费用支出及审批审核管理办法[策划]

费用支出及审批审核管理办法[策划] 中国银河证券股份有限公司 费用支出及审批审核管理办法 第一章 总则 第一条 为了加强对公司费用支出的管理～明确费用支出范围～统一费用开支标准～明晰管理职责～规范审批流程～完善报销手续～严明财经纪律～提高管理效率～根据公司《财务管理办法》等有关规定～制定本办法。 第二条 本办法适用于公司本部及分支机构。 第三条 公司费用支出及审批审核管理应遵循“成本控制、权责分明、分级审批、手续完备”的原则。 ,一,成本控制 通过建立科学的绩效考核机制～强化成本的自我控制和预算约束～推进成本费用全员管理和全过程控制～促进提高公司综合竞争能力。 ,二,权责分明 各单位根据公司业务发展需要合理安排各项费用支出～相关层级责任人承担审批责任,财务部门根据公司财务 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 办理费用支出报销、划款手续～相关层级责任人承担审核责任。 ,三,分级审批 费用支出应按照业务或管理序列的责任层级体系～实行授权审批～逐级负责～任何人不得越权、越级审批～并确保不相容岗位相互分离、制约和监督。 ,四,手续完备 经办部门应备齐相关合同、 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 、签报、发票、报销单、划款单等有效凭据～履行相关审批手续后～方可到财务部门办理各项报销、划款手续。 第二章 费用支出分类 第四条 公司费用支出划分为业务及管理费、资本性支出、营业外支出、业务性支出、往来款项等～根据部门职能分工实行归口管理。 ,一,业务及管理费。分为变动费用、固定费用、职工薪酬等。 1.变动费用包括:业务宣传费、业务招待费、广告费、会议费、差旅费、通讯费、市内交通费、车辆运转费、车辆租赁费、电子设备运转费、咨询费、劳务费、审计费、律师费、诉讼费、办公用品、低值易耗品、劳动保护费、印刷费、外事费、董事会费、会员费、修理费、绿化费、公杂费等费用。 2.固定费用包括:房租、物业管理费、水电费、取暖降温费、财产保险费、安全防范费、线路租费、交易所设施使用费、税金、投资者保护基金等付现性固定费用～以及折旧、摊销等。 3.职工薪酬包括: ?员工工资薪金 ?员工福利～包括基本医疗保险费、基本养老保险费、失业保险费、工伤保险费、生育保险费等社会保险～住房公积金～福利费～补充医疗保险费、企业年金。 ?董事、顾问津贴。 ?员工辞退补偿金。 ?劳务派遣人员薪酬～包括工资、奖金、福利即五险一金、辞退补偿金等。 ?职工教育经费。 ?工会经费等。 ,二,资本性支出。包括长期股权投资、拨付所属营运资金～购建固定资产、无形资产以及长期待摊费用等支出。 ,三,营业外支出。包括差错损失、捐赠、罚没、盘亏及毁损、赔偿、滞纳金等支出。 ,四,业务性支出。包括证券投资款、新股,债,申购款、债券回购款、拆借资金、融资融券业务资金、股指期货业务资金、证券承分销款、集合理财配资款、客户委托理财款等业务资金划拨～以及手续费支出、利息支出等。 ,五,往来款项。包括内部往来和外部往来。其中内部往来是指公司 本部与分支机构之间的自有资金往来、经费往来等,外部往来是指公司经营过程中与外单位的应收、应付款项等。 公司本部成本费用归集对象及归口管理部门 成本费用项目 归集对象 归口管理部门 一、变动费用 1.业务招待费、差旅费、通讯费、市内交通费、其中外事费、为职能部门统一办理会议费、外事费 的礼品由总裁办公室归口管理,公 司统一承办的会议费由行政服务中个人 心归口管理 2.董事会费 董事会办公室 3.业务宣传费、广告费 其中职能部门的业务宣传费、广告 费由总裁办公室归口管理 4.会员费、劳动保护费 总裁办公室 5.车辆运转费、车辆租赁费、劳务费、印刷费、行政服务中心～其中投资银行部门修理费、低值易耗品、办公用品、绿化费、公车辆运转费、车辆租赁费、车辆修杂费 理费不归口行政服务中心管理 6.电子设备运转费 信息技术部 部门 7.咨询费 其中资讯费由投资研究总部归口管 理 8.审计费 稽核审计部 9.律师费、诉讼费 法律合规部～其中投资银行项目需 支付的律师费不归口法律合规部管 理 二、固定费用: 1.房租、物业管理费、水电费、取暖降温费、 其中房租、物业管理费、水电费、财产保险费、线路租费、交易所设施使用费、经营及办公用房的取暖降温费、财 部门 安全防范费 产保险费由行政服务中心归口管 理,安全防范费由总裁办公室归口 管理,线路租费信息技术部归口管 理,交易所设施使用费由结算管理 部归口管理 2.折旧、摊销 计划财务部 3.税费:税金、投资者保护基金 部门 计划财务部 三、职工薪酬～包括: 1.员工工资薪金 2.员工福利 人力资源部,其中具体管理按照公 司和人力资源部有关规定执行, 3.董事、顾问津贴 个人 4.员工辞退补偿金 5.劳务派遣人员薪酬—工资奖金、福利,即五 险一金,、辞退补偿金 6.职工教育经费 个人 7.工会经费 工会 工会 小组 四、其他支出 1.资本性支出 部门 信息技术部、总裁办公室、行政服 务中心 2.营业外支出 部门 发生支出部门 3.手续费支出 部门 其中经纪人报酬由经纪管理总部归 口管理 4.纳税调整、资产减值损失 部门 计划财务部 备注:各项费用具体开支内容参见公司《会计核算办法》。 公司本部成本费用按部门职能实行归口管理。即～上表中各归口管理 部门对相关费用进行归口管理～主要负责该项成本费用的预算编制、预算控制、预算执行情况统计以及年度预算未下达时列支该费用出具会签意见等。资本性支出各归口管理部门按月将各项支出预算执行情况报送至计划财务部～计划财务部统一进行汇总。 发生由归口管理部门归口管理的费用时～在上报公司主管领导时应会签归口管理部门。各归口管理部门应制定相应的费用归口管理流程～规范归口管理的各项费用的使用和管理～并将管理流程送至计划财务部报备～作为计划财务部履行财务审核职责的依据。 第三章 费用开支标准 第一节 差旅费 第五条 差旅费开支范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费。差旅费按照本办法规定据实报销～超支部分费用自理。 ,一,城市间交通费 1.出差人员乘坐交通工具的等级见下表: 员工级别 交通工具等级 一、公司领导 飞机头等舱或公务舱、火车软卧、轮船头等舱 二、本部部门负责人～MD～ED,分支机飞机经济舱、火车软卧、轮船一等舱,因业务需 构负责人 要陪同重要领导和客户的业务部门MD～经部门主 管领导审批可乘公务舱, 三、其他员工 飞机经济舱、火车硬卧或软卧、轮船二等舱 备注:1.本部部门负责人包括行政负责人、正副总经理。 2.分支机构负责人包括分公司正副总经理、代表处正副主任、证券营业部正副总经理。 2.往返机场、车站、码头的出租车票、机场建设费、过路费、航空保险费,限每人每次一份,或单位统一购买一年期交通意外险～一年报销一次,、订票手续费、退票手续费～据实报销。 ,二,住宿费 1.出差人员原则上应住宿在公司协议宾馆～相应级别人员按协议价支付的住宿费据实报销。因特殊原因无法安排在协议宾馆住宿的～在本办法规定的非协议宾馆住宿费限额内据实报销。出差人员住宿宾馆的等级、限额见下表: 员工 协议宾馆 非协议宾馆 备注 级别 星级 住宿费限额,间, 一、公司领导 四星及以上 据实报销 商务套间或标准间。 二、本部部门负责人～MD～四星及以下 北京、上海、广州、深圳600行政间、标准间。 ED,分支机构负责人 元,其他地区500元 三、其他员工 三星 北京、上海、广州、深圳400标准间～两人一间～如 元,其他地区300元 因特殊原因需要单人分 开住宿～北京、上海、 广州、深圳不超过350 元～其他地区不超过 250元。 2.因工作需要～如陪同客户、参加会议、加班制作文件避免相互影响休息、陪同领导出差等特殊情况～需超标准的～应报经经办部门主管领导书面批准。 3.分支机构以城市为单位～指定联系人负责向计划财务部上报协议宾馆名单和价格。如有变化～请及时 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 计划财务部。各分支机构上报的最 新协议宾馆统计表,由计划财务部统一通过公司内部邮箱(公用文件夹\计划财务部\公司协议宾馆)公布～出差人员可随时查阅。 4.因工作需要～由公司其他单位协助预订安排住宿的～应按照出差人员级别对应的住宿标准预定住宿。 ,三,伙食补助费实行定额包干。 1.公司领导出差～不享受出差伙食补助。 2.其他出差人员的伙食补助费按出差自然,日历,天数实行定额包干～每人每天100元。 3.出差期间因工作需要支出的业务招待费不得作为差旅费报销。因工作需要开支餐费的～应纳入各单位业务招待费管理～与差旅费同时办理报销手续～并相应扣减伙食补助费,早餐20元、中晚餐各40元,。 ,四,公杂费实行定额包干。 出差人员的公杂费包括出差期间的市内交通费、通讯费、托运费等杂费～按出差自然,日历,天数实行定额包干～每人每天50元。 第六条 外出参加会议、培训的差旅费 ,一,员工经批准外出参加各种会议～会议统一安排食宿的～会议期间的住宿费、伙食补助费、公杂费按照会议主办单位规定的标准开支～开具会议费发票～作为会议费报销,在途期间的城市间交通费、伙食补助费、公杂费～按照差旅费规定报销。不统一安排食宿的～会议期间和在途期间 的住宿费、伙食补助费、公杂费、城市间交通费～按照差旅费规定报销。 ,二,员工经批准外出参加各种培训～培训统一安排食宿～培训期间的住宿费、伙食补助费、公杂费按照培训主办单位规定的开支标准～开具培训费发票～作为培训费报销,在途期间的城市间交通费、伙食补助费、公杂费～按照差旅费规定报销。不统一安排食宿～培训期间和在途期间的住宿费、食补助费、公杂费、城市间交通费～按照差旅费规定报销。 第七条 员工在公司系统内调动工作到调入单位报到所发生的城市间交通费、住宿费,限报到当天,、伙食补助费、公杂费～按照差旅费规定报销～由调入单位承担。 在公司系统内临时借调异地员工在一个月以内的～往返一次的城市间交通费、伙食补助费、公杂费、住宿费按照差旅费规定报销～由调入单位承担。其中住宿费应本着节约的原则从紧安排～自行解决住宿问题的～按住宿费规定限额的50%给予补贴。 第八条 员工出差期间～经批准就近回家省亲办事的～其绕道城市间交通费～扣除出差直线单程城市间交通费～多开支的部分由个人自理。绕道和在家期间不予报销住宿费、伙食补助费、公杂费。 第九条 各单位要建立健全出差审批 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 ～员工出差前应填报《出差 申请表 食品经营许可证新办申请表下载调动申请表下载出差申请表下载就业申请表下载数据下载申请表 》～严格控制出差天数和费用标准,本部员工不得向分支机构转嫁差旅费。出差人员应尽量为公司节约成本～在不影响工作的前提下～ 自觉购买打折机票～降低乘坐交通工具和住宿宾馆的等级。 第二节 外事费 第十条 经公司批准的因公临时出国人员费用管理办法参照《财政部、外交部关于印发<临时出国人员费用开支标准和管理办法>的通知》,财行[2001]73号,执行。 ,一,出国人员费用应控制在批准的外事费预算范围内。出国前～要根据批准的活动计划～按规定的开支标准并本着节约的原则编制经费预算～经财务部门审核～并经总裁批准后～由财务部门预付经费～不得擅自突破。 ,二,出国人员要选择经济合理的路线～所选航线有中国民航的应按规定乘民航班机～尽可能购买往返、打折机票。 ,三,出国人员在国外的住宿费标准以及伙食费、公杂费包干标准～根据实际情况适当上浮～调整为: 主要国家及港澳台地区调整后相关费用标准 序号 国家和地区 币别 住宿费标准 伙食费标准 公杂费标准 01 韩国 美元 180 60 22.5 02 日本 日元 18000 9000 3750 03 马来西亚 美元 130 33 15 04 新加坡 美元 140 37.5 19.5 05 德国 欧元 210 52.5 30 06 荷兰 欧元 160 52.5 30 07 意大利 欧元 170 60 22.5 08 比利时 欧元 190 52.5 22.5 09 法国 欧元 170 52.5 30 10 丹麦 美元 150 45 22.5 11 瑞士 美元 160 60 27 12 英国 英磅 140 37.5 18 13 美国 美元 160 45 22.5 14 加拿大 美元 100 42 22.5 15 澳大利亚 美元 120 37.5 19.5 16 新西兰 美元 120 45 19.5 17 港澳台 人民币元 1400 200 200 备注:公司领导根据工作需要～住宿费本着节约的原则安排～据实报销。 ,四,出国人员在国外的零用费包干标准为:每人每次出国在15天之内的～发给150美元,超过15天的～从第16天算起～每人每天发给10美元～但最多不超过150美元。同一个项目多次往返的～按一次计算。 ,五,宴请标准。按照活动计划需宴请的～应在经费预算中列明～宴请标准按照所在国家一人一天的伙食费包干标准掌握。 ,六,出国人员在国外付费应尽量使用信用卡付费～同时应保留银行扣款单随同有关单据一同作为报销凭证。 ,七,出国人员报销机票凭机票和航空公司开具的发票一并作为报销凭证报销。机票以外的费用必须凭有效单据填报国外费用明细单～将各类报销凭证顺序编号～并用中文注明开支内容、日期、数量、金额等～办理内部审批手续后～到财务部门办理报销手续。 ,八,伙食费、公杂费、零用费等～以返程当日人民银行公布的外汇牌价中间价～折算成人民币支付。 第三节 员工公务通讯费 第十一条 员工公务通讯费原则上应在公司规定标准内按照各地税务局规定可以税前扣除的额度～由各单位根据业务需要统一购买电话充值凭证等～统一开具发票(必须为各电信运营商正式发票)～统一报销。各地税务机关有特殊规定的～可按当地规定执行。本部具体标准为: ,一,公司领导～每人指定一部移动电话和一部住宅电话～通讯费在1000元/月的限额内据实报销。 ,二,本部部门负责人、MD、ED以及分支机构负责人～额度不超过600元/月。 ,三,本部经理以上级别员工、D、SVP以及分支机构部门经理～额度不超过300元/月。 ,四,其他员工～额度不超过200元/月。 ,五,投资银行部门等特殊岗位因工作需要～按总裁批准后的额度执行～年内有效。 第四节 员工福利 第十二条 公司员工“五险一金”、补充医疗保险费、企业年金、福利费等员工福利应按照国家或公司发布的《福利费管理办法》等有关员工福利政策以及相关税收法规等执行。 第十三条 各单位福利费应根据国家税务总局《关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知》,国税函„2009?3号,要求～结合当地实际情况～制订相应的制度～明确合理发放或报销标准～不得随意开支。 相关支出需按国家税法有关规定并入工资奖金总额缴纳个人所得税的～应依法纳税。其中: ,一,员工午餐费原则上应统一供应～不得发放或支付给个人。若因客观原因不统一供应员工午餐的～可根据实际情况制订相应标准发放误餐补助～并应并入工资奖金总额缴纳个人所得税。 ,二,交通补贴具体标准由公司统一规定。 1.公司领导、各分支机构负责人配备公务车的～原则上不享受交通补贴。 2.本部其他员工交通补贴标准为600元/月。 3.分支机构其他员工交通补贴标准根据当地具体情况自行制定～但应在其福利费额度范围内且上限不得超过600元。 第五节 业务招待费 第十四条 发生的与经营管理活动有关的业务招待费～公司总体按照发生额的60%计算的金额原则上不超过营业收入的5‰～各分支机构原则上不超过营业收入的5‰～超出部分进行纳税调整。为支持低收入证券营业部的业务发展～全年营业收入不足2,000万元的～全年业务招待费可控制在10万元以内～但变动费用总额应控制在预算范围内。 第四章 授权审批及财务审核 第十五条 各单位办理各项费用支出应在公司授权范围内严格履行本办法规定的审批程序～超出预算范围或制度规定的费用支出～应按照公 司规定的费用支出审批权限履行相关审批程序后执行～严禁越权、越级开支各项费用支出。 第十六条 公司财务人员及主管计划财务部的公司领导应根据公司有关规定和相应职责对公司发生的费用支出进行财务审核～即审查核实各级授权审批程序是否完整、原始单据是否合法、合规等。 第十七条 计划财务部应加强对各单位费用支出情况的分析～通过绩效管理报表定期向公司领导和各业务条线反馈绩效考核数据～并结合公司年度经营计划和财务预算执行情况～对各单位费用支出进行窗口指导～ 以保障公司各项经营管理目标的实现。 第一节 审批权限 第十八条 在全成本核算口径基础上～公司根据不同的业务特点和管理需要～强化成本的自我控制和预算约束～其中: ,一,预算控制 公司本部各层级责任人应在公司下达的年度预算范围内审批各项费用支出。 1.年度预算正式下达前～按下列规定办理审批: ,1,已通过合同、协议、签报等方式批准的费用支出～公司制度已有明确规定的费用支出～已批准的业务规模之内的业务性资金划拨～在批准或规定的范围内～办理划款或报销手续。 ,2,业务招待费、业务宣传费、差旅费等三项费用～由计划财务部 报请公司领导批准后～通过网报系统下达临时预算。 ,3,年度预算正式下达前～各归口管理部门与计划财务部及时沟通预算编制情况～由各归口管理部门严格审批、控制费用支出项目～待预算正式下达后统算账。 2.年度预算正式下达后统算账～全年控制在年度预算范围内。 3.超出部门预算,包括在项目预算间进行调剂或动用机动预算、预算正式下达前的临时预算,或公司制度规定的费用支出～均需由经办部门事先以签报等形式会签计划财务部～根据归口管理部门相关规定需要会签归口管理部门的～同时还应会签归口管理部门～并由经办部门主管领导审核后～报总裁批准后执行。 ,二,变动费用:对业务条线按照业务特点和业务需要～采取弹性费用预算或项目费用预算约束下的授权审批管理方法,对本部职能部门按照职能性质和管理需要～采取归口管理预算约束下的授权审批管理方法。 ,三,固定费用:房租、水电费等付现性费用～根据按照公司《合同管理办法》有关规定审批后的合同、协议等支付。 ,四,公司对于新建、改扩建、采购等引起资产增加的行为～以及计提减值准备、对外出租、出借、出售、报废等引起资产减少的行为～实行授权审批。其中: 1.各单位资产购建支出应纳入公司年度资本性支出预算。经批准后 的公司年度资本性支出预算～分解下达到各归口管理部门～各归口管理部门应将预算责任落实到具体的单位、部门或责任人～并采取积极有效措施～合理安排各项支出～超出公司授权范围或制度规定的资产购臵～应事先报经总裁批准后进行。 2.各单位购建支出达到履行招投标程序的～应按照公司《招投标管理办法》及公司招投标有关规定实行招投标。 第十九条 具体审批权限及流程 ,一,本部费用支出具体审批权限及流程见《本部费用支出审批审核权限及流程图》。 ,二,本部业务性支出具体审批权限及流程见《本部业务性支出审批权限审核及流程图》。 ,三,分支机构费用支出及自有资金划拨审批权限及流程见《分支机构费用支出审批审核权限及流程图》。 第二十条 总裁可根据工作需要授权经办部门主管领导一定范围、一定金额的审批权限～经办部门主管领导在此审批权限范围内进行审批, 第二十一条 经办部门主管领导可根据工作需要授权经办部门负责人业务招待费、差旅费等日常费用开支和业务资金划款的一定金额的审批权限～经办部门负责人在此审批权限范围内进行审批, 第二十二条 各部门主管领导不在或因故不能履行职责时～经总裁批准～可授权经办部门负责人及MD以上级别人员代行审批权限～被授权 人代行审批权限签字时～应在授权人签字处写“XXX代”字样。 第二十三条 授权人授权后～其承担的审批责任不变。授权时应根据公司有关授权管理规定签署书面授权文件～或按照本办法规定签署《费用支出及业务资金划款审批授权书》～送计划财务部备案～作为计划财务部履行财务审核职责的依据。上述三种授权情况下的被授权人不得对所授的审批权限再进行转授权。 第二节 审批流程 第二十四条 员工出差、发生业务招待费、参加外部培训、申请办公设备～无论金额大小～一般应填制《出差申请表》、《费用支出申请表》、《参加外部培训审批表》、《设备采购审批表》～并按照本单位事前审批有关规定履行手续。上述表格不作为报销必备凭证～但各部门应安排专人留存备查～以满足归口管理部门及监督检查的需要。 第二十五条 各经办部门负责办理各项费用支出事项～对各项费用支出的合法性、合理性负责～承担审批责任。 ,一,各单位报销各项费用事项～应向财务部门提供如下各类原始凭证: 1.公司对外签订的合同、协议等。 2.公司内部文件～如通知、批复、签报、纪要等。 3.主管部门、行业协会等按照规定收取交易设施使用费、会员费、税金、投资者保护基金等的通知单或扣款凭证。 4.各层级领导按照支出审批权限在费用报销及支出凭证的审批签字等。 ,二,经办人填写报销单或划款通知书～粘贴单据～签字～并附有关原始单据如合同、协议、签报、发票、实物验收单等～按照本办法规定的权限和流程逐级履行审批程序。 ,三,已按本办法第二十四条规定履行事前审批手续的～报销时间在一个月之内、金额未超、内容一致、审批人未变的情况下～可由经办部门负责人审批后直接办理报销手续。 第二十六条 分支机构主要负责人,包括分公司总经理、代表处主任、证券营业部总经理,发生的费用～设副总经理,副主任,的由副总经理,副主任,审核,未设副总经理,副主任,的～主要负责人作为经办人、审批人在“经办人”、“单位负责人”处签字审批。参照公司有关规定～各单位应对主要负责人的职务消费～进行台账明细管理。分支机构主要负责人在进行职务消费时原则上应使用商务卡结算～对未使用商务卡结算的消费在财务报销前应先在台账明细表,见附表,上按要求进行登记。 第三节 财务审核 第二十七条 财务部门负责办理报销、划款手续～对报销凭据的合规性、完整性负责～承担财务审核责任。 ,一,审核费用支出是否在授权范围内～是否符合规定标准。 ,二,审核划款、报销手续是否完备～包括但不限于: 1.经办部门是否已履行审批程序。 2.是否已按规定履行招投标程序。 3.合同、协议、签报等书面批准文件是否齐全。 4.查验发票的真实性、合法性。 5.报销单或划款单各要素是否填写齐全、准确～所表述的内容是否与书面批准文件一致～是否与发票的内容、金额一致。 6.实物资产清单及实物验收手续是否完备等。 ,三,经财务审核人员审核判断～如出现费用支出事项超出预算或不符合公司制度规定～或实际发生金额与事前审批金额差异较大等情况～或事前审批前提已经发生重大变化～可以视情况采取下列措施: 1.请经办部门补充相关材料后报销、划款。 2.退回经办部门～由经办部门重新履行审批手续。 3.提请更高级别审批人审批。 第二十八条 分支机构自有资金划拨 ,一,各分支机构在当地银行账户的备用金余额不得超过每月日常变动费用定额(不包括当天下划尚未支付的资金)。 ,二,各分支机构可根据实际需要～通过自有资金管理系统申请下划资金头寸。资金头寸下划一般每日进行2次～即分支机构通过自有资金管 理系统申请当日或下一个工作日需要支付的资金。 1.每月初～各证券营业部通过自有资金系统填写“资金划拨单,下划,”～用途为“×月日常变动费用”～计划财务部审核后在1个工作日内划拨资金。 2.月度中间～证券营业部根据营销的实际需要～实时申请营销变动费用资金、付现性固定费用、资本性支出资金、税金等～计划财务部审核后～在1个工作日内划拨资金。 3.计划财务部定期不定期对各分支机构资金使用情况进行非现场检查和分析监控～对恶意虚报冒领、严重不合理开支造成超预算列支费用的～应采取控制资金下划额度等措施及时予以限制。 第五章 费用报销 第二十九条 各单位应严格执行人民银行有关现金管理规定～除1000元以下的零星开支可用现金支付外～原则上均应通过转账方式办理。 ,一,各单位统一为员工办理工资卡～商务卡。员工支付差旅费、业务招待费等公务性费用原则上应以商务卡进行结算。发放员工工资奖金、员工公务性费用报销款等一律通过工资卡支付。 ,二,合同、协议项下的费用支出一律采用支票或汇款方式支付～事先未经财务部门许可～个人不得以大额现金方式垫支。 ,三,证券营业部必须通过银行卡方式支付证券经纪人报酬、劳务派遣人员报酬等。 第一节 报销要求 第三十条 报销时间 经办部门应备齐相关合同、协议、签报、发票、报销单等有效凭据～履行相关审批手续后～及时到财务部门办理费用报销手续～以保证财务记账的时效性。单据递交时间原则上不超过一个月～计算时间以款项支付日期为准。 第三十一条 报销对象 与公司签订劳动合同的人员方可在公司报销费用～其中销售类客户经理适用《客户经理管理办法》、《客户经理薪酬管理实施细则》等公司有关规定。公司实行全成本核算～日常费用开支按部门、项目、人员等进行成本归集。为方便财务部门进行成本核算～报销时请注意以下几点: ,一,个人开支的费用～原则上应由其本人作为经办人办理报销手续。 ,二,委托他人代办报销手续的～代办人应在报销单下方写明“XXX代”字样。 ,三,报销款入卡户名为非经办人的～应在报销单下方注明实际收款人户名。 ,四,出差几人同行统一付费统一报销的～应在报销单下方,或另附表格,分别注明每人的差旅费。 第三十二条 报销标准调整 员工调入及调出、职级及岗位变化、培训及病休假等～涉及相关报销标准的调整、变更和终止～以人力资源部门的书面通知为准。 ,一,职级发生变动的～人力资源部门聘任文件下发日期在10日之前的～当月执行新标准～在10日之后的～从次月起执行新标准。 ,二,调出公司系统的～自离职之日起～不得再办理报销手续。 ,三,在公司系统内调动的～调动日前按调出单位的标准计算,必须在办理调动手续前办理～逾期财务部门不再受理,～调动日后按调入单位的标准计算～全年不再追溯调整。 第三十三条 发票 ,一,经办人应合理保证发票真实且各项要素齐全～包括: 1.发票上要有税务局监制的印章,事业单位有财政局的票据专用章,和开具发票单位的财务专用章,或发票专用章,。 2.发票上要注明日期～且应是本年度。 3.发票上要有单位名称: ,1,公司本部报销发票抬头～一律填写“中国银河证券股份有限公司”。 ,2,分支机构报销发票抬头～可按实际情况选择下列填写方式: ?填写公司全称“中国银河证券股份有限公司”, ?属地税务机关要求填写证券营业部全称的～填写“中国银河证券股份有限公司XX证券营业部”, ?因当地发票抬头字节限制等原因导致无法填写单位全称的～可以用简称的形式填写。 分支机构无论选择上述哪一种填写方式～必须前后一致且得到属地税务机关认可～不得出现因发票抬头问题而被税务机关处罚的情况。 4.发票上要注明内容～且应与合同、协议、签报等内容相符。 5.使用公司信用卡付费～需凭银行扣款单随发票一同报销。 ,二,财务人员办理审核手续时～应通过有效手段查验发票的真伪～对不符合规定的发票～财务人员有权不予受理～发现假发票应视情况予以退回或没收。 第三十四条 单据装订 所有单据要求用胶水粘贴～不允许用订书钉装订～并按照报销单规格上下左右分别对齐～原始单据小于报销单的～按左、上延线对齐。未按规定粘贴单据或单据不全、不符合规定的～财务部门有权退回。 第三十五条 涉及实物的费用 各单位购臵固定资产、无形资产以及列支业务宣传费、业务招待费、 车辆运转费、电子设备运转费、公杂费、印刷费、低值易耗品、办公用品、劳动保护费等变动费用时～涉及实物的,包括物品、资料等,～办理报销手续时必须列明清单并经实物验收人签字。其中: ,一,各单位开展业务宣传活动对外发放的印有公司标识的小额宣传物品～在“业务宣传费”科目列支。宣传资料、宣传横幅、展位费、展板展台等无法留实物的～可留照片、资料等作为证明。 ,二,各单位为业务经营活动而合理支付的向客户赠送的礼品～在“业务招待费”科目中列支～能列明清单应尽量附清单～无法附清单的应写明数量、单价～经实物验收人验收～其中若无法向客户取得个人所得税完税证明的～应按照偶然所得税率由各单位补缴税款～并随个人所得税征期完成申报及缴纳工作。 ,三,各单位向客户赠送宣传物品、礼品时～不得违反《反不正当竞争法》、《反商业贿赂法》等法律法规以及其他竟业禁止和财经纪律等规定。 ,四,办公用品、低值易耗品原则上由行政部门本着“合理预算、统一购臵、严格领用、统一报销”的原则办理。 第三十六条 会议费 ,一,各单位承办各种会议所发生的费用～必须据实列支。会议承办部门须在会议召开前编制会议费预算～详细说明会议内容、时间、地点、与会人员构成和人数～以及会场租金、用餐和住宿等各项有关支出的明细预算及询价情况～经有权审批人批准后～方可执行。 ,二,会议费报销时应附带会议费预算及批准件～会议通知～会议记录或总结～会议费支出明细,需会议承办单位盖章证明,、会议人员名录等会议证明材料。会议费中不得夹带宣传物品、礼品、旅游费、娱乐费等。 ,三,外出参加会议需附会议通知～并在会议通知标准内～据实报销。 第三十七条 市内交通费 员工因公发生的市内交通费～经有权审批人审批后～据实报销。所报销的发票只能是法定工作日的正常工作时间内从本单位出发到达公务发生地或从公务发生地回到本单位的市内出租车票。经办人在办理报销手续时～应在《报销单》“报销事由”栏说明每张出租车票的公务事由～并注明起止地点,“公司—XX单位”或“XX单位—公司”字样,。一次报销发票张数在5张以上的～应另行填制表格说明: 市内交通费报销说明 序号 日期 公务事由 起点 终点 车号,后四位, 金额,元, … 合计 - - - - - 第三十八条 拨付经纪人报酬、客户经理薪酬时～通过“营销管理 平台”审核～相关证券营业部申请额度以“营销管理平台”“已结算”数据为准。证券营业部发放经纪人报酬时～应造册登记～列明计算依据及过程～并通过银行卡发放。如证券经纪人不能提供劳务费发票～证券营业部应依法代扣代缴营业税金及附加、个人所得税。 第三十九条 拨付分支机构营运资金应符合国家有关规定～并具备下列条件: ,一,已取得工商执照、组织机构代码证、业务许可证、税务登记证。 ,二,已开立银行基本存款账户。 ,三,已向计划财务部申请建立财务账套、自有资金管理系统权限。 ,四,公司规定的其他条件。 第四十条 发生固定资产盘亏、毁损以及交易差错引起损失的～相关责任人和责任部门应详细说明情况～提供证据～分清责任～提出处理意见～并经有权审批人批准后～办理报损手续。 第二节 网上报销 第四十一条 本部通过网上报销系统报销的费用包括:业务招待费、差旅费、子女医药费等。 ,一,经办人通过网上报销系统提交报销单～系统自动生成单据号～经办人将此号码写在报销单的右上角。 ,二,网上报销系统自动提交下一顺序责任人签字。 ,三,差旅费、业务招待费的摘要栏应注明出差和招待事由～并保持网上和手工填写的一致性～不得填写“差旅费”、“业务招待费”会计科目名称。 ,四,原始单据通过手工传递～递交财务审核人员审核。 第三节 借款 第四十二条 公司原则上不办理员工个人借款。如遇特殊情况～在符合财务制度的前提下～借款人写明具体原因～经部门主管领导审批后方可办理。 前次借款无正当理由逾期未归还的～不得续借。 第四十三条 因公在办公所在地发生的费用～原则上应经有权审批人审批后～到财务部门领取支票～以支票方式结算。领用支票一般应事先取得发票。不得领用空白支票～如因金额不确定等原因暂无法填列的～应在支票金额处以人民币“,”封口。支票注有限额的～支出金额必须在限额以内。 第四十四条 财务部门应建立定期催收制度～每半年催收一次。逾期不归还的～财务部门有权从其报销的个人费用中扣除。经财务部门书面催收仍未归还的～本部经计划财务部主管领导批准、分支机构经本单位负责人批准～财务部门向人力资源部门发出扣款单～从其个人收入中扣除。 第四节 相关表单 第四十五条 各种报销单、划款单、审批表等相关表单的用途及适用范围如下～具体格式见附表: 种类 用途 适用范围 发布部门 1 出差申请表 出差申请 公司 计划财务部 2 费用申请表 其他费用申请 公司 计划财务部 3 报销单,甲, 公司本部费用报销 本部 计划财务部 4 报销单,乙, 投资银行部门费用报销 投资银行总部、债计划财务部 券融资总部 5 报销单,丙, 分支机构费用报销 分支机构 计划财务部 6 差旅费报销单,甲, 差旅费报销 公司 计划财务部 7 差旅费报销单,乙, 投资银行部门差旅费报投资银行总部、债计划财务部 销 券融资总部 8 子女医药费报销单 子女医药费报销 公司 计划财务部 9 划款通知单,甲, 公司本部资金划拨 本部 计划财务部 10 划款通知单,乙, 分支机构资金划拨 分支机构 计划财务部 11 借款单 现金借款、领用支票 公司 计划财务部 12 费用支出及业务资金划审批授权 公司 计划财务部 款审批授权书 13 参加外部培训申请表 外部培训费申请 公司 人力资源部 14 设备采购审批表 申请电子设备 信息技术部 公司 申请办公设备 总裁办公室 15 分支机构主要负责人职职务消费明细 分支机构 计划财务部 务消费台账明细表 第六章 附则 第四十六条 经办人和审批人必须坚守诚信原则～实事求是。严禁弄虚作假、“化整为零”逃避审批。 第四十七条 本部员工不得到分支机构报销费用、收受礼品、接受宴请～分支机构不得为本部人员报销费用、宴请本部人员和赠送礼品。确因工作需要的业务招待费～原则上由参加业务招待活动的上一级单位或参 加活动的最高级别负责人开支。 第四十八条 计划财务部、稽核审计部定期、不定期对各单位的费用支出情况进行分析、检查～发现问题及时整改。 第四十九条 发生坐支收入、巧立名目、假公济私、虚假发票、擅自提高开支标准、扩大开支范围、越权越级审批、擅自改变资金用途等严重违纪违规行为～纪检监察室将按照《员工违纪违规行为处罚规定》追究经办人、审核人以及审批人的责任。 第五十条 本办法由公司总裁办公会负责解释。 第五十一条 本办法自发布之日起执行。 中 国 银 河 证 券 股 份 有 限 公 司 出 差 申 请 表 年 月 日 部 门 姓 名 目 的 地 交通工具 住宿宾馆 宾馆星级 出发日期 年 月 日 回程日期 年 月 日 日 出差事由 是否超标:?否?是 超标原因: 单位负责人 中 国 银 河 证 券 股 份 有 限 公 司 费用支出申请表 年 月 日 部 门 经办人 申请事由 申请金额 大写: 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 ? 单位负责人 中 国 银 河 证 券 股 份 有 限 公 司 报 销 单 年 月 日 附单据 张 ,部 门 报销事由 甲 , 报销金额 大写: 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 ? 经办部门经办部门实物 经办人 主管领导 负责人 验收人 财务部门 财务部门 财务 总裁 主管领导 负责人 审核 备注:1.本报销单由公司本部专用, 2.由其他人员代办报销手续的～请代办人签字: , 3.入卡户名为非经办人的～请注明实际收款人户名: 。 中 国 银 河 证 券 股 份 有 限 公 司 报 销 单 年 月 日 附单据 张 ,部 门 报销事由 乙 , 报销金额 大写: 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 ? 经办部门 经办部门 项目负责人/ 实物验 经办人 主管领导 负责人,MD, 二级部门负责人 收人 财务部门 财务部门 总裁 财务审核 主管领导 负责人 备注:1.本报销单由投资银行总部、债券融资总部专用, 2.由其他人员代办报销手续的～请代办人签字: , 3.入卡户名为非经办人的～请注明实际收款人户名: 。 中 国 银 河 证 券 股 份 有 限 公 司 报 销 单 年 月 日 附单据 张 ,部 门 报销事由 丙 , 报销金额 大写: 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 ? 经办部门 实物 经办人 负责人 验收人 单位 财务部门 财务 负责人 负责人 审核 备注:1.本报销单由分支机构专用, 2.由其他人员代办报销手续的～请代办人签字: , 3.入卡户名为非经办人的～请注明实际收款人户名: 。 中 国 银 河 证 券 股 份 有 限 公 司 差 旅 费 报 销 单 年 月 日 附单据 张 部 门 报销事由 , 出发 到达 住宿费及补贴等 甲交通工具 交通费 ,月 日 地点 月 日 地点 项目 天数 金额 住宿费 伙食补助费 公杂费 其他 小计 小计 报销金额合计 大写: 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 ? 单位 财务部门 财务 经办部门 经办人 负责人 负责人 审核 负责人 备注:1.由其他人员代办报销手续的～请代办人签字: , 2.入卡户名为非经办人的～请注明实际收款人户名: , 3.出差几人同行统一付费统一报销的～请分别注明每人的差旅费: 中 国 银 河 证 券 股 份 有 限 公 司 差 旅 费 报 销 单 年 月 日 附单据 张 出差人 出差事由 , 出发 到达 住宿费及补贴等 乙交通工具 交通费 月 日 地点 月 日 地点 项目 天数 金额 , 住宿费 伙食补助费 公杂费 火车补助 其他 交通费小计 小计 报销金额合计 ,大写, ? 经办部门经办部门 项目负责人/ 报销人 主管领导 负责人,MD, 二级部门负责人 单位 财务部门 财务 负责人 负责人 审核 备注:1.本报销单由投资银行总部、债券融资总部专用 2.由其他人员代办报销手续的～请代办人签字: , 3.入卡户名为非经办人的～请注明实际收款人户名: , 4.出差几人同行统一付费统一报销的～请分别注明每人的差旅费: 中 国 银 河 证 券 股 份 有 限 公 司 子 女 医 药 费 报 销 单 年 月 日 附单据 张 部 门 子女姓名 年龄 单据中可应报销比例 ? 报销金额 ,%, 实际报销大写: 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 ? 金额 单位 财务部门 财务审经办部门 经办人 负责人 负责人 核 负责人 中 国 银 河 证 券 股 份 有 限 公 司 划 款 通 知 单 年 月 日 部 门 事 由 , 甲收款单位 , 开户银行 银行账号 第 一 联金 额 大写: 亿 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 ? 会 计 记经办部门 经办部门 经办人 账主管领导 负责人 联 财务部门 财务部门 总裁 财务审核 主管领导 负责人 ,本划款单由公司本部专用～一式三联～第一联会计记账联～第二联出纳留存联～第 三联经办人留存联, 中 国 银 河 证 券 股 份 有 限 公 司 划 款 通 知 单 年 月 日 ,部 门 事 由 乙 , 收款单位 第 一 联开户银行 银行账号 会 计 记 账金 额 大写: 亿 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 ? 联 单位 财务部门 财务 经办部门负 经办人 负责人 负责人 审核 责人 ,本划款单由分支机构专用～一式三联～第一联会计记账联～第二联出纳留存联～第 三联经办人留存联, 中 国 银 河 证 券 股 份 有 限 公 司 借 款 单 年 月 日 部 门 ? 现 金 ? 支 票 第 一 联 借款事由 会 计借款金额 大写: 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 ? 记 账单位 财务部门财务 经办部门联 经办人 负责人 负责人 审核 负责人 ,本借款单一式三联～第一联会计记账联～第二联出纳留存联～第三联经办人留存联, 中 国 银 河 证 券 股 份 有 限 公 司 费用支出及业务资金划款审批授权书 部 门 签署日期 年 月 日 授权事项/权限 授权期限 自 年 月 日至 年 月 日 授权人签字 被授权人签字 总裁 中 国 银 河 证 券 股 份 有 限 公 司 参加外部培训申请表 年 月 日 申请部门 参加人员 主办单位 培训费用 培训名称 培训时间 自 年 月 日至 年 月 日 目的地 交通工具 住宿宾馆 宾馆星级 是否超标:?否?是 超标原因: 申请部门负责人 申请部门主管领导 ,以下由人力资源部填写, 编号: 不同意原因: 是否同意:?是?否 人力资源部经办人 人力资源部负责人 人力资源部主管领导 总裁 中 国 银 河 证 券 股 份 有 限 公 司 设备采购审批表 年 月 日 申请部门 申请人 设备名称 数 量 用 途 期望到货日期 申请原因 申请部门负责人 ,以下由采购部门填写, 编号: 不同意原因: 是否同意:?是?否 详细配臵 设备单价 设备总价 采购部门经办人 采购部门负责人 采购部门主管领导 总裁 分支机构主要负责人职务消费台账明细表 报销人填列 会计填列 序号 时间 事由 场所 金额 记账日期 记账凭证号 1 2 3 4 5 6 7 --- 合计 本部费用支出审批审核权限及流程图附件一 经办部门公司领导计划财务部 1、公司领导的费用2、公司规定额度的子女医药费等员工个人福利经办人员取得并审查原始单据及相 关资料，填制报销单等请 款单 经办部门计划财务部 主管领导审批会计审核 经办部门主管公司领导授权给经办部门1、董事长、监事会主席、总裁的费用负责人审批权限范围内的事项2、总裁授权给计划财务部主管领导审 批权限范围内的事项 除公司规定额度的子女医药费等员工个人福利计划财务部 主管领导审批 经办部门负责人 审批 1、除董事长、监事会主席、总裁以外的公计划财务部负责人 司领导的费用1、业务招待费、差旅费等日常费用开支事项2、外事费审核2、员工个人借款3、对外长期投资3、部门负责人的费用4、营业外支出,对外捐赠4、超出规定标准的差旅费支出5、资本性支出5、总裁授权给经办部门主管领导审批权限范围内6、固定资产盘亏、毁损的事项7、固定资产及无形资产报废8、固定资产及无形资产计提减值准备9、超出公司授权范围、年度预算或制度 规定的其他费用支出10、其他 总裁 审批 办理付款 本部业务性支出审批审核权限及流程图附件二 经办部门公司领导计划财务部经办人员填制划款通知单，并备齐 协议、签报、发票等附 件。经办部门计划财务部 主管领导审批会计审核1、一级市场新股、新债申购2、经办部门主管公司领导授权给经办部门负责人审批权限范围内的短期债券投资、资金拆借～债券回购款对外付款1、支付给发行人的承分销款3、ETF交易的现金替代退补划付2、直接支付交易对手的投资资金(包括网下购买开4、利息支出1、一级市场新股、新债申购放式基金)2、短期债券投资、资金拆借～债券回购款对外付款3、支付财务顾问费、三方存管手续费、托管费、3、中长期债券、权益类证券及衍生品投资资金划往证券分销手续费、债券兑付手续费 沪深及中债登记结算公司等4、退还定向资产管理客户委托资金4、ETF交易的现金替代退补款划付5、利息支出计划财务部6、融资融券业务资金经办部门负责人主管领导审批 审批 1、中长期债券、权益类证券及衍生品投资资金划往 沪深及中债登记结算公司等2、总裁授权给经办部门主管公司领导审批权限范围内1、证券承销余额包销的短期债券投资、资金拆借2、参与集合资产管理业务自有资金3、支付给发行人的承分销款计划财务部负责人3、战略配售4、融资融券业务资金4、垫付承销保证金5、支付财务顾问费、三方存管手续费、托管费、审核5、超出公司授权范围、年度预算或制度规定的其他证券分销手续费、债券兑付手续费费用支出6、退还定向资产管理客户委托资金 总裁 审批 办理付款 分支机构费用支出审批审核权限及流程图附件三经办部门1、固定资产盘亏、毁损根据公司相关规定和归口管计划财务部总裁2、固定资产报废本部相关部门分支机构理部门职责范围需上报公司3、营运资金本部审批的费用支出税收罚款及滞纳金1、固定资产盘亏、毁损2、固定资产及无形资产计相关部门提减值准备负责人审批3、超出公司授权范围或取得并审查原始单据制度规定的其他费用支出及相关资料，填制报计划财务部销单等请款单1、车辆购臵、开办费费负责人审核2、地区性重大营销支出用财务主管分支机构负责人3、超出分支机构预算的费用支出审核审批支4、需上报相关部门主管领导审批的事项5、总裁授权给相关部门主管领导审批权出 限范围内的事项 总裁授权给计划财务部主管领导审批权限范围内的事项 计划财务部相关部门总裁审批主管领导审批主管领导审批根据各有权审批人审批结果办理付款1、营业用房购臵2、外事费,3、营业外支出～对外捐赠4、超出公司制度规定的支出 计划财务部 负责人审核 财务主管计划财务部分支机构负责人资在自有资金系统中填制未授权给计划财务部负责人审核的借款资金复核审批自有资金管理系统金资金划款单划 计划财务部拨主管领导审批