NGO的信息管理

张小莉　宋爽

信息管理是NGO管理的重要内容，也是推动NGO持续发展的重要环节。当前，我国的NGO信息研究主要集中在信息公开和信息监督等方面，忽视了NGO自身信息管理的发展。本文试图打破这一研究壁垒，以H组织的信息管理实践为依托，探讨我国NGO信息管理的发展。

文献综述

信息管理对于任何一个组织的管理和发展具有重要意义，NGO也不例外。信息是组织对内管理的工具、对外交流的平台。

在我国，许多企业、政府组织将信息管理作为推动本组织可持续发展的重要手段进行研究。许多学者和专家也将企业和政府部门的信息管理作为重要的研究对象。李辉通过对瑞典、挪威和丹麦北欧三国的电子政府国家进行研究，分析国外政府信息化进程的经验，认为政府信息化建设已成为城市争得经济和社会发展先机的关键。贺运政和马昊以信息化时代网络空间的兴起为背景，对信息化时代政府与社会关系重新定位进行了可行性分析，倡导应用网络治理理论，实现“强政府—强社会”模式。邱嘉和吴永林认为，传统的企业组织结构模式已成为企业发展的重要障碍，企业的信息化有利于组织结构的整合精简，方便组织内信息交流，快速有效组织决策。

除了企业和政府部门，国内对于NGO信息管理的关注点主要集中在信息公开和信息监督方面。刘明飞认为，应建立非营利组织透明度的评价 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 、明确非营利组织透明度相关法律责任，以实现非营利组织的良性发展。田小露认为，应从立法、政府监管和第三方评估 机制 综治信访维稳工作机制反恐怖工作机制企业员工晋升机制公司员工晋升机制员工晋升机制图 等方面建立有效可行的信息披露机制，提高非营利组织的信息透明度和公信力。孙发锋提出，应从明确信息公开的重点、构建信息公开的网络化平台、建立第三方监督机制等方面入手，推进慈善组织信息公开。

此外，关于NGO的信息化研究，罗继程通过研究“格桑花”这一草根网络组织信息化的过程，发现信息化帮助“格桑花”实现科学决策、改善管理流程，使组织运作更有效率；并且，在实现信息化的过程中，“格桑花”表现出官僚层级弱化、组织结构扁平化、组织内外网络化等方面的特征，为传统组织信息化提供了良好的借鉴。

通过以上述文献整理，我们发现，当前各个研究领域对于NGO自身的信息管理关注较少。而实际上，NGO自身的信息管理对于NGO的发展具有重要意义和作用。本文将以H组织的信息管理实践为依托，探讨NGO的信息管理问题。

相关概念

NGO。英文全称为Non-governmentOrganization，汉语直译为“非政府组织”。NGO一词最早在联合国宪章中正式使用。上世纪80年代，NGO在全球范围广泛兴起，成为新的社会支撑点。一直以来，NGO并没有统一的定义。我们一般认为，NGO是指不以营利为目的的民间组织，即政府以外的基金会、协会、慈善信托、社团、非营利公司或其他法人。赛拉蒙教授 总结 初级经济法重点总结下载党员个人总结TXt高中句型全总结.doc高中句型全总结.doc理论力学知识点总结pdf 了NGO的五个特征：非政府性质，不以权力为运作工具；组织性，是一种团体活动；非营利性，不以营利为目的；自治性，NGO的行为建立在法律和公共规范之上，具有高度自治性；志愿性，NGO秉持志愿精神，具有旺盛的生命力。王名认为，之所以被称为NGO，是强调这类组织和政府的区别，它们属于不同于政府部门的民间公共部门。

信息管理。“信息管理”一词自本世纪70年代在国外提出以来，越来越受到关注。总结各类定义和概念，我们发现，信息管理就是为实现组织目标、满足组织的要求、解决组织的环境问题而对信息资源进行开发、规划、控制、集成、利用的一种战略管理。从狭义上讲，信息管理就是对信息加以管理，信息是被管理的对象。从广义上讲，信息管理不仅管理信息本身，还包含了与信息有关的人、机构、设备、环境等内容。信息管理的目标是有效满足信息要求，信息管理的手段是通过资源的配置来实现其目标。

面对巨大的社会转型，政府和市场在应对社会问题时均已失灵，NGO则在推动社会稳定、发展、进步的进程中发挥着不可替代的作用。对于NGO来说，信息管理涉及到组织的各方各面，它将现实世界与虚拟世界相连，为组织创造了另一个发展空间。

H组织的信息管理实践

H组织成立于2003年，是一家关注公民社会领域中的志愿服务可持续发展的支持性草根民间组织。H组织当前的核心产品包括志愿者管理、志愿者培训师发展、志愿服务领导力发展以及专业志愿服务。在H组织的内部管理框架中，除了行政管理、人力资源管理和项目管理，最近几年，H组织正在策划推行建立一套信息管理模式，以增强社会影响力。

目前，H组织的信息管理主要体现在三方面：内部公共盘和公共邮箱、合作伙伴数据库以及对外信息宣传。

公共盘是H组织内部的大型数据库，用于储存所有信息，包括人力资源信息、项目信息、各类文件、照片、视频等。公共盘只有内部员工、志愿者和实习生可以使。公共盘的内容包罗万象，从组织成立之初到当前的发展现状，从每个项目建立之初的細节到完成后的收尾工作，公共盘像一个巨大的记忆器，储存了H组织的发展历史。老员工在公共盘中寻找回忆、吸取教训；新成员在公共盘中了解历史、汲取经验。可以说，公共盘是H组织实施信息管理的基础。

公共邮箱是H组织在职员工在工作期间使用的工作邮箱。其特点是邮箱密码共享，邮箱资源共享。员工、志愿者和实习生均可交叉使用公共邮箱，不受任何限制。工作邮箱包含了最新的工作内容，邮箱信息的共享可以使H组织工作人员及时了解最近的工作进展，以及每个人的工作状态。

合作伙伴数据库是H组织在信息管理上的又一特色。H组织十分重视对外联络和资源对接。H组织要求其工作人员参加每一次对外活动都要与其他机构或个人交换名片与信息。在拿回名片后，H组织统一将名片扫描进电脑，生成一个文档，也就是合作伙伴数据库。在这个数据库中，包含了社会各类群体。有正式合作对象、潜在合作对象、普通志愿者、专业志愿者，还包含企业、政府部门、教育机构、NGO、基金会等各类组织。H组织认为，每一个纳入数据库的对象都是现在或未来可以利用的潜在资源。H组织自身可利用的资源有限，想要做大做强，必须与社会上其他资源合作。“合作伙伴数据库”就是H组织长期储存的强大后备力量。在必要的时间，它会发挥难以想象的巨大作用。

对外信息宣传是H组织利用大众传媒宣传自身的方式。其主要传播途径有官方网站、新浪微博和微信平台，这三类传播途径均是当下最流行的传播媒介。H组织的官方网站主要用于介绍机构基本情况、总结汇报工作以及宣传最新开展的项目。新浪微博是H组织对外宣传的主力军。关于新浪微博，H组织特别制定了《微博管理 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 》，从三个方面知道微博管理工作。H组织内至少有两人专门负责微博信息管理。一人负责挖掘最新公益新闻，特别是合作伙伴的公益新闻；另一人负责审核新闻内容。H组织要求微博负责人定时定量转发合作伙伴的新闻和消息，平均每周转发相关信息30条，原创新闻至少10条。H组织认识到，微博作为当下最盛行的网络互动平台，具有极高的利用价值。例如，前不久H组织在微博上发布招聘信息，几分钟之内转发量上百，而应聘者的数量也急速攀升，可见微博影响力之巨大。对于H组织，微博是一个绝佳的对外宣传工具，也是极好的搜集信息的途径。此外，H组织，还在微博上关注了600多位合作伙伴和同道中人，粉丝数量达至1000。H组织经常与粉丝互动，了解大众对H组织、对其服务项目的看法，从中受益匪浅。微信平台是H组织启用不久的信息传播媒介，关注数目100左右，主要是合作伙伴、理事会成员和内部员工。H组织的微信平台主要用于向关注者推送机构信息，介绍全球公益动态。由于启用时间不长，信息推送数量不大，信息推广效果不甚明显。

H组织的信息管理依照由内而外的层次递进。运用公共盘、公共邮箱和合作伙伴数据库实现内部信息管理，运用官方网站、微博和微信实现外部信息管理。H组织内外信息结合实现了对资源、人力、设施的合理配置，扩大了社会影响力，提高了工作效率和项目运作质量。

问题与建议

H组织信息管理工作在一定程度上取得了成功。但是，在面对技术环境、制度环境等因素时，H组织的信息管理工作仍受到一些限制。

信息管理资金短缺。H组织将官方网站的运作外包给一家互联网公司，每年需支付其约万元管理费。由于H组织的非营利性，其资金并非十分寬裕。因此，有一段时期，H组织的官方网站因资金短缺而停滞。

信息管理人才短缺。H组织中并未设置正式的信息部门，也没有招聘信息管理专业人才。H组织内部电子设备的安装、维修、网络系统的维护均由志愿者辅助完成。但是，许多信息专业志愿者并不能保证时时出现。因此，H组织常常处于网络困难、信息障碍之中。

信息安全难题。由本文上述可知，H组织内部信息是共享的。虽然H组织是非营利机构，信息机密性没有企业强。但是，内部信息泄露，尤其是重点项目信息泄露对于组织来讲是致命的打击。我们从H组织公共邮箱的落款签名可以看出其对信息保护的重视：本邮件及其附件内容仅限于收件人的非营利工作之用，使用时请注意保密和尊重H组织版权，不得用于商业营利之用。

基于上述H组织在信息管理工作中呈现出的困境，笔者提出如下建议：

政策化扶持NGO信息管理。国家可将NGO信息管理列入推动社会组织发展的宏观框架中，在资源上、资金上给予需要进行信息管理建设的NGO以优惠政策。鼓励相关企业在人力、资金、硬件、软件等方面给予NGO信息技术支持。对于初期申请信息管理建设的NGO，国家在财政方面可给予一定的税收优惠，鼓励NGO发展信息管理。

立法保障NGO信息安全。基于NGO信息泄露引发的危害，国家需逐步建立NGO信息保护相关法律法规。对于一个NGO而言，其核心项目内容是一个组织的灵魂，因为每一个项目背后是一笔基金支持。一旦某一项目策划泄露，被有心之人利用，不仅会损害NGO和资助方的利益，更加会伤害受益方的利益。为保障NGO项目运作的正常有序，国家应制定并实施计算机安全及数据保护相关法律，保护信息使用者的权益，从宏观上加强对信息系统的控制，保证NGO信息管理工作的良性发展。

增强NGO自身信息技术水平。除了政策支持，NGO需提高自身的信息技术能力。NGO可努力吸纳大量信息技术人才，如大学生志愿者、信息专业人士，使NGO在信息管理方面得到专业人才的充分支持。同时，NGO需主动提高内部员工的信息技术素质，可以招募专业志愿者为员工提供信息技术知识培训，提高员工在信息技术方面的应对能力，实现信息管理上的“助人自助”。

对于NGO而言，有效的信息管理可以提高工作效率、联结内外资源，实现资源利用的最大化，推动NGO与全球信息接轨，实现组织可持续发展。然而，信息管理的重要性并未引起多数NGO的重视，并且NGO的信息管理也存在很多漏洞。不过，在这样一个信息时代，社会信息化的进程不可逆转，NGO终归要走上信息管理的道路。NGO需在政府的规划协调下，积极探索适合自身发展需要的信息管理路径，实现长足发展。

-全文完-