信息技术七年级下北师大版3.9整理数据教案

3.9整理数据在Excel工作表中输入数据是使用Excel的最基本操作。工作表中可以输入常量和公式两种类型的数据。常量包括数字、文字、日期、时间等；公式是以等号“=”开头，后跟常量、单元格引用、函数或公式表达式的数据。本节主要介绍基本数据的输入、单元格的填充、公式和函数的使用。一、基本数据输入要在某单元格中输入数据，首先应单击该单元格，使其成为活动单元格，然后输入数据。输入的数据在单元格和编辑栏中同时显示。如果选中的单元格内已有数据，则该数据显示在编辑栏中；若输入新数据，原数据将被覆盖。数据输入完毕，可以按回车键或Tab键确认输入。1.输入文本文本中可以包括汉字、字母、数字、空格及各种符号。在Excel中，每个单元格中最多可以输入32000个字符。默认情况下，输入的文本型数据在单元格内左对齐。如果需要在一个单元格内输入多行字符，可按组合键Alt+Enter换行。当输入邮政编码、电话号码等全部由数字组成的字符串时，应先输入一个“'”号，再输入数字字符串，以确定是文本型数据而非数值型数据。注意，当数据宽度超过单元格的宽度时，若右侧单元格没有数据，则单元格的内容会扩展到右边的单元格内；若右侧的单元格内有数据，则结束输入后，单元格内的数据被截断显示，但内容没有丢失，选定单元格后，完整的内容显示在编辑栏内。2.输入数值在Excel工作表中，数值型数据是使用最多、也是最为复杂的数据类型。数值型数据由数字0～9、正号“+”、负号“-”、圆括号“（）”、分数号“/”、货币符号“$”或“￥”、百分号“%”、小数点“.”、指数符号“E”或“e”等组成。默认情况下，单元格中最多可显示11位数字，如超出此范围，则自动改为以科学计数法显示，且数值在单元格内右对齐。当单元格内显示一串“#”时，则表示列宽不够显示此数字，可适当调整列宽以正确显示。在Excel中，不同类型的数字有不同的输入方法。·输入正数：直接输入，前面不必带“+”号；·输入负数：必须在数字前加“-”号，或者给数字加上圆括号；·输入真分数时，应先输入“0”和空格，再输入分数，例如，输入“01/4”表示四分之一。输入假分数时，应在整数部分和分数之间加一个空格，如“11/4”表示一又四分之一，以便与日期区别开。3.输入日期和时间在单元格中输入Excel能够识别的日期和时间，单元格格式自动从“常规”数字格式转换为“日期”和“时间”格式，输入的数据在单元格内右对齐，否则按文本处理，且数据在单元格内左对齐。输入日期和时间数据时，应遵循下列规则：输入日期：日期有多种格式，可用“/”或“-”分隔，也可用年、月、日的格式。例如，06-02-10、2006年2月10日等。按Ctrl+；键可输入当前日期。当输入年份为两位数字时，Excel有不同的规定，输入的数字在00～29之间，系统解释为2000～2029年，输入的数字在30～99之间，系统解释为1930～1999年。输入时间：小时、分、秒之间用冒号分隔。系统默认输入的时间是24小时制，如果使用12小时制，则需在输入的时间后输入一个空格，再输入am或pm，也可以输入a或p。例如，5:40:30pm或者5:40:30p，忽略大小写。按Ctrl+Shift+:键可输入当前时间。二、单元格的填充对于一些有某种规律的数据，如图4-15所示工作表中的“序号”列数据、“存入日”列数据等，这样的数据，用户不必一个个输入，只要输入基础数据，然后用填充的方法快速输入。数据的填充可在行或列的方向上进行。填充数据之前，应先输入第一个数据或前几个数据，然后用鼠标单击并拖动填充柄。填充柄位于选中单元格右下角。当把鼠标移动到填充柄上时，鼠标光标会由通常的形变为＋形。㈠步长为1或-1的序列对于填充步长为1、-1或数值保持不变的数据序列，最简单快速的方法就是使用鼠标拖动填充柄。1.数值型数据的填充在要填充数据的单元格区域中输入第一个数据，并选中该单元格，把鼠标移到填充柄上，待鼠标光标由形变为＋形时，按下鼠标左键并拖动。直接拖动，数值不变；按下Ctrl键拖动，生成等差序列。向右、向下拖动数据增大，向左、向上拖动，数据减小。2.文本型数据的填充不含数字串的文本串：无论是否按下Ctrl键，数值均不变。对含有数字串的文本串：直接拖动，最后一个数字串成等差数列；按下Ctrl键拖动，数据不变。3.日期和时间型数据的填充日期型：直接拖动，按“日”生成等差序列，按下Ctrl键拖动，数据不变。时间型：直接拖动，按“小时”生成等差序列，按下Ctrl键拖动，数据不变。㈡步长为任意的序列有时，数据间的的关系比较复杂，如成等比数列、等差数列（步长任意），日期填充时按“年”、“月”、“工作日”填充，时间填充时按“小时”、“分钟”、“秒”填充等。这样一些数据的填充，虽然有些也可使用鼠标拖动填充柄的方法，但更一般的方法是使用快捷菜单或“序列”对话框。1.使用快捷菜单选定第一个单元格并输入第一个数据，按下鼠标右键拖动填充柄，到要填充数据的最后一个单元格，松鼠标右键，打开快捷菜单。注意：选定单元格的数据类型不同，快捷菜单中的可用选项也不同。根据需要选择快捷菜单中的命令。2.使用“序列”对话框①在要填充数据的第一个单元格中输入第一个数据，并选中要填充数据的区域。②由“编辑”→“填充”→“序列”命令，打开“序列”对话框，如图4-18所示。·在“序列产生在”栏内，选择按“行”填充或按“列”填充。·在“类型”栏内，选择填充类型，若选择“自动填充”，填充效果和鼠标左键拖动填充柄效果相同；若选择“日期”单选钮，则可在“日期单位”栏内选择填充项目。·在“步长值”文本框内可输入步长值。·在“终止值”文本框内输入填充的最大值（步长为正）或最小值（步长为负）。·选中“预测趋势”复选框，只对等差序列、等比序列有效，对等差序列自动生成最佳直线；对等比序列自动生成最佳的几何曲线。③单击“确定”按钮。三、使用公式和函数Excel具有强大的数据运算和数据分析功能，这是因为在其应用程序中包含了丰富的函数。对于一些复杂的数据运算，用户可以使用公式和函数。公式是函数的基础，它是单元格中一系列值、单元格引用、名称或运算符的组合；函数是预定义的或者说是内置的，可以进行算术、文本、逻辑运算等。㈠公式使用公式可以对工作表中的数据进行分析和处理。它不仅用于算术运算，也可用于字符运算、逻辑运算、日期和时间计算等。公式以等号“=”打头，包含各种运算符、常量、函数以及单元格引用等。1.公式中的运算符Excel中可以使用4种运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。①算术运算符包括：加“+”、减“-”、乘“*”、除“/”、乘方“^”、百分号“%”等。②比较运算符包括：等于“=”、大于“>”、小于“<”、大于等于“>=”、小于等于“<=”、不等于“<>”。③文本运算符文本运算符为&。使用文本运算符可将两个或两个以上的文本连接起来，如在某单元格中输入：=“计算机”&“等级考试”，单元格中显示“计算机等级考试”。④引用运算符引用运算符有冒号“：”、逗号“，”、空格。冒号“：”是区域运算符，产生对包括在两个引用之间的所有单元格。如：A2:B3，表示A2、A3、B2、B3，4个单元格。逗号“，”是联合运算符，将多个引用合并为一个。如：A5，B3，C2，表示A5、B3、C2，3个单元格。空格为交叉运算符，产生两个引用共有的单元格。如：B3:F3D2:D4,表示D3单元格。2.使用公式使用公式输入“存款单”工作表中“本息”列中的数据。计算公式如下：本息=金额*（1+利率/100）^期限首先计算G3单元格中的数据。在G3单元格中输入公式“=E3*(1+D3/100)^C3”，输入方法有两种：方法1：单击G3单元格，直接输入“=E3*(1+D3/100)^C3”，并按回车键。方法2：利用“编辑栏”输入公式，操作过程如下：①选定G3单元格。②单击“编辑栏”中的“=”按钮，编辑栏出现等号“=”，同时编辑栏的下方出现“计算结果”工具栏。③单击工作表中的E3单元格，“编辑栏”内出现“=E3”。④输入“*(1+”。⑤单击D3单元格，此时，“编辑栏”内显示“=E3*(1+D3”。⑥输入“/100)^”。⑦单击C3单元格，此时，“编辑栏”内显示“=E3*(1+D3/100)^C3”，如图4-19所示。⑧按回车键或单击“计算结果”工具栏内的“确定”按钮，结果出现在G3单元格中。以下各单元格的计算方法和G3单元格计算方法相同，只是引用的数据不同，可以用填充的方法计算：鼠标左键单击G3单元格的填充柄并向下拖动，扫过所有需要计算本息的单元格，松开鼠标左键，计算结果便出现在相应的单元格中。㈡单元格引用标识单元格地址的方法称为引用，公式中常用单元格引用来标识使用数据的单元格或单元格区域。单元格引用有相对引用、绝对引用和混合引用三种。1.相对引用相对引用使用单元格的列标字母和行号数字作为单元格地址。如，F3。相对引用的特点：使用相对引用的公式，与所引用单元格的位置有关，当相对位置发生变化时，所引用的单元格也发生变化。例如：将C1单元格中的公式“=A1+B1”复制到C2单元格中，C2单元格中的公式为“=A2+B2”；利用相对引用的特点，可以很方便的在不同的单元格中使用相同的公式，对不同行或列中的数据进行计算。如前面对“存款单”工作表中“本息”列的计算，公式中引用的单元格就采用了相对引用。2.绝对引用绝对引用是在相对引用的列字母和行数字前分别加一个美元符号"$"。如，$F$3。绝对引用的特点：使用绝对引用的公式，所引用的单元格位置是固定的，即使相对位置发生变化，所引用的单元格也不变。例如：将C1单元格中的公式“=$A$1+$B$1”复制到C2单元格中，C2单元格中的公式仍然为“=$A$1+$B$1”3.混合引用混合引用是指在一个单元格地址中列标或行号有一个采用相对引用，另一个采用绝对引用。例如：$B2，表示列为绝对引用，行为相对引用。当使用这个引用的公式被移动或复制到新的位置时，所引用的列不变，仍然为B，所引用的行与新位置有关。㈢函数Excel提供了上百个函数，可以根据需要选择函数对工作表中的数据进行计算和处理。1.函数的语法规则函数的一般格式：函数名（参数列表）函数名规定了函数的功能，常为英文单词或缩写，如SUM、AVERAGE、MAX等。函数的参数是函数处理的数据，应放在函数名后的括号内。有些函数只有一个参数，如：COS、SQRT等，有的需要多个参数，如：SUM、AVERAGE等，多个参数要用逗号隔开。2.函数的使用方法下面以计算“存款单”工作表中“金额”列的总和为例，介绍使用函数的两种方法。①直接输入首先选定E23单元格，然后输入“=SUM(E3:E22)”,按回车键.②使用粘贴函数对话框·首先选定E23单元格。·单击工具栏中的“粘贴函数”按钮，或者选择“插入”下拉菜单中的“函数”命令，打开“粘贴函数”对话框；·在“函数分类”列表中选择“常用函数”选项，在“函数名”列表中选择函数SUM。·单击对话框中“确定”按钮。弹出如图4-23所示的“公式选项板”对话框。·单击第一个参数Number1编辑栏右端的切换按钮，将“公式选项板”对话框隐藏，仅显示为一个编辑栏；·在工作表中用鼠标选择需要求和的数据区域E3:E22，单击编辑栏右端的返回按钮，打开“公式选项板”对话框。·单击【确定】按钮。3.几个常用函数①求和函数SUM()格式：SUM(number1,number2,…)功能：返回单元格区域中所有数值之和。其中：number1,number2,… 为1到30个需要求和的参数。②求平均值函数AVERAGE()格式：AVERAGE(number1,number2,…)功能：返回参数的平均值。③系统日期函数TODAY()格式：TODAY()功能：返回计算机系统内部时钟的当前日期。该函数无参数，但函数名称后的括号不能省略。④日期函数DATE()格式：DATE(year,month,day)功能：返回某一指定日期的序列数。该函数主要用于构造一个日期型数据，如：将2006、03、10三个数构成一个日期型数据。在单元格中输入“=DATE(2006,03,10)”，并按回车键，单元格中显示日期型数据“2006-3-10”。⑤取年函数YEAR()格式：YEAR(Serial_number)功能：返回某日期的年份。返回值为1900到9999之间的整数。其中Serial_number为一个日期型数据。例如：在某单元格中输入“=YEAR(TODAY())”,该单元格中将显示当前系统日期的年份。⑥取月函数MONTH()格式：MONTH(Serial_number)功能：返回某日期的月份。其中Serial_number为一个日期型数据。⑦取日函数DAY()格式：DAY(Serial_number)功能：返回某日期的日。其中Serial_number为一个日期型数据。⑧条件函数IF()格式：IF(Logical_test,value_if_true,value_if_false)功能：当参数logical_test为逻辑真是，返回value_if_true表达式的值，否则返回value_if_false表达式的值。其中第一个参数logical_test应是能返回逻辑值的表达式，第二个参数value_if_true和第三个参数value_if_false可以是任意类型的表达式。⑨非空单元格计数函数COUNTA格式：COUNTA(value1,value2,...)功能：返回参数组中非空值的数目。利用函数COUNTA可以计算单元格区域中非空单元格的个数。其中Value1,value2,...是所要计数的值，个数为1～30个。参数值可以是任何类型，它们可以包括空字符("")，但不包括空白单元格。如果参数是单元格引用，引用中的空白单元格将被忽略。⑩条件计数函数COUNTIF()格式：COUNTIF(range,criteria)功能：计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。Criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为32、"32"、">32"、"apples"。4.函数应用示例例1:计算“存款单”工作表中“到期日”列数据。到期日数据与存入日和存款期限有关。“到期日”的计算方法：到期日中的年份=存入日中的年份+存款期限到期日中的月份=存入日中的月份到期日中的日=存入日中的日使用函数“YEAR、MONTH、DAY”，可以分别计算出到期日的“年份、月份、日”三个参数，再用函数DATE将这三个参数构成“到期日”数据。操作过程如下：①选定单元格F3。②在F3单元格中使用粘贴函数对话框，或者直接输入公式=DATE(YEAR(B3)+C3,MONTH(B3),DAY(B3))③计算出F3单元格中的到期日数据后，用鼠标拖动F3单元格的填充柄，填充其他单元格的到期日。例2:在成绩单工作表中，添加“平均成绩”字段，计算各人员5门课程平均成绩；根据平均成绩统计考试人数、各分数段人数、最高分、最低分、平均分，填写到Sheet2工作表的A2:I2区域相应的单元格中；在Sheet2工作表的B3:F3区域各单元格中，分别计算各分数段人数的比率。注:分数段划分为90以上(含90)，80～90(含80)，70～80(含70)，60～70(含60)，60以下。①在成绩单工作表中做如下操作:H1单元格中输入“平均成绩”；H2单元格输入函数AVERAGE(C2:G2)；拖动H2单元格的填充柄,填充H3:H13区域各单元格数据。②在Sheet2工作表中做如下操作:A2单元格输入函数COUNTA(成绩单!H2:H13)；B2单元格输入函数COUNTIF(成绩单!H2:H13,">=90")；C2单元格输入公式COUNTIF(成绩单!H2:H13,">=80")-B2；D2单元格输入公式COUNTIF(成绩单!H2:H13,">=70")-B2-C2；E2单元格输入公式COUNTIF(成绩单!H2:H13,">=60")-B2-C2-D2；F2单元格输入函数COUNTIF(成绩单!H2:H13,"<60")；G2单元格输入函数MAX(成绩单!H2:H13)；H2单元格输入函数MIN(成绩单!H2:H13)；I2单元格输入函数AVERAGE(成绩单!H2:H13)。