综合行政部岗位工作指引

综合行政部岗位工作指引 目录 一、 部门组织架构图„„„„„„„„„„„„„„„„„„ (P2) 二、 部门职责„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(P2) 三、 岗位工作指引„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ (P3) 3.1 行政部长„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ (P3) 3.2 行政主管„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ (P5) 3.3 品质主管„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(P7) 3.4 仓管员„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(P8) 3.5 档案管理员„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(P11) 3.6 人事文员„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(P14) 第1页，共16页 综合行政部部门职责及岗位工作指引 第一部分:部门组织架构图 部长 行政主管 品质主管 人事文员 仓管员 档案管理员 第二部分:部门职责 1. 认真贯彻关于物业管理的各项法规、政策，组织落实上级下达的有关任务。 2. 负责管理处人员招聘、离职手续办理等工作，确保管理处人员满足岗位要求。 3. 负责管理处行政文件的收、发工作， 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 保管管理处各类文件资料。 4. 负责管理处受控文件控制管理工作。 5. 监督审核管理处电脑网络权限及网络使用规范 6. 每月定期制作管理处人员工资表、提交管理处主任审批后发放。 7. 负责管理处物品采购，为管理处各部门物资供应提供保障;及时收集各部门对采 购物品的意见，跟进反馈供应商改进。 8. 负责管理处仓库管理工作，物资入库、出库规范有序，帐目清晰无误。 9. 组织管理处层面培训，负责监督管理处各部门培训工作的实施情况。 10. 每月定期制作管理处人事报表，提交管理处主任审核。 11. 负责管理处员工宿舍、食堂等后勤管理工作，为员工提供良好的生活环境。 12. 负责对管理处日常劳动纪律的监督和考核。 13. 完成管理处交办的其他工作任务，与其他部门保持良好的团结合作关系。 14. 以公司信誉为重，忠诚地为公司服务。 第2页，共16页 第三部分:综合行政部岗位工作指引 (一)行政部长 工作部门:综合行政部 岗位名称:行政部长 直属上级:管理处主任 责任区域:中信红树湾 岗位职责 考核要点与指标 精细化要求 1、主持综合行政部全面工作，1、部门各项工作正常开展，1、每星期至少一次对部门工组织本部门员工完成管理处完成部门指标 作监督考核。 下达的各项任务。 2、管理处各类行政文件、资2、审核各类文件、资料需符2、负责本部门质量指标(整料审核无误，合格率100% 合公司发文规定 改率100%)与年度指标(内3、管理处各项考核工作按时3、每月组织各相关领导对各部满意度80%)的达成。 完成，及时率100% 部门工作进行考核 3、负责对管理处各类行政文4、年度培训计划需按期完成，4、深入基层，了解各部门培书、资料的审核。 及时率100% 训需求，及所存在的问题，有4、协助管理处主任完善用人5、各项采购工作的审核是否针对性的做出培训计划 制度与考核制度，完成管理处符合公司采购规定，合格率5、采购审批需了解所申请采层面的月检工作。 100% 购的物品是否有必要，并了解5、负责落实管理处年度培训6、了解行业动态，与行业协管理处仓库是否有库存，再作计划的实施和人员考核工作。 通知，及时汇报上级，及时率审核。涉及固定资产申购，需6、负责管理处固定资产和低100% 做报告评审后，报总经理审值易耗品等物资的采购审批7、各部门员工沟通顺畅、熟批。 和行政费用的控制。 悉流程 6、每天收集相关行业动态及7、协调与相关政府部门的关8、及时上交管理处周报、月各物协相关通知。 系。 计划、月总结，及时率100% 7、每月到各部门了解员工工8、对管理处各部门进行内部9、各部门人员结构合理，及作动态，提供员工舒心，安心沟通及协调，使工作更流畅。 时招聘所需岗位，合格率的工作环境。 9、不定期与员工谈心，了解100% 8、收集各部门管理报告及计员工思想动态，以改进管理处10、国土资源房产局物业管理划，于每周一上交主任 工作。 统计报表报送时间及时，合格9、根据各部门各时期工作需10、完成上级交办的其它任率100% 求，对人员编制进行调整，拓务。 11、管理处各项活动、会议、展招聘渠道，完成对缺编岗位 上下班，出勤率100% 的招聘 12、员工满意率达90% 13、客户对本部门满意率达 95% 行政部长岗位工作事项明细表 工作事项 工作细化 考核要点/工作成果 每周考核监督部门各项工作考核监督部门各项工作 《考核检查表》 及指标的完成 接到采购申请，需先了解采购《申购单》 审核各项采购申请及工资表，的必要性，然后确认仓库是否《工资表》 各类福利发放 存货。各类工资、福利表发放各类福利发放明细表 无误。 第3页，共16页 接到各类报告及计划时，需了 解事实原因，并按内容做好相审核各类公文 通知、报告、申请 关调查，提出相关意见，再做 审核 1、审核时需详细检查通知内 容是否有错，或描述不清，是 审核管理处内外通知及外来否符合公司发文规定 《文件处理单》 文件的处理 2、在收到外单位文件后，需 在5分钟内填写文件处理单， 报上级审批发布 1、人员入职审核时需查看其 学历证书、身份证原件、体检 表等相关材料，并抽样调查员《入职申请表》 工前任公司的评价及事实取 证; 审核员工入、离职、转正、辞2、人员离职时需了解其离职《辞职申请表》 退、调岗手续 原因，并按劳动法为其办理离《辞退申请表》 职手续; 3、人员转正:需了解督导人 对其评价，并抽样调查其在员《人员试用表》 工心目中的印象，再做审核。 每月深入到员工宿舍，工作地 了解员工动态，工作氛围 点，每季度举办员工座谈会，员工思想动态 了解员工的需求，思想动态 每月最后一个星期组织安排 负责组织管理处月考核制度 各相关领导对管理处进行考《考核检查表》 核 每周一前需汇总各部门周报，管理处周报 负责管理处周报、月计划、月上缴主任。每月4号需汇总各管理处月计划 总结 部门月计划、月总结上缴主任 管理月总结 了解物业行业相关荣誉申报申报计划 负责管理处各项荣誉申报 流程，做出申报计划及申报准 备工作 每月至少一次参加其他部门 参加各部门会议 相关会议，了解员工需求及建员工需求及建议 议 熟悉管家服务 熟知管家服务项目与价目 管家服务项目与价目 第4页，共16页 (二)行政主管 工作部门:综合行政部 岗位名称:行政主管 直属上级:行政部长 责任区域:中信红树湾 岗位职责 考核要点与指标 精细化要求 1、负责管理处证书、营业执1、 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 、证书是否过期，合1、每月检查各类合同、证书照的年审，合同的跟踪处理。 格率100% 的状况 2、负责对供应商进行管理、2、供应商是否符合公司规定，2、采购时需核对所有领导签监督。 合格率100% 名，如采购物品非管理处合格3、负责管理处物品的采购工3、物品采购是否符合公司规供应商所经营范围，需做好市作。 定，合格率100% 场调查，再做汇报，购买。 4、对员工宿舍、饭堂、员工4、员工宿舍的卫生状况，物3、熟悉小区基本概况及分管工作纪律、用水电等情况进行资配备达标，合格率100% 人员的各项工作 周检与跟踪。 5、员工食堂的卫生状况，饭4、休息前后要以书面方式跟5、负责管理处层面培训计划菜质量，食堂工作人员的健康相应部门人员做好事项及物的编制、实施与监督工作。 状况达标，合格率100% 品的交接工作，保持整体工作6、负责新员工入职的岗前培6、人事档案健全，有序，合的连贯性。 训工作。 格率100% 5、在小区遇到业主(同事)7、按公司制度办理各项人事7、保持办公环境符合“5S”到三米距离时要主动微笑点手续。建立、完善管理处人事 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 合格率100%。 头问好。 档案，认真做好人员流动状况8、国土资源房产局物业管理6、认真贯彻“首问责任制”。 人事月报。 统计报表报送时间及时 7、积极参加公司、管理处组8、负责管理处立户相关工作 9、采购物品价格与市场价格织的各类培训、会议及活动。 偏离值在5%以内 8、熟悉公司内部考核制度及 10、管理处各项活动、会议、九千文件。 上下班，出勤率100% 9、对于公司的内部机密及相 11、员工对其岗位负责事项满关事宜要严格保密。同时，不 意率达90% 得泄露业户资料及隐私。保持 12、客户对本部门满意率达良好的职业操守。 95% 行政行政主管岗位工作事项明细表 工作事项 工作细化 考核要点/工作成果 每年一月份编制管理处年度《中信红树湾管理 编制培训计划 培训计划 处证书、合同一览表》 按照管理处采购计划，对所需负责管理物品采购 物品采购计划 用品进行采购 每周至少检查宿舍一次:需检 查员工住宿条件、卫生条件、 物资配备情况等。每周至少检后勤管理考核 《员工食堂检查表》 查食堂三次:需检查食堂卫生 条件、饭菜质量、每名员工每 餐饭菜数量等 第5页，共16页 每季度至少一次对供应商物《合格供方名册》、《供方评价 供应商管理 品价格及质量进行调查，每年表》、《供方服务 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 》、《供方 年末一次对供应商进行评审 业绩评定表》 每月组织两次对新员工进行新员工入职培训 《宿舍检查表》 入职培训 每月20号前将申请居住证的负责员工居住证的办理 员工居住证 员工统一送缴沙河派出所 每月20日前到社保局办理新社保卡制作 入职员工社保卡制作手续 负责员工社保卡办理 每月27日到社保局打印管理社保明细表 处员工当月社保明细表 及时掌握员工动态，了解各部 门人员缺编情况，按照部门《用人申请表》 《用人申请表》安排对外招招聘计划 招聘工作 聘。 拓展招聘渠道，定期调查了解 工资水平 各岗位工资水平。 每季度隔月10号前及每年1 填报国土资源房产局物业管月10号前需完成国土资源房物业管理统计报 理统计报表 产局物业管理统计报表的填 报工作 熟知管家服务项目与价目 熟悉管家服务 管家服务 每月至少一次了解相关物品 市场价格，及时与相应供货商采购管理 物品价格 调整价格，保证所采购物品价 格与市场价格基本一致 每年六月份对员工进行《员工员工满意率调查 员工满意率达90%以上 满意度调查》 每月21日协助财务部到供电办理电费增值税票手续 电费增值税票 局办理电费增值税票手续 每月24日协助财务部到水务办理水费增值税票手续 水费增值税 局办理水费增值税票手续 第6页，共16页 (三)品质主管 工作部门:综合行政部 岗位名称:品质主管 直属上级:行政部长 责任区域:中信红树湾 岗位职责 考核要点与指标 精细化要求 1、负责管理处员工日常工作1、管理处员工考核监督1、熟悉小区基本概况及分管人员的绩效考核工作 频次每月至少一次，监督的各项工作 2、负责管理处外包单位的日频次合格率100% 2、休息前后要以书面方式跟相应常考核及监督 2、对部门员工的考核监部门人员做好事项及物品的交接3、负责管理处员工考勤监督 督频次每周至少一次，监工作，保持整体工作的连贯性。 4、负责管理处九千文件的制督频次合格率100% 3、在小区遇到业主(同事)到三定及持续改进。 3、管理处外包单位考核米距离时要主动微笑点头问好。 5、负责管理处九千文件内部监督，每天至少一次，监4、认真贯彻“首问责任制”。 评审工作 督频次合格率至少100% 5、积极参加公司、管理处组织的6、负责对管理处员工九千文4、对员工考勤监督的频各类培训、会议及活动。 件的培训 次每星期至少两次,监督6、熟悉公司内部考核制度及九千7、负责对部门工作的考核监频次合格率100% 文件。 督 5、管理处各项活动、会7、熟悉管理处外包单位合同，清8、负责监督管理处仓库、档议、上下班，出勤率100% 晰对其考核标准 案室的运作 6、员工对其岗位负责事8、对于公司的内部机密及相关事 项满意率达90% 宜要严格保密。同时，不得泄露 业户资料及隐私。保持良好的职 业操守。 行政绩效考核主管岗位工作事项明细表 工作事项 工作细化 考核要点/工作成果 参与管理处月检，对相关职能 管理处管理工作考核 部门进行考核监督，发现问题管理处月检 立即整改 内部管理考核 每周对部门人员进行周检 《考核检查表》 每季度对员工进行一次九千管理处九千文件的培训工作 九千文件培训 文件培训 每天至少一次对小区所有清 洁、绿化、消杀外包单位工作管理处外包单位监督管理 清洁、绿化、消杀监督 进行考核监督，发现一项违 规，需立即做出考核处理 熟悉管家服务 熟知管家服务项目与价目 管家服务项目与价目 每天检查管理处各类公文发 管理处各类公文发布监督 布是否符合要求，是否加盖公各类公文发布 章，贴放通知位置是否正确 每周三到各大堂检查业主意监督业主意见箱 业主意见箱 见箱业主投诉\建议情况 每星期至少两次在上班时间 员工考勤管理 提前5分钟到各部门对员工员工考勤 考勤表进行检查 第7页，共16页 (四)仓管员 工作部门:综合行政部 岗位名称:仓管员 直属上级:行政主管 责任区域:中信红树湾 岗位职责 考核要点与指标 精细化要求 1、 仓库备货存量合理，不1、按仓库管理作业规程管理三浪费，不影响日常工作个仓库。 需求，存量合格率100% 1、熟悉小区基本概况及分管2、各类采购物品入仓库时进行2、 仓库物品有序堆放，标人员的各项工作 清点、验收、做好《入库单》。 识清楚，合格率100% 2、休息前后要以书面方式跟3、物品出库时要求各部门按规3、 进仓物品质量合格率相应部门人员做好事项及物定填好《领料单》。 98% 品的交接工作，保持整体工作4、根据《入库单》与《领料单》4、 仓库矿泉水库存量需满的连贯性。 做好《进销存账》。 足使用需求，合格率3、在小区遇到业主(同事)5、根据不同物料出入情况每月100% 到三米距离时要主动微笑点汇总制作《材料库存月报表》。 5、 出库物品需以旧换新，头问好。 6、对需有一定库存的物品余货办理出库过程迅速，合4、认真贯彻“首问责任制”。 不足时，作出采购计划。 格率100% 5、积极参加公司、管理处组7、对各类物品分类、编号管 6、 物品进销存是否及时录织的各类培训、会议及活动。 理，需用时能快速找出。对有 入仓库管理软件，账物6、熟悉公司内部考核制度及特殊存放要求的物品要特殊 相符，合格率100% 九千文件。 存放。 7、 历史依据有序归档，便7、熟悉仓库管理处软件操作8、每月检查各部门因工作配置于查找，合格率100% 流程 列个人名下的工具使用情况，8、 仓库整洁，卫生干净，8、对于公司的内部机密及相每月对固定资产盘点一次。 合格率100% 关事宜要严格保密。同时，不9、拒绝任何人以口头或电话形9、 管理处各项活动、会议、得泄露业户资料及隐私。保持式从仓库提走物品。 上下班，出勤率100% 良好的职业操守。 10、对不合格产品有权拒绝接10、员工对其岗位负责事项收或提出调换。 满意率达90% 仓管员岗位工作事项明细表 工作事项 工作细化 考核要点/工作成果 对所有采购物品进仓前做质 量、数量检查，价格核对，并办理物品入库 录入到管家婆软件，再打印出物品进仓完好率98% 入库单一式两联，一份做报帐 之用，一份归档。 物品出库按先进先出、以旧换 新的原则，对各部门签发的领 料单，如仓库有货，需在五分 钟内办理出库，并按领料单填《领料单》 办理物品出库 写录入管家婆软件，打印一份《出库单》 领料单附在手写领料后面。废 旧物品整理分类堆放，一季度 清理一次。 第8页，共16页 维修仓库:仓库存放区域分成电器配件、五金配件、水暖类、电子四大类，然后看物品属于哪一大类，再将物品分类按规 对各类物品按仓库分类统一格、型号有序摆好并做好物料仓库监管及分类 贴上标签。 标识卡，以便查找;办公用品仓库:因仓库小、潮湿等原因主要分易耗品、固定品两大类，分别装在大的纸箱内，并做上标识。 每周一次对保安部员工服装进行检查，衣物不得有发霉、发臭等现象，要求离职人员服 秩序维护部服装仓库的监督 装必须清洗干净，并按冬装、仓库监管 夏装、内保服、外保服之分，分类统一挂好或折叠整齐放于货架 每月5号前将上月仓库的入《入库单》《领料单》《库存盘仓库资料的整理 库单、领料单、库存盘点表按点表》 时间先后顺序整理入册 每月10号前现场检查各部门对固定资产进行盘点，更新使的固定资产，如有人辞职及时《固定资产使用人登记表》 用人。 更新登记 检查各部门人员所配备的工每月15号前汇总各部门每月具，电脑等办公用品使用情《办公设备/用具签收记录办公用品的使用情况交一份况。 表》 到行政部归档 每月20日按部门需求，在节 月办公物品申购 约的原则下编制部门办公用《部门办公用品计划表》 品采购计划表 每月30、31号在部门领导的组织下对仓库进行盘点，确认对仓库进行盘点。 账物相符。并于隔月一号打印《库存盘点表》 一份一式两联的库存盘点表，一份交财务，一份归档 每天检查一次要求清洁工人三栋公共卫生间进行检查，保随时保持地面干净，厕所内的卫生间达标 证卫生条件达标。 垃圾及时清理无明显异味。 在新员工入职手续齐全之后，为其选配工作服，并做好登记。如无合适服装，需及时通《员工物资权属档案》 员工工作服管理 知部门采购新服装。对于离职《报废申请表》 员工服装必须要求清洗干净后对照服装档案记录回收签 第9页，共16页 字。每半年对破旧服装作报废 处理。 仓库日存水量在五十桶以上， 保证客服中心、办公室、客户 的使用需求。收回的现金及时送水特约服务 上缴财务并让负责人签字，每送水业务 一季度与供货商进行一次清 算;每一季度与财务核算盈利 情况 每月盘点后，如仓库日常物品仓库备货 缺乏，需制定仓库备货计划，《仓库备货计划表》 并作采购 熟悉管家服务 熟知管家服务项目与价目 管家服务项目与价目 每季度编制管理处物品采购对管理处物品采购价格进行价格比对表，了解各类物品采采购价格比对表 比对 购价格是否符合市场行情。 第10页，共16页 (五)档案管理员 工作部门:综合行政部 岗位名称:档案管理员 直属上级:行政主管 责任区域:中信红树湾 岗位职责 考核要点与指标 精细化要求 1、管理处每月办公用品的及1、办公用品使用得当，不浪1、熟悉小区基本概况及及本时采购及办公耗材的控制。 费，合格率100% 职工作内容。 2、会议和活动通知及各种文2、会议纪要清晰，文件传送2、来访客户需起身接待，并件传送、传阅、会签与归档。 及时率100% 做相关指引，如本职范围内无3、负责住宿员工花名册整理。 3、档案室整洁，档案整齐，法满足客户的需求，需上报主4、管理档案室(5S、每月15记录完整，各级目录清晰。合管，由主管做相应处理，妥善日前各部门工作记录催交并格率100% 解决。 存档等)。 4、搜集材料，及时投稿，及3、保持会议室整洁，椅子摆5、管理处会议的记录、整理时率100% 放整齐划一，会议前需备好相与跟踪。 5、住宿员工花名册资料更新关设备以及茶水。 6、部门会议纪要的记录与跟及时率100% 4、接到管理处相关通知，应踪。 6、员工培训资料归档及时，第一时间让部门人员传阅，并7、管理处培训工作安排并做完整，合格率100% 贴于部门信息栏，在通知内容好培训纪要。 7、员工通讯录及时更新，及完成后需及时取下并存档。 8、协助仓管员工作，仓管员时率100% 5、休息前后要以书面方式跟休息时的顶班工作。 8、管理处各项活动、会议、部门相应人员做好事项及物 上下班，出勤率100% 品的交接工作，保持工作顺 9、员工对其岗位负责事项满畅。 意率达90% 6、审核相关资料时需认真仔 10、每月5号前至少撰写稿件细，如发现错漏，应及时登记 一篇，合格率100%。 并汇报上级，提醒相关部门整 改。 7、每月十五号前需提醒相关 部门及时将需加入公司内部 集群网的员工名单上报，并上 交移动公司处理。 8、在小区遇到业主(同事) 到三米距离时要主动微笑点 头问好。 9、认真贯彻“首问责任制”。 10、积极参加公司、管理处组 织的各类培训、会议及活动， 不迟到、不早退，做好相关记 录。 11、对于公司的内部机密及相 关事宜要严格保密。同时，不 得泄露业户资料及隐私。保持 良好的职业操守。 第11页，共16页 档案管理员岗位工作事项明细表 工作事项 工作细化 考核要点/工作成果 入库:每月10号前需汇总各部门 上个月所产生的表格资料，整理 装订移交资料室。 审核:每月10-20日，对各部门《档案室管理规定》 所移交的资料表格进行审查核《质量记录总目录》 对，若有填写不规范或资料不完《档案室档案分类一级目整，退回给部门资料员，并作为 录》 考核的一项内容进行加减扣分。 档室管理 归档:审核完成后将各部门资 《档案室档案分类二级目 料按照部门—年—月—季度 录》 等分类方法进行分类置入相 《档案室档案明细目录》 应文件夹，于每季度进行整 理归档。并更新档案明细表 《档案室作废文件登记 借出:借档人需在借出文件签收本》 表里签收 《档案室档案借用登记 销毁:每一季度整理归档时， 本》 将要超出保存期限以内的资 料进行登记，每半年清查一 次，并上报销毁处理。 负责员工招调工手续网上申在接到管理处招调工需求时，在招调工网上申请 请的办理 一小时内完成网上相关手续申请 负责员工通讯录的及时更新每月5号更新管理处员工通讯录 《管理处员工通讯录》 及发放 每月6号更新管理处住宿员工花负责记录住宿员工花名册 《住宿员工花名册》 名册 在接到通知，各类文件发放的通 负责管理处通知，各类文件的知后，二十分钟内完成发放任务，《文件签收表》 发放 并要求收件人文件通知签收表上 签收 督促部门办公环境整洁，保持办负责办公环境达到5S标准 办公环境整洁 公环境及会议室的整洁 及时了解各部门标识系统的需负责管理处各类标识系统的求，对管理处各类标识系统汇总，标识系统汇总表 建立 及时更换 按管理处领导精神，撰写通知、 负责办公室各类文案制作 策划书等 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 。收发传真，及时《文件签收表》 上交相交收件人。 每天早9时到客服中心拿报纸并负责办公室报纸发放 报纸发放 发放到各部门领导 每月15号之前本月所申办短号负责员工手机短号办理 员工短号申请 登记表上报于移动公司负责人， 第12页，共16页 并将申办名单汇总到各部门汇总 表内。 每半月检查一次保安部登记的值 班巡逻登记表。每月15号根据保《值班巡逻登记表》 安部、客服部提供资料分别填写《会议活动记录本》 负责安全文明小区资料整理 会议活动记录本和居民来访登记《居民来访登记表》 表。每三个月根据客服部提供的《小区基本情况活动态管 数据对小区基本情况活动态管理理一览》 一览表。 每月30号负责安排管理处和部《管理处值班表》 负责周末、节假日值班安排表 门值班表。 《部门值班表》 在接到管理处员工办理居住证申 负责员工居住证的网上申请 请后，需在半小时内登陆网站，居住证网上申请 向政府部门申请 汇总管理处各类公共信息、网上负责汇总管理处各类公共信申请系统用户名及密码，并做好各类公共信息汇总表 息管理 及时更新 每周一早9点，在会议室召开管 理处会议，需于9点前做好会议 准备及会议记录，整理后发至主 任邮箱，管理处主任审批完毕后负责管理处会议记录 会议纪要 发至公共邮箱由各部门负责人下 载。每周末需跟踪各项事务负责 人事件处理情况，并做好反馈记 录 熟悉管家服务 熟知管家服务项目与价目 管家服务项目与价目 每月5号前至少需撰写一篇稿件撰写稿件并收集部门各员工上交，及时搜集部门员工相关题稿件 稿件 材，发动部门员工积极投稿 在收到外来的文件后，填写文件文件处理表 负责外来文件的接收，归档 处理表，上报相关领导。及时归外来文件明细表 档，更新外来文件明细表 第13页，共16页 (六)人事文员 工作部门:综合行政部 岗位名称:人事文员 直属上级:行政主管 责任区域:中信红树湾 岗位职责 考核要点与指标 精细化要求 1、 负责员工入、离职手续的1、熟悉小区基本概况及分 办理 1、员工入、离职手续是否齐全，合管人员的各项工作 2、 建立健全的员工信息资格率100% 2、来访客户需起身接待， 料及各类人事资料，及时2、员工信息资料完整，有序，合格并做相关指引，如本职范 更新维护 率100% 围内无法满足客户的需3、 负责员工人事档案的整3、人事档案完整，管理有序，合格求，需上报主管，由主管 理、保管，并按部门分类率100% 做相应处理，妥善解决。 存放。 4、每月按时编制员工工资表做好伙3、休息前后要以书面方式4、 负责编制公司每月的工食费统计，及时率100% 跟相应部门人员做好事项 资报表。 5、员工社会保险手续办理及时，按及物品的交接工作，保持5、 负责办理员工的社会保时网上提交社保申报，及时率100% 整体工作的连贯性。 险手续 6、员工劳动合同规范，无过期或漏4、在小区遇到业主(同事)6、 负责员工劳动合同的签签现象，合格率100% 到三米距离时要主动微笑 订及保管工作。 7、公章使用手续齐全，合格率100% 点头问好。 7、 负责公章的保管及严格8、公司合同、证书等文件保存良好，5、认真贯彻“首问责任 把控，保管公司合同、证无过期现象，合格率100% 制”。 书等重要文件 9、按时完成员工伙食费统计，合格6、积极参加公司、管理处8、 负责公司合同文件的评率100% 组织的各类培训、会议及 审和保管工作。 10、按时完成员工过节费、年终慰活动。 9、 负责每月员工伙食费的问金的编制及核算，合格率100% 7、熟悉公司内部考核制度 统计。 11、管理处各项活动、会议、上下及九千文件。 10、负责过节费、年终慰问班，出勤率100% 8、熟悉思源人事管理软件 金的编制及核算。 12、员工对其岗位负责事项满意率操作流程 达90% 9、对于公司的内部机密及 13、办理员工入、离职手续齐全，相关事宜要严格保密。同 及时，合格率100% 时，不得泄露业户资料及 14、员工劳动合同签约率100% 隐私。保持良好的职业操 守。 人事文员岗位工作事项明细表 工作事项 工作细化 考核要点/工作成果 收到审批完的入职申请表及入职材料(身 份证复印件、学历证复印件、近期体检报《入职申请表》 办理员工入职手续 告、农行账号、相片)后，为其提供工牌，思源软件人事管理软件 将其资料录入电脑，并将所交材料归档。 收到审批完的辞职申请表或辞退通知书《辞职申请表》 后，检查交接手续齐全后，为办理工资结《辞退通知书》 办理员工离职手续 算，根据其考勤情况填写离职人员工资结《离职人员工资结算单》 算单，送财务部审核，并将所交材料归档，《考勤表》 并在人事软件做相应调整 第14页，共16页 包括转正、晋升、调岗、降职、提薪等手负责公司人事异动工作 续的办理。员工如有上述人事异动情况，《员工动态报告书》 都须填写员工动态报告书送相关领导审 批。并将资料归档。 负责建立、健全员工信息将员工各类信息及时更新输入思源人事资料及各类人事资料，并思源人事管理软件 管理软件 及时更新维护 每季度的第三个月的26号之前须登录深负责填报政府部门相关圳市南山区统计局填报劳动报表及年报《南山区劳动报表》 要求报表及公司每月的表。每月的4号之前须完成管理处的人事《人事报表》 人事报表 报表。 每个员工的人事档案必须按入职时间的负责员工人事档案的管先后做好标记，按序分部门存放，方便查人事档案 理、保管、分类存放 找、调阅。 每月1号须收集各部门的考勤表、请假条 和考核检查表，然后根据员工实际的出勤负责编制公司每月的工天数、人事异动情况、考核检查情况在六《工资表》 资报表及工资条 号前编制出工资表。待工资到账之后须编 制工资条并发放给每位员工。 每月的19号之前须登录深圳市社会保险办理员工的社会保险申基金管理局网站的社保网上申报系统办深圳市社会保险基金管理 请手续，包括停交、新增、理新员工的社保调入、离职员工的停交处局网站的社保网上申报系 修改、制卡、退保等。 理、转正员工的档案修改以及制卡人员的统 卡号申请等手续。 员工入职后的一个月内须准备好劳动合 同一式两份，把用人单位信息、合同期限、 工作内容和工作地点、劳动报酬、社会保负责员工劳动合同的签险和福利待遇以及双方认为需要约定的劳动合同 订及保管工作。 其他事项等内容填写清楚后，经单位主要 负责人和员工双方签字盖章之后收回其 中一本劳动合同留档。 负责百利行公司公章及使用公章必须填写公章使用登记表，使用红树湾管理处公章的保公司公章须经公司总经理审批，使用管理《公章使用登记表》 管 处章须经管理处主任审批 公司的资质证书、以及公司和红树湾管理 处的营业执照、组织机构代码证、国税的负责公司重要文件的保税务登记证、地税的税务登记证等证照的各类证书、重要文件 管工作 保管、借阅工作。每年的4月份前须登录 深圳市工商行政管理局网站办理企业营 业执照的年检手续。 经评审完后签订的合同须建立台账，把合负责公司的合同文件的《中信红树湾管理处合同同签订的时间、合同名称、合同有效期、评审和保管工作 台账》 签约方、合同造价等信息填写清楚。 第15页，共16页 每月的7号之前须完成所有员工伙食费 的统计，主要分为公司本部及外派、西乡、负责每月员工伙食费的红树湾管理处三部分，统计完经各相关领《伙食费用明细》 统计 导审批之后通知饭堂负责人到财务部领 取当月的伙食费。 按照管理处各部门用人申请表向公司签负责发布招聘信息 招聘发布 约网站发布招聘通知 熟悉管家服务 熟知管家服务项目与价目 管家服务项目与价目 每年度的元旦、五一、国庆、中秋、春节 五个节日之前一天，须根据在职人员的实过节费明细表 负责过节费、年终双薪、际人数编制过节费。每年的最后一个月须工资明细表 奖金的编制及核算。 计算出每位员工本年度的月平均工资，然各项福利明细表 后再根据月平均工资编制年终双薪和慰 问金。 第16页，共16页