【word】 规范科技档案卷内备考表填写之我见
规范科技档案卷内备考表填写之我见
规范科技档案卷内备考表填写之我见
◎童培红
卷内备考表是科技档案卷内文件状
况的
记录
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单,排列在卷内文件之后.就
科技档案而言,卷内备考表是科技档案
里的一个小细节,它的使用和填写情况
能从一个侧面反映出单位科技档案是否
完整,成套,系统;反映出该单位科技
档案丁作的质量和受重视程度.因此,
规范备考表的填写,完善其填写内容,
是管好科技档案的前提.中国国家
标准
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化管理委员会于2008年11月发布《科学
技术档案案卷构成的一般要求》(下简
称《要求》,已对卷内备考表作出相关
要求.
一
,当前科技档案卷内备考表使
用和填写存在的问题
(一)使用格式不符合要求.最
新备考表的样式是2008年发布的国家标
准,而很多单位仍在使用2000年版的.
与2000年版相比,2008年版规格是的
297mmX210ram,内容增加了档号.
(二)记录的内容不完整.如案卷
情况概要说明,案卷检查说明,卷内排
列及与本卷有关的其它案卷线索说明,
卷内情况更改及利用等情况说明内容不
齐全,一些单位往往千篇一律地填写
“资料齐全”;一些在利用,保管,鉴
定等方面发生变化或需要补充说明的内
容没有及时记录;有些单位备考表的填
写往往按填写文书档案卷内备考表的习
惯,只填上立卷人,检查人的姓名和时
间,实质内容大多没有填写.
(三)书写不规范,字迹不清楚.
主要表现在:有些单位的科技档案卷内
备考表上填写的内容,字迹十分潦草难
以辨认;有的案卷立卷人,立卷时间,
检查人,检查时间不是由责任人亲笔签
字,而是用电脑打印;科技档案备考表
填写
材料
关于××同志的政审材料调查表环保先进个人材料国家普通话测试材料农民专业合作社注销四查四问剖析材料
随意性强,有铅笔,圆珠笔
等,不利于长久保存.
二,填写科技档案卷内备考表须
完善的相关内容
(一)立卷整理阶段情况说明.
主要包括卷内全部文件总数,总页数,
图纸,照片等的数量,卷内文件的完整
度;如果按项目的阶段归档,应注明归
到哪个阶段;注明同一内容不同载体档
案的档号及其载体类型;应注明本项目
属于哪类基金项目;如是合作项目,应
注明哪些资料是本单位,其他单位或合
作完成的;根据新标准:通用图,标准
图可放入相应一项文件或单独组卷,其
他涉及这些图的项目,应在卷内备考表
中注明相应的图号和档号.
(二)保管利用过程中的情况说
明.保管说明主要记录文件纸张霉变,
字迹褪变,虫蛀情况;卷内文件材料出
现缺损,修改,补充,移出,销毁等情
况;利用情况记录复制,拍摄,摘抄情
况及利用中损坏,丢失,涂改及违纪人
的记录;对以上情况所采取的抢救措施
等情况.
(三)鉴定过程中的情况说明.定
期鉴定内容的记录,往往被档案人员所
被忽视,如没有及时记录定期对卷内文
件的再鉴定,销毁情况,包括重份文件
的刷出,销毁和某些文件保管期限的变
更,密级的调整等.科技档案的数字化
建设是新形势下的一项重要工作,档案
人员应及时记录已完成数字化加工的卷
内文件号,注明保存在其它载体上的档
号与载体类型.
(四)补充材料情况说明.科技
文件需要不断地补充新材料,因此对历
次补充应做好翔实的记录.主要包括:
产品局部或零部件变更,建设项目和设
备仪器在维修和维护中所形成的科技文
件宜采取插卷方式放入原卷中,亦可单
独组卷排列在原卷之后,并在原案卷的
备考表中予以说明和标注;产品升级换
代,建设项目后评估,改扩建或重建所
形成的科技文件应单独组卷排列在原案
卷之后,并在原案卷的备考表中予以说
明和标注;获奖项目或取得专利的项目
应在科技档案卷内备考表中标注相关奖
状或专利证书的档号;科研项目的成果
推广应用阶段的补充文件如成果评价及
反馈信息等文件材料,可单独组卷,排
列在原案卷之后,并在原案卷的备考表
中予以说明和标注.
三,规范科技档案卷内备考表填
写的几点建议
(一)提高档案人员对科技档案卷
内备考的认识.
(二)加强宣传与学习,消除大家
对卷内备考表的模糊概念.
(三)加强
制度
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建设,制定具体,
操作性强的卷内备考表管理制度和考核
制度.国
(作者单位:氆水刹河口研究院)
2011年第1期《浙江档案》43
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