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策划书AS组展公司2011上海车展目录：2一、展会项目立项可行性研究报告21、市场环境分析52、展会项目生命力分析63、风险预测7二、展会执行 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 71、展会名称72、办展地点和时间73、展品范围84、办展机构85、展会规模及定位86、展会进度 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 97、现场管理计划（详见附录1）10三、展会营销宣传101、展会招展招商132、赞助商方案（详细见附录2）133、展会宣传推广14四、展览财务预算1、展会项目立项可行性研究报告1、市场环境分析（1）、目前国内汽车市场总体情况分析①、2009年实现汽车产销1300万辆目标已成定局，暂列世界第一，美国产销未过1000万辆，日本也仅有6、7百万辆。2010年1-10月，全国限额以上企业商品零售额达到4.6万亿元，其中汽车的零售额1.3万亿元，占到28%。中国新车销量与美国比，已经拉开了距离，成为世界第一大新车市场。2010年的销量增长异常之高创纪录，我们按照三段论分析今年汽车市场销量。今年1-8月的厂家销量同比增长327万台，增幅达到39%，其中1-4月的销量较09年同期增长234万台，而5-8月的销量增长仅有93万台。今年的9-12月销量按照570万台测算，这样汇总的2010年销量1730万台，相比较09年增长了430万台，这样的增长趋势算是历史高位。②、2009年表现为汽车市场刚性需求的特征，范围之广、力度之强都是近几年来出乎意料的，甚至一些专家学者预测中国汽车市场仍将有10-20年的高速发展期（年均20%-30%的增长）。③、行业部门、汽车制造商、专家业内人士、相关机构对2010年车市总体预测很乐观，认为最少要有10%-15%的增长率，甚至有可能达到30%的增长，且这种增长将持续到2011年。④、2010年国家关于汽车消费的政策已经出台，社会反应不一，大多数认为明年政策力度仍然较强，如7.5的购置税政策也影响不大，总之，持乐观态度的占多数。（2）当前国内汽车行业的主要特征①、追求规模经济。今年奔驰与克莱斯勒合并，大众与宝马争购维克斯集团旗下的劳斯莱斯,均表明了对规模经济的追求以及对市场份额的激烈争夺已经成为当代国际汽车行业发展的主方向。而国内，各个汽车行业的合并与收购也呈现出追求规模经济的趋势。②、寡头垄断的市场结构。在汽车行业处于成长期时，生产厂商为降低成本、追求规模经济而进行日趋激烈的竞争，最终经过破产、倒闭、联合、兼并形成寡头垄断的市场结构，行业发展步入成熟期。在这一阶段，生存者寥寥无几，但都已实现规模经济。③、政府参与。作为社会经济的支柱产业，汽车行业无论是在发达国家还是在发展中国家都无一例外地受到政府的扶助。一国产业政策也对汽车行业具有深远影响。1979年，克莱斯勒公司濒临倒闭，美国政府立即于当年12月通过了《克莱斯勒贷款担保法案》，由政府出面为公司提供财政担保。克莱斯勒公司接受贷款援助后逐步走出困境，于1982年盈利24亿美元，汽车销售超过200万辆。这一事例成为政府扶持汽车行业的成功典范。（3）2010年政府政策对汽车市场的影响①、2010年国内小排量乘用车购置税减半征收等政策仍在持续，国内小排量乘用车稳步发展。②、政府发展城市化的政策从未改变，而中等发达城市甚至城镇这些地区消费升级后对汽车有着庞大的需求。③、自从1997年亚洲金融危机后，中国就提倡拉动消费，10年以来表现最成功仍然是汽车业。2010年的中国汽车业上空应该仍是明朗的天。（4）2011年中国汽车行业发展前景①、2011年，预测中国经济将保持“温和”的增长趋势，中部、西部、东北区域经济环境将持续较快发展，中小城市和城镇化建设发展提速，将促进汽车市场需求保持稳健增长。预计2011年汽车市场整体销量将达到约2000万辆，同比增长约11%。②、中国汽车业“十二五”规划，据介绍，在汽车业“十二五”规划中，新能源汽车的发展重点将以汽车电动化和动力混合化两大技术结合为标志，进行产品换代与产业升级。国务院办公厅日前发出的“关于加快培育和发展战略性新兴产业的决定”也指出，5年后，知识技术密集、物质资源消耗少的战略性新兴产业增加值将占到GDP比重的8%。而10年后，新能源汽车等产业将成为国民经济的先导产业。国家工信部最近宣布，中国未来10年将投入超过1000亿元的资金，用于扶持新能源汽车生产。使中国成为全球最大的新能源汽车生产国。综合分析：综上所述，可见汽车市场在中国呈现出乐观上升趋势。汽车行业在中国的发展也越来越规模化，而汽车市场的竞争也越来越激烈。各项政策也有利于汽车行业的发展壮大。为了适应形似的发展，国内汽车业都必须实现新的改革与创新，而车展正是为了汽车业能够更好的交流与合作，为汽车业提供了相互学习，技术交流的平台。同时，随着汽车消费的加大，随着人们对汽车需求的增大，这展也为消费者提供了一个完整的平台。“十二五”的提出，使得中国汽车将逐步由传统汽车向新能源汽车发展，由此可见汽车行业是常青树。2、展会项目生命力分析（1）、从2003年起，在国内，北京、上海、广州等地陆续举办了一届又一届大型汽车展览会。且从2005年起各类汽车配件展、汽车装饰展业陆续开展。至今，国内比较知名的是上海国际汽车展览会和北京国际汽车展览会。作为附着汽车行业发展的车展，伴随着汽车行业这棵常青树，车展也将长青不倒。（2）、随着国内外汽车行业的发展，不论是旧的燃油汽车还是到新能源环保汽车，汽车作为一种时代必须的交通工具，作为身份与地位的象征受到了广大消费者的喜爱。伴随着经济的发展和社会的进步，汽车也从奢侈品慢慢转变成了生活必需品。（3）、汽车行业是一个有强大生命力与发展潜力的行业，作为展示汽车舞台的车展也受到了广大汽车制造业、汽车装潢、汽车服务、消费者的喜爱，据统计，2009年北京国际汽车展览会拥有将近9万的参与人数。且，每一个展会都为举办方带来了巨大的利益。作为一个展示着时代必需品和潮流的展会，汽车展拥有强大的生命力，和盈利能力。（4）、“十二五”规划的提出，使得国内汽车行业逐步由传统汽车向新能源汽车进行结构调整。而新能源汽车的发展也需要一个展示和交流的平台，这就为车展提供了广阔的市场。3、风险预测（1）、目前社会各界广泛关注的国内通货膨胀问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ，关键不在于通货膨胀现象，适度的通货膨胀会推动经济发展，关键在于社会各界对通货膨胀预期敏感，一些社会现象已经比较明显，而09年四季度和10年汽车狂热购买现象，其中也有通货膨胀预期的影响因素。由于社会各界对通货鹏展的敏感度不同，2011年汽车市场也可能出现萧条现象，而2011年车展也可能会受到影响。（2）、由于汽车销售、消费市场的高速发展，市场越来越成熟，消费者也越来越成熟，消费者的汽车消费观念已经发生了重大的转折和变化，对车市已经产生了巨大影响，在各种因素的影响下，消费者的消费观念、消费趋势、消费偏好仍有难以预料的状况发生。所以2011年车展也可能面临观众、参展商稀少的问题。（3）、随着汽车行业的火热发展，各地的汽车展也此起彼伏，由于没有统一的规划，各种规模不一，定位不清的车展泛滥，容易混淆参展商和参观者的目光，会对2011上海车展照成影响。二、展会执行方案1、展会名称与主题2011上海车展主题：家庭中的第四成员2、办展地点和时间地点：上海新国际博览中心时间：2011年5月1日——5月4日3、展品范围整车：轿车，商务车，客车及卡车，特种车等。汽车设计及新概念产品，特色节能环保汽车。汽车零部件：发动机系统，变速箱，排气系统，车桥，转向，制动，悬挂系统，车身及附件，电气系统，轮胎，轮毂。汽车附件：汽车内饰部件，汽车音响，视听系统，汽车导航，车载通讯系统，空调系统，汽车安全和防盗系统。汽车测量，检测，诊断设备，维修保养设备，汽车养护用品，汽车油漆，润滑油，添加剂等。电脑控制系统及相关软件。各类书籍，报刊及其他相关服务。4、办展机构主办单位：中国机械工业联合会中国机械工业集团公司中国国际贸易促进委员会中国汽车工业协会承办单位：中国国际贸易促进委员会汽车行业分会中国汽车工业国际合作总公司中国汽车工程学会中国机械工业集团公司上海分公司策划运作：AS组展公司5、展会规模及定位由于受国际金融风暴影响，国际上大汽车集团正在激烈地应对市场危机，申请破产保护、重组、兼并！国际汽车形势动荡不安，而中国汽车行业受到金融风暴的影响极小，甚至在2009和2010年出现了购车热潮。所以此次展会定位只针对的是国内参展商和观众。此次展会将使用上海新国际博览中心W1-W5馆和E1-E馆，展会具有相当的规模，属于中国车展盛会之一。6、展会进度计划2011年4月1日－4月15日展览报名；2011年4月15日－20日汇总资料、展品审核2011年4月20日－30日编印展览会会刊，各单位进行展台设计、制作；2011年4月25日－4月30日布展；2011年5月1日－5月4日展览时间；5月1日8:00-8:30展会开幕式8:30-9:00参展商入场9:00-17:00仅对仅面对持有特邀观众请柬或特邀观众胸卡的观众入场5月2日-3日8:00-9:00参展商入场9:00-17:00面对所有观众开放5月4日8:00-9:00参展商入场9:00-15:00面对所有观众开放15:10-16:00闭幕式16:00参展商撤展展会同期活动：（详见附录3）7、现场管理计划（详见附录1）①会展开幕式现场管理：展会现场布置VIP（veryimportantperson)接待媒体的接待和管理展会开幕开幕酒会服务策划②会展布展与现场管理：办展机构现场管理参展商的现场管理工作观众登记和入场管理撤展管理③会展现场风险与安全管理：会展现场的风险类型会展风险管理重大紧急事件管理④其它管理：现场广告管理交通、物流管理餐饮管理证件管理新闻管理酒店、旅游服务会展资料的采集与编写会展设备管理三、展会营销宣传1、展会招展招商2011上海车展邀请函___________公司:我协将于2011年5月1日—4日在上海新国际博览中心举办2011上海车展，诚挚邀请贵公司参展。中国车工业协会中国国际贸易促进委员会2011年4月1日●专业一流的汽车展览会·深受我市消费者及车商喜爱并参与的车市销售平台·备受中国汽车行业关注、支持、热情参与的汽车界盛会之一2011上海车展招展书【汽车展背景】我国在国家政策的支持下，2009年汽车产销均突破1360万辆，一举超越美国成为全球第一大汽车市场。今年一季度，中国汽车产销量分别超过400万辆，依旧保持强劲势头，持续领先国际市场，彰显出了中国汽车市场成为挽救全球车市的重要动力。在这样的背景之下，2011上海车展吸引全球汽车制造商的高度关注，国际著名跨国汽车公司和国内汽车厂商都投入了巨大人力和财力高调参加本届车展。“2011上海车展”活动，更加注重活动的档次、规模、互动和签单效果。“铸品牌、促销售、重服务、见实效”的意识将始终贯穿整个车展。本次车展恰逢5.1，将成为上海及周边地区一次重要的假日经济活动，成为上海汽车经销商的一次盛会，成为汽车消费者购车、赏车的品牌平台，成为市民百姓假日游玩休闲的好去处【主办单位】：中国汽车工业协会中国国际贸易促进委员会【承办单位】：中国汽车工程学会中国汽车工业国际合作总公司【策划运作】：AS组展公司【展会时间】：2011年5月1日（特邀买家与特邀观众日）5月2日-5月4日（普通观众日）【展会地点】：上海新国际博览在中心【展会宣传】：●电视媒体报道上海电视台、上海东方电视台、东方卫视、上海人民广播电台、上海东方广播电台；●新闻报纸报道新民晚报、新闻晨报、新闻晚报、青年报、天天新报、第一财经日报、每日经济新闻报·网站媒体杂志报道中国会展网、中国展会网、会展风向标、中外会展网、新华会展等【车展·展品范围】各类轿车、商务车等国内外知名汽车品牌；相关汽车用品服务及其他：汽车配件、汽车美容、汽车养护、汽车保险、汽车维修、油品油料、二手车、汽车通讯设备、汽车用品、装饰件、汽车俱乐部、驾校等；【车展·参展费用】   标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 展位（9平方米起租） 光地（27平方米起租） A区（高级展区） RMB21262/9平方米 RMB2126/平方米 B区 RMB13,980/9平方米 RMB1,400/平方米注：1）、非标准展台参展面积不小于100平方米。　　2）、本单位展台将：自行（委托）设计、制作安装，预计用电量。3）、各参展单位应符合国家商标法和知识产权保护等相关法律、法规。【车展·展位图】2、赞助商方案（详细见附录2）金牌赞助商（仅限6名额）赞助费：16万RMB银牌赞助商赞助费：8万RMB3、展会宣传推广●电视媒体报道中央电视台、上海电视台、上海东方电视台、东方卫视、上海人民广播电台、上海东方广播电台发布新闻和展会预告。●新闻报纸报道新民晚报、新闻晨报、新闻晚报、青年报、天天新报、第一财经日报、每日经济新闻报等主流媒体对大会作了详细现场报道。●网站媒体杂志报道中国会展网、中国展会网、会展风向标、中外会展网、新华会展等专业展览网站将对本次展会进行全方位立体化宣传●其它观众组织广而告之：向国内相关行业寄发20万份商务请柬，利用广告、互联网、电子邮件、电话、传真及将派专人前往派发“展前快讯”与“展报”、参观券等；利用组委会庞大数据库资源邮寄请柬20万份、发送电子请柬50万份，同时也会采取公关邀请、直邮DM、短信邀请等多种方式发布信息组织专业观众。组委会将向各汽车协会、高尔夫协会、私营企业协会等拥有高级财富会员的协会合作，协助邀请观众。组委会将向各高档小区、银行VIP客户、航空公司VIP会员、电信、移动公司VIP会员、白领阶层等拥有高消费能力的观众，寄发邀请函和消费券及短信点对点邀请。●市内观众组织由上海市所有杂志报纸以夹放门票的方式来组织市内爱车观众。全国各地所有车展，我公司将派遣专业人员进行适当宣传及合作。我公司成立推广宣传项目组为15人，特为此次车展，进行大幅度宣传。四、展览财务预算2011上海车展览会财务预算财务支出预算： 一、展览场地及相关费用——1928280元 具体费用包括 1、展览场地租金费：新国际W馆E馆155个展位共计：1880000元/天 场地： W馆（1500m2） E馆(1000m2) 平日 22500元/天 20000元/天 公众假日 30000元/天 25000元/天 备注：1、 展馆以2000m2为起租面积；从布展之日起至撤展日计算租金，室内展馆照明电、动力电、空调用电另计。2、在制定工作时间内使用,超过工作时段，按小时收取加班费。3、场地租赁免费提供保洁保安。 2、展馆空调+新风费：416000元/天1500/元/小时/层——1500*3层*12小时*4天=216000元 3、展馆照明动力用电费：预算为45000元/4天 220V/30A 100+电费 380V/40A 200+电费 380V/50A 300+电费 备注：押金4000元 4、展位特装费：12元/M2/展期2000M2的国际标准展位，共计24000元加上押金共计28000元 施工单位提前与会展中心业务部联系，办理手续，交纳施工管理费及押金（14元/M2/展期），方可进馆施工。 5、标准展位搭建费：45元/  155个展位*9M2*45=62775元   共计62775元/展期 6、展馆地毯及铺设费用：15元/M2         共计120925元/展期 备注：1、按实耗地毯面积计算2、各展位为同一地毯，公共区域不铺设地毯 7、展位搭建加班费：按展览总面积计费（不接受零星加班）1元/M2/小时不足1小时以1小时计算1*155*9*4=5580 备注：1、由主办方统一联系加班2、加班时间上限为4小时 二、市场调研费——8400元 具体费用包括 1、问卷调查（网络、纸质、打印）：1200元 ①材料费：700元（0.2元一份，2000份）②人工费：800元（0.5元、2份） 2、数据调查（购买数据，数据录入费）：2200元 3、实展调研：3000元 4、资料费、复印费、通讯联络等办公费用：500元 三、宣传推广相关费用——242600元 具体费用包括 1、广告宣传费用共计216600元 ①电视广告：18万元 A、广告创意、拍摄、制作费：5万元 B、电视广告播放代理费：8万元 C、移动电视广告（公交、地铁）：5万元 ②纸质广告：24400元 A、纸面广告制作：400元 B、报纸广告刊登（以上海地铁免费发送的报纸为主）：彩板1万元,黑白4000元 C、杂志广告刊登：2万元 ③网络广告：12200元 A、广告制作费（旗帜、banner、logo）1000元 B、网络广告投入宣传费（网站合作、付费搜索引擎或者其他）：1万元 C、制作展会官网：1200元 2、新闻宣传费用（尽量节省预算）共计：8000元 ①电视新闻6000元 电视新闻、滚动字幕播报：5000元 网络新闻投放：1000元 ②新闻发布会 新闻发布会会场布置费用：2000元 3、海报宣传：共计：6000元 ①设计制作、印刷、材料费：5000元 ②海报张贴租金：1000元 4、宣传资料共计：7000元 ①宣传册+秩序册：6000元 设计、印刷、材料（各1000本，3元/本，内含参展商，赞助商性息，环保咨询等相关报道）：6000元： ②DM宣传单：1000元 设计、印刷、材料（2万份，1000元） 5、宣传人员办公费：5000元 四、招展与招商费用——190000元 具体费用包括 1、招展代理费用共计：171000元 劳务费（代理公司人员劳务领取范围）：10万元 差旅费（外出招展人员）：3万元 办公费（包括招展资料复印、印刷、办公文具等）：8000元 电话营销费：2000元 资料编印和邮寄费：4000元 客户联系费（参展商，专家，相关政府人员）：3万元 宣传推广公关费：1万元 2、招商费用：共计：13000元 信件邮寄费：1000元 招商联系费（赞助商，供应方，合作伙伴）：1万 办公费：2000元 3、备用费用： 用于不可预见的支出费用：6000元 五、筹备相关费用——174140元 具体费用包括 1、停车证（50元/张）共计：5000元 沪牌、外地牌、货车等 2、仓储、运输等费用共计：108800元 ①仓库租赁1.2元/㎡·天  500㎡*1.2*3天=1800元 ②仓储服务管理费：2000元 备注：1）、不足一吨按一吨计算，凡每增500KG按75元逐增。2）、10吨以上，价格可与参展商面议。3）、泡货按体积计算：按80元/M3计算。4）、 人工搬运：50KG/件以内按10元收费。50KG/件按10元递增。 ④运输费：10万 3、展具租赁费共计：100340元 A.人字梯：2M高、3M高  20元/架/天(10+5)*20*4=1200元 B.平板小推车1.07×0.63(M) 20元/辆/小时10辆*20*10=2000元 C.二层脚手架 3.5M高 50元/半天5台*50*4=500元 D.手动堆高车  1500公斤 60元/辆/小时3*60*8=1440元 E.液压升降平台  9M高   100元/辆/小时2*100*4=800元 F.折叠咨询桌   1×0.5×0.75(M) 100元/张/展期50*100=5000元 G.简易桌 1.8×0.45×0.75(M)80元/张/展期100*80=8000元 H.玻璃展示柜 横竖方三种规格200元/个/展期50*200=1000元 I.长臂射灯 100W/220V   10元/只/展期10*200=2000元 J.搁板   1×0.3(M)    10元/块/展期80*10=800元 K.软隔离  10元/根/展期10*80=800元 L.指示牌  10元/块/展期10*30=300元 M.插座三孔+两空  4元/只/展期2*155*4=1240元 N.折椅 8元/张/展期8*155*2=2480元 O.挂环  U型、Q型、圆头 1元/个/展期500*1=500元 P.围板 9，12m2标准规格 50元/块/展期（80*3+40*4）*20=20000元 Q.楣板 展位标准规格 15元/块/展期120*15=1800元 R.桌布5元/块/展期150块*5=750元 S.宽带网络接口 200元/端/展期200*3*3=1800元 T.无线路由器    50元/个/展期50*3*3=450元     U.其他租赁费用（饮水机、打印机、DVD电视设备等） 10000元 六、配套活动费用——11600元   1、开闭幕式共计：22000元 ①主席台搭建（场地租金\地毯\背景板\挡板等）：8000元 ②花卉、绸带彩球、贵宾胸花、升空小气球等：2000元 ③彩旗、礼仪小姐、绶带等：1000元 ④音响设备等：500元 2、会议、研讨会：中国汽车发展报告、汽车发展论坛、汽车商务论坛、中国汽车有关单位圆桌会议 ①会议室租赁费：100座1000元/半天3000元提供茶水、音响设备、联网设备、空调②多功能厅：150座2500/半天  5000元提供茶水、音响、话筒、投影、发言席、联网设备、空调③贵宾会晤室：20座  500元/天 1000元提供茶水、空调、服务员一名④休息室 50座 200元/天  600元⑤会议横幅制作100元/条，会议喷绘背景制作700元/块6*100=600   700*2=1400共计：11600元 3、配对会晤：贵宾买家与参展商 5、其他特殊布置费用：5000元 七、其他相关费用——500000元   1、办公费用 ①胸牌、席卡制作费等（设计、编订、印刷）5000元②文具纸张等相关用于办公的费用500元 2、人员费用 ①邀嘉宾出场费：1000元②嘉宾接待费：1000元 3、接待费 酒店房间、交通费、餐饮：3万 4、茶歇点心 包括酒会、会议茶歇点心等：5000元 5、装饰品 开幕式、会议及展览会场2000元 6、服装 展览会纪念LOGO衫 3000元 7、纪念品 礼品环保袋+小礼品5000元 8、门票制作 设计、印刷 2000元 9、一次性物资费 一次性水杯等一次性用品 2000元 10、保险费用 展品保险 、观展客意外伤害保险、会展设备安装与拆卸工程保险、会展融资信用保险   5万 11、相关税收 20万 八、其他不可预见费用（赔偿费等）——15万                                总支出：3118,020元财务收入预算： 一、政府拨款：30万 二、WE馆展位费收入：共计360万 A区  RMB21262/9平方米（标准展位）/ 光地 标准展位配置 RMB2126/平方米 l        9m2标准展位三围板、地毯、一张咨询台、三把椅子、二只射灯、一个220V电源插座、参展单位楣板l        12m2标准展位三围板、地毯、一张咨询台、四把椅子、二只射灯、一个220V电源插座、参展单位楣板l        18m2标准展位三围板、地毯、一张咨询台、一张圆桌或方桌、六把椅子、四只射灯、一个220V电源插座、参展单位楣板 B区 RMB13,980/9平方米（标准展位） 光地 RMB1,400/平方米 注：两面开口展位费加收500元，三面开口展位加收800元A区：65万B区：80万退展费（退 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 价60%）5万前提：假设展位全部卖出  三、会议及相关活动收入：共计：23万 1、参会费收入：5万元2、向服务商收取的差价：5万3、相关活动收入（观众活动参与费）：3万4、交易提成费（由主办方促成的项目）：10万 四、赞助收入共计：80万 1、广告收入（挡板、幕墙广告、展馆内广告、宣传手册广告等等）：60万2、金牌赞助：96万（6个名额）3、银牌赞助：64万（8个名额） 五、保险赔偿费：5万 六、其他相关收入：5万 总收入：633万元 收入 6,330,000元 支出 3,118,020元 利润 3,211,980元附录1：2011上海车展现场管理计划一、会展开幕式现场管理：（1）展会现场布置：布展工作一般在展览会开幕前几天举行，时间长短依展览会的不同规模和主题而定。我们根据车展对于布展的要求在展前划出十天作为布展时间。本公司将在此过程内应主办方委托进一步对展览会现场环境进行规划，对参展商、搭建商、运输商等的有关工作进行协调和管理，从而为展览会正式开幕作好筹备工作。在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。（2）VIP（veryimportantperson)接待：对于重要贵宾还需要事先制订接待计划，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。（3）媒体的接待和管理：展会开幕前，办展机构要与有关媒体取得联系，为召开新闻发布会或邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。（4）展会开幕开幕时间和地点。开幕式讲话稿和新闻通稿。开幕方式的确定。（5）开幕酒会服务策划开幕式酒会是展会的一项重要的公关活动，它可以很好的促进办展机构与参展商、行业领导和其他有关方面的关系。办展机构要事先策划安排好就会举办的地点、时间、酒会的方式、出席酒会的人员范围、酒会的标准等。开幕酒会是展会联络各方感情，与各方进行面对面沟通交流的一种非常好的方式，因此需要精心筹划以达目的。二、会展布展与现场管理：（1）办展机构现场管理1、展会现场布置2、展会注册及入场管理3、展会证件与门票管理4、展会设备设施管理5、展会现场的安全管理6、展会现场的知识产权保护工作7、展会现场的相关活动管理8、展会现场的其他服务9、应急处理小组（2）参展商的现场管理工作：展前，主办单位在推广会展项目的同时对参展企业进行宣传，在广泛派发邀请函以及签约的网站上都添加部分参展企业的名册；编制含有参展企业名册的会展快讯，派发给专业观众、专业市场；在展会的介绍网站上开辟了供求平台，企业在展前、展中、展后都可以在网上注册，发布产品供应信息和采购信息，为买卖双方搭建平台。  展中，主办单位为展商提供增值服务，有站家现场答疑会和各类研讨会，帮助企业解决生产管理中的难题；有产销对接洽谈会，为买卖双方牵线搭桥，提升买卖双方的贸易成功率；有新技术推介会，推介新技术工参展商学习引进；除此之外，还将举行参展知识培训会，对参展商进行“如何让展位更吸引人”“如何更方便撤展”“参展手续”等方面知识培训。同时，现场还安排专门人员协助展商进行报到、进馆等各项服务。  展后，主办单位对参展企业即使走访，听取意见，是下一界的增值服务做得更完美，同时进行企业展后成果的跟踪报道，提高展会和企业的知名度。1、布展2、配备展台的工作人员3、展台接待4、贸易洽谈5、情况记录6、其他相关宣传推广活动7、信息收集工作8、细节管理注意事项9、应急处理小组（3）观众登记和入场管理：观众登记处的主要任务之一就是维护展览会入口的良好秩序，确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场。为了提高工作效率，我们将预先登记的观众和现场注册的观众分开，并进一步将现场注册的观众分为两类，即有名片和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再登记处办理手续。科学的观众登记，不仅能保证观众迅速入场，还有利于会展主办单位日后建立营销数据库，由此可见观众登记和入场管理的重要性。另外，我们在还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样可以便于人们，尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。1、预登记2、现场登记3、信息收集4、导引与通道维护5、告知观众展会日程6、现场服务管理（商务中心，问讯处，紧急事务处理等）7、应急处理小组 （4）撤展管理1、展位的拆除2、参展商租用展具的退还3、参展商展品的处理和回运4、展品出馆控制5、展场的清洁6、撤展安全保卫（5）参展观众的统计1、依据观众办理登记手续的内容进行统计2、根据门票进行统计3、参展商的客户统计三、会展现场风险与安全管理：（1）会展现场的风险类型：1、从是否可控的角度分类可分为自然威胁和人为威胁2、从风险的内容可分为物质损失风险、财务损失风险、法律责任风险、人员损失风险四类（2）会展风险管理：1、对场地进行安全分析2、同当地相关部门建立良好的工作关系。3、确定会展活动的利益相关者具有相应的风险意识4、制作安全小册子/标牌以及其他交流方式5、制定一个媒体管理计划6、预防“闹展”（3）重大紧急事件管理：为应对在展会过程中可能发生的重大安全问题，我们与消防、公安、卫生等部分取得联系，以便在此类事件发生后的最短时间内解决问题。四.其它管理：（1）现场广告管理  在一次大型会展活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、会展会刊、户外广告牌、气球、标语等，但无论采取什么样的广告载体，会展主办单位都必须指定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。1、广告载体分类与统一管理2、广告的规范与招标3、秉承公平公开的原则（2）交通、物流管理：对现场物流和交通的控制是展览活动全面控制的至关重要的部分。会展是一个庞大的系统工程，从组展到展品运输、展台搭建，知道撤展，任何一环脱节，会展都无法顺利进行。在整个流程中，展品、宣传资料以及展具、道具等相关设备的运输是一项重要工作，而且专业性很强。在本次展会中，我们委托XX运输公司来负责展品运输工作。（会展主办单位申请会展批文并在海关备案时，会同时将运输代理在海关备案。主办单位委托哪家运输公司，海关就受理哪家公司的报关业务。国际展览会的参展商有海外参展商和国内参展商之分。其中，海外参展商通常由一些国际性的运输公司代理。）1、展品运输（分为主办方签约物流公司与自行运输）2、撤展运输3、现场联络点4、线路规划5、对展品抵达时间的掌握，6、撤展管理与撤展物品监控7、紧急事件处理（3）餐饮管理：  会展现场的餐饮服务要根据会展主办单位和场馆之间所签订的协议内容而定。1、指定餐饮服务商，提供现场餐饮服务。（主办方指定XX餐饮公司作为本次展会的餐饮供应商场馆常设的餐饮服务设施也能提供一定的服务。）2、同时、我们推荐场馆及周遍餐饮设施。，并详细介绍和推荐场馆及周边的餐饮情况。（4）证件管理  为了便于会展现场管理，同时出于统计的需要，我们对展览会实行证件管理，即拥有会展主办单位认可的证件才能进入场馆。在本次展会中，主办方印制六种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和讲演嘉宾）。另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。主办机构将加强对展览会证件，尤其是门票的管理，以避免出现混乱的局面，从而影响展览会的安全和形象。由于本次展会出售门票，主办单位已事先向税务部门报告，并征得税务部门同意。  （5）新闻管理本次展会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备请详询。另外，本届展会主办会安排AS公司的总经理洪进先生作为新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访。  （6）酒店、旅游服务  酒店服务是会展主办单位参展商提供的基本配套服务项目。本次展会的相关节点旅游服务指定XX旅游公司为旅游代理商。由XX旅游公司与目的地旅游社或管理公司（DMC）合作，承揽相关旅游考察业务，协助预定酒店，协调活动中涉及的各级目的地、各部门的接待工作，保证参展商或专业观众旅行活动的顺利进行。 （7）会展资料的采集与编写印发宣传资料。印发宣传资料是展览物资管理工作的组成部分，同时也是展台贸易工作的组成部分，对展出效果有直接影响。宣传资料主要用于展览会之前向目标观众和新闻界寄发，我们也将在展览会期间在展台上散发。参展商资料。参展商需要编印一些自己的宣传资料，由我们统一整合刊印。基本资料有展台小册子、公司介绍、产品目录、产品介绍、价格单等。展台小册子是参展商的主要资料。资料编印。选产资料具有广告作用，为了给潜在客户和新闻界留下良好和深刻的印象，必须注意其质量。会议材料的印刷与制作。我们印发了相关宣传品及会议资料，以告知展会信息、会议的信息以及会议期间提供与会者开会所需的相关资料。建议在会后留存建档、参考使用。 （8）会展设备管理1．会议所需视听设备  本次展会及会议对视听设备方面的要求较为严格，对音响、麦克风、放映机、银幕等都要有一定的质量要求，并由专业人员协助规划。放映设备。放映设备是指在会议室内演讲时所用到的辅助器材，如幻灯机、投影机等。音响设备。音响设备对会议的质量具有相当大的影响，会议经理人将对一下方面进行负责。麦克风录音特殊视听系统。2．视听设备与会场布置的关系会议厅的容量、座位与舞台的安排都与视听设备有直接的关系。本次会议的会议室设计与不知将由本公司的首席设计师徐大鸟先生负责统筹策划。相关方面包括：视听设备的安排影响会议室座位的容量。座位安排对视听的影响。会议场地视听设备的调查。附录2：展会赞助商方案展会赞助商，在此次“2011上海车展”及同期举办的“2011上海车展高峰论坛”活动、“设计师之夜”、“汽车用品十大评选颁奖活动”、“2011汽车用品行业趋势发布会”系列技术会议中，将与4000多家国内顶级采购商CEO、500多家汽车装备供应商CEO零距离的接触，企业和个人将取得极高的曝光，同时在会前和会后的大量宣传中作为赞助商被广泛提及；同时还可将公司的品牌和形象展现在知名汽车制造业者面前，可以从此次活动中得到最大的曝光度1、金牌赞助商赞助费：16万RMB（仅限六家)赞助商收益包括：1、赠送展位36平方米、门票广告（宽105mm×高215mm）5000张2、赞助公司LOGO和标识将作为金牌赞助商加入展会广告、会议及活动现场的主背景板；3、2011上海车展高峰论坛名额2人、4个汽车用品十大评选活动名额及每项会议2名；4、5人以赞助商的名义出席设计师之夜酒会；5、赠送2块广告牌广告：汽车表演场地主广告牌（高1米×长3米）1块、展览馆广告牌（高3米×长6米）1块。广告牌被策略性的部置在会展中心的周围，使您给过往的参展人员留下深刻的印象。6、赠送展会等印刷、电子广告（国内外相关媒体）；印刷、电子广告是扩大您参展效应的最佳机会，您可以在展会各类的媒体宣传中展示您的公司和产品。通过印刷品和现场广告,贵司可以充分展示您的企业形象,吸引更多的观众和买家前往贵司展台洽谈和采购；7、赠送会刊和书签广告：会刊（宽140mm×高210mm）是展览会的永久纪念，也是专业买家的采购手册和指南，充分利用展览会会刊的长期宣传作用，投放广告，将会起到意想不到的良好效果8、赠送《2011上海车展前讯》广告半版（高1750mm×宽2350mm），《2011上海车展前讯》将在开展前几周直接寄给数千位注册观众和潜在的车展与会代表。9、赠送5000张参观指南（高3600mm×宽2350mm）广告：参观指南是一本可以使您更好的安排您在展会期间如何合理分配时间的指南。参观指南包括：展会时间表、展会主题、技术会议、展馆平面图、展馆地图和交通方式等。参观指南将发放给每一位现场观众，在参观指南上投放广告将极大地有助于贵公司对现场观众的组织，吸引所有观众来到您的展台。10、赠送5000张观众胸卡（高75mm×宽105mm）广告：每个进入展会现场的人都需要胸卡。所以您可以利用这一点在胸卡上做广告，直接向您的潜在买家宣传您的公司。您可以在胸卡上标上您公司的Logo，或是显目的标出您展台的位置。除了在胸卡上做广告，您还可以在胸卡吊绳上放上您公司的Logo或写上您公司的名称。11、赠送5000份官方展览纪念品广告（高200mm×长3000mm）：将广告做在例如像展览资料袋（高4200mm×宽70mm×长3000mm）这类观众可以直接带回家的纪念品上，将是一个使观众留下深刻印象的好机会。如果您需要这方面的广告投放，请直接联系我们，我们将告诉您更多有关这方面的广告机会。12、赠送所有参观展会记会议VIP的详细联系方式，便于进一步的业务沟通。二、银牌赞助商赞助费：8万RMB赞助商收益包括：1、赠送展位36平方米、门票广告5000张2、贵司的LOGO和标识将作为银牌赞助商加入展会活动现场的主背景板；3、2011上海车展高峰论坛名额2人、4个汽车用品十大评选活动名额及每项会议2名。4、展览会广告牌广告1块。5、赠送《2011上海车展前讯》广告半版6、赠送5000张观众胸卡广告：7、以赞助商的名义出现并将其LOGO链接到2011上海车展主页。8、赠送8000名参会者详细联系方式。附录3：展会同期活动一、2011上海车展高峰论坛为提升上海车展的国际化和品牌化水平，开拓市场，扩大需求，上海车展主办方将会同中央电视台经济频道和中国商报，于4月30日14:30-17:00在上海国际会议中心举行“国际金融危机后的汽车业的发展趋势与前景展望——2011上海车展高峰论坛”。届时，将邀请中央有关部委和上海市领导、国内主要汽车集团和跨国公司CEO等出席并演讲，增强中外汽车界进一步的交流与合作，共谋行业发展大计。二、设计师之夜4月30日19:00，主办方邀请各国的汽车设计师汇集于上海埃弗顿酒店参加名为“设计师之夜”的主题酒会，交流设计理念与心得。三、开幕式5月1日8：00，上海车展主办方将在新国际博览中心南广场上举行隆重而热烈的2011上海车展开幕仪式，让您身临其境的感受本次展会的氛围。四、2011汽车用品行业趋势发布会2011年，汽车用品如何走向国际化？2011年汽车用品行业将更加成熟？2011年汽车用品行业火爆之势将堪比整车市场？2011年汽车用品行业电子企业将更有利可图？2011年汽车用品市场将更加规范？2011年汽车用品行业将……2011年想知道汽车用品行业走向如何？请关注，12届汽车用品展2011汽车用品行业趋势发布会。时间：5月1日13:30-15:00地点：E1-M19五、2011第七届中国改装汽车评选大赛获奖者表演展会同期，我们邀请到第7届中国改装汽车评选大赛获奖者进行漂移表演、改装贴纸展示、音响改装展示、汽车彩绘展示、摄影展示等，相信能够吸引到更多的媒体和观众。时间：5月2日14:30-16：00地点：W馆与E馆中央空地六、2011新品发布会90%年度新品，将现场呈现，近百家企业，首次现场解析新品来源、设计经过并演示使用方法等，让你在短时间之内了解、掌握全年度的汽车用品详情，成为走在汽车用品前沿的潮流人物。时间：5月3日13：00-15：00地点：E4-M27七、汽车用品十大评选活动由慧聪汽车用品网主办，行业(商)协会指导，2011上海车展支持的，主题为“品牌演绎经典，创新成就未来！”的2011年度(第七届)中国汽车用品行业十大评选颁奖活动在展会现场举办。奖项内容：十大优秀经销商、十大优秀服务机构两大奖项进行合并，推出十大优秀流通服务企业奖项，另外增设“2011年度产品大奖”，十大风云人物，十大知名品牌，十大新锐品牌，十大潜力品牌奖项保持不变。时间：5月4日10：00-12：00地点：E1-M19八、“无界限”爱车试驾与动态展示（贯穿整个展会）你不能享受期待已久的自驾游？你不能驾驶爱车在公路上驰骋？你不能在几款心仪的车款中取舍？那么，您还在等什么？在展会期间，我们将开辟2.5万平米的室外试驾与动态展示区，您将进一步形象地了解各款车型的具体性能并有机会与心爱的车型零距离接触！九、我付款，你买车！展会期间，我们将每日从预登记观众中随机抽取一名幸运观众，若此观众有意向现场购车，将赠予15万元人民币作为购车款，若幸运观众并无购车需求，我们将赠予该观众三万元现金奖励。十、闭幕式闭幕式将宣布整个展会圆满结束，届时有中国汽车工业协会会长，中国国际贸易促进委员会代表，中国汽车工程协会会长等国内汽车行业代表人物出席。时间：5月4日15:10-16:00附录4：2011上海车展应急预案 一、展会应急保障部——应急安保小组、现场医疗小组、消防小组、高层处理组二、展会筹备前期的突发风险状况1、参展商突然撤展：联系参展商,尽量说服参展商不要退出；若无法协商，通过合同要求参展商付60%的退展费。（1）将该区域的展位重新设计，再搭建展位前敲定；（2）尽快招有意向参加的参展商2、展位没有搭好：查看推迟原因若是施工方的原因，要求施工方加班；若是承办方主观因素，如展位装修材料没齐而影响进度，就要付施工方加班费。3、运输的展品没有到：联系物流公司,查运输单，存库单。若是遗留在仓库内，尽快从仓库调运出来；若是没有入库，查货物入库前的动向，寻找责任方；若展品无法及时到达，要求参展商准备新展品。4、展位没有搭好：查看推迟原因若是施工方的原因，要求施工方加班；若是承办方主观因素，如展位装修材料没齐而影响进度，就要付施工方加班费。5、展具不全：在尽量不超过预算的情况下先看看有没有可以代替的剩余展具；若没能代替的,在预算范围内尽快购买缺少的展具展具、展品被破坏：看破坏程度，按折旧费计入成本若破坏程度不明显，且没有安全隐患的，继续使用； 若破坏严重的，按赔偿标准进行赔偿 若展品破坏，及时通知展览小组，调用可替换的展品，要求保险赔偿。6、展台搭建施工过程中人员受伤：查看伤势大小尽快治疗，寻找责任方。 三、展中存在风险处置火灾事故应急预案 风险指数：★★　　1、报警程序：　 （1）根据火势灵活处理，如火势大，需要报警则立即就近用电话报告消防中心（电话119），如火势较小根据现场情况利用现有的消防器材进行及时的扑灭。（2）迅速向展会应急保障部报告。　　 2、组织实施：（1）事故发生后应立即疏散人群并向上级报告。（2）要迅速组织人员有序逃生，防止发生踩踏等事故。原则是“先救人，后救物”。（3）开通备用安全通道，组织人员撤至安全地带，调查是否有人困在火场。　（4）消防车到来之前，所有工作人员均有义务参加扑救，消防车到之后要听从消防人员的指挥，做好配合工作。3、注意事项：（1）火灾事故首要的是保护人员安全，扑救要在确保人员不受伤害的前提下进行。（2）火灾第一发现人应将火灾发生的准确位置和火灾情况告知监控值室，如是电源引起，应立即切断电源，电话展会应急保障部电话。（3）发现火灾后应掌握的原则是边救火，边向上级报告。（4）人员在逃生时应组织有秩序的撤离。（5）展会应急保障部应维持现场秩序，防止有人乘机捣乱和展品受到损失。（6）各部门的所有人员都必须支持、配合事故救援，并提供一切便利条件。疾病事故应急预案  风险指数：★★★★看当时的现场情况灵活处理，及时与展会应急保障部现场医务小组取得联系听从医务人员的安排。如病情严重需立即送往医院则：　　 1、以最快的速度将人员送往医院，情况紧急时经请示拨打急救中心电话“120”请求救助。　　2、立即组织工作人员组成陪护人员队伍，进行陪护，稳定患者的情绪。　　3、应急小组组长就事态发展情况迅速向当事者家属取得联系。　 4、要采取迅速果断的措施，把影响缩小到最小。　 5、组织安保，展览部等各方面的工作人员最短时间内恢复展览的正常秩序。争议升级暴力事件应急预案 风险指数：★★★　　1、执勤人员、工作人员立即劝解无效可采取强制手段，将争执双方带离现场移交展会现场公安执勤点处理。　 2、迅速报告应急小组，保护在场的人员及展品安全。　 3、在事情得到解决之前要将当事者双方稳住在现场，防其事后逃跑，并保护好现场。　 4、受伤即使送往医院或医务室。　 5、组织安保，公安等各方面的工作人员最短时间内恢复展览的正常秩序。 发生偷盗（展品、人员）等事件时风险指数：★★　　1、第一个接到报警的工作人员及时与安保人员取得联系由安保人员带领受害者到展会现场公安执勤点报警备案。　 2、调出闭路电视的图像资料，积极配合警方的案件侦破工作。　 3、财产损失严重时，配合警方对出馆人员进行一一核查。争取在最短时间内弥补损失。 展位安全事件预案 风险指数：★    1、参展时发生展台坍塌事件，第一时间与取得联系，疏散人员。若有人员受伤，立刻送医院；2、及时清理展位，找到责任方，处理赔偿事项人流量事件预案 风险指数：★★★★  1、分普通观众日和特殊观众日，岔开普通人流高峰。