办公室公文写作培训课件

公 文 写 作 培 训 会 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 简洁 流畅 办公室：樊嘉磊 第一部分 公文介绍 一、公文的含义和特点 公文是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行政管理，具有法定效力和规范体式的文体。简称“文件”。 公文具有：政策性、权威性、规范性三大特点 二、公文的种类 命令、决定、公告、通告、议案、意见、批复、通报、通知、请示、报告、函、会议记要 三、公文的重要性 公文是企业实现管理职能的重要途径 公文是体现企业形象的重要手段 公文是员工履行岗位职责的重要工具 公文是衡量员工综合素质的重要标尺 根据发文对象可分为以上三类 上行文——下级单位向上级单位的发文 如：请示、报告等 平行文——平级单位或不相隶属单位之间的发文 如：通知、函等 下行文——上级单位向下级单位的发文 如：命令、决定、决议、指示、通报、批复等 第二部分 常用公文写作要领 一、请示的写法 请示：适用于向上级请求指示、批准（上行文）。 请示的标准结构 １、标 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ：事由＋文种（关于***的请示） ２、主体：（１）起因 　　　　 （２）事项 （３）提出处理意见 ３、结尾用“妥否，请批示” 请示应注意的事项 1、“理由”部分简明扼要 2、主要内容在正文中表述 3、要有倾向性意见，且具可操作性 4、一事一请示 5、送往政府部门的请示要注 明联系人和联系电话 6、请示和报告有本质上的区别 案例： 关于购置办公用品的请示 总公司秘书办： 为进一步加强各企业之间的沟通和配合，提高工作效率，经经营总办批准，我公司办公地点迁往安谷选煤厂。因新换办公地址，急需购置空调、办公桌椅、会议室桌椅、文件柜等办公用品，总预算约21万元，建议由我公司自购。 妥否，请批示。 附：各种办公设备明细表 **公司办公室 二〇一二年八月十日 二、函的写法 函：适用于与平级部门或外单位进行协商、联络（平行文）。 适用范围及分类： １、适用于不相隶属单位之间商洽工作（商洽函） ２、适用于同单位各部门之间工作联系（联系函） ３、询问或答复问题　（问答函） 函的格式 1、标题：事由＋文种 “**公司关于调用办公物资的联系函” 2、函件编号（部门+年份+数字 如：ZHB2012001） 3、正文：开头＋主体＋结尾 函的要求 1、对于同级单位，大胆用函。 2、根据不同的收文单位和要办的事情，采用不同的语气和结尾方式。 3、商洽函和问答函必须有回复函，并在其中注明原函编号（如：贵公司ZHB2012001 号函已收悉，现答复如下）。 案例： 四川德诚公司关于对新员工开展技能培训的商洽函 编号：DC2012001 西南交通大学： 我公司近期招聘了20名新员工，为了使其能够尽快胜任工作，将在近期对新员工进行物流专业技能培训。但我公司缺乏授课培训的经验，特此邀请贵院校培训导师来我公司开展培训工作。培训安排如下： 一、培训内容：现代物流管理基础、运输管理实务、仓储配送管理、物流成本管理。 二、培训时间：定于2012年9月10日—12日，训期3天。 三、培训地点：乐山市安谷镇德诚选煤厂办公区三楼大会议室。 联系人：四川德诚公司人力资源部 联系电话：0833-26***** 136********（邹经理） 特此函询，盼尽速回音。 二〇一二年八月十日 西南交通大学关于《四川德诚公司关于对新员工开展 技能培训的商洽函》的复函 编号：XJ2012001 四川德诚公司： 贵公司DC2012001号函已收悉，经我院商讨研究，现答复如下： 我院校接受贵公司的邀请，并已做好相关准备，培训导师定于2012年9月9日到达贵公司，望予以接待。 联系方式：王老师（博士，研究生导师）139********** 附：培训 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 及课时安排 二〇一二年八月十二日 三、通报的写法 通报：适用于向下级部门传达信息（下行文）。 通报常用的两种类型 1、表彰性通报 2、批评性通报 通报的格式 1、标题：事由＋文种 “关于对驾驶员张某隐瞒事故的处罚通报” 2、主送部门（运行科、财务科、业务部） 3、正文：开头＋主体＋结尾 通报应具备的几个要素 1、引言部分 2、事实部分 3、分析处理部分 4、号召要求部分 引言部分。主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。 例:关于对物流公司驾驶员张某隐瞒事故的处罚通报 物流公司张某在驾驶车辆发生事故后隐瞒不报，擅自维修事故车辆，现将事情经过及处罚决定通报如下： 事实部分，就是对事实进行陈述，即要把主要事实写清楚，又要写得概括精练。 事情经过 2012年6月5日，物流公司驾驶员张某驾驶川L****车执行选煤厂至电厂的煤炭运输任务。约14:30分，…… 分析及处理部分。对事实进行分析，提出处理意见。 分析原因和处理决定 此事件反映出驾驶员张某专业技能不佳，且组织管理意识淡薄。根据公司《安全管理制度》、《安全奖罚制度》、《事故报告管理制度》等有关规定，决定给予张某批评通报，并纠错2000元的处罚。 号召及要求部分。根据通报的精神要求如何做，或者号召为实现什么目标而奋斗。 提出要求 望各驾驶员引以为戒，确保安全行驶。各科室要严格执行公司安全管理制度，对相关岗位人员进行教育培训，认真做好事故的统计报告工作，如有隐瞒、迟报、漏报情况，一经发现严肃处理。 四、会议纪要的写法 标题。主要反映会议的性质和范畴。 1、会议名称+会议纪要（例行会议） 如: **公司月度总结会会议纪要 2、关于--问题+会议纪要（专项会议） 如: 关于协调**公司开业庆典事宜 的会议纪要 导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括标题、会议时间、会议地点、出席人员、缺席人员、主持人、记录人和主要内容等。 **公司月度总结会会议纪要 会议时间：2012年7月14日14：30分 会议地点：公司会议室 出席人员：张某、李某、王某、蒋某、周某 缺席人员：唐某（因公请假） 主持人：张某 记录人：周某 主要内容：总结本月工作情况， 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 下月工作安排。详细如下： 主体。这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。 1、重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，做到条理清楚，简明扼要。不要把会议纪要写成会议记录。 2、要正确地集中会议的意见。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。会议没讨论的不得写入会议纪要。 3、会议纪要用“会议”作主语，即 “会议听取了”、“会议讨论了” 、“会议认为”、“会议确定”、“会议指出”、 “会议强调”等。 4、会议纪要须以第三人称的语气来拟写。 5、会议纪要没有落款。 个人的几点心得 公文写作，简明扼要很重要，要加强这种功力的修炼。 语言忌夸张。要努力追求“清水出芙蓉，天然去修饰”的语言境界，夸张的修饰是写作文，不是写公文。 掌握格式是有效途径。 标题的草拟很重要。标题要与正文相一致，一目了然。 要学会用分列项式起草公文。学会用序号区分。 一件事一段文字，逻辑要清楚，忌混乱。 文字是行政人员的职业工具，公文写作水平是衡量一名行政人员业务能力高低的重要标尺。希望各位引起重视、勤学苦练、提高公文质量，维护企业形象。 第三部分 公文写作解决方案 一、确立为别人而写的原则 拟文的直接目标是“四好”： 好读、好懂、好记、好执行 让你自己明白很重要，但让读者明白更重要 公文“四宜”：宜短、宜实、宜准、宜平和 二、掌握公文写作的“三步曲” 第一步：开头。交代发文的背景、依据、目的，为后面叙述主体进行铺垫。宜开门见山、简短利落。 第二步：主体。阐明具体观点、叙述具体事项、提出具体要求。宜多费笔墨、重点对待。 第三步：结尾。宜寥寥几笔、谨慎用字。 三、层次分明、不重复 段落之间分界清晰，一个段落重点阐述一个方面，提行后阐述另一个方面，但各个段落之间必须是围绕一个中心观点展开论证，也就是文章的中心思想。 不重复原则： 每个问题只在文章中讲述一次，且讲透，不在其它地方再讲 四、注意逻辑、顺序 表述符合逻辑要求和一般人的思维习惯 采用直叙法，不要用倒叙法和插叙法 注意相互依存关系 五、不犯语法错误 主语、谓语、宾语齐全 正确运用标点符号 不要把日常生活中的表达方式运用到公文表达中来 六、紧凑连贯 能用一句话表达清楚的，绝不用两句话 尽量用一个主语把后面的语言串起来 语句、段落之间要有连贯性 七、力求简洁 一份公文只解决一个问题 “复文”切忌不厌其烦地引述“来文” 在报告和请示中，不要向上级大讲方针政策 尽量用简短的句子 八、准确明了 标题要高度概括全文主旨 内容复杂、篇幅较长的公文，正文要分段描述 直接表述事由或要求，不要转弯抹角 观点明确，不要用模棱两可、易生歧义的词句 九、公文格式具体要求 页面设置 页边距：上：2.0cm 下：2.0cm 左：2.7cm 右：2.7cm 无页眉无页脚 页码：普通阿拉伯数字、页面底端右侧 正文格式 标题字体：宋体二号字加粗 正文字体：仿宋_GB2312三号字 段落格式：单倍行距，提行空两格 序号的运用 第一层 一、 二、 三 、 第二层 （一）（二）（三） 第三层 1、 2、 3、 第四层 （1） （2） （3） 第五层 ① ② ③ 数字的用法 公文标题、引用文件名中有日期的，必须用大写数字（如：二〇一二年年度总结报告）；公文最后的落款日期必须用大写数字（如：二〇一二年七月十四日）；正文中凡涉及到日期、数字等一律只能用小写数字。 十、充分利用一切工具 1、利用模版 2、利用积累 3、请教他人 第四部分 公文写作的总体要求与存在的问题 一、公文写作的 一般要求 1、正确选用文种，体式规范 2、标题准确反映全文的主题 3、观点明确，阐述清楚，逻辑关系明了 4、简明扼要，直书不曲 5、表述紧凑严密 6、用语庄重平实 7、概念稳定 8、用语要礼貌得体 9、正确运用标点符号 10、准确计算 二、 公文写作中容易出现的问题 （一） 语言重复、啰嗦 经公司领导批准同意 2012年5月25日~5月31日 下午18：45分 事故发生后，公司总部高度重视这次事故，接报事故后，立即----。 工作人员24小时夜以继日轮班作业。 ……… （二） 词序、语序不当 关于部分三、四号线施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关施工单位发文，限期要求解决。 修改：关于三、四号线部分施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关施工单位发文，要求限期解决。 岷江航电工程是乐山市委、市政府及广大市民备受关注的大型市政工程。 修改：岷江航电工程是备受乐山市委、市政府及广大市民关注的大型市政工程。 （三）词义混淆 制定 制订 词义：制定——制作、定出。公文中习惯用在较大场合。 举例：党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。 词义：制订——制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。 　举例：公司制订了防火、门卫等安全管理制度。 　和 　与 　或 词义：和——表示两者都是，是并列关系。 　　　　与——表示两者对立，是平等关系。 　　　　或——表示两者其一，是选择关系。 　举例：集团公司举办的篮球赛经过两天的激烈角逐，A公司和B公司一起进入了准决赛，明天，A公司与B公司将展开争夺决赛权的较量，届时，A公司或B公司将在决赛中向冠军宝座发起冲击。 （四）词语搭配不当 借阅人必须履行档案借阅登记制度 　分析：履行对应的是义务、职责、承诺等，否则词不达意 修改：借阅人必须遵守档案借阅登记制度 为杜绝管理漏洞 分析：杜绝对应的是动词，而不是名词，管理漏洞属名词 修改：为杜绝管理出现漏洞 为杜绝此类情况的发生 嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年所为 分析：主、谓、宾混乱，主语是嫌疑人，谓语是应为，宾语却是本地青年所为。 修改：嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年 案件应为熟悉当地环境的本地青年所为 修改:我公司于9月30日召开了先进个人和先进集体的表彰大会，董事长和公司其他领导同志出席了这次会议 修改：《公司法（修订案）》于2005年10月27日经全国人大常委会第十八次会议通过，于2006年1月1日起施行。 （五）语法错误 全国人大常委会第十八次会议于2005年10月27日通过《公司法（修订案）》，并于2006年1月1日起施行。 我公司于9月30日召开了表彰先进个人和先进集体大会，董事长和其他公司领导同志出席了这次会议 （六）逻辑混乱 总公司领导： 2012年4月20日，我公司向总公司呈报了《关于**的请示》，在请示中，王总提出了有关要求，请答复。 修改：2012年4月20日，我公司向总公司呈报了《关于**的请示》，在请示中，王总提出了相关意见，妥否，请批示。 总部要求提高产品的折扣优惠度，建议从7折提高到9折。 修改：总部要求产品的折扣优惠幅度从7折降低到9折。 孤本、秘密档案不予借阅。确需借阅的，须在指定时间内归还。 修改：孤本、秘密档案原则上不予借阅。如因特殊情况确需借阅的，须在指定时间内归还。 2012年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总公司培训5次，企业培训19次。 修改：2012年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总公司培训5次，企业培训19次，其它培训6次。 集中控制室的温度、湿度要确保符合国家标准，避免磁场干扰和保持清洁，要特别注意防火，并定期检查室内的“八防”，发现问题及时补救。 修改：集体控制室的温度和湿度指数要确保符合国家标准，保持室内清洁，避免造成磁场干扰，定期检查室内的“八防”情况，尤其要加强防火工作，发现隐患及时消灭。 解聘李四同志主管职务, 自2008年4月9日起执行。 修改：解除李四同志主管职务，执行时间为2008年4月9日 （七） 附件格式不当 1、若公文附有附件资料，而公文内容中又有涉及附件内容，应备注说明，如：详细情况见附件1。 2、若公文附有附件资料，应在公文最后加上附件名称，如有多份附件，应当逐个列示，格式如下： 附件：1、《关于*********的办法》 2、《关于*********的通知》 3、《关于*********的方案》 （八）称谓问题 2012年3月14日，在天安总公司第一会议室，由天安总公司蒋勇副总主持召开合作方案讨论会。参加会议的有天安公司行政部、财务部、青华 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 院、森达工贸有限公司。 修改：2012年3月14日，在天安总公司第一会议室，天安公司副总蒋勇主持召开了合作方案讨论会。参加会议的有天安公司、青华设计院、森达工贸有限公司等单位有关部门人员。 （九）标点符号运用不当 常用标点符号： 点号有：①句号： 。 ②问号： ？ ③感叹号： ！ ④逗号： ， ⑤顿号： 、 ⑥分号： ； ⑦冒号： ： 标号有：①引号：‘’“” ②括号：（）[] {} ③破折号：— ④省略号： …… ⑤着重号： ． ⑥书名号： 《》 ⑦间隔号： · ⑧连接号： - ⑨专名号： ______ 四 有 有一必有二 有先必有后 有好必有坏 有内必有外 八先八后 思想在先，行动在后 原因在先，结果在后 综合在先，具体在后 铺垫在前，运用在后大事在先，小事在后优点在先，缺点在后上级在先，下级在后别人在先，自己在后 谢谢大家