会议礼仪
准备工作
要开好一个会议,准备工作是十分重要的。会前周密详尽的准备,是会议圆满成功的基础。会议的准备工作,包括以下几个方面:
(一)建立组织
召开一个会议,要有许多人参与组织和服务工作。这些人应有明确的分工,各负其责。建立各种小组,可以使他们在统一领导之下,各自独立地开展工作。一般会议由大会秘
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处负责整个会议的组织协调工作。秘书处下设:1、秘书组,负责会议的日程和人员安排、文件、简报、档案等文字性工作。2、总务组,负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱和其他后勤工作。3、保卫组,负责大会的安全保卫工作。根据会议规模的大小、性质的不同还可以增设其他必要的小组。
(二)明确任务
全体工作人员,应当明白本次会议的目的,主要解决什么问题,更要明确自己的工作任务及具体要求,以保证不出差错,不贻误工作。
(三)安排议题和议程
秘书处要在会前把会议要讨论、研究、决定的议题搜集整理出来,列出议程
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,提交领导确定。根据确定的议题,安排日程,以保证会议有秩序地进行。
(四)确定与会人员
确定与会人员是一项很重要的工作。该到会的,一定要通知到;
不应当到会的,就不应当参加。这里出现了差错,后果是很严重的。确定与会人员,可以采取以下方法:
1.查找有关文件、档案资料;
2.请人事部门提供;
3.征求各部门意见;
4.请示领导。
大型会议,还要对与会人员进行分组,便于分头讨论,组织活动。
(五)发出通知
名单确定后,即可向与会人发出通知,便于他们做好准备工作。有时准备工作量比较大,而距离开会时间还远,可以先发一个关于准备参加会议的通知。在开会前,再发出开会通知。
通知一般用书面形式。内容包括:会议名称、开会的目的、内容、与会人应准备什么、携带什么、开会日程、期限、地点、报到的日期、地点、路线等。
与会人接到通知后,应向大会报名。告知将参加会议,以便大会发证、排座、安排食宿等。
(六)会场
会场布臵和安排是会议的又一项重要工作。会议的气氛主要靠会场的布臵来渲染。会议室应当根据会议的内容来安排,或庄严肃穆、或郑重朴素、或明快大方、或热烈欢快,总之,会场的布臵应与会议内容相协调。
主席台,设在与代表席对面的地方。现在一般在主席台前设讲台,
用于发言人讲话。主席台上可适当摆放鲜花点缀。主席台背后悬挂会标或旗臶,会议名称的标语悬挂在主席台上方。
(七)座次
代表席的座次应当统一安排,照顾全面。因为座位有前有后,有正有偏,在排座位时要根据不同情况,妥善安排,照顾到各个方面。
(八)印制证件
证件是出席会议的证明,是与会者身份、资格、权利、待遇的证件。代表证、记者证、工作人员证要用不同颜色的字或纸印刷,以示区别。
(九)接待和报到
外地代表到达时,应安排工作人员到车站、码头、机场接站。
到驻地后,持通知书到大会报到处报到。报到处接待人员应礼貌接待,验看有关证件后即安排食、宿,登记联系的地点、方式、并发给证件、文件等。
报到人数至少每天向秘书处汇报一次。
大型会议的礼仪(2)
◎会议中的礼仪
大会开幕,会场内外还有大量工作要完成。各部门要按照分工开展工作,保证会议顺利进行。
(一)签到
代表进入会场要履行签到手续,以便统计人数和凭证明入场。
小型会议,可以在入口设签到处,代表入场时,先在签到簿上签
上姓名,即表示到会。
大中型会议不用这种方法签到,否则会造成人口处拥挤、混乱。一般可采取事先发签到卡,代表在入口处,把签到卡交给签到处工作人员,即表示签到。
统计人数要准确、及时、迅速、随时准备领导询问代表到会情况。这项工作看似简单,实际要搞好是很不容易的。比如领导询问到会几个人,正式代表到了几人、缺几人,就不那么容易统计了。
签到统计工作有两种方法:
1.签到工作人员事先把代表座位的分配情况——代表座次取来,签到时,收了签到卡后,按排、按号进行销号处理,这样便可以随时掌握实到、缺席人数和姓名了。
2.如果只要求人数,就只点签到卡的数量便可以了。
(二)安排发言
大会发言要事先排定人选和次序,秘书处可以提出初步意见,请领导确定。
确定发言人应注意三个平衡。
1.领导人之间的平衡。高一级领导或主要领导的发言,如果是开幕词,动员性的、启发性的,应安排在第一发言。如果是总结性的,综合性的,则放在最后。如果是讨论发言,座谈发言,应交叉安排,以使会场更生动活泼。
2.单位平衡。发言单位的选择,应首先注意典型性,其次才照顾单位与单位之间的平衡。
3.内容平衡。发言人的内容应都是围绕一个主题内容,不同内容安排在一起不便于集中思考和会后讨论,因而效果不好,如果内容属同类,可以只安排一个人发言。
(三)记录
会议记录是对发言内容进行的客观文字记录,以便进行分析、研究、综合、整理,它是会议简报、纪实、决议的主要依据。因此,一次重要的会议,都应当有专人记录。
会议记录有的使用专门印制的会议记录本,有的是一般的笔记本,不论哪一种,都应当标明:会议名称、时间、地点、出席人、列席人、缺席人、主持人、发言人和记录人。
记录分详细记录和摘要记录,记录要真实、准确、完整,摘要记录也不要把发言的重点内容、基本主题漏掉。
(四)选举
大会如果有选举议程,应当倍加慎重,因为选举是实行民主、平等的一种重要形式,是代表们行使权力的具体体现。
1.准备选票
事前应核对具有投票权的人数,弄清候选人的名单,然后印制选票。选票应印两套,其中一套作为第一次无效时备用,选票应盖上秘书处印章,由专人密封保存。
2.投票
根据投票人的多少,准备投票箱,人数多的会议,投票箱按区分设,要事先划定投票路线和投票顺序;为了避免混乱,在开始投票时
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