集团或公司档案分类编号制度(互联网转)解读

集团或公司档案分类编号制度(互联网转)解读 集团/公司档案分类编号制度 互联网转 一、 总则 1. 为了更好地 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 公司的档案业务。提高管理水平～促进公司档案工作的整体建设～以便为公司的经营、管 理、决策和各项工作更好地服务～特制定本规定。 2. 本规定制定了集团公司统一的档案分类原则、方法、类目设置及其所含基本范围～适用于集团公司以及各 下属单位档案的分类整理、组织案卷、排架管理。 3. 集团公司档案分类的原则是以集团公司的全部档案为对象～依据集团公司的特点和主要职能,保持文件之间 的有机联系～便于科学的管理和提供利用。 4. 根据集团公司的特点和主要职能～共设置了十二个一级类目～即董事会及股东会类、法务及审计类、行政 管理类、经营管理类、销售类、产品研发生产类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、 电子档案类及注册证书及内部刊物类。 5. 档案的二级类目～按照集团公司的特点和主要职能进行设置。附表中设置的二级类目是档案分类的基本二 级类目～各部门、各公司可结合实际需要增设或减少二级类目。 二、 集团公司档案分类类目标识、归档范围及保管期限 1 1. 档案类目分类号一律采用阿拉伯数字统一编号标识。其表示为: 一级类目 二级类目 三级类目 代代代归 档 范 围 保管期限 名 称 名 称 名 称 号 号 号 长期 1. 董事会会议文件 1 董事会 董事会及股东长期—短期 2. 董事会的往来文件、信函 1 会类 1. 股东大会会议文件 2 股东大会 永久 长期 1. 判决书、调解书、裁定书、仲裁决定书等 长期 2. 诉状、答辩状、代理词等 法律事务相关长期 1 按案例设置 3. 证据材料 文件 长期 4. 授权委托书 长期 5. 重大法律事务的请示、报告 长期 1. 政府相关部门关于审计工作的指示、规定、办法、条例、通知等 审计管理 2 法务及审计类 1 长期—短期 2. 本公司关于审计工作的制度、意见、办法、通知 永久 1(本公司年度财务情况审计报告 长期—短期 2(本公司关于财经违纪的专 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 报告 2 审计管理 长期 3. 本公司领导任期主要经济指标审计材料 2 审计材料 长期 4. 本公司领导离任经济责任审计报告 长期 5. 下属单位年度经营审计材料 2 一级类目 二级类目 三级类目 代代代归 档 范 围 保管期限 名 称 名 称 名 称 号 号 号 1. 外来文件中属本公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通长期—短期 行政事务 报、函 1 永久—长期 2. 公司发文(本公司颁发的规章、制度、决定、条例、规定、办法、任免等) 长期 1. 购置、验收、调试文件 办公设备 长期 1 2. 使用维修文件 长期 3. 旧设备处理文件 长期 1. 购置、验收、调试阶段相关文件 长期 2. 使用维修阶段产生文件 生产设备 2 长期 3. 更新改造阶段文件 行政管理类 3 2 资产管理 长期 4. 旧设备处理文件 科研设备 长期 3 归档范围同生产设备 其它 如:本公司有关车辆管理的材料(采购过程、产权证、保险单、维修记录等) 长期 4 永久—长期 1. 关于固定资产申请调拨、报废、封存的请示、报告及批复:重要的 短期 (设备除外) 一般的 固定资产 5 短期 2. 固定资产登记表、清单等 至设备报废 3. 千元以上除设备以外固定资产的说明书、使用手册等配套材料 后勤管理 短期 3 1. 本公司有关办公用品的登记、申请、批示、情况统计等 长期 1. 企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等 长期 2. 公会议纪要 经营决策 1 经营管理类 4 短期 3. 各部门工作 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 及 周报，月报 3 一级类目 二级类目 三级类目 代代代归 档 范 围 保管期限 名 称 名 称 名 称 号 号 号 长期 1. 公司有关投资协议、章程 投资管理 长期 1 2. 股权变更、转让协议、中介机构的审计评估报告 投资管理 长期 2 3. 集团公司资产管理相关文件 长期 1. 项目可行性研究报告、 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 、协议等 项目管理 2 短期 2. 项目资料、介绍等 经营管理类 物资供应 长期—短期 1 1. 物资合同(订货、采购)、物资运输及到货台帐等。 4 长期 1. 存货管理文件材料。 短期 2. 验收入库文件。 物资管理 3 仓库保管 2 短期 3. 物资发放凭证。 短期 4 废旧物资回收、修理、利用方面形成的记录。 长期 1. 市场调查报告及调查所得材料等。 市场-销售-调长期 2. 市场预测方面的报告、计划、分析等 查报告等 长期 3. 产品销售计划及其编制依据材料 (按产品设置) 1 长期 4. 有关销售策略以及考核等文件材料 产品销售 1 长期 1(产品销售合同、协议的履约管理台帐、统计表 销售合同等 销售类 5 短期 2(产品销售及发运记录、台帐、统计表。 用户档案 长期 2 1. 用户资料(包括用户联系方式、资信、履约情况及往来重要信函等) (按用户设置) 长期 1. 售货确认书或有关销售的合同、协议/货物发票、运单、装箱单、提单、保险单 经营贸易 按项目设置 2 长期 2. 进出口贸易的各类单证 4 一级类目 二级类目 三级类目 归 档 范 围 保管期限 代代代号 名 称 名 称 名 称 号 号 1. 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等 15年 1 凭证 其中:涉及外事和入股的会计凭证 永久 1. 现金和银行存款日记帐 25年 2. 明细帐 15年 3. 总帐 15年 2 帐簿 固定资产报废 4. 固定资产台帐(卡片) 清理后保存5年 15年 5. 辅助帐册、备查薄 会计档案6 永久 6. 涉及外事和入股的帐册 类 3年 1. 月、季度会计报表(包括文字分析) 3 报表 永久 2. 年度会计报表(包括文字分析) 15年 1. 会计移交清单 永久 2. 会计档案保管清册 25年 3. 会计档案销毁清单 4 其它 5年 4. 银行余额调节表 5年 5. 银行对帐单 在职员工档案 1 永久 员工档案退休员工档案 参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行 2 7 永久 类 其它 3 永久 反映本公司主要职能活动的证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等 永久 证书 国家级 1 长期 实物档案短期 8 类 奖状 2 3 奖杯(牌) 其它 4 照片 反映本公司主要职能活动的照片 永久—长期 1 录音带 反映本公司主要职能活动的录音带 永久—长期 2 电子档案9 录像带 反映本公司主要职能活动的录像带 永久—长期 3 类 磁带 反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁带 永久—长期 4 5 磁盘 反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁盘 永久—长期 5 光盘 反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的光盘 永久—长期 6 其它 永久—长期 7 1(本公司、下属单位关于机构成立、合并、撤消、更改名称、启用印信、办公迁址等文件 注册信息 2(公司注册证书 及内部刊10 3(产品广告、样本、展销等宣传材料，内部刊物等 物 2. 档号的组成 本公司档案的档号由一级类号、二级类号、年份、点、短线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。类目之间以点分隔开～必须时可以增加三级类号。 3. 编号格式和示例 1,按年度划分～卷内由若干份文件组成。适用于1-5类和7类可增设三级类目。 例如: X • X •XXXX — XX / XX 1 • 1 • 2001 — 1 / 8 卷内流水号 卷内流水号 案卷流水号 案卷流水号 年份(用四位表示) 年份(用四位表示) 二级类目 二级类目(董事会) 一级类目 一级类目(决策类) 上例表示:本公司决策类中2001年董事会第1卷内第8份。 2,按年度划分～案卷为一不可分割的整体。适用于会计档案类。 例如: 6 X • X • XXXX — XX 11 • 1 •1996 — 62 案卷/实体流水号 案卷流水号 年份(用四位表示) 年份(用四位表示) 二级类目 二级类目(凭证) 一级类目 一级类目(会计档案类) 上例表示:本公司会计档案中1996年会计凭证的第62本。 3)按产品、课题、用户等划分～卷内由多分文件构成。适用于6类。 例如: X • X — XX / XX 6 • 5 • 3 •3 — 12 / 09 X • 卷内流水号 卷内流水号 案卷流水号 案卷流水号 阶段代号(正式生产阶段) 三级类目 产品代号 二级类目 二级类目(产品) 一级类目 一级类目(产品研发生产类) 上例表示:本公司产品类中第三个产品正式生产阶段第12卷内第9份。 4) 适用于实物档案类和注册证书类 5) 电子档案类 XX • X • X — XX X • X — X / XX 实物流水号 卷内流水号 所属类目号 案卷流水号 二级类目 二级类目 7 一级类目 一级类目 注:所属类目号可为0~10类。 注:14.2、14.3类无卷内流水号。14.1类卷内流水号为卷内照片流水号。 员工档安类的编号规定参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行。 6) 附:分类 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 一览表 8 分类方案一览表 1 董事会及 1 董事会及 股东大会类 2 股东大会 1法律事务 2 法务及审计类 2审计管理 1 行政事务 2 劳动人事 3 行政管理类 3 资产管理 4 后勤管理 1 经营决策 2 财务管理 4 经营管理类 3 投资管理 4 物资管理 1 产品销售 5 销售类 2 经营贸易 1 凭证 2 帐簿 8会计档案类 3 报表 4 其它 1 在职员工档案 9员工档案类 2 退休员工档案 3 其它 1 证书 1 证书 10实物档案类 2 奖状 3 奖杯、奖牌 4 其它 1 照片 2 录音带 3 录像带 4 磁带 11电子档案类 5 磁盘 6 光盘 7 其它 12 注册证书及内部刊物类 9 书中横卧着整个过去的灵魂——卡莱尔 10 人的影响短暂而微弱，书的影响则广泛而深远——普希金 人离开了书，如同离开空气一样不能生活——科洛廖夫 书不仅是生活，而且是现在、过去和未来文化生活的源泉 ——库法耶夫 书籍把我们引入最美好的社会，使我们认识各个时代的伟大智者———史美尔斯 书籍便是这种改造灵魂的工具。人类所需要的，是富有启发性的养料。而阅读，则正是这种养料———雨果