文档管理和信息技术机构设置和人员的配备情况
工程文档包括文件、简报、讲话材料,各种资料、报表、刊物,以文字、符号、图形、声、像等形式。
(一)文档案管理机构职责
1.宣传和贯彻执行国家和上级主管部门有关文档工作的方针、政策和法律、法规。结合工作实际,制定文档工作各项规章
制度
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;拟定本工程文档实施
计划
项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载
。
2.对工程文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行监督和指导。
3.集中统一管理工程的各种门类和载体的档案资料。
4.对资料员等管理文档人员的工作进行监督和指导,并组织开展档案专业培训。
5.做好档案利用服务工作,编制档案检索工具,积极提供利用。
6.开发档案信息资源,编研参考资料,为工程建设服务。
7.做好工程文档统计工作,按规定报送上级部门。
8.按规定向建设局移交档案。
9.办理领导交办的其他有关档案业务工作。
(二)文档管理人员资格
纸质文件要注意防潮、防虫、防火等等。但在信息化的当代,文档很大一部分是以电子媒介方式存储的。因此文档保管人员必将具备优秀的信息素质,有能力应付来自互联网或者内部的数据入侵。做好保密工作。由于文档都有一定的保密年限(特殊情况下除外)或者遇到战乱、迁移、国家安全需要等。就不得不考虑文件的处理问题:纸质文件将在监管人员的监视下由内部人员用碎纸、焚烧或化学腐蚀
方法
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销毁。电子化文件则由专业的粉碎软件粉碎(国际一般通用美国CIA执行
标准
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)。使用的是完全不可逆的粉碎算法。或者在强磁强电压下使存储介质完全被格式化,达到销毁效果。
“收文办理”包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等七个程序。
本公司及项目部的文档管理人员将具备如下资格:
1、具有大专以上的文化程度。
2、具有多年档案管理基础知识和工作经验;
3、工作心细,品行端正,原则性强;
4、熟悉最新的档案管理相关法规,流程,认真负责,细致耐心,
5、熟悉电脑操作以及各种档案管理软件文字表达以及逻辑能力优秀。
6、定期接受文档管理专业培训。
(三)档案管理人员工作职责
1.认真贯彻执行文档工作的各项规章制度,掌握档案管理专业知识。熟悉工程文档的情况。
2.做好工程文件材料的收集、整理、归档工作,提高档案整理质量。
3.做好档案的收集、整理、鉴定、登记、统计等基础工作。
4.做好保护工作,维护档案的安全。
5.编制档案检索工作,迅速准确地提供利用。
6.做好档案信息化工作,提高档案科学管理水平。
7.遵守保密制度。不擅自扩大档案利用范围,不泄露档案机密。
(四)档案资料管理员安全岗位职责
1、严格执行《档案借阅制度》,文档内容一律不得外传。
2、文件、档案、资料由专人、专柜保管,离开档案室要随手关灯、关窗、关门,钥匙随身携带,安全意识强。
3、档案主要供本公司及工程项目部和上级主管部门等相关单位使用,如外单位需要查阅、利用档案资料,须经公司领导批准同意。经同意借阅的档案,必须由借阅人严格保管,防止遗失和泄密,阅后必须及时归还给档案保管员。
4、档案库房是保管档案的机要重地,非档案管理人员未经许可一律不得进入库房。
5、要定期或不定期的进行保密情况检查,如发现有泄密情况,要及时
报告
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有关部门和领导,积极采取有效措施。
6、在库房内不得存放易燃品和私人物品,严禁吸烟。做好通风、降湿、防火、防盗和卫生工作。
浙公网安备 33021202002483