3.【正文】中国石化河南石油分公司加油卡卡片业务管理流程

－１－ 石化股份豫零„20012‟54号 关于印发《中国石化河南石油分公司 加油卡卡片业务管理流程》的通知 各市分公司、合资公司： 现将《中国石化河南石油分公司加油卡卡片业务管理流程》 印发给你们，请遵照执行。 二〇一二年七月九日 中国石油化工股份有限公司河南石油分公司文件 －２－ 板块业务 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 -实施类 制度 名称 中国石化河南石油分公司 加油卡卡片业务管理流程 制度 编号 / 制度 文号 石化股份豫零„2012‟ 54号 制度 版本 / 主办 部门 零售中心 所属业务类别 业务管理/加油卡管理 会签 部门 信息处、财务资产处 下位制度制定者 分（子）公司制定执行类 制度 审核 部门 企业管理处 解释权归属 省分公司零售中心 签发 日期 2012年 7月 9日 废止说明 / 生效 日期 自印发之日起生效 制定目的 为加强加油卡卡片业务管理，规范各级操作行为，规避 加油卡经营风险，特制订本流程。 制定依据 依据《中国石化加油卡系统运营 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 汇编》（石化股 份销办[2005]143号）、《中国石化加油卡业务流程应用手 册》（石化股份销信[2008] 3号）相关 规定 关于下班后关闭电源的规定党章中关于入党时间的规定公务员考核规定下载规定办法文件下载宁波关于闷顶的规定 。 适用范围 适用于中国石化河南分公司所属的各市分公司、合资企 业。 约束对象 适用于中国石化河南分公司所属的各市分公司、合资企 业 涉及的相关制度 / 业务 类别 /业务管理/加油卡管理 所属 层级 / －３－ 加油卡卡片业务管理流程 一、加油卡卡片类别 （一）按照用途和种类划分，目前我省系统的加油卡可分为 用户卡和内部卡两大类。用户卡用于发卡网点发售给客户持卡消 费（加油和便利店消费），内部卡用于加油卡联网站内部管理使用。 （二）按照管理功用细分，目前我省系统的内部卡分为员工 卡、PSAM卡（APSAM卡）、ACT卡、维修卡及验泵卡等五种。各类 卡片情况如下： 1.员工卡主要作为加油站员工为现金（记账）客户加油，交 接班签到、签退及结账时使用。 2.PSAM卡（APSAM卡）属于加油卡系统重要的设备，每条油 枪均需安装一张 PSAM 卡（2011 年 9 月份以后出厂的安全提升加 油机则需安装 APSAM卡），起到认证中石化加油卡的作用。 3.ACT卡是用于监督授权实施安装加油机（2011年 9月份以 后出厂的加油机，必须与油机厂商持有的 RID卡配套使用）和维 修加油机（仅指更换主板级别维修）的专用卡。 4.维修卡是维修加油机（含排空）时使用的专用卡片。 5.验泵卡是用于强检和自检加油机的专用卡片。 （三）按照中国石化制卡卡片技术指标设定，用户卡使用有 效期一般为 6年，有效期可自动延期升级；内部卡的使用期限一 般为 5年，到期后的内部卡纳入坏卡回收上交流程。 二、卡片领用存管理流程 －４－ 我省以“总部制卡中心-省分公司-市分公司-县公司（片区） -加油站/发卡网点”五级卡片管理为框架，按照“下级单位提出 申请，上级单位审核批准”的卡片物流管理模式开展业务运营工 作，同时在每一级卡片管理部门均设臵加油卡管理员（简称“卡 管员”）和加油卡库存管理员（简称“库管员”）两个岗位，并实 行“双签字”制度，严把卡片库存关，实行日清、月结、年转管 理，确保加油卡卡片帐实、账帐相符。 （一）制卡管理流程 1.我省系统加油卡卡片由中国石化与北京华大智宝电子系 统有限公司联合成立的中国石化加油卡制卡中心印制，每年分上 半年、下半年两次上报各类卡片制卡计划，每月电话与销售公司 零管处对接制卡需求后，由总部安排制卡时间和计划。 2.按照销售公司零管处确定的制卡时间，省分公司卡片管理 部门安排专人前往总部制卡中心输制卡密钥，制卡完成后，采用 专用渠道领回加油卡卡片。 3.销售公司定期（每两年）定制加油卡系统加密机密钥，省 分公司信息处、零售中心加油卡管理人员前往总部输相关控制密 钥后方可制卡。 责任部门：省分公司零售中心、信息处 责任人：省级卡管员、信息处加油卡密钥管理员 （二）入库管理流程 1.从总部制卡中心制领卡片后，省级“卡管员”应在《中国 石化加油 IC卡成品卡领用单》或系统中予以确认，并对领用卡片 －５－ 进行“入库”操作，并由库存管理员签字确认。 2.省级卡管员根据《中国石化加油 IC 卡成品卡领用单》和 卡片结算价格，须在 ERP-MM模块中对加油卡卡片进货进行账务处 理；省分公司财务资产处核对无误后支付制卡费用。 责任部门：省分公司零售中心、财务资产处 责任人：省级卡管员、库管员，财务资产处核算人员 （三）领用管理流程 1.本流程均适应于省分公司、各市分公司、合资企业、县公 司（片区）、发卡网点、加油卡联网站。 2.下级卡片管理部门根据业务实际需要，安排卡管员登录系 统（查询系统）并填制“卡片领用申请单”，向上级卡片管理部门 提出领取“卡片申请”；上级卡片管理部门审核（或系统审核）无 误后，安排人员前往上级卡片管理部门领取加油卡卡片。 3.上级卡片管理部门卡管员或库管员登陆系统（卡管或查询 系统）后审核(或系统审核)其领取数量和号段，打印相关“出库 单据”并经下级领用人签字确认后领取加油卡卡片。 4.领回卡片后，下级卡片管理部门库管员应及时确认“入库” 情况，并登统相关台账。 责任部门：各级卡片管理部门 责任人：各级卡管员、库管员 （四）内部卡充值管理流程 市分公司在初次领取员工卡、维修卡、验泵卡等 3种内部卡 卡片后，市级卡管员必须在加油卡卡管系统中逐张对其进行一次 －６－ 性（系统自动）充值方可在加油站使用；而 PSAM卡（APSAM卡） 和 ACT卡属于管理授权卡，不需要在卡管系统进行充值操作。 责任部门：市分公司零售部 责任人：市级卡管员、库管员 （五）用户卡发放管理流程 1.按照发卡网点业务操作流程的要求，发卡员在加油卡卡管 系统中办理用户卡发卡、挂失、补卡等业务，用户卡的发放（销 售）数量自动进入日结后的业务报表中。 2.发卡员每日按照日结报表数量和号段对卡片登统相关台 账，发卡网点负责人要签字确认。 责任部门：发卡网点 责任人：发卡网点负责人、发卡员 （六）内部卡分配和管理流程 1.员工卡 （1）员工卡必须设臵为实名制，且必须设定 4位数字密码， 密码至少每月更换一次，严禁使用简易密码或不设定密码。 （2）员工卡必须分配到个人，管控系统中的“内部卡分配 信息”为员工姓名，以便加油站做好员工 绩效考核 绩效考核与薪酬下载绩效考核与薪酬下载绩效考核与薪酬下载华为绩效考核体系文件下载华为绩效考核体系文件下载 工作。 （3）加油站员工应妥善保管员工卡及其密码，卡片丢失或 密码被盗由持卡人员承担全部责任。 （4）当加油站员工变动时，站长应负责员工卡移交过程监 督，核算员做好卡片在有关台账上交接登记均要做好交接手续， 同时对管控系统内的员工信息、卡分配信息进行维护和更新。 －７－ 责任部门：加油卡联网站 责任人：站长、核算员、加油站员工 2.PSAM卡（APSAM卡） （1）每条加油卡联网站的加油枪及便利店的 POS 机上均安 装了一张 PSAM 卡（APSAM 卡），用于对中石化加油卡的认证。加 油站负责人必须将 PSAM卡信息在相关台账上详细记录。 （2）PSAM 卡（APSAM 卡）由加油卡运维人员在加油卡联调 时安装，运维人员和加油站站长要双方签字确认；联调完毕，运 维人员要及时将 PSAM卡（APSAM卡）及联调明细交市分公司零售 部备案。严禁加油站私自拆装 PSAM卡（APSAM卡）。 （3）若 PSAM卡一旦丢失被盗，站长必须立即逐级上报省分 公司零售、信息部门备案。 （4）若加油机毁损、报废或到期更换，运维人员负责将 PSAM 卡（APSAM 卡）拆卸下来交站长妥善保管，由加油站负责登记并 逐级上交市分公司零售部。 （5）在 2011 年 9 月份以后出厂的加油机上新安装和更换 APSAM 卡，以及加油机更换主板的过程中，都需要在有厂商安装 人员持有厂商卡（RID 卡）和县公司（片区）持有 ACT 卡同时在 场的情况下，共同完成此操作过程，实现对加油机的安全管理。 责任部门：县公司（片区） 责任人：县公司（片区）经理及其库管员 3.ACT卡 （1）ACT卡是由销售公司统一印制授权管理卡，市分公司要 －８－ 单独建账，制作县公司（片区）ACT 卡使用分配表，每个县公司 （片区）仅限一张，由县公司（片区）经理签字确认后领取。 （2）ACT卡由县公司（片区）专人保管，严禁安排给加油站 或其他人员使用。 （3）县公司（片区）要建立规范的 ACT 卡使用台账，每次 使用 ACT卡均要在该台账上详细记录，重点说明 ACT卡使用的时 间、加油站名称、加油机及其枪号以及使用用途等，并要求加油 站站长、厂家运维人员、维修人员及加油站当班带班长、员工签 字确认。 （4）若 ACT 卡存在丢失的，县公司（片区）必须逐级报省 分公司零售中心备案；若保管不当存在管理责任的，要追究片区 经理的管理责任。若县公司（片区）出现调整时，市分公司零售 部要及时做好交接和调整工作。 责任部门：市分公司零售部、县公司（片区） 责任人：市级卡管员、库管员，县公司（片区）经理及其库 管员 4.维修卡和验泵卡 （1）原则上，维修卡和验泵卡每站各仅限一张，不得挪作 他用；若维修卡和验泵卡丢失造成的损失和责任，除对（县公司） 片区经理予以经济处罚外，还要追究其管理责任。 （2）卡片领取后，由县公司（片区）专人保管、使用，卡 片的分配和使用必须在相关台账上登记。 （3）加油站维修和验泵用油必须做回罐处理，填制《回罐 －９－ 记录单》或《加油机校验记录》，由当班加油员、站长、维修或计 量人员、县公司（片区）经理或管理人员签字确认，并从加油站 管控系统中打印出维修卡、验泵卡交易记录后存档备案。 （4）各级零售管理部门要定期（至少每月一次）监控和核 查维修卡、验泵卡使用情况，确保验泵卡和维修卡使用的合规性， 杜绝违规操作行为的发生。 责任部门：县公司（片区） 责任人：县公司（片区）经理及卡片管理员 （七）上交回收管理流程 加油卡卡片回收流程根据“自下而上，逐级回收”的原则， 按照“发卡网点/加油卡联网站-县级（片区）-市级-省级-总部” 五级回收的模式进行回收上交坏卡卡片。具体如下： 1.发卡网点 发卡员应对每张客户挂失卡、坏卡、时效卡及清户后的用户 卡等坏卡进行回收，详细在有关台账和《发卡网点用户卡坏卡上 交明细表》上详细记录，并在坏卡卡片后面加贴标签，注明回收 网点名称、原因、卡号、时间等；发卡网点负责人要签字确认， 定期将坏卡明细单及用户卡坏卡实物上交至县公司（片区）。 责任人：发卡网点负责人、核算员及其发卡员 2.加油卡联网站 （1）加油站若丢失内部卡，须在管控系统中做”挂失“操作， 持卡员工赔偿后要在相关台账上签字确认；若内部卡损坏、过期 失效，须在管控系统中做“取消卡分配操作”，在系统中“挂失” －１０－ 和“取消卡分配”操作后，要立即下发油机数据，确保丢失的内 部卡无法正常使用，规避经营风险。 （2）加油站核算员要对丢失、损坏及过期失效的内部卡进 行登记，并在坏卡卡片后面加贴标签，注明回收网点名称、原因、 卡号、时间等；站长要填报《加油站内部卡坏卡上交明细单》，定 期将明细单及内部卡坏卡实物上交至县公司（片区）。 责任人：加油卡联网站站长、核算员及持卡员工 3.县公司（片区） （1）县公司（片区）登录系统后对加油站、发卡网点的回 收情况审核无误后，打印有关单据并经上交人员签字确认，一联 由发卡网点或加油站留存，一联由县公司（片区）存档。 （2）县公司（片区）库管员逐一检查卡片并确保核实卡片 标签和卡片数量无误后，进入系统进行卡片“回收”操作。 （3）回收完毕后，县公司（片区）要及时将各个网点所报 的明细单汇总成为《发卡网点用户卡坏卡上交明细表》、《加油站 内部卡坏卡上交明细单》，于每月 28号将以上两类坏卡明细表以 电子表格方式上报至市分公司零售部。 （4）县公司（片区）定期委派专人将坏卡实物及手工签字 确认的坏卡回收明细表送到市分公司零售部。 责任人：县公司（片区）经理及其库管员 4.市分公司零售部 （1）市级卡管员登录系统对各县公司（片区）回收情况审 核无误后，打印有关单据并经上交人员签字确认，一联由县公司 －１１－ （片区）留存，一联由零售部留存。 （2）每月月末，市级卡管员要及时对县公司（片区）进行 统计汇总，于每月 2号中午 12:00点前在 ERP-MM模块中将内部卡 坏卡数量和用户卡销售数量分别做加油卡报废和消耗处理。 （3）市分公司定期委派专人将坏卡实物、系统回收报表及 手工汇总的坏卡回收明细表送到省分公司零售中心备案。 责任人：市分公司零售部主任及其卡管员、库管员 5.省分公司零售中心 （1）省分公司零售中心登录系统对市分公司回收情况审核 无误后，打印有关单据并经上交人员签字确认，一联由县公司（片 区）留存，一联由零售部留存。 （2）省分公司零售中心根据各市分公司坏卡上交情况，安 排专人将坏卡实物和明细上报中国石化制卡中心，在销售公司零 管处和信息处有关人员监督下，三方交接坏卡数量和号段，由销 售公司统一安排中国石化制卡中心对坏卡进行集中销毁处理。 责任人：省分公司零售中心主任及其卡管员、库管员 （八）卡片库存管理流程 1.各级卡片管理部门要规范建立加油卡卡片管理台账，详细 登记用户卡、内部卡的领用、分配（发售）的库存变化情况。 2.每月加油卡卡管员、库管员及本级卡片部门负责人要对卡 片实物库存进行盘点，核对手工账、系统账及实物库存三方的一 致性，并在月末盘点表上签字确认。 3.若每月库存盘点出现差异时，卡片管理部门要核查差异原 －１２－ 因，提交财务部门确认后进行损益核销处理。 责任人：各级卡片部门负责人及其卡管员、库存员 三、卡片监控管理流程 各级零售部门、财务、信息等部门定期开展加油卡卡片检查， 将卡片检查列入日常检查和监控工作范围，主要监管内容是各级 卡片管理部门及其责任人是否履行 岗位职责 总经理岗位职责总经理安全岗位职责工厂保安人员的岗位职责工厂财务部岗位职责工程测量员岗位职责 ，各项卡片台账和单 据是否健全，是否执行双人签字制度，免收卡工本费的手续与账 务处理是否按规范执行，是否每月定期盘点（核销）卡片实物库 存，ERP-MM模块、卡管系统与卡片实物三者是否一致，异常用户 卡是否按规定审批备案，员工卡是否按要求实行实名制并设定有 效密码，验泵卡（维修卡、ACT卡）使用记录是否符合管理规定， PSAM卡（PSAM卡）是否按规定分配，卡片回收监管的重点是做坏 卡处理、清户退款及小额退款的加油卡等卡片回收上交是否与系 统、实物一致。 主题词：印发 加油卡 卡片 管理 通知 中石化股份河南石油分公司 20012年 7月 10日印发