文件及记录控制程序

PAGE2XXX机械有限公司文件及 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 控制程序文件编号：1、目的对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行，保证记录完整，实现质量追溯性。2、范围适用于本集团公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。3、定义3.1受控文件：指最新有效文件，加盖“受控”印章的文件。3.2非受控文件：未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。3.3质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。3.4记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。3.5外来文件：非本公司发布的，与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，顾客提供的标准等文件。3.6技术性文件：设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等；“技术通知”3.7行政文件：除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件； 职责 岗位职责下载项目部各岗位职责下载项目部各岗位职责下载建筑公司岗位职责下载社工督导职责.docx 4.1集团总经理：负责质量手册的批准。4.2集团管理者代表：负责集团公司质量手册审核、程序文件的批准。4.3集团质量管理部门：负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。4.4各部门主任、子公司分管领导：负责本部门所需的三、四层次文件的批准。4.5各部门、子公司各职能部门：负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。4.6集团质量部门：负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、更新、作废、处置的监督管理。4.7集团技术部门：识别和编制所需的技术、工艺等文件，并负责该文件的归档管理，（含顾客图纸、样件等）。4.8人力行政部门：编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理，（含人事任命、 培训 焊锡培训资料ppt免费下载焊接培训教程 ppt 下载特设培训下载班长管理培训下载培训时间表下载 、基础建设等）。4.9各部门：负责识别所需的各种内部管理性文件。5、文件控制流程图6过程要点描述过程要点描述责任单位使用记录编制6.1.1依据本程序4职责，各部门编写相应文件。6.1.2文件编写完成后，交质量部门对文件统一进行编号，并校对文件。6.1.3文件编制要求及记录编码规则见本程序8附件说明。各部门文件初稿审批6.2.1文件审核、批准权限依据附表及控制矩阵表。各部门管理者代表总经理《文件编制、更改审批/通知单》发放6.3.1归口管理部门负责相应文件的发放并按规定进行记录、存档。6.3.2质量手册、程序文件、三层文件、技术文件、质量类文件发放时均须盖“受控”章。各部门《文件发放回收记录表》培训6.4.1新制定或更新的文件由人力资源部或归口管理部门组织相关人员进行培训，并保存相关记录。人力资源部、归口部门培训计划培训记录表储存和使用6.5.1各部门指定专人对文件进行分类并建台帐；6.5.2质量部门负责清理本公司质量类文件的归口管理，并建立有效文件清单。6.5.3使用过程中，允许以电子版、纸制版等保存6.5.4质量文件定期清理或更换后，作废文件‘原稿’原则上需保存1年，但需标识“作废”章，并隔离存放。6.5.6质量部门根据《质量体系文件受控清单》中文件的受控状态，对文件进行管理，适时（每年至少1次）检查评审文件的有效性，发现问题须及时处理。6.5.7临时借阅质量体系文件时，内部借阅，由归口部门负责人签字后方可借阅。原则上不允许外部借阅。各部门《文件发放回收记录表》《质量体系受控文件清单》更改与修订6.6.1填写《文件编制、更改审批/通知单》，按本程序附表一进行审批，对修改进行登记。（注：技术文件用《技术文件更改通知单》）6.6.2技术文件的更改与修订，按《变更管理程序》执行。各部门《文件编制、更改审批/通知单》回收及处置6.7.1发放新文件时，应回收旧版本文件，并做记录。6.7.2对于失效的旧版文件，由归口管理部门加盖“作废”章。作废文件每年集中统一销毁，电子档同时集中删除。各部门《文件发放回收记录表》外来文件管理6.8.1外来文件由归口管理部门进行接收、识别，并建立《外来文件清单》。6.8.2由归口管理部门组织相关部门对外来文件进行评估，报公司领导是否采纳并运用。如被批准，归口管理部门将负责对外来文件的推广与运用。6.8.3外来文件的由归口管理部门保存。归口部门《外来文件清单》7、记录管理流程图8.过程要点简述过程要点描述责任单位输出记录编制、填写、修改8.1.1记录格式按本程序附表一权限进行审批，报送集团质量部门备案后使用。8.1.2记录格式如需要修改，需填写《文件编制、更改审批/通知单》。8.1.3各子公司可根据实际情况对程序文件的表单在现有基础上做相应完善，表单编号不变，修改后的表单报批后，报集团质量部门备案。各部门《记录表单》审核8.2.1记录审核人员应确认记录是否正确，规范，不符合则给予指导修正或重写；发现不符合者组织培训各部门及其负责人整理归档8.3.1各部门每月底对各项记录进行编目、分类装订、保管，以便于检索。各部门《质量记录清单》记录的储存保护8.4.1根据记录的重要性，对每一种记录制定其保存期限，见本程序11记录。8.4.2需保存在清洁、干燥、防火、防盗的适宜环境，以防损坏、变质和丢失。各部门记录的检索8.5.1质量记录的查阅，原则上须由归口管理部门负责人批阅后，在规定的场所进行。原始记录不得外借。8.5.2公司外部的查阅，须经公司领导批准。各部门过期记录的处置8.6.1保存到期的 资料 新概念英语资料下载李居明饿命改运学pdf成本会计期末资料社会工作导论资料工程结算所需资料清单 ，由归口部门提出《销毁明细表》申请，报公司领导批准后执行。8.6.2销毁时可用粉碎或烧毁的方式进行。各部门《销毁明细表》9附加说明文件编制、审核、批准矩阵表见附件一9.1文件及记录的编码规则9.1.1质量体系文件编号规则为：HTYZQXXXXXXXX作业文件序列号：001-999程序文件号（上层文件号）质量体系文件类别号：手册：M；程序：P；记录：R；子公司代号（YZ-迎洲，JZ-机制，YH-云海）公司代号(海通）9.1.2程序文件编码规则为：HT/QP0803海通程序文件号(0803为变更管理程序)9.1.3三层次文件编码规则为：HTXX/QPXXXXXXX海通各子公司标识/程序文件代号程序文件号三层次文件序列号9.1.4记录表单文件编码规则：HTXX/QPRXXXX－XXX海通各子公司名称标识/质量记录代号程序文件号记录表单号9.1.5质量手册文件号为“HTQM”9.1.6程序文件页面设置格式8.1.6.1程序文件表头9.1.6.2程序文件序号标题宋体、五号、加粗；9.1.6.3程序文件正文宋体五号；行距固定值22磅；特殊格式“无”（首行无缩进）9.1.6.4程序文件提纲目录：1.目的；2.范围；3.定义；4.职责；5.流程图；6.要点描述（表格形式）；7.附加说明；8.支持文件；9.记录明细表（表格形式）；10.文件变更记录（表格形式）。(如有特殊情况需要增加提纲，目录顺序可以插入、延续或增加)。9.1.6.5程序文件的过程描述以表格形式表达（如本程序）过程要点描述责任单位使用记录9.1.7三层次文件页面格式9.1.7.1三层次文件表头设置未注明文字均为五号宋体9.1.7.2三层次文件序号标题宋体、五号、加粗；无特殊格式（不缩进）9.1.7.3三层次文件正文宋体五号；行距最小值20磅；特殊格式“首行缩进2字符”；9.1.7.4三层次文件更改记录表与程序文件相同采用表格形式。放在文件末尾。9.1.8记录表单无固定格式，根据各个公司记录形式的继承性进行编制；9.1.8.1记录表单必须包括以下内容和要素：子公司名称；记录表单名称、文件编号、记录编号、记录时间、记录人员10、支持性文件10.1《管理评审程序》10.2《内部体系审核管理程序》10.3《持续改进 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 》11、记录序号文件名称文件编号保存部门保存方式备注1文件编制、更改审批/通知单质量部门3年2文件发放回收记录表质量部门3年3质量体系文件受控清单质量部门3年4外来文件清单质量部门3年5质量记录清单质量部门3年6销毁明细表质量部门3年12、程序变更记录序号更改条款更改依据（通知单编号）更改人更改日期备注编制审核批准发布日期生效日期袁顺义毛卫平胡官彬2017年7月1日2017年7月1日附表一：文件编制、审核、批准矩阵表文件类别编制审核批准质量手册集团质量管理部门管理者代表集团总经理程序文件集团质量管理部门质量分管领导管理者代表作业文件各子公司各部门部门负责人分管领导技术文件子公司技术部门部门负责人分管领导质量记录各子公司各部门各部门领导分管领导