公司文档管理规定
一、总则
1．为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2．公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史
记录
混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载
。公司档案分为受控档案和非受控档案。
3．公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、档案管理的范围
（一）文档的归类
1. 原则上公司的文档分为五大类，分别为：人事档案、行政档案、业务档案、财务档案以及法务档案等。
2. 业务档案按照不同的部门再分别下设分类级别，主要包括：综合部档案、基金部档案、研发部档案、投资管理部档案和风险控制部档案。
3. 就业务档案下根据部门分设的二级档案类再设三级档案类，此分类根据独立项目或者工作内容来设立，用阿拉伯数字编号来注明。
公司所有的文档都按照以上归类办法分类保存。
（二）文档管理的范围
名称
归档范围
归档部门
保管部门
行政事务类
公司会议纪要，通知，总结，机构设置，启用印信，经营执照，国有资产产权证，房产所有权证，
管理制度
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和办法，综合性行政事务工作材料、公司大事记及重要活动剪报录像等
综合管理部
综合管理部
审计工作类
纪检监察工作材料（法律事务材料，审计报告、结论等）股东大会、董事会、章程、提案、决议、纪要等
投资部
综合管理部
人事管理类
企业员工管理材料（档案、履历、学历材料），员工在职培训及继续教育登记，技术等级评定表，考核表，职称
评审表
产品要求评审表下载开题评审表下载新食品供应商评审表免费下载高级工程师评审表网盘下载专业技术资格评审表
和劳动
合同
劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载
等
综合管理部
综合管理部
经营管理类
企业发展规划、改革
方案
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、重大经营决策，合资合作协议、合同等
投资部
综合管理部
财务管理类
资金管理，会计管理，资金分配，固定资产管理等，各种会计账簿、各种年、月（季）度会计报表、会计材料等
财务部
财务部
采购管理类
采购规划，供应商管理，采购成本管理，物资消耗、储备定额管理等
综合管理部
综合管理部
投资类
投资人资料（尽职调查资料）、年度报告，基金合同，托管协议，招募说明书，发售公告，发行批文
投资部
投资部
售后类
客户档案，客户跟踪调查、回访记录服务协议等
投资部
投资部
三、具体规定
建议建立文档管理系统，包括纸质文档的档案库以及电子文档的档案库。文档管理系统由专门的人员管理，主要的内容涉及到文档的归类、文档的获取、文档的存储、权限的设置、文档的搜索以及后期文档的整理。
（一） 文档归档时间
公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
（二）文档获取
1. 被动式获取
就某一特定的工作安排或者项目应向员工或者重要的客户说明对文档材料的要求，以确保获得充足的文档。
2. 主动式获取
员工每个工作日主动上交工作日报，每月5日主动上交月度总结，每年12月31日前主动提交年度总结。
（三）文档存储
1. 文档管理人员对公司所有的文档材料进行归档，包括纸质档案和电子文档。电子文档管理建议引入“公司文档管理信息系统”，方便存储、修订和查找。
2. 建议所有没有电子版本的纸质文档上传电子版本，方便存储。
（四）文档权限
公司对不同的文档分类设置相应的访问权限。具体主要有以下几点：
1. 不同部门间的业务档案应该严格区分，只有主管级别的员工有资格查阅交叉部门的文档。
2. 对于实习生和试用期的员工严格限制完整版电子文档的获得，如工作需要的要经由主管同意批字后方能获得权限查阅文档。
3. 公司财务档案和法务档案原则上只对总经理和财务部主管以及综合部主管开放。如果其他员工需要查看，需要提供合适理由并向总经理申请审批，获得批准后方能查看，财务档案和法务档案不得带离公司，不得拍照。
（五）文档保密
1. 公司所有档案严格保密，不得用于私人用途。
2. 除工作需要外，原则上公司的文档不宜带回家中存储于家中的电脑。
3. 保存纸质档案使用专用档案柜，档案柜钥匙一匙三把，总经理和行政主管各持一把，同时公司保险箱中放一把。
4. 在“公司文档管理信息系统”中的电子文档有严格的分块，相应的密码只给具有访问权限的员工，同时“公司文档管理信息系统”只能在公司的电脑以及公司网络才能打开，离开公司没有办法登录该系统。
（六）文档搜索
文档严格按照文档分类进行存储，纸质文档均于档案袋上注明归类，以方便搜索。而存储电子文档的“公司文档管理信息系统”具有严格的分块，更加方便搜索。
（七）文档借阅
文档的借阅严格遵守文档权限中的规定来执行。在权限范围内借阅公司文档需要遵守以下规定：因工作需要借阅文档的，应经主管同意批字交由文档管理人员备份，员工不得随意外带有关公司和客户的重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理书面手续，经主管核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
（八）文档整理
1. 文档管理人员定期对文档进行整理，周期分别为周、月、季度和年份。
2. 文档的整理主要是为了确保档案的完整性和真实性，并且确定归类的正确性以方便后期查阅以及利用。
（九）文档销毁
1. 已完成项目5年后应对纸质文档做相应的销毁，销毁时需要有对应文档的负责人、写作人以及综合部主管三人同时监销，并由综合部主管在清单上签字，重要的财务类的文件需要更长的时间才能销毁甚至必须永久保存。
2. 如要临时对特定的文档进行销毁，需要获得对应分类下主管的批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
浙公网安备 33021202002483