且必须准确。只有准确的信息,才能使决策者做出正确的判断。失真以至错误的信息,不但不能对管理工作起到指导作用,相反还会导致管理工作的失误。 为保证信息准确,首先要求原始信息可靠。只有可靠的原始信息才能加工出准确的信息。信息工作者在收集和整理原始材料的时候必须坚持实事求是的态度,克服主观随意性,对原始材料认真加以核实,使其能够准确反映实际情况。其次是保持信息的统一性和唯一性。一个管理系统的各个环节,既相互联系又相互制约,反映这些环节活动的信息有着严密的相关性。所以,系统中许多信息能够在不同的管理活动中共同享用,这就要求系统内的信息应具有统一性和唯一性。因此,在加工整理信息时,要注意信息的统一,也要做到计量单位相同,以免在信息使用时造成混乱现象。 信息管理对信息管理制度的要求: 没有完善的管理制度,任何先进的方法和手段都不能充分发挥作用。为了保障信息管理系统的有效运转,我们必须建立一整套信息管理制度,作为信息工作的章程和准则,使信息管理规范化。建立完善的信息管 信息管理制度主要包括以下几个方面, 建立原始信息收集制度 一切与组织活动有关的信息,都应准确毫无遗漏地收集。为此,要建立相应的制度,安排专人或设立专门的机构从事原始信息收集的工作。在组织信息管理中,要对工作成绩突出的单位和个人给予必要的奖励,对那些因不负责任造成信息延误和失真,或者出于某种目的胡编乱造、提供假数据的人,要给予必要的处罚。 规定信息渠道 在信息管理中,要明确规定上下级之间纵向的信息通道,同时也要明确规定同级之间横向的信息通道。建立必要的制度,明确各单位、各部门在对外提供信息方面的职责和义务,在组织内部进行合理地分工,避免重复采集和收集信息。 提高信息的利用率 信息的利用率,一般指有效的信息占全部原始信息的百分率。这个百分率越高,说明信息工作的成效越大。反之,不仅在人力、物力上造成浪费,还使有用的信息得不到正常的流通。因此,必须加强信息处理机构和提高信息工作人员的业务水平,健全信息管理体系,通过专门的训练,使信息工作人员具有识别信息的能力。同时,必须重视用科学的定量分析方法,从大量数据中找出规律,提高科学管理水平,使信息充分发挥作用。 建立灵敏的信息反馈系统 信息反馈是指及时发现计划和决策执行中的偏差,并且对组织进行有效地控制和调节,如果对执行中出现的偏差反应迟钝,在造成较大失误之后才发现,这样就会给工作带来损失。因此,组织必须把管理中的追踪检查、监督和反馈摆在重要地位,严格规定监督反馈制度,定期对各种数据、信 息作深入地分析,通过多种渠道,建立快速而灵敏的信息反馈系统。 信息管理的几种模式, 总体趋势,从独裁走向民主 根据对众多公司的信息应用和开发历史的研究,会发现主要存在四种典型的信息管理模式, ,1,信息独裁只有极少数人有权获得信息, ,2,信息无政府状态人人都可以构建自己的信息系统,处于混乱状态, ,3,信息民主信息流可以自由流动,但处于可控状态, ,4,信息大使超出了单个机构的范围,信息更加民主化,在企业边界建立了信息“大使馆”。 信息独裁 信息独裁是指信息特权集中在少数人手里。尽管少数高级经理人能够得到一些有用的信息,但常常需要通过昂贵的信息系统——经理信息系统EIS,才能获取。这种EIS系统非常复杂,难以程序化,而且使用不方便。更严重和深层的问题还在于,由于所有决策是由少数人做出,诸多员工的智慧未被利用。 此外,还有一种比较微妙的信息独裁模式,即企业管理人员和其他业务经理们并没有什么EIS系统,但企业培养和训练了一批高手,在他们的电脑里安装了专门的报告、分析和统计软件。这种被称为“信息中心”的概念把信息的利用扩大到更多的业务人员,但是,不知不觉中,这些技术精英们变成了另一种形式的信息独裁者。 在这两种信息独裁模式中,中下层员工都被剥夺了信息享有权,这样就产生了两种人,信息特权阶层和信息隔离阶层。信息隔离阶层可能被施加更多的压力,要求作出更好的工作业绩,但是在不赋予他们信息管理知情权的情况下难度很大。于是他们可能会发动信息叛乱,要求建立自己的数据管理系统。这就是造成数据过载的基础。 信息无政府状态 信息无政府状态源于个人或部门把所需的信息均纳入自己的掌握之中。其结果是各自为政的数据“领地”或“地下”数据库的迅速产生。由于这些“地下”数据库建立在互不兼容的软硬件平台和应用的基础,根本无法连通,这种无政府状态下固有的混乱等缺点对内部沟通和企业赢利造成了严重的破坏。 和历史上许多短命的无政府状态事件相似,信息无政府状态往往只是一个短暂的狂欢过程。建立自己的地下数据库的部门对解决 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 也只能有瞬间的满意,因为一旦高层管理人员收到来自不同部门数据不一致的报告,就会盘问数据的真实性。这样这些来路不明的地下数据库早晚会被统一。 信息民主 许多公司逐渐明白,让企业内的所有员工共享信息可以使信息极大增值。他们也明白,为了使企业行为更加敏捷和高效,不能把大多数员工拒于信息之门的外面,而让他们一味盲目工作。 咀嚼数字、各自为政、分散的信息分析模式将逐渐让位于信息民主。后者通过向员工提高准确的信息,下放决策权而赋予企业更快更敏捷的行动能力。根据调查显示,民主化和授权的程度越大,信息的价值也就越大。 而越倾向于打破机构界限,信息的价值也就越大。德鲁克也认为“决策应该在组织的最下层作出,并尽可能接近这一决策的执行人。” 信息大使 信息民主并不需要局限在企业的防火墙里。通过因特网,信息民主可以通过企业外网延伸到客户、供应商和合作伙伴。含有商务智能的企业外网应该是一个安全的网站,企业外的用户、可以获取和分析信息。由于它们代表公司和外界交流的前沿阵地,所以称之为信息大使。 有远见的企业利用电子商务建立信息大使,目的是为企业外部用户提供获取、分析和共享相关信息的手段。利用这种信息大使,客户、供应商和合作伙伴也会使自己的业务更加智能化。企业外网主要在以下三个应用领域形成,供应链 种信息大使将是未型外网、用户关系型外网以及信息中介型外网。 这 来开展因特网业务的公司区别于其他公司的主要所在。这些能够利用增值信息提升其产品和服务的公司将能够向客户提供更有价值的建议,并最终赢得客户忠诚度。 重要性 信息管理是企业文化的时代坐标和准则,信息管理建设还要文化的支撑,也正是为了高效益地进行信息管理。 企业文化与信息管理的关系 企业文化创新与信息管理之间有着天然的联系,如人性、知识、创新等。信息管理与企业文化不可分割,信息管理是企业文化的时代坐标和准 则,信息管理建设还要文化的支撑,也正是为了高效益地进行信息管理。 一、企业信息和企业文化同属于企业的软资源 企业的资源可以分为硬资源和软资源。企业信息和企业文化都属于企业的软资源。企业信息和企业文化具有如下特征, (一)可再生性 硬资源是有限的,是不可再生的。而企业信息和企业文化创新相对来讲是无限的,是可再生的。知识、文化、思想、理念等,不是越用越少而是越用越多。在使用中会不断得到增长。知识、技术、文化、理念等都是可以不断创新、不断发展、不断增加的。信息资源是有寿命的,随着时间的延长,信息的使用价值逐渐减少甚至完全消失。但是信息在不同的时间、地点和目的又会具有不同的意义。从而显示出新的使用价值。 (二)共享性 硬资源一般具有独占性和排它性,是有明显边界的。但是企业信息和企业文化创新却不同,具有共享性。知识、技术、文化、理念等都是可以进行学习和掌握的,是无边界的,靠的是一种学习的能力,而能力又是软资源,也是可以通过培养、训练而造就的。企业信息也可以为多方所利用。 (三)边际成本递减,而边际效益却是递增的 硬资源的边际成本是递增的。而企业信息和企业文化创新则不同,并不会随着使用量的增加而使成本递增,相反随着使用者的增多、使用量的增加而使其成本递减。知识、技术、文化等是越学越多的,积累得越多,再学习的成本就越低,掌握新技术、新知识就会越来越快、越来越多。知 识、技术、文化等是可以不断得到提升,其边际效益是递增的。 (四)具有高附加值、强竞争力 以硬资源为主的产品,容易被学习和模仿,随着产出的增加,卖得越多则利润越低,形成“薄利多销”。而信息产品却不同,由于技术含量多、文化品味高、社会效应大,难以被学习和模仿,具有一定的垄断性等。在企业服务与管理中,良好的企业文化创新体现在良好的营销关系、市场效应中。 二、企业文化作用于企业的信息管理 (一)企业环境因素 企业环境是塑造企业文化创新最重要的因素,是企业生产经营所处的社会和业务环境,包括市场、政府、技术环境等的状况。这些因素都是影响信息管理实施的直接原因。信息技术的高速发展唤出了知识经济的出现,而世界范围内对于知识经济的不断唱响促进了企业对于信息资源的高度整合和提炼,并达到充分共享,这实际上就是信息管理。 (二)价值观念因素 价值观在企业文化中处于核心地位,是企业文化创新能否对企业经营发挥正面作用的关键。企业的价值观实际就是企业思想文化、意识形态体系中最核心的内容,也是企业的精神、信念、动力和追求。比如很多国内外企业都有着自我的核心价值观,而且,这些价值观都在引导着本企业的文化和发展,都收到了良好的效果。实施信息管理的企业,坚持知识为核心的价值观实际也是坚持以人为本的价值观,因为知识主要存在人的大脑 中。这种跟传统工业时代不同的价值观会促使企业形成一种崇尚知识,尊重人才的企业文化创新氛围。且把这种指导精神和具体的信息管理思想及方法转化为企业的日常管理和员工行为,使员工在工作中表现出异乎寻常的积极性并愿意为企业发展尽心尽力,最终从主观上促进信息管理的顺利实施。 (三)激励文化因素 在信息管理中,知识型员工在重视物质激励的同时更加注重声誉等精神方面的东西。企业应针对这些新特点新需求,尝试增加更具效力的新的激励内容。 (四)企业文化网络因素 文化网络是指企业文化创新信息传递的主要渠道和路径,是企业价值观和英雄轶事的“载体”,是传播企业文化创新的通道。企业管理者往往通过正式性和非正式性的文化网络渠道,传播有利于信息管理开展的相关信息,对企业的发展使命、战略、价值观、企业精神等文化进行宣传和教育,达到潜移默化的作用。 三、企实施信息管理必须进行企业文化创新 企业要顺利实施信息管理,必须认真研究信息管理下企业文化创新的特点,通过不断创新,积极构建促进信息管理的企业文化体系,最终促进企业经营的管理水平,提高企业创造价值能力。 (一) 强调以人为本的企业文化 “以人为本”企业文化创新的重要特点是重视人的价值,正确认识员工在 企业中的地位和作用,激发员工的整体意识,从根本上调动员工的积 极性和创造性。知识型员工自我发挥、自我发展、自我实现的需要,只有在“以人为本”的企业文化创新环境中才能获得满足。 (二) 激励创新的企业文化 鼓励创新,支持变革,是促进信息管理的企业文化创新的鲜明特点,信息管理背景下企业除了通过创新活动把知识资源转化为新产品、新工艺、新的组织管理当中去之外,还要设法将创新之成果迅速生产并推向市场,这就必须借由企业文化创新之协助,以促使企业内部达成求新求变的共识。企业在创新途中还会遇到种种挫折,要想做到百折不挠,必须建立鼓励不断学习与容忍失败的企业文化创新。 (三) 创建学习型的企业文化 企业必须提高获取知识和有效应用知识的能力,而学习、研究与开发正是获取这种能力的基本途径。企业应为所有员工营造学习的环境,提供共同学习的机会,鼓励员工善于学习,掌握最新知识,提升学习能力和执行能力,把学习贯穿整个职业生涯并有所创造。 (四) 构建和谐与信任的共享型企业文化 知识的交流和共享不是无条件的和免费的,企业知识交流和共享需要有一个和谐的环境和相互信任的人际关系。企业应该营造知识交流共享的氛围,建立从高层管理者到普通员工之间的友好、合作的共享型企业文化创新。当然,这种共享型的企业文化创新必须有相应激励和惩罚机制加以引导和约束,同时还应采取相应的知识信息交流方式,比如通过电子邮件、BBS论坛、实时的信息交流工具QQ或博客等来 保证实施。 企业信息和企业文化v是现代企业提升竞争实力的非常重要的软资源。 良好的企业文化会有效促进企业信息的丰富和高效利用。因此,不断 丰富和创新企业文化创新,加强企业信息建设,成为目前企业不断进 行理论和实践探究的领域。 从物流公司见证信息管理, 信息管理在物流中, 物流信息管理 定义, 物流信息管理就是对物流信息资源进行统一规划和组织,并对物流信息的收集、加工、存储、检索、传递和应用的全过程进行合理控制,从而使物流供应链各环节协调一致,实现信息共享和互动,减少信息冗余和错误,辅助决策支持,改善客户关系,最终实现信息流、资金流、商流、物流的高度统一,达到提高物流供应链竞争力的目的, 主要内容, 一、信息政策制订 为了实现不同区域、不同国度、不同企业、不同部门间物流信息的相互识别和利用,实现物流供应链信息的通畅传递与共享,必须确定一系列共 同遵守和认同的物流信息规则或规范,这就是物流信息政策的制订,如信息的格式与精度、信息传递的 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 、信息共享的规则、信息安全的标准、信息存储的要求等等,这是实现物流信息管理的基础。 二、信息规划 即从企业或行业的战略高度出发,对信息资源的管理、开发、利用进行长远发展的计划,确定信息管理工作的目标与方向,制订出不同阶段的任务,指导数据库系统的建立和信息系统的开发,保证信息管理工作有条不紊地进行。 三、信息收集 即应用各种手段、通过各种渠道进行物流信息的采集,以反映物流系统及其所处环境情况,为物流信息管理提供素材和原料。信息收集是整个物流信息管理中工作量最大、最费时间、最占人力的环节,操作时注意把握以下要点,首先,收集工作前要进行信息的需求分析。明确了解企业各级管理人员在进行管理决策和开展日常管理活动过程中何时、何处以及如何需要哪些信息,确定信息需求的层次、目的、范围、精度、深度等要求,实现按需收集,避免收集的信息量过大,造成人、财、物的浪费,或收集的信息过于狭窄影响使用效果等。其次,收集工作要具有系统性和连续性。要求收集到的信息能客观地、系统地反映物流活动的情况,并能随一定时间的变化,记录经济活动的状况,为预测未来物流发展提供依据。第三,要合理选择信息源。信息源的选择与信息内容及收集目的有关,为实现既定目标,必须选择能提供所需信息的最有效信息源。信息源一般较多,应进行比较,选择提供信息数量大、种类多、质量可靠的信息源,建立固定 信息源和渠道。第四,信息收集过程的管理工作要有计划,使信息收集过程成为有组织、有目的的活动。 四、信息处理 信息处理工作,就是根据使用者的信息需求,对收集到的信息进行筛选、分类、加工及储存等活动,加工出对使用者有用的信息。信息处理的内容如下, 1,信息分类及汇总。按照一定的分类标准或规定,将信息分成不同的类别进行汇总,以便信息的存储和提取。 2,信息编目,或编码,。所谓编目,或编码,指的是用一定的代号来代表不同信息项目。用普通方式,如资料室、档案室、图书室,保存信息则需进行编目,用电子计算机保存信息则需确定编码。在信息项目、信息数量很大的情况下,编目及编码是将信息系统化、条理化的重要手段。 3,信息储存。应用电子计算机及外部设备的储存介质,建立有关数据库进行信息的存储,或通过传统的纸质介质如卡片、报表、档案等对信息进行抄录存储。 4,信息更新。信息具有有效的使用期限,失效的信息需要及时淘汰、变更、补充等,才能满足使用者的需求。 5,数据挖掘。信息可区分为显性信息和隐性信息,显性信息是可用语言明确表达出来的、可编码化的信息,隐性信息则存在于人头脑中的个人的行为、世界观、价值双和情感之中,往往很难以某种方式直接表达出来或直接发现,也难于传递与交流,但隐性信息具有可直接转化为有效行动 的重要作用,其价值高于和广于显性信息。因此,为了充分发挥信息的作用,需要对显性信息进行分析、加工和提取等,挖掘出隐藏在后面的隐性信息,这就是数据挖掘的任务。数据挖掘包括数据准备、数据挖掘、模式模型的评估与解释、信息巩固与应用等几个处理过程。首先通过数据准备对数据库系统中的积累数据进行处理,包括选择、净化、推测、转换、缩减等操作,然后进入数据挖掘阶段,依据有关目标,选取相应算法参数,分析数据,得到形成隐性信息的模式模型,并通过模式模型的评估与解释,依据评估标准完成对模式模型的评估,剔除无效、无用的模式模型,最后在隐性信息的巩固与运用中,对形成模式模型的隐性信息做一致性检查,消除其中的矛盾与冲突,然后运用数据分析手段对挖掘出的信息做二次处理,形成专业化、可视化、形象化的数据表现形式,这个过程是一个不断循环、反馈、完善的过程。 五、信息传递 信息传递是指信息从信息源发出,经过适当的媒介和信息通道输给接收者的过程。信息传递方式有许多种,一般可从不同的传递角度来划分信息传递方式。,1,从信息传递方向看,有单向信息传递方式和双向信息传递方式。单向信息传递是指信息源只向信息接收源传递信息,而不双向沟通交流信息,双向信息传递是指信息发出者与信息接收者共同参与信息传递,双方相互交流传递信息,信息流呈双向交流传递。,2,从信息传递层次看,有直接传递方式和间接传递方式。两种传递方式的区别是信息源与信息接收者之间,信息是直接传递,还是经其它人员或组织进行传递。,3,从信息传递时空来看,有时间传递方式和空间传递方式。信息的时间传递方式 指信息的纵向传递,即通过对信息的存贮方式,实现信息流在时间上连续的传递。空间传递方式指信息在空间范围的广泛传递。由于现代通信技术的发展,电视传真、激光通讯、卫星通讯等等手段,为信息的空间传递创造了条件。,4,从信息传递媒介看,有人工传递和非人工的其它媒体传递方式。 六、信息服务与应用 服务与应用是物流信息资料重要的特性,信息工作目的就是将信息提供给有关方面使用。物流信息的服务工作主要内容有以下几方面, 1,信息发布和传播服务。按一定要求将信息内容通过新闻、出版、广播、电视、报刊杂志、音像影视、会议、文件、报告、年鉴等形式予以发表或公布,便于使用者搜集、使用。 2,信息交换服务。通过资料借阅、文献交流、成果转让、产权转移、数据共享等多种形式进行信息的交换,以起到交流、宣传、使用信息的作用。 3,信息技术服务。包括数据处理、计算机、复印机等设备的操作和维修及技术培训、软件提供、信息系统开发服务等活动。 4.信息咨询服务。包括公共信息提供、行业信息提供、政策咨询、管理咨询、工程咨询、信息中介、计算机检索等,实现按用户要求收集信息、查找和提供信息,或就用户的物流经营管理问题,进行针对性信息研究、信息系统设计与开发等,帮助用户提高管理决策水平,实现信息的增殖和 放大,以信息化水平的提高带动用户物流管理水平的提高。 实例分析, 从宝供储运的成长看信息系统战略规划的作用 宝供储运是广州的一家物流公司,其前身是广州的一个铁路货物转运站。刘武于1992年在承包这个铁路货物转运站时,该转运站的规模还很小。但由于刘武经营灵活,承包的货运任务大多能及时完成,运输的质量比较好,仓库也比较干净,而且还是当时广州惟一一家能够提供24小时货运仓储的服务企业。而当时的国有物流企业,仓储和运输是分开的,服务质量差,仓库又脏又乱,这种截然鲜明的对比,使刘武的货物转运站越来越受到客户的好评。以致于1994年进入中国市场的宝洁公司也将业务交给这家小小的铁路货物转运站去做。 自从宝洁公司成为刘武的客户以后,这家铁路货物转运站的业务环境就发生了巨大的变化,并直接促成1994年广州宝供储运有限公司,简称"宝供",下同,的成立。归纳起来,业务环境的变化表现在三个方面, ,1,业务总量的增加 宝洁交给宝供的第一笔业务是将4个集装箱发运到上海。为了做好这笔 业务,刘武运作得非常仔细。刘武将集装箱送上火车以后,又马上乘飞机去了上海,一方面"督战",一方面还可以考察各个环节,拿到第一手资料,这样才能保证以后的发运可以少出现一些问题,满足客户的要求。结果,宝洁对第一批业务感到非常满意,并从此开始陆陆续续地给宝供加大业务量,甚至一度把自己所有的铁路货运业务全部交给了宝供储运。 然而,尽管第一笔业务效果很好,但由于成本很高,宝供并没有赚到什么钱。毫无疑问,如果每一笔业务都这样做,客户自然欢迎,但从经济效益的角度看却是不允许的。实际上,从1994年到1995年,宝供在全国已经有将近30万平方米的仓库,每天的发运量非常大,运营部的人每天都要花很大的力气了解这些货是不是按照客户的要求在规定时间之内发运出去,到达目的地的时间、破损率是不是在控制范围之内、有没有及时把货送到仓库去、签收情况又是怎么样等等。运营部的人拿一个硕大的笔记本,有单子就登记一下,对没有收到货的要及时打电话去询问,对于有破损的,要发个传真调查一下。其烦琐的程度,仅仅靠人工是很难完成的。因此,面对发展迅速的业务量,如何提高运行效率,是摆在宝供面前亟待解决的一个问题。 ,2,设立了分公司 分公司也是1994年由于业务发展迅速才成立的,并直接与宝洁有关。因为尽管铁路运输很便宜,但当时的铁路运输也有不少缺点,如环节多,时 间不可靠,再加上一些装卸、运输过程中的野蛮作业,所以破损率比较高。而宝洁则一再表示,传统的储运公司让客户觉得很麻烦,货到了以后,还要委托另外一个供应商来提货,或者派自己的人去提货,而且一旦出现短少、破损、或者提货不及时等问题时,往往就会造成互相扯皮的现象。面对这种情形,宝供立即在成都、北京、上海、广州设立了4个分公司,这4个分公司都按同样的操作方法、同样的模式与标准来运作。由宝供承运的货物到达目的地后,仍然由受过专门统一培训的宝供的人来接货、卸货、运货,为宝洁公司提供"一条龙"服务,而且从理论上看,总公司与分公司之间的信息沟通和协调应该比较方便。 然而,分公司建立以后,也面临一个问题--通讯问题,即总公司与4个分公司之间联系很频繁。用什么通讯方式才能保证业务的正常开展而且成本也很低, 宝供当时的做法是,1996年建立了一套基于DOS平台的用电话线连接的内部网络,以便在全国范围内的分公司之间传递一些信息。但在实际运作过程中,这种通讯方式效率低成本高。例如,总公司在与成都分公司通过计算机联系的时候,往往由于电话线路紧张而失败,另外操作复杂,稳定性差,长途电话成本高以及与宝洁没有"接口"等等。因此,这又给宝供的未来发展提出了一个十分严峻的问题。 ,3,兼顾客户的业务流程 自从宝洁成为宝供的客户以后,该公司就不断对宝供提出了很多新的要求,如前面提到的要求宝供提供安全、准确、及时、可靠的储运服务等。宝洁不仅要求宝供在业务上满足他们的要求,而且还对所有在物流各个环节产生的信息非常关注。比如货物什么时候发运,用的是哪趟火车,预计何时到货,货物情况如何,有无破损,是否已经签收等。 鉴于宝洁上述方面的要求,宝供努力地按照宝洁的要求来设计业务流程和发展方向。但宝供原有的业务流程是建立在业务量较低的水平基础之上,业务量骤增以后,立即面临着很多问题。对于宝洁所要求了解的发运时间、车次、到货时间、破损情况、签收与否等情况,如果只有一笔业务,刘武自己可以跟踪解决,如坐飞机到上海、成都、北京等地,但如果有好几百笔业务都在同时做,那么每一笔业务都这样跟踪,显然是不可行的。事实上,宝洁与宝供刚刚合作的一年左右时间内,宝洁一直都较满意,但随着业务量的加大,宝供的反应速度都在明显下降,如发现到货时间不准,破损率上升,还有货运信息不能及时反馈等,甚至进一步影响到企业本身的发展,因此宝洁中止了与宝供的铁路运输总代理的 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 。所有上述这些情况,又向宝供的业务流程和信息传递提出了挑战。 宝供将如何解决上述问题,如果从信息系统的角度来分析上述问题,我们会发现宝供当时面临的最本质的问题是信息的管理,即如何解决信息瓶颈问题。因为在原来业务量小的情况下,事务处理过程可以由手工来完成, 而现在业务量大,事务处理过程变得繁重而复杂,如果仍通过手工的方式,用笔记本记录、打电话、发传真查询催问,,即使花很大的气力也难以准确收集诸如发运时间、车次、预计到达时间、实际到达时间、破损率、入库时间、签收情况等有关信息。虽然宝供在成都、北京、上海、广州四处设立了分公司,可以保证按同样的模式和标准来运作业务流程,但对于信息管理而言,这样做实际上增加了中间层次,并随即面临了总公司与各分公司之间的通讯问题。不仅如此,现代客户,如宝洁,与传统客户相比,要求更高,不仅要求提供安全、准确、及时、可靠的储运服务,而且还要求提供及时准确的货运信息。这样看来,宝供当时的"信息瓶颈"既表现为当时的信息管理水平和信息系统(IS)现状已不能实时监控各个储运环节,还表现为不能满足客户的需要。 正当宝供处于无法实时监控各个储运环节和"竞争激烈"这种内外交困的境地时,正当宝供为如何解决"信息瓶颈"问题一筹莫展时,Internet网的应用已被我国的有志之士所认同,而企业信息系统及Internet应用专家唐友三此时对于帮助解决这一"信息瓶颈"问题起了一个非常关键的推动作用。如果我们从内部业务现状、外部业务环境、内部IS现状、外部信息系统环境四个方面来分析宝供,不难发现下面这样一个业务与信息系统矩阵, 应该说,宝供当时的信息系统战略规划也并非完全一帆风顺。作为企业的第一把手,刘武已经意识到宝供的信息瓶颈可以通过Internet网来解决,即通过网站发布货运信息,全国各地的分公司和客户都可以共享这些信息。 甚至可以说没有网络,宝供很难再往下发展了。然而,宝供当时的实际情况是,已有一些PC机了,并组建了一个基于DOS平台的网络,而且当时资金有限。唐友三与刘武多次商量以后,一致认为,为了企业的长远发展,信息系统规划必须与企业目标相统一,必须跟上国际潮流,要建立一个高起点高水平的企业信息系统,一个基于Internet网的信息系统。考虑到宝供的信息系统现状和业务现状,在硬件上能省就省,486先用着,386换成586兼容机,买一台新服务器,再将原来的486服务器升级一下,其它布线的活也由企业内部的职员来做,这样硬件总共投入了大约10万元,软件部分也投入10万元,交由北京的英泰奈特公司来做。经过英泰奈特信息系统专家的查询访谈,整理出宝供的基本业务流程。 "客户发过来一个单子,也就是一套托运表,要填好货物品种、目的地、数量/重量等等,然后宝供的分公司根据这张表按照客户要求联系火车或者汽车准备第二天发运。有车皮了,如果这个单子的货少,马上还要准备调配其它客户的货一起发运。第二天要有车拉到火车站去装,根据要求还要加一些包装,如将怕漏水的加塑料布,怕磕碰的加用木架等,。装完以后车皮的门要锁住,封条要封好,封条的号码还要记下来通知接货的分公司。到达目的地后,分公司要到火车站去接收,把货拉到宝供当地的仓库里面去检验有没有损失,然后分类储存好,等待客户签收。客户签收后再把单子马上快递回货物始发的分公司,分公司上报总公司,总公司就凭这个找客户拿钱。" 当然,在实际操作中每笔货物都是不一样的,在这个标准流程中的任何一个环节有变化,都会衍生出一种新的流程。比如食品在仓储过程中有一个批号问题,考虑到保质期要"先进先出",再比如有些货物在运输过程中必须分开,不能同批搭配运输等等。 基于上述业务流程的分析,宝供建立了以Internet网络构架的IS,把货物的运输系统分解为接单、发运、到站、签发等环节进行操作,整个系统由接单模块、发运模块、运输过程控制模块、运输系统管理模块、仓位管理模块、查询模块等构成。系统采用集中数据存储,各个分公司对于数据的保有权是有时效限制的。所有最终数据的维护均由公司的信息中心负责进行。 如果要详细而具体地评述宝供信息系统战略规划的作用与影响,那将是十分困难的,不过我们通过对成本与收益的简要分析就可以得出较有说服力的结论。 在成本方面,虽然宝供信息系统早期的规划与开发上占了不少便宜,如硬件很节约,软件报价低等等,但后来的投入渐渐加大了,超过了200多万元,总部人手一台计算机,经理们有笔记本电脑。从企业财务的角度来看,这正是良性循环的必然结果。因为宝供储运的信息系统应用从基本的Internet构架到报表生成系统的开发,已经历了两个阶段。无论从事务处理的计算机化还从服务于管理决策的角度看,成本的投入都是值得的。这一 点已从总经理对唐友三的信任上得到了证明。 在收益方面,信息系统战略规划给企业带来的好处很多。收益包括有形的收益和无形的收益两方面。有形的收益表现为成本的节约。例如,将信息系统建立在Internet/Intranet平台上,比原先的电话、传真方式所需的费用要低。虽然首期一次性投入,服务器、PC机、布线等,可能也不少,但运行时具有的规模效应具有较大的优势。另外,宝供从当初4个分公司发展到了31个城市都有分公司,客户也由原来专门为宝洁服务发展到后来的45个客户。从传统的角度看,业务量的增长,应有较多的人员去应付诸多管理上的事务。而实际上,借助先进的信息系统,宝供总公司业务部仅用12人就可以进行全盘监控了。这在以前简直是无法想象的。用刘武自己的话说,"没有这个信息系统,宝供根本就做不大。现在我们在全国有那么多运营点,要对他们进行管理,我看不到又摸不着,只能依靠这套系统来监控。对提出的要求和标准,有没有达到,如果没有达到,具体是什么原因。我在电脑上一看,就知道这里已经出了什么事,可以赶紧采取补救措施。" 有形的收益不仅表现在成本的节约上,有时甚至能直接体现在业务指标的实现上。例如,以前从广州运到北京要15天,现在只需10天时间就可以了。在可靠性方面,原来能达到90,就不错了,可现在铁路运输已经提高到了95,,公路甚至可以达到99,以上。 信息系统战略规划的作用与影响在很多情况下还表现为一种看不见摸不 着的东西。宝供新的信息系统刚开始运行的时候,曾遇到过不少阻力,主要是一些老资格的管理人员,他们不懂计算机,不懂Internet网,更不懂计算机联网后会提高管理效率,因而产生了抵触情绪。通过总经理对规划意图的讲解和参与计算机知识的培训,提高了企业的所有员工的素质,而这实际上无形之中提高了企业的综合素质。 上述两方面的收益可以总结为以下5点, ,1,有效地组织跨地区的业务, ,2,充分利用资源,包括货品的和信息的两方面,, ,3,提高客户服务水平, ,4,加快资金周转,采用先进的比原来的结算系统平均提早两天时间, ,5,节约通信费用。 而在上述5个方面中,最为根本的应当是搞好客户服务。从这个角度看,对于物流企业而言,信息系统比车队和仓库更为重要。国外许多著名的物流公司其本身并没有车队和仓库,但它每年的承运量都可以达到惊人的数字。而许多有着强大的承远能力的国内运输公司或拥有大片空余仓位的储运公司,由于没有一套能够让客户满意的信息系统而失去与客户合作的机会,只能沦为那些有信息系统但没有储运能力的物流公司的廉价的运输和仓储工具。因此,建立和开发以客户服务为宗旨的信息系统可以为企业提供长期的具有战略意义的竞争优势。 小结,信息管理在日常生活中随处可见,对我们日常生活和工作意义重大,对一个企业的成长更是颇具影响。随着信息化时代的深入,我们有理由相信信息管理必将扮演更加重要的角色。因此,熟悉信息管理总体流程,掌握必要的信息管理方法,对我们来说,将会成为时代发展对我们的要求。 参考文献, ——岳剑波. 信息管理基础. 清华大学出版社，1999