可编辑可编辑精品精品可编辑精品山东惠发食品有限公司发布2011-1-26实施2011-1-26发布采购结算
管理制度
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受控状态：发放编号：编制：采购部审核：批准：Q/SHF-GCG-009-2011Q/SHF山东惠发食品有限公司企业标准可编辑可编辑精品精品可编辑精品采购结算管理制度目的明确采购付款的过程及节点控制，做好预付帐款、应付账款、现金用款的管理，加强公司现金内部控制和管理，确保现金业务安全、准确运营的制约和监督。适用范围本流程适用于所有与采购用款管理环节有关的部门和人员。职责3.1采购部控制好采购付款节点，使付款计划与财务支付能力的平衡。3.2采购部负责根据采购计划及预算，编制《用款申请单》。3.3采购部负责协同财务与供应商对账，定期安排付款。做好应付账款的日常管理，保证每笔业务的正确性。3.4企管部审核款项，使汇款业能顺利开展。核对订单与入库单及发票是否完全一致。3.5企管部制约并监督现金业务的运营。3.6总经理负责应付账款的审核和审批。3.7财务部负责应付账款对账的日常管理和监督事务。3.8财务部负责付款、支款和做好相关账务记录。4．工作程序及要求4.1预付款：4..1.1采购部与选定的供应商就采购方式、付款方式、采购项目、货品价格等进行协商、谈判，双方达成一致意见后，确定采购的付款方式为预付款采购4.1.2经采购经理及总经理审批后双方签订采购合同4.1.3合同签订后，采购部根据企业生产、经营的实际需求发出采购订单，详细说明采购货品的数量、质量要求、技术指标要求、价格、交货日期等
内容
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可编辑可编辑精品精品可编辑精品4.1.4采购部相关人员根据采购订单预算情况，计算预付款数额，填写《预付款申请
书
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》报采购经理、企管部、总经理审批。4.1.5.1采购部传真采购订单至供应商，注明货物名称、数量及到货时间。4.1.5.2供应商接到传真，根据订货内容备货。4.1.6.1采购部通知供应商发货，供应商安排装车。4.1.6.2供应商装车完毕，传真装车单至采购部通知汇款。装车单上需注明货物名称、数量、金额。还必须盖上供应商的公司公章，附有物流司机签字。4.1.6.3采购部接到传真，核对无误。凭装车单传真件及用款申请单通知财务汇款。4.1.7财务部按照相应程序将货款划入供应商账户，保存好汇款或付款凭证，同时通知供应商查收款项并开具发票4.1.8.1采购部与供应商沟通，确认款到后通知供应商发货，并安排接货。4.1.8.2货到后，如有余款未付请，采购部持入库单和检验单报企管部审核，总经理审批，安排付清余款。4.1.9.1财务部付清余款，通知采购部.4.1.9.2采购部与供应商沟通，确认余款是否收到。并稽催供应商尽快开具发票并邮递至我司。4.1.10财务部收到发票后入账，做好记录。4.2现金：4.2.1采购部根据各部门需求制订采购计划，报采购经理审核和企管经理审批。4.2.2采购部根据企业实际生产、经营的需要及库存情况，确定单项采购项目；根据采购项目的当期市场状况、价位等，采购部确定此项采购项目所需费用，编制采购预算。可编辑可编辑精品精品可编辑精品4.2.3.1采购人员根据采购项目预算，填写《借款单》，报采购经理审核。4.2.4企管经理对采购项目及借款进行审批，通过后，财务部按照相应程序支付借款。4.2.5采购人员进行采购活动，根据企业的实际要求，对所要购买的货品进行比较、选择。4.2.6交易达成后，采购部与之结算货款并索取发票4.2.7采购人员整理各项单据，详细列明各项费用情况，填写《报销单》，交采购经理、企管部、总经理审批，报销采购费用。4.2.8财务部做好会计记录，登记各类账目，相应单据存档备查。4.3应付款：4.3.1采购人员根据采购合同的付款约定，收集采购订单、入库验收单等相关单据及记录，核对合同的执行情况，汇总应付货款款项。4.3.2采购部、财务部每月定期与供应商对账.4.3.2.1本地供应商持入库单客户联来我司对账，月结供应商每月27号对账。采购会计协同财务应付会计与供应商对账无误后，公司财务出纳根据应付金额写欠条交给供应商。4.3.2.2外地供应商每月27号发上月25好至本月的业务对账单，对账单需盖供应商公司公章。采购会计负责对账单的审核工作，审核无误后签字存档。并复印一份给财务应付会计进行复核。复核中发现账务不一致是及时追查原因，并做相关处理。4.3.3.1采购会计根据供应商对账结果，协同财务部应付账款会计，编制每月的应付账款
表
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。4.3.4采购部供应商主管核对应付款表，在应付款表上填写付款金额，报总经理审批。4.3.5财务部根据审批后的实际付款金额安排付款。4.3.6财务部将付款回单复印件一份转采购部，通知采购部款已付。采购部通知供应商结款可编辑可编辑精品精品可编辑精品4.3.6.1本地供应商每月15号凭我司出纳开具的欠条，采购人员通知供应商取款结账。4.3.6.2外地供应商，采购人员通知供应商自行查收款项是否到账。4.3.7采购部进行付款记账。付款目前主要有三种形式a.现金：随机接到财务结算记账员电话通知，近期付款情况。采购会计根据结算记账员提供的数据，抄写付款客户、付款时间、金额。b.转帐支票：随机接到财务结算出纳电话通知，近期支票付款情况。采购会计根据出纳提供的数据，抄写付款客户、付款时间、金额。c.银行汇款：采购会计根据采购员填写的用款申请单绿联记账。5．参考资料5.1《山东惠发食品有限公司采购用款申请单》5.2《山东惠发食品有限公司采购合同》5.3《借款单》5.4《货比三家记录表》5.5《月应付款批款表》...
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