计划合约部档案管理实施细则

计划合约部档案管理实施细则 则 第一章 总 第一条 为了建立健全公司档案工作～使之更好地为公司发展服务～根据国家有关档案法规和公司的档案 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 ～结合本部门的实际情况特制定本办法。 本办法所指档案～是指部门在经营和管理工作中形成的第二条 各种有价值的文件、记录、 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 、签证等不同形式或载体的历史记录。 第三条 档案的管理原则 ,一,统一领导、分级管理～确保各类档案的完整、准确、安全～便于有效地利用。 ,二,档案管理遵照沣东地产工程档案管理制度执行。 ,三,手工档案和电脑档案同时并存。 第二章 档案管理职责 第四条 针对计划合约部的档案工作进行统一管理。其主要职责是: ,一,贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策, ,二,建立部门档案管理的规章制度, ,三,负责本部门各类文件的收集、整理、立卷、归档、保管与利用等工作。 ,四,严格执行保密制度～做好档案密级划分和守密工作, ,五,负责档案的开发和利用工作～为公司各项工作服务, ,六,公司领导交办的其他有关档案工作, 3 第三章 档案的整理方法及归档要求 第五条 归档文件材料应符合以下基本要求: ,一,以公司名义制发的一般性文件存正本和定稿～重要性文件存正本、定稿和草稿三种文本。 ,二,以中心,部门,名义制发的文件存正本和定稿两种文本。 ,三,文件附件要完整。 ,四,请示与批复要完整～如果是电话批复或口头批复～应存电话记录或由经办人员另附说明～并请批复领导签字。 ,五,转发文件应附原件。 ,六,凡归档文件无论是收文、发文或无文号文件都应存正件～一般不得用传真件和复印件代替。 ,七,对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件,热敏纸传真件,以及破损文件～应复制后归档。 ,八,归档文件不得使用废纸或单页废的纸张。对归档文件中不规范的用纸～须退回。对个别无法重印或复印的～要作相应的文字说明。 ,九,纸张大小采用国际 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 A4型。 ,十,纸质档案和电子档案同时并存。 第四章 档案的移交与管理 第六条 各经办工程师在每件工作结束后应及时把相关文件材料完整的移交至部门内勤处。在移交档案时～应办理交接手续～填写记录表格《档案移交,接收,登记簿》,附件1,～经核对无误后～应由双方经办人签字。 4 第七条 本部门日常工作中生成的未达到移交条件的文件～由各专业工程师自行采用档案盒、文件夹等妥善保管。 第八条 档案形成后由部门内勤员负责整理、立卷、编制档案保管清单。档案在办结后按公司档案管理办法移交公司综合部统一存档管理。 档案的借阅利用 第五章 第九条 本公司人员因工作需要查调档案时～必须办理借阅登记手续～填写《档案,资料,利用登记表》,附件2,～并及时归还。 第十条 涉密文件的借阅或携出应按公司保密管理制度的有关规定执行。 第十一条 借阅人员对所借档案负有安全保密、妥善保管的责任。不得在档案上涂改～不得随意抽取～不得自行转借。 第十二条 外单位人员借用本公司档案时～必须持有单位介绍信～经公司领导批准后～可在档案室查阅～一般不准借出。 第十三条 借出档案时～必须严格履行登记手续～归还时注意检查并注销。 第十四条 档案资料复制～应按照公司保密管理规定做好登记。 第六章 档案的统计 第十五条 建立健全档案统计台帐,附件3,。 第十六条 计划合约部收、发文登记表,附件4,。 第十七条 计划合约部资料清单,附件5, 5 附件1: 档案移交,接收,登记簿 计划合约部 项目合同、标书、文件档案移交登记表,收文, 序原件/复编号 名称 移交日期 份数 移交人 经办人 备注 号 印件 6 附件2:档案,资料,使用登记簿 使用形式 使序使用部卷内经办归还审批人(密级名称 使用日期 用复号 门 件数 人 日期 文件) 借阅 查阅 咨询 人 制 7 附件3:档案统计记录表 正本/文件阶招标项目文件数副本/原项目档案案卷储存归档文件电子序号 类别 归属类型 编制段 名称 名称 量 件/复印名称 内容 编号 位置 日期 日期 文档 单位 件 8 附件4:计划合约部收、发文登记表 计划合约部收文登记表 序日期 名称 文号 来件部门 归档位置 签收人 备注 号 计划合约部发文登记表 序日期 名称 文号 签收部门 签收人 经办人 备注 号 9 附件5:计划合约部资料清单 计划合约部资料清单 施工合同 招投标代理委托合同 监理合同 合同会签审批流程表 勘察合同 电子资料 合同资料 造价咨询委托合同会签审批单 合同 合同管理台帐 投标文件密封投标文件(商投标人授权招标文件 情况检验记录务、技术) 委托书 招投表 招标文件领评标专家 意见 文理分科指导河道管理范围浙江建筑工程概算定额教材专家评审意见党员教师互相批评意见 招标公告 唱标报告 标 取登记表 表 专家抽取登记开标大会议评委打分表 打分汇总表 表 程 答疑纪要审批招投标资会议纪要 评标报告 定标函 会签单 投标文件递交料 身份确认表 中标通知书 中标公示 登记表 投标人委托履约保证金 专家抽取单 开标大会议程 书 招标项目审批入围单位审工程量清招标图纸 流程 批流程 单、拦标价 招标文件审批投标人资格 答疑文件 电子资料 单 审查表 材料设备采购合同、合同会签审批单、电子资料 合同资料 投标文件密封投标文件(商投标人授权招标文件 情况检验记录务、技术) 委托书 表 招标文件领评标专家意见招标公告 唱标报告 取登记表 表 采购 招投标资 专家抽取登记开标大会议评委打分表 打分汇总表 表 程 料 答疑纪要审批会议纪要 评标报告 定标函 会签单 投标文件递交身份确认表 中标通知书 中标公示 登记表 10 招标项目审批入围单位审电子资料 比质比价单 流程 批流程 认质认价申 供货验收单 验货单 报单、确认认质认价单 采购管理 单 货款支付台文件 材料供应台帐 帐 零星 合同 原始地貌记录施工图预算进度计划报项目形象进度工程签证单 表 资料 审表 表 造价月度进度款月季度产值统年度工程产工程投资估算成本测算 支付单 计 值统计 资料 和成进度款支付凭工程设计概月季度产值成本目标相 证 算资料 计划 关文件 本 计划专题会议会项目总实施计划完成情年度计划 季度计划 议纪要 计划计划 况统计表 计划 季(月)度工项目计划调整 作检查报告 申请表 施工、图纸变图纸交底、答施工图纸 图纸 更 疑纪要 施工 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 工作联系单 公司文件 会议纪要 日常 文件 资料整编说明: 11 一、 合同资料: 合同资料独立存档，按项目分为施工合同和采购合同分开编号存放，每 份合同必须附带会签流程审批单。 二、 招投标资料: 招投标资料归档: 未中标单位文件一律不装盒编号存放，打包存放即可; 中标单位投标文件优先保存正本，副本不予归档，若无正本则归档副本。 归档文件中所有相同文件只保存一份(原件)。招投标过程中所产生的 有关招投标信息记录的所有资料全面归档保存。 三、 造价和成本资料: 工程签证、形象进度表等办理完结后及时归档，归档文件为签字程序完 备的原件;电子资料应当在电脑内存放一份以便查阅。 四、 图纸资料: 所有归档图纸必须折成A4纸大小装订成册归档存放。 五、 日常文件资料: 使用完成后及时归档，按项目、年度分类存放。 六、 归档文件卷号编写规则: 档案编号= 一级类目代号 +年度号+二级类目代号 + 具体工程名称 + 案卷号 案卷号以流水作业编号 举例示意: QYYG--2012--ZB--ZBSG—01 12 ? ? ? ? ? ? ? ????? 案卷号: 01 ? ? ???????? 二级类目代号:资料类别 ? ??????????? 年度号:2012年 ?????????????? 一级类目代号:项目名称 13 七、 案卷脊背编写规则: 如下图 全宗号 FDCSGC—001 项目名称 沣东城市广场 卷 号 FDCSGC--2012--ZB--D KGC—01 案卷题名 沣东城市广场项目地勘 工程主要招投标文件 第1卷 共5卷 全 宗 号:以项目名称命名～顺序号按工程归档顺序依次编写。 卷 号:参照第六条。 案卷题名:用简练准确的语言概括揭示卷内文件的内容与成分,要求: 文字简练、内容概括、结构完整。 14