MOSS第十二章 项目协作解决方案

第十二章 项目协作解决方案 项目协作概览 通常需要挑疲战完成一个符合所有希望的商业目标、在希望的时间段内完成并且符合预算预期的项目。项目需要在很多类型的资源上协作成功，包括人员、过程和信息，有效的项目管理、组织和执行能够让组织在整体的效率和获利能力上产生可观的正面影响。 很多因素会正面或者负面影响项目整体的成功。SP提供了增强和支持项目管理处理过程的功能来帮助克服有负面影响的普通因素，这些功能设计用来支持一个项目的所有内容，包括： 1、 项目 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 a) 定义商业理由和目标 b) 定义成功的尺度 c) 组织项目工作组 d) 全配任务 e) 创建计划和里程碑 f) 提供成本估价 g) 定义交付产品 2、 项目执行 a) 创建项目文档，包括交付产品和引用材料 b) 管理问题和风险 c) 管理任务 d) 管理机会 e) 管理采购和供应商 f) 沟通项目相关决定、状态、新闻和关键度量 g) 发布最终交付产品 3、 项目关闭 a) 归档项目材料为后续引用 b) 衡量项目的成功或者失败 从常规的依照一个的项目开发建设过程的看法，大多数项目包括这些步骤，然而，然后解决的深度以及对每一步骤的正式手续将根据项目的需求以及组织使用的项目管理要求而变化。 项目协作的挑战 当人们花费大量的他们的时间在项目上工作，有效的项目管理是保证成功的项目启动所必须的，参与者必须能够高效的为项目作出贡献并且他们的时间必须尽可能的有效使用。 SP可以帮助解决在项目过程中产生的很多挑战，其中有： 1、 难于管理项目相关的信息 2、 缺少沟通 3、 地理上分开的工作组的合作 4、 缺少项目的清晰度 5、 管理更新资源 项目协作需求 由于员工在项目上花费的大量的时间，组织中正在运行的项目的效率将对整个组织有着相当可观的影响，上述的挑战能够对这样的项目的成功以及组织的整体产能产生不利的影响。 SP提供了很多功能能够在项目期间用来帮助减轻那些挑战的影响。如下功能： 1、 提供一个所有项目材料的集中存放 a) 更便利于新成员的学习 b) 减少参与者查找信息的时间 c) 更便利于项目主管进行项目管理 d) 向管理层提供项目概要信息 2、 允许从任何位置访问项目资源 3、 向参考者提供项目变更通知：包括职责、文档、期限、目标以及范围 4、 向经理和利益相关者展示项目：当经理和利益相关者对项目节点有着很大的兴趣时，向他们提供包含项目度量在内的材料的访问能够帮助管理他们对于项目进展的期望。这些人需要访问这些条目而不必向项目经理要求，SP的功能能让度量提供给利益相关者而只需要项目经理或者不需要项目经理的另外工作，这个可以减少对工作组的额外需求同时能保证利益相关者能够被很好的告知。 SP项目协作解决方案 SP提供了很多项目管理的益处。 Service plan offering development project requirements 在我们的例了中，我们将使用SP功能来简化我们组织的一个新项目的管理，这个项目将会集中于介绍我们组织的产品的服务计划交付，项目工作组执行所有这个交付的构成设计所需的所有任务，创建交付，然后准备组织以发送交付。 在我们的例子中，我们将假设我们的组织有几个办公位置并且项目组成员分别位于这些办公地点，我们的目标是提供一个让我们提高项目成的生产率来帮助保证项目在预计的时间和预算内成功完成的解决方案，为了达到这个目标，我们必须支持以下需求： 1、 任何位置的人员必须能够访问项目信息并且能够为项目作出贡献。 2、 所有项目资源必须被保存在一个单一位置以减轻搜索需要材料的负担以及为项目组成员的变更提供帮助，这个包括与项目相关的沟通跟踪 3、 当重要的文档修改时或者在项目网站添加文档时项目组成员能够接收到通知。必须提供一个向项目组成广播生要通知的地方，并且能让项目组成员接收这些通知 4、 所有经理和利益相关者必须能访问包括关键度量的项目材料，以让他们了解项目的健康程度 5、 项目经理必须能够控制敏感信息的安全性 项目处理过程定义 下面的步骤描述了组成项目协作的主要 流程 快递问题件怎么处理流程河南自建厂房流程下载关于规范招聘需求审批流程制作流程表下载邮件下载流程设计 事件： 1、 业务教父审批通过一个推行新的service plan offering(以下简称SPO)项目初始 2、 指定项目组并将包含下列参与者 a) 业务教父或者执行利益相关人：这些人员或者组对推行新SPO项目整体负责 b) 项目经理：对项目是常管理负责的人员，跟踪资源、任务、预算以努力推动项目成功完成 c) 项目组成员：项目参与者，对执行组成项目的任务负责 3、 项目经理通过创建项目网站初始项目 4、 项目经理定制项目网站，包括将帮助简化项目的SP列表、库以及WEB部件 5、 项目经理给其他项目参与者授权，为项目组设置必须的提醒，更新工作流任务分配 6、 组成员将访问网站来管理与推动服务计划相关的材料和沟通，包括任务、计划、文档、联系人、工作度量以及工作沟通的创建和管理。 7、 网站将用来简化对组织作出决定的过程重要的数据和信息的收集，项目成本、预期回报以及非货币利益都将被体现在项目的决定中。 8、 业务教父和其他利益相关人将能够访问网站，并能访问关键执行指示及其他项目度量，包括项目成本和耗时 9、 交付产品将最终确定并审批，我们的例子中就是完成的SPO 10、 在项目结束后，项目网站将继续可被访问，这将允许未来的项目能够重用这个项目期间创建的任何材料 配置SP环境布局 我们将配置几个SP组件来让我们的SP环境支持创建一个新的SPO项目的需求。在我们的项目协作过程中我们将在布局中使用的组件包括如下： 1、 项目网站 这个网站位于门户主网站下，包含所有创建来管理公司项目的网站，如，这个站将包含我们将用来管理开发一个新SPO的项目网站，也包含通用项目资源，包含跨项目使用的文档模板 a) 项目模板库：这个文档库将保存在项目期间使用的的模板文档，这个能够包含各种不同的能吸收到项目中的标准文档。 b) 引用链接列表：可以是任何有用信息的链接 2、 项目模板网站：从项目网站参考，这个网站包含管理一个项目所需要的资源，这个网站最终将另存为网站模板以在创建单独的项目的时候使用。We will use the created site template when creating the Service Plan Offering Introduction site.(我们在创建SPO推动网站的时候会使用创建的模板)，项目模板网站会包含以下组件： a) 共享文档库：这个文档库将保存和组织大多在项目期间收集和创建的文档，包括最终发送给执行利益相关人的项目交付文档和在项目期间用来简化协作的中间文档 b) 财务文档库：这个文档库将保存和组织含有敏感财务信息只能被项目经理和业务教父查阅的文档。 c) 通知列表：思索达重要的消息 d) 联系人列表：维护一个包含所有重要的项目联系人的列表，除了项目组成员，还包含供应商、顾问和客户联系人 e) 日历列表：跟踪包括会议和里程碑在内的关键项目事件 f) 问题列表：用来监督和减轻影响项目成功的问题和风险，这些部题必须被项目组处理以保证项目有效进展 g) 链接列表：引用包含任何有关项目信息的WEB站点 h) 项目详细信息更表：这个定制列表允许项目参与者快速看到项目状态的概览以及联系谁获取详细信息 i) 项目度量列表：这个状态列表包含项目关键度量，让业务教父能方便监督项目进度 j) 任务列表：用来维护作为项目组成部分须完成的任务，这个列表初始包含重要的任务，随项目的进展将会变多，会指定额外的工作。 k) 组讨论列表：用来跟踪与项目相关的讨论 图表 1：SPO推动资源 创建和配置项目网站 项目网站包含通用项目模板以及创建用来管理特定项目网站的引用 图表 2项目网站 创建和配置过程如下： 1、 创建项目网站 a) 在门户主站下创建 b) 基于空白网站模板的网站 c) 在父网站的顶部链接栏显示网站 d) 使用父网站的顶部链接栏 2、 配置项目网站 a) 选择在全局导航和当前导航节显示子网站 b) 启用SPS发布网站功能 3、 创建项目模板库 a) 基于文档库类型 b) 在快速启动区域显示此库 4、 配置项目模板库 a) 创建一个叫做分类的列，选择类型，必须，无默认值。选择{项目管理、需求、 培训 焊锡培训资料ppt免费下载焊接培训教程 ppt 下载特设培训下载班长管理培训下载培训时间表下载 工具、用户文档}， b) 更新所有文档视图，分类列位置3 c) 创建一个叫做依据分类的标准视图，作为默认视图，包含列{类型（链接到文档图标），名称（链接到有编辑菜单的文档），修改日期、修改人}，依据名称排序，按分类进行分组，分组展开 5、 创建引用链接列表 a) 基于链接列表类型 b) 选择不在快速启动区域显示此列表 6、 更新项目网站页 a) 在左侧区域放置项目模板库WEB部件，选择依据分类视图，使用概要工具栏 b) 在右侧区域放置引用链接列表WEB部件 c) 更新快速启动导航：删除列表、讨论及分组标题 7、 添加以下内容到项目模板库 a) 一个Microsoft project文档，名称“项目计划模板”，分类“项目管理” b) 一个状态 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 模板WORD文档，名称“状态报告模板”，分类“项目管理” c) 一个培训计划模板WORD文档，名称“培训计划”，分类“培训工具” d) 一个用户参考指导模板WORD文档，名称“用户参考指导”，分类“用户文档”； 注：自定义KPI指示器可以添加到项目网站用来指示项目当前的状态和健康度，这个能够给出项目需要经理关注的指示 创建和配置项目模板网站 项目模板网站将包含在我们的环境中管理一个项目所必须的资源，这个网站将用来作为创建管理项目网站的模板， 图表 3：项目模板网站 创建和配置网站模板网站的操作如下： 1、 创建项目模板网站 a) 在项目网站下创建 b) 基于工作组网站模板 c) 在父网站的快速启动区域显示 d) 使用父网站的顶层链接栏 2、 配置共享文档库 a) 启用版本功能，主/次版本号 b) 创建一个叫做 项目分类 的条目集并添加惟下条目：{交付产品、项目管理、参考、状态报告}，创建一个叫做分类的列，管理元数据类型，使用项目分类条目集，必须，没有默认值 c) 更新所有文档视图，分类列 位置3 d) 创建一个叫做依据分类的标准视图，默认视图，包含列：类型（链接到文档图标）、名称（链接到有编辑菜单文档）、修改日期、修改人、签出到。使用名称进行排序，按分类分组，分组展开 3、 创建财务文档库 a) 基于文档库类型 b) 在快速启动区域显示库 4、 配置财务文档库 a) 启用主/次版本号版本功能 b) 创建一个条目集，名称“财务分类”，添加条目：{发票；采购订单；财务报告；费用报告}，创建一个列，名称“分类“，类型：管理的元数据，使用财务分类条目集，必需的，没有默认值 c) 更新所有文档视图，分类列，位置3 d) 创建一个新的叫做依据分类的标准视图，作为默认视图，包含列：{类型（链接到文档的图标）；名称（链接到有编辑菜单的文档）；修改日期；修改人；签出对象；}，名称排序，分类分组，分组展开 5、 创建问题列表 a) 基本于问题跟踪类型 b) 在快速启动区域显示 c) 当所有者分配时发送邮件 6、 配置问题列表：更新分类列 选择：{业务决定；项目风险；需求变更；}，允许填入，没有默认值 7、 创建项目度量列表 a) 基于状态列表模板 b) 在快速启动区域显示此列表 8、 配置项目度量列表 a) 创建新指示器，名称：项目工时，使用基于状态指示器的固定值，这个条目应有一个指示器值为0，较好的值设置为一个低的值，目标值设置为175，警告值为200。 b) 创建一个新指示器，名称：项目成本，使用基于状态指示器的固定值，这个条目应有一个指示器值为0，较值的值设置为一个低的值，目标值设置为150000，警告值为200000 注：我们手工维护项目度量来配置状态列表，但是可以通过从现存信息源中直接引入度量信息的方式来自动进行度量管理 9、 创建项目详细信息列表 a) 基于自定义列表模板 b) 不在快速启动区域内显示 10、 配置项目详细设置 a) 更改标题，不必须 b) 创建列，名称：状态 类型：选择，必须，选择值：{活动的；完成；取消；暂停}，默认值：活动的 c) 创建列，名称：项目经理 类型：人员或组，仅显示人员，允许在所有用户中选择，应选择显示名称（在线状态）信息。 d) 创建列，名称：业务教父 类型：人员或组，仅显示人员，允许在所有用户中选择，应选择显示名称（在线状态）信息。 e) 更改列表列顺序，标题位置最后 f) 更新所有条目列，移除标题和附件列，添加编辑（链接到编辑条目）列作为视图的第一列 11、 在项目详细信息列表中添加如表1中的 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 （输入初始数据） 表1：初始项目详细信息值 列 值 状态 活动的 项目经理 业务教父 12、 更新任务列表 a) 当任务所有者分配时发送电子邮件 b) 创建一个甘特视图，名称：甘特视图， 默认视图，包含列：{标题（链接到有编辑菜单的条目），分配到，状态，优先级，到期日，完成百分比，前置任务}，设置甘特列到列表相应的命名列，根据开始日期和结束日期排序 13、 更新项目模板网站页面 a) 删除工作组图像、开始使用信息，将欢迎文本替换为“项目名称”文本 b) 在顶部右侧的WIKI区域放置项目详细信息列表WEB部件，没有工具栏，使用所有条目视图 c) 在右侧项目详细信息WEB部件下放置状态列表WEB部件，使用项目度量列表作为指示器列表，WEB部件的标题为项目度量 d) 在左侧共享文档WEB部件放置任务列表视图WEB部件，WEB部件标题为我的任务，使用我的任务视图，显示概要工具栏 e) 在我的任务WEB部件放置通知列表视图WEB部件，删除默认通知 f) 更新共享文档视图WEB部件，使用依据分类视图 g) 在项目度量WEB部件下链接列表视图，使用概要视图，显示概要工具栏 14、 准备网站为网站模板，在项目网站下使用 a) 将项目模板网站保存为一个网站模板，包含内容，名称：项目网站模板，文件名：projectSiteTemplate. b) 更新项目网站布局和网站模板设置，此网站下创建的网站只能使用项目网站模板网站模板 服务计划项目处理过程演练 在我们演练项目处理过程时，我们将作如下假设 1、 我们的组织是基于产品的 2、 在当前，我们的公司没有提供其产品的服务计划，但是已决定我们将作为交付品（offering?免费提供的？）实行这个 3、 扫行团队已经指定了他们的成员，业务教父、项目经理以及项目组成员已经被指定 4、 项目经理和业务教父已经为项目定义了初始计划和预算 基于前假设，开发SPO的处理过程演练将作如下操作步骤： 1、 项目经理创建SPOI（spo Introduction）项目网站 a) 在项目网站下创建，使用项目网站模板 b) 配置网站使用单独权限 c) 在网站首面更新项目名称文本为SPOI 2、 项目经理执行网站初始配置任务 a) 配置工作组讨论为接收邮件，邮件地址：SPO b) 为所有组成员创建提醒，通知列表添加新条目时立即通知 c) 为所有组成员创建共享文档库更新的日常概要提醒 3、 项目经理添加的民用工业如下的初始信息到项目网站 a) 项目度量列表随项目进展而更新，这个将通过编辑项目工时和项目成本指示器来完成，你现在可以将这些指示器的值更新为如表2所示： 表2：项目度量值 指示器 值 项目工时 180 项目成本 110000 b) 项目详细信息列表作如表3所示的更新 表3：项目详细信息值 列 值 状态 活动的 项目经理 有效的AD用户 业务教父 有效的AD用户 c) 添加项目计划文档到共享文档库，指定分类为项目管理 d) 在链接列表中添加一个链接，引用包含公司产口的公司WEB站点页面 4、 项目经理为网站设置安全性 a) 项目经理有完全控制权限 b) 项目组成员在网站中有发表权限 c) 业务教父和执行利益相关人在网站中有发表权限 d) 业务教父和项目经理在财务文档库中有发表权限，其他用户在此库中没有任何权限 5、 项目经理添加任务到任务列表，如图4 表4：任务列表值 标题 前置任务 分配对象 开始日期 到期日期 创建初始服务计划文档 -- 项目经理 2010-6-11 2010-6-02 决定作为SPO一部分需要的服务 1 组成员 2010-6-3 2010-6-7 建设SPO 2 组成员 2010-6-7 2010-6-15 为SPO创建成本结构 3 组成员 2010-6-15 2010-6-17 在SPO服务上培训人员 4 组成员 2010-6-18 2010-6-23 为服务计划创建营销材料 5 组成员 2010-6-24 2010-6-28 项目关闭 6 项目经理 2010-6-29 2010-6-30 6、 组成员接收到已经有任务添加，然后到网站上查阅新任务 7、 项目参与者完成他们的任务并且同其他人协作完成SPO处理过程 a) 随着任务的执行，被分配任务的用户将使用共享文档库来保存草稿文档，包括描绘 出需要用来支持服务计划的服务和产品的草稿文档。这些文档将使用前述分类进行分类，这可以让用户方便地查找和管理文档。 b) 当任务完成后，任务的状态和完成百分比信息进行更新，通过使用SP提醒来通知其他项目参与者 c) 在项目的过程中，项目经理会添加通知和事件到相应的列表，更新项目度量列表详细信息至最新的值来反映项目组的进展（进度） d) 所有工作组成员共同发表联系人列表，以努力使所有与项目相关的联系人都在其中 e) 组成员将在问题列表中创建问题，如项目中发生会给项目造成负责影响的风险和挑战 f) 与项目相关的需要用来讨论的话题，组成员将同时给工作组讨论列表和将参与讨论的成员 g) 在这个过程中，业务教父可以通过网站首页的项目度量列表在查看项目的进展，也可以通过查询服务计划草稿文档来查看进展。 8、 项目完成后，通过更新项目详细信息状态列为已完成来关闭项目。 图表 4 ： SPO 推动网站SP项目协作解决方案的益处 1、 增强协作效率和信息可靠性 2、 提供项目通知 3、 允许远程用户更加互动的参与项目 4、 提升沟通 5、 使用现有的效率工具 创建高效项目协作方案的小提示 1、 包含变更管理 2、 提供经理和利益相关人 3、 确保远程可用