1、目的为
规范
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公司总部会议室的使用和管理,并使其
制度
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化、合理化,更好的为公司与会人员提供优质的服务和良好的会议环境,防范会议室设备使用过程中可能存在的损坏,从而更好体现公司的整体形象,特制订本办法。2、适用范围公司总部的各类型会议室。3、术语原则:归口管理原则,分工负责原则;有效控制原则;资源共享原则,快速处理原则,责任追究原则。4、职责公关传播部职责公关传播部负责《会议室管理操作规范》的制定(修订),以及在制度实施的整个过程中的考核工作,督促各部门严格执行,保证制度的顺利实施。公关传播部负责各部门会议室的统一分配,严格结合会议性质、会议重要性等,将会议室按需求分配给各部门。公关传播部负责检查会议室内的设施、流动用品等的日常使用情况:每日定时进行会议室点检,点检的内容主要包含环境卫生﹑物品设施等状态,并填写《会议室点检
表
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》,详见附件;综合管理部职责综合管理部负责会议室管理系统的制作和维护;各类电子设备和设施由综合管理部指定专人管理调试。综合管理部负责公司对会议室系统设备的要求和提出规划及采购到位。各部门职责各部门负责根据会议室申请流程预定会议室,不得随意更改已申请过的会议;各部门重要接待会议,由公关传播部根据实际需要安排各项会务,各部门日常召开会议使用会议室,需自行安排会议服务人员;公司各部门使用会议室时有对会议室用品及卫生维护的责任,用完会议室钥匙应立即归还。5、具体内容会议室使用申请流程及规定为避免会议发生冲突,各部门如需使用会议室,须由相关部门进行申请,并做好登记。原则上按先后顺序,如有特殊情况,需要双方共同协商,从而达成一致。5.1.2使用会议室的顺序是先预定先使用,但如若有公司级分管副总经理以上领导需临时使用,各相关部门必须做相应的调换或推迟;5.1.3.临时召开会议需要使用会议室时,要及时向会议室负责人提出申请并登记使用情况;若实际情况有变,不需要使用会议室必须提前半天向会议室管理员取消预定时间;各部门申请使用会议室时,需明确使用时间、参加人员等,如有需要其他部门协办的事项,请提前联系需协办部门领导。会议室使用及维护会议过程中,使用人负责维护会议室内的各类设备完好性,提醒参会人员爱护会议室内的一切设备;在使用过程中,一旦发现有对会议室内设施造成人为损害和资源(白板笔、纸杯等)浪费的行为,公关传播部将对其个人进行照价赔偿的处罚,情况恶劣者将按公司相关的
规章制度
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进行处罚;整个会议过程中,会议组织者有责任维护会议室内的环境卫生;会议结束后,会议组织者负责将会议室内的废弃物收拾整洁,恢复会前使用状态,如未做整理或整理不到位者,次数达三次以上,将进行通报批评;会议结束后,会议组织者负责通知会议管理员清点会议室固定资产,确保设备完好,会议组织者方可离开;会议组织者会前应对会场进行检查,如发现物品损坏和丢失,要及时与公关传播部联系,如不上报,则承担全部责任。在使用期间,在会议室发生的任何事故和意外责任由使用部门承担。6、考核措施各职能部门不按规定私自使用会议室时,将给予各事业部综合管理部负责人负激励100元/次(临时紧急性会议需电话通知后方可使用);各职能部门在会议期间桌椅等设备有破损的,每一处将给予组织会议的负责人负激励200元;会后物品摆放不整齐、垃圾不清理、钥匙不及时归还的,给予各会议组织部门负责人负激励100元;未经允许随意调试造成电器等音响设备损坏影响会议使用情况的,每一次将给予各事业部综合管理部负责人或职能部门负责人负激励200-500元;损坏物品、器材需按原价1.5倍赔偿;7、附则本制度由公关传播部负责解释;本制度自签发之日起生效;8、附件附件一、《会议使用登记表》。附件二、《会议分配明细表》附件三、《会议点检表》
浙公网安备 33021202002483