文件及记录控制程序

文件及记录控制程序文件及记录控制程序1．0目的确保本厂在推行社会责任系统文件能及时、正确地在各部流通，并保留适当记录以证明该系统的符合性。2．0适用范围：本厂社会责任系统所有文件资料及记录的控制。3．0定义：（无）4．0权责4．1文控中心：对本厂社会责任系统文件进行发放、列帐及版本控制，并编制SA记录总览表。5．0作业内容5．1SA文件控制5．1．1社会责任系统文件由SA管理者代表根据实际情况对照标准进行规划，并安排编写。依该系统手册规定之相关权限批准后，交文控中心依相关规定发行、修订、回收、保存及作废管理，文件的发放由授权人指引发...

文件及记录控制程序1．0目的确保本厂在推行社会责任系统文件能及时、正确地在各部流通，并保留适当记录以证明该系统的符合性。2．0适用范围：本厂社会责任系统所有文件资料及记录的控制。3．0定义：（无）4．0权责4．1文控中心：对本厂社会责任系统文件进行发放、列帐及版本控制，并编制SA记录总览表。5．0作业内容5．1SA文件控制5．1．1社会责任系统文件由SA管理者代表根据实际情况对照标准进行规划，并安排编写。依该系统手册规定之相关权限批准后，交文控中心依相关规定发行、修订、回收、保存及作废管理，文件的发放由授权人指引发至相关部门，并执行文件分发的签收。保证该有文件的地方皆有现行有效的版本可供需要时指导，防止作废文件在现场使用并定期对体系文件的适宜性充分进行评审。5．1．2SA文件编码规则：（1）（2）（3）（4）（5）（6）（7）社会责任系统文件阶别流水号表单版次5．1．3编码说明：第（1）（2）码为社会责任系统英文简写，即用SA表示；第（3）为文件阶别，即：手册用M表示，程序文件为P表示；第（4）（5）（6）为流水号，由文控中心分别由001-999编号管制；第（7）为表单版次，以大写英文字母表示，初版A版，第一次修改为B版，第二次修改为C版，......以此类推。5.2文件的发放5.2.1文控发放的文件需盖有“受控文件”章,“受控文件”收文部门不得复印,.5.2.2文控发放的文件需填写“文件分发回收记录”,注明文件发放时间、回收时间(若版本修改回收时)、版本及签收人.5．2SA记录的控制5．3．1各部门相关人员负责依要求填写本部门社会责任系统所有相关记录，经权责人员核准后，由各部门自行做好标识分类归档。5．3．2各项社会责任系统记录由文控中心统一登录在“SA记录总览表”上，并注明保存地点、期限，以方便查找。5．3．3各项社会责任系统记录之储存应妥善维护，尤其注意储存环境，避免文件受潮。5．3．4如有过期之SA记录，应统一进行销毁。5．3．5各部门SA记录务必做到客观真实，并具有追溯性。5．3．6所有SA文件及记录由文控中心统一监控管理。6．0参考资料：（无）7．0SA记录SA记录总览表文件分发回收记录

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