档案业务培训方案【精品文档】

档案业务培训方案【精品文档】 档案业务培训方案篇一:集团档案培训方案 培训方案一、培训目的:此次培训以集团行政制度学习为主， 涵盖集团各项行政管理规定， 涉及档案管理、印章管理、公文撰写、实物和特殊载体管理等各个方 面，培训目的在于使全体参会人员熟悉集团制度、了解各项行政工作 流程，便与提高员工的业务知识水平及相关能力;提高行政部工作质 量、效率，实现行政办公的优化配置。二、培训时间、地点:时间:2013 年 9 月 28 日 地点:路桥会议室三、培训对象:涉及此模块相关人员，人员名单待定四、培训形式、内容:以行政部专职模块工作人员结合要求宣贯为主， 以员工经验交流、 讨论等其他方式为辅; 档案管理、印章管理、公文撰写、实物和特殊载体管理五、培训要求:1. 集团各部门及各分子公司行政人员及部分项目部提交培训人员 名单 2. 集团各部门及分子公司行政部于培训后递交《建议反馈表》 附件 1: 《培训内容分配表》 附件 2: 《培训建议反馈表》 <附件 1>:培训内容分配表培训计划表地点 待定 待定 培训内容 培训 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 宣贯培训、电子档案室培训 实物、影像资料整理归档培训 宣贯人 备注时间 2013.09.1610 月中旬 <附件 2>:培训建议反馈表培训时间: 培训内容 参会人员对培训师的培训工 作作出评价(30-50 字) 参会人员对这次受训后的心 得体会及建议(80-150 字) 宣贯部门负责人意见 宣贯人: 参会人员:部门负责人意见 篇二:档案管理培训计划细则 大专及以上毕业生见习大纲专 业 xxxxxxxxxxxx 学历xxxx见习人员xxxxxx联系方式 xxxxxxxxxx 联系方式 xxxxxxxxx见习指导 xxx 老 师 见习单位 (岗 位) 见习时间xxxxxxxxx 档案室档案管理 xxxx 年 xx 月——xxxx 年 xx 月见习期满应达到的知识水平、业务能力和操作技能 时间月份 见习内容、目标1、 熟悉国家档案工作的法 律、法规及条例。 2、掌握本企业档案管理的 各项规章制度。 1、掌握工作相关的计算机 及信息系统应用知识。 学习档案专业基础知识， 掌握档案的形成规律。学 习《档案实务全书》 《企业 科技事业单位档案工作手 册》等教材。 1、学习《档案管理系统操作说明》 材料。 1、3 月学习教材《档案实务全 书》中第一章、第六章~第十 二章档案收集、整理、鉴定、 保管、 检索、 提供利用与编研。 2、4 月学习教材《企业科技事 业单位档案工作手册》 “工 中 业企业文件材料整理规程” P215-265 部分。 3、指导与自学相结合。 学习作业文件《档案分类 编号规则》 学会档案的分 ， 类编号方法，能够对简单 的档案进行分类编号。 1、5 月自我学习《档案分类编 号规则》科技档案部分。 2、 月指导其对部分档案进行 6 分类编号。实施计划、措施1、本月学习国家档案管理条 例及 8 种企业档案管理办法。 2、自学与辅导。备注应知 学习四类管理档案、会计档案、 1、学习《档案分类编号规则》 基本知识 中管理档案、会计档案的分 类。 学习电子、 照片等专门档案基本 1、学习教材《档案管理学》中 知识 第四编专门档案与声像档案的管 理。 2、学习与辅导相结合。 时间月份 见习内容、目标 内容:档案的收集 目标: 能够初步了解档案资料收 集过程，确保档案资料“三率” 达标。 内容:科技档案的整理 1、根据目前档案整理进度，按照档 实施计划、措施 参与技改项目工程档案资料接收。 备注目标: 能够基本按档案整理规则 案整理规范示范整理档案。 拆卷、 裱糊、 叠图纸、 缝边、 编 2、边学习，边指导。 盖档号章、 装盒、 录入微机、 3、基本独立进行整理。 页、 建立目录数据库/打印案卷脊 背、 封面、 卷内目录、 卷内备考应会表、 编制案卷总目录、 分类目录。 内容:档案的保管与利用 目标: 求，掌握“九防”内容。 1、学习《档案查借阅制度》《档案 、 保密制度》《库房管理制度》 、 。 实现。 置。 内容:档案管理系统的使用 目标: 基本熟练使用档案管理操 作系统 通过指导学习并实地演练操作。1、掌握档案保管的基本要 2、指导学习档案库房“九防”如何 2、掌握档案查借阅流程。 3、熟悉库房排架规则、资料存放位 内容: 管理档案、 会计档案的分 指导学习管理档案与会计档案的整 类、整理 目标:能够初步了解管理档案、 会计档案资料的整理过程与分 类方法。 内容: 电子档案、 照片档案、 实 指导学习专门档案与声像档案的管 物档案的管理 目标:基本能够做到电子档案、 照片档案、实物档案的管理 理。 理与分类。 篇三:档案业务培训心得体会 档案业务培训心得体会培训人:XXX 按照局的工作安排，4 月 12 日参加了 XX 省档案局举办 的全省档案业务短期单项培训班，具体培训了文书档案管 理、建设项目档案管理、照片音像档案管理等各个方面的内 容，使我对档案业务管理工作有了更深的认识，进一步提高 了我的档案业务水平。 1、 此次参加海南省档案局举办的全省档案业务短期 单项培训班，培训的课程主要是:文书档案管理、 建设项目档案管理、照片音像档案管理。通过这次 的培训，不仅增长了业务水平，而且对档案和档案 工作的重要性有了进一步的了解，受益匪浅。培训 期间多与各单位的档案管理人员相互交流， 对今后 的档案工作有了极大的帮助和促进。 对今后的档案 工作有一下几点打算: 2、 加强档案的收集工作， 确保档案收集的齐全、 完整。 3、 机关文件材料归档应“以我为主”的思想，避免文 件材料重复归档。国家 擅自归档。 规定不得归档的材料，禁止 4、 积极主动向有关领导汇报档案工作， 取得领导的支 持和配合。 在档案业务培训中，根据工作需要，重点学习了基建档 案业务管理，按照“”是企业管理工作的一部分，是提高企 业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的 一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩 与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上 的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第 一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好 教材。二?一一年四月十八日 篇四:档案培训计划 有限公司 档案培训计划方案一、培训目的: 为贯彻落实国家档案局 10 号令，了解档案工作基础理论，熟悉 档案工作基本知识，掌握档案工作基本操作技能。提高业务知识水平 及能力和工作质量及效率，使公司的档案管理工作步入规范化、法制 化的轨道。 二、培训时间、地点: 时间: 年 月 日地点:会议室 三、培训对象: 各部门涉及档案管理相关人员。人员名单如下:四、培训形式、内容: 以档案局专职工作人员结合要求宣贯为主，以企业实际操作为 辅;培训企业档案 五、培训要求: 公司各部门提交培训人员详细情况(后附:培训报名表) 档案管理内容。 六、培训内容分配 备注: 学员在完成规定的课时和课程后， 通过考核、 考试合格的， 取得 市档案局颁发的档案员上岗资格证书。档案培训内容计划分配表时间培训内容时长授课人备注上午:8:30-11:30下午:3:00-5:00 授课 有限公司 档案人员岗位业务知识培训报名表编号: 姓 名 身份证号码 工作部门 家庭地址 现有学历 毕业院校 工作年限 性别填表时间: 出生年月年月 日一寸 部门电话 联系方式 所学专业 毕业时间 从事档案工作年限 照片部 门 意 见 年 月 日备 注 篇五:档案业务培训资料 档案业务培训资料1. 文件材料归档范围与保管期限表 材料归档范围与保管期限 2. 湖北省归档文件整理实施细则 试行) 湖北省归档文件整理实施细则(试行 试行 3. 武汉理工大学档案著录授权码武汉理工大学档案馆2005 年 6 月 目录一,文件材料归档范围与保管期限 表„„„„„„„„„„„„„„„„„„(1) 党 群„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(1) 行 政„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(5) 教 学„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(10) 科学研究„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(13) 产品生产与科技开发„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(15) 基 建„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(16) 仪器设备„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(19) 出 版„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(20) 外 事„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(20) 财 会„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(22) 声 像„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(23) 人 物„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(25) 实 物„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(25) „„„„„„„„„„„„„(26) 二,湖北省归档文件整理实施细则(试行)„„ 三, 武汉理工大学档案著录授权 码„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(30) 一,文件材料归档范围与保管期限表(一)党群党务综合 序号 l 类目名称 保管期限 长期 上级党组织关于党的建设的指示,决定,决议, 通报,通知,条例,规定,办法等文件材料 (如文件是针对本校的,则永久保存) 2 上级机关召开的会议的文件材料 (1) 本校领导人在会上的重要发言 (2) 会议的报告,总结,决议等 (3) 简报, 参考资料 3 4 校党委向上级机关的请示, 报告及上级机关的批复, 批示 校党代会文件材料 (1) 大会计划,通知,工作报告,议程,决议, 总结,记录,发言稿, 领导讲话稿,照片,录音;大会主席团,秘书长和代表,列席代表名单; 候选人登记表和情况介绍;大会选举办法,选举结果和上级批复等 (2) 提案及办理情况;会议简报,会议情况,反映记录, 小组会议记录等 (3) 参考文件,工作人员名单,工作证,代表 证,列席证及选票式样 5 6 7 8 9 10 ll 12 13 14 15 16 17 碰头会,总支书记会议记录,纪要,决议及会议讨论的文件 校党委召开的全校性大会,党员干部会和党员大 会的讲话稿, 会议记录 以党委名义召开的工作会议材料 本校参加各级党代会的代表名单, 登记表及有关材料 校党委 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 ,报告(包括调查报告),总结(包括经验总结) 校党委在贯彻中央重大方针政策中形成的文件材料 校党委和上级党委调研,检查,巡视学校工作形成的文件材料 校党委颁布的决定,条例,规定,办法,指示,批转,通报和通知 校党委工作简报,情况反映 校党委大事记 党群系统启用印章的文件和印模 党群系统重要统计材料 党委各部,委,各分党委,总支,直属支部给党委的报告,请示1永久 长期 短期 永久永久 长期 短期 永久 长期 永久 永久 永久 长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久校党委会,党委扩大会,党委常委会,常委扩大会,书记办公会,书记校长 及批复, 批示 18 19 20 21 22 23 党委关于保密, 秘书工作的文件 重要的群众来信来访及处理材料 党委与有关机关联系, 协商工作的来往文件 分党委,总支,直属支部工作计划,总结,重要报告,经验介绍, 调查材料, 会议记录和统计表 分党委,总支,直属支部党建工作及有关材料 分党委,总支,直属支部人员奖励及有关材料 纪 检 序号 1 2 3 4 校纪委工作规章制度 校纪委工作计划,报告,总结,调查材料及重要统计 关于校纪委工作的请示,报告及批复,批示 (1) 重要的 (2) 一般的 5 6 7 8 9 校纪委会议记录,纪要,决定 关于党员违纪案件调查处理的材料 对党员申诉的复查材料,结论,撤销处分决定 群众来信来访及处理意见 参加上级召开的纪检工作会议所带回的重要文件材料 组 织 序号 l 2 3 4 5 6 7 8 9 10 类目名称 类目名称长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期保管期限 长期 长期 永久 永久 长期 长期 长期 长期 短期 长期上级纪委关于纪检工作的指示,决定,规定,通知保管期限 长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 永久 永久上级关于组织工作的指示,决定,规定,通知 本校组织工作计划,总结,决定,报告,调查材料 校组织工作会议记录,纪要,决定 本校组织工作条例, 规章制度 本校组织机构设置,变动的报告及决定,批复,通知 关于本校干部任免的报告,决定,批复,通知 科以上干部名册 科以上干部考核材料 分党委,总支,直属支部改选报告,审批材料 分党委,总支,直属支部委员名册2 11 12 13 14 15 16党员名册,发展新党员,预备党员转正名册 关于吸收新党员,预备党员转正或取消资格,党员退党的报告, 决定,批复,通知书等材料 党员转移组织关系介绍信, 介绍信存根 党员,组织机构统计年报表 党费收缴与开支情况统计 表彰优秀党员和先进集体的通知,决定及典型事迹材料 (1) 省,部级以上的 (2) 其他的长期 长期 长期 永久 长期 永久 长期 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期17 18 19 20 21 22 23干部离休报告及审批材料 落实政策的有关材料 关于党校工作的请示,报告,批复,批示 党校工作计划,总结 党课教育计划 党校学员名单 参加上级召开的组织工作会议所带回的重要文件材料 宣传教育序号 1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13类目名称保管期限 长期 永久 长期 永久 5 长期 长期 长期 永久 永久 长期 长期 长期 长期上级关于宣传工作的指示,意见,通知 本校宣传工作计划,决定,报告,通知和总结 宣传教育工作会议记录,纪要 反映学校重要会议,重大活动的剪报,图表及有关文件材料 理论学习的决定,通知,计划,总结 上级有关学生思想政治工作的指示,意见,通知 本校关于学生思想政治工作的决定,通知,条例 学生思想政治工作计划,报告,总结 学生思想政治工作典型调查材料和统计 关于学生政治工作队伍建设的文件材料 学生政治工作人员名单 参加上级召开的宣传工作会议所带回的重要文件材料教职工政治思想工作动态及调查材料3 统 战 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 类目名称 保管期限 长期 永久 长期 长期 永久 永久 永久 长期 长期 工 会 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 类目名称 保管期限 长期 永久 永久 长期 长期 长期 长期 短期 永久 长期 长期 短期 长期 短期 团 委 序号 1 2 类目名称 保管期限 长期 上级关于团的工作的指示,意见,通知 上级关于工会工作的指示,意见,通知等 工会工作计划,报告,决定,重要通知,总结 会员代表大会的通知,名单,工作报告,决议选举结果,领导讲话, 大会发言,讨论通过的文件,向上级组织的报告及批复等材料 关于工会工作的重要请示与批复 工会委员会会议记录,纪要 基层工会干部名册 会员名册 会员转移关系介绍信, 介绍信存根 表彰工会先进集体,个人的材料,名单 (1)省, 部级以上的 (2)校级 10 11 12 13 处分会员的有关材料 开展文体活动,宣传工作,福利工作的文件材料 关于校工会工作的规章制度 关于本校妇女工作的文件材料 上级关于统战工作的指示,意见,规定,通知 本校统战工作计划,决定,报告,总结 统战工作重要会议记录 关于本校统战工作重要问题的请示与批复 统战工作情况调查,典型材料,统计报表 本校各民主党派,著名党外人士及其他统战对象情况登记表,名册 本校各级人大代表, 政协委员名单及审批材料 台,港,澳和侨务工作形成的文件材料 本校统战工作情况简报校团代会,学代会通知,名单,工作报告,决议,选举结果,领导讲话,4 大会发言,讨论通过的文件,向上级组织的报告及批复 3 4 5 6 7 8 9 10 11 团委工作计划, 报告, 总结 关于本校团的工作的请示及批复 团委会会议记录 本校团的工作的规章制度 批准入团,离团材料及名单 团干部, 团员名册 团员转移关系介绍信, 介绍信存根 团组织统计报表永久 表彰先进团支部,优秀团员的材料 (1)省,部级以上的 (2)校级的 12 13 14 15 16 17 18 对团员的处分, 取消处分的决定及材料 学生会文件材料 本校学生组织参与的各种学会, 社团的有关材料 各分团委, 团总支的有关材料 研究生会的有关材料 团委牵头进行的重大活动的有关材料 社团活动,勤工俭学,社会实践的有关材料 综 合 序号 1 2 3 4 5 办法等文件材料 校务委员会,校长办公室,校长书记碰头会决定,会议记录, 纪要及讨论通过的文件 全校性的工作会议,座谈会文件 校领导在全校性大会上的讲话稿和会议记录 上级机关召开的会议的文件材料 (1) 本校领导在会上的重要发言材料 (2) 会议的报告,总结,决议 6 7 8 9 教职工代表大会的文件材料 本校教育事业规划, 计划及上级批复 学校年度,学期工作计划,报告,总结 全校性的规章制度5永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期(二)行政类目名称 保管期限 长期 永久 长期 长期 永久 长期 永久 永久 永久 永久上级关于高校行政管理的综合性指示,意见,决定,条例,规定, 10 11 12 13 14 15 16 17学校评估材料 本校向上级的请示,报告及批复,批示 本校各单位的请示及学校的批复(分类立卷) 有关全校性工作的调查材料和经验总结 上级或有关部门对本校工作检查形成的文件材料 启用和废止印章的文件及印模 学年报表及综合统计 校庆活动形成的文件材料 (1) 重要的报告,讲话,总结,纪念册,校友名单,会议记录 (2) 重要贺电,贺信,礼品清单等永久 永久或长期 长期 永久 永久或长期 永久 永久 永久 长期 永久 永久 长期 永久 长期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30学校大事记,历史沿革,情况介绍,情况简报,信息动态等 校史工作材料 校友工作材料 本校重大活动形成的文件材料,剪报 重要的群众来信来访材料 普选工作材料 上级关于本校院,所,中心等的来文 院,系,所会议记录,纪要,简报 院,系,所工作计划,总结,报告 院,系,所开展学术活动的文件 院,系,所与国内单位协作的材料 院,系,所统计年报及重要资料 校办制定的岗位责任制及目标管理责任制 人 事序号 1 2类目名称保管期限 长期 永久 长期或短期 长期 永久 永久 永久 永久上级关于人事工作的指示,规定,通知 本校关于人事工作的请示,报告及批复,批示 (1) 重要的 (2) 一般的3 4 5 6 7本校人事工作的规章制度 人事工作会议记录, 纪要 人事工作计划,报告,总结,调查材料 本校机构,编制规划,计划报告及上级批复 关于校内机构设置, 变化的文件材料6 8表彰和奖励先进集体,先进教职工的文件材料 (I) 省, 部级以上的 (2) 校级的 永久 长期 长期 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37处分教职工和复查, 撤销处分的文件材料 学校人事统计报表 教职工名册(分单位的总册,分类名册),登记表 教研室, 研究室正副主任名册 教职工的录用, 聘用材料 教职工转正, 定级材料 教职工的起薪, 停薪材料 教职工调进,调出转移行政,工资关系介绍信,介绍信存根, 报到证, 商调函 教职工退职, 离职和出国的有关材料 关于离休, 退休工作的请示及上级批复 教职工离休, 退休及有关荣誉证书授予工作的材料 离休,退休人员情况登记表,名册 教职工援外和支援边远地区材料 教职工动态月报 参加上级召开的人事工作会议带回的重要文件材料 教职工评定,聘任专业技术职务材料及上级批 复(按类立卷,要求附审批表) 校职称评定委员会工作形成的文件材料 教职工工资调整材料及名册 关于教职工劳保, 困难补助及其它福利工作的材料 处理教职工伤残,死亡,抚恤等材料 关于使用临时工的材料 临时工名册 师资培养计划, 总结 师资培养, 管理工作规定 教师进修计划,安排,总结 教师工作量的规定及执行情况 教师业务考核材料 重要的来信来访材料 本校人事工作简报7 监察, 监察,审计 序号 1 2 3 4 类目名称 保管期限 长期 长期 永久 永久 长期或短期 永久或长期 短期 永久或长期 短期 永久 长期 上级关于监察,审计工作的意见,规定,通知 本校关于监察, 审计工作的规章制度 监察,审计工作计划,总结 关于本校监察,审计工作的请示,报告及批复,批示 (I) 重要的 (2) 一般的 5 关于违纪案件的结论,处理决定及有关材料 (1) 问题严重的 (2) 一般的 6 关于监察,审计对象的申诉材料,复查材料及结论 (1) 影响大的 (2) 一般的 7 8 监察, 审计工作统计年报及其它重要报表 参加上级召开监察, 审计重要工作会议带回的文件材料 武装, 武装,保卫 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 类目名称 保管期限 长期 长期或短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久或长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期8上级有关武装,人防,民兵,军训工作的意见,规定,通知 关于本校武装,人防,民兵,军训工作的请示及上级批复 武装部工作计划,总结,调查报告 武装部职责范围内的规章制度 武装部工作统计年报及重要报表 复员,转业,退伍军人,军烈属名册及登记表 学生军训工作计划,总结 上级有关公安,保卫工作的规定,意见,通知等 本校关于治安, 保卫工作的请示及上级批复 本校治安,保卫工作计划,总结 本校治安,保卫工作条例,规章制度 专题调查报告与经验总结材料 师生员工案件的侦察,调查,处理结论材料及上级的批复,判决书 师生员工案件的平反, 复查处理结论及上级批复 要害部门的保卫, 消防工作材料 16 17本校保卫工作情况反映, 简报 保卫工作情况统计报表 后勤(总务) 后勤(总务)长期 永久序号 1 2类目名称保管期限 长期上级关于总务,后勤,医疗卫生,计划生育等工作的规定,通知 本校关于总务,后勤,医疗卫生,计划生育等工作的请示, 报告及上级的批复,批示 (1) 重要的 (2) 一般的永久或长期 短期 长期 长期 长期 短期 长期 长期 短期 永久 长期 永久 永久 长期 短期3 4 5本校后勤(总务)工作规章制度 后勤(总务)工作计划,总结 校分房委员会工作形成的文件材料 (1) 重要的 (2) 一般的6 7 8 9 10 11 12 13房屋管理,调配,使用,转移等的规定,计划,总结 爱国卫生, 三废治理工作形成的文件材料 伙食,水电,车辆和校园绿化工作形成的文件材料 后勤(总务)工作情况统计报表 公费医疗,保健工作计划,总结,规定 师生员工健康状况调查材料 医疗,保健工作情况统计报表 校计划生育委员会工作形成的文件材料 (1) 重要的 (2) 一般的14领取独生子女证名册 档案, 档案,文博序号 1 2 3 4 5 6 7 上级有关文档文博工作的文件 档案文博工作计划,总结 档案文博工作规章制度 档案文博工作统计报表 档案编研成果类目名称保管期限 长期 永久 永久 永久 永久 长期 长期档案立卷说明,移交目录,利用情况登记材料 与校外交流的有关材料9 图书情报 序号 1 2 3 4 5 6 类目名称 保管期限 长期 长期 长期 长期 永久 长期 综 合 序号 1 2 类目名称 保管期限 长期 永久 长期或短期 永久 永久 永久 永久 永久 长期 长期 永久 长期 学科与实验室建设 序号 1 2 3 4 5 6 类目名称 保管期限 长期 永久 永久 永久 长期 永久 上级有关学科,专业设置及实验室建设的文件材料 学科,专业,实验室论证,评估,申报,审批材料 学科,专业,实验室设置与调整材料 重点学科,专业,实验室建设材料 学科,专业,实验室建设计划,总结 学科,专业,实验室建设统计报表 上级有关教学工作的规定及指令性, 指导性文件 本校关于教学工作的请示,报告及批复,批示 (1) 重要的 (2) 一般的 3 4 5 6 7 8 9 10 11 学校发展规划,实施计划,教学工作计划,总结及论证材料 有关教学的规章制度,办法,条例,规定 教学改革方案,改革经验,总结及改革成果验 收材料 教学工作会议记录, 纪要 有关教学工作的调研报告, 教学情况简报 教学检查评估和各级优秀教学质量评奖材料 非学历教育的培训班,进修班材料 教学情况统计报表 学生运动会材料 上级有关图书,情报工作的规定,通知 本校关于图书, 情报工作的请示及上级批复 图书,情报工作规章制度 图书,情报工作计划,总结 图书,情报概况,发展规划,藏品目录,统计及统计年报 图书与校外交流的有关材料(三)教学10 招 生 序号 1 2 3 4 类目名称 保管期限 长期 长期 长期 长期 短期 长期 短期 长期 长期 上级有关招生工作的文件材料 招生工作计划 ,规定,生源计划 上级下达的招生计划,方案及学校上报的招生计划,方案 本校关于招生工作的请示,报告及上级的批复,批示 (1) 重要的 (2) 一般的 5 6 7 8 新生录取材料及新生名册 招生宣传(招生简章,专业介绍) ,招生工作总结 委培,代培,自费生计划,合同及名单 研究生入学试题及指导教师名册 学 籍 管 理 序号 1 2 3 4 5 6 新生入学登记表 学生学籍卡片 学生成绩册 在校学生名册 学生学籍变更材料(升级,留级,休学,复学,转学,退学) 学生的奖励决定及有关材料 (1) 省,部级以上的 (2) 校级的 7 学生的处分, 撤销处分决定及有关材料 课堂教学与教学实践 课序号 1 2 3 4 5 6 7 8 各专业教学计划, 教学大纲 课程建设要求及安排,校历表,课表 课程设置与调整 教师任课安排(教学任务通知书, 实践教学任务通知) 各系各专业课程考试试题, 题库 典型 教案 中职数学基础模块教案 下载北师大版¥1.2次方程的根与系数的关系的教案关于坚持的教案初中数学教案下载电子教案下载 , 重要备课记录 教学实习,生产实习计划,总结及有关材料 社会调查,社会实践计划,总结及有关材料11类目名称保管期限 永久 永久 永久 永久 长期 永久 长期 长期类目名称保管期限 永久 长期 长期 长期 长期 长期 短期 短期 学 位 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 上级关于学位工作的文件材料 本校建立硕士, 博士点等的申报材料及上级的批复 本校学位评定条例, 办法及实施细则 学位评定工作计划, 总结 学位委员会会议记录,纪要,决定 授予各层次学位清册 颁发学位证书存根 评为校级以上的本科生优秀学士学位论文 博士, 硕士研究生学位论文及评审材料 毕业生 序号 1 2 3 4 5 本校有关毕业分配的规定 毕业生工作计划,总结 上级下达的毕业生分配计划, 方案 本校有关毕业分配工作的请示,报告及批复,批示 (1) 重要的 (2) 一般的 6 7 8 9 毕业生供需统计,计划,合同 毕业生正式分配方案及调配派遣名册 毕业证,派遣证存根及领取签收册 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 教 材 序号 1 2 3 4 自编, 主编教材的正本 各专业使用教材目录 自编,主编教学指导书,实习指导书和习题集 有保存价值的自编参考资料 类目名称 保管期限 长欺 长期 长期 短期 永久或长期 短期 长期 永久 长期 长期 类目名称 保管期限 长期 长期 长期 长期 上级有关毕业分配的文件材料 类目名称 保管期限 长期 永久 长期 长期 长期 永久 长期 长期 长期12 附录: 附录:存系教学类档案 序号 1 2 3 4 5 6 本科生毕业论文及评审意见 课堂教学材料.课程进度表 教师任课安排,教案 优秀实习报告 本专业教学检查,调查材料及总结 教师工作量核算,登记材料 综 序号 1 2 合 保管期限 保管期限 长期 永久或长期 短期 长期 长期 永久 永久 长期 永久 永久或长期 短期 短期 长期 科研项目 序号 1 1.1 1.2 1.3 科研准备阶段 开题报告与课题调研论证材料 任务书, 合同, 协议书 课题研究计划, 设计13类目名称保管期限 保管期限 长期 短期 长期 短期 短期 短期(四)科学研究类目名称上级关于科研工作的规定,意见,通知 本校有关科研工作的请示,报告及上级的批复,批示 (1) 重要的 (2) 一般的3 4 5 6 7 8 9本校科研管理工作的规章制度 科研工作计划,总结 本校及上级下达的科研项目计划, 任务及执行情况 科技成果报表, 鉴定及受奖情况 科学基金的申报及有关批复 科研工作情况统计报表 学术委员会工作形成的文件材料 (1)重要的 (2)一般的10 11学会工作(学术活动)材料 科研行政管理,计划管理,成果管理,经费管理等工作中形成 的其它有关文件材料类目名称保管期限 保管期限 长期 永久 长期 1.4 1.5 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7计划执行隋况,计划调整或撤销报告 课题投资和预决算材料,经费申报及批复 研究实验阶段 实验,测试,观测,调查,考察的各种原始记 录(含关键配方,工艺流程及综合分析材料) 数据处理材料(包括计算机处理材料,如程序 设计说明,框图,计算结果) 设计的文字说明和图纸(底图,蓝图,机械设计图,电子线路图等) 研究工作阶段小结;年度报告 配套的照片,底片,录音带,录像带,幻灯片, 影片拷贝等 样品, 标本等实物的目录 总结鉴定阶段 研究报告, 研制报告 论文专著 工艺技术报告 技术诀窍报告 专家评审意见 鉴定会材料(鉴定代表名单,会议记录,鉴定意见) 鉴定证书. 推广应用意见 课题工作总结 申报奖励阶段 科研成果登记表 科研成果报告表 科研成果奖励申报与审批材料 科研成果获奖材料(奖状,奖章,证书)原件或影印件 专利 申请书 入党申请书下载入党申请书 下载入党申请书范文下载下载入党申请书民事再审申请书免费下载 ,证书原件或影印件 推广应用阶段 转让合同,协议书 生产定型鉴定材料 成果被引用或投产后反馈意见 推广应用方案及实施情况 扩大试生产的设计文件,工艺文件 成果宣传报导材料 对外学术交流材料14短期 短期 永久 永久 永久 永久 长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 永久 长期 长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 短期 长期 长期 短期 长期 (五)产品生产与科技开发综 合 序号 1 2 3 4 类目名称 保管期限 保管期限 长期 长期 长期 永久或长期 短期 永久 长期 永久 上级关于产品生产与科技开发管理的文件 本校关于产品生产与科技开发的各种规定,条例,办法,制度 本校产品生产与科技开发的手册,图表 关于产品生产与科技开发工作的请示,报告及上级的批复,批示 (1) 重要的 (2) 一般的 5 6 7 产品生产与科技开发规划,计划及执行情况,统计报表 产品生产与科技开发,管理同专业协作单位有 关技术性方面来往的文件材料 产品生产与科技开发,年度工作计划,总结 产品生产与科技开发项目 序号 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2 2.1 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4 4.1 4.2 销售管理 产品用户清册 产品销售合同,协议书,重要洽谈会议记录 用户反馈的产品技术文件材料 产品说明书,宣传品,广告样张 产品用户交验协议 产品计划准备阶段 任务书,调查材料,方案论证材料,技术协议 与委托书,发展建议书,上级指示,批文 产品生产设计(研制)阶段 总体方案设计材料 全套设计定型图纸 技术设计说明书,计算手稿,实验数据和实验记录及分析报告 通用件,标准件,外购件,外协件明细表,图样目录 阶段性技术总结,产品设计工作总结,设计定型报告及批复 产品说明书,技术条件,标准,产品证明书等 产品生产试制与鉴定阶段 试验大纲,试验记录及试验工作总结 鉴定大纲,产品鉴定证书,产品证明书,产品合格证15类目名称保管期限 保管期限 长期 长期 长期 短期 短期长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 4.3 4.4 4.5 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8试验规程和记录,样机底片,照片等 得奖材料,专利材料 论文,专著 产品生产阶段 生产任务书及上级有关指示文件,生产方案计划 全套工艺定型图纸,技术条件说明书 工艺说明书,工艺规程,工艺路线,工艺实验记录,分析和鉴定 材料等全部工艺文件材料 材料定额和代用单, 工时定额 生产定型报告及批复 重大质量事故分析,重要联席会议记录 各种更改单及技术通知等 生产工作总结报告, 技术工作总结报告 综 合长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 长期 长期 长期 长期(六)基建序号 1 2 3 上级关于基建工作的规定, 通知 本校关于基建工作的规章制度 本校关于基建工作的请示及上级的批示 (1)重要的 (2) 一般的 4 5 6 7 8 9 10 11 12 关于新建,扩建,维修,加固各类用房等基建问题的请示与批复 基建工作计划, 总结 基建计划及上级批复 基建计划执行情况,年度总结,统计报表 基建工程财务预,决算 全校性总体规划, 设计总平面图 全校水电管线分布图 地质勘探,地形测量材料 校区红线图,土地使用证及关于土地问题同外单位签订的协议,合同 工程项目 序号 1 1.1 可行性研究 项目建议书及上级批复16类目名称保管期限 保管期限 长期 长期 永久或长期 短期 长期 长期 永久 永久 长期 永久 永久 永久 永久类目名称保管期限 保管期限 永久 1.2 1.3 1.4 1.5 2 2.1 2.2 2.3 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 5 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7可行性研究报告 项目评估 环境预测, 调查报告 设计任务书及计划任务书 设计基础 工程地质,水文地质,勘察设计,勘察报告,地质图,勘察记录, 化验,试验报告,重要土 岩样及说明 地形,地貌,控制点,建筑物,构筑物及重要设备及安装 测量定位, 观测记录 水文, 气象, 地震等其它设计基础材料 设计文件 初步设计 技术设计 施工图设计 技术秘密材料, 专利文件 设计计算书 关键技术实验 总体规划设计 设计评价, 鉴定及审批材料 工程管理文件 征用土地批准文件及红线图,拆迁,补偿协议书 承发包合同,协议书,招标,投标,租赁文件 施工执照 环保三同时,消防,卫生等文件,水,电气,暖供应协议书 产权证书 施工 土地施工文件 开工报告,工程技术要求,技术交底,图纸会审纪要 施工组织设计,施工方案,施工计划,施工技术措施, 施工安全措施, 施工工艺 原材料及构件出厂证明, 质量鉴定 建筑材料实验报告 设计变更,工程更改洽商单,材料代用核定审批 土地施工定位测量, 地质勘察 土,岩试验报告,基础处理,基础工程施工图17永久 永久 永久 永久永久 永久 永久 永久 永久 短期 永久 长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久短期 长期 长期 长期 永久 永久 永久 5.1.8 5.1.9 5.1.10 5.1.11 5.1.12 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.2.7 5.2.8 5.2.9 5.2.10 5.2.11 5.2.12 5.3.1 5.3. 1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.3.6 5.3.7 5.3.8 5.3.9 6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 7隐蔽工程验收记录 工程记录及测试,沉陷,位移,变形观测记录,事故处理报告 分项,分部,单位工程质量检查,评定 交工验收记录证明 竣工报告, 竣工验收报告 设备及管线安装施工文件 开工报告,工程技术要求,技术交底,图纸会审纪要 设计变更,工程更改洽商单,材料,零部件,设备代用审批 焊接试验记录,报告,施工检验,探伤记录 隐蔽工程检查验收记录 强度, 密闭性试验报告 设备调试记录 施工安装记录,安装质量检查,评定,事故处理报告 系统调试, 试验记录 管线清洗,通水,消毒记录 管线标高,位置,坡度测量记录 中间交工验收记录证明,工程质量评定 竣工报告, 竣工验收报告 电气,仪表安装施工文件 开工报告,工程技术要求,技术交底,图纸会审纪要 设计变更,工程更改洽商单,材料,零部件,设备代用审批 调试, 整定记录 性能测试和校核 施工安装记录,质量检查评定,事故处理报告 操作, 联动试验 电气装置交接记录 中间交工验收记录, 工程质量评定 竣工报告, 竣工验收报告 竣工验收 竣工验收报告 全部竣工图纸 质量评审材料 工程现场声像材料 竣工验收会议决议文件 基建财务,器材管理18永久 永久 长期 长期 永久 短期 长期 长期 长期 长期 短期 长期 长期 短期 长期 长期 长期 短期 长期 长期 长期 长期 短期 短期 长期 长期 永久 永久 永久 永久 永久 7.1 7.2 7.3 7.4 8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9财务计划,年度计划 工程概算,预算,决算 主要材料消耗,器材管理 交付使用的固定资产 生产技术准备, 试生产 技术准备计划 试生产管理,技术责任制 开,停车方案 设备试车,验收,运转,维护记录 试生产产品质量鉴定报告 安全操作规程,事故分析报告 运行记录 技术培训材料 产品技术参数,性能,图纸短期 永久 短期 永久 短期 短期 短期 长期 短期 长期 短期 短期 长期 永久 短期 综 合 保管期限 保管期限 长期 长期或短期 长期 长期 长期 长期 长期 永久劳动保护材料 8.10 工业卫生,(七)仪器设备序号 1 2 3 4 5 6 7 8 类目名称上级有关仪器,设备的政策,业务管理工作文件 本校关于仪器,设备工作的请示,报告,批复,批示 本校仪器, 设备管理的规章制度 仪器,设备工作计划,报告,总结,调查材料 仪器,设备购置计划,报告,经费分配方案及执行情况 仪器,设备移交清册及设备报废,调拨报告和审批材料 清产核资工作报告及有关材料 关于仪器, 设备业务工作的综合性统计材料 仪器设备项目序号 1 2 3 4 5 6类目名称保管期限 保管期限 长期 长期 长期 长期 长期 长期申购报告,计划,论证报告(论证会文件,记录等) 上级或主管领导批复和准购批示 订购合同(复印件)和会谈纪要,记录等 进口设备过程中有关的技术商务文件 开箱记录及装箱单 安装,调试记录和双方签字移交文件,保修单19 7 8 9 10 11 12验收报告及文件材料 索赔来往函件及结果文件 设备说明书及全套随机文件材料 使用,检修,故障,事故记录(设备履行书) 重大事故的调查分析及处理意见 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 综 合长期 长期 与设备共存 与设备共存 与设备共存 与设备共存(八)出版序号 1 2 3 4 5 6 7 类目名称 上级有关编辑,出版工作的指示,规定,通知 本校编辑出版工作规划,计划,报告,总结 本校编辑出版重要会议记录, 纪要和工作简报 本校关于编辑出版工作的重要请示,报告和上 级批复,批示 本校编辑出版工作规章制度 编辑出版工作统计报表 本校编辑出版管理工作的文件 出版物项目 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 l0 编辑出版合同, 协议书 出版请示及批复 原稿(含照片,手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单) 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件 封面设计图样 出版通知单,书刊,音像出版物样品 出版发行记录,发稿后的变动情况,稿酬,版税通知单 获奖或受查处情况的文件材料 有参考价值的读者来信, 重要评论 再版修改意见 类目名称 保管期限 保管期限 长期 长期 长期 长期 短期 永久 短期 长期 短期 短期 保管期限 保管期限 长期 永久 永久 永久或长期 永久 永久 短期注:上述项目主要针对书稿,音像出版物而言,报纸,刊物据实酌减(九)外 事综 合 序号 1 2 类目名称 保管期限 保管期限 长期 上级有关外事工作的规定, 通知 本校关于外事工作的请示,报告及批复,批示20 (1) 重要的 (2) 一般的 3 4 5 6 本校外事工作计划,总结,简报 外事工作统计报表 本校外事工作规章制度 外事工作会议材料 出国( 出国(境) 序号 1 2 3 4 5 6 7 类目名称 关于本校人员出国(境)的请示,报告及上级的批复,批示 本校人员参加国际学术会议的论文 投寄国外的学术论文 出国(境)人员考察,访问材料 出国(境)讲学,研究人员有关材料永久或长期 短期 长期 永久 长期 长期保管期限 保管期限 长期 长期 长期 长期 长期 永久 长期出国(境)进修,留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件) 参加国际比赛,竞赛的文件材料 来 校序号 1 2 3 4 5类目名称 邀请,聘请外籍人士的计划,请示,报告,批示和来往函件 外国党政官员,各界人士来校参观访问的文件材料 外籍教师,专家,学者及友好人士来校讲学的讲稿,教材等 来校进修,期培训,研究的外籍人士有关材料 参加国际比赛, 竞赛的文件材料 国际合作与会议保管期限 保管期限 长期 长期 永久 长期 长期序号 1 2 3 4 5 6类目名称保管期限 保管期限 永久 永久 长期 永久 长期 长期中外合作校际交流协议,合同,项目纪要,备忘录 本校完成的国际合作项目, 成果等材料 合作项目中国外单位完成项目, 成果等材料 授予外籍人员名誉称号的材料 双方互赠的礼品, 纪念品及处理情况 国际会议的有关材料21 外国留学生工作 序号 1 2 3 4 5 6 7 录取审批材料 学籍登记表, 学籍卡片 教学计划,大纲,安排 学习情况, 成绩及评语 学位论文及学位证书复印件 学生名册 学生去向及有关材料 类目名称 保管期限 保管期限 永久 永久 长期 永久 长期 永久 长期 综 合 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 类目名称 上级关于财务会计工作的规定,通知 本校关于财务会计工作的请示,报告及上级的批复,批示 本校财务管理的规章制度 本校财务工作计划,总结 学校基金管理工作形成的文件材料 有关财务管理方面的其它文件材料 会计移交清册 财务档案移交保管清册 财会档案销毁清册 会计报表 序号 1 2 3 4 5 预算会计报表 年度以上规划表,分配计划,测算表 年度以上各种统计报表(含工资报表) 季度以下各种计划, 统计报表 会计帐簿 序号 1 2 涉及外事会计帐簿 总帐22(十)财会保管期限 保管期限 长期 永久或长期 长期 长期 长期或短期 短期 长期 永久 长期类目名称保管期限 保管期限 永久 短期 长期 长期 短期决算报表(含基建综合决算)类目名称保管期限 保管期限 永久 长期 3 4 5 6 7预算内帐簿(含明细帐,分户或登记帐) 预算外帐簿(含明细帐,分户或登记帐) 学校专项基金帐簿 目记帐 其中:现金,银行存款日记帐 固定资产明细帐(卡片) (固定资产报废清理后保管五年) 会计凭证短期 短期 短期 短期 长期 短期序号 1 2 3 4 5 6 7 8 涉及外事的会计凭证类目名称保管期限 永久 短期 短期 短期 短期 短期 短期 长期预算内各种原始凭证, 记帐凭证 预算外各种原始凭证, 记帐凭证 学校基金各种原始凭证, 记帐凭证 银行存款余额调节表 会计拨款凭证及其它会计凭证 银行对帐单 涉及债权, 债务及未清理完毕的凭证 工资清册序号 1 2 3 工资发放名册,卡片 工资转移,证明,通知存根类目名称保管期限 永久 长期 短期各种奖金,奖学金,贷学金,助学金名册,卡片等 综合(十一)声 像 十一)序号 1 2 3 4 5 6 7 8 上级有关声像 工作的文件 本校声像工作计划,总结 本校声像工作规章制度 声像工作统计表 制作项目的 申请报告 工作调动申请报告申请赶工费用报告农业普查经费申请报告幼儿园办园申请报告设备购置项目申请报告 及批复 制作任务书,制作计划 创作设计, 剧本及文字说明 完成项目的总结及评审鉴定23类目名称保管期限 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 9 10 11出版,发行或相互交流的协定书,合同书 声像工作财务预决算 声像学术活动有关文件材料 党政管理长期 长期 长期序号 1 2 3 4 5 6 7类目名称保管期限 保管期限 永久 长期 长期 长期 永久 永久 永久历届党代会,团代会,学代会,教代会,妇代会,先代会及 党政重大会议的各种声像材料 校庆,教师节,重大纪念日形成的各种重要声像材料 民主党派组织的重大活动 少数民族,港澳同胞,归侨的重要活动 省级以上领导和社会名流来校视察工作, 参观访问 学校党政领导任职期间的重要工作照及声像材料 授予校外知名人士名誉称号声像材料 教学工作序号 1 2 3 4 5 6 7 迎新及开学典礼的声像材料类目名称保管期限 长期 永久 长期 短期 永久 长期 长期知名教授,专家和在学术上造诣较深的中,老年教师讲课,学生听课, 论文答辩,实验,电化教学等声像材料 师生实习,野外考察,社会实践等材料 学生参加各种知识竞赛的照相, 录相等 历届毕业生照片, 毕业典礼的材料 评选优秀教学质量奖, 优秀教材及发奖大会材料 苏本校编的声像教学, 教学参考材料 科研工作序号 1 2 3 4 5 6类目名称 重点, 大型科研课题评审鉴定会 用声像手段完成课题所形成的声像材料和重点科研项目关键阶段 的声像材料(入科研档案) 科研成果及颁奖仪式的声像材料 主持召开的大型学术性会议的声像材料 本校科研报告会的声像材料 著名专家来校作学术报告的声像材料24保管期限 长期 长期 长期 长期 短期 长期 7参加市级以上科研项目成果展览的声像材料长期外事工作 序号 1 2 3 4 5 类目名称 外国领导人,友好人士及各种代表团来校参观访问 与外国签订合同的全过程声像材料 外籍友人赠送的礼品照片及其它声像记录材料 外籍学生,工作人员在校学习,生活,工作的声像材料 本校派出国外进行友好访问,考察,进修,留学所获得的声像材料 文体活动 序号 1 2 3 4 5 类目名称 历届校级运动会的重要声像材料 校运动代表队参加市级以上运动会的声像材料 历届校级文艺调演材料 校级书法,摄影,画展 参加市级以文艺调演,艺术节,书画展的声像材料 其它 序号 1 2 类目名称 校园重要建筑,基本风貌的声像材料 重要产品,仪器设备的声像材料 保管期限 永久 长期 保管期限 长期 长期 长期 短期 长期 保管期限 长期 长期 长期 长期 长期(十二)人物 十二)序号 1 2 3 4 5 6 7 8 人物生平,传记 外界有关个人先进事迹的报道及对个人学术成果的评价材料 日记,笔记,手稿,书法,篆刻手迹及其它有意义的纪念品 论文,译文,专著,译著 主编或参编的正式采用或出版的教材,讲义,教学参考书 科研报告,总结及有关材料 类目名称 保管期限 永久 永久 永久 永久 永久 永久获奖证书,荣誉证书,聘书,任命书,毕业,待业证书,奖章, 念章 永久 纪 已故人物的讣告,悼词,唁函,唁电等 永久(十三)实 物 十三)归档范围及保管期限,视实际情况定.25 二,湖北省归档文件整理实施细则(试行 试行) 试行为加快档案管理现代化步伐,适应机关办公自动化需要,提高全省机关档案工 作水平,根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》 (DA/T22-2000) ,特制定本 细则. 本细则适用于我省各级机关,团体和其它社会组织的归档文件整理工作. 本细则所称归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的,办理完毕,应作 为文书档案保存的各种纸质文件材料. 一, 整理原则 归档文件整理应当遵循文件的形成规律,保持文件之间的有关联系,区分不 同价值,便于保管和利用的原则. 二, 质量要求 1. 归档文件应收集齐全完整. 2. 凡破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制. 3. 整理归档文件所使用的纸张,书写材料,装订材料及装具等应符合档案保 护要求. 三, 装订方法 (一)装订 "件"是归档文件整理的基本单位. 1.归档文件按件进行装订. 每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制 件为一件,转发文与被转发文为一件. 各种报表,名册,图册,书刊等一册(本)为一件. 来文(或去文)与复文可为一件,其中外机关的来文与本机关的复文作为一 件,本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以作为一件(指第二年 六月份之前来了复文的) ,也可以各为一件(指第二年六月份还没有复文的) . 简报一期一件,会议文件每份文件为一件,会议记录原则上一次会议记录为 一件,也可一本(册)为一件. 重要文件(如法律,法规等)须保留历次修改稿的,其正本为一件,历次稿 (包括定稿)为一件. 2.装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件 在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文(或去文)在后;不同文字 的文本,无特殊规定的,中文本在前,其它 长期保管的档案必须去掉金属物,短期保管的档案可保文字文本在后. 3.永久, 持原装订方26 式.对于已装订成册不便拆钉的刊物,书籍等,可不拆钉重装. 4.装订时,装具一般使用薄型斜口无酸纸封套,特别厚的档案可用无酸纸档 案袋.亦可根据本单位实际情况,在符合档案保护的前提下,采用其它办法. (二)分类 归档文件一般采用"年度一机构(问题)一保管期限"的三级分类方法进行 分类;档案数量比较少,内设机构简单的机关可按"年度一保管期限"两级分类 方法.同一单位采用的分类方法要保持前后一致,相对稳定. 区分年度时,按文件形成的年度区分.跨年度的会议文件,归入闭幕年.来 文与复文跨年度并作为一件时,放在复文年. (三)排列 归档文件的排列在同一保管期限下(即分类方案的最低一级类目内)进行, 同一保管期限的文件,按事由结合时间,重要程度等排列.会议文件,统计报表 等成套性文件集中排列.短期保管的文件可按办理完毕,归档的先后顺序排列. (四)编号 归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号.并以归档章的形式在归档文件上 注明(见图 AI) .归档章的位置不限于首页右上角,首页上端空白处都可以. 归档章设置的必要项目:全宗号,年度,保管期限,室编件号,馆编件号, 编号时必须填写.设置的选择项目:机构(问题) ,采用"年度——保管期限"两 级分类的单位,不需填写此项. 归档章各项目的填写方法: 1.全宗号:同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号. 2. 年度: 填写文件的形成年度, 以四位阿拉伯数字标注公元纪年, "1999" 如 . 3.保管期限:标注归档文件保管期限简称.永久为"永" ,长期限为"长" , 短期为"短" . 4.室件编号:归档文件在同一保管期限(即分类方案的最低一类项目)内 的排列顺序号. 一般规定各单位同一年度里,同一机构(问题)的(采用两级分类方法的单 位,没有此项) ,同一保管期限下从"1"开始 永久保管文件较少 的单位,永久和长期保管的档案可从"1"开始逐件编流水号. 混编成一个流水号,编号时,永 久集中在前,长期在后. 5.馆编件号:按进馆要求编注. 6.机构(问题) :按组织机构分类的,填写形成或承办该文件的组织机构全 称,如机构名称太长,可使用机构内部规范的简称.按问题分类的,直接填写问 题的类名. (五)编目27 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录. 归档文件目录的项目有:件号,责任者,文号,题名,日期,页数和备注七项. 目录式样见图 A2. 1. 件号:填写室编件号. 2. 责任者:填写文件的署名者或发文机关.责任者全称过长,可写通用的简 称. 3. 文号:填写文件制发机关的发文字号.文号一般由机关代字,年度(用六 角括号"[]"括入) ,顺序号三部分组成. 4. 题名:文件标题.没有标题或标题不规范的,应自拟标题,自拟标题外加 方括号. 5. 日期: 填写文件的形成时间. 8 位阿拉伯数字加注年月日,"19990528" 以 如 . 6. 页数:填写每一份归档文件的总页数,文件中有文字,图表的页面为一页, 空白页不计数. 7. 备注:填写归档文件的变化情况及其他有必要说明问题. 归档文件目录应装订成册,一般一年一本.归档文件目录封面可设置全宗名 称,年度,保管期限,机构(问题)等项目(见图 A3) . 归档文件的检索标识项目为: "全宗号—年度—机构(问题)—保管期限—件 号" . (六)装盒 1.装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面,盒脊 及备考表项目的过程.档案盒的规格式见图 A4a.档案盒应用无酸纸制作,统一 由档案行政管理部门监制. 2.档案盒封面(见图 A4a)项目仅有:全宗名称. 档案盒盒脊项目包括全宗号,年度,保管期限,机构(问题) ,起止件号,盒 号.盒脊格式见图 A4b,A4c.档案盒脊项目可根据档案盒摆放方式的不同(横放 或竖放)设置在底边或侧边. 3. 档案盒封面及盒脊项目的填写: 全宗号;当地国家综合档案馆给立档单位的编号. 年度:归档文件材料的形成年度. 保管期限:填写盒内文件所属保管期限,用汉字全(简)称表示. 机构(问题) :填写分类方案中相应的机构(问题)的类目名. 盒号:指档案盒的排 机关档案室不用填写盒号,在档案移交进馆时 按进馆要求填写.如果列顺序号, 档案室认为有必要填写盒号,可用铅笔填写. 起止件号:填写盒内档案的起始和终止件号,即盒内排列在最前面的第一份 文件和最后的一份文件的件号,中间用"—"连接.28 4.盒内备考表及填写:备考表置于全盒文件末尾,每个档案盒必须放置.备 考表用来说明盒内文件状况.备考表项目包括:盒内文件情况说明,整理人,检 查人,日期(见图 A5) . 盒内文件情况说明:填写盒内归档文件缺损,修改,补充,移出,销毁等情 况. 整理人:填写负责整理该盒归档文件的人员姓名. 检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名. 日 期:填写归档文件整理完毕的日期. 附:归档章,归档文件目录,档案盒及备考表图示.29