房地产档案管理的目标：规范化、制度化、现代化

房地产档案管理的目标：规范化、制度化、现代化 房地产档案管理的目标:规范化、制度化、 现代化 房地产档案管理的目标: 峨篱甓 旁地,于攻管理*.lJ}日- 规范化化现代化 解琳英赵迪秋王建林哈尔滨市房产住宅局开发区分局 一 ,整章建制,确保档案管理规范化,制度化 (一)建立健全内部管理规章制度 档案 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 化建设是档案管理的一项重点工 作.喊市房地产权属档案 管理办法 关于高温津贴发放的管理办法稽核管理办法下载并购贷款管理办法下载商业信用卡管理办法下载处方管理办法word下载 》虽然在宏观上对 档案的管理,收集,整理,归档及利用作出了相应规 定,但在实际工作中,应根据档案管理工作的实际情 况进行细化,制定相应的规章制度,如《档案管理制 度》,案保密制度》,案利用借阅制度》,案归 档立卷制度》,《库房管理制度》等.特别是档案归档内 容方面的规定,应根据不同的业务种类进行细化,制 定案归集标准》. (二)细化内部岗位职责标准 1.档案管理部门负责人工作职责 (1)应熟知《中华人民共和国档案法》,《城市房地 产权属档案管理办法》等法规条文,认真执行内部制 定的档案管理规章制度.(2)组织,协调,沟通本部门 各工作环节与相关部门的业务关系,加强本部门人员 的管理,业务培训及考核,做好部门各项工作的计划 安排,并及时进行监督,检查.(3)负责缮证,发证,装 订,档案移交等各个环节出现问题的分析,处理及疑 难问题呈报工作,并参与研究,处理疑难问题. 2.缮证人员工作职责及标准 缮证人员工作职责包括:(1)与受理环节做好物 理卷的交接,以内联单方式进行签收;(2)打印《收费 计价单》,得屋权属登记审批表》等;(3)按缮证要求, 统一利用微机缮制各类房屋权证;(4)负责在权证及 存根上加盖发证专用章,缮证人员及复核人员名章; (5)按规定打印各类房屋登记业务统计报表;(6)设 专柜保管各类权证及印章. 在明确缮证人员工作职责后,要进一步明确工作 标准:(1)按核准登记后的权属信息,及时准确的缮 制房屋权属证书及相关权属证明,做到权证内容与档 案记载相符,清晰,无涂改,无遗漏,内容完整,准确, 合格率100%,签章齐全.(2)缮证后再次与发票原 件,身份复印件进行核对.(3)每月最后一天打印各类 房屋权属登记报表,与财务核对,并整理装订成册. 3.发证人员工作职责及标准 发证人员工作职责主要是出具《收费计价单》,根 据己缴纳的税费票据发放房屋权证,与档案管理人员 做好物理卷交接工作. 发证人员工作标准如下:(1)实行发证人,领证人 现场签字制度,要求发证准确率100名.(2)在校验当 事人身份证明相符后,在《房屋所有权证》存根上记录 领证人身份证号码.然后由领证人签字,再由发证人 员签字并注明领取日期,同时将发证人员专用章加盖 在房屋所有权证上,并在发证人栏内签字.(3)配备统 一 标准型号签字专用钢笔及专用墨水,不得随意更换 品牌;发证专用章和发证人员专用章均使用统一印 泥.(4)每日把己发证的物理卷登记在册,做好与档案 整理部门交接签字工作. 4.档案管理人员工作职责及标准 档案管理人员工作职责包括:(1)补录,补拍相关 信息和归档要件,编制,录入档案管理号及盒号,立卷 目录.(2)对外进行查档服务,出具查档证明.(3)电 子档案及物理档案的预登记查封,司法查封,解封,续 封等限制产权登记业务.(4)检查原有电子档案,及时 修改错误的属性信息,补录缺项信息,找出影像不清 晰的档案.(5)产权物理档案的保密和安全工作. 档案管理人员工作标准包括:(1)按照登记类别 补录,补扫描房屋权证存根(原件),房屋产籍图(复印 件),税费票据(原件),房屋权属登记审批表(原件). (2)按照内部制定的档案管理号认真编排档案管理 2008瑚2/总第331期.7期总第期 号,确保档案管理号的编排,输入准确.(3)按照卷内 档案材料主次和发生顺序进行档案目录编排,登记内 容准确,与其对应页码一致.(4)查阅物理档案,电子 档案应严格执行查阅制度.(5)认真办理预登记查封, 司法查封,解封,续封等的限制产权登记.限制产权登 记的电子档案管理要求:首先在登记簿及业务办公网 上查询,然后报有关业务部门负责人及本部门主管领 导审批,及时进行电子档案的查封.限制产权登记的 物理档案管理要求:将己生效的法院判决书,协助执 行通告书或行政决定文件(原件)等书面材料及查封 通知单,按时进行物理档案的查封.(6)检查原有电子 档案库,按规定及时修改错误的属性信息和补扫描不 清晰的档案影像并做好书面记载.(7)负责日常电子 档案的维护和管理. 5.装订人员的工作职责及标准 档案装订人员主要负责产权产籍物理卷的整理, 装订.其工作标准如下:(1)执行档案归档立卷制度和 整理装订制度,将产籍档案整理装订成册.(2)去除金 属物:案卷装订前要将文件上的金属物(如大头针,曲 别针,订书钉等)全部剔除干净.(3)折叠取齐:以A4 纸张大小为标准,纸面过大的文件(如图纸)要按标准 大小折叠整齐;纸面小的文件,粘贴在A4大小的白 纸上.折叠起来的文件薄厚要一致.(4)加边托裱:装 订部位过窄或有字迹的文件,要加贴衬边;对破损,卷 角,折皱的文件材料进行技术处理,用白纸裱糊或展 平.在处理过程中,不得损坏原件的字迹和印章.(5) 装订:采取左装,即左边空2.5厘米,采用4孔2线 装订,结头打在背面.要求装订整齐,结实美观,不压 字,不掉页,不倒页,不损坏文件,不妨碍阅读. 6.归档文件要件要求 归档的产籍资料应是原件或经房地产管理部门 批准认定的复印件.如果是复印件,复制件,应当由经 办人与原件校验后签章并注明校对日期及原件的存 放处.各种登记归档要件应按照当地产权登记要件规 定的申请受理要件归档,根据登记类别增添存根(原 件),房屋产籍图(复印件),税费票据(原件),审批表 (原件),整理后装订归档.发证后的物理卷由档案管 理人员监督经办人在审批表,房屋产籍图上签字. 二,加强数字化建设,实现档案管理现代化 1.制定档案数字化作业 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 档案数字化作业方案的制定是确保档案数字化 工作顺利进行的技术标准,主要分档案数字化顺序, 作业流程,技术要求,质量控制,人员统筹等方面. 数字化顺序应按照先新后旧的顺序安排.对于新 数据,可将日常工作的处理与数据的录入结合起来; 对于原有数据,可集中录入.对于抵押,查封等限制产 权转移的档案也应列入新录入顺序. 作业流程一般分为档案出库,派件,房产属性录 入,建立电子档案目录,扫描档案,影像整理及检查, 终检,档案卷宗归库等步骤. 技术要求主要指扫描设备技术参数控制,如扫描 分辨率,扫描模式等.已经或正在进行档案数字化的 城市,在档案扫描时很大一部分都采用黑白扫描方 式,其影像仪器占用的数据空问小,扫描速度快.然 而,档案卷宗内容色彩斑斓,黑白扫描违背了档案真 实性,完整性的原则.在IT技术日臻成熟的今天,采 用真彩色扫描,使用压缩软件压缩影像的方式进行档 案数字化是切实可行的. 质量控制环节主要集中在房产属性录入和扫描. 检查是对扫描环节拍摄的成果进行检查,检查有无漏 扫描,重扫描的,拍摄的影像分辩率是否符合要求等. 影像整理是对扫描的影像进行处理,包括影像纠正, 对影像主体以外的噪音进行裁剪. 终检是档案数字化生产流程的最后一关,主要是 对录入的产权人属性信息,房产属性信息以及扫描的 影像进行100名的检查.对于检查出的共性问题,应及 时同扫描工作人员沟通,避免此类问题重复出现;对 个别问题,由终检人及时更正,入库. 2.建立档案检索数据库 对于馆藏档案量大的城市,档案数字化后迫切需 要建立档案检索数据库.首先,完成案卷级条目检索 数据;其次,在此基础上组建不完善文件级条目检索 数据库. 3.建立三维虚拟房产档案馆 采用0PENGL图形开发库,开发三维虚拟档案 馆,可以实现电子档案和实物档案的一一对应管理, 实现真三维档案馆漫游,任意打开档案柜,动态显示 实物档案.同时可彻底改变目前手工档案管理的模 式,可按产籍号上架,也可按业务流水号上架,通过网 络可设置任意多台查询终端,可以极大地提高档案查 阅速度和利用率. 4.建立基于GIS系统的档案管理信息系统 房地产档案中包含有房地产平面图等具有地理 特征的内容.通过建立房地产地理信息系统,将房地 产档案定位到电子地图上. 王雨晨/责任编辑 2硝28第331