(完整版)档案学概论

档案学概论第一节档案的起源一、档案的起源诸说档案的定义：档案是人类社会发展到一定阶段的文明产物，是人类社会实践活动的历史记录，它以社会生产的发展和人类交往的扩大以及文字发明为基础，产生于原始公社向奴隶制过渡的时期（文字是档案产生的前提）。关于档案起源观点的归纳：文字说：文字是档案的必要条件{2.文字图像起源说：文字和国家的出现是档案产生不可缺少的条件结绳刻契说：以原始记事 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 形成的记录就是档案。中国档案：.《尚书》——“上古之书”：迄今我国最古的历史文件汇编和部分追述古代事迹著作的文集。.1899年，河南安阳小屯村殷墟发现的甲骨文，是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案外国档案：.巴勒摩石碑：现存的埃及最古老的年代纪。.世界上最古老的文字有象形文字和楔形文字。第二节档案形态的演变古代中古档案：甲骨档案金石档案：书史性质简牍档案{缣帛档案金文是铸刻在金属鼎彝器上的一种铭文，也称钟鼎文。有铭文的青铜器始于商代。彝铭的四个阶段：①.铸器之意本在使用②.文化递进，器铭加详③书史之性质变而文饰④.铭辞之书与文饰性质俱失，复返粗略之自名中国近代史五大发现：长沙吴简、殷墟甲骨、居延汉简、敦煌遗书、清朝大内档案。外国档案：汉谟拉比法典是第一部最完备的成文法典，亦称《石柱法》。纸草是古代埃及人在公元前3000-前2000年发明的一种书写材料。纤维纸出现在东汉时代。自东晋安帝时起，太尉桓玄下令改用纸张撰写文书和保存档案，一直沿用至今。音像档案也称声像档案或视听档案，包括照片、唱片、录像带、光盘等。直观性是其突出特点。档案的词源：档案在明末清初已被使用，在《清太宗皇帝实录》即顺治年间。第三章档案定义及其剖析1.档案定义的剖析。.直观描述型：从档案的形成转化过程和档案的实存形态等较为直观的角度来描述，即认为档案是某种文书、文件或文书材料。优势：直观、易于理解劣势：没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质属性抽象揭示型：主要从档案对人类社会的根本性作用、价值等相对性角度来定义档案，且试图揭示档案的本质特性（用信息、历史记录、原始记录等抽象度较高的概念.根本目的是揭示事物的本质特性）。优势：理论抽象度较高、有利于人们对档案本质的深入认识与揭示劣势：理解难度大、确指性差、易产生学术纷争。1-rvFtrr”L*-ur"lf*]rm=liv”k档案的本质及其定义表述.原始记录性是档案的本质属性。.档案是指国家机构、社会组织或者个人从事政治、经济、军事、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成（4）的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。理解：（1）档案是各种组织或个人在其特定的社会实践活动中直接形成的。（2）档案是保存备查的历史文件。（3）档案信息的记录方式和载体多种多样。（4）档案是原始的历史记录。对档案定义的理解社会性：档案是人们在社会活动中直接形成的、而非自然界的产物。历史性：档案是已经形成的而不是正在形成的或尚未形成的东西，将过去、现在和未来连结在一起，维系人类社会的时空统一性和整体连续性。确定性：档案内容信息具有清晰性和确定性，内容清楚又依附于一定的物质载体形式而存在原始记录性：档案是人们在社会活动中直接形成的原始性信息记录，对以往社会活动具有直接的原始记录作用。档案的本质特性一一原始记录性一一不仅是档案区别于其他事物的根本所在，而且从根本上决定着其管理方法的基本取向。档案的实存形态及其形成过程.档案的实存形态：凡是对历史事实具有某种清晰、明确的原始记录作用的东西都是档案的实存形态，均可称作档案。档案的实存形态依然主要是各种各样的文件，“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。当然还有非文件的，例如文稿、录音、照片、奖杯、锦旗、臂章等。档案是由文件转化而来的，但并非所有的文书都能转化为档案，是需要一定条件的，缺一不可：（1）办理完毕的文件才能转化为档案（完成文件处理程序或者文件处理暂时告一段落）。（2）对以后的工作、科研等活动具有一定的查考利用价值的文件才能作为档案保存(3)按一定的规律保存起来的文件才能成为档案。.档案的形成过程：是指各种形态的文件，从被制作出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程。一是在其被制作时就是档案、为了日后的查证使用。二是在其被制作时并不是档案，而是为了解决、处理现实生活、工作中的具体问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ，然后被有意保存成档案，如公务文书和私人信函。形成过程公式二“有意/无意地制作+有意的处理保存”对档案真实可靠性的理解一是档案的内容若没有失实、歪曲、作伪之处，那么在对同一历史事实均有记载的各种信息中是最真实、可靠的，因为它是直接的历史记录，但不能将其当成历史事实。二是档案有失实、歪曲、作伪之处，那么其失实、歪曲乃至伪造这一客观事实也恰恰是由档案这一实存形态来予以记录、固化并示之于世的，他依然有其了另一意义上的真实性与可靠性。第四章档案的种类公务档案与私人档案它主要可解决档案的归属，即所有权问题。公务档案是指人们在公务活动中形成的档案，主体主要是公务机关或其他社会组织；私人档案指人们在私人生活中形成的档案，主体为个人。不过，公务机关颁发给个人的证件、票据等同时具有私人档案性质，而私人向公务机关递交的申请、申诉等只要被处理，就同时有了公务档案的性质。但是，公务档案不是公有档案，私人档案也不是私有档案。历史档案与现行档案历史档案：形成离现在较久远，主要起历史文化作用的档案。现行档案：形成离现在较近，且主要起现时性查考作用。因此，决定档案是否保存的理论标准是：现时查考价值和历史文化价值。文书档案、科技档案与专门档案(社会上最普遍的三个档案概念)文书档案实际上是指行政管理档案，其实质是突出强调了行政性或政治性档案在档案大家族中的主导地位。科技档案是在科技、生产活动中直接形成的，具有一定保存价值的科技文件。专门档案是人们通过创造性劳动选择并保存下来以备查考的各种专门文件组成的有机体系的总称，如会计档案、人事档案、医院的病历档案、婚姻登记等。4、中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案将归国家所有的档案划分为三种档案类型：一、中华人民共和国成立后的档案。二、革命历史档案：中华人民共和国成立前，由中国共产党及其所领导的军队、政权、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案。三、旧政权档案：新中国成立前除革命历史档案之外归国家所有的档案。第五章档案与相关事物的关系档案与信息（从属关系）档案是一种最重要的信息，是信息之根——确定性与可靠性的最高体现形式和实存形态。由此可认为：档案是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源。档案与档案信息的区别与联系：区别：一、档案是一种信息源，是载体与内容的统一，不能独立于载体，档案信息是档案所包含的内容与价值，他对于档案载体具有独立性。二、档案一般主要按来源原则进行整理，档案信息则按照信息传播的规律进行储存、整序、传递。三、档案是静态的概念,是固化在档案载体上的内容，档案信息是动态的概念，是运作中的物质形态。②联系：一、档案是档案信息的存储载体。二、档案是档案信息的来源。三、档案是档案信息的传递工具。四、档案中记载的内容可以转化为档案信息。档案与文献档案是文献的一种，二者之间的区别是：一、本质不同：档案是社会实践的原始记录，是第一手原始信息。文献则不论是否是原始记录，非原始记录性的信息记录也可以成为文献，这是根本区别。二、文献注重历史文化价值，档案则注重历史文化价值和现实性的查考、实用价值。三、文献内容一般比较系统、完整，而档案则包括大量的片段性零星记录在内。档案与文书。两者之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系。两者的区别：一、档案实存形态不仅仅是过去的文书，还包括大量非文书类的原始性记录物。二、二者本质不同。文书本质上是为了人们处理、解决现时性具体事务的信息传递工具，主要在空间上传播交流且具有强制性。而档案的本质是以往社会实践的原始记录，主要是时间上传递，让过去告诉现在，让现在告诉未来。档案与图书区别：一、本质不同：档案本质上是人们在社会实践中直接形成的原始记录，图书本质上是系统知识的结晶，虽会涉及社会实践，但却不是对社会实践的直接记录。二、二者的社会功能不同。档案是历史的原始记录，供人们查考史实、解决实际问题。人们看书则是为了学习系统知识。三、而这内容上的交叉重合部分的特点也是明显不同的。例如，档案内容虽有知识，但是知识是不系统的知识片段。图书内容虽有对历史事实的记载，但这种记载却不是直接的原始记录，而是经过加工的系统性知识。档案与资料资料是一个相对性、动态性极强的概念，一般来说对人们研究、解决问题有一定价值的所有相关信息均可称为资料。例如文书、档案、图书、文物等。所以档案可以被人们当作资料看待，但资料不能作为档案看待。档案与文物文物是有文化价值的历史遗留物，其形态主要是过去人们直接使用的实用性物品，如器皿、衣物等，有相当程度的原始记录作用。档案，尤其是重要档案，既有原始记录作用又有突出的历史文化作用，可看作是文物，并被作为文物被收藏。但由于文物记录的历史事实的内容信息是不清晰、不明确的，所以大部分文物不能成为档案，所以，内容信息的清晰性与确定性与否是二者的根本区别。档案中“实物档案”确立的标准是其所记录的内容、信息的清晰性与明确性。一般来说，只有那些自身带有文字的实物才有可能成为实物档案被收藏，同时，实物档案的另一必要条件是其技术上的可保存性，那些即使带有文字而无法收藏的庞然大物（飞机等），也不可能成为实物档案。第六章档案的价值与作用概述含义：档案价值是指档案对国家、社会组织或者个人的有用性。特点：档案价值作为一种关系，是主体需要和客体属性的统一和结合。主体的需要是构成档案价值的前提条件，而客体属性是构成价值的客观基础。当客体属性满足主题需求时便形成价值关系，两者都不能单独决定档案价值。档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用，档案的作用通常是指档案对人们所从事的社会实践活动的影响。价值具有较高的抽象性，作用则比较具体，可以看作是价值的体现和扩展，价值具有比较稳定的特性，作用则可以根据社会的发展、需求的变化呈现出多种形式，价值一般是指档案所发挥的积极作用，是主体需求对客体属性的肯定，而作用则可以包括正负两个方面。第七章档案的价值形态档案的价值形态是指档案价值的具体表现形式。档案作为一种信息资源，其主要特点在于它的原始性和可靠性。档案的价值形态：.凭证价值和情报价值：档案是历史的真凭实据，这种是凭证价值。档案的凭证价值是档案不同于其他各种资料的最基本特点。档案具有凭证价值：一、从档案的内容上看，他从当时直接使用的文件转化而来，因此他客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。二、从档案的形式特征看，文件上保留着真切的历史标记。档案是事实、知识和经验的记录，可供参考的特征，是档案的情报价值。.现实价值和长远价值：根据档案价值实现的时间不同，分为现实价值和长远价值。现实价值：是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。长远价值：是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面的利用者需要的性质。.对于形成者的价值和对于社会的价值：文件的双重价值学说（美国谢伦伯格）认为，文件的第一价值是文件对其形成机关的价值，它是文件的原始价值。文件的第二价值是文件对其他机关和个人利用者的价值，又称档案价值，包括凭证价值和情报价值。两种价值主体的划分，体现了档案具有对机关的作用和对社会的作用的双重性及过渡性。在我国，档案对于形成者价值的实现一般是在档案室阶段，而对于形成者之外的社会价值的实现主要是档案馆阶段。文件与档案的分界线是是否归档第八章档案的作用档案的作用比较集中表现在行政、业务、文化、法律、教育等方面一、行政作用：提高行政效率的重要手段。档案是行政工作的工具之一，充分发挥档案的作用有助于 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和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。二、业务作用：提高经济效益的途径。档案在每一个业务领域中都可以发挥重要的凭证和参考作用，成为业务活动的信息支持和保障档案是以往业务活动的记录和继续开展业务活动的条件。因为：第一，人类的生产、经营等各种业务活动与行政管理一样都是一个连续的过程，是以部分地继承前人的成果、经验为条件的。因此，在各项业务活动中经常需要查阅以往的记录作为继续工作的依据。第二，在业务活动中，利用前人的记录常常需要精确的记录，这是人脑记忆和口头传达难以满足的。三、文化作用：是文艺创作的生动素材。档案与文化紧密相连，是人类文明的产物，档案的存在与发展是文化发展连续性的重要条件之一。档案是民族文化的集中体现。档案是民族文化的“根”和民族文化心理的情感寄托。档案是历史文化的积累。档案与人类文化活动同生同在，是人类文化活动的伴生物与副产品。档案是历史文化传承的手段。这种文化传承有时借助于档案本身的流传，有时则以档案作为历史研究和其他学科研究的第一手资料转载于其他著述和学术成果之中。档案是文化创新的基础。不仅表现在人们可以从档案中吸取历史的精髓，作用于社会意识形态，形成新的文化价值判断。也表现为人类可以在借鉴已有文化成果的基础上创造新的文化四、法律作用：是处理法律事务的重要证据。法律作用是档案凭证价值的重要体现。一方面，在政治斗争、军事斗争、经济斗争、外交斗争等方面，档案的法律作用表现得十分突出。另一方面，档案在维护国家、集体、个人合法权益方面的法律作用也十分突出。五、教育作用：是进行爱国主义传统教育的生动教材。档案以其独特的历史性、直观性和原始性，成为宣传教育的重要材料。在我国，档案的教育作用大多通过湛蓝的形式发挥出来。第九章实现档案价值的规律和条件档案价值实现阶段：①.生成阶段：从文件到档案的转化。②.通过利用工作实现价值。档案被利用者有效利用，产生社会效益或者经济效益，它的潜在价值才能转化为现实价值。条件：.档案的利用实践是档案价值产牛和实现的中介和必要条件。.社会发展水平：社会发展水平越高，越有利于档案价值的实现。.社会档案意识。社会档案意识对于档案价值实现影响主要表现在三个方面：档案利用需求、档案利用政策和档案服务观念。意识越强，需求就越大，政策就越明朗，档案部门服务观念越强，价值越易实现。.档案管理水平。提高档案科学管理水平，深入开发档案信息资源，提供优质高效的利用服务，是促进档案价值实现的重要条件。档案价值实现规律：（1）.档案价值的扩展律（首先实现第一价值，满足机关，然后第一价值递减，第二价值递增，最终实现一、二价值的转化）档案价值的扩展主要表现为两种形式：（一）由于价值主体扩展而导致的档案价值扩展。原因:1.档案作用从形成机关扩展到全社会。2.档案机密程度的递减。（二）由于档案作用性质的变化而导致价值扩展。一般来说，档案形成之初主要发挥行政或者业务方面的作用，随着现行期的结束，档案的作用逐步从单纯的行政、业务的信息支持扩展到科学、文化、教育、司法、休闲等各个方面。档案作用性质的扩展表现为档案不仅可以用于与其相应的活动，同时可以发挥多种作用，如行政管理活动中形成的档案，可为人口学研究提供微观数据等；档案价值第一价值的特点：①绝对性即第一价值是任何档案都具有的价值形态。②单一性即第一价值的实现范围局限于形成机关。③第一价值是促进形成机关积累档案的一种动力。档案价值的第二价值的特点：①第二价值不是任何档案都具有的，只有那些具有长久保存价值的档案才会具有，那些不具有第二价值的档案，最终会因第一价值的丧失而被销毁（2）档案价值的时效律。档案价值的时效性是指档案对社会的有用性是有限的，某些档案在一定时期内对利用者是有价值的，超过这个时间限制后则降低或丧失了价值。档案价值的时效性主要表现在几个方面：（一）档案与利用者需求之间的关系的时效性。档案的价值鉴定就是认识和确定档案价值的时效期，档案保管期限就是档案时效期的具体体现。（二）档案价值形态的时效性（三）档案行政价值弱化律与科学文化强化律。一般都存在由行政价值逐渐转向科学文化价值，即行政价值逐渐减弱，科学文化价值逐渐强化。第十章档案事业及其构成档案工作的内容:.档案管理工作（对实体档案的管理与利用）：收集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计、利用（最终目的）。档案管理业务实际上可以划分为两个基本的组成部分，即档案基础工作和档案提供利用工作，关系是：档案基础工作为提供利用工作创作条件；提供利用工作则反映了档案基础工作的成果，同时也向基础工作提出了新的要求。.档案行政工作。目的：不断调节档案事业系统的内部关系和外部关系，促进档案事业的发展，为国民经济和社会发展服务。主要内容是：以档案行政部门为组织协调中心，培训和提高档案工作人员的行政能力和水平，依法行政，完成规划制定、统一 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 、业务指导和咨询服务等任务，提高档案行政效率，从而促进档案事业整体水平的提咼。.档案教育工作。中国档案教育体系一般包括高等教育、中等教育、在职继续教育和社会教育四个部分。高等教育是我国档案教育的核心部分，包括研究生、本科生和专科生三个教育层次。在职继续教育包括两个方面：一是对受过档案专业教育的人员进行继续教育，以新理论、新技术、新方法的传授为主要目的；二是对未受过档案教育的档案人员进行培训，以档案基础理论、基本管理方法的普及作为主要目的。.档案宣传工作。目的：通过宣传动员、教育和激励档案工作者，通过宣传扩大档案工作的社会影响，增强社会的档案意识，使各方面支持档案事业。内容：1.宣传档案2.宣传档案工作3.宣传档案人员。宣传的形式：1.口头宣传2.运用大众传播媒介3.档案陈列与展览4.档案专业报刊5.档案网站。.档案科学技术研究工作。主要包括以下内容：1.档案科学的基础理论研究。理论研究具有前瞻性和引导性的特点。2.档案科学的应用理论研究。3.档案科学的应用技术研究。核心内容是档案建筑与保护技术研究和档案现代化管理技术研究。.档案国际合作与交流工作，主要靠参加国际档案组织的活动和国际档案学术交流与合作等形式开展的。档案工作的基本原则：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。1955年是我国第一次提出档案工作的基本原则，但这一原则的适应范围只限于党、政、军机关的档案工作。档案工作的基本原贝y的内容：（一）统一领导、分级管理的原则。具体内容主要包括三个方面：第一、国家档案按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理。第二、全国档案工作在各级人民政府的领导下，由各级档案行政机构统一、分级、分专业管理。第三、对党政档案和党政工作实行统一管理。（二）维护档案的完整与安全。维护档案的完整：凡有保存价值的档案，都要尽量收集齐全，并按照它的形成规律，组成有机联系的整体。维护档案的安全。一方面，在技术上和管理上采取措施，使档案不受损坏，维护档案的实体安全。另一方面，对机密档案和需要控制利用范围的档案实行严格管理，维护档案的内容安全。（三）便于社会各方面的利用。便于社会各方面对档案的利用，满足社会对档案的需要，这是档案工作的根本目的。我国档案工作基本原则的三个组成部分之间的关系是：统一领导、分级管理是核心，没有它的保证就不会有档案的完整与安全，便于社会各方面利用的目的就很难实现：维护档案的完整与安全是手段，没有档案的完整与安全就不可能有档案的方便利用：便于社会各方面的利用是目的，离开了这个目的，维护档案的完整与安全也就失去了意义与方向。档案事业的管理体制（一）基本类型。一般可分为分散式和集中式两种基本类型。分散式，指一些国家的地方档案机构不接受中央档案机构的领导、指导和监督。分为以下形式：一、英国式。中央不设立档案行政管理部门。二、瑞士式。设立了联邦档案馆，但由档案工作者协会协调档案馆之间的关系。三、美国式。首都设立联邦政府的业务管理机关一国家档案与文件署，，通过其管辖的国家档案馆对联邦政府内各机构的档案实行集中统一管理，但该署对各州档案机构没有隶属关系。集中式，是指一些国家的地方档案机构接受中央档案机构的领导、指导和监督。有以下形式：一、中国式。在全国各级政府部门中设立档案行政管理部门，分级统一掌握全国档案事务。二、法国式。在首都设立国家档案局，指导中央和地方国家档案馆工作，但又尊重地方档案机构的自治权。三、瑞典式。所设立的国家档案馆是具有档案保管机构和档案行政管理部门双重职能，国家档案馆同作为其分馆的地方档案馆之间，形成有隶属关系的档案馆网络。（二）档案事业管理体制的发展变化我国档案事业管理体制的变动主要特点是：档案事业由分散管理逐步向集中统一管理的管理体制发展过渡。新中国建立初期，我国档案事业管理体制属于分散式的管理体制。1954年，国务院设立国家档案局之后，逐步加强了档案工作的统一管理。我国档案事业的领导体制始终坚持党政档案工作统一管理的基本原则，重视党对档案事业的领导，重视政府部门对档案事业建设与发展的支持。第十一章档案机构一、档案行政管理机构1.国家档案局?2.地方各级档案局3.档案科（处）按照《中华人民共和国档案法》等法律法规的规定，根据“统一领导，分级管理”原则，对国家全部档案和全国档案工作，必须设置全国规模的档案机构进行管理，各级机关的档案，由机关内设立的档案室集中管理；各机关形成的需要长期保存的档案、历史上形成的档案，设立各级各类档案馆统一保管；全国的档案工作，由各级档案行政管理机关统一地、分层负责地进行监督和指导。1.国家档案馆二、档案馆｛2.专业档案馆企事业档案馆1.国家档案馆：分为历史档案馆和综合档案馆（可分为中央级和地区级，是我国档案事业的主体。）两类。1）性质：是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地,是科学研究和各方面利用档案史料的中心。2）综合档案馆的科学文化事业性质，主要表现在以下几个方面:第一、从档案馆管理的对象看，它是一种重要的历史文化遗产和精神文化财富。第二、从档案馆的活动方式和工作成果来看，档案馆的工作是一项研究性工作。第三、从档案馆的职能来看，它不仅肩负科学管理档案的重任而且致力于社会化的服务工作，，建设社会主义精神文明。3）.综合档案馆的基本职责与具体任务：基本职责：集中统一管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史长远需要服务。档案馆的基本任务：第一、接收与征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理。第二、通过多种方式，积极地开展档案资料的利用工作；第三、参与编史修志专业档案馆：国家专门管理某一方面或其一特殊专业专业和技术活动中形成的档案而设置的档案馆。1）类型：一、特殊载体档案馆（照片、电影等）。二、城市建设档案馆。城市规划、建设及其管理工作中形成的文件材料。20万以上人口的大、中城市必须建立城市建设档案馆，是为社会提供城建档案的利用和咨询服务的科技文化事业单位。三、部门档案馆：是指在某一专业系统内，为保管某些专门档案而设置的档案馆类型。从其主体上看，一般可以将其看做是公共性质的档案机构。企事业档案馆：是收藏和管理本企业档案的档案馆并主要为本企业单位服务的档案机构。包含的基本思想主要有三个方面：.企业档案馆应是保存企业档案的基地，是企业利用档案史料的中心。②企业档案馆主要是服务本企业，服从和服务于企业的中心工作，为企业的决策和管理服务。③企业档案馆收藏和管理本企业档案。1）.企业档案馆的特点：①综合性。企业档案馆是保存本企业档案的基地，其馆藏内容具有综合性（包括科技档案、生产技术管理档案等）。②专业性。企业档案构成中，科技档案所占比重极大，主要围绕专业性突出的科技档案开展工作。2）.企业档案馆的职能①.存储保管好企业档案，作为企业档案信息的利用中心，向本企业和社会各方面提供服务，并定期或不定期向国家档案馆移交具有国家和地方重要意义的档案。②负责本企业档案的收集、整理、鉴定、保管和统计工作，努力实现档案管理的现代化。③编研档案信息，开发档案信息资源，为企业管理活动的顺利开展提供服务，以满足社会各方面的需要。④宣传教育职能2）企业档案馆设立应该具备以下条件：①设置档案馆的企业必须是大型以上企业和企业集团。②企业档案馆的设置必须考虑到企业档案工作的基础情况。③企业档案馆在机构设置上应该是企业的内部机构，经费由企业自行解决。④企业档案馆在设置时可以考虑实现档案、图书、情报资料的一体化管理，从而实现信息资源的综合开发利用，也有利于提高企业信息管理的效率。三、档案室：是各机关（包括团体、学校、工厂、企业等）同意保存和管理本机关档案的内部机构。1）档案室的性质：档案室是机关的内部组织机构，档案室具有对本机关的依附性。档案室是保存档案的过渡性机构。在我国，机关档案管理最为普遍的方式是由其档案室集中统一管理本单位的全部档案，但是，档案室也有向国家档案馆移交档案的义务。档案室一般不可能成为永久报关单干的基地，只能是一种过渡性、中间性的档案机构。③档案室的主要任务是服务于本机关，馆藏档案构成具有单一性。2）档案室的作用主要有两方面：一、档案室是机关内具有参谋和咨询作用的部门，为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持。档案室工作是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是机关管理工作和业务职能得以延续重要手段。二、档案室是全国档案工作的基础，机关档案室是国家档案不断补充的源泉，档案室是档案形成后首先提供利用，并且大量发挥现实作用阵地；档案室是先期保管具有长远价值档案的过渡性机构，它为档案馆工作创造条件。3）档案室的任务基本任务：集中统一管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。具体任务：1.对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督。2.负责管理本单位全部档案和相关资料，并积极组织提供利用。科学管理档案是档案室的基础工作，为本机关提供提供档案信息服务是档案室工作的基本出发点。3.定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。档案室一角的档案，其完整性、价值高低、整理质量、保管状况等，直接影响档案馆的馆藏建设，影响到国家文化遗产积累和保护状况。4）档案室的类型：TOC\o"1-5"\h\z普通档案室。主要是负责管理机关的党、政、工、团文书档案。2.科技档案室。科技档案室是指保管科技档案的专门档案机构。3.音像档案室。这是保存影片、照片、录音带等特殊载体的档案室。4.人事档案室。通常依附于人事管理部门或组织部门，也称职工或干部档案室。5.综合档案室。统一管理本机关形成的各种普通档案、专门档案和特殊载体档案。6.联合档案室。同一地区的一些机关联合起来设立一个档案机构，负责保存和管理这些机关形成的档案。7.档案信息中心。四、新型档案机构：①文件中心②档案寄存中心③档案事务所④现行文件资料中心（不算严格意义上的新型档案机构）。1）文件中心：一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，是按地区、系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。1.我国甘肃永靖县，1988年，第一个文件中心的特征：①主要是一种实体性管理机构，主要目标是为那些大量的休眠文件提供一个效率高、耗费低的安全庇护所。文件中心.一般.不从事与文件内容有关的研究活动，这是它和档案馆在职一.能上的一个根本区别。②文件中心是一种社会化、集约化和专业化程度很高的档案管理机构，规模大、服务对象多、资金集中、专门性强、人员素质高。③文件中心对其保管的处于休眠阶段的文件只有保管权，而无所有权，所有权仍属其形成机关④文件中心是介于文件形成者与档案馆之间的一个中间性机构，它要对双方负责，首先要尊重文件形成者的利益和要求，同时又要负担起为档案馆积累档案的任务⑤文件中心可以同时承担文件管理咨询与培训的职能。文件中心类型：一、政府性文件中心：由政府拨款建立，为政府机关服务的非营利性文件管理机构。二、商业性文件中心。由有关机构或个人创办、营利性档案管理机构，不属于国家档案管理系列。2）档案寄存中心：由国家档案馆或其他独立法人设立的，为各类企业社会团体以及个人提供档案寄存有偿服务的机构3）档案事务所：是提供档案事务服务的一种商业性的档案服务机构。主要开展档案业务的指导、咨询，以及各种档案的劳务性服务工作，均为有偿服务。档案事务所的性质：是独立经营、独立核算、自负盈亏的企业型单位。在用人制度上米取聘任制和临时工制相结合的办法。4）现行文件资料中心：是公共档案馆在收集、集中政府机构现行文件的基础上，以政务信息公开为基本任务，方便社会各界的咨询，了解政府在社会事务管理方面现行政策规定的内部机构。第十二章档案工作的特点、规律与发展1）档案工作的特点档案工作是一项服务性、文化性、管理性、政治性与科学性的工作。服务性：档案工作通过提供档案为社会实践活动服务来推动生产力发展与社会进步。服务性是档案工作赖以生存与发展的基本因素。档案工作与其他服务性工作主要区别在于它是以提供档案信息为社会实践服务的特殊性服务工作。文化性。主要表现在：一、档案是社会文化的组成部分，档案馆具有保存历史文化遗产的作用。档案馆具有文化传承作用，档案馆积累和保存档案就是保存了历史文化遗产，是对历史文明的肯定。档案馆在继承和保存社会文化的统一性和完整性的过程中发挥着极其重要的作用。二、档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用。档案馆的社会文化服务功能的实现，是衡量档案馆为社会所作贡献的一个重要标志。三、档案馆具有社会文化教育的作用。档案馆所保存的档案是社会文化历程的结晶，既是反映和维护民族历史真实面貌的可靠见证，也是认识民族历史的重要渠道，更是爱国主义教育的生动素材。四、档案馆具有发展科学文化的作用。档案馆有必要对档案所记载的科学文化知识进行研究和开发，这是档案馆积累、传播文化功能的扩展和延伸。管理性。档案工作始终都应以维护和确认档案的原始性作为基本任务。管理性主要表现在三个层次：1.档案工作是一项管理档案的专门业务。2.档案工作是信息资源管理的重要内容3.档案工作是社会管理活动的组成部分。档案工作这一相对独立的管理系统处于不同规模和层次的更大管理系统之中政治性。1.档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现。为建设有中国特色社会主义服务，把工作重点切实转移到以经济建设为中心的社会主义现代化建设上来，是我国档案工作的重要任务。档案工作的开放度大小也是档案工作政治性的表现之一。档案工作的开放度大小集中表现在档案机构的开放性、档案信息内容的开放性和档案人员观念的开放性等众多方面。3.档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一。档案工作者必须区分关键性的档案信息秘密、重要性的档案信息秘密和一般性的档案信息秘密的基础上，区别对待，以维护档案信息的秘密安全。科学性。表现在：1、档案工作是一项为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作。2.档案工作实践中包含着特殊的规律和丰富的科学内容。3.档案工作要大量运用现代管理科学的内容和信息技术的成果。档案事业具有规模大、层次多、结构复杂、联系面广等特点。2）档案工作的地位：档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。3）档案工作的效益。档案工作效益是一种投入与收益的比较关系。档案工作的效益有其区别于其他工作的基本特点，这主要表现在：社会性。档案工作是一项提供档案、为社会服务的专门性工作。这一性质规定了它的效益具有社会性和公益性，这是档案工作效益最为突出的一个特点。隐蔽性。社会对档案部门的投入比较清楚，而档案部门对社会的贡献却比较模糊，这种投入的清晰性与收益的模糊性之间的矛盾，形成了档案工作效益的隐蔽性特点。滞后性。档案工作的效益在时间上具有延迟性。第十三章档案工作的发展规律1）档案工作的分化与整合规律。档案工作的发展变化主要表现在:文档管理一体化。一般都以归档环节作为文书工作与档案工作的界限。文档管理一体化将成为今后我国档案工作的重要发展趋势之。信息技术的运用将是文档管理一体化的诱发动因和支撑条件。从诱发动因角度看，信息技术的广泛运用生成了大量电子文件，使文件信息的形成、处理和利用方式都会发生变化。从支撑条件的角度看，信息技术的运用为我们在文件管理中强调业务流程的整合提供了有效的工具保证。档案、图书、情报管理的一体化（世界性的趋势）。2）档案工作的职能化发展规律。具体表现如下：运用电子计算机实现档案管理的自动化。运用计算机及其相关技术和现代通讯技术，实现文件与档案信息资源的数字化及档案信息传递的网络化。档案管理的对象主要有两类，即数字化的档案信息和纸质档案。档案缩微化与档案保护技术水平的提高。档案缩微化能提高档案信息的存储密度，缩小档案体积，有利于档案原件的保护，提高档案信息的检索水平。但比之计算机存储，成本高，几乎没有前途。3）档案工作发展与社会环境变化的互动性规律.主要表现在：一方面，社会环境影响和制约着档案工作的生存与发展。另一方面，档案工作对社会环境的变化，特别是社会精神文明与物质文明的建设做出贡献。影响档案工作生存与发展的社会环境因素：1.社会物质生产2.社会经济政治制度3.科学文化事业4.社会档案意识（社会经济、文化发展水平是影响社会档案意识的根本因素）4）档案工作的社会化发展规律档案管理的社会化是指档案是全社会的共同财富，其目的在于把全社会的档案集中控制起来，形成一个社会性的开放管理系统。档案信息服务的社会化，保证国家和公民的根本利益前提下，最大限度、最大范围地向社会各方面提供档案信息。现行文件开放工作也是档案工作社会化发展规律的重要表现之一。第十四章档案工作的国际交流与合作1）档案工作国际合作的基本形式：1.参加国际档案理事会（1950年设于法国巴黎）组织的活动。2.国家间建立双边的档案工作合作关系。3.开展国际的档案学术交流活动。2）收集散失档案的档案学理论基础：1.来源原则（全宗完整原则）2.职能所有权原则，任何国家都有权收回对其行政职能运转来说所必需的档案的所有权3.主权追溯原则，新生国家独立之前产生的档案也应该为这个国家所有—在某国家的某一历史进程中产生的档案应该成为这个国家档案馆的馆藏。3）三个公约：1954年《狼牙公约》，武装冲突时保护文化财产。1970年，《巴黎公约》，禁止并防止文化遗产非法进出口和所有权非法转让。1983年，《维也纳公约》，国家对国家财产、档案、债务继承的公约。三个公约的主要特点：1.各国对国家档案的保护、归属和继承问题有着强烈的敏感性。2.档案的国际立法经历了保护、归属、继承的三个阶段，体现出长期性、复杂性、艰巨性。3.国际法的主体是国家而不是个人，执行效果取决于国家的意志4.国际上涉及档案立法时，往往会涉及档案和档案工作的新知识和新观点，这具有档案学理论和实践的研究价值。第十五章档案信息化建设1）档案信息的数字化原则：1.规范性原则，按照规定的技术要求、文本格式和工作标准进行数字化，尽可能采取通用标准。2.安全性原则，确保档案信息内容不泄密。3.效益性原则，选择最优的档案信息数字化方案。米用扫描录入方式或经OCR（光学字符技术）识别后米用文本格式储存档案内容，辅以 全文 企业安全文化建设方案企业安全文化建设导则安全文明施工及保证措施创建安全文明校园实施方案创建安全文明工地监理工作情况 检索数据库两种方式。2）档案网站建设。主要功能：服务功能、宣传功能、交流功能3）数字档案馆建设。数字档案馆与实体档案馆关系：1.实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础。2.数字档案馆的出现对实体档案馆的馆藏建设提出了新要求。3.数字档案馆为实体档案馆提供了新的管理和服务机制，突破了原有工作局限。第十六章档案工作法律概述1）本质：统治阶级意志的集中体现，国家和人民意志的集中体现,整个社会均需要严格遵守的基本行为规范。2）档案法律与档案行政法规的关系：区别:1.制定主体不同。档案法律制定主体是全国人民代表大会及其常务委员会，法规是国务院。2.法律有广泛的约束力，法规的制定与实施，均以法律为准绳。3.法律调节的对象具有一般性和普遍性的特征，法规调节对象具有特定性和专指性的特征。联系:1.制定与实施目的一致，均是为了档案事业的正常工作秩序的建立与维护。2.他们是互相影响、互相促进的关系，档案行政法规是制定档案法律的“法源”之一。档案法律的问世也使行政法规的科学合理制定有了坚实的法律依据。3.均应在宪法规定的范围内制定和实施。3）1987年，通过了《档案法》。1996年，修改了《档案法》。4）《档案法》分六章三十一条。包括：总则、档案机构及其职责、档案的管理、档案的利用和公布、法律责任和附则等。《档案法》的内容也可以根据其内容性质划分为义务性规范（承担义务）、授权性规范（享受权利）、禁止性规范。5）档案法的属性特征：1.社会性2.纲领性和创建性3.民主性4.强制性。6）档案法的作用：1.是建设和发展档案事业的法律保障2.是进行我国档案法规体系建设的重要依据3.是保护我国的国家档案财富的有力法律手段4.是促进我国馆藏档案信息资源开发和利用的有效工具5.是加强我国档案行政工作的法律依据7）贯彻执行档案法必须坚持“以事实为依据，以法律为准绳，在法律面前一律平等“的基本原则。〈〈档案法》的施行方式主要采取两种基本方式即法律的遵守和法律_的适用。档案法律的执法主体是国家机关，包括司法机关和档案行政机关。第十七章档案学的学科内容、特点与发展档案学是以档案现象为研究对象，以揭示档案现象的本质和规律为目标的一门综合性学科欧洲档案学的产生和发展。①1571年，德国的拉明根《综合报告—怎样才算一个完美的登记室》是最早的档案学著作。②1804年，德国奥格的《一种档案学理论思想》第一次出现了档案学的概念③1885年，法国郎格鲁《关于档案的科学》首次提出档案学应当是一门独立科学的见解④档案整理理论是欧洲档案学形成时期的探讨的核心问题。1898年荷兰的《档案的整理与编目手册》也称《荷兰手—册》论述了档案整理与编目的基本理论和实践，其精华部分是阐述—了全宗理论⑤1956年，美国的谢伦伯格《现代档案一原则与技术》，影响深远。3.1918年，列宁签发了《列宁档案法令》，奠定了国家档案全宗的理论和集中统一管理原则的基础。①我国档案的产生：20世纪二三十年代。1935年，腾固的《档案管理处的任务及其初步工作》，是我国最早的相关记载。具体表现是：一、行政界：行政效率运动，1933年，国民党发起，内容是文书档案工作的改革。二、史学界：对明清档案史料价值和整理与编目的探讨。三、教育界：开办档案学校。中国近代档案学产生标志：1.档案学的概念提出。2.档案事业已初步形成体系。3.一批档案学著作的问世。档案学的研究对象就是档案现象及其本质和规律。档案学的任务：在研究和揭示档案现象的本质和规律的基础上，提出档案管理的科学理论、原则、技术和方法，指导档案管理实践，提高档案管理的科学水平，更好地为社会实践服务。档案学的研究范围：①基础理论研究。主要研究档案现象的一般理论，即研究各种档案现象的共性问题。②档案史学研究。主要研究目标是从档案现象的历史联系和变化发展中，揭示档案现象的本质和规律。③应用理论研究。主要研究目标是科学地解决档案工作实践中的普遍性问题，为现实的档案工作实践提供理论指导。④应用技术研究。实现档案管理的现代化。⑤边缘性、交叉性档案现象研究。拓宽档案学的研究领域和研究范围，建立档案学与其他学科的边缘性学科，有助于深化我们对档案现象本质和规律的认识，形成新的理论，开创新的技术。档案学的学科体系可分成以下五个部分：一、档案学基础理论研究：1•档案学原理2.档案学术语3.档案法规4.比较档案学。二、档案史学研究。1.中国档案事业史2.外国档案事业史3.档案学史。三、档案学应用理论研究：1.档案事业管理学2.档案管理学3.科技档案管理学4.档案编纂学。四、档案保护技术学：1.档案保护技术学，宗旨是最大限度地延长原件的寿命，便于人们对档案的长远利用。2.档案缩微复制技术3.档案计算机管理技术。宗旨是为档案信息的现代化管理和开发利用等提供计算机应用技术方面的指导。五、档案学与其他学科之间的交叉与边缘性研究：1.记录信息管理学2.文件管理学3.档案社会学4.档案心理学。档案学与相关学科的关系：一、档案学与马克思主义哲学。坚持马克思主义哲学，提倡实然性的思维观念、实事求是的研究问题，运用创新思维，提炼理性认识。二、档案学与思维科学。三、档案学与横断科学。现代横断科学一一系统科学、信息科学和控制科学，所提供的理论和方法，对于发展档案学具有重要作用。四、档案学与管理科学。管理科学通常是对社会各种管理现象进行研究，理论大多有一般性和概括性的特点。档案学主要研究和揭示档案现象的本质和规律，因此，档案学同管理科学的关系是特殊和一般的关系。五、档案学与历史科学。六、档案学、图书馆学和情报学。七、档案学与某些自然科学。八、档案学与秘书学、文书学。三者之中，档案学产生最早。档案学的学科特点：一、综合性和社会性。综合化的趋势处于主导地位，档案工作的核心问题是科学管理，而各种科学性的管理活动均具有双重性即社会属性和自然属性，而档案学的综合性是偏重社会科学属性的综合性。档案学研究内容的综合性主要表现在：1.其学科内容在整体性上是自然科学与社会科学两大科学领域中的相关学科相互交叉、相互渗透的产物。2.档案学具有广泛的外部联系，容纳和吸收了许多相关学科的理论成果和技术方法。3.主要表现在档案学研究方法体系具有开放性。二、实践性和理论性。档案学理论也只能发端于档案工作实践中的各种直接经验和间接经验，是对各种具有普遍意义经验的概括、总结和升华。档案工作实践的发展水平决定着档案学的发展水平，档案工作实践的需要决定着档案学的发展方向。三、技术性和实用性。四、开放性和包容性。坚持“拿来主义”的原则，注重对有关借鉴和吸纳内容的“扬弃”。第十八章档案学基础理论概述一、档案学基础理论的构成：1.对档案与档案管理活动的基本理论性认识。2.档案管理的基本理论。二、档案管理基本理论的主要内容大致有以下两个方面：对档案管理工作的总体理论认识与剖析。档案管理学的内容：（八项内容）两大方面收集整理实体管理鉴定保管｛统计与登记编目与检索信息内容的开发利用｛编辑与研究｛提供利用对档案管理基本方法的理论探讨.档案管理的方法，其根本宗旨是通过维护档案的原始记录性来维护社会历史的真实面貌。档案管理的基本方法或核心方法是历史主义的方法，它是档案管理的灵魂：①档案分类是档案管理的重要方法，分类方法有所谓历史主义和逻辑主义两大流派，历史主义的分法是指根据事物的真实的存在状态对事物所做的直接认定与划分方法，来源原则就是历史主义方法在档案管理中的应用。逻辑主义的分法其基本原理是根据事物抽象的属性与特征，在观念中对事物进行分类，并形成概念性的类别。②档案鉴定是档案管理的重点和难点，中外鉴定理论的基点就是必须采用历史主义的方法。来源原则：是档案整理理论的原则。来源的定义：向文件中心或档案馆移交文件之前，在事务活动过程中形成，保管和利用文件的组织或个人。事由分类法：卡缪-多努分类法，遵循事由原则。弊端：一、往往会使同一机关的档案分割的七零八落，机关档案的整体联系无法保持。二、档案馆主题类别的设定和归档变得非常困难。三、事由分类法也无法为查找者提供特别的便利。来源原则的形成与发展：一、起源---法国的“尊重全宗原则”。1841年4月22日，内容：1）来源于一个特定机构的所有档案组合成一个全宗。2）全宗内的文件按主题类别管理。3）主题类别下的文件按照年代、地区或字母顺序排列。4）统一全宗的文件不得与其他全宗的文件混淆一起。二、形成---德国的“登记室原则”。这一原则包含两种涵义：1）国家机密档案馆整理馆藏首先按照来源分类，保持档案与形成机关的来源联系；2）档案馆还要保留档案在形成机关业务过程中的原始顺序和整理标记。三、理论论证---《荷兰手册》。1898年，荷兰的缪勒、斐斯和福罗英出版了专著《档案的整理与编目手册》，简称《荷兰手册》。尊重全宗贡献：1）奠定了来源原则的理论基础｛尊宗，2）推动来尊重原有次序源原则的广泛传播。四、普遍认可---布鲁塞尔大会。1910年，确立了《荷兰手册》的核心思想是来源原则，并宣布这一原则是档案专业人员的基本原则。五、灵活运用---英法的“组合”思想。全宗基本涵义是指一个特定机构、组织或个人形成的全部档案。来源原则的核心思想就是确立全宗并保持全宗的完整性。英国的詹金逊，首创“ArchiveGroup”即档案组合。1941年，美国启用了一个“RecordGroup”即文件组合。六、部分修正---德国的“自由来源原则”。布伦内克在1946年完成的代表作《档案学一欧洲档案工作的理论与历史》中集中阐述了自由来源原则，说明它并不是只保持固定的来源，而应把来源和事由配合成一种相当的比例关系，建立一个两者之间的综合体。七、发展---我国的“体系化的全宗理论”。我国的全宗理论包括五个方面：1）明确提出了全宗的定义和基本涵义：全宗是一个有机整体、在一定历史活动中形成、以一定的社会单位为基础。2）明确了全宗的构成条件。3）明确提出了划分全宗类型的主要标准。按照全宗形成者区分为机关组织全宗和人物全宗。按照全宗的范围和构成方式区分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集，独立全宗是典型形式，其他是补充形式。4）明确提出了“全宗群概念”。5）明确了全宗内档案分类的科学方法。来源原则的基本内容：一、尊重来源：是指档案馆首先应按照来源标准整理档案，保持档案与其形成者之间的来源联系。二、尊重全宗的完整性，是指一个全宗是一个有机的整体，整理档案必须维护全宗的完整性，做到同一全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不能混淆。三、尊重全宗内的原始整理体系，指全宗内的档案整理必须充分尊重全宗在形成机关获得的原始整理顺序和方法，不宜轻易打乱。来源原则的理论意义和实践价值：一、来源原则为档案馆馆藏的实体整理和分类提供了合理的客观依据。二、来源原则有力地维护和保持了档案的本质属性。三、来源原则是兼具理论性和实践性的管理思想和原则。8电子文件时代来源原则的“重新发现”.电子文件时代---“新来源观”。加拿大的库克认为：这种来源不仅是指文件的形成机关，而且包括其形成目的、形成活动、过程、处理程序等。目前国内外档案界较多的采用“元数据”概念来指代电子文件生成的来源信息，它是对文件形成、保管和利用全过程相关的原始信息的忠实记录，只能被写入和读取，无法改动和删除。新来源原则的意义：一、在来源原则自身层面。增强了来源原则在电子时代的生命力。二、在档案学理论层面。充分证明历史主义思想是指引来源原则应对未来挑战的“航标”，适当按专业的理性之魂。三、在档案专业层面。告诉我们档案专业的独立性和独特性始终立足于档案的本质属性之上。文件生命周期理论：是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论。一、形成和发展。①1940年，美国布鲁克斯最早提出。②1950年,英国艾利斯提出文件运动的三阶段论。③1974年，英国马勃斯的专著《文件中心的组织》提出了由文件中心的理论解释衍生的文件阶段的划分，就成为文件生命周期理论研究的起点。④阿根廷人巴斯克斯出版了《文件的选择》（1982）和《文件生命周期研究》（1987）是文件生命周期理论的代表作。⑤我国，20世纪80年代中后期，陈兆祦“文件运动周期论”。二、基本内容：1.文件从形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程。有两层涵义：首先，这里的文件是一个广义的概念即大文件观。其次，文件运动现象如同生命现象一样，从其最初产生到最终归宿是一个完整的运动过程。2.由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段。有三层涵义：首先，文件的整体运动过程具有阶段性特征，分为现行、半现行和非现行三个阶段。其次，文件运动过程的各阶段具有不同特点：现行阶段的特点是文件对机关的现行作用最为突出，服务对象是本机关。半现行阶段，文件现行作用开始衰退，但服务对象仍以机关为主。非现行阶段的特点是文件对机关的作用基本丧失，没有历史价值的被销毁少数具有长远价值的被永久保存，其服务对象由机关扩展到社会各界，移交档案馆保存。最后，引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律性变化：文件首先具有第一价值，然后才有第二价值，并且第一价值减弱，第二价值逐步显现。3.文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种内在的对应关系。有两层涵义：首先，文件在每一阶段的特定价值形态对应于不同的服务对象、保存场所和管理方式。其次，上述各阶段文件服务对象、保管场所和管理方式等方面的变化