会议纪要写作学习
总结
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一、概念
会议纪要是各级党政机关、人民团体和企事业单位召开比较重要会议时使用的一种公务文书。
会议纪要是根据会议的宗旨和要求写成的,要准确地反映会议的主要
内容
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、指导思想、主要结论等。会议纪要用于记载、传达会议情况和议定事项,可以作为向上级机关汇报之用,也可以作为文件向有关单位和下级机关分发。会议纪要可以交流信息、交流经验,对于本单位和下级机关来说,可以作为解决问题、指导工作的依据,并有一定的约束力。
会议纪要不同于会议
记录
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。会议纪要与会议记录是两个不同的概念,二者的区别十分明显。从应用写作和文字处理的角度来探析,二者截然不同。会议纪要是一种法定的公务文书,其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴,必须遵循应用写作的一般规律,严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作,属于管理服务的范畴,它只需忠实地记载会议实况,保证记录的原始性、完整性和准确性,其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。二者在载体样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点等诸多方面都有明显区别。
二、分类
会议纪要一般根据会议类型分类,在机关工作中,工作性会议、专题研究会、座谈会和日常工作会议都应形成各自的会议纪要。各种会议纪要的写法也稍有区别。
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(一)工作会议纪要。它侧重于记录贯彻有关工作方针、政策,及其相应要解决的问题。
(二)代表会议纪要。它侧重于记录会议议程和通过的决议,以及今后工作的建议。
(三)座谈会议纪要。它内容比较单一、集中,侧重于工作的、思想的、理论的、学习的某一个问题或某一方面问题。
(四)联席会议纪要。它系指不同单位、团体,为了解决彼此有关的问题而联合举行会议,在此种会议上形成的纪要。它侧重于记录两边达成的共同
协议
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。
(五)办公会议纪要。对本单位或本系统有关工作问题的讨论、商定、研究、决议的文字记录,以备查考
(六)汇报会议纪要。这种会议侧重于汇报前一段工作情况,研究下一步工作,经常是为召开工作会议进行的准备会议
(七)技术鉴定会议纪要。
(八)科研学术会议纪要,包括年会纪要。
三、特点
(一)纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实,不能随意增减和更改内容,任何不真实的材料都不得写进会议纪要。
(二)概括性。会议纪要必须精其髓,概其要,以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。既要反映与会者的一致意见,又可兼顾个别同志有价值的看法。有的会议
纪要,还要有一定的分析说理
(三)条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括,使之眉目清晰、条理清楚。
四、结构形式
(一)标题
有两种格式:一是机关名称+会议名称+纪要,也就是在“纪要”两个字前写上机关名称、会议名称,这一类标题的写法多为例行会议纪要常用的标题形式,有时也有省去机关名称的。二是把会议的主要内容在标题里揭示出来,类似文件标题式的。有一个标题的,如“关于XXXX的会议纪要”也有正副标题。如《探讨新时期文学的发展――中国当代文学研究会第二次学术讨论会纪要》,正标题反映会议的主要精神和内容,副标题反映会议名称和文种。
(二)开头部分
简要介绍会议概况,其中包括:
1.会议召开的形势和背景;
2.会议的指导思想和目的要求
3.会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者;
4.会议的主要议题或解决什么问题;
5.对会议的评价。
(三)文号、制文时间
文号写在标题的正下方,由年份、序号组成,用阿拉伯数字全称标出,并用“【】”括入,如:【2004】67号。办公会议纪要对文号一般不做必须的要求,但是在办公例会中一
般要有文号,如“第XX期”、“第XX次”,写在标题的正下方。
会议纪要的时间可以写在标题的下方,也可以写在正文的右下方、主办单位的下面,要用汉字写明年、月、日,如“二〇〇二年八月十六日”。
(四)正文部分
这一部分讲述会议的主要内容,是会议纪要的核心,要求准确简明地写出会议讨论的问题及结果、会议议决的事项、今后工作的指导思想、工作步骤、采取的
措施
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等。怎样才能写好正文部分?
一是要从会议的客观实际出发,从会议的具体内容出发,抓中心,抓要点。抓中心就是抓住会议中心思想、中心问题、中心工作;所谓要点,就是会议主要内容。要对此进行条理化的纪要。
二是会议纪要是以整个会议的名义表述的,因此,必须概括会议的共同决定,反映会议的全貌。凡没有形成一致意见的问题,则需要分别论述并写明分歧之所在。
三是要掌握并运用马列主义的基本理论与党的方针、政策对会议进行概括与总结。它是贯穿在纪要始终的一条红线。
四是为了叙述方便,眉目清楚,常用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“与会人员一致表示”等词语,做为段落的开头语。也有用在段中的,仍起强调的作用。
五是属于介绍性文字,笔者可以灵活自由叙述,但属于
引用性文字,必须忠实于发言原意,不能篡改,也不可强加于人。
六是小型会议,侧重于综合会议发言和讨论情况,并要列出决议的事项。大型会议内容较多,正文可以分几部分来写。常见的有三种:
1.概述式。即把会议讨论的内容、发言的情况综合到一起,概括地叙述出来。一般日常行政工作会议,讨论的问题比较集中,意见较为一致,概括地把会议的主要内容叙述出来即可。此类会议纪要常采用这种写法。
2.归纳式。有些会议比较重要,规模比较大,讨论问题比较多,需要把会议讨论的许多问题和意见,按内在逻辑顺序,归纳为几个方面或者几个问题,比较完整系统地写出来,以突出会议的中心和主旨。较大型的会议多采用这种写法。
3.发言摘要式。即按会议发言的顺序,将每个人发言的主要意见归纳整出来,以反映会议讨论的过程和会议结论的产生过程。这种写法能如实地反映各人的不同看法。一些讨论会、座谈会、研讨会的会议纪要常常采用这种写法。
(五)结尾部分
有省略的,一般写法是提出号召和希望。但要根据会议的内容和纪要的要求,有的是以会议名义向本地区或本系统发出号召,要求广大干部认真贯彻执行会议精神,夺取新的胜利;有的是突出强调贯彻落实会议精神的关键问题,指出核心问题;有的是对会议做出简要评价,结合提出希望要求。
五、注意问题
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