企业档案管理规定
档案管理规定
第一章 总则
第一条 为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，
特制订本规定。
第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经
营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各
种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、
荣誉实物、证件等不同形式的历史
记录
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。 第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。 第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。
第二章 档案机构及其职责
第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。
第六条 档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、
保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各
部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。
第七条 办公室应逐步完善档案
制度
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，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，
逐步实现档案管理现代化。
第三章 档案的管理
第八条 整理办法:
1. 方法:以问题特征为主，立小卷，一事一卷。
2. 步骤:
A. 收集
文书档案:当年立前一年的卷，并预立当年的卷。
企业科技档案类:立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。
B. 整理 根据分类和成立时间整理。
C. 分类 根据下述分类方法分类
D. 立卷 区分不同价值确定保管期限:永久、长期、短期。
第九条 过程管理:
1. 属于公司保管的档案:公司及各下属子公司的各部门的资料员做好
平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前
将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得
据为己有。
2. 属部门保管的档案:在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，
各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目
录交办公室。
第十条 监督:办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目
录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。
第十一条 销毁:须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上
签字。
第十二条 公司档案的分类及编号:指定资料员经办公室培训后，按有关档案分
类及编号要求操作。
第十三条 在业务中对外签署的各种经济
合同
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按《合同管理规定》处理。
第十四条 借阅:因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外
带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手
续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案
必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能
随意乱放，以免遗失。
第十五条 分级查阅:具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。
第四章 档案备份制度
第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。
第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保
存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。
第十八条 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。
第五章 处理条例
第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪
依法追究刑事责任:
1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案
2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案
3. 涂改、伪造档案
4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者
5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)
第六章 责任
第二十一条 本制度适用于伟凡公司各员工各部门。 第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资
料员;第二责任人为资料员所在部门的部门经理。
浙公网安备 33021202002483