财务报销管理制度

财务费用报销 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 1.总则1.1为了加强公司内部管理，规范公司财务报销流程，规范费用报销程序，合理控制费用，特制定本制度。1.2本制度根据公司的实际情况，将财务报销分为业务招待费、礼品费、暂借款、差旅费、办公用品费、行政类办公费、市场费用、专项费用等。1.3本制度适用于公司本部，分子公司参照执行。2.报销审批流程及票据具体要求2.1报销审批适用于经办人先垫付资金并已取得相关发票，财务部后将资金支付给经办人的情况。2.2报销审批流程 报销审批及流程 金额权限 申请 关于撤销行政处分的申请关于工程延期监理费的申请报告关于减免管理费的申请关于减租申请书的范文关于解除警告处分的申请 人填写《支付审批流程单》及报销明细表→部门负责人审核→董事长审批→财务负责人审核→财务部报销放款 待定2.3任何费用报销，由当事人本人发起报销流程，并经直线领导审核。2.4票据的具体要求2.4.1报销的发票必须是国家有关部门批准的合法票据，票据的印章应齐全，报销的发票必须有税务部门统一印制的发票监制章，并加盖开票单位发票专用章或财务专用章；收款收据报销必须为政府机构或非营利性社会团体不能开具发票的单位提供的合法有效收据。如：军队招待所收据、红十会出具的财政专用收据、医院专用收据等；公司开票信息如下：企业名称:纳税人登记号:开户行与账号：2.4.3票据记载的各项内容均不得涂改。票据有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处还应加盖出具单位印章；票据金额记载有错误的，应当由出具单位重开，不得在票据上更正。对不真实、不合法的票据，财务部有权不予接受，对记载不准确、不完整的票据予以退回。2.4.4票据的内容包含：单位名称、经济业务内容、日期、品名、单价、数量、金额等项目，均应据实填写齐全、字迹清楚、金额正确、大小写相符。2.4.5报销单据粘贴要求报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴，并按金额大小排列；报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；切不可将票据胡乱以钉书针、胶带纸等用品横七竖八粘贴，破坏美观并给财务装订带来不便。3.财务报销内容的规定3.1招待费3.1.1为加强对招待费的管理，严格控制业务招待费的发生，所有人员必须预估招待费金额，填写《招待申请表》经过事前审批，严格按照本制度执行，如在非常时期或特殊情况可以作相应的请示和说明。公司级招待费用原则上由行政部统一安排，统一结算。业务招待完成时需统一填写《支付审批流程单》，应事先填写《招待申请表》，完成招待费审批流程方可发生。 招待申请审批流程 金额权限 主管级以上申请人填写《招待申请表》→部门负责人审核→董事长批准→申请人安排招待事宜 待定3.1.2招待费报销原则招待费均应事先填写《招待申请表》，否则不予报销（紧急情况下可以向董事长手机确认事后补填）。行政方面的招待费用，每月实行额度控制。行政招待申请各分公司、支行行政部门要登记造册，报总部总经办汇总备案；3.1.3招待费报销要求招待费报销时应提供已获审批的《招待申请表》，并填写《支付审批流程单》上需写明以下要素：本次招待的事由、招待时间、招待场所、被招待方单位名称、被招待方人数、我方参与招待的人员等，《招待申请表》上内容不明确的，财务部可予以退回。招待费报销均需提供正规发票，发票上金额、出票单位财务章清晰、完整，凡与本次招待费无关的费用，一律不准夹在招待费中报销，如有弄虚作假行为，一经发现，公司将严肃处理。3.2礼品费3.2.1为加强集团员工在经营活动中赠送礼品的管理，减少开支，避免浪费，所有礼品申领应严格按照本制度执行。因公司需要赠送礼品等，经办人需填写《礼品申请单》。申购单上需写清礼品的名称、数量、价格、用途等。总部行政部根据各部门、各公司上交的《礼品申请单》，统一采购、保管、领用发放，原则上各部不得自行采购礼品，特殊情况除外。3.2.2礼品采购经审批的《礼品申请单》由行政部负责采购到位，如需自行采购的，必须经行政部同意。3.2.3礼品领用礼品申购人凭已获审批的《礼品申请单》，至总部行政部领取所申购的礼品，《礼品申请单》审批不完整的严禁领用，一经发现，行政部礼品管理人将负全部责任。3.2.4礼品管理行政部负责礼品的采购、保管和领用发放登记工作，及时做好日常礼品库存的台账，月末与财务核对库存礼品数量，提供礼品领用明细清单，以便财务更好地核算各部门的礼品成本。3.3暂借款3.3.1暂借款范围：暂借款是指因工作及业务需要，特殊用途的临时性借款，具体包括：（1）差旅费借款；（2）特殊事项的临时性借款等；3.3.2暂借单填写时必须写清具体事由、金额及归还日期。3.3.3暂借款归还与清理借款人必须在结清前期借款后方可预支本次的借款（前账不清，后账不借）借款人在销账时需填写《支付审批流程单》进行核销，通过报销审批流程，据实报销，并当场将暂借款余额交还财务部。3.4差旅费3.4.1出差申请3.4.1因公出差的员工必须事先填写《出差申请单》，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数，完成出差申请审批流程后，员工自行订票（紧急情况下可以向董事长手机确认事后补填）。3.4.2行政部根据完成审批流程的《出差申请单》为出差申请人办理订票手续，预定人员将预定的详细信息，包括航班（车次）、日期、起飞（发车）时间、落地（到站）时间填写在《出差申请单》的背面，复印一份留底作为考勤使用，原件退还申请人。若无事先审批的出差，出差费用不予报销。3.4.3出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。3.4.4所有出差员工（长期驻外员工除外）按员工职级可享受误餐费（每天的餐费按照 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 实报实销，不可累积）。如已有统一的会议或应酬安排，则不得另行报销误餐费。餐费标准如下：（单位：人民币元/天） 序号 职级 境内 境外（含港澳台） 1 董事长 实报实销 实报实销 2 部门经理/总监 200 待定 3 普通员工/主管 100 待定3.4.4境内交通飞机飞机适用于长途、远距离的出差，如乘坐飞机，应选择乘坐飞机经济舱，并应尽量提前三天预定折扣机票。火车火车适用于短途、近距离的出差，若有动车或高铁方便直达，时间不超过5个小时的行程，普通员工应选择火车二等座或经济座出行，厉行节约。长途巴士如乘坐长途巴士，必须凭长途车站机打发票报销，手撕票不予受理。其他无论采取何种方式，报销交通差旅费时必须填写每日的详细行程，包括往返起始及目的地（明确到县级市或地区）。3.4.5境内住宿住宿首选经济型连锁酒店。住宿标准（长期驻外员工除外）（单位：人民币元/晚） 职级 住宿标准 国内一线及省会城市 二线及以下城市 董事长 实报实销 实报实销 部门经理/总监 300 300 普通员工/主管 150 150特殊情况下的费用标准，需上报批准。住宿费用超过公司规定标准的，超出部分由员工自行负担。同性别人员共同出差的，需合住双人标准间，住宿标准不叠加。酒店的小冰箱、零食、软饮料的消费不予报销；酒店网络和电话费用不予报销。原则上业务人员差旅费不予以报销，除公司安排或特别审批。住宿费用报销需附上原始发票和住宿消费清单。3.4.6随同出差人员交通及住宿标准可采用从高原则，即与主要出差人员安排在同一航班、车次或酒店。3.4.7境外出差员工应于出差前10个工作日发起出差流程审批，在获得审批后方可出差。因境外出差而发生的签证申请费、签证办理费、签证续签费等应提供原始凭证进行报销。境外出差乘坐飞机时间在1-10小时之间的，部门总监以上人员可选择头等舱，部门经理人员可选择商务舱，基层员工选择经济舱；超过10小时的，基层员工可选择商务舱。员工因公外出在市区间办理公务首先应选择地铁、公交车辆等常规性公共交通工具作为出行载体，确因特殊情况无法或者不便乘坐常规性公共交通工具时，方可改乘出租车等其他交通工具。3.5办公用品费3.5.1为加强和规范对行政类物品的采购、发放、领用、报废注销等环节的管理，使之既能满足员工工作需要，又可以达到有效控制、压缩公司行政费用开支，特制订本规定。3.5.2总部行政部负责办公用品的采购工作，定期根据各部办公用品需求，进行集中采购，分发，每月末盘点库存。各分公司行政部收到分发，或自行购买，也按此规定执行。3.5.3行政部负责日常办公用品的领用登记工作，并做好办公用品台账。原则上各异地分公司所有办公用品均由总部行政部进行集中采购，以降低成本，自行采购时，需在《物品采购申购单》中注明“自行采购”以及采购的渠道，并进行比价，比价单位应不少于三家。报销办公用品费时，需提供发票、购货清单、入库单、分发至异地公司的签收单等单据、票据；如之前有借款的，填写《支付审批流程单》进行核销。3.6行政类办公费用3.6.1为加强各部门、各分公司、各支行在经营活动中行政类办公费用的管理与规范，规范开支，避免浪费，特制订本规定。3.6.3私车公用时，按里程数（每公里1元）报销加油费，过路过桥费则据实报销。各类费用在约定付款期之前进行流转申请审批。原则上业务员不得报销市内交通费。因公市内交通费仅限各职能端后台服务部门因公司需要在同城的交通费用，出行方式以时效、节约、合理为标准选择地铁、出租车、公交车等。3.7市场费用控制费用合理开支，避免浪费，实现费用管理的规范化和程序化。3.7.2公司品牌运营中心是各分公司、各支行市场费用的管理与责任部门，负责对预算制订、费用申请、标准设置、支出范围、 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 审批市场活动的审批备案、制度规则的设定修改、市场费用的提取核销等进行事务管理。3.7.3市场费用包括总部品牌运营中心、各公司市场部、各支行市场部因市场营销活动而产生的营销、宣传、推广、媒体等相关的费用，为维护客户关系赠送的小礼品、物品与奖品或项目活动等相关的费用。市场项目常见事项:区域性小型广告投放、路演活动、客户答谢宴、会务活动、旅游活动、物业居委活动等。品牌运营项目专项事项：涉及品牌推广全局性大型广告投放、媒体推广见面会、赞助活动、APP终端宣传、品牌推广项目、企事业公关接待、特大型活动项目的组建与安排、特大型媒体广告宣传活动、其他大型活动等。3.7.4额度管理与使用范围公司总体市场费用当月总量不得超过上月FNG的1%，实行限额管理。（专项事项不在此范围须特别申请报批），其中50%为分行机构市场活动费用，50%留用总部。分行机构市场费用额度内，65%以对公形式支付，35%以备付金形式计提发放至分行公司账户，如该分行暂无公司账户，该费用发放至机构最高负责人，负责人发生变化，市场部监督办理备付金的交接。使用范围市场费用主要包括（但不仅限于）市场活动、礼品、招待费用等,费用范围如下: 市场费用使用范围 市场活动 场地租赁费、赞助费、咨询费、物料搬运费、加班餐费、交通费、数据库营销费、搭建费、异业合作费、演出费、服务费、培训费、会务费、团队建设费（不能以现金或消费卡形式） 物料 宣传资料印刷费、广告制作费（易拉宝制作费、海报制作费等）、设计费、打样费、服装费、快递费 礼品 关单礼品费、随手礼品费、市场活动礼品费、食品费 招待费 客户公关餐饮费、渠道公关费等与市场推广有关的招待费用，例：单独客户招待费、团队聚餐费等备注：市场费用使用以市场活动为主要支出，原则上市场活动费用支出不低于额度总额的65%。3.7.5流程市场费用额度确认：每月月初由各分公司、支行向品牌运营中心、总裁、董事长报批市场活动项目；对公支付（65%市场活动）市场部费用对接专员按照各分行提报的《市场活动预算表》制定《市场活动付款日期总表》，并提交至财务部，按照活动执行日期及合同约定日期付款，市场费用的合同应符合公司合同管理规定； 活动执行前 对公付款附件 内容要求 《支付审批流程单》 正确填写表格相关内容信息 《活动 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 》 活动方案、流程、费用明细单及活动所涉及的客户名单 《合同》 ≥10000元必须提供 活动执行后 《费用明细表》 逐项登记：时间，地点，原由，经办人，发票号码 《活动简报》 人流量、因活动所成交关单金额、例子数、活动效果等 活动现场照片 活动地点、公司LOGO露出、现场效果等 发票 与合同主体、内容及支付申请内容保持一致备用金形式核发（35%其他）由公司以备用金方式核发给分行机构,用于市场活动的零星支出。备用金领取后的二个月内必须核销,如果不能及时核销,财务部可停止下期市场费备付金的核发；审批权限流程 类形 审批及流程 对公支付、备用金核发 申请人填写《支付审批流程单》→部门负责人审核→财富中心总经理或董事总经理审批→财务总监审核→财务部放款 专项事项 申请人填写《支付审批流程单》→部门负责人审核→财富中心总经理或董事总经理审批→财务总监审核→集团分管副总裁审批→集团董事长→财务部放款市场费用使用后，二个月内必须核销；市场费用核销所须资料参照市场费用梳销审批流程参照3.7.6注意事项各公司\支行的市场费用管理账户，应使用对公账户，由财务专员管理，负责人授权使用；不需要或未开设对公账户的，由负责人开立专属备用金账户，管理市场备用金；市场费用日常管理必须设专人进行台账管理，详细登记市场费用的提取、使用、核销工作；定期将市场费用台账与财务人员进行核对；市场费用仅限使用在经总部品牌运营中心报备过的市场活动；市场费用核销附件单据必须齐全，包括市场活动报备预算表、市场活动实际使用费用清单、市场活动合同或单据原始件、市场活动现场照片、市场活动嘉宾签到表等原始资料；3.7.7市场活动合同审批 合同类型 附件（参考） 合同条款（必须提供） 户外广告投放 1．广告投放排期表，2．投放位置照片（多张）3．供应商投放资质证明4．供应商三证 1．广告投放时间、地点、2．投放周期3．周/月/年播放频次 商超租赁 1．合法租赁该房产的证明2．展业平面位置图3．供应商三证 1．租赁面积（如：3平方）2．租赁期限周期3．租赁日时间段（如：10:00--21:00）4．租赁总金额 酒店合同 1．菜单明细，2．活动方案及流程3．租赁场地照片4．供应商三证 1．租赁日期及时间2．人数及桌数3．标明人均价格4．酒店方提供的免费项目5．酒店方其他相关收费项目 活动合同 1．活动方案及流程2．活动场地照片3．甲方参与项目明细4．甲方权益表5．供应商三证 1．活动时间、地点、活动范围2．活动形式、活动参与方式3．活动周期、活动频次4．甲方权利及义务 物业居委合同 1．合法租赁该房产的证明2．场地照片3．供应商三证 1．合作项目明细2．参与形式3．活动or租赁时间、地点4．合作时间周期 其他合同 1．活动方案及流程2．场地照片3．供应商三证4．其他 所有合同内必须明确以下条款：1．供应商对公账户2．明确发票类型、开票时间3．违约赔偿支付比例4．关于违约规定5．甲乙双方权利义务3.8专项费用3.8.1专项费用包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问费用、广告及宣传活动费用、公司员工活动费用、办公室和门店的选址签约和相关装修费用及其他专项费用）。3.8.2此类费用一般金额较大，由部门负责人根据实际需要向集团总裁提交请示报告（含项目可行性研究报告、其他可选项的对比分析、费用预算及相关收益预测表等），获得批准后方可执行。3.8.3相关请示报告及批准文件需提前三天报财务部备案，以便财务部备款。4付款申请的具体规定4.1付款申请的支付方式包括银行转账、支票、现金等。4.2《支付审批流程单》后必须附相关合同或协议。4.3如需采购商品或服务，《支付审批流程单》后应附收款单位所开具的发票，内容需与付款经济业务匹配；各类费用预付款由经办人负责索取发票，并自付款之日起10个工作日内交至财务部，且发票信息应与合同及实际相符。4.4对于超过规定时限未将发票交到财务部的，该经办人申请款项一律暂停审批，直至取得发票止。4.5原则上合同签订时，必须约定先取得发票，再行付款，特殊情况参考4.3；5.报销时间的具体规定5.1为了协调公司对内、对外的工作安排，方便员工费用报销，财务部将统一报销时间，公司本部财务部每周五为个人财务报销放款日。5.2对于大额现金（5000元以上）的报销及暂借，应事先在财务部预约，以便财务部提前合理安排资金。6.附则6.1本制度解释权归当天资管财务部。6.2本制度自颁布之日起正式执行，之前若有其他制度与本制度不一致的，以本制度为准。6.3本制度未涉及部分按原有规定执行。将另行逐步补充完善各种规章制度。2016年3月10日