为和谐会议体系正名

  为和谐会议体系“正名”  陈书燕随着市场竞争愈演愈烈，兴华公司所在的消费品行业利润空间也越来越小，当竞争对手都忙于靠降低成本和产品多元化来抢夺市场的时候，兴华公司打出了“质量＋管理取胜”的品牌宣言，逐步在业界树立了良好的口碑，市场份额和利润总额也逐年稳步提升。公司规模大了，业务走上正轨了，老总们以为可以稍微歇口气了，但是事实并非如此。公司大大小小的事情都等着老总们去开会决策，经常需要一天赶个四五场，疲于奔命。不仅高层抱怨会多，公司中层和基层也是苦不堪言。中层经理们每天不是听别人汇报，就是自己汇报，每天大部分时间都呆在会议室，经常因为开会而耽误处理日常事务。会议需要有上会材料，这些材料谁来准备?基层骨干们绞尽脑汁帮上司准备汇报PPT，还要担心汇报效果是否能够如期所预，体累脑累。当会议的矛盾积累到一定程度，终于有人提出，把会议好好梳理一下吧!于是在前年夏天，兴华公司成立了包括4名组员在内的会议管理项目组，还聘请了2名外部的会议管理专家，希望借助咨询的方法论和工具对兴华公司的会议进行梳理。6月的天骄阳似火，项目组成员的热情也是如火如荼，他们利用2个月的时间对兴华公司的会议进行了分类分级，搭建了会议体系。针对每一种类型的会议，通过会议模板把会议的时间、参会人(分为可选、必选)、决策人、组织人、支持人、上会材料、主要议题、决策类型等会议关键要素都固化下来，提升了单个会议的效率。除此之外，还建立了会议管理的制度和组织，目的是为了让这个刚刚起步的“会议体系婴儿”能够更有保障地成长。会议管理在兴华公司激起了不小的波澜，项目还没结束，成果就开始推广运用了。上到高层领导，下到操作人员，无人不对会议管理的成果津津乐道。当会议体系不再“和谐”然而，会议管理成功实施还不到一年的时间，兴华公司内部开始有人对会议体系有异议了，有人说，“会议管理的成果都淹没在一片歌功颂德声里了，而没有真正落到实处。”也有人说，“最有用的还是网上订会议室和会议看板，其他东西我们这些普通员工根本用不着。”还有人抱怨说，“对会议进行了管理，可我还是淹没在会议的海洋里，会议日程总是满的。”甚至有人说，“会议管理只是鸡肋而已。面对这些不和谐的声音，兴华公司“会议体系改进别动队”出动了，别动队的队员正是两年前会议管理项目的成员。会议管理真的无用吗?他们绝不相信。会议管理并不是一个新的名词，很多国外著名企业(如三星、吉百利等)已经通过多年的实践论证了会议管理的优越性和可实施性，在国内也不乏会议管理成功实施的案例。那究竟是什么原因导致了兴华公司会议管理出现了问题呢?为和谐会议体系“正名”“会议体系改进别动队”队员在全公司范围内，针对目前会议管理存在的问题进行了无记名投票并进行统计，得出了调研数据，如表1所示。公司共有600名员工，基本全部进行了投票。为了剔除个别意见带来的误差，别动队队员针对得票数最多的八大问题进行了分析。这8个问题的比例累加占全部问题比例的72.83％，基本可以代表大众的观点。针对这8个问题，别动队进行了如下分析：问题一；参会人数太多问题挖掘：与会议议题有关无关的人都叫上，导致决策效率低下，会议时间延长。原本在两年前的会议管理项目中，为了解决这个问题，在会议体系中已经设定了“可选参会人”和“必选参会人”的选择权限，“可选参会人”没有要求强制参会。但是在兴华公司，因为某些领导和员工的习惯问题，只要开会就全部都算上，认为既然通知到了就一定得去，不然就是不给领导面子，全然不管“可选”还是“必选”。解决办法：“可选参会人”和“必选参会人”的 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 思路非常好，可以让员工有选择是否参会的余地，但是对于不同的企业，企业文化各有不同，此方法还需灵活运用，不能生搬硬套，以兴华公司为例就行不通。因此，建议取消“可选参会人”一项，只通知那些对决策起到关键作用的人，即“必选参会人”参加。考虑到此举一开始可能会难以实施，可以设定一个过渡期，在此期间内会议的主持人可以要求每一个参会人(除了决策者)必须准备上会材料，某些“可选参会人”考虑到准备材料的难度，就会慢慢不去“旁听”会议。等过渡期过了之后，再逐渐取消“可选参会人”。问题二：会议依旧没有 决议 历史决议下载古田会议决议全文下载关于若干历史问题的决议下载关于若干历史问题的决议原文关于若干历史问题的决议pdf 问题挖掘：由于兴华公司的高层总是很忙，总是被很多事务耽误而导致无法按时出席应该出席的会议，于是，就让其他人(助理等)代替其出席会议。此举看似合乎情理，实际上却是耗时耗力。因为，其他人虽然能代替领导参会，却无法代替领导决策。解决办法：其实，这个问题并非会议体系设计的问题，归根到底是单个会议执行的问题。对于每一类的项目都设计模板，严格 规定 关于下班后关闭电源的规定党章中关于入党时间的规定公务员考核规定下载规定办法文件下载宁波关于闷顶的规定 了会前、会中、会后的一些会议相关因素，如参会人、决策者、会议时间、议题等。理想状态下，如果决策者不能出席，应该取消这个会议，但是现实条件下很难做到这点。针对兴华公司“一会多议题”的现状，可以设计折衷 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 ：会议开始之后，由会议主持人把那些“无决策者的议题”从当次会议的议题中删除，同时分配给该议题的时间也一并归零。主持人引导参会者把主要精力和时间放在那些“有决策者的议题”上。对于那些“无决策者的议题”，由会议的组织者重新安排日程，协调相关必选参会人参加。问题三：领导决策没有依据问题挖掘：通过调查发现，因为会议模板上只列明了会议准备材料的名称，但是不同的人对于同一个名称的理解是不同的，比如说《XX建议书》，有些人用的是WOrd文本，有些人用的是针对Word文本重新起草的PPT。解决办法：其实，规定汇报的名称只是第一步，更重要的是规定汇报的 内容 财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容 。“会议体系改进别动队”收集了各种版本的上会材料，并通过与各个部门的几轮讨论，终于把会议准备资料的模板确定下来了。但是领导还是不满意，认为“会议资料数量多，但是真正有用的不多，我需要知道XX会议要看哪几个数据。”这给别动队提了个难题，这个问题不是单纯的“和谐会议体系”就能解决的，还需要有“和谐报表体系”。打个比方，如果把饺子看作企业的经营分析体系，那么面团就是会议体系，每个饺子皮就是单个会议，馅就是报表，饺子好不好吃不仅取决于饺子皮的厚薄、面料的口感，更大程度上取决于馅的好坏。于是，“会议体系改进别动队”决定在今年启动经营报表分析项目，让“和谐报表体系”成为“和谐会议体系”的助推器。问题四：会议时间难以协调问题挖掘：关于这个问题在企业中层人员中反应特别强烈。当初在梳理会议体系时，根据会议的时间节拍和重要程度，把会议分为公司会、部门会和项目会三大类，这三类会议的节拍和触发条件各有不同，很难用一个统一的逻辑把它们串联到一起。对于企业的高层而言，往往只关注公司会和重要节点的项目会议，因此时间比较容易协调。但是对于企业的中层来说，这三类会议都需要参加，容易导致时间上的冲突。解决办法：通过分析，别动队认为之所以造成这种现象，实际上是由于公司很多人还没有领悟到和谐会议体系的精髓。会议体系若想和谐，必须综合考虑多类会议、多类人群的需求，把这些因素反映到一张“会议地图”上，而光华公司将这些因素割裂开，只根据某种类型的会议设计了会议地图，当然不能起到“和谐”的作用。除此以外，“和谐”并不代表会议的优先级“一成不变”，而是应该“动态地调整以适应”。可以为各类会议设置一个“动态优先级”(非固定优先级，每月变动一次，通过为会议类型、事件紧迫程度、决策截至时间等要素分别设置一个权重，最后将其进行排列组合得出一个数字，即为该会议该月的动态优先级)，如果发生时间冲突，优先参加“动态优先级”高的会议。问题五：会议纪要很少存入去看问题六：会上的决议过不久就忘?问题挖掘：这两个问题实际上说明了一个问题会议纪要并不能有效支持会议决议的跟进。会议纪要的模板中包含“会议决议”、“会议决议执行人”、“会议决议跟踪人”等信息，但是会议纪要并非一个正式的文件，往往在会后不久就被遗忘在参会者的收件箱里面了，至于会议的决议到底跟进的如何，无人得知也无处记录。解决办法：“和谐会议体系”的模板表单主要是为了固化会议程序，而并非是用来管理人的操作。因此，对于某些重要的会议，除了通用的会议纪要模板，公司还需要增加一个正式的记录会议决议的文件模板，从制度层面体现会议决议的严肃性，通过下发正式文件，提升参会者对会议决议重要性的认知，从思想层面促进会议决议的跟进。另外，从方便使用者的角度来说，原来参会者在看会议纪要时，很难从该文档的标题上看出会议的决议(会议纪要的命名一般为XXXX会议纪要x年x月x日)，如果时隔多月再想跟踪这个会议的决议的时候，通常都已经记不清这个会议的具体时间了，就需要把一个个的会议纪要分别打开进行核对，非常耗时，有了正式的文件在查找的时候可以方便很多。问题七很多会议室空着，但是网上却显示都订满了问题八：会议看板信息不准问题挖掘：这两个问题归根结底是对会议文化理解的偏差导致。“和谐会议体系”鼓励开高效会议，提前进行会议准备(包括预定会议室)，某些员工在订会议室的时候发现会议室已满，下次就提前更多时间进行预定，更有甚者在1月份就把半年的会议室都先占好，这样后面就可以“高枕无忧”了，殊不知这样的行为已经损害了其他人的利益，违反了“和谐”的初衷。解决办法：首先是通过IT手段来解决，在会议系统中设置“最多提前预定期”，超过预定期的会议室必须等到以后才能预定。另一方面，加强会议文化宣传，在企业里真正营造一种“和谐”的氛围才是治本之药。“会议体系改进别动队”花了两个多月的时间，对调研过程中反馈最多的8个问题进行了分析，提出了解决方案，又经历了三个月的“过渡期”推广执行。这个项目再次在兴华公司激起了波澜，项目成果是值得骄傲的，项目过程更是值得回味的。对于别动队队员而言，最大的收获就是通过这次项目对会议体系进行了反思，从两年前的“生搬硬套”到现在的“灵活运用”，用实践走出了一条“兴华会议管理”之路。“忙什么呢?——忙着开会呢!”对于那些像兴华公司一样处于飞速发展期的企业来说，或早或晚都会经历一个从“会议无序－会议有序－会议无序－会议有序”的过程，会议管理没有句号，唯有不断检讨和改进才能使会议体系持续“和谐”。 -全文完-