照片档案归档要求一、纸质照片要求:照片规格为塑封7寸,其中学院毕业生照片以班级为单位收集整理。在照片上进行电脑印字。照片正面上方注明时间与事件,毕业生照片须注明XX学院XX届XX专业XX班本科(或研究生)、日期,字体为宋体。照片背面注明对应教师、学生的姓名,教师姓名用黑体、学生姓名用宋体。二、电子照片要求:1.杀毒上传;照片分辨率600dpi,格式为TIFF或JPG(建议用TIFF);每张照片对应的事件或名单均以TXT文件格式保留,用于照片档案的著录。照片档案录入操作步骤一、进入南大之星档案管理系统(),输入用户名和密码,进入部门暂存
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。二、点击部门进入以下界面,点击左上方“增添文件”,出现著录对话框。三、著录1.一级目录:归档部门名称或照片2.二级目录:xx年,如:2019年3.信息分类号:SX4.全宗号:065.实体分类号:2019-SX126.文件模卷号及件号:1.0001—1.N;7.保留期限:永远8.密级:内部9.正题名:①毕业生照片:西南大学xx届xx学院(部、所、中心)xx专业xx班本科(或研究生)毕业生合影照片如:西南大学2019届经济管理学院金融专业二班本科(或研究生)毕业生合影照片②其他照片:时间、地址、事件10.副题名:有则录入,非必需11.附注:备注说明,非必需12.第一责任者:照片形成部门13.页数:114.规格:张15.文件时间:照片拍摄时间。如:2019052716.归档单位:照片归档部门17.载体:照片18.文本:原件19.归档份数:120.输入员:输入员姓名21.录入完成后,点击“增添”,持续录入下一条,直至全部录入完成,点击“封闭”即可。22.全部照片条目录入完成后,点击每一条的“编写”选项。再次进入到著录对话框,点击下方“全文”,进入以下界面:在选择文件处点击“浏览”,将已编写好的TXT文件上传。毕业生照片TXT文件内容为学生姓名(根据照片按每排、从左到右次序写明),其他照片TXT文件内容为照片的文字说明。持续点击著录对话框下方“图像”,进入以下界面:在选择文件处点“浏览”,将电子照片上传。上传后可在图片预览中检查是否上传成功。24.除毕业生照片外,其余归档部门需持续点击左上角“增添案卷”。进入著录对话框。著录内容与上面“三.著录”基真相同,其中:6.模卷/盒号:1—N9.正题名:该模卷照片的主要内容13.页数:该模卷照片总张数15.起止时间:该模卷照片拍摄最早与最晚时间此外还需著录接收人、移交时间、移交人。