文件控制程序管理
1. 目的
对本公司文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制,确保各相关场所使用的文件均为有效版本。
2. 适用范围
本公司所有文件的控制。
3. 职责
3.1. 综合部负责质量环境手册、质量环境程序文件,以及其他公司级文件的编制、使用、更改;负责所有文件(包括外来文件)的标识、保管、发放、回收、作废等控制。
3.2. 各部门负责编制、保管、使用、更改相关职责范围内的作业文件、记录和其它管理文件。
3.3. 总经理、管理者代
表
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、主管副总分别负责质量环境手册、质量环境程序文件、及公司的技术文件和其它相关文件的批准。
4. 管理程序
4.1. 文件编制:
4.1.1. 根据质量环境
管理体系
怎么建立质量管理体系环保管理体系it运维服务管理体系质量体系程序文件项目安全生产管理体系
规定和各项质量活动的需要,相关责任部门(见附表1)负责组织职责范围内文件的编写工作。
4.1.2. 各部门根据实际工作的需要增编新文件,须填写《文件编制/更改审批表》,经总经理或管理者代表或主管副总批准,方可以组织文件的编写工作。
4.2. 文件审核、批准:
4.2.1. 文件(含附件)审核,包括文件格式审核和文件内容审核两部分。文件格式见ZHHK-ZH/ZD-003《文件格式的有关规定》。
4.2.2. 文件编写完成后,由编写人将文件交综合部,首先进行文件格式审核;待格式审核通过后,由综合部按照附表1的规定报相关审核人审核、或进行会签(会签部门不少于三个)。
4.2.3. 文件审核通过后,报相应的批准人批准。
4.3. 文件发放:
4.3.1. 本公司所有文件均通过综合部发放。
4.3.2. 文件发放前,首先由文件批准人确定文件发放范围,综合部负责登记《文件发放、回收记录》。
4.3.3. 文件发放时,须由领取人签字。
4.4. 文件保管:
4.4.1. 综合部保存并填写《受控文件
清单
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》。
4.4.2. 各文件使用部门应填写本部门《受控文件清单》,包括管理范围内所有正在使用的有效文件。
4.4.3. 借阅与质量环境管理体系有关的文件,应填写《文件/记录借阅、复制清单》,由综合部批准;综合部应督促借阅人按时归还借阅的文件。
4.4.4. 复制文件时须填写《文件/记录借阅、复制清单》,未经原文件批准人审批,不得擅自复制。
4.4.
5. 未经总经理批准,公司任何文件不得外借;经批准外借的文件,由综合部登记,并督促借阅人按时归还。
4.4.6. 文件应分类存放、妥善保管、标识清楚、便于查找。文件归档见ZHHK-ZH/ZD-005《文件、记录归档的有关规定》。
4.5. 文件使用:
4.5.1. 文件在使用前,须由文件使用部门组织对本部门全体员工进行宣贯,确保每位员工均能够准确了解文件的规定,必要时填写培训记录存档。
4.5.2. 各部门在使用文件过程中,发现问题应及时向综合部提出反馈。
4.5.3. 每年十二月份,综合部组织对现有质量环境管理体系文件进行检查和评审,确保相关场所使用的文件均为有效版本,并对不适宜的文件进行修改。
4.6. 文件更改、再次批准:
4.6.1. 文件需要更改时,由综合部填写《文件编制/更改审批表》,经管理者代表审核,总经理批准。
4.6.2. 文件更改按照原来文件的编制、审核、批准程序进行。文件更改人应负责将文件的更改、修订情况记录在“修改履历表”中。
4.6.3. 综合部应保存所有文件更改的记录。
4.6.4. 当公司内外部环境发生重大变化(如组织机构调整、重大质量事故发生、环境因素变更、法律法规变化等)或者管理评审要求时,由综合部组织集中修订,形成新的版本。
4.6.
5. 文件更改后须再次批准,程序同原审核、批准程序。
4.7. 文件回收与作废:
4.7.1. 文件作废时,综合部须及时回收,加盖“作废”章,并填写《文件发放、回收记录》,确保各部门所使用的文件有效,并处于受控状态。
4.7.2. 发放更改后的新文件时,综合部应同时回收更改前的旧文件,加盖“作废”印章,填写《文件发放、回收记录》。
4.7.3. 收回的作废文件应及时销毁。由综合部负责人在《文件/记录销毁清单》上签字批准,两个人以上执行,并在清单中签字确认。
4.7.4. 出于正当理由而需要保留的任何无效文件,须由综合部作“保留作废”标识,和现有文件分开保存,避免误用。
4.8. 文件的编号:
4.8.1. 质量环境手册:ZHHK-ZLHJSC/△△-××××,其中:
ZHHK—“中XXXXX”的汉语拼音缩写(下同);
ZLHJSC—质量环境手册的汉语拼音缩写;
△△—版号;
××××—年度号。
4.8.2. 质量环境程序文件:ZHHK-ZLHJCX-××,其中:
ZLHJCX—“质量环境程序”的汉语拼音缩写;
××—文件的顺序号。
4.8.3. 作业文件:ZHHK(-○○)-△△/□□-×××
○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写;
△△—“部门代码”的汉语拼音缩写;
□□—文件类别代码;
×××—文件的顺序号。
4.8.4. 记录:ZHHK(-○○-□□)-JL/△△-×××
○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写;
□□—“部门代码”的汉语拼音缩写;
JL—“记录”的汉语拼音缩写;
△△—相应质量环境程序文件的序号或QT(表示“其它”);
×××—记录的顺序号。
4.8.
5. 质量
计划
项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载
:ZHHK-ZLJH(-○○)-△△/□□-×××
ZLJH—“质量计划”的汉语拼音缩写;
○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写;
△△—“部门代码”的汉语拼音缩写;
□□—年度号;
×××—质量计划的顺序号。
4.8.6. 外来文件:ZHHK-WLWJ(-○○)-□□-×××
WLWJ—“外来文件”的汉语拼音缩写;
○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写;
□□—文件类别代码;
×××—外来文件的顺序号。
4.8.7. 部门代码:
JK-技术开发部;ZH-综合部;
XS-销售公司;SC-生产部;CW-财务部;
FP-发泡生产部GY-钴源辐照部JS-加速器辐照部;
CK-仓库SG-设备管理部
4.8.8. 文件类别:GC-规程类、ZD-制度类、QT-其它类。
4.9. 外来文件的控制:
4.9.1. 各部门负责将收集并得到确认的外来文件报综合部统一编号、登记。
4.9.2. 综合部负责填写《外来文件清单》,作标识,填写《外来文件处理专用表》,经识别后再发放到相关部门使用。
4.10. 电子版文件的控制:电子文件的管理按照ZHHK-ZH/ZD-004《电子文件的管理
细则
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》执行。
浙公网安备 33021202002483