机关公文写作常见问题分

机关公文写作常见问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 分 政协开县委员会办公室关于机关公文处理 的规定 政协机关公文文种 政协机关公文主要有以下种类: 决议—适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。 决定—适用于对重大事项或重大活动做出安排。 报告—适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。 请示—适用于向上级机关请求指示、批准。 批复—适用于答复请求事项。 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 —适用于传达上级机关的指示，批转下级机关的文件，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的文件，要求下级机关办理，需要周知或共同执行的事项。 通报—适用于专门传达重要精神和情况，表彰先进，批评错误。 意见—适用于对重要问题提出评估、见解和处理办法。 1 会议纪要—适用于记载和表达会议主要精神和议定事项。 规定—适用于对特定范围内的工作和事务制定带有约束性的 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 和措施。 函—适用于询问和答复问题，商洽工作，向有关主管部门提出请求。 二、政协机关公文格式 1、标题 应准确、简要地概括公文的主要内容，标明发文机关和文种。2号小标;不可拆分人名、地名、词、词组，“的”字不能置于行首;除书名号外，一般不用标点符号。 2、主送机关 标题下空一行，左顶格3号仿宋字。 3、正文 3号仿宋字，数字、年份不能回引。 4、附件 正文之后、成文机关名称之前，正文下一行空2字用3号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和附件的名称，附件名称不加标点符号。 5、成文时间 以机关领导人的签发日期为准;行政公文用小写汉字，党的公文用阿拉伯数字标识。 2 6、印章 除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文以外，都应当加盖发文机关的印章，联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章，联合下发的公文，都应加盖印章。 《格式》规定:单一机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，成文时间右空4字。 7、主题词 位于公文末页下端，“主题词”用3号黑体字，左顶格;2至5个，不加标点，空一格为距;先类别词，再类属词，第三是公文主题，后文种;上报的公文应按上级机关的要求和《公文主题词表》标引主题词，非上报公文且词表中又无可选择词语时，可根据公文内容自行拟定标引。 抄送机关 除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。位于主题词下一行，左空1字用3号仿宋字标识“抄送”，后标全角冒号，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后标句号。一般按党委、人大、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列。 3 印发机关和印发时间 标注在抄送栏之下，印制部门左空1字，印发日期右空1字。 二、政协机关行文规则 1、根据隶属关系和职责范围确定行文关系。 2、各专委会草拟或代拟的请示或报告，须经委室负责人同意，送分管副主席审核，然后由政协办公室发出。各专委会不得自行行文向县委、县政府和本会主席、副主席送请示或报告。 3、各委室一般不得越级请示。因特殊情况必须超级请示时，应当抄送被越过的上级机关。 4、请示应当一文一事，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应以抄送形式，但不得抄送下级机关。 5、“报告”中不得夹带“请示”事项。 6、各委室以办公室名义对上级和外单位的行文，在呈请有关领导审批后、正式发出前，均须送秘书科办理校核、编号等手续。 三、公文的审核、签发和办理要求 1、公文签发范围如下: 以下公文由秘书长核签后报主席或或常务副主席签发:(1)主席会议通知、纪要;(2) 4 政协开县委员会党组报告、请示、会议通知、纪要;(3)以政协开县委员会名义对外的行文。 以下公文由秘书长签发:(1)政协开县委员会办公室向县委、县政府和本会主席、常务副主席的报告、请示;(2)秘书长会议通知、纪要;(3)政协机关支部的报告、请示、会议通知、纪要;(4)以办公室名义对外和对机关内部的重要行文。 以下公文由副秘书长签发:(1)秘书长委托代签的各项公文;(2)上述范围外的其他公文。 2、审批公文，主批人应当明确签署意见。并签上姓名和审批时间。 3、草拟、修改和签批公文，应符合存档要求，使用钢笔或签字笔，不得在文稿装订线之外书写。 4、为确保公文质量，各委室在将公文送领导审批或签发之前，均须认真做好审核工作。审核的重点是:是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、格式等腰三角形是否符合《公文处理规定》的要求。 5 5、机关公文处理必须在“准确、及时、安全”的前提下，坚持制度化、 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 化、科学化运作，由秘书科统一负责公文的收发、登记、分发、拟办、催办、查办、校核、缮印、传递、用印、立卷、归档和销毁。其他科室和人员不得私自签收、拆取、保存和销毁公文。机关领导或其他委室代收的文件、代拟的文稿，都应交秘书科统一登记处理。 机关公文写作常见问题 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 1、文种使用不当:有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等两三个公文，其余文种一概不用;有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用;有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”;有的不知有命令(令)、函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。 从公文写作实践来看，具体有以下公文要注意区分: 6 ?“请示”和“报告”的适用与区别。“请示”是办件，需要回复，适用于向上级机关请求批示、批准，上级机关不批准，你还办不成。“报告”是阅件，一般不需回复，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来处理，否则很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般可采用两种办法来解决:一是将“报告”和 “请示”分开，形成两份公文分别上报;二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。 ?“报告”和 “意见”的适用与区别。在新的《国家行政机关公文处理办法》中，“报告”的适用范围删去了“提出意见和建议”这一规定，也就是说，现在在 “报告”中不得再提意见和建议。向上级机关提出意见和建议，可以使用 “意见”这个文种。“意见”可以是上行文，也可以是下行文，还可以是平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方 7 可行文。如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行;无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。 ?“请示”和 “函”的适用与区别。“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”和 “请示”容易混淆的主要在 “请求批准和答复审批事项”这一适用规定上。“请示”的主送机关必须是直接的上级机关，而“函”的主送机关则是不相隶属的机关，可以是上级机关，也可以是平级单位，还可以是下级单位。某一部门或单位向同级有权单位或上级不相隶属机关请求批准和答复审批事项，只能用“函”，而不能用“请示”。 ?“批复”和“函”的适用与区别。“批复”适用于答复下级机关的请示事项。如下级政府或部门向上级政府或部门报送请求事项，上级政府 8 或部门应用 “批复”给与答复，而经政府部门同意后，其办公厅 (室)则应用 “函”来答复。对不相隶属机关来函商洽工作、询问问题、请求批准事项的，受文机关也应用“函”来答复。 ? “公告”和 “通告”的适用与区别。“公告”的行文方向是面向国内外，必须通过媒体公开发布，其内容必须是重要事项或者是法定事项。“通告”的行文方向是面向社会公众，公开发布，可以张贴，其内容是社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。“公告”、“通告”混淆，主要是将“通告”错用成“公告”，如《,,市人民政府关于加强滨江路管理的公告》、《,,市公安局关于对,,路实行交通管制的公告》等，都不属于向国内外宣布重要事项或法定事项，应把“公告”改为“通告”。 ?“命令”和“通知”在制定公布规章和转发规范性文件上的适用与区别。用“命令”制定公布规章，这规定适用于有制定公布规章权的行政机关，即国务院直属工作部门、省级政府、省级政府所在地的市政府以及国务院批准的较大市政府。如江苏省有规章制定公布权的是省政府、南京市政府、无锡市政府、徐州市政府、 9 苏州市政府，其他地级市政府没有规章制定公布权，因此也就不适用以“命令"制定公布规章。在实际操作中，没有规章制定公布权的市发布规范性文件可以用“通知”进行转发或印发。 2、格式不规范:主要有以下表现: ?公文文头不规范。一个机关发文，理所当然以本机关文头制发;若是几个机关发文，应以提起发文机关文头制发。(“联合行文”见后文) ?发文字号不规范。下行文要用“发”字;上行文要有签发人，发文字号不用“发”字。 ?标题冗长、混乱、残缺不全。具体体现在:“关于”用得多、书名号多、涉及文种多的时候，不好把握。 ?主送机关排列混乱。乡镇党委、政府向县委、县政府联合行文，如事由以县委为主，主送机关则为“县委、县政府”，县政府的阅知;如政府为主，党委又有必要了解，其主送机关则为“县政府并报县委。” ?结构层次序数混乱。(见后文) ?附件不符。附件标题应与文件后所附材料标题相符。 10 ?文本署名不规范。以党委名义发文，文本要署名，日期用小写;以政府名义发文，文本不署名，日期用大写。 ?抄送单位不正确。若是党委、政府向上一级党委、政府联合行文，应抄送上一级党委办、政府办;若是党委向一上级党委行文，只抄送一上级党委办公室;若是政府向上一级政府行文，只抄送上一级政府办公室。 ?主题词使用不当。公文主题词应包括反映公文内容的类别词、反映公文主题的词、公文文种三个词组构成，如《中共XX县委办公室关于做好庆祝中国共产党成立86周年纪念活动的通知》，其主题词是“党的建设、建党节、纪念活动、通知”。其中“党的建设”是类别词，“建党节、纪念活动”是反映公文主题的词，“通知”是公文文种。除了以上固定的三个词组外，有时公文还需要标引自由词，主要范围是:一是新出现的主题概念，包括新科技、新政策、新理论、新名词术语等;二是人物、时间和年代称号;三是地区、组织机构名称。其标引的方法是:在自由词后标上“?”符号，并适时将新词登记在主题词表上。这里，同时还要注意 11 一点:选用《词表》以外的地名(组织机构名)、时间、人名、文献名称等专用名词作自由词标引时，不作“?”标记，如毛泽东思想、邓小平理论等虽然《主题词表》中未列，但已经成为了专用名词，在标引时不加 “?”符号。 以上所列只是部分表现，在实际工作中，还有其他格式上的问题，在此不一一列举。因此，各单位公文起草人员应随时加强对公文格式的学习，细心观察县委、政府公文的格式要求，弄清各自的区别。 3、行文规则混乱:主要有以下几种表现:?越级行文;?多头行文;?请示一文多事;?党政不分。在此不一一阐释。 4、词汇使用不当:这个毛病看起来似乎没有什么大不了，其实这与意思表达准确不准确、文稿质量好不好直接相关，严格说来是对工作不负责任、对文字是一种糟蹋的表现。所以，每一个文秘人员在词汇运用方面都应有一丝不苟的精神。具体说来，词汇使用不当有以下几种表现:?滥用与领导同志有关的专用词汇。如X领导的“重要指示”、“重要讲话”，这要看用于哪一级的领导，对中央领导可以用，对其 12 他级别的领导则不能用，这是上级有明确规定的。同样的道理，地方领导到基层检查工作不能用“视察”一词，只能和“考察或检查工作”、“检查工作”、“指导工作”或“调查研究”等，中央领导同志下基层才可用“视察”。?滥用副词。不少文稿为了加重语气、强调某项工作的重要，加上一大堆副词，如“进一步坚决落实”，又是“进一步”，又是“坚决”，其实“坚决”本身就已经很确定、很有力度了，所以要么用“进一步”，要么用“坚决”，不宜将二者重叠起来使用。当然，有时可以重叠运用某些副词，但要根据需要，而且要用得恰当，比如某项工作过去要求“加强”，但进展的情况不太理想，就可以用“进一步加强”。?滥用指令词。作为公务文稿，“要”怎样这类词肯定经常会用到，但用得太多太滥也不行，如有些讲话稿、文件，满篇都是“要”字，让人觉得烦。更有甚者，有些不适宜用“要”字的文稿也没完没了地“要”，比如工作汇报中使用“要”字，就好象是向上级下指令似的;工作总结，本来是谈情况和体会的，也老是用“要”字，就好象是谈未来的打算了。?过多重复用词。同一篇文稿中多次出现公务文稿常用词是 13 不可避免的，但我们应该而且可以做到的是，短距离内尽量不要重复，尤其是在一句话中不要重复，比如这样的句子“我们一定要认真传达和贯彻好省委和省政府关于深化改革和加快发展的一系列重要文件精神”。这句话意思是说得通的，但同一句话出现三个“和”字，显然不合适，把第一个“和”字拿掉，第二个“和”字改成顿号就可以了。?乱用时髦词汇。时代在前进，知识在更新，公务文稿的常用词汇也需要不断注入新鲜气息，如WTO、知识经济等都已经走进我们的公文了，但新词汇也有一个潜移默化、约定俗成的过程，不能过于“前卫”，否则就会“曲高和寡”，让人不知所云。如把“网络时代”说成“宽带时代”就不适宜，因为除了业内人士，基层干部没有多少人能懂。还有一些同志喜欢“引进”港澳台的某些词汇来改造自己的词汇，如改“提高”为“提升”、“通过”为“透过”、“本次”为“今次”等就不好了，好象他们的词汇是貌美女郎，自己用惯的词汇是丑陋的，其实又有多大必要呢,领导讲话稿写得好不好，关键不在于新词汇多不多，而在于写作功力深不深。?乱用助词。这方面最突出的是“的”、“地”、“得” 14 三个字经常被混用，“的”字用于定语，“地”字用于状语，“得”字用于补语。?用词不当。这个毛病在许多文稿中俯拾即是，好象也“约定俗成”了。如“公开曝光”，曝光本来就是公开的意思，难道还有什么不公开的曝光,又如“严格会议纪律”，严格后边缺了睦动词，应加上“遵守”一词。还有如“强化(领导)”应为“加强”、“增进(认识)”应为“提高”或“深化”、“提高(本领)”应为“掌握”。如此等等，不一而足。 5、提法不当:有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。 6、名称表述混乱:公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有:?单位名称不准，应以公章名称为准或用规范化的简称。如“中共苍溪县委”、“县委”(规范化的简称)，“中共陵江镇委员会”、“陵江镇党委(”“中共陵江镇党委”是错误的)。?同一名词在一篇公文中几次出现时表述不一致。?随意用简称。领导讲话稿中用简称可以节约词汇，但这种简称必须是符合规范、大家都已接受、一说就明白的，比如“邓 15 小平理论”，大家都知道是“邓小平建设有中国特色社会主义理论”的简称，“三个代表”大家都知道。而有些简称只有某系统、某行业的干部职工知道，如某单位开展“学文化、学科学，比技能、比奉献”活动，简称“双学双比活动”，如果写进党委、政府文件或领导讲话中，就不能用简称了，要用就要附加说明，要不就会让人莫名其妙。还有如过去经常提到的“扫黄办”、“打拐办”等简称的运用，都要注意这个问题。有些专用名词则不能随便使用简称，如有些文稿中用的称“三代办”、“先教办”等，就显得很不严肃，要用简称，也要与上级的口径保持一致。 7、数字使用不统一:公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确。具体说来，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，如三心二意，其它均应使用阿拉伯数字。 ,、请示性公文应注意问题:给上级机关的“请示”性公文应注意四个问题:?“请示”应一文一事;?一般只写一个主送机关;?需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄 16 送其下级机关;?不得将“请示”夹带在“报告”里，因“请示”必须批复，而“报告”不必批复。 9、有双重领导关系的上下级之间行文应注意的问题:受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责办理、答复;上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送另一上级机关。 10、行政机关与党委机关在行文关系上应注意的问题:各级行政机关的公文，不得向党委机关作指示、交任务，如内容涉及党的工作，应与同级党委联合行文。 11、公文的结构层次序数应如何标注:按照《国家行政机关公文处理办法》规定，公文结构分为4个层次，具体标注法 是:第一层为“一、”，第二层为“(二)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。 12、联合行文应注意的问题:?联合行文有两条规则:一是必须是涉及两个以上部门职权范围内的事;二是必须明确主办部门。?两个以上部门行文要注意充分协商，尽量取得一致意见。取得一致意见后，可由一个部门行文，也可以联合行文，不得交叉重复行文。未经协 17 商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。?联合行文时应使主办机关名称排在前，其他机关自上至下排列，"文件"二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布;如联合行文机关过多，可能出现把正文挤出首页的情况，如果首页没有正文，是极不严肃的。发文机关过多，只能挤发文机关，不能挤正文，挤的办法是，可将发文机关标识字号缩小，行距缩小，保证公文首页留出发文字号、标题、主送机关以及最少一行正文的位置。 附:公文写作常见错误实例分析 关于邀请x校长、x书记参加“10356211”工程奠 基仪式 并致辞的请示报告 校长办公室、党委办公室并呈x校长、x书记: 根据“校长办公会议决”，我院成立了专门的“10356211”工程指挥小组，在校领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪。现定于十月二十一日举行工程奠基仪式，届时想请x校长、x书记参加仪式并致辞，请 18 校长办公室提供方便。热切盼望x校长、x书记的到来～ 此致 敬礼～ 附件一:讲话稿; 附件二:议程。 资环学院 2 005年10月11日 一份完整的公文由文头、内文和文尾组成，内文是主体，上面展示出来的就是公文的内文部分，本文主要探究内文部分的常见错误和对策。 一、标题:标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成，对内发文可省略发文机关。就上文标题而言，似乎也符合这一要求，但这是最起码的格式要求，细究起来，这个标题仍存在着不少错误。 1、多用标点。标题中除书名号外一般不用标点，如:关于印发《华东师范大学公章管理 19 办法》的通知。上文题目中的顿号、引号都是多余的，应该去掉。 2、人物模糊不清，顺序排列不当。公文里所提到的人物应使用全名，不能只用姓氏加上职务，一个学校可能会有两个王校长，不用全名会引起不必要的麻烦。对外行文尤其要注意。“党先政后”的排列顺序在我国是约定俗成的，校长和书记同时出现时应把书记排在前面。 3、项目不宜使用代号。公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知。有些项目和工程有代号，而这些代号可能只有该领域的人知晓，一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里，会给人一种不知所云的感觉。 4、混用文种。根据国务院2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》，行政公文的种类主要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等十三种。请示和报告为不同文种，不能混而为一，上文应属请示。文种不能错用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申请等都非公文文种。 二、主送机关:即受文对象，应根据公文 20 内容选择相应的主送机关。上文中的主送机关也存在着错误。 1、多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送形式。上文应主送党委办公室，抄送校长办公室。 2、不能送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体，它只针对单位，不针对个人，所以它一般不直接送给个人审阅。 三、正文:文种不同，内容要求也有变化。请示的正文一般包括请示原因、目的和依据，应写明请示事项，并提出自己对解决问题的态度和意见。上文作为请示，虽然符合基本要求，但很多错误也是显而易见的。 1、引文不全。引用的公文要写明:发文时间+发文机关+标题+公文编号，如:根据华师(2003)17号《关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知》精神。上文所提到的“校长办公会议决”缺少时间和议决题目。 2、数字不规范。正文中除一些约定俗成的叫法外(如华东师范大学“十五”规划)，数字应用阿拉伯数字，“十月二十一日”应为“10月 21 21日”。 3、用词不当。公文讲究公事公办，不需要过度客气，行文应力求客观。“请校长办公室提供方便。热切盼望x校长、x书记的到来～”这些含有感情色彩的话尽量不用。 4、信息不准确。公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准确具体，上文中举行奠基仪式的时间不够具体，地点也没说明，在公文写作中要注意避免。 5、结尾不当。公文有自己的结尾用词，请示一般用“以上请示，请予批复”结尾，而不用私人信件中常用的“此致敬礼”。 6、缺少联系人。请示一般应有联系人和联系电话，上文中少了这项内容。 四、附件:为了补充说明正文，公文往往要添加附件。上文的附件也存有错误之处。 1、格式不对。附件的正确格式是: 附件:1、xxxxxxxxxxxxxxxx 2、xxxxxxxxxxxxxxxx(党委机关公文只用“附”字) 附件名称后不加标点。 2、附件名称过于简单。附件的名称在简洁 22 的同时还要能概括出其具体内容，不能过分简单。上文的附件1应写明什么人在什么会议上的讲话稿，后面最好注明(代拟稿)字样。附件2应写明什么会议的议程。 五、落款与日期:正文后右下角要写上发文机关和发文日期，这看起来简单，但一不小心，可能也会像上文一样出错。 1、发文单位不能用简称。其实在整个公文里，人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等都忌用简称。上文中的“资环学院”，应写全称:“资源与环境科学学院”。 2、发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零”，也不能用0，而使用插入中的符号“〇”。所以上文中的“2005年10月11日”已改为“二〇〇二年十月十一日”。注意，地方党委机关的公文，发文日期用的是阿拉伯数字，而不用汉字。 公文写作不需要小说家丰富的想象力，也不需要诗人华丽的词藻，公文要的是朴实、简洁和实用，但想写好公文却并非易事。公文对文字的要求可以说达到了“天然去雕饰”的至高 23 境界，而公文种类繁多，每种公文的格式又各不相同，这都为写好公文增加了难度。但作为办公室工作人员，又必须度过这一难关。以上用一篇例文来说明公文写作中容易出现的错误是远远不够的，愿各位同行在工作中不断总结，不断创新，努力提高自己公文写作的能力和水平。 24