英文 简报 技巧

null英語簡報技巧英語簡報技巧侯念之 Chris Hou 南台科技大學, 2009年3月25日講師學經歷簡介講師學經歷簡介侯念之Chris The University of British Columbia (MBA, Supply Chain Mgmt) 1998-2000 國立政治大學新聞學系 1988-1992 DHL Express 2003 to present Sales Manager Import Express Business Development Manager Global Institute of Technology 2000-2002 Business Development Manager 中國時報 1994-1998 財經中心記者課程目標課程目標What we will discuss mainly Complete a business transaction or achieve a business goal by a presentation Presentation framework and structure Overcome pressure Take-away skills and check lists What we will address slightly Lecture / Speech Grammar and pronunciation Sentences structure Set-phases and words PowerPoint techniques 課程議題課程議題Chapter 1 個人英語簡報經驗分享Chapter 2 英語簡報成功的關鍵因素Chapter 3 聽眾分析Chapter 4 簡報的類型分析及練習 Chapter 5 說服式簡報內容規劃 Chapter 7 視覺媒介(PowerPoint)的設計 Chapter 8 數字會說真話也會騙人 Chapter 9 圖 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 的奧妙Chapter 10 肢體語言及聲音的溝通Chapter 6 問答及反對意見的處理技巧Chapter 11 場地規劃及檢核表 個人英語簡報經驗分享個人英語簡報經驗分享Brainstorming3P簡報策略3P簡報策略PracticePerformPrepare70%20%10%課程議題課程議題Chapter 1 個人英語簡報經驗分享Chapter 2 英語簡報成功的關鍵因素Chapter 3 聽眾分析Chapter 4 簡報的類型分析及練習 Chapter 5 說服式簡報內容規劃 Chapter 7 視覺媒介(PowerPoint)的設計 Chapter 8 數字會說真話也會騙人 Chapter 9 圖表的奧妙Chapter 10 肢體語言及聲音的溝通Chapter 6 問答及反對意見的處理技巧Chapter 11 場地規劃及檢核表 英語簡報成功的關鍵因素英語簡報成功的關鍵因素Brainstorming成為一個出眾的、具有影響力的簡報者，可以努力的方面： 成為一個出眾的、具有影響力的簡報者，可以努力的方面： 選擇”合宜”的英語用字 對簡報的內容必須確信無誤 目標必須明確 了解你的聽眾，預測其需要 對於簡報採用那一種方式，提前進行規畫 針對對象及場合，慎重選擇合宜的開場白 有組織、符合邏輯的統整自己的報告 確定所引用的事實或數字是精準無誤的 聲音保持抑揚頓挫，掌握適合的講話節奏 口齒清晰，避免拐彎抹角，讓人摸不著頭緒簡報時必須懷有熱情，語調生動，讓場面活躍 主題轉換時應有清楚的聯結，避免聽眾跟隨不上 不要老王賣瓜式的吹捧宣傳法，多採用雙向溝通的立場，會更吸引人 用詞盡量不要重覆 鼓勵聽眾發問 不時穿插故事或小幽默 選擇合適的輔助工具，讓簡報更易懂、更生動 掌握時間 清楚地做出正確的結論Leximodel 字串學習法Leximodel 字串學習法 愈忙愈要學英文簡報, Quentin Brand, 貝塔語言, 2004Leximodel 字串學習法Leximodel 字串學習法愈忙愈要學英文簡報, Quentin Brand, 貝塔語言, 2004OK. This graph displays the sales figures for the first quarter of this year compared with the first quarter of last year. We can see from the graph that this year’s figures are much lower. … Let’s turn now to production costs, which we can see here.課程議題課程議題Chapter 1 個人英語簡報經驗分享Chapter 2 英語簡報成功的關鍵因素Chapter 3 聽眾分析Chapter 4 簡報的類型分析及練習 Chapter 5 說服式簡報內容規劃 Chapter 7 視覺媒介(PowerPoint)的設計 Chapter 8 數字會說真話也會騙人 Chapter 9 圖表的奧妙Chapter 10 肢體語言及聲音的溝通Chapter 6 問答及反對意見的處理技巧Chapter 11 場地規劃及檢核表 分析目標對象分析目標對象簡報對象是誰？ 誰是決定(策)者？ 誰是影響者？ 決定者喜歡閱讀資料還是聆聽？ 他們對於簡報主題的了解程度如何？ 他們對新構想或提案的接受程度？採納新構想或提案對他們有好處嗎？ 哪一種型式的簡報最適合這些聽眾？ 哪一種輔助器材最能幫助他們了解簡報內容？ 使用那種程度的詞彙及語言溝通？ 那些話題及故事是簡報對象不喜歡聽到的？課程議題課程議題Chapter 1 個人英語簡報經驗分享Chapter 2 英語簡報成功的關鍵因素Chapter 3 聽眾分析Chapter 4 簡報的類型分析及練習 Chapter 5 說服式簡報內容規劃 Chapter 7 視覺媒介(PowerPoint)的設計 Chapter 8 數字會說真話也會騙人 Chapter 9 圖表的奧妙Chapter 10 肢體語言及聲音的溝通Chapter 6 問答及反對意見的處理技巧Chapter 11 場地規劃及檢核表 三種簡報的類型三種簡報的類型精簡式演講敘述式簡報說服式簡報精簡式簡報精簡式簡報Elevator Speech1234敘述式簡報敘述式簡報XXX XXX XXX情境論點XXX XXX XXX衝突論點1 2 3論點說明1 A B C第一論點A 數據佐證B 數據佐證說服式簡報說服式簡報OpeningObjectiveClose/ActionPersuasionInformation課程議題課程議題Chapter 1 個人英語簡報經驗分享Chapter 2 英語簡報成功的關鍵因素Chapter 3 聽眾分析Chapter 4 簡報的類型分析及練習 Chapter 5 說服式簡報內容規劃 Chapter 7 視覺媒介(PowerPoint)的設計 Chapter 8 數字會說真話也會騙人 Chapter 9 圖表的奧妙Chapter 10 肢體語言及聲音的溝通Chapter 6 問答及反對意見的處理技巧Chapter 11 場地規劃及檢核表 說服式簡報架構說服式簡報架構有力的開場白點出問題及問題的成本提出解決 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 特點、優勢、利益與證據邀請行動有力的開場白有力的開場白Factual 陳述一件客戶關心的事實 Question 以提問的方式點出一件客戶關心的事實 Reference 引用其他客戶使用我的商品或服務的情況 Sales Aid 利用輔助品來陳述一件客戶關心的事實 Link 連結或引述前一次的討論One of the main worries today for people using a cell phone is the safety which the battery may catch fire or burst What are the main problems you encounter when reading a English magazine? Toshiba now uses our service exclusively, and I feel sure that you will want to consider whether you too can benefit from our service. Let me tell you about it. You can see from this sample just how easy our machine is to operate. When I saw last week you I promised to give some thoughts to the particular problem you mentioned and now I believe I have a solution.說服的過程說服的過程CircumstanceObstacleRepercussionKey to SolutionCORKFeature, Advantage, Benefit and EvidenceObjection HandlingInvite for ActionDiagnosisPrescription問題與機會點 (CORK)問題與機會點 (CORK)CircumstanceObstacleRepercussionKey to SolutionCORKFact Collection or ConfirmationProblem FindingCost of ProblemLife will be better if …特點、優勢、利益與證據 (FAB & E)特點、優勢、利益與證據 (FAB & E)FEATURE 產品規格 ADVANTAGE 獨家特色 BENEFIT 目標對象的利益夢想 EVDIENCE 證據事實 FEATURE 四個安全氣囊 ADVANTAGE 左右可防側撞受傷 BENEFIT 生命安全，家庭幸福 EVDIENCE 交通事故統計數字 邀請行動邀請行動Assumptive 試探客戶是否同意即刻行動 Alternative 以提問的方式點出幾個選擇讓客戶挑選 Isolation 孤立最後的絆腳石後請客戶行動 Concession 略施小惠 Caution 今天不做明天就會後悔Can I arrange my engineer to install a computer in your office tomorrow? Would you like to buy the blue one or red one? So if we can take care of that point of concern, Mr. Lee, will you use our service immediately ? If you start using our service, then our company can offer you a free PC to print your document. Your competitor would have a service advantage.課程議題課程議題Chapter 1 個人英語簡報經驗分享Chapter 2 英語簡報成功的關鍵因素Chapter 3 聽眾分析Chapter 4 簡報的類型分析及練習 Chapter 5 說服式簡報內容規劃 Chapter 7 視覺媒介(PowerPoint)的設計 Chapter 8 數字會說真話也會騙人 Chapter 9 圖表的奧妙Chapter 10 肢體語言及聲音的溝通Chapter 6 問答及反對意見的處理技巧Chapter 11 場地規劃及檢核表 討論過程 - 反對意見的種類討論過程 - 反對意見的種類尋求資訊 (information seeking) 客戶要求瞭解更多的情況，或是希望您提供相關證明才會信服。 The customer requires more facts about your offer, or needs reassurance or amplification or proof of a claim you have made.主要障礙 (Major) 要是客戶頭腦中的疑問無法得到解決，就不可能達到共識或協議。 The customer has an obstacle or barrier in his/her mind which must be removed for you to have any hope of closing the deal.錯誤的反應錯誤的反應插話 即刻反應(有時候甚至客戶的話還沒有說完)非常不禮貌，會造 成情感障礙。這說明您沒有充分考慮客戶所說的話，忽略客戶 的觀點。 巧舌如簧 如果回答過於老練、迅速，就會引起聽眾的懷疑。這說明您早 有準備，只是在重覆平時訓練所學的內容。 爭辯 看似謙恭的”對，但是”在表達您不同意對方的說法時，和”我不 同意你所說的……”或”…….不應是這樣的，因為…..”等直接的 爭辯，效果是一樣的。哪怕用搖頭或抬眉毛來表示您有不同意 見也是不可取的。 上風 用技術細節把對方弄得一頭霧水，或者證明他們沒有聽明白或 犯了錯誤，這只會讓對方覺得自己很愚蠢或讓對方很生氣。正確的反應正確的反應 關鍵是傾聽與表明你確實在傾聽。然後是 重覆反對意見以澄清 重覆客戶提出的反對意見。 對客戶的看法表示理解 說一些真誠地表示認同和理解的話。 採用轉移性的語句 在認可客戶提出的觀點之後，引導談話內容向好的方 向發展。 突出特點、優勢和利益 運用特點、優勢和利益(FAB)為客戶提供相關性的資 訊，並突出能夠為客戶帶來的利益，所做的解釋說明 和論證要有說服力和邏輯性。討論過程 – 問答的回應技巧 LRAC討論過程 – 問答的回應技巧 LRACListenConfirmRepeatAnswer討論過程 – 反對意見的回應技巧討論過程 – 反對意見的回應技巧立刻寫下來 利用筆記本或白板。 控制時間 不要讓反對意見延誤簡報的進行。 隔離 場面失控時，將反對者帶離會場。 確認唯一 確認它是唯一的反對理由 轉問法 轉換成一個問題 3F法 Feel – Felt - Found結案過程 - 反對意見的種類結案過程 - 反對意見的種類價格異議 首先你必須禮貌確認看看到底是我們提供的價格與競爭同業相比，確實不能被客戶接受呢？客戶根本不會購買我的產品或服務。 與競爭同業的比較 找出整體成本(Total Cost) 找出與競爭同業的成本差異何在 解釋我們的整體方案與競爭同業的差異 客戶比對價格後確實不想購買 將整體價格變小這在心理上比較容易接受 重述我們可以為客戶帶來的利益延遲性異議 這包括 隱藏型異議 避免直接做出決定 借用第三方的異議的處理辦法 找出能做出決定者的姓名 下次見面時將這位決定者一併邀約 見到這位決定者(連同當初的聯繫者) 說”要再考慮一下”的處理方式 找出客戶對產品或服務不清楚或疑慮之處 再次釐清課程議題課程議題Chapter 1 個人英語簡報經驗分享Chapter 2 英語簡報成功的關鍵因素Chapter 3 聽眾分析Chapter 4 簡報的類型分析及練習 Chapter 5 說服式簡報內容規劃 Chapter 7 視覺媒介(PowerPoint)的設計 Chapter 8 數字會說真話也會騙人 Chapter 9 圖表的奧妙Chapter 10 肢體語言及聲音的溝通Chapter 6 問答及反對意見的處理技巧Chapter 11 場地規劃及檢核表 輔助器材比較表輔助器材比較表PowerPoint的內容及操作技巧PowerPoint的內容及操作技巧內容 一次只提出和討論一個論點 使用少量文字簡潔的表示論點 使用簡單的文字和數字 使用圖表表達數字變化 操作 使用易讀的字型與大小 頁面風格的一致性 動畫及切換越簡單越好 插入的物件越少越好課程議題課程議題Chapter 1 個人英語簡報經驗分享Chapter 2 英語簡報成功的關鍵因素Chapter 3 聽眾分析Chapter 4 簡報的類型分析及練習 Chapter 5 說服式簡報內容規劃 Chapter 7 視覺媒介(PowerPoint)的設計 Chapter 8 數字會說真話也會騙人 Chapter 9 圖表的奧妙Chapter 10 肢體語言及聲音的溝通Chapter 6 問答及反對意見的處理技巧Chapter 11 場地規劃及檢核表 數字的奧妙數字的奧妙陳述的數字 We achieve 20% growth!可能的陷阱 同業或整體市場的成長率是多少? 比較基期(benchmark)為何? 工作天 (# of working day) 淡旺季 (Seasonal effect) 總數是多少? 那項產品或業務帶動成長? 銷售金額(revenue) 還是商品數量(volume)成長? 常態性(Regular)的成長還是突發性(one-off / ad hoc) 的成長?課程議題課程議題Chapter 1 個人英語簡報經驗分享Chapter 2 英語簡報成功的關鍵因素Chapter 3 聽眾分析Chapter 4 簡報的類型分析及練習 Chapter 5 說服式簡報內容規劃 Chapter 7 視覺媒介(PowerPoint)的設計 Chapter 8 數字會說真話也會騙人 Chapter 9 圖表的奧妙Chapter 10 肢體語言及聲音的溝通Chapter 6 問答及反對意見的處理技巧Chapter 11 場地規劃及檢核表 POWERPOINT, BAR CHART WITH THREE BARSPOWERPOINT, BAR CHART WITH THREE BARSSource: sample example 2007 比較數量As you can see, …. I would like you to look at …. If you look at this chart, you can see …POWERPOINT, LINE CHART WITH FOUR LINESPOWERPOINT, LINE CHART WITH FOUR LINESSource: sample example 2007 隨著時間而改變It is clear for this chart that …. If you look here you can see …. I would like to draw your attention to the fact that …POWERPOINT, PIE CHART WITH SIX SLICESPOWERPOINT, PIE CHART WITH SIX SLICESSource: sample example 2007 比重各佔多少This pie chart displays that …. This slide shows that …. This slide indicates that …POWERPOINT-TABLEPOWERPOINT-TABLESource: sample example 2007 呈現數值These figures suggest that ….EXCEL-TABLEEXCEL-TABLESource: sample example 2007呈現數值These statistics shows that ….ADVANCED GRAPHICS - LINE CHART + TABLEADVANCED GRAPHICS - LINE CHART + TABLEThe graph and table show that ….ADVANCED GRAPHICS - GANTT CHARTADVANCED GRAPHICS - GANTT CHARTThe Gantt chart illustrates that ….課程議題課程議題Chapter 1 個人英語簡報經驗分享Chapter 2 英語簡報成功的關鍵因素Chapter 3 聽眾分析Chapter 4 簡報的類型分析及練習 Chapter 5 說服式簡報內容規劃 Chapter 7 視覺媒介(PowerPoint)的設計 Chapter 8 數字會說真話也會騙人 Chapter 9 圖表的奧妙Chapter 10 肢體語言及聲音的溝通Chapter 6 問答及反對意見的處理技巧Chapter 11 場地規劃及檢核表 肢體語言肢體語言Eye ContactGestureInvolving合宜的穿著 合宜的穿著 男士： 衣著：剪裁合身的西裝（以黑、深藍、深灰為宜），素色或條紋襯衫，領帶顏色應配合西裝色系。西裝上、下身顏色一致 。 天冷時，若加穿背，需與西裝同質材的素色背心。夏天時，必須著長袖襯衫及西裝 頭髮：整潔、俐落，不可蓋住眼睛或臉部 鞋褲：深色鞋襪，保持乾淨，不要穿白襪子 配件：如果簡報資料多時，應以文件夾整理好，並以公事包或手提箱攜帶 除了手錶及皮帶外，配件越少越好 皮帶以深色為主女士： 衣著：剪裁合身的正式套裝或西裝，盡量不要著長褲 化妝：須化妝，以淡妝為宜。 頭髮：整齊、清爽，不可遮住臉部，長度過長時應綁紮 鞋襪：以有跟的包鞋，配合素面絲襪為佳 配件：如果簡報資料多時，應以文件夾整理好，並以公事包攜帶 首飾配件不宜過多，有垂墜的耳環應避免，以免分散觀眾注意力 聲音的魅力聲音的魅力音量： 發音清晰與否在於發音器官的適當運用、呼吸及儀態都有決定性的影 響，說話前深吸呼會有幫助。 速度： 每分鐘120字至160字之間都算合宜，但不要保持固定，應隨著內容、 情緒起伏有快慢之分。講話容易過快的人，可以使用便條紙提醒自己。 音調： 語調不可呆板，使用正常談話的方式。長短句及問句交錯運用，使語調 更生動。 音質： 音質往往受到冷漠、緊張、缺乏熱情及厭煩等情緒所影響，語言與態度 必須一致。音質包括發音的方法，韻律及調氣。課程議題課程議題Chapter 1 個人英語簡報經驗分享Chapter 2 英語簡報成功的關鍵因素Chapter 3 聽眾分析Chapter 4 簡報的類型分析及練習 Chapter 5 說服式簡報內容規劃 Chapter 7 視覺媒介(PowerPoint)的設計 Chapter 8 數字會說真話也會騙人 Chapter 9 圖表的奧妙Chapter 10 肢體語言及聲音的溝通Chapter 6 問答及反對意見的處理技巧Chapter 11 場地規劃及檢核表 場地檢核表(一)場地檢核表(一)有沒有足夠的座位？ 有沒有必需的視聽設備？ 是否了解設備的操作方法？ 是否有空調？ 燈光照明控制在那裡？ 燈光能否依需求調整室內亮度？ 光源插座在那裡？ 飲料及茶點在那裡？是否避免手機的干擾？ 投影的距離？ 能否移動現場擺設？ 是什麼原因造成迴音？ 附近是否有洗手間？ 有沒有演講桌？ 有休息室可供談話或休息嗎？ 需要議程表嗎？ 場地檢核表(二)場地檢核表(二)需要名牌嗎？ 與會人員抵達會場時間？ 觀眾彼此認識嗎？ 簡報進行中設備如果故障，有沒有備案？ 可以因應現場情況，斟酌增加或刪減內容嗎？ 有沒有摘要的講義或印刷品？ 聽眾能否清楚聽見你的報告？ 設備會擋住觀眾的視線嗎？ 你能在黑暗中操作機器嗎？ 是否有白板筆、板擦、和標籤等輔助文具？ 是否有時鐘或手錶？ 從房間最後能否看清楚視覺教材或簡報內容？ 有沒有（雷射）指示棒？ 有沒有準備筆、紙以備不時之需？ 例如參與者提問 內容檢核表內容檢核表有沒有重點？ 是否考量觀眾的感覺？ 站在觀眾的立場，是否明瞭易懂？ 所傳達的訊息是否可能冒犯觀眾？ 表達清楚與否？ 觀眾能否輕鬆地看見、聽見我的簡報？ 我的口語傳達清楚嗎？ 簡報中的用語難易程度合適嗎？ 如果遇有專有名詞，我能用簡易的方式說給不懂的觀眾聽嗎？簡潔扼要與否？ 我會不會重覆相同的話語？ 我是否語帶贅言，語助詞過多？ 生動與否？ 我的語言或文字具體嗎？ 我是否可以增加一些例子、比較或故事，讓我的簡報能更生動？ 是否自然？ 我能否達到這次簡報的主要目的？ 簡報中使用的語言，我覺得自然嗎？ 我能否避免官僚態度或是裝腔作勢？總結 – 英語簡報成功要訣總結 – 英語簡報成功要訣用有限的英語，傳達無限的熱情 準備你的Set-Phases, Chunks and Word Partnerships 開場白要有力量，一開始就要抓住觀眾的注意力 穿著需正式，表達對觀眾的尊重 簡報前，對自己信心喊話，簡報時，就應盡量放鬆 注意力要不時回到觀眾身上，不要埋首於自己的資料裡 不要被小抄或資料絆住，照本宣科會減低與觀眾雙目接觸的機會，讓你產生你對內容不熟的印象 常與觀眾目光接觸，或注視著他們的鼻子，不定時地來回注視全體觀眾 不要自我意識過強，重視你的觀眾，當你在簡報時，隨著注意觀眾反應 觀眾提問時，先注意聆聽，而不是急著發表意見 了解你的觀眾，可提前在現場致意，認識他 準時開始，準時結束 信守承諾，如果向觀眾保證過什麼，就必須執行 記住讚許的力量null謝謝參與 歡迎指教 chrishou@mail.tbcnet.net chris.hou@dhl.com