建筑工程档案管理问题探究
摘 要,本文简要介绍了建筑工程档案的内容和特点,详细阐述建筑工程档案管理中存在的问题,并从宏观、微观两个方面加以揭示和研究,以期推动建筑工程档案管理健康规范有序发展。
关键词,建筑工程 工程档案 档案管理
中图分类号,TM752 文献标识码,A 文章编号,1672-3791(2012)06(c)-0159-02
建筑工程档案管理是
建筑施工
建筑施工总承包合同建筑施工企业管理制度建筑施工合同书建筑施工合同协议书房屋建筑施工合同
企业生产经营过程中不可或缺的重要组成部分,是工程建设的整体真实反映。建筑工程档案对整个工程质量监控、日后防灾抗灾、基础维修及改扩建等工作都有着不可替代的作用。因此,做好建筑工程档案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程档案管理实践存在着诸多问题。
1 建筑工程档案内容及特点
目前,业界普遍认可的建筑工程档案定义是,“建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动,是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。”
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1.1 建筑工程档案内容
笔者结合上述定义,从整个工程建设的全流程出发,认为建筑工程档案内容应包括前期准备文件、工程施工文件、完工验收文件及监理文件四个部分。前期准备文件包括,上级审批批准文件,决策立项文件,勘察、测绘、地质等资料,工程招投标及承包
合同
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文件,计划任务书、项目方案等。工程施工文件包括,土建工程及水、电、设备安装工程施工管理资料,施工技术资料,施工物资资料,施工测量记录,给排水、消防、采暖、通风等设备安装工程记录,工程有关的照片、录像、录音、光盘等。完工验收文件包括,竣工图,工程质量控制资料核查记录,施工现场管理检查记录,竣工验收移交证明书,竣工验收监督通知
意见
文理分科指导河道管理范围浙江建筑工程概算定额教材专家评审意见党员教师互相批评意见
书,竣工报告,审计报告等。监理文件包括,监理中标文件及有关合同、
协议
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书,监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要,隐蔽工程验收记录,观测记录,工程质量检验及评定文件材料等。
1.2 建筑工程档案特点
建筑工程档案存在于工程建设的全过程,有不同于其他档案的特性,分析研究其特点对于管理中发现问题、解决问题有一定启示作用。其主要特点,首先,量多类杂。建设工程项目周期长,部门多,人员杂导致产生的档案文件繁多,类型复杂。其次,系统连续性。工程建设涉及建设、施工及监理等多个部门,各部门产生的档案相互关联组成一个有机整体。建筑工程
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档案的保存和积累,是一个继承和连续的过程。再者,全面真实性。建筑工程档案产生于工程建设的实践,全面反映记录工程建设的各类信息,是项目工程实体的真实写照。最后,实用性。建筑工程档案是工程项目最原始的记录,有很高的实用性,通过档案,可以全面考察工程质量,协助日后防灾减灾、维修、改扩建等工作。
2 建筑工程档案管理中存在的主要问题
建筑工程档案管理存在诸多问题,如制度建设问题、管理模式问题、管理人才问题、档案质量问题、规范化标准化问题等等,笔者通过研究把这些问题分类归纳为宏观问题和微观问题两个大的方面。
2.1 宏观问题
2.1.1 档案
管理制度
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缺失,管理模式缺乏统一
针对基建工程项目档案管理工作,国家档案局于2001出台了《基本建设项目竣工文件的编制和档案整理规范》、《国家重点建设项目档案验收规定》两个档案管理规范性文件。但是,目前很多建筑工程单位忽略档案管理制度和法规研究学习,没有按照国家相关档案管理规定从工程立项开始制定一整套符合项目建设实际的档案管理制度和措施,往往想到哪做到哪,档案管理工作随意性很大,工程建设各阶段的档案管理混乱无序。
另外,工程项目建设涉及建设、施工、监理等多个单位部
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门,往往各单位部门产生的档案各自管理、各自为政。一些单位部门成立了专门的档案室,工程档案专人专管,多数单位工程档案由其他业务部门代管或由非专业人员兼管,各个单位部门档案管理相互缺乏沟通,档案管理整体性较差。
2.1.2 档案管理意识淡薄,基础管理工作薄弱
目前,“档案”概念还未被社会大众广泛认知,档案管理意识普遍淡薄。工程建设中由于档案管理工作繁琐复杂,且不能产生经济效益,工程建设部门多数精力集中于工程建设进度上,往往忽视或不重视档案管理工作,消极被动应付档案管理工作。从部门领导到基层档案管理人员认识不到档案管理对于工程建设的重要作用,很多规章制度不落实,经常出现工程项目完工即将交工验收时,才开始应付整理档案,敷衍相关部门检查,这种做法给整个全流程档案管理带来诸多不良后果。
工程建设过程中档案管理工作基础薄弱,一些建设单位往往只注重工程项目的经济效益,而对工程档案的各阶段管理很不重视,没有成立专门的档案管理机构。档案基础工作的系统化、有序化、可持续化不足,大量珍贵档案资源随处放置或丢弃,档案收集、整理、立卷、标引、著录及检索利用等未按相应标准规范操作。竣工验收档案质量关把握不严,各项档案监督监管机制不落实。
2.1.3 档案管理人才匮乏,专业素质参差不齐
建筑工程项目组中的档案管理人员多数没有经过档案专
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业培训,缺乏工程档案基本知识和工作经验,并且常有一人多职或兼职等现象,部分项目组根本不设专职档案管理人员。能对档案进行日常整理、使用和维护,具有先进档案管理技能的档案管理人才十分匮乏。特别是在数字时代,了解和掌握电子文件形成规律、特点和管理方法,熟悉电子档案管理技术的人才十分稀少,多数档案管理人员仍处于手工操作阶段,工作效率低,劳动强度大。
现有的档案管理人员专业素质参差不齐,档案管理业务知识陈旧,现代档案管理技能和方法欠缺。并且由于档案管理工作枯燥、繁琐,待遇不高,很多档案管理人员受不了外界干扰和诱惑,产生不耐烦情绪和安于现状思想,责任心和敬业精神不强,服务水平不高。
2.1.4 档案管理资金短缺,管理技术设备落后
由于普遍存在档案意识淡薄,工程建设单位领导往往只关注项目建设,把建设资金全部投向工程建设,档案管理资金投入极度不足,档案管理经费经常靠东挪西凑,从其他项目中挤出。
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