三明市技工学校LED路灯标准

三明市技工学校LED路灯标准 三明市技工学校 体系文件编写基础知识 文章加入时间: 2007-1-31 双击自动滚屏 体系文件编写基础知识 劳动保障部规定，重点技工学校必须按《国家重点技工学校质量管理标准》(简称《标准》)的要求，建立、实施、保持和完善质量管理体系。在体系建立过程中，重要而又难度大的工作就是体系的文件化。学校要组织精兵强将，设立文件编写组，文件编写人员要了解和掌握体系文件的编写知识，才能完成体系文件化这项工作。 下面介绍质量管理体系文件编写的一些基础知识。 第一部分 体系文件概述 一、质量管理体系文件的含义 《标准》第四条要求，学校在建立质量管理体系时，要“通过建立与质量管理体系相配套的文件和其他形式予以记载(简称形成文件)。”这里所讲的“与质量管理体系相配套的文件”就是质量管理体系文件。 所谓文件是指信息及其承载的媒体。通常我们所熟悉的通知、决定、规定之类的公文、信件等，都属于文件的范畴。而质量管理体系文件是指对建立质量方针和质量目标并使其实现的一组关联的相互作用要素的描述。 在体系文件的概念中，“一组关联的相互作用要素”是指质量管理体系的组织结构、职责、资源和体系所覆盖的各种活动过程。体系文件就是描述其中各个要素的文件的集成。 二、质量管理体系文件的作用 ，,,质量管理非常强调管理体系的文件化。所谓“文件化”就是说质量管理体系建立、运行、改进的全过程都在文件的指导下进行，并且都有文件予以记录和证明。体系文件是一个组织质量管理体系运行的依据，是组织进行质量管理和衡量质量保障能力的重要保证，它可以使各项活动有章可循。因此建立质量管理体系的重要基础工作就是把适应学校质量管理体系运行的、行之有效的管理手段和方法，予以制度化，形成“一组”统一协调、完整严密的体系文件。 按照文件属性和作用的不同，体系文件可分为指导性文件和证实性文件两类:指导性文件用于明确要求或规定实施某项活动或过程的方法，如体系文件中的程序文件、作业性文件等;证实性文件用于证实某项活动或过程的进行情况，如体系文件中的质量记录等。 体系文件的具体作用有: ,、文件可以表达质量管理的有关信息，可以使人们沟通意图，统一行动。 ,、文件可以界定部门有关人员的职责和权限，处理过程之间的接口，使质量管理体系成为职责分明、协调一致的有机整体。 ,、文件可以保证组织质量方针和质量目标的实现。 ,、文件可以作为组织员工培训的教材。 5、文件信息可以作为审核和评估的客观证据。 6、文件信息可以作为质量管理体系持续改进的依据。 体系文件的作用能否充分发挥，关键在于文件能否得到切实执行。这里有两个前提条件:一个前提是文件要有良好的适宜性和可操作性。若文件形式、内容过于繁杂，会造成理解和实施的困难;但过于简单，就不能达到规范和指导工作的作用。另一个前提是要对文件内容进行必要的培训，使员工熟悉、理解文件的内容和要求，从而减少执行文件的盲目性，提高自觉性。 三、质量管理体系文件的基本要求 体系文件必须满足以下要求: ,、具有系统性 (,)学校的质量管理体系文件应包含《标准》所要求的全部要素，要把对这些要素的要求和规定系统地编制成各种不同类型的文件; (,)所有文件要分门别类编辑成册; (,)各层次的文件要分布合理。 ,、具有协调性 (,)体系文件中的规定要与学校管理的其它规定相互协调; (,)各层次文件之间要相互协调、相互印证; (,)体系文件与有关技术文件和规范要相互协调; (,)各部门和各过程的接口要相互衔接。 ,、具有唯一性 (,)对一个组织来说，质量管理体系文件是唯一的; (,)文件内容的表述要准确、全面、清晰，实现唯一的理解; (,)各种文件的有效版本必须是唯一的，过期的、作废的文件应该收回、销毁。 ,、具有适用性 (,)应遵循“最简单、最易懂、最适用”的原则编写各种文件; (,)所有文件的规定都应保证在实际工作中能够做到; (,)编写任何文件都要依据《标准》的要求和组织的现实条件; (,)发现文件不适用时，应按规定程序及时进行修订。 四、质量管理体系文件的内容 《标准》第五条规定:学校的质量管理体系文件应包括: (一)质量方针和质量目标; (二)质量手册; (三)本标准所要求的形成文件的程序( 说明 关于失联党员情况说明岗位说明总经理岗位说明书会计岗位说明书行政主管岗位说明书 :即是程序文件): (四)学校为有效策划、实施和控制其质量活动所必需的文件(说明:即是作业指导性文件); (五)本标准所要求的记录。 下面先对质量管理体系文件的各部分内容作简要说明，后面各部分内容还要进行具体阐述。 ,、质量方针和质量目标 质量方针是由组织最高管理者正式发布的、体现该组织在质量管理方面总的宗旨和方向。质量方针要以，,,质量管理的原则为制定基础，并为质量目标的制定提供基本框架。 质量目标是组织在质量方面所追求的目的。一个组织的质量目标必须建立在质量方针的基础上，必须对不同的管理层次和部门制定不同的质量目标，必须是可测量的。 在体系文件中，质量方针和质量目标可以单独形成文件，也可包含在《质量手册》中。 ,、质量手册 质量手册是“阐明一个组织的质量方针，并描述其质量管理体系的文件。”质量手册内容包括质量管理体系的范围、形成文件的程序和对体系过程中的相互作用的表述，它向组织内部或外部提供关于质量管理体系的基本信息。 ,、程序文件 《标准》第六条中要求质量手册要包含“形成文件的程序”，这里所讲的“形成文件的程序”，就是通常所说的“程序文件”。 程序文件是指为完成某项质量活动所规定的方法而形成的正式文件。它将质量手册中确定的某些活动进行“细化”，规定部门职责、活动内容和工作接口等。至于哪些活动需要“细化”，“细化”到什么程度，既要符合《标准》的要求，又要符合学校的实际情况， 程序文件要明确规定各个活动过程的输入、转换、输出以及活动过程之间的接口关系，还要规定过程失控时的改进办法。它的作用是让所有参与该项活动的部门和人员，都能按相关规定有序地开展质量活动，确保体系的运行具有最佳的秩序和效果。 ,、作业指导性文件 《标准》第五条中所讲的“学校为有效策划、实施和控制其质量活动所必须的文件”，主要是指作业指导书，也称作业指导性文件。 作业指导书是操作性文件，具体规定完成某项活动的要求和方法。学校原有的各种规章制度多数可以纳入作业指导书的范畴，如员工岗位职责、教师教学规范、班主任工作条例、实验室 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 、机床操作规程等，这些文件按《标准》的要求加以修改完善后，即可作为三级文件纳入质量管理体系。除此之外，要根据规范质量管理活动的需要，补充编制还欠缺的有关作业指导性文件。 ,、质量记录 质量记录是指为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。质量记录是在质量管理体系运行中形成的证实性文件，其作用是直接或间接地证实教育服务符合规定的要求，并提供质量管理体系要素已得到实施的证据。 五、质量管理体系文件的层次性 ,、一级文件——质量手册(包含质量方针和质量目标); ,、二级文件——程序文件; ,、三级文件——作业指导书; ,、四级文件——质量记录。 体系文件的层次性表现为从一级到三级，文件的内容逐渐具体化，文件的数量逐渐增加;还表现为下一级文件是上一级文件的支持性文件。 体系文件中，一级文件质量手册只有一份，其它二、三、四级文件的数量多少及文件内容的详略，取决于组织的类型、规模、活动过程的难易程度与相互作用的复杂程度、顾客要求的高低、组织员工的能力水平等多种因素。学校在体系策划阶段要根据实际情况和需要，确定各级文件的种类和数量。 六、编制体系文件的注意事项 (一)明确体系文件的编制和审批权限 组织应规定各层次文件的编制和审批权限。一般情况下，学校体系文件中的质量手册由管理者代表编写，校长批准发布;程序文件由部门负责人组织编写，管理者代表批准;作业指导书和质量记录由部门负责人组织编写，部门主要领导批准。 (二)确定各种体系文件的编写顺序 学校质量管理体系文件的编写顺序有以下几种方式: 第一种:按文件层次自上而下，即按质量手册——?程序文件 ——?作业指导性文件——?质量记录的顺序编写。 采用这种方式先编写质量手册，然后以质量手册为纲，编写程序文件和 作业指导书，体系的过程要素比较明确，编写方向比较明确，文件体系会有比较好的层次性和系统性。但由于程序文件编写在后，编写质量手册时不利于对程序文件的描述和引用;采用这种方式编写还要求编写人员要熟练掌握《标准》的条款内容，要全面了解学校的运行情况。 第二种:按文件层次自下而上进行编写。采用这种方式从编写基础性的作业指导书人手，往上编写程序文件和质量手册。由于编写作业指导书是以部门为单位进行的，各部门之间缺乏纲领性文件的指导，容易出现文件之间衔接不好的问题，会影响体系文件的系统性和完整性。 第三种:采取中间突破的方式，即先编写程序文件，再编写其他层次的文件。由于程序文件先编写，编写质量手册时就可以描述或引用程序文件的内容，同时可以根据程序文件中提出的相关作业性文件和质量记录的要求，组织编写，有比较强的方向性。用这种方式编写体系文件，有利于把《标准》要求与学校管理实际紧密结合，可缩短编写时间。 体系文件编写的适宜顺序: 质量方针和质量目标 ? 组织结构和岗位职责 ? 作业性文件?——程序文件——?质量手册 ? 质量记录 (三)体系文件应做到结构严谨，用词确切 从一定意义上讲，一个组织编写体系文件就是进行质量立法。为了保证体系文件的严肃性和权威性，编写文件时要求文件结构要科学严谨，用词要确切。要避免出现逻辑混乱，避免因表达不清而引起误解。对“严格”、“认真”、“非常”之类的副词要慎用，对“努力”、“力争”等没有明确目标的词要少用。 (四)体系文件要经常修订，逐步完善 编写体系文件是建立、保持和完善质量管理体系过程中一项工作量大，涉及面广的艰巨任务，不能指望在体系初建时就能一步到位。要分清轻重缓急，先写重要的、急用的文件，逐步形成比较完整的文件体系。对已经编制的文件也应在使用过程中反复修订，不断完善。 第二部分 质量手册的编写 一、质量手册的概念 质量手册是“阐明一个组织的质量方针，并描述其质量管理体系的文件。” 质量手册是一个组织建立和保持质量管理体系应长期遵循的文件，在质量管理体系中具有以下积极作用: (,)阐述组织的质量方针、质量目标，描述一个组织质量管理体系和程序的要求; (,)对内是实施管理的纲领性文件，对外是证实质量管理体系符合《标准》要求的证据; (,)为质量审核提供依据，也是实现质量保证的组成部分。 二、质量手册的内容要求 《标准》第六条对质量手册的内容有明确规定:“学校应编制和保持质量手册，对学校质量管理体系做出系统、完整而又扼要的概述。质量手册包括: (一)学校的质量方针; (二)学校的组织机构、质量责任及其相互关系; (三)为建立学校的质量管理体系所形成文件的程序或对其引用; (四)与质量管理相关联的活动及其相互作用的文字表达。” 三、质量手册编写的基本要求 质量手册是一个学校对内实施质量管理的纲领性文件，也是对外展示自身形象的重要文件，编写时应满足以下基本要求: ,、具有权威性——由最高管理者批准、发布和实施; ,、具有目标性——要围绕质量方针和质量目标，规定提供合格教育服务、提高顾客满意度、及时纠正存在或潜在的质量问题以及保证体系能持续改进的策略、方法和措施等; ,、具有符合性——要符合两个《标准》、政府的有关法律法规和顾客的需求; ,、具有系统性——要按《标准》的要求，对各种管理要素进行系统阐述，要保证手册内容的层次性和整体性，做到结构合理，接口明确; ,、具有协调性——包括手册自身各章节内容的协调和手册与其它体系文件的配套协调; ,、具有规范性——要求术语规范，结构严谨，文字精炼，描述准确，符合《标准》要求。 四、质量手册的编写说明 质量手册的结构和形式没有统一的标准化规定，各组织可根据实际需要自行确定。通常情况下，学校质量手册的结构包括封面、手册说明部分、正文部分和体系文件目录清单部分等。 以下分别对各个部分的编写作简要说明。 (一)封面 质量手册的封面一般要体现以下内容: ,、手册标题:质量手册。 ,、版本号:可以用版次,修订次的形式表示，其中版次可用字母,、,、,等表示，修订次用数字,、,、,等表示。版本号也可以用发布年度表示，如,,,,年发布的手册可称为2004版，在手册名称下面居中标以“2004”。 ,、单位名称:要用全称，排在封面的底部。 ,、文件编号:按文件编写规定进行，文件号排在封面的左上角。 ,、手册分发号:按手册发放数量顺序编号，排在封面的右上角，或排在文件编号的下面。各手册的持有者应有相应的编号，便于登记管理。 以下提供两个质量手册封面的实例: (见下页) 质量手册封面的实例一 文件编号:EGJ,SC 文件分发号:SC,×× 质 量 手 册 版 本:,,1 发布日期:2005年6月 25日 生效日期:2005年7月 1日 福州市第二高级技工学校 质量手册封面的实例二 飞 鸿 纸 品 厂 质 量 手 册 文件编号 受控状态 发放编号 编 制 审 核 批 准 年 月 日 发布 年 月 日 实施 (二)质量手册说明部分的编写 质量手册的说明部分，包括学校简介、质量手册说明、质量手册颁发令、管 理者代表任命书、行政组织架构图、质量管理体系架构图、质量管理职责分配表、 《质量手册》修改记录表等。 ,、学校介绍页 标题可用“学校简介”、“学校概况”等。内容包括:学校名称、单位性质、历史、规模、培养目标、办学特色、设备设施、质量情况、单位地点、通信联系方法等。 ,、质量手册介绍页 标题可用“质量手册说明”、“手册简介”等。内容包括: (,)质量手册的发布日期、生效日期、版本及标识; (,)质量手册修订和保持的简单说明，如评审周期、内容的评审者、授权修改和批准的人员; (,)质量手册的分发范围和管理说明等。 ,、管理者代表的任命书 ,、组织机构和职责权限说明 这部分内容常用“二图一表”，即“行政组织架构图”、“质量管理体系架构图”和“管理职责分配表”来说明。 5、《质量手册》修改记录表 该表用于记载《质量手册》更改或改版的具体情况。 (三)质量手册正文部分的编写 ,、正文部分的编写思路 质量手册的编写应采用“过程方法”，即要考虑过程是否确定，过程的输入和输出各是什么，过程目标的实现需要哪些活动、需要哪些资源，过程结果如何监测，过程如何改进和完善等。具体地讲，编写质量手册要思考以下问题: (,)识别并确定质量管理体系所需的活动过程，确定过程的顺序和相互作用，包括: ,、列出全过程的流程; ,、确定各过程的接口，反映过程之间的相互作用; ;、确定需要形成程序文件的过程; ,、确定使这些过程有效运作、控制和监测的准则和方法。 (,)为每一个过程配备相应的资源。 (,)规定适当的方法收集顾客满意度等信息，分析过程结果，寻找改进机会。 (,)确定并实施必要的改进措施，验证改进措施的有效性。 ,、正文部分的编写方式 质量手册正文部分的编写方式可以有多种，包括: (,)要素说明方式，即对质量管理体系的每一个要素所包含的主要活动程序作概括性描述，使手册使用者对这些要素有全面的了解。 (,)程序汇编方式，即把描述质量管理体系各个要素的程序文件汇编成质量手册。 (,)要素说明和程序汇编结合方式，即有些要素内容直接在手册中以要素说明方式编写;而有些要素内容则编写成程序文件，并在手册中引用程序文件中的主要内容。 质量手册正文部分采用哪一种形式编写，取决于组织的规模、过程的复杂程度及人员的能力等因素。对技工学校来讲，通常采用要素说明和程序汇编相结 合的方式进行编写，对过程比较简单，文件篇幅不长的程序文件，可作为手册的一部分，直接编入。对比较复杂、要求比较多的过程，要单独编写程序文件，作为手册的支持性文件。在编写质量手册时，引用程序文件的要点来描述这个过程。 因此，编写质量手册中某一要素的正文部分时，要考虑是否有下一层次文件的支持。如果有下一层次文件的支持，对该要素控制要求的描述可简化，直接把需引用的下一层次文件引出。如果没有下一层次文件的支持，就应该在手册中详细描述。 ,、正文部分的编写示例 质量手册各条款内容包括刊头和文字内容两部分。刊头部分应包括章节号、章节标题、管理责任部门和页码等内容，其格式不尽相同。正文文字部分要求条理清楚、层次分明、文字简练、逻辑性强。 (,)正文部分的编写示例: (以《标准》第一条的编写为例) 文件名称质量手册章节号1.1 内 容总 则版 次A/0 目 的页 次第1页 共1页 (说明:刊头的格式可另行选用或自行设计) 总则 ,. 1.1 目的 1.1.1本手册依据《国家重点技工学校质量管理标准》(以下简称《质量管理标准》)的要求，结合学校的实际情况编制而成。本手册的编制目的如下: (1)促进学校坚持正确的办学方向，建立以市场需求为导向的质量管理体系，提高学校教育管理的整体水平，提供满足社会各方面需要的教育服务，使技工教育与社会经济发展和劳动就业相适应。 (2)规定学校质量管理的总体要求，作为各部门建立、保持和持续改进质量管理体系的依据。 1.1.2本质量手册引用的法律法规和标准有: 《国家重点技工学校质量管理标准》(试行)(以下简称《质量管理标准》); 《国家重点技工学校标准》(修订); ISO9001:2000《质量管理体系 要求》; 《中华人民共和国教育法》; 《中华人民共和国职业教育法》; 《中华人民共和国教师法》。 五、质量方针和质量目标的编写 质量方针和质量目标可单独形成文件，也可包含在质量手册中， (一)质量方针的编写 ,、制定质量方针的要求 ,)质量方针要与质量管理体系相匹配，即要与学校的质量水平、教育服务特点、教育教学和管理能力、服务和管理水平一致，方针内容要与学校所提供的教育服务的类型和特点相关。 ,)质量方针要对质量作出承诺，反映顾客的期望，不提空洞口号。 ,)质量方针要集思广益，要反复讨论修改后，以文件的形式发布。 ,)质量方针要言简意赅，响亮明确，既不冗长又不落俗套。 ,)质量方针要易懂、易记、便于宣传。 ,、质量方针的编写内容 ,)质量方针的文字内容。 例如，飞鸿纸品厂的质量方针:“品质至上，印刷一流，与时俱进，顾客满意。” ,)质量方针的概括性说明 例如，飞鸿纸品厂对质量方针的说明内容为: 品质至上:质量是公司的生命，是取得顾客信任和提高竞争力的保证。 印刷一流:发挥优势，技术创新，产品专业化、一流化。 与时俱进:配合顾客的发展，精益求精，持续改进，不断完善。 顾客满意:以顾客为关注焦点，满足并超越顾客的需求，达到顾客满意。 ,)质量方针的编制、修订和管理的控制措施和办法。 (二)质量目标的编写 ,、质量目标的基本特性 质量目标是质量方针的具体化，是“在质量方面所追求的目的”，是评价质量管理体系有效性的重要判定指标。质量目标的基本特性有: (,)方向性:确定质量目标可以明确学校努力方向和努力目标，可以增强内聚力，提高工作效率。 (,)可行性:制定质量目标要符合学校实际，不能盲目拔高。过高的目标经努力后仍不能实现，会挫伤多数员工的积极性。 (,)层次性:质量目标的层次性表现为: 隶属层次:可分为总目标、部门目标和个体目标。 时间层次:可分为远期目标、中期目标和近期目标。 要求层次:可分为较高目标、中等目标和较低目标。 ,、质量目标的制定依据和基本要求 质量目标的确定要以《国家重点技工学校标准》为依据，目标内容要满足以下要求: (,)要能量化为可以评价和可以达到的指标; (,)要先进合理，起到学校质量管理水平的定位作用; (,)可定期评价、调整，以适应内外部环境的变化; (,)要层层分解，落实到每一个部门及员工。 ,、质量目标的具体内容 从内容讲，质量目标要从以下几个方面来考虑: ,、学生质量目标:操行优良率、成绩及格率、体育达标率、中级工通 过率、学生严重违纪率、毕业生合格率等。 ,、人力资源质量目标。 ,、基础设施和校园环境质量目标等。 六、“质量手册目录”示例: 质 量 手 册 目 录 一、说明部分 0.1学校简介 0.2质量手册说明 0.3颁发令 0.4任命书 0.5行政组织架构图 0.6质量管理体系架构图 0.7管理职责分配表 0.8《质量手册》修改记录表 二、手册内容部分 1. 总则 1.1目的 1.2应用范围 1.3质量管理原则 2. 质量管理体系 2.4总要求 2.5管理体系文件 2.6质量手册 2.7文件控制 2.8记录控制 3. 管理职责 3.9机构、职责和权限 3.10管理承诺 3.11质量方针 3.12质量目标 3.13管理者代表 3.14管理评审 4. 资源管理 4.15资源提供 4.16人力资源 4.17基础设施 4.18育人环境 5. 教育服务实现 5.19教育服务实现策划 5.20顾客要求 5.21专业设计和开发 5.22招生控制 5.23教育服务过程控制 6. 质量评估和改进 6.24总则 6.25顾客满意 6.26内部审核 6.27教育服务目标考核 6.28教育服务质量检测 6.29不合格项控制 6.30持续改进 三、体系文件清单 7.1程序文件目录单 7.2作业性文件目录单 7.3质量记录目录单 第三部分 程序文件的编写 一、程序文件的有关概念 ,、程序和程序文件 程序是指“为进行某项活动所规定的途径”。 程序文件是指规定为完成某项质量活动的途径和方法所形成的正式文件。程序文件是描述程序的文件，是体系文件中的二级文件。 程序文件的内容通常包括质量活动的目的和范围，活动需要做什么、由谁做、什么时候做、在哪里做、如何做，活动需要哪些资源和信息，如何对活动进行持续控制和记录等。 ,、程序文件的种类 程序文件按其性质可分为管理性程序和技术性程序。管理性程序是指规定管理活动的方法和要求的工作规范、规章制度、办法、细则等;技术性程序是指规定形成产品或提供服务的技术要求和方法的各种技术规程和作业指导书等。 ,、程序文件的作用 程序文件是质量管理体系文件中的二级文件，是质量手册的支持性文件，在体系运行中的作用有: (,)对影响质量的各个过程明确规定活动的方法和评价准则，使质量活动受控，实现管理的规范化和程序化; (,)阐明活动相关部门或人员的职责、权限以及相互之间的关系; (,)为质量活动的实施、评审和验证提供依据。 ,、程序文件与质量手册的关系 程序文件是质量手册的下一层次的文件，对质量手册起支持作用。 质量手册是组织质量管理的纲领性文件，对程序文件起导向作用。质量手册可直接包含程序文件，也可以引用程序文件的内容。因此程序文件的重要内容部分应与质量手册保持一致，避免出现矛盾。 ,、程序文件与作业指导性文件的关系 程序文件是作业指导性文件的上一层次的文件。从某种意义上讲，作业指导书也是一种程序文件，但在描述的对象上有所不同。程序文件的内容注重管理方面，所描述的是与本程序相关的职能部门的活动内容，一般不涉及纯技术的细节，必要时可在程序文件中引用作业指导书。而作业指导性文件描述的是具体的作业活动，必须涉及到技术细节，才能发挥指导人们规范操作的作用。 二、体系所需程序文件的策划 学校质量管理体系的程序文件，按《标准》第五条的要求有两部分。一个部分是体系的必需程序文件，即“本标准所要求的形成文件的程序”。另一个部分是体系的所需文件，即“学校为有效策划、实施和控制其质量活动所必需”的程序文件。 下面对这两部分程序文件分别加以说明。 (一)必需程序文件的确定 《标准》规定要求的必需程序文件出现在以下五个条款内容中: ,、第七条内容规定，对体系文件“应按规定的程序进行控制”，即必须制定《文件控制程序》。 ,、第八条内容规定，质量记录“应编制形成文件的程序”，即必须制定《记录控制程序》。 ,、第二十六条内容规定，对内部审核“应编制形成文件的程序”，即必须制定《内部审核控制程序》。 ,、第二十九条内容规定，对不合格项控制“应编制形成文件的程序”，即必须制定《不合格项控制程序》。 ,、第三十条内容规定，“应编制形成文件的程序，实施纠正和预防措施”，即必须制定《纠正措施控制程序》和《预防措施控制程序》。 以上程序文件是《标准》明确规定的，各学校的质量管理体系都必须具备这六个程序文件。 (二)所需程序文件的策划 除了以上六个必备程序文件外，各个学校可根据自己的实际情况和需要，确定“为有效策划、实施和控制其质量活动所必需”的程序文件。 ,、所需程序文件的策划依据 从程序文件的定义我们知道，程序文件是为某项质量活动过程规定实现途径和方法的文件，因此学校策划其他“所需的程序文件”，要以体系过程的策划为基础。要根据质量管理体系策划的结果，列出体系所包含的过程，识别并确定需要编写程序文件的活动过程，规定各个活动过程之间的顺序和相互作用的关系。 2、所需程序文件编写单元和文件数量的确定 (,)编写单元的选择 每个程序文件都要对应于质量管理体系中一个逻辑上的独立部分。这个 “独立部分”可以是一个完整的体系要素，如《内部审核控制程序》对应于《标准》二十六条的“内部审核”要素。这个“独立部分”也可以是某个体系要素中的一部分，如《教学过程控制程序》对应于二十三条的“教育服务过程”要素的一部分。体系要素“教育服务过程”可分为教学过程、教研过程、德育过程、后勤服务过程等多个部分，每一个部分都要编制一个程序文件。这个“独立部分”还可以是涉及到两个或两个以上体系要素相互关联的一组活动，例如，《纠正措施控制程序》就涉及到不合格项识别、资源提供、服务过程控制、纠正措施制定与实施等一组的管理活动。 (,)程序文件的数量确定 各个学校要根据自身的实际情况选择程序文件的编写单元，并以此确定体系中程序文件的数量。对一所规模中等的学校来讲，程序文件的数量掌握在,,,,,个之间较为适宜。我们学校目前已编制了,,个程序文件，具体有: 必需程序文件: 1、文件控制程序 2、记录控制程序 3、职责和权限控制程序 4、不合格项控制程序 5、纠正预防措施控制程序 所需程序文件: 1、职责和权限控制程序 2、管理评审控制程序 3、人力资源控制程序 4、基础设施控制程序 5、后勤服务和校园环境控制程序 6、专业开发控制程序 7、招生工作控制程序 8、德育工作和学生管理控制程序 9、教学过程控制程序 10、教学研究过程控制程序 11、技能鉴定过程控制程序 12、就业推荐过程控制程序 13、顾客满意度信息管理程序 14、教育服务质量目标考核控制程序 15、教育服务质量检测控制程序 除了以上程序文件外，各校还可以根据本校实际情况，编写以下的程序文件: 1、校园安防控制程序 2、教学设备管理控制程序 3、实习教学过程控制程序 4、职业培训过程控制程序 5、经费管理控制程序 6、内部沟通控制程序 三、程序文件的编制步骤 ,、成立文件编写组，成员以各部门有管理经验的中层干部为主，吸收写作能力比较强的老师参加。 ,、进行编写分工，确定各程序文件的拟稿人。分工时各部门的程序文件应由本部门的编写成员负责拟稿;跨部门的程序文件由主管这项程序的部门的编写成员负责拟稿。 ,、文件编写组应编制一份说明编写要求的文件(即《体系文件编写规则》)，统一规定刊头、刊尾、文件格式、内容要求等，使编写人员有章可循。 ,、拟稿人根据分工要求进行文件起草。 ,、各个部门组织有关人员对起草件进行讨论修改，形成程序文件初稿，送交文件编写组征求与这项程序有关的部门的意见。 ,、文件拟稿人根据收集到的意见进行修改，送部门领导审核后，由管理者代表审批。 四、程序文件的结构形式 ,、基本结构包括:刊头、正文、刊尾三个部分。 ,、正文部分的内容包括:目的、适用范围、职责、工作程序、相关文件、质量记录六个部分。 ,、文件刊头与刊尾的编写 在各页文件的上部加上刊头，有利于文件的识别、使用和控制。 文件刊头的内容包括:文件类型、名称、编号、版本、页码、发布日 期、生效日期、编制人、审核人和批准人等。 一般情况下，首页的刊头采用含有上述内容的比较完整的刊头，从第,页起可使用比较简单的刊头，能体现文件的名称和页码就可以。 文件刊尾位于程序文件末页底端，用来记录文件的修改情况，内 容包括记录文件修改的通知单号、拟稿人与日期、审批人与日期等。 文件刊头与刊尾一般采用表格形式，具体见以下示例。同一单位 各份程序文件的刊头和刊尾要有统一的格式。 刊头示例: 文件类型程序文件文件编号NGJ,CX,12版 本A/0 文件名称教学过程控制程序页 码第1页共6页 发布日期2006年3月30 日生效日期2006年3月30 日 编 制 审 核 批 准 文件名称教学过程控制程序页 码第2页共6页 刊尾示例: 修 改 记 录序 号修改通知单号拟稿人/日期批准人/日期 五、文件正文各部分的编写说明 (一)“目的”的编写 “目的”部分主要说明本程序所控制的活动内容、控制的目的或 控制所要达到的目标等。 1、“目的”部分的编写示例 (1)《文件控制程序》“目的” 示例: 例1:对本厂质量管理体系所需的文件进行控制，以确保各部门能得到适用文件 的有效版本。 例2:确保本校质量管理体系文件得到控制，使有关人员能得到文件的有效版本， 避免作废文件的非预期使用。 例3:为保证公司在质量管理体系运行中，所有质量活动场所使用有效版本的文 件，以防止使用失效或过期的文件。 (2)《基础设施控制程序》“目的” 示例: 例1:确定并提供和维护为实现服务的符合性所需的基础设施。 例2:对学校的基础设施、物质进行有效管理和控制，确保学校基础设施和物质保障能满足教育教学服务的要求。 例3:确定、提供并维护教育、教学、生活等方面所需要的各种基础设施与设备。 (3)《纠正预防措施控制程序》“目的”示例: 例1:采取有效的纠正和预防措施，以消除实际和潜在不合格的原因，防止不合 格的发生和再发生，持续改进。 例2:采取有效的改进、纠正和预防措施，实现质量管理体系的持续改进。 例3:通过已存在和潜在的不合格进行分析，采取相应的纠正或预防措施，以消 除不合格的原因，防止其发生。 (,)《管理评审控制程序》“目的”示例: 例1:旨在找出质量管理体系存在的问题，制定改进措施，以确保质量管理体系 的适宜性、充分性和有效性。 例2:按策划的时间间隔评审质量管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和 有效性。 例3:评审质量管理体系的适宜性、充分性和有效性，达到持续改进和完善质量 管理体系，确保体系质量方针和质量目标的实现，满足顾客要求。 2、某学校部分程序文件“目的”内容点评 A、《质量记录控制程序》 目的 对质量记录进行有效控制，以提供符合《标准》要求和质量管理体系有效运行的证据，并为体系的持续改进提供依据。 (点评:“质量记录”改为“质量管理体系记录”，以对记录的范围进行界定。) B、《职责权限控制程序》 目的: 根据质量管理的需要，合理设置教学开发、招生、学生管理、教学管理、教学实施、生活服务、就业推荐等相关职能部门，明确规定其职责和权限，并确保达到沟通。 (点评:不能照搬《标准》内容。) 建议改为:确定各部门的管理职责和权限，并确保得到沟通。 C、人力资源控制程序 目的: 本程序规定了我校对人力资源进行管理的方法和准则，包括对各级教职工进行继续教育、培训和考核，以证实实施和改进质量管理体系，达到学生、家长满意。 (点评:写得不够简练，最后一句话“达到学生、家长满意”的目的太泛。) 建议改为:确保质量管理体系所需的人力资源等到提供，确定各类 人员的素质要求，并通过制定、实施培训和考核 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 ，来满足这些要求。 D、顾客满意度信息控制程序 目的: 为贯彻质量方针，对顾客的满意度客观、真实地做出评价，及时反馈信息，改进学校工‎‎作，不断提高顾客满意度，特制定本程序。 (点评:表述方式与其它程序不一致。) 建议改为:就顾客对学校教育服务的满意度进行调查和评价，确保这些信息得到有效利用。 (二)“适用范围”的编写 “适用范围”应说明本程序所涉及的活动内容、有关产品(或服 务)、相关部门和人员等。 1、 “适用范围”部分的编写示例 (,)《人力资源控制程序》“适用范围”示例: 例1:适用于承担质量管理体系规定职责的所有人员，包括临时聘用的人员，必要时还包括供方的人员。 例2:适用于医院内所有参与质量活动的人员。 例3:适用于学校所有在职、在岗人员，包括学校聘用的人员。 (,)《文件控制程序》“适用范围”示例: 例1:适用于公司质量管理体系文件及外来文件、技术文件、行政文件的管理。 例2:适用于学校质量管理体系文件的编制、审核、批准、发放、更改、作废、保管等全过程的控制，包括外来文件的控制。 例3:适用于质量管理体系运行中有关质量活动的文件控制和管理。 (,)《纠正预防控制程序》“适用范围”示例: 例1:适用于质量管理体系运行过程中改进、纠正和预防措施的制定、 实施和验证。 例2:适用于本公司对纠正和预防措施制定、实施和验证的控制。 例3:适用于学校教育、教学实习、就业和后勤服务中存在或潜在的不合格的原因分析以及所采取的纠正和预防措施的控制。 2、学校部分程序文件“适用范围”内容点评 (1)《文件控制程序》 适用范围: 适用于本校所有与质量管理体系有关文件的控制。 (点评:控制范围讲得不具体。) 建议改为:适用于本校质量管理体系文件的编制、审批、发放、更改、保存、作废等全过程的控制。 (2)《纠正预防措施控制程序》 适用范围: 适用于学校质量管理体系不合格的原因分析和纠正预防措施的控制。 (点评:纠正和预防措施的对象要分开说明。) 建议改为:适用于现存或潜在不合格项的原因分析和所采取的纠正、 预防措施的控制。 (三)“职责”的编写 “职责”部分要规定这项程序实施部门或人员的职责和权限，规定 与这项程序的实施有关部门或人员的职责和权限。 编写“职责”部分时应注意以下几点: (1)与这项程序的实施有关的部门的职责都要描述; (2)同一部门的多项职责要归在一个条款中描述; (3)“职责”部分所描述的内容应与“工作程序”部分的内容相呼应，不能脱节。 1、“职责”部分编写示例 A:《记录控制程序》“职责”示例: 例,:(1)办公室负责监督、管理各部门的质量记录。 (2)各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的质量记录。 (3)档案室负责保管保存期超过一年的质量记录。 (4)各部门负责批准本部门编制的质量记录的样表。 例,:(1)办公室负责质量记录的归档管理。 (2)各部门负责建立相关的质量管理体系运行记录并保存。 例,:(1)办公室负责质量记录的归档管理。 (2)质管部为质量管理体系的记录控制的主管部门。 例,:(1)质管部是公司各类质量记录的管理部门，负责各类质量记录表式的审定、分类、编号等工作。 (2)各部门根据职责，负责各自的质量记录，并按规定做好填写、保管和归档。 B:《管理评审控制程序》“职责”示例: 活动。 例1:(1)总经理主持管理评审 (2)管理者代表负责向总经理报告质量管理体系运行情况，提出改进建议，组织编写相应的管理评审报告。 (3)办公室负责评审计划的制定，收集并提供管理评审所需的资料，负责对管 理评审后的纠正、预防和改进措施进行跟踪和验证。 (4)各相关部门负责准备、提供与本部门工作有关的评审所需资料，并负责实施 管理评审中提出的纠正、预防和改进措施。 例,:(1)总经理批准管理评审计划，主持管理评审活动，审批管理评审报告。 (2)管理者代表负责审核管理评审计划，协调管理评审计活动的实施，报告质量 管理体系的运行情况，审核管理评审报告。 (3)质管部协助管理者代表准备管理评审所需的各种资料，编制管理评审计划，具体组织管理评审，做好评审记录，编写管理评审报告，负责管理评审资料的归档，负责对管理评审后的纠正、预防和改进措施进行跟踪和验证。 (4)各部门负责提供与评审输入有关的相关资料，并负责实施评审输出要求的改 进措施。 2、某学校部分程序文件“职责”内容点评 ,、《人力资源控制程序》 职责: 3.1 办公室负责人力资源的配置、培训、考核和聘任的管理。 3.2 各科室负责本部门职工的日常管理，实施职工年度考核。 3.3 教务科、教研室负责教师业务档案的管理。 3.4 学生科负责班主任的考核。 (点评:有些工作内容，如职称评聘等的职责没有明确规定。) 建议改为: 3.1 办公室 3.1.1 根据《国家重点技工学校标准》和上级有关人事管理的文件要求，结合学校教育服务的需求，负责办理人才的引进和聘用。 3.1.2 负责制定员工年度培训计划并监督实施。 3.1.3 负责制定教师和职工年度考核方案并实施考核。 3.1.4 具体办理学校专业技术人员的职务评聘。 3.2 各部门 3.2.1 负责本部门职工的岗位培训。 3.2.2 负责本部门职工的年度考核。 ,、《教学设备管理控制程序》 职责: 实习科负责制定实习教学、综合技能训练、实习、实验等设施的添置计划 及组织实施采购，验收、使用、维护、保养、管理。 (点评:只写了实习科的职责，不完整;文字表述需斟酌。) 建议改为: 职责: 3.1、实习科负责实训所需教学设备的确定和提供，对全校教学设备进行综合管理。 3.2、各实习教研组负责本组实习设备的验收、保管、使用和维护保 养。 3.3、教务科负责实验所需教学设备的确定，对实验室的教学设备的 管理进行监控。各实验室负责本室实验设备的验收、保管、使用和维护保养。 3.4、总务科负责教学设备的统一建账管理。 3.5、分管校领导、校长负责教学设备购置计划的审核、批准。 ,、《教育服务目标考核控制程序》 职责: 3.1、学生科负责对学生操行优良率的考核和控制。 3.2、教务科负责对学生成绩及格率、体育达标率的考核和控制。 3.3、鉴定站负责对中级工和高级工鉴定合格率的考核和控制。 3.4、学生科负责对毕业生合格率的考核和控制。 3.5、招就办对当年毕业生就业率的考核和控制。 3.6、质量管理办公室负责全校教育质量目标达成情况的综合考核，并将考核结果向管理者代表和校长汇报。 (点评:有些一级目标和所有二级目标的考核职责没有明确规定。) 建议改为: 职责: 3.1、管理者代表负责将质量目标分解到各职能部门，核准各部门提出的二级质量目标，组织各部门进行一级目标和二级目标的考核，对各部门的目标考核结果进行综合分析，并向校长提出质量目标考核报告。 3.2、各职能部门负责本部门二级目标的考核，提交与本部门有关的一级目标的考核意见。 3.3、质管组负责采集、统计各项质量目标的达标信息，汇总二级 目标的考核结果，向各部门反馈一级目标的考核结果。 (四)“工作程序”的编写 “工作程序”是程序文件的主要部分，它是对本程序所要控制的管理活动过程的具体环节进行详细的描述。编写这部分内容可考虑按以下步骤来进行。 1、明确“要写什么” 编写“工作程序”部分，首先要识别这项管理活动过程的子过程，即明确该程序所需控制的活动环节，以确定程序活动的重要控制点。 例如编写《文件控制程序》时，根据《标准》第七条的规定，该程序所需控制的活动环节有: (1)文件形成:包括计划、编写、审核、批准等。 (2)文件识别:包括文件编号和“受控”的标记。 (3)文件发放:包括发放范围和方法。 (4)文件保管:包括场所的条件要求和保管具体方法。 (5)文件更新:包括新文件的形成方法和修订、换版的控制办法。 (6)文件作废:包括作废和销毁的处理办法。 又如编写《教学过程控制程序》时，根据教学管理的实际，该程序所需控制的活动环节有: (1)制定教学计划:包括专业实施性计划、实习课题计划、教师任课安排计划、学科教学进度计划、实验计划、课题实习进度计划等。 (2)实施教学各个环节:包括备课写 教案 中职数学基础模块教案 下载北师大版¥1.2次方程的根与系数的关系的教案关于坚持的教案初中数学教案下载电子教案下载 、教案审批、上课包含对课程表发放、课堂点名、调代课等过程的要求)作业批改、课外辅导、第二课堂活动等。 (3)教学督查:包括建立哪些的督查的制度、确定督查的内容、时间和检查的方式。 其次，在明确该程序所需控制的活动环节后，应确定这些活动环节的逻辑顺序，以确定文件内容的结构顺序。具体可从以下两个方面来考虑: 一是以管理活动各个子过程的时间前后来确定，例如，《文件控制程序》中各具体环节的逻辑顺序为:制定编写计划?确定人员编写?文件审核?文件批准?文件标识?文件保管?文件发放?文件更新?文件作废等。 二是时间顺序不好确定的管理活动可以按管理活动的模块来确定其逻辑顺序，例如，在《顾客满意度信息管理程序》中，对“顾客满意度信息的采集”可分为“顾客座谈会”、“顾客投诉”、“问卷调查”等几个模块来确定其逻辑顺序。 2、明确“要怎么写” (1)编写“工作程序”的具体内容时，要按照已确定的活动环节的逻辑顺序进行。每个具体活动环节应具体说明:做什么、由谁做、什么时间做、在哪里做，怎么做、做到什么程度。 (2)在编写具体条款时，对没有作业性文件支持的具体活动环节的描述应具体、明确，使文件具有良好的可操作性;对有作业性文件支持的具体活动环节的描述，可直接引用作业性文件并写明引用文件的名称。 编写人员在动手编写之前，要熟悉与该项管理活动有关的原有的规章制度等管理文件，使这些文件能得到合理引用。 )对需要保留质量记录的具体活动环节，要在具体条款中写明必须保留 (3 (或填写)的质量记录的名称。 (五)“相关文件”的编写 ,、说明活动涉及的其他相关程序文件; ,、说明引用的作业指导性文件; ,、说明活动涉及的其他文件，如法律、法规文件等。 编写“相关文件”部分时，要注意这部分所列出的“相关文件”， 与“工作程序”部分中出现的引用文件，在文件名称、数量及出现的顺 序三个方面要保持一致。 (六)“质量记录”的编写 说明活动过程所使用并留下的记录表格。 编写“质量记录”部分时，要注意这部分所列出的“质量记录”，与“工作程序”部分中要求留下的质量记录，在记录名称、数量及出现的顺序等三个方面要保持一致。 “工作程序”的编写示例: 例,、《文件控制程序》的编写 《标准》第七条对文件控制的内容作出明确规定: 第七条 学校的质量管理体系所要求形成的文件，应按照规定的程 序进行控制，控制的内容包括: (一)文件发布前得到批准，必要时对文件进行评审; (二)文件更新时需再次得到批准; (三)确保使用现场可获得有效版本的相应 1文件; (四)保持文件清晰，确保易于识别; (五)确保识别外来文件，并控制其分发; (六)防止作废文件的非预期使用，作废文件留存时应进行适当标识。 在前面内容中我们已讲过，文件控制程序从文件形成到文件保管有六个需 要控制的活动环节，并可确定以下的控制流程图:然后按规定要求对各个具体环节 进行详细描述》。 (一)文件控制流程图 编制(条款4.2) 文件形成 审核(条款4.2) 批准(条款4.2) 编号(条款4.3.2) 文件识别 受控标识(条款4.3.3) 版本标识(条款4.3.3) 发放范围(条款4.3.4) 文件发放 破损文件更换(条款4.3.5) 丢失文件补发(条款4.3.6) 文件外借(条款4.3.7) 更新需求识别(条款4.4.1~2) 文件更新 更新程序(条款4.4.3) 修订和换版(条款4.4.4) 文件作废销毁 作废和销毁(条款4.5) 外来文件 登记、发放、跟踪(条款4.6) 文件保管 编目、存档、不定期检查(条款4.7) (二)文件内容(见写页) 文件类型程序文件文件编号EGJ-CX-01文件版本A/1 文件名称文件控制程序页码第1页 共4页 发布日期年 月 日生效日期年 月 日 编 制 审 核 批 准 1、目的 确保本校质量管理体系文件得到控制，使有关人员能得到文件的有效版 本，避免作废文件的非预期使用。 2、适用范围 适用于质量管理体系文件的编制、审核、发放、更改、作废、保存全过 程的控制。 3、职责 3.1、校长负责质量方针、质量目标制定和质量手册批准、发布。 3.2、管理者代表负责质量手册编写和程序文件批准。 3.3、部门负责人负责组织编制本部门程序文件、作业性文件和质量记录，并负责审核部门程序文件，审核、批准指导性文件和质量记录。 3.4、办公室 3.4.1负责体系文件的保管、发放、回收、更改、作废处置。 3.4.2负责外来文件的收集、识别和控制。 4、程序 4.1. 体系文件内容 本校质量管理体系文件包括: 4.1.1质量手册(含质量方针、质量目标); 4.1.2程序文件(见《质量手册》7.1条款); 4.1.3作业性文件(包括作业指导书、岗位职责和规章制度，见《质量手 册》7.2条款); 4.1.4质量记录(见《质量手册》7.3条款)。 4.2. 体系文件的编制、审核和批准 4.2.1 质量手册:管理者代表编写，校长批准发布。 文件名称文件控制程序页码第2页 共4页 4.2.2 程序文件、作业性文件、质量记录:部门负责人组织编写;程序文件由部门领导审核，管理者代表批准;作业性文件和质量记录样表由部门领导审批。 4.2.3 各部门应识别文件的充分性。需要编制新文件，应填写《文件编制/更改申请表》，按本程序4.2.2款规定执行。 4.2.4 文件编制严格执行《体系文件编写规则》。 4.3. 体系文件的识别和发放 4.3.1 文件批准后交校长办公室印制、编号、标识和发放。 4.3.2 编号规则 (1)质量手册:EGJ,SC 表示:二高技代号-手册缩写 (2)程序文件:EGJ,CX,01 表示;二高技代号-程序文件缩写-顺序号 (3)作业性文件:EGJ,×,ZY,01 表示;二高技代号-部门代号-作业性文件缩写,顺序号 (4)质量记录:EGJ,×,JL,01(01) 表示;二高技代号-部门代号-质量记录缩写-程序文件序号,顺序号 (5)外来文件:按原发部门编号。 (6)各部门代号: TW; 办公室:BG;教务处:JW;学生处:XS;团委: 总务处:ZW;招生就业处:ZJ。 4.3.3 标识 (1)学校质量管理体系所要求的文件为受控文件，其中的一、二、三级文件应加盖“受控文件”印章;质量记录按《记录控制程序》管理。质管组负责编制《受控文件一览表》。提供给校外相关方的文件为非受控文件，办公室应在《文件发放/回收记录》中注明:“非受控”。 (2)文件版本和修改状态:文件版本号用英文大写字母表示，文件修改状态用小写阿拉伯数字表示。例如A,0表示文件为第一版，0次修改。 4.3.4 体系文件发放范围 文件名称文件控制程序页码第3页 共4页 (1)质量手册:校领导、管理者代表、处室领导; (2)程序文件:以文件汇编形式发放至各部门负责人。 (3)作业性文件:以作业性手册形式发放至本部门人员。 (4)质量记录表格:由部门负责人发放给相关使用人员。 4.3.5 受控文件破损严重时，由使用人到办公室办理更换手续，换取新文件，分发号不变。 4.3.6 受控文件丢失时，使用人向办公室说明原因，经同意后，办公室给予新的分发号，领用人在《文件发放/回收记录》上签字。如属于文件丢失，由办公室在备注中注明“丢失”。 4.3.7 受控文件不得复制，不准外传。若需要复制或借阅受控文件，须向办公室办理审批手续，填写《文件借阅/复制登记表》。 4.4 文件更新 4.4.1 学校通过内部审核、管理评审识别文件更改的需求。 4.4.2 全体教职工特别是文件使用部门和人员，均有义务提出文件更改的要求， 4.4.3 文件使用部门汇总文件更改要求，填写《<质量手册>更改记录表》和《文件编制/更改申请单》，按本程序4.2(2)款规定进行审批后，组织有关人员编写。 4.4.4 文件更新分为修订和换版 (1)修订:局部更改为修订。需要修订的文件由办公室回收原件，指定编写人员更改后，重新发放。 (2)换版:文件经过三次小修改或一次大修改(指更动内容达30%以上的修改)后应进行换版。换版文件按本程序 4.2(2)款规定进行编、审、批，按 4.3款要求撤旧换新，并填写《文件发放/回收记录》。 4.5 文件作废和销毁 各部门应识别文件的有效性和适宜性，对需要作废的文件由部门负责人审核后，交办公室统一销毁。作废文件欲做他用，应做出“作废保留”标识。文件作废、销毁应填写《文件作废/销毁申请表》和《文件作废/销毁登记表》。 4.6 外来文件 4.6.1外来文件包括收到的校外文件和与会人员带回的非本校会议文件，由办公 文件名称文件控制程序页码第4页 共4页 室根据《文书管理制度》负责识别和控制，确定发放范围。与会人员带回的非本校会议文件应及时交到办公室并记入《外来文件登记表》。 4.6.2办公室注意跟踪外来文件的更新，并及时获取最新版本。 4.7 文件保管 4.7.1 办公室负责按《档案管理制度》要求，对文件原件进行编目、存档，用专用文件柜分类存放，定期通风，保持干燥，确保文件安全。 4.7.2 文件使用人注意保持文件清晰和整洁。 4.8 办公室不定期抽查各部门文件使用和保管情况，发现问题及时督促纠正。 5. 相关文件 5.1《质量手册》; 5.2《体系文件编写规则》; 5.3《记录控制程序》; 5.4《文书管理制度》; 5.5《档案管理制度》 6. 质量记录 6.1文件编制/更改申请单; 6.2受控文件一览表; 6.3文件发放/回收登记表; 6.4文件借阅/复制登记表; 6.5《质量手册》更改记录表; 6.6文件作废/销毁申请表; 6.7文件作废/销毁登记表; 6.8外来文件登记表。 修 改 记 录序号修改通知单号拟稿人/日期批准人/日期 例,:《教学过程控制程序》的编写 ,、编制依据:《标准》第二十三条(略) ,、识别“教学过程控制”程序的各个过程: 教学过程控制的内容包括教学计划、教学具体过程、教学督查等。 (,) 教学计划:包括专业实施性计划、实习课题计划、教师任课 (,) 安排计划、学科教学进度计划、实验计划、课题实习计划等。 “工作程序”部分，要具体说明各种计划由谁制定、如何审批、什 么时间完成。 (,) 教学具体过程:包括备课写教案、教案审批、上课(包含对 (,) 课程表发放、课堂点名、调代课等过程的要求)作业批改、 课外辅导、第二课堂活动等。 在“工作程序”部分，要具体说明各个过程应该怎么做，应该执行 哪些规章制度，应该留下什么质量记录。 (,)教学督查:包括建立哪些的督查的制度、确定督查的内容、 时间和检查的方式。 3、教学过程控制流程图:(见下页) 教学过程控制流程图: 专业设计计划 专业实施性计划 专业实习课题计划 课程安排计划 教学任务书 教师任课通知书 计划管理 教学进度计划 学科教学进度计划 实验安排计划 设备申购计划 设备仪器购置计划 实验、实习材料购置计划 课前准备 备课、写教案 审批教案 过程管理 课堂教学 课程表管理 教学秩序管理 课外辅导 作业布置、批改 晚督修 第二课堂教学 实验 计划、实验、 实验报告 化学实验报告单总流体力学实验报告观察种子结构实验报告观察种子结构实验报告单观察种子的结构实验报告单 和成绩 技能教学 实习准备 实习 实习指导 安全管理 设备、器材管理 督查内容 教学督查 督查方法 第四部分 作业指导性文件的编写 一、作业指导性文件的有关概念 (一)作业指导性文件的定义 作业指导性文件是指描述完成某项活动的具体要求和方法的操作性文 件，简称作业性文件。 作业性文件是学校体系文件中的三级文件，它与程序文件的关系已在第 三部分 “程序文件的有关概念”的内容中讨论过。 (二)作业性文件的作用 作业性文件的作用表现在两个方面，一是为程序文件起支持性作用，二是对具体的作业活动提供技术性的指导。 (三)作业性文件的种类 在质量管理体系文件中，作业性文件是数量最多，成分比较复杂的一大类文件。按其内容的不同，作业性文件可分为: ,、管理指导类文件 管理指导类文件的形式有以下几种: (1)各部门的管理职责; (2)各个岗位的任职资格和岗位职责; (3)各项管理制度(或管理规定); ,、具体作业指导类文件 具体作业指导类文件的形式有以下几种: (1)教职工考核方案; (2)优秀教工和学生、先进班级和文明宿舍的考评方案等; (3)特定的工作指导书，如教师工作规范、班主任工作指导书、技能鉴定指导书、学生学籍管理指导书、学生成绩管理指导书、质量目标考核指导书、职称评聘工作指导书等; (4)具体的业务工作管理办法，如教案质量管理办法、教研活动管理办法、办公用品管理办法等。 二、作业性文件的基本要求 ,、内容的要求 (1)各作业性文件要以不同方式表明以下内容:编制目的是什么、在哪里使用、谁使用、完成作业的具体步骤是什么等。 (2)各作业性文件要说明作业的有效方法，有好的可操作性。 ,、数量的要求 《标准》对作业性文件没有提出明确的数量要求，要根据组织的性质、产品(或服务要求)的复杂情况而定。一般情况下，对那些没有作业性文件就不能保证质量的作业内容，都应该组织编写， ,、编写格式的要求 作业性文件涉及的内容比较广，类型比较多，编写格式的要求也不一样。例如规章制度‎‎与设备操作指导书就不可能有相同的编写格式要求。因此各作业性文件的格式没有统一规定，应以满足使用要求为原则。在文字上要求简单、明了，内容可获唯一理解。 与程序文件一样，作业性文件包括刊头、正文和刊尾三个部分。 (1)刊头、刊尾的格式要求 为了使用方便，作业性文件可使用与程序文件类似的刊头和刊尾。 (2)正文部分的格式要求 编写作业性文件的正文部分时，特定的作业指导书可按程序文件的格式编写，包括:目的、适用范围、职责、工作过程内容、涉及的相关文件和使用的质量记录表格等;其它的作业性文件，如岗位职责、管理制度、考核办法等就不一定都按上述统一格式编写。 三、作业性文件的编制过程 我们学校各质量管理部门根据体系运作的要求，策划确定本部门作业性文件的篇目，并汇编成《部门管理工作手册》。 各部门把作业指导性文件汇编成《部门作业指导手册》，可以使本部门的员工很容易找到所需要的作业性文件，各部门还可以把《部门作业指导手册》作为员工的质量管理培训教材。建议各个学校把三级文件汇编成《部门作业指导手册》。 (一)策划《部门作业指导手册》的内容 《部门作业指导手册》的内容包括三个部分: ,、岗位职责部分 这部分内容有部门的职责范围、部门管理范围内的各个岗位的任职条件和岗位职责。 ,、规章制度部分 这部分内容有各种管理制度、规定、工作规范等。 ,、特定作业指导书部分 特定作业指导书的内容主要描述某项业务作业活动，它涉及到具体的技术细节，对相应的程序文件的相关条款内容起直接的支持性作用。 我校三级文件中编写的特定作业指导书有: 办公室的《职称评聘工作指导书》、《质量目标考核指导书》; 教务处的《考试管理指导书》、《学生成绩管理指导书》、《学分制学籍管理指导书》; 学生处的《班主任工作指导书》; 总务处的《物资采购指导书》; 综合处的《职业技能鉴定工作指导书》。 (二)收集、分析清理体系建立前的管理文件 各学校在长期的管理活动中都已建立了各自形成体系的规章制度，也有一套使用中的标准、规定、规范等技术性文件。这些文件中的适用部分可以纳入管理体系的三级文件。各部门在编写作业性文件前，应组织人员收集本部门现有的上述文件，并将文件进行整理分类。 在此基础上，根据质量管理体系文件的要求，对各种现有的管理文件进行分析，按不同情况分别处理: ,、对符合作业性文件要求的现有文件直接纳入《部门作业指导手册》; ,、对可以使用但需要修改的现有文件，按作业性文件的要求安排编写人员进行修改后，编入《部门作业指导手册》; ,、对不符合作业性文件要求的现有文件予以剔除;, ,、对需要新编的作业性文件则组织编写人员编写。 (三)组织编写《部门作业指导手册》 ,、落实每份作业指导性文件的拟稿人并安排编写出初稿; ,、各部门组织有关人员讨论修改作业性文件的起草件; ,、修改定稿后的作业性文件由部门负责人审批。 四、《办公室作业指导手册》目录示例: ,、办公室职责范围 ,、办公室主任任职资格与岗位职责 ,、办公室副主任任职资格与岗位职责 ,、办公室文秘干事任职资格与岗位职责 ,、档案管理员任职资格与岗位职责 ,、质管组组长任职资格与岗位职责 ,、质管组组员任职资格与岗位职责 ,、人事调配制度 ,、教职工培训制度 ,,、教职工年度考核制度 ,,、教师年度考核方案 ,,、行政人员年度考核方案 ,,、教职工考勤管理制度 ,,、文书管理制度 ,,、档案管理制度 ,,、校务公开制度 ,,、体系文件编写规则 ,,、职称评聘工作指导书 ,,、质量目标考核指导书 五、作业指导书编写示例 文件类型作业文件文件编号EGJ/ZJ,ZY,13 文件版本A/1 文件名称职业技能鉴定工作指导书页 码第1页 共3页 发布日期05年 6 月 25 日生效日期05年7 月1 日 编 制 审 核 批 准 1. 目的 确保职业技能鉴定工作公平、公正、有序进行，促进职业技能鉴定质量目标 的顺利实现。 2. 适用范围 适用于从组织报名到发放职业资格证书技能鉴定全过程的管理。 3. 职责 3.1 鉴定站负责，组织鉴定报名和进行资格审查。 3.2 鉴定站负责技能鉴定考务的组织和发证工作。 4. 工作程序 4.1 发布鉴定公告 4.1.1 鉴定站在每期鉴定前15-20天发布《鉴定公告》。 4.1.2 鉴定公告内容包括: (1)鉴定工种名称、类别等级; (2)报名条件和期限; (3)收费项目和标准; (4)考试科目、时间、地点。 4.2 组织报名 4.2.1 要求鉴定对象填写《职业技能鉴定申请表》，出具鉴定所必须的有效证件; 4.2.2 根据有关政策审查鉴定对象的报名条件和相关资历证明，包括学历证件，技术资格证书，从事相关工种工作年限的证明材料，户籍和身份证件等。 4.2.3 本校学生由班主任组织报名，教务处负责提供学生的专业理论成绩，鉴定站负责审查鉴定资格。 文件名称职业技能鉴定工作指导书页 码第2页 共3页 4.2.4 鉴定站负责填报《职业技能鉴定人员名册》，上报福州市职业技能鉴定指导中心审批。 4.2.5 鉴定站财务人员按各鉴定工种的收费标准收取鉴定费。 4.3 考前准备 4.3.1 考场准备 (1)根据鉴定人数准备理论考试的教室; (2)根据鉴定人数准备技能考核工位; (3)在考场张贴考场规则。 4.3.2 安排考评人员，包括监考人员和考评员。 4.3.3 考试物资准备 根据市技能鉴定指导中心提供的鉴定备料单，通知考务组准备鉴定所需的仪器、设备和材料; 4.3.4 制作和发放准考证; 4.3.5 领取鉴定考核的试卷，做好试卷保管和保密工作。 4.4、实施测试 4.4.1 测试前监考人员检查到场人数，核对准考证，检查学生所携带的物品; 4.4.2 监考人员严肃、认真履行监考职责，严格执行《理论考试考场规则》和《技能操作考核考场规则》，如实填写《考场情况记录表》; 4.4.3 测试结束后，监考人员按规定要求装订密封试卷。 4.5 阅卷或检测评分 4.5.1 鉴定站组织考评员根据评分标准和评分规则认真进行阅卷或对检测工件进行评分。 4.5.2 登记成绩:考评员负责统计每份试卷的总分，并做好登分工作。 4.5.3 鉴定站负责填写《职业技能鉴定成绩汇总表》。 4.6 办证和发证 文件名称职业技能鉴定工作指导书页 码第3页 共3页 鉴定完成后，鉴定站负责上报鉴定成绩，做好职业资格证书的办证和发证工作: 4.6.1 将《职业技能鉴定成绩汇总表》和《职业技能鉴定合格人员名册》上报市技能鉴定指导中心，要求发证。 4.6.2 认真、细致做好办证和发证工作，确保准确无误。 4.7 鉴定记录管理 鉴定站干事负责鉴定过程质量记录的收集和保存，具体执行《记录控制程序》。 5. 相关文件 5.1 《职业技能鉴定过程控制程序》; 5.2 《理论考试考场规则》; 5.3 《技能操作考核考场规则》 6. 质量记录 6.1 鉴定公告; 6.2 职业技能鉴定申请表; 6.3 职业技能鉴定人员名册; 6.4 考场情况记录表; 6.5 职业技能鉴定成绩汇总表; 职业技能鉴定合格人员名册; 6.6 修 改 记 录序 号修改通知单号拟稿人/日期批准人/日期 第五部分 质量记录的编写 一、质量记录的有关概念 ,、质量记录定义 质量记录是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。 学校的质量记录可分为过程性记录和成果性记录两类。过程性记录体现质量管理活动的过程情况，是证实体系运行受控程度的记录，如体系运行中对教学过程、学生管理过程进行有效控制的记录等。成果性记录体现质量管理体系运行的成效，是证实教育服务质量符合《标准》要求程度的记录，如体系运行中对教育服务质量检测和对服务质量目标考核的记录等。 ,、质量记录的作用 质量记录是在质量管理体系运行中形成的证实性文件，是体系文件中的一种特殊形式，它对质量管理体系的证实性作用表现在以下几个方面: ,)直接或间接地证实教育服务符合规定的要求; ,)提供质量管理体系要素已得到实施的证据; ,)为采取预防纠正措施提供重要证据; ,)为评价和验证质量改进活动提供信息。 ,、质量记录的基本形式 质量记录的基本形式有原始记录、统计报表和分析报告等。 ,)原始记录 原始记录是对质量管理活动过程和结果的第一次直接记载。这种记载通常以数字、文字或图表的方式体现的相应的记录表格中。例如，学校内部审核中的“首、末次会议签到表”和“会议记录表”、内审员使用的“内审检查记录表”等都属于原始记录类。 ,)统计报表 统计报表是按质量管理的需要，对原始记录结果进行统计汇总所形成的表格式记录。例如，质量目标考核中形成的“学生操行成绩汇总表”、“学生学科成绩汇总表”、“毕业生当年就业统计表”等都属于统计报表类记录。 ,)分析报告 分析报告是对专项质量活动进行总结、统计分析后形成的文字报告，必 要时附有图表、相片等资料。例如，体系运行中形成的《内部审核报告》、《管理评审报告》等属于分析报告类记录。 二、质量记录的基本内容 为了使质量记录能充分发挥上述作用，学校质量管理体系的记录至少应提供并控制以下信息内容: ,、实现质量目标的进展情况; ,、顾客对服务质量的满意程度和不满意程度信息; ,、质量管理体系的评审和改进服务的结果; ,、质量趋势的分析; ,、纠正措施及其效果; ,、员工的技能和培训状况; ,、与竞争对手的比较。 三、质量记录的编制要求 质量记录是一种特殊形式的文件，其特殊性表现为:空白的记录表格属于一般的体系文件，其编制、批准、发放等管理过程执行《文件控制程序》文件。而记录表格填写使用后，就转变为质量记录的范畴，成为已完成活动的客观证据，其管理过程执行《记录控制程序》。 由于质量记录具有这种特殊性，编制时应满足以下要求: ,、满足文件的充分性要求 记录文件的充分性要求是指一个组织的质量记录必须充分反映其质量管理体系运行的效果，充分反映其产品或服务质量的实际情况。 为了满足记录的充分性要求首先要满足《标准》明确规定的记录要求。《标准》内容中对质量记录有明确的要求的有七个条款，这七个条款要求是: (,)第十四条:“应保持管理评审的记录”; (,)第十六条:“保持对教职工业务档案的适当记录”; (,)第二十一条:专业“设计开发的全过程应得到控制，并保持记录”; (,)第二十六条:“内部审核应保持记录”; (,)第二十八条:质量监测“同时应保持符合要求的记录”; (,)第二十九条:“保持对不合格项控制的相关记录”; (,)第三十条:“记录所采取措施的结果”。 这些条款明确要求的质量记录，是所有建立质量管理体系的学校都必须具备记录。 除了上述条款外，《标准》中还有其他一些条款虽然没有明确提出质量记录的要求，但在活动过程中必须使用和保持适量的记录，才能证实这些活动的开展及取得的成果，如: (,)第七条的“文件控制”; (,)第八条的“记录控制”; (,)第二十三条的“教育服务实现” (,)第二十五条的“顾客满意度”; (,)第二十七条的“质量目标考核”; (,)第二十八条的“服务质量检测”。 这些标准条款所涉及的活动过程，特别是第二十三条的“教育服务实现”所涉及的教学管理过程、教研活动过程、学生管理过程、技能鉴定过程和就业服务过程等活动过程，都应该建立和保持适量的质量记录，才能以满足体系对质量记录的充分性要求。 策划质量记录在考虑满足充分性的要求时，还应注意满足必要性的要求，做到策划设计的每一份质量记录都能发挥其应有的证实性作用。我们还应该明确，对一个组织来说，质量记录并不是越多越好，也要讲究少而精原则。 ,、满足文件的格式化要求 质量记录应尽量表格化，表格设计要简洁，避免烦琐。在设计记录表格时应注意把握以下几点: (,)目的明确; (,)功能健全; (,)项目必须; (,)格式规范; (,)填写简便; (,)标识清楚。 四、质量记录表格的设计编制过程 质量记录的篇目策划和表格格式设计一般与编写程序文件和重要的作业指导书同步进行，其编制过程要经过下面几个阶段: ,、策划准备阶段 按照体系文件化的要求，凡是对体系运行质量会产生影响的活动，都要留下记录，都要策划设计必要的记录表格。 策划设计质量记录，要按《标准》的过程要求确定质量记录的类别: (,)体系文件控制的记录; (,)质量记录控制的记录; (,)管理评审过程的记录; (,)员工培训和业务档案的记录; (,)顾客沟通的记录; (,)专业开发的记录; (,)各种教育服务过程运行和控制的记录; (,)顾客满意度信息管理的记录; (,)内部审核过程和结果的记录; (,,)质量目标考核过程和结果的记录; (,,)服务质量检测过程和结果的记录; (,,)不合格项控制过程的记录; (,,)制定和实施纠正措施的记录; (,,)制定和实施预防措施的记录。 策划设计质量记录，要按,,,,的过程方法对各个活动过程的不同阶段确定比较齐全的记录表格。例如，内部审核的记录包括: 内审计划的表格有:内部审核年度计划表、内部审核实施计划表等; 内审实施的表格有:内部审核首,末次会议签到表、内部审核首,末次会议记录表、内部审核检查记录表等; 内审结果的表格有:不合格项报告表、内部审核报告表、内部审核不合格项分布表等。 ,、记录表格设计阶段 由于质量记录记载的信息内容具有多样性的特征，因此记录表格的样式也具有多样性的特征，不可能有统一的固定模式。但具有实用性的记录表中要包含记录标题、记录的内容项目、使用记录的部门或岗位、记录表的编制人,填写人、审核人、批准人以及质量记录的保存期限等。 ,、质量记录的使用阶段 质量记录的填写是一项严肃的工作，应满足以下要求: ,、具有真实性 质量记录应真实反映质量管理体系的运行情况。失真的记录会影响对质量管理体系的评价，甚至导致决策的失误。因此填写记录必须客观真实，如实反映质量管理体系运行的状况。 ,、具有完整性 质量记录表格设计时要讲究实用性，不要搞烦琐哲学。填写质量表格时要求逐栏填写，不要随意放空白。若有些栏目无须填写，要用单杠线划去。 ,、具有规范性 质量记录表格要求填写规范、准确，字迹端正、清晰，不使用铅笔和圆珠笔。 ,、具有可追溯性 为了保证质量记录的证实性作用，每份质量记录应认真填写填报人的姓 名、填写时间等，必要时还要规定质量记录的传递流程、归档要求和保存期限，保 证质量记录具有可追溯性。 三、质量记录目录示例 (见下页) 质量记录目录单(1) 文件编号质量记录名称保存期限使用保存 部 门 EGJ/B-JL-01(01)文件编制/更改申请表5年质管组 EGJ/B-JL-01(02)文件发放/回收登记表5年 EGJ/B-JL-01(03)文件借阅/复制登记表5年 EGJ/B-JL-01(04)《质量手册》更改记录表5年 EGJ/B-JL-01(05)文件作废/销毁申请表5年 EGJ/B-JL-01(06)文件作废/销毁登记表5年 EGJ/B-JL-01(07)外来文件登记表长期 EGJ/B-JL-02(01)质量记录保存年限控制表5年质管组 EGJ/B-JL-02(02)质量记录领用登记表5年 EGJ/B-JL-02(03)质量记录销毁申请表5年 EGJ/B-JL-02(04)质量记录销毁登记表5年 EGJ/G-JL-04(01)管理评审计划表5年管 代 EGJ/ G -JL-04(02)管理评审输入信息记录表5年 EGJ/ G -JL-04(03)管理评审会议通知书5年 EGJ/ G -JL-04(04)管理评审会议记录5年 EGJ/ G -JL-04(05)管理评审报告5年 EGJ/ G -JL-04(06)管理评审结果处置通知书5年 质量记录目录单(2) 文件编号质量记录名称保存期限使用保存 部 门 EGJ/B-JL-05(01)教职工引进计划5年办公室 EGJ/B-JL-05(02)员工聘用申请表5年 EGJ/B-JL-05(03)招聘面试考核记录表5年 EGJ/B-JL-05(04)员工年度培训计划表5年 EGJ/B-JL-05(05)培训进修申请登记表5年 EGJ/B-JL-05(06)教职工培训记录表长期 EGJ/B-JL-05(07)教师年度考核表长期 EGJ/B-JL-05(08)职工年度考核表长期 EGJ/B-JL-05(09)申报技校教师职务人员简明表长期 EGJ/B-JL-05(10)年度职称评聘工作记录表5年 EGJ/Z-JL-06(01)物资采购申请表长期总务处 EGJ/Z-JL-06(02)设备、设施验收单长期 EGJ/Z-JL-06(03)设备维修登记表长期 EGJ/Z-JL-06(04)设备报废申请表长期 EGJ/J-JL-07(01)教材征订计划表5年教务处 EGJ/Z-JL-07(02)卫生检查登记表2年总务处 EGJ/X-JL-07(03)安全检查记录表5年学生处 EGJ/Z-JL-07(04)食堂食品卫生检查登记表2年总务处 EGJ/Z-JL-07(05)财产维修登记表2年 同程序文件-CX-06物资采购申请表长期 附件一:《体系文件编写规则》 文件类型作业文件文件编号EGJ, B-ZY-28文件版本A/1 文件名称体系文件编写规则页码第1页 共6页 发布日期05年 6 月 25 日生效日期05年7 月1 日 编 制 审 核 批 准 为了使体系文件编写规范化，特制定本规则，对程序文件、作业指导性 文件和质量记录的编写做出具体规定。 , 程序文件的编写 1.1 程序文件的结构和格式 程序文件的基本结构包括文件刊头、刊尾和正文三个部分，要按一定的 格式进行编写。 1.2 文件刊头的格式 1.2.1文件刊头内容 文件刊头的内容包括:文件类型、名称、编号、版本、页码、发布日期、生效日期、编制人、审核人和批准人等。 1.2.2文件刊头格式示例 文件类型作业文件文件编号EGJ, B-ZY-01文件版本A/1 文件名称办公室职责范围页码第1页 共2页 发布日期05年 6 月 25 日生效日期05年7 月1 日 编 制 审 核 批 准 一般情况下，程序文件首页的刊头采用上述比较完整的刊头，从第,页起可使用比较简单的刊头，能够体现文件的名称和页码就可以。例如: 文件名称办公室职责范围页 码第2页 共2页 文件名称体系文件编写规则页码第2页 共6页 1.3 文件刊尾 1.3.1文件刊尾内容 位于程序文件末页的刊尾主要用来记录文件的修改情况，内容包括记录文件修改的通知单号、修改拟稿人与日期、审批人与日期等。 1.3.2文件刊尾格式示例: 修 改 记 录序 号修改通知单号拟稿人/日期批准人/日期 1.4 文件正文的编写 1.4.1文件正文的结构 程序文件的正文部分是文件的主体部分，内容结构包括:制定程序文件的目的、适用范围、职责、工作程序、相关文件和质量记录等。 1.4.2文件正文各部分的编写说明 (1)目的 主要说明制定该项程序的目的、程序所要控制的活动和控制所要达到的目标等。 (2)适用范围 说明该程序所涉及的活动内容、有关产品(或服务)、相关部门和人员等。 (3)职责 规定这项程序实施部门和人员的职责和权限，规定与这项程序的实施有关的部门和人员的职责和权限。 (4)工作程序 工作程序是程序文件的主要内容部分，要按活动过程的逻辑顺序编写各个活动环节的具体细节。编写时要着重说明以下内容: a、规定过程要做的事情(做什么); b、明确每一个活动的实施者(由谁)做; 文件名称体系文件编写规则页码第3页 共6页 c、说明活动进行的时间(什么时候做); d、说明活动进行的场所(在哪里做); e、说明活动实施的具体办法(如何做); f、说明活动所需要的材料、设备等; g、说明活动控制的方法; h、规定活动过程需要保留的记录。 (5)相关文件 a、说明活动涉及的其他相关程序文件; b、说明引用的作业指导性文件; c、说明活动涉及的其他文件，如法律、法规文件等。 (6)质量记录 说明活动过程所使用的记录表格。 , 作业指导性文件的编写 2.1 作业性文件的结构格式 与程序文件一样，作业指导性文件包括刊头、正文和刊尾三个部分。 2.2 作业性文件的刊头和刊尾 为了使用方便，作业性文件可使用与程序文件类似的刊头和刊尾。 2.3、作业性文件正文的编写 2.3.1作业性文件的种类 按文件内容的不同，作业指导性文件可分为: (1)管理指导类文件，如:各部门的管理职责、各职位任职资格和岗位职责、各项管理制度(或管理规定); (2)具体作业指导类文件，如:教职工考核方案、优秀教工和学生、先进班级和文明宿舍的考评方案等; (3)具体的工作指导书，如教师工作规范、班主任工作指导书、技能鉴定指导书、学生学籍管理指导书、学生成绩管理指导书、质量目标考核指导书、职称评聘工作指导书等; 文件名称体系文件编写规则页码第4页 共6页 (4)具体的业务工作管理办法，如教案质量管理办法、教研活动管理办法、办公用品管理办法等。 2.3.2作业性文件正文的编写 (1)特定的作业指导书可按程序文件的格式编写，包括:目的、适用范围、 职责、工作内容过程、涉及的相关文件和使用的质量记录表格等; (2)其他的作业性文件，如岗位职责、管理制度、考核办法等，则可不按上述统一格式编写。 3. 质量记录 3.1 质量记录的基本形式 质量记录的基本形式有原始记录、统计报表和分析报告等。 3.1.1原始记录 原始记录是对质量管理活动过程和结果的第一次直接记载。这种记载通常以数字、文字或图表的方式体现在相应的记录表格中。 3.1.2统计报表 统计报表是按质量管理的需要，对原始记录结果进行统计汇总所形成的表格式记录。 3.1.3分析报告 分析报告是对专项质量活动进行总结、统计分析后形成的文字报告，必要时附有图表、相片等资料。 3.2 质量记录的编制要求 质量记录是一种特殊形式的文件，其特殊性表现为:空白的记录表格属于一般的体系文件，其编制、批准、发放等管理过程执行《文件控制程序》文件。而记录表格填写使用后，就转变为质量记录的范畴，成为已完成活动的客观证据，其管理过程执行《记录控制程序》。 质量记录应尽量表格化，表格设计要简洁，避免烦琐。在设计记录表格时应注意把握以下几点: 目的明确、功能健全、项目必须、格式规范、填写简便、标识清楚。 文件名称体系文件编写规则页码第5页 共6页 3.3 质量记录的基本内容 质量记录的内容涉及面很广，使用的记录表格不可能有统一的格式。编制各种记录表格时要考虑包含以下基本内容:记录名称、内容项目、记录人、记录时间、记录标识、记录保存时间等。 4. 体系文件的编号规定 4.1 文件编号格式 4.1.1质量手册编号格式 E,,,, E,:学校代号 ,,:质量手册代号 4.1.2程序文件编号格式 E,,,,,,, E,:学校代号 ,,:程序文件代号 ,,:文件顺序号 4.1.3作业性文件编号格式 E,,,,,,,,, E,:学校代号 ,:部门代号 4.1.4质量记录编号格式 E,,,,,,,,,(,,) E,:学校代号 ,:部门代号 ,,:质量记录代号 ,,:程序文件序号 (,,)质量记录顺序号 4.2 文件代号规定 4.2.1文件类型代号 (,)质量手册——,, (,)程序文件——,, (,)作业性文件——,, (,)质量记录——,, 4.2.2学校与部门代号 (,)二技校——,, (,)办公室——, (,)教务处——, (,)学生处——, 文件名称体系文件编写规则页码第6页 共6页 (,)总务处——, (,)综合开发处——, 4.2.3文件顺序号 文件顺序号用,,、,,、,,……表示。 4.2.4文件版本号文件版本号表示为:×,× 斜线上为版本代号，版本代号用,、,、,……表示; 斜线下为修改次数，修改次数用,、,、,……表示。 , 文件正文的书写规定 文件正文内容中的条款号用阿拉伯数字表示，以三位数为限，中间用点号分隔，表示为: ×. ×. × 条 款 目 细目则用阿拉伯数字(,)(,)(,)……或英文a)b)c)……表示。 修 改 记 录序 号修改通知单号拟稿人/日期批准人/日期 附件二: 国家重点技工学校质量管理标准 第一章 总则 第一条 为促进国家重点技工学校(以下简称学校)坚持正确的办学方向，建立以市场需求为导向的质量管理体系，提高学校教育管理的整体水平，提供满足社会各方要求的教育服务，使技工教育与社会经济发展和劳动就业相适应，依据《技工学校工作条例》和《国家重点技工学校标准(修订)》，引入ISO9000质量管理体系的思想、原则和方法，制定本标准。 第二条 本标准适用于国家重点技工学校。 第三条 学校应运用下述质量管理原则建立、改进其质量管理体系，提高质量管理水平: (一)以学生、家长和用人单位(以下简称顾客)的需要为出发点，按照市场需求设置专业，确定培养目标，满足顾客要求并争取超越其期望值; (二)学校领导应始终关注质量管理体系的建立和完善，采取切实有效的措施创造良好的工作环境，动员全校教职员工积极参与; (三)在管理和教育服务工作中，应采取过程方法和系统方法，通过有效运作，提高学校实现目标的效率; (四)应根据实际需要，持续改进和完善质量管理体系及工作内容。 第二章 质量管理体系要求 第四条 学校应当按照本标准的要求建立质量管理体系，通过与质量管理体系相配套的文件和其他形式予以记载(以下简称形成文件)，采取切实措施组织实施，保持有效运行，并不断改进和提高其工作水平。学校的质量管理体系应做到: (一)满足《国家重点技工学校标准(修订)》要求; (二)识别质量管理体系所需的有关活动; (三)确定这些活动的顺序和相互作用; (四)确定有效控制这些活动过程的准则和方法; (五)确保获得必要的资源和信息，支持这些活动的开展和监控; (六)检查和评估这些活动; (七)采取必要的措施，实现这些活动的预期结果，并得到持续改进。 第五条 学校的质量管理体系文件应包括: (一)质量方针和质量目标; (二)质量手册; (三)本标准所要求的形成文件的程序; (四)学校为有效策划、实施和控制其质量活动所必需的文件; (五)本标准所要求的记录。 第六条 学校应编制和保持质量手册，对学校质量管理体系做出系统、完整而又扼要的描述。质量手册包括: (一)学校的质量方针; (二)学校的组织机构、质量责任及其相互关系; (三)为建立学校的质量管理体系所形成文件的程序或对其引用; (四)与质量管理相关联的活动及其相互作用的文字表述。 第七条 学校的质量管理体系所要求形成的文件，应按照规定的程序进行控制。控制的内容包括: (一)文件发布前得到批准，必要时对文件进行评审; (二)文件更新时需再次得到批准; (三)确保使用现场可获得有效版本的相应文件; (四)保持文件清晰，确保易于识别; (五)确保识别外来文件，并控制其分发; (六)防止作废文件的非预期使用，作废文件留存时应进行适当标识。 第八条 学校应建立并保持质量工作的记录，以提供质量管理体系有效运行的证据。记录应‎‎保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序，以规定记录的标识、检索、保存期限和处置所必需的控制准则和方法。 第三章 学校管理职责 第九条 学校应根据质量管理的需要，合理设置教学开发、招生、学生管理、教 学管理、教学实施、就业推荐等相关职能科室，明确规定其职责和权限，并确保得到沟通。 第十条 校长应通过以下活动，确保达到顾客满意: (一)向学校各级人员传达党和国家的教育方针以及政策法规要求; (二)确定顾客的要求并确保在服务过程中予以满足; (三)制定学校的质量方针; (四)制定学校的质量目标，确保为实现该目标所需的策划工作; (五)进行管理评审; (六)确保获得质量管理体系所要求的资源。 第十一条 校长应确保在制定学校质量方针时体现以下原则: (一) 与学校的办学宗旨相适应，符合党和国家的教育方针及其政策法规的要求，符合社会经济发展和劳动就业的要求; (二)满足顾客要求和持续改进的内容; (三)提供制定和评审质量目标的框架; (四)在学校内得到沟通和理解。 第十二条 校长应确保建立质量目标，并在相关职能科室和岗位职责上得到分解。质量目标包括满足教育服务要求所需的内容。质量目标应是可测量的，并与质量方针保持一致。 第十三条 校长应指定一名干部负责学校质量管理体系工作，并代表校长行使以下职责和权限: (一)确保质量管理体系得到建立、实施和保持; (二)向校长报告质量管理体系的业绩和改进的需求; (三)确保在整个学校内增强满足顾客要求的意识。 第十四条 校长应按规定的时间间隔进行管理评审，以确保质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。在管理评审时，学校应确定、收集和分析适当的数据，包括内部审核结果、顾客反馈意见、质量目标的完成情况、预防和纠正措施的状况、以往管理评审的跟踪情况，以及可能影响质量管理体系的内外部环境的变化。 管理评审应对质量管理体系及其工作的有效性、教育服务质量与顾客要求的符合性和资源需求情况做出评价。管理评审还应对质量管理体系改进的机会和变更的需要做出评价，包括质量方针和质量目标进行评审，并应保持管理评审的记录。 第四章 学校资源管理 第十五条 学校应确保获得各种资源，保证质量管理体系的有效运行和持续改进，以满足顾客要求，增强顾客满意度。 第十六条 学校应按照有关规定配置与学校规模相适应的领导班子和教职工队伍，确定各类人员的素质要求，提高全员的服务意识，确保学校教职员工在培训、教育、技能和经验方面符合要求，并能胜任所从事的工作。 学校应通过对教职员工进行培训或采取引进、外聘等其他措施，满足学校工作的需求，并保持对教职员工业务档案的适当记录。 第十七条 学校应确定、提供并维护满足教育服务要求和有关规定的基础设施，主要包括: (一)占地面积、建筑面积(包括教室、实验室、专用教室、实习教室或工厂、图书馆等)和运动场地等。 (二)理论教学、综合技能培训、实习、实验、体育等设备设施; (三)教学资料、专业书籍、图书、报刊杂志; (四)生活服务设施。 第十八条 学校应确保校园环境安全、卫生、美观，保持良好的校园文化氛围和育人环境。 第五章 教育服务的实现 第十九条 学校应策划和开发教育服务所必需的工作过程，其方法和内容应与本标准第四条‎‎要求相一致。内容包括: (一)质量目标和要求; (二)所需工作及其相互关系; (三)为确保有效控制这些过程应建立的文件; (四)质量的评估方式; (五)所需的资源等。 第二十条 学校应确定顾客的要求和期望，包括顾客明示的要求、预期目标的要求。以及增强顾客满意度的附加要求等。 第二十一条 学校应在充分的市场调查和毕业生信息反馈的基础上进行教学设计和开发，主要包括新专业的开发和对已有专业的改造。设计开发的全过程应得到控制，并保持记录。设计开发的基本要求是: (一)设计和开发的依据是顾客要求和有关法律法规要求; (二)设计和开发的成果必须满足上述要求，并形成文件，经批准后执行。文件包括:专业描述、教学计划、教学大纲、教材目录以及资源配置要求; (三)在适宜的阶段，应对设计和开发的成果进行评审、验证和确认。 (四)设计和开发的更改应在实施前得到批准。适当时，应对更改的局部或整体进行评审验证和确认。 第二十二条 学校对所招收的学生，应确定他们实际的文化和技能水平，并根据具体情况对教学计划作出相应的调整，以确保实现教育目标。 第二十三条 学校应对教育服务工作的控制进行策划，对直接影响教育服务质量的关键环节实施重点控制。主要控制点应包括:德育工作、学生管理、理论教学、实践教学、就业推荐、后勤服务等。控制的主要内容应包括: (一)制定服务规范，明确各类员工提供服务时应达到的要求; (二)必要时提供作业指导书，描述提供服务的程序; (三)使用适宜的设备、设施，并有计划地进行维护和保养; (四)针对教育服务的不同阶段和内容，设计并实施适当的检查、考核和监测。 第六章 质量评估和改进 第二十四条 学校应对教育服务的质量进行考核、检查和评估，以证实学校所提供的教育服务符合社会各方需求，确保学校质量管理体系及其持续改进的有效性。 第二十五条 作为对质量管理体系业绩的一种考评，学校应就学生、用人单位对学校教育服务的满意度进行调查，并确保这些信息得到有效利用。 第二十六条 学校应按策划的时间间隔进行内部审核，以确定质量管理体系是否符合本标准的要求、得到有效实施和保持。应编制形成文件的程序，规定审核的准则、范围、频次和方法。有关责任人应确保及时采取措施，以消除所发现的不合格及原因。内部审核应保持记录。 第二十七条 学校应对学生操行、理论教学、实践教学和职业技能进行定期考核，以证实达到质量目标的情况。当未达到规定的质量目标时，应采取适当的措施进行纠正，以确保教育服务实现规定的目标。 第二十八条 学校应对教育服务的质量进行检查和评估，以验证教育服务要求已得到满足。这种检查和评估应在每一学期进行，并需要对毕业生进行跟踪调查，同时保持符合要求的证据。 第二十九条 学校应确保教育服务中不合格项的控制，编制形成文件的程序，规定不合格项的类别、不合格项的确认、不合格项的评审和不合格项的处置。应保持对不合格项控制的相关记录。 第三十条 学校应采取措施，消除教育服务中的不合格或潜在不合格的原因。编制形成文件的程序，实施纠正和预防措施。记录所采取措施的结果。利用质量方针、质量目标、审核结果、数据分析、纠正和预防措施以及管理评审，持续改进学校质量管理体系。 设计制作:smffp 三明市技工学校 建议使用IE5.5以上版本 分辩率800*600以上浏览本站