采购
管理制度
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采购管理制度
1.目的
加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。
2.适用范围
适用于公司所有物品（原材料、辅料、设备、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品）或成品、经营类仪器试剂等的采购。
3.权责部门
3.1销售部：根据编制的销售计划制定《产品订购单》并下发相关部门。
3.2生产部：根据计划供应部下达的生产指令单，编制原辅材料、包装材料的采购申请审批表，负责原辅料等外包产品采购申请及计划的编制。
3.3计划供应部：根据销售部产品订货单及各部门报送的采购申请表，核实仓库存量，结合材料库存安全定额，编制采购计划，报经总经理批准后组织采购。
3.4行政部：负责公司劳保、办公用品的采购统计和办公用品维修申请以及日常行政事务的处理。
3.5质量部：负责原材料、辅料的验收，负责备品备件、设备、监视和测量工具及维修等劳务的验收；负责监控生产以及发货的整个过程。
3.6采购专员：负责各部门需求物品的采买工作，索要发票、办理结算，并对发票的真实性和合法性负责。
4.采购作业操作规程
4.1物资采购的计划编制、款项申请及审批流程的完成。
4.1.1请购部门根据生产计划、实际需要以及库存情况每周周一下午4:00之前提交各部门的采购计划或申请，报总经理审核签批。
4.1.2未列入周采购计划或超出计划的临时采购申请需根据需求物品的性质提交申请，并经初审后交总经理批准。
4.1.3采购计划或申请应列明采购物品的名称、规格型号、数量、质量技术要求、估计价值、交货日期、用途等。
4.2采购比价
4.2.1采购部门在采购前须将采购计划或申请，交总经理审批后进行比价；在提交采购
计划或申请的同时，采购专员应对新采购物品提供至少2家以上的供应商报价和联系资料，重大项目必要时可进行实地调查。
4.2.2价值在5000元以上的物品及单台（套）设备的采购需召集三家以上的供应商报价，进行比价。
4.2.3属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨，并且采购物资属供不应求的卖方市场，价格可以上调，但必须经过总经理研究同意后才能执行。
4.2.4国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政府有收费
标准
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不实行比价程序。
4.2.5所有采购业务产生的费用，需经总经理签批后方可报销。
4.3采购实施及物资验收
4.3.1公司的采购业务统一由计划供应部负责办理，其他部门或人员不得自行采购。
4.3.2计划供应部应根据生产部下达的原辅材料需求计划结合库存物资的数量编制采购计划，报总经理批准后执行。
4.3.3计划供应部根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购
合同
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，
采购合同
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应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经总经理批准可以与供货商签订《调价
协议
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》。
4.3.4采购物资运到本公司时，先由采购专员对照核对采购计划，经确认无误后由仓储部提交《请验单》交质量部或提采部门质量检验，质量部、提采部门在验收条件允许的范围内组织物资检验，并出具检验报告单，检验合格的物资由待验区转入合格区保管，并办理入库手续，检验不合格的物资不得办理入库。
4.4结算
4.4.1采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票，不能取得的，价格按扣除增值税以后执行。
4.4.2无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由采购专员填写《请款单》，连同有关凭证报总经理批准后，经财务部门审核，出纳人员方可付款。
4.4.3财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核《采购申请审批表》、《采购合同》、《请款单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。
4.4.4出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。
5.责任
5.1不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。
5.2经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，由于人为原因不能按时采购而影响正常使用并给公司造成损失的按相关规定进行处罚。
5.3未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而导致采购价格明显过高；经查实后采购人员承担相应损失，损失额在5000元以上的责令其下岗。
5.4物品使用部门必须依据计划及管理实际需要，认真按照4.1.3条之规定填写采购申请单。填写不规范，导致无法确认请购物资须知信息的，采购专员有权拒绝采购。采购计划及申请必须由请购部门经理签字，无请购部门主管签字，审批人不得予以审批。对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资金使用浪费的，依照相关规定对有关责任人进行处罚。
5.5采购部门在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定大宗物品的采购方案，落实供货单位。并对采购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。特别是结算过程中产生的应收款项，有关采购人员负有无条件的清收责任。
5.6验收部门必须对所有运抵本公司的采购物品，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时报告采购专员（必要时直接报告总经理）处理。严禁品质不符的外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。
5.7仓库对验收部门验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告（必要时直接报告总经理），同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。
浙公网安备 33021202002483