项目秘书岗位职责任职要求:女性,全日制本科以上学历,工程类专业或者管理类专业;有工程类专业背景/具备1年或以上房地产或者建筑行业项目秘书经验者优先素质要求:1、细心谨慎;有耐心,曾做过文职工作;2、良好的承压能力,能接受一定限度的加班;3、有较好的逻辑条理性,表达沟通顺畅,性格平和不急躁;4、愿意来东莞较长期发展;主要工作内容:1、项目工程部档案资料管理;2、项目工程部行政后勤管理;3、项目工程部其他运营类事务协助;4、物业公司编制,需在项目工程部现场办公。工作目标行动步骤1、与各职能部门沟通,负责项目部信息报送工作,如各类
计划
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、节点信息和临时信息;按照要求及时准确的报送项目各项固定信息,如:月计划、资金计划、招标采购计划、里程碑计划反馈、现场办公会会议决议反馈、运营平台数据更新维护等。2、付款单据的整理、跟踪付款情况,及时知会相关经办人员办理各施工单位上报的付款和结算。3、对工程资料及图纸进行收发及归档,项目部与公司各部门间文件资料的传送与登记工作;负责项目部与公司各部门间文件资料的及时传送并做好登记工作。4、组织召开各种会议及会议纪要的发送;收集会议议题,汇总,安排预定会议室,并发会议通知,做好会议纪要。5、后勤管理。如固定资产管理、办公用品、日用品申购及管理;办公环境管理;食堂后勤管理等;1、制定部门每月的用品申购单,经部门负责人审批后,上报总办,并做好领用登记;2、收集同事对饮食的意见、建议,反馈给相关部门及时整改。6、配合项目各项验收资料的准备及竣工备案;做好人力资源,企业无忧1、消防、环保、竣工验收等资料的准备;2、档案预验收(松山湖管委会),获取预验收认可书(竣工备案必备资料);3、竣工备案(建设局)7、竣工备案后档案的移交;1、按照档案馆的要求准备好移交资料;